kosten runter. prduktvitaet Auf.

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1 kosten runter. prduktvitaet Auf. Effizientes Dokumentenmanagement mit MDS buerboss.de/kassebeer

2 Wir haben eine Mission: Die Effizienz in Ihrem Büro verbessern Heutzutage herrscht in fast jedem Büro eine ständig wachsende Flut an Dokumenten. Mit MDS bieten wir ein wirksames Konzept an, um die aufwendigen Prozesse Ihrer externen sowie internen Korrespondenz erfolgreich und wirtschaftlich zu erledigen. Hinter diesem Versprechen steht unser breit aufgestelltes Angebot an Produkten, Serviceleistungen und Beratungen. Als kreatives Unternehmen haben wir unser Know-how kontinuierlich weiterentwickelt und an den generellen Anforderungen des Marktes sowie den speziellen Bedürfnissen unserer Kunden ausgerichtet. So konnten wir eine Vielzahl an effizienten Lösungen für innovative Büroorganisation in unserem Angebot verankern. Durch eine technische oder organisatorische Reorganisation können viele Bereiche Ihrer Bürostruktur oft mit einfachen Mitteln optimiert werden. Dabei verfolgen wir mit unserer Beratung das Ziel, die Effizienz Ihres Unternehmens zu verbessern sei es durch die direkte Einsparung von Kosten oder durch das Freisetzen von blockierten Potenzialen. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir Lösungen, die jederzeit Ihre individuellen Erfordernisse reflektieren. Denn wir wissen: Niemand kennt die Ansprüche an Ihre Infrastruktur besser als Sie selbst. Als zuverlässiger Berater begleiten wir Sie durch die immer schneller werdenden Produkt- und Innovationszyklen der modernen Büroorganisation. Dabei gilt unser Leitsatz: Wir haben erst dann erfolgreich beraten und geliefert, wenn Sie hinterher sagen: // Ich bin begeistert! Wir sind zertifizierter Partner von: 02 // willkommen

3 Wir stellen MDS vor: So sparen Sie bis zu 30 % im Dokumentenmanagement Managed Document Services (MDS) ist eine übergreifende Methodik, um die Strukturen, Abläufe und Kosten des Dokumentenmanagements und Druckens zu verbessern. Mit MDS entdecken Sie eine der letzten Reserven, um die Kostenstruktur und Effizienz Ihres Büros nachhaltig zu steigern. MDS Potenziale aufdecken Durch eine MDS-Analyse bringen wir Licht in die meist diffuse Kostenstruktur von Workflow und Papier-Output und beleuchten alle Faktoren, die direkten oder indirekten Aufwand verursachen. Besonders zu beachten sind dabei die versteckten Kosten für Beschaffung, Verwaltung oder sonstige im Zusammenhang mit dem Druckprozess aufgewendete Arbeitszeit. Denn mit über 60 % sind sie die wahren Kostentreiber. MDS Potenziale erleben Mit MDS erhöhen Sie durch die optimale Organisation Ihrer Dokumentenworkflows sowie die Einbindung einer homogenen Druckerflotte die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. Das Ergebnis: ein besseres Arbeitsklima und mehr Effizienz. Mit unserem MDS-Baukasten finden wir für Sie individuelle Mehrwerte in den folgenden Bereichen: > Druckkostenoptimierung > Workflow-Optimierung > Fleet-Management > Sicherheitslösungen Prozessanalyse MDS-Konzept Hardware / Software Prozess Change- Management Review und Reporting Geschäftsprozesse Druckkostenanalyse Prozessdesign Geschäftsprozess Redesign First-Level-Support Integration Managed Services Technologie + Infrastruktur Infrastrukturanalyse Infrastrukturdesign und -konsolidierung Rollout Vertragsmodelle und Service-Level-Agreements Automatisierte Supply-Versorgung Automatisierte Hardware, Wartung und Reparatur Analyse Design Umsetzung Betrieb Klassisches Modell; neues Kundenmehrwertmodell von bueroboss.de/kassebeer mds mehrweie // 03

4 Wir organisieren: Ihre tägliche Dokumentenflut Briefe, Faxe, s, Telefonnotizen, Gesprächsprotokolle der Büroalltag wird von immer mehr Kommunikationsmedien geprägt. Jedes einzelne Dokument muss gelesen, geschrieben, gedruckt und/oder verteilt werden. Durch diese aufwendigen Verwaltungsaufgaben werden unnötige Kapazitäten und somit wichtiges Kapital gebunden. Workflow-Optimierung Dokumentenprozesse sinnvoll ordnen und verwalten Intelligentes Dokumentenmanagement oder MDS unterstützt dabei die internen Workflows Ihres Unternehmens. Durch die direkte Digitalisierung von Dokumenten (Scan-to-Mail/Scan-to-Archive) können Sie Daten effektiv und sicher weiterverarbeiten. Abläufe werden beschleunigt und der Dokumentenfluss optimiert, sodass Ihre Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten und wichtiges Firmenwissen haben. Aufgrund einer Ist-Soll-Analyse Ihrer Workflows und der Aufnahme der abzubildenden Routinen entwickeln wir sinnvolle Optimierungsvorschläge für Ihre Prozesse, die mögliche Einsparpotenziale aufzeigen. Im darauf folgenden Schritt ermitteln wir einen Quotienten von Aufwand und Nutzen der Optimierung, um so den bestmöglichen Maßnahmenplan für die Umsetzung der Workflow-Optimierung zu definieren. Effizienz und Prozessverbesserung durch Workflow-Systeme: Kürzere Prozesszeiten Kürzere Ressourcenbindung (Mitarbeiter und Sachmittel) Ihre Vorteile: > Beschleunigung und Optimierung von Arbeitsabläufen > Erhöhung der Mitarbeitermotivation und der Kundenzufriedenheit weniger Wartezeiten, da Informationen schneller verfügbar/auffindbar sind > Vermeidung von Medienbrüchen in der internen und externen Kommunikation > Reduktion von Bearbeitungszeiten und somit -kosten durch automatisierte Übergabe von Dokumenten an MDS-Systeme und schnellere Verfügbarkeit von Informationen > Erfüllung gesetzlicher Datenschutzbestimmungen und unternehmensweiter Vorgaben Höhere Flexibilität Geringere Prozesskosten Höheres Prozessergebnis 04 // workflow-optmierung

5 Wir finden die günstigere Lösung: Für Ihren Dokumentenoutput Wussten Sie, dass Druckkosten im Durchschnitt 3 % des gesamten Umsatzes ausmachen? Viele Unternehmen sind sich über die Anzahl der bedruckten Seiten, die Vielfalt der Systeme und Modelle, die Auslastungskennzahlen, Seitenpreise, Kapitalbindung und Vertragsformen (Kauf, Leasing, Miete) nicht im Klaren. Druckkostenoptimierung Kapital sparen durch eine verbesserte Infrastruktur Mit Hilfe moderner Software analysieren wir Ausstattung, Verbrauch und Kosten Ihrer Drucker- und MFP-Flotte und vergleichen die so gewonnenen Fakten mit Ihren individuellen Anforderungen an das Druckmanagement. Auf dieser Basis erstellen wir ein Optimierungskonzept, das den Einsatz innovativer Digitaltechnik ermöglicht und die Anschaffungs- und Verbrauchskosten stark reduziert. Ihre Vorteile: > Transparente und fest kalkulierbare Kostensituation > Sämtliche Verbrauchsmaterialien werden von uns geliefert > Serviceabsicherung für alle Systeme > Investitionssicherheit für die Vertragslaufzeit > Einheitliche Systemlandschaft Das Ziel der MDS-Optimierung ist, das gesamte Dokumentenmanagement und die Druckinfrastruktur nachhaltig zu konsolidieren und so die Produktivität des Unternehmens zu erhöhen. So gewinnen Sie einen transparenten Überblick über Ihre Kostenstruktur im Druckmanagement und sparen zusätzlich Kapital und Personalressourcen ein. Infrastruktursystematik: Formular Management Datensicherheit Geschützter Druck Speicherung / Archivierung Input Erfassen und Bereitstellen 2 Managen Steuern, Regeln, Führen 3 Output Erstellung und Zustellung druckkostenoptmierung // 05

6 Wir steuern Output-Systeme: Damit Sie mehr Zeit haben Flottenmanagement oder Flottensteuerung (Fleet-Management) ist das Verwalten, Planen, Steuern und Kontrollieren von Druckerflotten, d. h., alle Geräte mit Papierausgabe werden überwacht, gesteuert und regelmäßig vom Service gewartet. Ihre Vorteile: > Optimierte Arbeitsabläufe, beschleunigte Prozesse, erhöhte Produktivität > Kein Stillstand des Systems durch zu spät bestellte Artikel > Permanente Kontrolle, Wartung und Servicearbeiten > Just-in-Time-Lieferung bei Verbrauchsmaterialien > Kostenkontrolle und Transparenz in Bezug auf wirtschaft liche Kennzahlen: Zählerstände, Auslastungen oder Problemsysteme > Kostenplanung und Budgetübersichten bis hin zur Verwaltung einzelner Kostenstellen > Moderne, effiziente Systeme immer auf dem neuesten Stand der Technik > Umweltschonend durch Reduzierung von Material Prozesskette Fleet-Management: Fleet-Management profitieren Sie von einem maßgeschneiderten Outsourcing-Modell Durch die Auslagerung von Organisation und Betrieb Ihrer Druckerflotte an uns gewinnen Sie zusätzliche Zeit für wichtige Aufgaben. Wir übernehmen für Sie nicht nur die Planung und Anschaffung Ihrer Output-Flotte, sondern steuern per Fernüberwachung auch die bedarfsgerechte Beschaffung von Verbrauchsmaterial sowie die pünktliche Einhaltung von Wartungsintervallen. Über Service-Level-Agreements vereinbaren wir mit Ihnen individuelle Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, wenn doch einmal ein Problem auftritt. Egal ob Reparatur oder Instandsetzung unsere Techniker sind auf alle marktüblichen Systeme geschult und garantieren eine schnelle Reaktionszeit. Zusätzlich erfassen wir permanent alle Zählerstände Ihrer Netzwerksysteme. So stehen die Daten jederzeit für Ihre Verbrauchsabrechnung sowie für individuell auf Sie zugeschnittene Reports zur Verfügung. Kunde 2 1 Report an Kunden Standort buerobo in Nort 06 // fleet-management

7 Wir kontrollieren Abläufe: Für Ihre Dokumentensicherheit Das gesamte Know-how von Unternehmen liegt oft in Form von Dokumenten vor. Bei der Handhabung dieser Dokumente ist eine Vielzahl von gesetzlichen Bestimmungen und unternehmensweiten Regelungen zu erfüllen. Mit unserer Output-Management-Software übernehmen Sie die Kontrolle, indem Sie den Dokumentenfluss in Ihrem Unternehmen überwachen und steuern können. Sicherheit eigenes Wissen zuverlässig schützen Ihre sensiblen Dokumente werden vom Ersteller an den Druckserver gesendet und können später nur von den berechtigten Personen durch eine persönliche Kartenidentifizierung am Drucker abgerufen werden. Der Datenstrom wird hierbei verschlüsselt verarbeitet und zusätzlich wird im System durch automatisierte Löschprozesse die heimliche Rekonstruktion der Daten von Unbefugten verhindert. Wir analysieren die Sicherheit von Dokumenten und Informationen im Zusammenhang mit deren Erstellung und Verarbeitung über Output-Systeme. Das Angebot umfasst dabei Kartenidentifizierung, Druckverwaltung und -management, Datenstromkonvertierung, kundenspezifischen Zugriff und Kostenverfolgung. Als Ergebnis reduzieren Sie Ihre Total Cost of Ownership und verbessern Ihre Dokumentensicherheit. Ihre Vorteile: > Erfüllung gesetzlicher Datenschutzbestimmungen und unternehmensweiter Vorgaben > Geringe Fehlerquote dank automatisierter Dokumentenverarbeitung > Automatisierte Übergabe von Dokumenten an DMS-Systeme > Hohe Mitarbeiterproduktivität durch zentrale Verfügbarkeit von Daten bueroboss.de/kassebeer Onsite-Server sammelt Daten, verpackt und verschlüsselt sie. Datenpaket wird über gesicherte Verbindung gesendet. ss.de/kassebeer heim Zählerstände VBM, Service Fleetserver entpackt Daten und integriert sie in die Fleet-Datenbank. Automatisierte Datenübermittlung bei Bedarfsentstehung an ERP-Sytem. Lieferung. softwad und sicherheit // 07

8 Diese Broschüre wurde aus FSC-zertifiziertem Recyclingpapier erstellt. wir fduen uns auf sie: buerboss.de/kassebeer Wilh. F. Kassebeer GmbH & Co. KG Matthias-Grünewald-Straße 42 // Northeim Free Call // Free Fax Webshop Öffnungszeiten Mo. Fr. 08:00 18:00 // Sa. 09:00 13:00 Stand April 2012, BL027_MPS, Änderungen vorbehalten, Copyright bueroboss.de/kassebeer, Aclewe.de