Dokumentenmanagement Wahnsinn (nur) mit System

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1 J. Schneeberger Dokumentenmanagement Wahnsinn (nur) mit System Deggendorf, Prof. Dr. Josef Schneeberger Hochschule Deggendorf Josef Schneeberger Vorstellung Prof. für Software- und Internettechnologie seit 2002 Fakultät für Betriebswirtschaft und Wirtschaftsinformatik der Hochschule Deggendorf Gesellschafter der SCHEMA GmbH, Nürnberg CMS Redaktionssysteme Themengebiete: Web Applikationen (Java, XML,...) Document Engineering Technische Dokumentation, Usability Wissensbasierte Systeme und Künstliche Intelligenz Projekt: Middleware für Notare 1

2 Dokumentenmanagement mit dem ipad [ Was ist eigentlich ein Dokument Papierdokument vs. elektronisches Dokument amerikanisch: document ist alles, was sich auf der Festplatte befindet. deutsch: Dokument ein Schriftstück, NCI vs. CI an das Qualitätsanforderungen gestellt werden und das als Nachweis (Urkunde, Echtheit) verwendet werden kann. NCI: Non Coded Information das Dokument kann nur gelesen und nicht weiter verarbeitet werden. CI: Coded Information das Dokument liegt in einer bearbeitbaren Form vor. Volltextsuche Inhaltsverzeichnis Cut n paste 2

3 Typische Merkmale eines Dokuments physische Eigenschaften (Papier, Datei), formale Eigenschaften Aufbau, Gestaltung, Ordnung fachliche Zugehörigkeit, Reihenfolge, Version, Einordnung in einen Aktenplan, Inhalt (inhaltlicher Bezug), Zeit (Erzeugungsdatum, Verfallsdatum, letzte Benutzung), Charakter Archivierungswürdigkeit, Aufbewahrungsverpflichtung, Rechtscharakter, Bearbeitungsmöglichkeiten, Erzeuger (Absender, Ersteller, Autor), Nutzer Empfänger, berechtigter Bearbeiter, Leser, letzter Bearbeiter. [Wikipedia] Dokumentenmanagement Im engeren Sinne: Organisation der elektronischen Ablage Checkin/Checkout Versionierung Metadatenverwaltung Index-gestützte Dokumentsuche Elektronische Akte Virtuelle Akte [nach: U. Kampffmeyer, B. Merkel 99] Im weiteren Sinne: Zusammenspiel von Funktionen: Dokumentenmanagement im engeren Sinne Bürokommunikation Document Imaging / Scannen Workflow Management Elektronische Kollaboration elektronische Archivierung Enge Integration dieser Funktionen Unterschiedliche Dokumenttypen zzgl. multimediale Dokumente Enge ERP Integration 3

4 J. Schneeberger Integriertes Dokumentenmanagement Dokumentenerstellung und bearbeitung Unternehmens-Anwendungen Arbeitsplatz-Software Scannen/Imaging Informationsintegration Korrespondenz, Fax, , Papierpost, Drucklisten, Wissensbasis, Business Rules Dokumentenverteilung Recherche, , Fax Intranet, Workflow, Groupware Vorgangssteuerung Dokumentenspeicherung Kurzzeit, Langzeit, Verfügbarkeit, Sicherung [Gulbins, Seyfried Strack-Zimmermann 99] Wo ist mein Dokument? Das zentrale Ziel (fast) aller DMS Projekte... 4

5 (Spar-)Ziele Kosten beim Verteilen von Dokumenten Zeitaufwand beim Finden von Dokumenten Das richtige Dokument zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort Einsparung von Lagerflächen und -aufwänden Einsparung von Dienstleisungspositionen: Archivar Bibliothekar Verbesserungen bei Bearbeitungszeiten Durchlaufzeiten Steigerung der Kundenzufriedenheit Das richtige DMS System? Viele Anbieter Aussteller auf der DMS EXPO 2009 in Köln (mit leichtem Rückgang gegenüber 2008) Integrierte Systeme von Unternehmens-Anbietern Enterprise- Lösungen (müssen konfiguriert werden!), z.b. SAP Dokumentenverwaltung Mircrosoft Sharepoint Services... Viele spezialisierte Hersteller... verfügt das System über die richtigen Schnittstellen? Neue Frage: Welche Dokumentenmanagement-Lösung brauche ich? 5

6 J. Schneeberger Wo will ich hin? Ist-Situation Unternehmens-Standorte IT-Infrastruktur Wichtige Unternehmens- Applikationen Unternehmensprozesse Dokument- und Datenquellen Soll-Situation De-/Zentralisierung und Dokumentenverfügbarkeit Elektronische Archivierung Gestaltung und Steuerung der Dokumenten-Workflows Erfüllung gesetzlicher Vorgaben Aspekte bei der DMS-Einführung 6

7 DMS und betriebliche Anwendungen ERP (SAP...) Buchhaltung DMS Bürokommunikation Dokumente Präsentationen Kalkulationen CAD Einheitliche Software-Landschaft: ein naheliegender Anbieter! Heterogene Software-Landschaft Unterstützung von Schnittstellen! Programmierung von Schnittstellen durch Dienstleister. Unternehmensorganisation Verteiltes Unternehmen Welche Standorte müssen an das Dokumentenmangement angebunden werden? Quellen und Senken von Dokumenten Sicherheit und Vertraulichkeit Einbindung von mobilen Mitarbeitern z.b. im Außendienst Welche Geräte / Software steht zur Verfügung? 7

8 Rechtliche Rahmenbedingungen Instruktionspflicht Worüber muss ich meine Kunden informieren? Entstehen ggfs. Haftungsansprüche? Aufbewahrungspflicht revisionssichere Archivierung gesetzliche Vorschriften in vielen Bereichen Buchführung Personalsachen Medizinische Dokumentation Bankunterlagen Verträge Gerichtsunterlagen Branchen-Unterstützung Welche Workflows müssen unterstützt werden? Sind die Workflows mit einer DMS-Lösung realisierbar? Gibt es vorgefertigte Branchen-Workflows bei den DMS-Anbietern? 8

9 J. Schneeberger Risiken Schlechte, unzureichende Planung einer DMS-Einführung Fachübergreifende Aufgaben: IST-Analyse Erstellung eines Fachkonzepts bzw. Lastenhefts Analyse der betroffenen Geschäftsprozesse / Workflows Einbindung der betroffenen Mitarbeiter Bereitschaft zur Veränderung Veränderung von Zuständigkeiten und Privilegien Spezifikation aller nötigen Schnittstellen Funktionsumfang Z.B. Langfrist-Archivierung (in zweifacher Form: Datei/Image) Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Haben Sie Fragen? 9

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