Gesprächsleitfaden für das Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräch (MVG)

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1 Gesprächsleitfaden für das Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräch (MVG) Dieser Gesprächsleitfaden enthält die vom Arbeitskreis Personalentwicklung (AK PE) erarbeiteten Fragen zur Vorbereitung auf das Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräch. Die Fragen sind z.t. unterschiedlichen Leitfäden anderer Hochschulen entnommen und beschreiben die Standardthemen, die im Rahmen des MVG an der TH Wildau [FH] besprochen werden sollten. Darüber hinaus kann der Leitfaden um arbeitsbereichsspezifische bzw. individuelle Fragen ergänzt werden. Dieser Leitfaden nimmt folgende Themen in den Blick: Arbeitszufriedenheit Zufriedenheit mit Arbeitsaufgaben und Arbeitsumfeld Entwicklungsplanung und Qualifizierungsbedarf Abstimmung individueller Ziele mit denen der Einrichtung Kommunikation mit Vorgesetzten und mit KollegInnen (bereichsintern/bereichsübergreifend) Gleichzeitig dient der Leitfaden als Dokumentationsbogen, den die GesprächspartnerInnen gemeinsam ausfüllen. Dabei kann nach Bedarf eine Bewertung der einzelnen Gesprächsinhalte mit Hilfe der Skalen (nach Schulnotenprinzip) vorgenommen werden. Unter Punkt 4 Handlungsableitungen können für die o.g. Gesprächsthemen Maßnahmen, auf die sich die GesprächspartnerInnen geeinigt haben, festgehalten werden. Der Inhalt des Dokumentationsbogens wird von den GesprächspartnerInnen per Unterschrift bestätigt, und verbleibt bei ihnen, es sei denn, es wurde ausdrücklich auf Wunsch beider GesprächsteilnehmerInnen eine Weitergabe vereinbart. Nach der Durchführung des nächsten MVG bzw. bei personeller Veränderung wird der Dokumentationsbogen vernichtet. Der Leitfaden enthält vereinzelt auch Fragen, die der Führungskraft Einblick in das persönliche Umfeld des/der MitarbeiterIn geben. Dem/der MitarbeiterIn steht es frei, der Führungskraft diese Einblicke zu gewähren. Sofern berufliche Aufgaben tangiert werden, helfen nähere Informationen jedoch, der gesamten Persönlichkeit des/der Beschäftigten gerecht zu werden. Am Ende des Leitfadens befindet sich ein Blatt zur Mitteilung über die Durchführung des MVG. Diese wird von beiden Gesprächsparteien unterschrieben an den Kanzler (bei MVGs in der Vewaltung und den Zentralen Einrichtungen) bzw. an die jeweiligen Dekanate (bei MVGs in den Fachbereichen) weitergeleitet. Wichtig: Mit dieser Mitteilung werden keinerlei Aussagen über die Inhalte des Gesprächs weitergeleitet! Die Gesprächsleitung hat die Führungskraft. Sie muss jedoch gewährleisten, dass der/die MitarbeiterIn genügend Raum hat, eigene Fragen loszuwerden und die eigene Position darzustellen. Die Führungskraft eröffnet das Gespräch, gibt den Zeithorizont an und ruft ggf. in Erinnerung, welche Ziele mit dem MVG verfolgt werden und was die Themen des Gesprächs sind. Fbl _02_00 Revisionsdatum: Seite 1 von 7

2 Gesprächsleitfaden / Dokumentationsbogen zum MVG MitarbeiterIn Vorgesetzte/r SG / FB und Bereich innerhalb des SG / FB 1. Arbeitszufriedenheit Dieser Punkt umfasst sowohl die Zufriedenheit bzgl. der Arbeitsaufgaben und ihrer Erfüllung als auch die Zufriedenheit mit dem Arbeitsumfeld (z.b. Arbeitssituation allgemein, Gesundheitsförderung, Familienfreundlichkeit) Bewertung nach Schulnotenprinzip 1.1. Fragen zu Arbeitsaufgaben und Arbeitsweise Wie zufrieden ist der/die MitarbeiterIn mit den Arbeitsaufgaben? Warum? Wie empfindet der/die MitarbeiterIn die Arbeitsbelastung? Wie gut lassen sich die Arbeitsaufgaben im Rahmen der vereinbarten Arbeitszeit erfüllen? Wie werden Arbeitsleistung, Arbeitseinsatz, Arbeitsweise des/der MitarbeiterIn eingeschätzt? (Selbsteinschätzung d. MA / Einschätzung d. Führungskraft) Wo liegen Stärken und Schwächen? 1.2. Fragen zum Arbeitsumfeld Wie gut verlaufen die Arbeitsprozesse? Welche Umstände (bereichsintern und -übergreifend) sind z.z. für die Aufgabenwahrnehmung und entwicklung hinderlich bzw. förderlich? Was sollte im Umfeld verändert werden? Wie bewertet der/die MitarbeiterIn die Gestaltung des Arbeitsplatzes? Stehen alle erforderlichen (technischen) Hilfs- und Arbeitsmittel zur Verfügung? Welche Beschaffungen sind nötig? Fbl _02_00 Revisionsdatum: Seite 2 von 7

3 Wie schätzt der/die MitarbeiterIn das Arbeitsumfeld in Bezug auf work-life-balance ein? Gibt es gesundheitliche oder persönliche Belastungen? Bestehen Familienpflichten mit Auswirkungen auf die Erfüllung der beruflichen Aufgaben? Weitere Anmerkungen zum Thema Arbeitszufriedenheit (ggf. auf der Rückseite): 2. Entwicklungsziele und Qualifizierungsbedarf Diese Gesprächsphase ist Fragen der Arbeitsplanung und Zielsetzungen gewidmet. Neben evtl. Veränderungen im Arbeitsbereich spielt hier vor allem die berufliche Perspektive des/der MitarbeiterIn eine zentrale Rolle. Dabei kann der/die MitarbeiterIn auch private Planungen ansprechen, so sie für die berufliche Gestaltung relevant sind. Vorgesetzte können die Zielstellungen der MitarbeiterIn mit den Entwicklungszielen der Hochschule ergänzen. Gemeinsam wird nach Überschneidungen der Interessen gesucht Welche individuellen beruflichen Entwicklungspotenziale werden gesehen? Wo und wie kann die berufliche Entwicklung durch die Hochschule unterstützt werden? 2.2. Welche Veränderungs- und Entwicklungsabsichten sind für den/die MitarbeiterIn unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen an der TH Wildau [FH] denkbar und könnten gemeinsam in Angriff genommen werden? 2.3. Welche Veränderungen stehen der Abteilung bzw. dem Arbeitsbereich bevor? Welche Auswirkungen hat dies auf die Arbeitsaufgaben und die Zusammenarbeit im Team und zu den Schnittstellen? 2.4. Welche besonderen Aufgaben will bzw. kann der/die MitarbeiterIn wahrnehmen? (z.b. Leitung eines Projekts) 2.5. Welche Qualifizierungsbedarfe ergeben sich aus den Veränderungen im Arbeitsbereich bzw. den Entwicklungsabsichten? Welche Weiterbildungsinteressen bestehen bei dem/der MitarbeiterIn? Welchen Weiterbildungsbedarf sieht die Führungskraft? Fbl _02_00 Revisionsdatum: Seite 3 von 7

4 2.6. Welche Unterstützung wird benötigt, um berufliche und private Zielstellungen vereinbaren zu können (z.b. Gestaltung der Arbeitszeit bei Familiengründung bzw. Pflege von Angehörigen)? 2.7. Weitere Anmerkungen zum Thema Entwicklungsziele und Qualifizierungsbedarf (ggf. auf der Rückseite): 3. Kommunikation Schwerpunkt der letzten Gesprächsphase ist, dass beide Parteien über die Kommunikation miteinander sowie über die Zusammenarbeit im Team und mit KollegInnen anderer Bereiche ins Gespräch kommen. Bewertung nach Schulnotenprinzip Fragen zur Führung Wie zufrieden sind die GesprächspartnerInnen mit der Zusammenarbeit miteinander? In welchen Bereichen klappt sie gut, wo weniger gut? Gibt es Misstöne? Wenn ja, woran liegt das bzw. wie können sie beseitigt werden? Wie schätzen die Gesprächsparteien wechselseitig ihre Kommunikation ein? Verfügt die MitarbeiterIn über alle für die Aufgaben erforderlichen Informationen und Kontakte? Werden klare Arbeitsanweisungen gegeben und Prioritäten klar übermittelt? Wird die Führungskraft ausreichend über den Fortschritt der laufenden Aufgaben informiert? Wie schätzt der/die MitarbeiterIn den eigenen Delegations- und Entscheidungsspielraum ein? Warum? Fbl _02_00 Revisionsdatum: Seite 4 von 7

5 3.2. Fragen zur Zusammenarbeit im Team und mit KollegInnen aus anderen Arbeitsbereichen an der TH Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit mit KollegInnen im Team? Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit mit KollegInnen aus anderen Bereichen der TH? Welche Verbesserungsmöglichkeiten gibt es bei der Gestaltung der Arbeitsabläufe (z. B. hinsichtlich Vertretungsregelung)? Wie schätzen die GesprächspartnerInnen die Arbeitsatmosphäre ein? Gibt es Konflikte oder Spannungen im Team, die hier angesprochen werden sollten? Welchen Beitrag kann die Führungskraft zur Stärkung der Zusammenarbeit zwischen den MitarbeiterInnen leisten? Weitere Anmerkungen zum Thema Kommunikation (ggf. auf der Rückseite): Fbl _02_00 Revisionsdatum: Seite 5 von 7

6 4. Handlungslableitungen An dieser Stelle soll festgehalten werden, welche Maßnahmen in Bezug auf die besprochenen Themen ergriffen werden sollen. Zu beachten ist dabei, dass die Maßnahmen in Bezug auf die zur Verfügung stehenden Ressourcen sowie die bestehenden Rahmenbedingungen und Befugnisse erfüllbar sind Zu ergreifende Maßnahmen in Bezug auf die Arbeitszufriedenheit (z. B. Optimierung der Arbeitsprozesse, Beschaffungen, Gestaltung der work-life-balance) 4.2. Zu ergreifende Maßnahmen in Bezug auf Entwicklungsziele und Qualifizierungsbedarf (z.b. Stellen von Projektanträgen, Stellen von Anträgen für Fort- und Weiterbildung) 4.3. Zu ergreifende Maßnahmen in Bezug auf die Kommunikation (z.b. Terminierung, Vor- und Nachbesprechung von Teilaufgaben, Vereinbarung gesonderter Gesprächstermine z.b. bei Eintritt in Mutterschutz/Elternzeit) Ergänzende Bemerkungen MitarbeiterIn, Datum: VorgesetztEr, Datum: Fbl _02_00 Revisionsdatum: Seite 6 von 7

7 Mitteilung über die Durchführung des MVG Bei Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gesprächen, die in der Verwaltung und den Zentralen Einrichtungen durchgeführt werden, erfolgt diese Mitteilung an den Kanzler. Über Mitarbeiter-Vorgesetzten- Gespräche, die den Fachbereichen durchgeführt werden, erfolgt eine Mitteilung an die jeweiligen Dekanate. Das MVG zwischen (Vorgesetzte/r) und (MitarbeiterIn) der Arbeitsgruppe des Fachbereichs/ des Sachgebiets fand statt am: Unterschriften (Vorgesetze/r) (MitarbeiterIn) Dieses Formular wird weitergeleitet an: Kanzler Dekanat INW Dekanat WIR Fbl _02_00 Revisionsdatum: Seite 7 von 7