AXAVIAseries ITsuite. suites. Produkbeschreibung. AXAVIAsuite Production

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1 AXAVIAseries ITsuite suites Produkbeschreibung AXAVIAsuite Production

2 AXAVIAsuite Production Produktbeschreibung Release 6.6 ECM - Organisation & Dokumentenmanagement CRM - Marketing & Vertrieb ERP - Beschaffung & Auftragsbearbeitung PM - Projekt- & Prozessmanagement PPS - Fertigungsplanung 1

3 Copyright AXAVIA Software GmbH Alle Rechte vorbehalten. Ausgabe Juli 2012 Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Die dadurch begründeten Rechte, insbesondere die der Übersetzung, des Nachdrucks, des Vortrags, der Entnahme von Abbildungen und Tabellen, der Funksendung, der Mikroverfilmung oder der Vervielfältigung auf anderen Wegen, sowie der Speicherung in Datenverarbeitungsanlagen, bleiben - auch bei einer auszugsweisen Verwertung - vorbehalten. Eine Vervielfältigung des Werkes oder von Teilen dieses Werkes ist auch im Einzelfall nur in den Grenzen der gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes der Bundesrepublik Deutschland und der Republik Österreich, in der jeweils geltenden Fassung, zulässig. Zuwiderhandlungen unterliegen den Strafbestimmungen des Urheberrechtsgesetzes. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen, usw., in diesem Werk berechtigt ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutzgesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürfen. Dieses Dokument darf weder als Ganzes noch als Teil ohne vorhergehende schriftliche Zustimmung der AXAVIA Software GmbH in irgendeiner Weise vervielfältigt werden. Sie ist grundsätzlich vergütungspflichtig. AXAVIA ist ein eingetragenes Warenzeichen der AXAVIA Software GmbH. AutoCAD, Inventor, P&ID, Plant 3D und Autodesk View sind eingetragene Warenzeichen von Autodesk Inc. MicroStation ist ein eingetragenes Warenzeichen von Bentley Systems. Microsoft Office (Excel, WinWord) ist ein eingetragenes Warenzeichen von Microsoft Corp. AutoVue ist ein eingetragenes Warenzeichen der Oracle Corp. Mailworx ist ein Produkt der eworx Network & Internet GmbH. Alle anderen angeführten Warenzeichen und Produktnamen sind Eigentum ihrer Besitzer. Mit Erscheinen dieser Ausgabe verlieren alle anderen Ausgaben ihre Gültigkeit. Alle Angaben ohne Gewähr. 2

4 1 Basismodule AXAVIAseries Windows-Client AXAVIAseries Web-Client AXAVIAdeveloper Entwicklungsumgebung 8 2 ECM/DMS - Organisation & Dokumentenmanagement Organizer (AXAVIAorganizer) Dokumentenmanagement (AXAVIAdms) Zeiterfassung (AXAVIAtime) 17 3 CRM - Marketing & Vertrieb Vertrieb (AXAVIAsales) 20 4 ERP - Beschaffung & Auftragsbearbeitung Auftragsbearbeitung (AXAVIAorder) Lagerverwaltung (AXAVIAinventory) 25 5 PM - Prozess- & Projektmanagement Projektmanagement (AXAVIApm) 27 6 PPS - Fertigungsplanung Fertigungsplanung (AXAVIApps) 30 AXAVIAseries im Überblick 32 Technologie 34 Erfolgreiche Kunden 35 Das Unternehmen 36 Module und Dienstleistungen 37 Systemanforderungen 40 3

5 1 Basismodule 1.1 AXAVIAseries Windows-Client AXAVIAseries Desktop Dokument- und Projektverwaltung Benutzerverwaltung Mehrsprachigkeit Einheiten und Währungen Änderungs- und Freigabewesen Datenaustausch Logikanalyser Offlinemodus Katalogverwaltung Recherche und Abfragetool Auswertungen, Listen, Berichte Der AXAVIAseries Desktop ist eine typische Windowsanwendung und dient als Navigationsmodul für weitere Module. Je nach gewähltem Modul werden sofort die wichtigsten Informationen für den jeweiligen Anwender zur Verfügung gestellt. Navigationsübersicht Benutzerdefinierte Favoriten 4

6 Dokument- und Projektverwaltung Für projektorientiertes Arbeiten sind Projekte die Ausgangsbasis für Ihre Arbeit. Strukturieren Sie Ihre Projekte in beliebiger Form und verwalten Sie die relevanten Daten, wie Projektart, Projektstart, Projektende oder Projektleiter. Projektbezogene Dokumente werden direkt zum Projekt in einer Ordnerstruktur abgelegt. Durch Angabe des Kunden ist das Projekt dem Geschäftspartner zugeordnet. Sie behalten so den Überblick über Ihre Kundenprojekte. Komfortable Recherchemöglichkeiten unterstützen die Suche nach den gewünschten Projekten. Wählen Sie Ihre wichtigsten Projekte als Favoriten und Sie haben darauf jederzeit Zugriff. Strukturierung Ihrer Projekte Finden Sie Ihre Projekte über einfache Recherchen Wichtigste Projektinformationen auf einen Blick Benutzerverwaltung AXAVIAseries bietet die Möglichkeit eine Rollenstruktur mit den dazugehörenden Benutzerkonten festzulegen. Neben den allgemeinen Berechtigungen können Sie die Zugriffsmöglichkeiten für Objektgruppen oder einzelne Objekte festlegen. Rollen und Benutzerkonten mit Mehrfachzuordnung Allgemeine Berechtigungen für Rollen Explizite Berechtigungen auf einzelne Objekte und Objektgruppen Vielschichtige Granularität der Sicherheitseinstellungen Mehrsprachigkeit AXAVIAseries ist für Ihren internationalen Einsatz gerüstet. Einerseits steht die Bedienungsoberfläche in verschiedenen Sprachversionen zur Verfügung. Andererseits können Sie Ihre Projekte in beliebigen Sprachen abwickeln. Auch kyrillische, japanische oder chinesische Zeichen werden korrekt verarbeitet. Sie legen für Ihre Benutzeroberfläche selbst fest, welche Sprachen für Sie relevant sind. Vereinfachen Sie so die Bearbeitung von internationalen Projekten. Beliebig viele Sprachen gleichzeitig Unterstützung von internationalen Zeichensätzen, z.b.: Chinesisch, Kyrillisch, Arabisch Verwenden Sie die unterschiedlichen Sprachen auch in Ihren Berichten für die Dokumentation Einbindung von Übersetzungsbüros über Excel Einheiten und Währungen Intelligente Datenfelder kennen das SI-Einheitensystem. Je nach Eigenschaft wird die richtige Einheit verwendet. Umrechnungen zwischen Einheiten bzw. Anzeigeeinheiten unterstützen den Anwender bei der Datenerfassung. AXAVIAseries unterstützt auch die Nutzung von beliebig vielen Währungen wobei eine automatische Umrechnung die Eingabe optimiert. SI-Einheitensystem Anzeigeneinheiten benutzerbezogen einstellbar Währungsumrechnung 5

7 Workflow, Revisionierung, Änderungs- und Freigabewesen Für das Änderungs- und Freigabewesen steht ein mehrstufiger Freigabeprozess zur Verfügung, der in der Standardkonfiguration zweistufig (Prüfung und Freigabe) ist. Es wird, in Verbindung mit dem Login, der entsprechende Benutzer mit Prüf- und Freigabedatum eingetragen. Freigegebene Objekte werden in einer neuen Revision wieder für die Bearbeitung zur Verfügung gestellt. Sie haben dabei jederzeit Zugriff auf die alten Versionen eines Objektes. Revisionen werden über die Revisionsnummer mit entsprechendem Kommentar identifiziert. Der Objektstatus gibt Ihnen jederzeit Auskunft über den aktuellen Status (In Arbeit, In Prüfung, Freigegeben, Veraltet, ). Nützen Sie den Workflow nicht nur für Dokumente, sondern auch für jede Art von Objekten. Ab einem bestimmten Stand eines Projektes ist es notwendig alle Änderungen exakt aufzuzeichnen. Insbesondere in der Pharmaoder Chemieindustrie ist eine exakte Reproduzierbarkeit gesetzlich vorgeschrieben. AXAVIAseries protokolliert die wichtigsten Änderungen. Es ist jederzeit nachvollziehbar, wer ein Objekt wann erzeugt und zuletzt geändert hat. Über ein Änderungsprotokoll sind alle Änderungen der Daten, wie z.b.: wer, wann, was geändert hat, exakt dokumentiert und somit jederzeit nachvollziehbar. Wichtige Ereignisse oder Änderungen können überwacht und automatische Benachrichtigungen per versandt werden. Es können einzelne Objekte, Objektgruppen oder Statusänderungen protokolliert werden. Workflow für Änderungs- und Freigabewesen Objektstatus kennzeichnet den Zustand eines Objektes Objektstatus beeinflusst die Benutzerrechte Revisionierung zur weiteren Bearbeitung Protokollierung der Änderungen und Zugriff auf die Historie Benachrichtigung bei relevanten Änderungen Datenaustausch AXAVIAseries stellt verschiede Optionen für den Austausch von Daten mit Drittsystemen zur Verfügung. Neben verschiedenen Austauschformaten werden auch unterschiedlichste Schnittstellen mit direkter Kopplung an Drittsysteme angeboten. CSV und XLS XML Logikanalyser Der Logikanalyser stellt die Basis für die automatische Kontrolle der erfassten Daten. Egal ob es sich um Pflichtfelder handelt, welche ausgefüllt werden müssen, oder um die korrekte Eingabe von Artikelnummern, Postleitzahlen, Dokumentennummern oder Kennzeichnungssysteme. Erstellen Sie Ihre eigene Logik der Daten und AXAVIAseries überprüft diese jederzeit auf Korrektheit. Pflichtfelder Eindeutigkeit von Eigenschaften Syntaxprüfung (z.b. Dokumentennummer) Daten auch unterwegs verfügbar (Offlinemodus) In vielen Fällen ist es notwendig, die Projekte auch am Laptop verfügbar zu haben. Solange Sie offline sind, und keine Verbindung zu Ihrem Server haben, arbeiten Sie auf Ihrer lokalen Kopie am Laptop. Der Offlinemodus synchronisiert die Daten zwischen Ihrem Server und dem Laptop, sobald Sie wieder online sind und eine Verbindung mit dem Server haben. Die Synchronisation sorgt auch für den Datenabgleich, wenn die Daten auf mehreren Standorten abgelegt werden müssen. 6

8 Katalogverwaltung Verwalten Sie mit AXAVIAseries Ihren Materialstamm mit den wesentlichen Daten und erstellen Sie Ihre eigenen Kataloge. Mit der AXAVIAseries Katalogverwaltung verwalten Sie technische, kaufmännische und produktbezogene Daten gleichermaßen. Je nach Anwendung und Produkt ist der Datenumfang unterschiedlich ausgeprägt. Sind es für einfache Handelsprodukte nur die kaufmännischen Informationen für die schnelle und einfache Erstellung von Angeboten, so können Produkte aus dem technischen Bereich mit entsprechenden Eigenschaften für die Spezifikation ausgestattet sein. Die Hinterlegung von Datenblättern rundet den Materialstamm ab. Nutzen Sie den Materialstamm bei allen weiteren Tätigkeiten, wie zum Beispiel bei der Angebotserstellung. Der direkte und einfache Zugriff auf Artikeldaten ermöglicht einen hohen Grad an Standardisierung. Materialstamm für zentrale Verwaltung der Produkte Erzeugen und bearbeiten Sie Ihre Katalogdaten Technische, kaufmännische und produktbezogene Daten Hinterlegen von Datenblättern zur Verwendung in Dokumentationen Recherche und Abfragetool Schnelles Finden der richtigen Information steht im Fokus jeder Recherche. AXAVIAseries stellt verschiedene Werkzeuge für den raschen Zugriff auf die benötigten Abfragen zur Verfügung. Die Abfragen sind schnell und einfach von jedem Anwender erstellbar und jederzeit abänderbar. Ad hoc Abfragen Vordefinierte Abfragen für viele Anwendungsfälle Navigationsknoten liefern die wichtigsten Informationen Auswertungen, Listen und Berichte Alle Listen und Auswertungen werden automatisch von AXAVIAseries erstellt. Es sind Formulare verwendbar, die im Word einfach erstellt und mit Platzhaltern für Eigenschaften versehen werden können. Dabei ist die volle grafische Funktionalität von Word verfügbar - sogar die Strukturierung der Gliederung, Kopf-/Fußzeilen, Inhaltsverzeichnisse und Tabellen können für die Formulare verwendet werden. Das Objektmodell kann mit einfachen Abfragen ausgewertet werden. Alle Eigenschaften - sowohl Editierfelder, als auch berechnete Felder - stehen zur Verfügung. Die erzeugten Berichte werden im Dokumentenmanagementsystem verwaltet. Berichte in Word, Excel oder PDF Erstellen Sie jederzeit Ihre eigenen Berichte Verwaltung der erzeugten Berichte im Dokumentenmanagementsystem 7

9 1.2 AXAVIAseries Web-Client AXAVIAseries Server Besondere Anforderungen erfordern besondere Lösungen. Die Komplexität der Projekte steigt permanent. Damit die künftigen Herausforderungen gemeistert werden, müssen Kunde und Lieferant enger zusammenwachsen. Das Projektportal ermöglicht die direkte Integration der Kunden und Lieferanten in die unternehmenseigenen Prozesse. Projekt- und Dokumenteninformationen stehen über das Web genauso zur Verfügung, wie Änderungs- und Freigabeprozesse. Kundenspezifische Anpassungen stellen das Portal im unternehmensspezifischen Layout dar. Basis für den Betrieb des Projektportals ist der Microsoft Internet Information Server. Das Projektportal unterstützt die Prozesse zur Zusammenarbeit mit externen Unternehmen oder Standorten. Ihr Nutzen mit AXAVIAseries Server Zugriff auf alle Unternehmensdaten von jedem Standort der Erde mit Internet Browser Integration von Kunden und Lieferanten in Ihre Unternehmensprozesse Starke Prozessorientierung durch Vorgaben von definierten Abläufen Keine Installation auf Arbeitsplätzen notwendig 1.3 AXAVIAseries Entwicklungsumgebung AXAVIAdeveloper AXAVIAseries wurde als Entwicklungsplattform für komplexe, objektorientierte Datenmanagementaufgaben gestaltet. Eine Anzahl von generischen GUI-Controls wurde so implementiert, dass diese mit den Modelldaten optimal zusammenarbeiten. Erstellen oder modifizieren Sie mit dem Modelldesigner Ihre eigenen Anwendungen. Bearbeiten Sie in der Modellansicht Ihr Datenmodell. Erstellen Sie Objektdefinitionen und definieren Sie für Wertdefinitionen (Eigenschaften) sowohl Datentyp und Format, wie auch das Verhalten an der Benutzeroberfläche. Berechnungen, Methoden oder Ereignisse können als C# Makros hinterlegt werden. Entwerfen Sie Ihre eigene Oberfläche, indem Sie ein neues Ansichtsschema festlegen oder nutzen Sie die bestehenden GUI-Controls in Ihrem Ansichtsschema. Konfigurieren Sie die angezeigten Informationen in den jeweiligen GUI-Controls und legen Sie das Verhalten zwischen den GUI-Controls fest. Erweitern und modifizieren Sie die Datenmodelle Entwerfen Sie Ihre Benutzeroberfläche nach Ihren Bedürfnissen Mit erweiterten Berechnungen und Skripten bestimmen Sie das Verhalten Ihrer Anwendung 8

10 2 ECM/DMS - Organisation & Dokumentenmanagement 2.1 Organizer AXAVIAorganizer Adressenverwaltung Ressourcen Wissensdatenbank Terminkalender Verträge Aktivitäten, Notizen, News Verbesserungswesen Unternehmensorganisation Die Organisation bestimmt für ein Unternehmen weitgehend die Effizienz vieler Abläufe. Je besser die Standardthemen der Organisation integrierter Bestandteil einer Unternehmenslösung sind, desto reibungsloser wird die Zusammenarbeit im Unternehmen funktionieren. Themen, wie Adressdaten, Termine oder Mitarbeiter sind genauso enthalten, wie Vertragswesen oder Verbesserungswesen. Eine Wissensdatenbank für alle Mitarbeiter rundet den Funktionsumfang entsprechend ab. Insbesondere ist dieses Modul eine wesentliche Basis und sollte in keinem Unternehmen fehlen. Adressenverwaltung Sie suchen nach einem Geschäftspartner oder Ansprechpartner? AXAVIAseries liefert Ihnen alle Informationen zu Ihrem Kunden in übersichtlicher Form. Sie haben detaillierte Kundendaten, wie Ansprechpartner, Geschäftskontakte, Verkaufschancen, Angebote und Projekte, auf einen Blick im Zugriff. Versenden Sie direkt eine an Ihren Ansprechpartner, wobei über Microsoft Outlook die Adresse automatisch ausgefüllt wird und die gesendete mit Anlagen im Dokumentenmanagementsystem verwaltet wird. Die Integration von Google Maps oder TAPI/CTI erleichtern die tägliche Arbeit. Korrekte Daten von Kunden/Lieferanten sind die Voraussetzung für Ihre erfolgreiche Arbeit. Die einfache Suche der gewünschten Informationen zum Geschäftspartner steigert die Effizienz in allen Bereichen des Unternehmens. Die enthaltenen Daten, wie Branche und Unternehmensgröße, sind einerseits für das Marketing und den Vertrieb von wesentlicher Bedeutung, andererseits sind Informationen, wie Verträge und Projektinformationen, unentbehrlich für Kundenservice und -begleitung. Bei der Betreuung von Konzernen ist der Zusammenhang der Konzernstruktur ein wesentlicher Wissensvorsprung. Kundenkontakte - Lieferantenkontakte Jeder Kontakt mit Ihrem Kunden oder Lieferanten, wie , Telefongespräch oder Schriftverkehr, kann über die Geschäftsbeziehung entscheiden. Die permanente Protokollierung der Geschäftskontakte ist somit Basis Ihrer kompetenten Kundenbetreuung. Insbesondere für den Servicebereich ist es wichtig alle Vereinbarungen mit Ihrem Kunden zu kennen, denn nur so kann er fachkundige Informationen weitergeben und zusätzliche Erträge erwirtschaften. Halten Sie die gesamte Kommunikation mit Lieferanten und Kunden fest. Sie erhalten eine exakte Historie aller Vereinbarungen und können sehr leicht Entscheidungswege verfolgen. Neben den Geschäftskontakten sind auch alle Dokumente oder s beim Ansprechpartner festgehalten. Die Verwaltung erfolgt im integrierten Dokumentenmanagementsystem. 9

11 Senden Sie Ihre s direkt über AXAVIAseries. Die wird automatisch als Dokument im Dokumentenmanagementsystem abgelegt und bei Verwendung der Adressverwaltung direkt mit dem Ansprechpartner verknüpft. Eingehende s werden per Drag & Drop zum jeweiligen Ansprechpartner verknüpft. Verwaltung der s im Dokumentenmanagementsystem Versenden von s direkt aus AXAVIAseries Verknüpfung zum entsprechenden Ansprechpartner Eingehende s werden per Drag & Drop selektiv importiert Terminverwaltung Die Organisation der täglichen Arbeit beginnt mit der Koordination der Termine. Ein Einblick in die Termine der Kollegen erlaubt eine optimale Planung. Detaillierte Informationen zu Ihren privaten Terminen stehen jedoch nur Ihnen zur Verfügung. Sollten Sie zusätzliche Ressourcen, wie einen Besprechungsraum, Beamer oder ein Auto benötigen, buchen Sie direkt zu Ihrem Termin und somit sind diese für alle anderen blockiert. Serientermine stehen natürlich ebenfalls zur Verfügung. Nutzen Sie die direkte Verknüpfung zur Adressverwaltung und wählen aus den Ansprechpartnern Ihre Terminbeteiligten aus. Senden Sie direkt aus AXAVIAseries die Termineinladung. Zur Vorbereitung erstellen Sie im Organizer die Terminagenda und dokumentieren den Termin entsprechend. Alle Termine auf einen Blick Terminplanung mit Terminübersicht Terminplanung über Qualifikationen der Mitarbeiter Serientermine und private Termine Geburtstage und Feiertage Urlaubsverwaltung Zusätzliche Ressourcen Terminagenda und Terminprotokoll Verknüpfung mit Adressverwaltung Aktivitäten Ausgehend von den Aktivitäten, die über das Projekt definiert werden können, erstellen Sie Ihre Aktivitätenliste. Sie können natürlich auch persönliche Aktivitäten im Organizer verwalten. Es besteht jederzeit die Möglichkeit Verknüpfungen zu weiteren Objekten herzustellen. Öffnen Sie das verknüpfte Objekt und ersparen Sie sich das Suchen von Projekten oder Dokumenten. Organisieren Sie Ihre tägliche Arbeit Arbeiten Sie Ihre Aktivitätenliste nach Prioritäten ab Delegieren der Aktivitäten an Kollegen Notizen, News und schwarzes Brett Die Verteilung in Unternehmen ist nicht immer einfach, da die Mitarbeiter geschäftlich unterwegs sind oder generell an unterschiedlichen Standorten arbeiten. Anstatt ein eigenes System zur Informationsverteilung zu etablieren, intergiert AXAVIAseries ein Newssystem, welches auch als schwarzes Brett fungieren kann. Notizen zu jedem AXAVIAseries Element News zur Informationsverteilung Kategorisierung zur exakten Verteilung Automatische Anzeige aktueller und neuer News 10

12 Unternehmensorganisation Die Unternehmensstruktur mit Standorten, Abteilungen und Mitarbeitern wird in AXAVIAseries abgebildet. Die Unternehmensstruktur ist unter anderem die Basis für die Ressourcenplanung. Über den Standort eines Mitarbeiters werden die standortbezogenen Daten für die weiteren Anwendungen definiert. Mehrere Unternehmen Unternehmensstandorte Abteilungen und Bereiche Ressourcen Neben den Mitarbeitern ist es notwendig Ressourcen, welche zu Engpässen führen könnten, im Blickfeld zu haben. Als Beispiel seien hier Besprechungsräume, Beamer, Autos oder spezielle Messgeräte, erwähnt. Ressourcen können entweder direkt oder über Termine gebucht werden. In der Ressourcenübersicht ist sofort erkennbar ob eine Ressource verfügbar ist oder von wem diese bereits genutzt wird. Verwaltung von Ressourcen, wie Besprechungsräume oder spezielle Geräte Auslastungsübersicht über Kalender oder Ressourcenübersicht Ressourcenbuchung über Termin Wissensdatenbank Strukturiertes Ablegen von Informationen aus allen Unternehmensbereichen (Organisation, Produktinformationen, fachspezifische Hinweise, ) in Kombination mit einfachen Recherchetools, stellt das Wissen des Unternehmens allen Mitarbeitern zur Verfügung. Strukturierte Ablage von Informationen Abfrage über Recherchetools Wissen steht der gesamten Organisation zur Verfügung Spezielle Informationen für Literatur, Erfahrungsberichte, Internet Links, Wissensträger Einfaches und schnelles Erfassen von Informationen Mindmap Darstellung für eine übersichtliche Struktur 11

13 Verträge Verträge als besondere Dokumente werden in AXAVIAseries auch besonders verwaltet. Es werden vertragsspezifische Daten erfasst, somit können die Verträge entsprechend überwacht werden und automatische Benachrichtigungen bei Beginn von Fristen erzeugt werden. Neben den Vertragsdaten werden über die integrierte Dokumentenverwaltung auch die Originaldokumente hinterlegt. Kategorisierung der Verträge Verwaltung von Vertragsterminen Überwachung von Kündigungsfristen mit Benachrichtigung Workflow für Vertragsgenehmigung Verknüpfung zu Originalverträgen als Dokument (TIF, PDF) Verbesserungswesen Viele Innovationen sind über interne Verbesserungsvorschläge entstanden. Nur wer das Potential der Mitarbeiter nützt, kann auch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess gewährleisten. Basis dafür ist ein Werkzeug zur Erfassung der Ideen und Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter. Erfassung von Verbesserungsvorschlägen mit Kurzbezeichnung und Beschreibung. Identifikation über eine fortlaufende Vorschlagsnummer Kategorisierung der Verbesserungsvorschläge nach freien Kriterien Bewertung der Verbesserungsvorschläge zur Reihung in der Umsetzung Verfolgung der Vorschläge über Statusinformationen (Eingetragen, Angenommen, Abgelehnt) Verfolgung der Vorschläge durch den Ersteller, damit er die Information hat, ob seine Vorschläge auch umgesetzt werden Ergänzung der Verbesserungsvorschläge mit Notizen, Dokumenten und Aktivitäten 12

14 2.2 Dokumentenmanagement AXAVIAdms Projekt- und Dokumentablage Digitale Signatur Volltextsuche mit OCR Digitaler Fingerabdruck Workflow und Revisionierung Integrierter Viewer Dokumentensatz und Dokumentenlieferschein In der Abwicklung von technischen Projekten steigt die Flut an Dokumenten ins Unendliche. Sowohl die Redundanz, als auch die Aktualität der Dokumente ist für den Anwender eine immense Herausforderung. AXAVIAseries enthält ein integriertes Dokumentenmanagementsystem zur Verwaltung Ihrer Dokumente. Durch den schnellen Zugriff auf Ihre Unterlagen haben Sie jederzeit einen exakten Überblick und finden auf Anhieb das richtige Dokument. Die physikalischen Dateien werden automatisch im richtigen Verzeichnis auf der Festplatte oder im sicheren Tresor abgelegt. Insbesondere das Finden von Dokumenten ist zentrales Anliegen jedes Anwenders. So finden Sie jederzeit Ihre Dokumente über Recherche in der Datenbank oder über die Volltextsuche im Inhalt der Dokumente. Ansicht AXAVIAdms Hier die wichtigsten Elemente des Dokumentenmanagements. 13

15 Dokumentablage Das AXAVIAdms orientiert sich stark an den Windowsgegebenheiten, damit der Anwender kaum Neues zu lernen hat. Strukturieren Sie Ihre Dokumentenablage nach Ihren Wünschen. Im Regelfall können Sie die gewohnte Struktur beibehalten. Die Dokumente werden entweder über Vorlagen oder per Drag & Drop aus dem Explorer übernommen Beliebige und frei definierbare Ordnerstruktur Drag & Drop aus dem Explorer Vorlagen zur Standardisierung Projektbezogene Dokumentablage Die Dokumentablage kann auch projektorientiert aufgebaut werden. Dazu stehen Ihnen Projektgruppen und Projekte zur Verfügung. Ein Projekt kann neben den Dokumenten auch andere Elemente, wie Kalkulation, Projektmanagement oder technische Strukturen, enthalten und ist nahtlos mit dem Dokumentenmanagement verknüpft. Projektgruppen und Projekte Projektteam mit Rolle definiert die Zugriffsberechtigung Beliebige Ordnerstruktur Integration aller weiteren AXAVIAseries Module Dokumenteninformation AXAVIAdms enthält eine Vielzahl von Dokumenteninformationen. Neben Ersteller und letzte Änderung sind auch spezifische CAD-Informationen enthalten. Bezeichnung und Beschreibung Dokumentennummer (wird automatisch generiert) Ersteller und Erstelldatum Letzte Änderung Format und Maßstab Sprache Wasserzeichen (werden automatisch beim Druck ausgegeben) Projektinformationen Freigabe- und Revisionsinformationen Dokumentenrecherche und Volltextsuche durch OCR Sie finden einerseits Ihre Dokumente durch Recherche in der Datenbank über Eigenschaften eines Dokuments, wie Bezeichnung, Dateiname, letzte Änderung oder Kategorie. Vordefinierte Abfragen liefern Ihnen z.b. alle Dokumente, welche Sie in den letzten 7 Tagen erstellt oder verändert haben. Zum Großteil werden diese Dokumente auch in den nächsten Tagen wieder benötigt. AXAVIAdms verfügt über eine Indizierung der Dokumente, welche über den Inhalt gefunden werden. Eine Besonderheit ist hier, dass auch CAD-Dokumente über den Textinhalt gefunden werden können. Die Volltextsuche ist vor allem dort wichtig, wo nach Inhalten und nicht nach Dokumenteneigenschaften gesucht wird. Eine optimale Ergänzung zur Volltextsuche ist das OCR-Modul von ABBYY. Die OCR-Texterkennung analysiert gescannte Dokumente und extrahiert den Text, welcher für die Suche genutzt werden kann. Es ist somit möglich, gescannte Dokumente über die Volltextsuche zu finden. 14

16 Ein interessantes Szenario für die Anwendung der OCR-Texterkennung ist die Erkennung von Barcodes. Es können z.b. Prüfprotokolle aus AXAVIAseries gedruckt werden, diese manuell ausgefüllt und unterschrieben werden. Nach dem Scannen wird das Dokument automatisch im AXAVIAdms eingeordnet. Dokumentenrecherche in Datenbankeigenschaften Volltextsuche über Dokumenteninhalt (auch CAD) Integration von ABBYY Fine Reader zur OCR-Texterkennung Barcodeerkennung über ABBYY Fine Reader Workflow und Revisionierung Was ist der Letztstand eines Dokuments, und wo finde ich diesen? Das ist eine wesentliche Frage auf die AXAVIAdms jederzeit Antwort gibt. Über einen definierten Workflow wird das Dokument freigegeben und natürlich für eine nachträgliche Veränderung gesperrt. Eine kontrollierte Revision des Dokuments archiviert den Altstand und bringt das Dokument in einen bearbeitbaren Zustand. AXAVIAdms dokumentiert automatisch alle Schritte und schafft die notwendige Transparenz in Ihrem Arbeitsalltag. Workflow mit Prüfung und Freigabe Protokollierung der relevanten Informationen Manuelle Revision Historie aller Revisionen Weitergabe von Dokumenten und Dokumentenlieferschein Insbesondere im technischen Bereich werden Dokumente an Kunden und Lieferanten weitergegeben. Einerseits ist es notwendig zu wissen, wer welche Dokumente zur Bearbeitung hat, damit keine Änderungen ohne deren Wissen gemacht werden. AXAVIAdms protokolliert in diesem Fall, an wen Sie Ihre Dokumente weitergegeben haben und sperrt diese gegebenenfalls auch gegen etwaige interne Bearbeitung. Andererseits ist es wichtig zu wissen, welche Dokumente an Ihren Kunden in welchem Revisionsstand weitergegeben wurden. In diesem Fall ist ein Dokumentenlieferschein oder Transmittel ein wichtiger Dokumentationsbestandteil der automatisch als Bericht erzeugt wird. Weitergabe an Lieferanten Sperre von weitergegebenen Dokumenten Dokumentation der Weitergabedaten Dokumentenlieferschein für Weitergabe an Kunden Bericht für Transmittel mit Liste der Dokumente Digitale Signatur Für die Weitergabe von Dokumenten ist es vielfach notwendig gewährleisten zu können, dass dieses Dokument einem Originaldokument entspricht und nicht verändert wurde. AXAVIAdms unterstützt hier das Produkt von a-trust zur Signierung von PDF-Dokumenten. Die digitale Signatur entspricht allen Kriterien für eine digitale Rechnungsweitergabe. Digitale Signatur über a-trust Original und signiertes Dokument in AXAVIAdms verwaltet Entspricht Kriterien für digitale Rechnung 15

17 Doubletten Prüfung mit digitalem Fingerabdruck Obwohl heutzutage der Speicherplatz extrem kostengünstig ist, machen doppelt abgelegte Dateien eine Menge Probleme. Es ist also notwendig dass ein DMS verhindert, dass gleiche Dateien abgelegt werden. AXAVIAdms macht von jeder Datei einen digitalen Fingerabdruck und erkennt so, ob eine Datei bereits im Dokumentenmanagementsystem vorhanden ist. Bringt der Anwender eine Datei in AXAVIAdms ein, welche schon vorhanden ist, wird dieser sofort darauf aufmerksam gemacht. Nur über eine manuelle Bestätigung kann so ein Duplikat einer Datei in AXAVIAseries entstehen. Viewer Integration Neben dem Windows Image Viewer integriert AXAVIAseries weitere kommerzielle Viewing Produkte. Insbesondere das Produkt Oracle AutoVue sei hier mit einigen nennenswerten Funktionen erwähnt. Über 450 Dateiformate Drehen, spiegeln, zoomen, Drucken und plotten ohne CAD Messen mit Kalibierfunktion Markup bzw. Rotmarkierung Vergleichen von CAD-Versionen 16

18 30. März 2011 Seite 1 von Zeiterfassung AXAVIAtime Arbeitszeitmodell Zeitstempel Zeiterfassung Feiertage, Urlaub, Krankentage Reisekostenabrechnung Spesenabrechnung Erfassung über Barcode Nachkalkulation Kalender und Ganttdarstellung Die Erfassung der Arbeitszeiten ist für die exakte Abrechnung und Nachkalkulation von Aufträgen eine Voraussetzung. Sie definieren beim relevanten Auftrag oder Projekt Ihr Budget an Stunden und überwachen Ihre Vorgaben. Die erfassten Stunden werden dem jeweiligen Kostenträger mit einer Kostenart zugeordnet, dadurch haben Sie eine optimale Grundlage für eine genaue Nachkalkulation. Die erfassten Stunden sind die Basis für die Monatsabrechnung der Mitarbeiter. Neben den Arbeitsstunden erfassen Sie Urlaubstage und Krankenstand. Den Monatsbericht mit der Überstundenauswertung geben Sie an die Lohnverrechnung weiter. Arbeitszeitmodell Das Arbeitszeitmodell ist die Basis für die Abrechnung der Arbeitsstunden. Es werden neben den tagesbezogenen Arbeitszeiten auch Pausen, Mehr- und Überstunden sowie die Überstundenzuschläge festgelegt. Tagesbezogenes Arbeitszeitmodell Mehr- und Überstunden Zuschlagsinformationen Mitarbeiter nutzt Arbeitszeitmodell Zeitstempel In vielen Bereichen ist die Basis der Zeitaufzeichnung ein Zeitstempel für Kommen und Gehen. AXAVIAtime übernimmt aus den Stempelsystemen die Daten und führt diese zur Nutzung für die Abrechnung oder Aufteilung zu Projekten weiter. Kommen und Gehen Stempelung Übernahme aus Stempelsystemen Basis für Lohnverrechnung Ermittlung des Anwesenheitsstatus Zeiterfassung Erfassung der Arbeitszeiten unabhängig oder in Ergänzung zum Zeitstempel. Die Zeiteinträge werden vor allem genutzt, um Arbeitszeiten auf spezielle Kostenträger und definierte Kostenarten zu buchen. Die Erfassung kann auch über das Sekretariat jederzeit für Kollegen durchgeführt werden. Zeitaufzeichnungsperiode je Monat und Mitarbeiter Zeitaufzeichnungseintrag für jede Tätigkeit Kostenträger und Kostenart Erfassung über Kalender Monatsbericht als Stundennachweis Monatsübersicht MA-KZ: demo Name: Musteranwender Max Monat: Jänner 2011 W.Std.: RZ aktiv: 0 RZ passiv: 0 RZ- aktiv: 0 h Pauschale passiv: 0 h Status: In Bearbeitung Urlaub: Übertrag aus Vormonat: 25 Konsumiert: 15 Übertrag ins nächste Monat: 10 Demo Max Übertrag aus Vormonat: 0 h - Pauschale: - Auszahlung: 0,00 h - Auflösung: 0 h + Zeitdifferenz: 0,25 h Vortrag ins nächste Monat: 0,25 h Datum Von Bis Zeit- Sollstd Iststd Diff. Mehrststd Über- Feier- Ur- Kra spanne tag laub nk Sa 0,00 h 0,00 h 0,00 h 0,00 h 0,00 h X So 0,00 h 0,00 h 0,00 h 0,00 h 0,00 h Mo 8,00 h 0,00 h -8,00 h 0,00 h 0,00 h Di 8,00 h 0,00 h -8,00 h 0,00 h 0,00 h Mi 8,00 h 0,00 h -8,00 h 0,00 h 0,00 h Do 0,00 h 0,00 h 0,00 h 0,00 h 0,00 h X Fr 6,50 h 0,00 h -6,50 h 0,00 h 0,00 h Sa 0,00 h 0,00 h 0,00 h 0,00 h 0,00 h So 0,00 h 0,00 h 0,00 h 0,00 h 0,00 h Mo 8,00 h 7,50 h -0,50 h 0,00 h 0,00 h 09:00 17:00 8,00 h Di 8,00 h 0,00 h -8,00 h 0,00 h 0,00 h Mi 8,00 h 0,00 h -8,00 h 0,00 h 0,00 h Do 8,00 h 0,00 h -8,00 h 0,00 h 0,00 h Fr 6,50 h 0,00 h -6,50 h 0,00 h 0,00 h Sa 0,00 h 0,00 h 0,00 h 0,00 h 0,00 h So 0,00 h 0,00 h 0,00 h 0,00 h 0,00 h Mo 8,00 h 0,00 h -8,00 h 0,00 h 0,00 h Di 8,00 h 0,00 h -8,00 h 0,00 h 0,00 h Mi 8,00 h 0,00 h -8,00 h 0,00 h 0,00 h Do 8,00 h 0,00 h -8,00 h 0,00 h 0,00 h Fr 6,50 h 0,00 h -6,50 h 0,00 h 0,00 h Sa 0,00 h 0,00 h 0,00 h 0,00 h 0,00 h So 0,00 h 0,00 h 0,00 h 0,00 h 0,00 h Mo 8,00 h 0,00 h -8,00 h 0,00 h 0,00 h Di 8,00 h 0,00 h -8,00 h 0,00 h 0,00 h Mi 8,00 h 0,00 h -8,00 h 0,00 h 0,00 h Do 8,00 h 0,00 h -8,00 h 0,00 h 0,00 h Fr 6,50 h 0,00 h -6,50 h 0,00 h 0,00 h Sa 0,00 h 0,00 h 0,00 h 0,00 h 0,00 h So 0,00 h 0,00 h 0,00 h 0,00 h 0,00 h Mo 8,00 h 0,00 h -8,00 h 0,00 h 0,00 h Summe 154,00 7,50 h -146,5 h h 17 Unterschrift Mitarbeiter Freigabe durch Vorgesetzten

19 Feiertage, Urlaub und Krankentage Basis für die Zeiterfassung ist der jeweilige Kalender des Mitarbeiters, wo vor allem die Feiertage entsprechend berücksichtigt werden. In den Zeitaufzeichnungen werden ebenfalls die Urlaubstage und die Krankentage erfasst und für diverse Auswertungen berücksichtigt. Berücksichtigung von Feiertagen (können je Mitarbeiter unterschiedlich sein) Urlaubserfassung Erfassung von Krankentagen Reisekosten Die Reisekostenabrechnung berücksichtigt die jeweils gültigen hinterlegten steuerlich begünstigten Tagessätze und Abrechnungsmodalitäten und ermöglicht so eine Vereinfachung und Standardisierung der Abrechnung. Dauer, Ziel und Zweck KFZ und Kilometerangabe Pauschale für Übernachtung und Frühstücksabzug Kostenträgerzuordnung Reisekostenbericht Spesen Die Erfassung der Spesen mit Betrag, Zweck und Kostenstelle ist einfach gestaltet und liefert am Monatsende automatisch den notwendigen Bericht für die Abrechnung. Speseneinträge Zweck Betrag und Trinkgeld Kostenträgerzuordnung Spesenbericht Barcode Für eine schnelle und einfache Erfassung steht auch eine Barcodeerfassung zur Verfügung. Diese ist vor allem in der Produktion und Fertigung eine gängige Erfassungsmethode. AXAVIAseries stellt entsprechende Barcodelisten (z.b. für Mitarbeiter) zur Verfügung, welche natürlich den Gegebenheiten angepasst werden können. Mitarbeiterlisten mit Barcode Aufgabenlisten mit Barcode Kostenträger und Kostenarten als Barcode Barcode auch auf Aufgabenlisten zur Rückmeldung 18

20 Nachkalkulation der Kostenträger Um eine optimale Kostentransparenz zu erreichen, werden die Arbeitszeiten - sowohl in Stunden als auch als tatsächliche Kosten - über den jeweiligen Stundensatz des Mitarbeiters an den Kostenträger weitergegeben. Dort werden auch die Reisekosten und Spesen entsprechend berücksichtigt. Der Kostenverantwortliche hat somit immer einen Überblick über die tatsächlich verbrauchten Stunden, als auch die tatsächlichen Kosten. Spesen Reisekosten Stundenaufwand (in Stunden) Stundenkosten (in EUR) Kalender und Gantt Für eine übersichtliche Darstellung werden die Arbeitszeiten auch im Kalender und im Gantt visualisiert. Insbesondere die einfache Arbeitszeiterfassung über den Kalender ist bei den Anwendern sehr beliebt. Einfache Erfassung Übersichtliche Darstellung 19