Compliance und Dokumentenmanagement in der Unternehmenspraxis

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1 Markus D. Hartbauer Chief Solutions Architect Compliance und Dokumentenmanagement in der Unternehmenspraxis 17. September SER

2 Definition Compliance Die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, regulatorischer Standards und Erfüllung weiterer, wesentlicher und in der Regel vom Unternehmen selbst gesetzter ethischer Standards und Anforderungen. Deutscher Corporate Governance Kodex

3 Definition IT-Compliance Überwachung und dauerhafter Nachweis von Compliance. Teilgebiet von / Fundament für Compliance in modernen Unternehmen.

4 Wer ist verantwortlich? Die Verantwortung liegt beim Vorstand. Deutscher Corporate Governance Kodex

5 Komponenten von IT Compliance Vorsorge gegen Gesetztesverstöße Compliance Management IT-Compliance Risiko-Management-System Persönliche Haftung des Managements

6 Der Unterschied zwischen Theorie und Praxis ist in der Praxis meist größer als in der Theorie. Für die Compliance-konforme Dokumentation unserer Arbeit benötigen wir oft mehr Zeit als für die eigentliche

7 Elektronische Archivierung Rechts- und revisionssichere Speicherung, Virtualisierung, ILM Elektronische Akten Universallösung, dynamisches Fallmanagement, Info-Cockpit Geschäftsprozesse/BPM Ad-hoc und normative Prozesse, Vorgangsbearbeitung Dokumenten-Management Vorlagen, Versionierung, Collaboration, Annotationen Eingangsverarbeitung Automatisierte Lösungen für Posteingang, Rechnungen, Integration ECM für Office, SharePoint, SAP, Dynamics, Oracle und APIs

8 Vorsorge gegen Gesetzesverstöße Management und Mitarbeiter kennen aktuelle Richtlinien nicht Wissen der Ablauforganisation ist lückenhaft in den Köpfen Vorhersagbare und wiederholbare Qualität bei Vorgängen fehlt Mehraugenprinzipien werden umgangen

9 Lösungsmöglichkeiten mit Doxis4 Richtlinien-Erstellung und Publikation im DMS Elektronisches QM-Handbuch Nachweisliche Kenntnisnahme mit Workflows Modellierung von Vorgaben wie Floor Limits, Ausschlüssen Transparenz durch Audit-Trails

10 Vorsorge gegen Gesetzesverstöße Papierarchive! Unterschiedliche Dokumentversionen im Umlauf ( Letztstand NUR DAS GILT(2) wirklich.xlsx ) Löschen von Dokumenten am Filesystem Obsolete Dateiformate Mangelnde Unveränderbarkeit

11 Lösungsmöglichkeiten mit Doxis4 Zentrales Content Repository für geschäftsrelevante Dokumente Versionierung Aufbewahrungsregeln, Löschsperren und Auto-Löschen Zugriffschutz Erstellen von Langzeitformaten wie zb PDF/A

12 Risiko-Management Entscheidungsfindungen nicht nachvollziehbar Überbordende Dokumentations- Anforderungen Nachweisbare Übermittlung an Externe fehlt ( ?) Risiko durch Compliance-ferne Bereiche wie , SharePoint

13 Lösungsmöglichkeiten mit Doxis4 Automatischer Audit Trail über alle Vorgänge, Akten und Dokumente (erstellen, ändern, suchen, lesen,...) Übermittlungs-Pakete und protokolliertes Abholen von Dokumenten Einbindung von Inhalten aus Mailservern, Portalen, Doku-Wikis... und teilweiser Ersatz

14 Managerhaftung ediscovery Zugriffe kaum nachweisbar Manipulationen schwer zu erkennen Private Ablagen (Papier, , Desktop,...) Personenübergreifende Recherche nicht möglich Beweismittel für Gerichtsverfahren aufwändig zu beschaffen

15 Lösungsmöglichkeiten mit Doxis4 Latent semantische Suche Schaffen von übergreifenden Audit- Dokumentbeständen (Files, s, Scans,...) Sachverhalte bezogene, unscharfe, intelligente Suche Auswerten des Audit Trails Nachweis aller Aktionen eines Benutzers im System Export für Gerichtsverfahren

16 Beispiel: Rechtsregister

17 Anforderung Rechtsregister Erfassen relevanter Gesetze, Regelungen Zuordnen zu Prozessen, Anlagen, Betrachtungsobjekten Verantwortlichkeiten regeln Aktualität sicherstellen

18 Lösungsmöglichkeiten mit Doxis4 Flexible elektronische Akten Rechtsregister = Aktenklasse beliebige Rechtsregister, Best Practice über die User Community Integration LexisNexis Aboservice Push von Rechtsinhalten Benachrichtigung der Verantwortlichen

19 DOXiS4 trägt maßgeblich zur Compliance der ASFINAG bei. Die Dokumente sind jederzeit für die Mitarbeiter auffindbar. Dagmar Frankl Leitung QM ASFINAG

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