Dokumentenmanagement für technische Abteilungen Die Teich AG setzt syneris zur Verwaltung sämtlicher Zeichnungen ein

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1 Dokumentenmanagement für technische Abteilungen Die Teich AG setzt syneris zur Verwaltung sämtlicher Zeichnungen ein Verpackungsindustrie Projektdaten: Anwender: Teich AG Branche: Verpackungsindustrie Lösung: syneris Hersteller: Technodat Einsatzbereiche der Lösung: syneris wird zur Verwaltung sämtlicher Zeichnungen/Dokumente aus den Abteilungen Projektierung und Instandhaltung eingesetzt. Dies betrifft die Unternehmensbereiche: "Technische Projektierung", "Sicherheit & Anlagenmanagement", "Zeichnungsverwaltung allgemein" und auch die "Bescheidverwaltung". Betriebssystem: Windows Angebundene Systeme (Schnittstellen): Office, Outlook, MS-Project, SAP/PM, AutoCAD Ausgangssituation: Die Basis für das Dokumenten Management im Sicherheits- und Anlagenmanagement sind die Technischen Plätze in SAP (Anlagenstruktur). Anforderungen: Neben der "allgemeinen" Verwaltung von Dokumenten und Zeichnungen ist in diesem Projekt die Verbindung zur Instandhaltung mit SAP wichtig. Probleme bei der Umsetzung: keine Projektlaufzeit: 6 Monate Projektetat (Software / Umsetzung): jeweils ca Euro

2 2 Dokumentenmanagement In vielen Unternehmen wurde die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) von den kaufmännischen / administrativen Abteilungen initiiert. In diesem Bereich fallen oft große Mengen von Dokumenten an, sind standardisierte Prozesse wie z. B. die Verarbeitung von Eingangsrechnungen etabliert und es sind auch gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich Aufbewahrungsfristen und Archivierung Genüge zu tun. Aber auch die technischen Abteilungen eines Unter- nehmen sind immer stärker mit der zunehmenden Fülle an Dokumenten - und in diesem Fall auch von Zeichnungen/Plänen - und verstärkten Anforderungen hinsichtlich Nachvollziehbarkeit der Dokumentation von Prozessen (=> Haftungsfragen!) konfrontiert. Man denke nur an die umfangreiche Dokumentation die zum sicheren Betrieb einer Großanlage erforderlich ist. DMS für technische Abteilungen Unterscheiden sich nun DMS die für kaufmännisch/ administrative Prozesse eingesetzt werden von Systemen die für die Belange der technischen Abteilungen benötigt werden? Ja und nein. In der Basisfunktionalität unterscheiden sie sich nicht, da heute alle bewährten DMS über hohe Funktionalität verfügen und die "Standardaufgaben" für die Verwaltung von Dokumenten problemlos erfüllen. Was sind aber nun die Unterschiede beim Einsatz von DMS in der Technik? Und welche besonderen Anforderungen müssen solche Systeme erfüllen. Der auf den ersten Blick auffallende Unterschied ist, dass auch Pläne (Zeichnungen) zu verwalten sind. Diese Pläne können von den verschiedensten CAD- Systemen kommen (Maschinenbau, Bauwesen, Elektrotechnik) oder werden als Altbestand eingescannt, können großformatig sein und stellen daher Anforderungen für den Ausdruck auf dem Plotter ein integriertes Plotmanagementsystem ist dabei sehr hilfreich. Das Datenvolumen dieser Pläne ist im Normalfall sehr groß, was beim Arbeiten von räumlich entfernten Standorten aus zu unerfreulichen Antwortzeiten führen kann. Welche Funktionen sind daher gefordert? CAD-Schnittstellen: Ein für technische Abteilungen geeignetes DMS muss daher über Schnittstellen zu den gängigen AD-Systemen verfügen. Die wichtigste Funktion ist dabei, dass die Metadaten im DMS für einen Plan bi- direktional mit den Schriftkopfdaten des Planes gekoppelt sind. Diese Funktion ist auch sehr hilfreich wenn es gilt Altbestände von Plänen möglichst automatisch in ein DMS zu übernehmen. Preview: In vielen Fällen will ein Anwender "nur" kurz einmal nachsehen, was in so einem Plan enthalten ist. Oft auch nur um festzustellen ob es der richtige Plan ist, der für seine aktuelle Aufgabe benötigt wird. Wenn hier jedes Mal x-megabyte der Originaldatei zu übertragen sind, so wird sich die Freude in Grenzen halten. Hier kann mit einer leistungsfähigen Preview Komponente und einer vorhergehenden automatischen Konvertierung in ein kompaktes Preview Format Abhilfe geschaffen werden. Somit ist es auch möglich ohne Lizenz des speziellen CAD-Systems Pläne zu Viewen. Für die standortübergreifende Bearbeitung von Plänen/Dokumenten reduzieren Cache Server Technologien die Antwortzeiten. Workflow mit Berechtigung: Dass Pläne meist einem mehr oder weniger komplexen Workflow von der Erstellung, der Prüfung bis zur Freigabe unterliegen ist Standard und muss natürlich von einem DMS erfüllt werden können (inkl. Benachrichtigungsfunktion,

3 Dokumentenmanagement 3 Erinnerung, Verteilerfunktion und Vertreterregelung alles hinterlegt mit einem Berechtigungssystem). Dokumentenrelevante Geschäftsprozesse: Wenn wir nun einen Schritt weitergehen, so sind es spezielle dokumentenrelevante Geschäftsprozesse, die durch ein DMS abzubilden sind und erst durch die Standardisierung und Automatisierung dieser Prozesse durch IT-Werkzeuge ist ein Rationalisierungseffekt und damit ein positiver kommerzieller Effekt gegeben. Beispiel: Am Beispiel eines Wartungsprozesses zur "Überprüfung von Druckleitungen" einer Anlage soll dies aufgezeigt werden. Dokumentenworkflow für "Überprüfung einer Druckleitung" Für den sicheren Betrieb einer Anlage ist die Einhaltung von Vorschriften und Bescheiden und damit z.b. die periodische Überprüfung von Druckleitun- gen notwendig. Nachfolgend werden der Ablauf dieser Aufgabe und die Organisation der Dokumentation - beispielhaft - dargestellt. Im Wesentlichen müssen zwei Prozesse beachtet werden: - Die Durchführung der Aufgabe "Überprüfung von - Druckleitungen" (Hauptprozess) - Die dazu notwendige Dokumentationserstellung und verwaltung (Nebenprozess) Ablaufschritte zur Dokumentation der "Überprüfung von Druckleitungen" - Aus den Vorschriften (Druckgeräte-Überwa- chungsverordnung) leitet sich eine Arbeitsanweisung ab, wie im konkreten Fall die Überprüfung der Druckleitung zu erfolgen hat. - Diese Arbeitsanweisung durchläuft bei der Erstellung einen Bearbeitungs-, Prüf- und Freigabeprozess und es muss festgelegt werden, ab wann diese Arbeitsanweisung gültig ist.

4 4 Dokumentenmanagement - Änderungen dieser Arbeitsanweisung müssen ebenfalls diesen Prozess durchlaufen und die geänderten Dokumente werden mit entsprechenden Versionen versehen. - Wichtig dabei ist natürlich auch, dass eine Arbeitsanweisung in einem bestimmten Status (z.b. in Bearbeitung, freigegeben, gültig, ungültig) nur für einen bestimmten Personenkreis - geregelt über ein Berechtigungssystem - zugänglich ist. - Der Mitarbeiter kann die Prüfung der Druckleitung nur dann richtig durchführen, wenn er die richtige (= zuletzt gültige) Version der Arbeitsanweisung auch nachweislich gelesen hat. - Die richtige Version wird durch syneris sichergestellt. Mit dem Versenden der Arbeitsanweisung per an einen definierten Verteiler und dem Einfordern einer Lesebestätigung stellt syneris sicher, dass die Arbeitsanweisung auch gelesen wurde. - Nach der Durchführung der Prüfung der Druckleitung ist ein Prüfprotokoll zu erstellen bzw. das Prüfergebnis in ein Prüfbuch einzutragen. Dieses Prüfprotokoll kann ebenfalls ein durch syneris gesteuertes Prüf- und Freigabeverfahren durchlaufen. Einführung eines DMS Führt nun ein Unternehmen in seinen technischen Abteilungen ein DMS ein, so ist im Normalfall nicht nur ein einzelner Prozess durch ein DMS zu unterstützen, sondern die Anforderungen sind vielfältig und hängen auch immer davon ab, wie in den Unter- nehmen Aufgaben organisiert sind. Am Beispiel eines Kunden von Technodat, aus dem Bereich Verpackungsindustrie, soll dies dargestellt werden. Die 1912 gegründete Teich AG, mit Sitz in Weinburg (NÖ), ist mit über 750 MitarbeiterInnen ein Teil der Constantia Flexibles und der börsennotierten Constantia Packaging AG. Das Unternehmen ist ein international führender Anbieter flexibler Ver-packungsmaterialien. Aus den wichtigsten Rohstoffen Aluminium, Papier und Kunststoff werden weltweit qualitativ hochwertige Produkte für die Milchwirtschaft, Süsswaren-, Lebensmittel-, und Tiernahrungsindustrie sowie internationale Pharmakonzerne gefertigt und geliefert. Aufgabe war die schrittweise Einführung eines Plan- /Dokumentenmanagement Systems in den technischen Abteilungen. In einem ersten Schritt ist die Verwaltung von Daten bzw. der gesamten Pläne/Dokumente aus dem Bereich Anlagen-/Bestandsdokumentation geplant. Als wichtigste Anforderungen wurden beim Projekt- start genannt: - Online-Zugriff auf sämtliche Pläne/Dokumente über einen Windows- Client für alle berechtigten Anwender - Es muss auch die Möglichkeit geben, über View- en/preview die Pläne/Dokumente zu sichten (ohne CAD-Lizenz) - Sicherstellen, dass die "richtige" Version gefunden wird und nicht ein "falscher" Änderungsstand - Workflows (statusgebunden, Erinnerungen, Benachrichtigungen) - Mehrfachverlinkung der Dokumente/Pläne zu verschiedenen Strukturen - Umfangreiche Suchmöglichkeiten (Dokumentenarten (Kategorie)/Strukturen, Volltextsuche, Operatoren, Anlage von Favoriten zur Suche) - Der Ablauf des Änderungsdienstes soll verbessert/vereinfacht werden (Versionierung, Workflow ) - Das Speichern, Verwalten und Suchen von Zeichnungen muss personenunabhängig erfolgen können (je nach vergebenen Berechtigungen).

5 Dokumentenmanagement 5 - Zugriffsmöglichkeit aus SAP (Ausgangspunkte: Techn. Platz/Equipment, Auftrag, Meldung) auf sämtliche zugehörige Pläne/Dokumente per Knopfdruck - Abbildung der SAP Anlagenstruktur und Objektstruktur im DMS inkl. Verknüpfung sämtlicher zugehöriger Pläne/Dokumente - Kopplungen zu AutoCAD, MS Office, Adobe Acrobat sind gefordert - Das DMS soll immer erreichbar sein (24 Stunden, 7 Tage die Woche) - Plotmanagement - jeder Anwender soll drucken/ plotten können, auch wenn dieser das Originalprogramm (Bsp. AutoCAD) nicht installiert hat. Es ist nahe liegend dass die Umsetzung dieser Anforderungsliste auch wenn sie im Detail noch nicht vollständig ist ein klassisches Projekt ist, wobei im konkreten Fall das System syneris von Technodat mit firmenspezifischem Customizing zum Einsatz kommt. Viele Anforderungen werden durch Funktionen abgedeckt, die dem allgemeinen DMS-Standard entsprechen. Im Folgenden werden jedoch Kopplungen zu den Systemen SAP/PM und zu AutoCAD kurz beschrieben, die speziell in den technischen Abteilungen benötigt werden und die für den Kunden einen hohen Anwendungsnutzen darstellen. SAP PM-Kopplung Wie bei vielen Unternehmen das für die Produktion seiner Produkte umfangreiche Anlagen benötigt, setzt auch unser Kunde für die Instandhaltung SAP/ PM ein mit einer tiefgehenden Struktur für die technischen Plätze mit darunter befindlichen Equipments. Welche Funktionalität der SAP PM/ syneris-kopplung ist somit gefordert: - Es soll in syneris die SAP PM-Anlagenstruktur abgebildet werden. An diese syneris-struktur werden sämtliche relevante Dokumente (Pläne, Anleitungen ) gehängt. - Die SAP PM-Struktur wird mittels SAP-Reportdateien übernommen. Diese SAP-Reports sollen in bestimmten Intervallen (z.b. einmal wöchentlich) automatisch ausgeführt werden. - Über einen "Button" in SAP PM (SAP-Transaktion IH01 Strukturdarstellung) soll vom technischen Platz/Equipment ausgehend sofort die entsprechende Struktur in syneris aufgebrochen wer- den und sämtliche zugehörige Pläne/Dokumente angezeigt werden. Die syneris-preview-komponente ermöglicht die sofortige Plan-/ Dokumentenansicht, unabhängig davon welches Erzeugersystem dahinter steht. Die beschriebene Funktion soll ebenso via "Button" ausgehend von SAP Meldungen und SAP Aufträgen durchgeführt werden können. Direkter Zugriff auf Dokumente/Pläne aus SAP/PM

6 6 Dokumentenmanagement AutoCAD-Kopplung Es existieren bei intern erstellten AutoCAD-Plänen weitgehend einheitliche Vorlagen (Schriftköpfe). Diese Schriftkopfdaten sollen weitgehend automatisiert ausgelesen und als Metadaten im DMS verwendet werden. Funktionen für AutoCAD: - Aktualisieren der Schriftkopfdaten = der Austausch von Informationen (Metadaten) zwischen syneris und AutoCAD. Der Informationsfluss ist bidirektional konfigurierbar. - Verwalten von Xrefs und Hyperlinks - Speichern und Schließen über syneris / AutoCAD- Menüfunktionen AutoCAD Kopplung der Schriftfelddaten mit den Metadaten für die Zeichnung Integrationen Plan- und Dokumentenverwaltungssysteme führt man auch in den technischen Abteilungen nicht auf der grünen Wiese ein. Ein für die Anwender erkenn- barer Nutzen ergibt sich in den meisten Fällen erst dann, wenn die wichtigsten Applikationen wie Office, CAD-Systeme, GIS oder ERP mit dem DMS gekoppelt werden. Autor: Gerhard Haberl Dr. techn. Dipl. Ing. Gerhard Haberl, Ausbildung als Maschinenbauer und Mathematiker, ist Gesellschafter der Firma Technodat, Technische Datenverarbeitung GmbH. in Salzburg.