Trendstudie Stammdatenqualität Management Summary. Thomas Schäffer, Helmut Beckmann

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1 Thomas Schäffer, Helmut Beckmann Trendstudie Stammdatenqualität 2013 Management Summary Schriftenreihe Wirtschaftsinformatik herausgegeben von Prof. Dr. Helmut Beckmann

2 2 Über die Studie Trendstudie Stammdatenqualität 2013 Erhebung der aktuellen Situation zur Stammdatenqualität in Unternehmen und daraus abgeleitete Trends Thomas Schäffer, Helmut Beckmann 2014 Broschiert, fbg. 82 S., dt. ISBN (Print) ISBN (E-Book) Bereits erschienen ERP-Studie Erfolgsfaktoren für die Integration von Unternehmenssoftware in die Unternehmens-IT Helmut Beckmann, Thomas Schäffer 2014 Broschiert, fbg. 60 S., dt. ISBN (Print) ISBN (E-Book) Beide Studien können direkt unter oder im Buchhandel bestellt werden. Copyright 2014 Steinbeis-Edition Alle Rechte der Verbreitung, auch durch Film, Funk und Fernsehen, fotomechanische Wiedergabe, Tonträger jeder Art, auszugsweisen Nachdruck oder Einspeicherung und Rückgewinnung in Datenverarbeitungsanlagen aller Art, sind vorbehalten. Steinbeis ist weltweit im unternehmerischen Wissens- und Technologietransfer aktiv. Zum Steinbeis-Verbund gehören derzeit rund Unternehmen. Das Dienstleistungsportfolio der fachlich spezialisierten Steinbeis-Unternehmen im Verbund umfasst Forschung und Entwicklung, Beratung und Expertisen sowie Aus- und Weiterbildung für alle Technologie- und Managementfelder. Ihren Sitz haben die Steinbeis-Unternehmen überwiegend an Forschungseinrichtungen, insbesondere Hochschulen, die originäre Wissensquellen für Steinbeis darstellen. Rund Experten tragen zum praxisnahen Transfer zwischen Wissenschaft und Wirtschaft bei. Dach des Steinbeis-Verbundes ist die 1971 ins Leben gerufene Steinbeis-Stiftung, die ihren Sitz in Stuttgart hat Bildquelle S. 1: / Maksim Kabakou

3 3 Zum Inhalt Ausgangssituation Kaum ein Unternehmen wird sich im Zeichen des digitalen Informationszeitalters eine mangelhafte Datenqualität leisten können. Der Erfolg eines Unternehmens wird zukünftig davon abhängig sein, wie gut es mit Informationen umgehen kann und wie gut es in der Lage ist, aus Wissen Entscheidungen zu treffen und nachgelagerte Aktionen einzuleiten. Stammdaten stellen dabei die Grundlage für jegliche Informationen und Wissen dar und sind idealtypisch qualitativ sehr hochwertig. So ist es nicht verwunderlich, dass aktuelle Trends wie Mobility, Internet der Dinge, Big Data oder Datability treibende Kräfte für ein unternehmensweites Stammdatenqualitätsmanagement sind. Hinzu kommen zahlreiche unternehmensinterne Projekte aufgrund Internationalisierung, Firmenzukäufen etc. In vielen Unternehmen ist somit eine deutliche Bewusstseinsänderung hinsichtlich der Stammdatenqualität spürbar. Methodik Die Trendstudie Stammdatenqualität in Unternehmen wurde im Jahr 2013 durchgeführt und basiert auf einer empirischen Analyse einer Online-Befragung von 140 Unternehmen aus elf Branchen und unterschiedlichen Größen. Sie liefert Aussagen und Einschätzungen über die Erfolgsfaktoren und gibt Empfehlungen zur Umsetzung für die Stammdatenqualität in Unternehmen. Der Fragebogen enthielt 37 Fragen und wurde in vier Themenschwerpunkte gegliedert: 1. Allgemeine Fragen zum Unternehmen, 2. Fragen zur Daten- und Informationsqualität, 3. Fragen zur Validierung und Sicherung der Stammdatenqualität und 4. Fragen zur zukünftigen Ausrichtung und zu Handlungsfeldern. Zielsetzung Das grundsätzliche Ziel der Trendstudie war es, Maßnahmen zur Messung und Sicherung der Stammdatenqualität, die in den Unternehmen zum Einsatz kommen oder gar Standard sind, zu identifizieren. Ferner galt es, meist genutzte Praktiken für die Umsetzung eines unternehmensweiten Stammdatenqualitätsmanagements aus den verschiedenen Branchen zu erheben. Genau diese Aspekte greift die Studie auf, die die Hochschule Heilbronn im Studiengang Wirtschaftsinformatik durchgeführt hat. Jede Fragestellung wird mit Zielsetzung, quantitativer Auswertung, möglicher Korrelation mit anderen Fragen, Erkenntnissen und anzunehmenden Hypothesen dargestellt.

4 4 Das Wichtigste in Kürze Die Trendstudie zeigt, dass Großunternehmen einen deutlichen Vorsprung in der Umgangsweise mit der Stammdatenqualität gegenüber dem Mittelstand haben und der Handel als besonders aktive Branche auffällig ist. Den meisten Unternehmen fehlt es jedoch an einer unternehmensweiten Stammdatenorganisation und einer dazugehörigen Datenstrategie. So werden zwar den Fachabteilungen die Verantwortung zur Datenqualität zugesprochen, jedoch die unterstützenden Maßnahmen zur Umsetzung bzw. Fortführung, wie Budget und spezifische MDM- Werkzeuge etc., bleiben aus. Auch haben hier externe Berater, die als Navigatoren im Datendschungel fungieren könnten, das Nachsehen. Sie werden, wenn überhaupt, nur begleitend eingesetzt. Insgesamt entsteht der Eindruck, dass die Unternehmensentscheider das Thema Stammdatenqualität gemäß dem Motto Wasch mich, mach mich aber nicht nass! angehen. Auf der einen Seite hohes Verständnis, dass die Datenqualität eine direkte Auswirkung auf die Rentabilität im Unternehmen hat, aber auf der anderen Seite fehlt die Investitionsbereitschaft, das Thema professionell adäquat umzusetzen. Ergebnisse der Studie Als wesentliche Ergebnisse der Trendstudie sind zu nennen: Die drei wichtigsten Trends für Unternehmen: 1. Mobilgeräte überholen PCs, 2. Big Data Strategie und 3. Hybrid IT und Cloud Computing (Abbildung 1). 50 Prozent der Unternehmen haben Initiativen zur Verbesserung der Stammdatenqualität durchgeführt. Mittlere Unternehmen planen überproportional mehr Initiativen als Großunternehmen. 79 Prozent der Befragten teilen die Meinung, dass eine schlechte Datenqualität sich hoch bis sehr hoch auf die Rentabilität im Unternehmen auswirkt. Insbesondere das Top-Management vertritt diese Meinung. Mobilgeräte überholen PCs Big Data Strategie Hybrid IT und Cloud Computing Internet der Dinge Analysierte Entscheidungsprozesse Mobile HTML5-Applikationen Personal Cloud Enterprise App Stores Integrierte Appliances In Memory Computing Sonstiges 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 3,6% 17,9% 16,1% 14,3% 26,8% 25,0% 30,4% 30,4% Abbildung 1: Allgemeine Trends in den Unternehmen (n=56, Mehrfachnennung) 35,7% Die Unternehmen beurteilen die vorhandene Datenqualität auf 3 bei einer Skala von 1 bis 5. Dabei haben Produkt- und Materialstammdaten die höchste und Kunden- und Lieferantenstammdaten die niedrigste Datenqualität. 63 Prozent der Befragten sind der Meinung, einen hohen bis sehr hohen Aufwand zur Sicherstellung der Datenqualität zu haben. Die zugehörige Datenqualität ist jedoch eher mangelhaft als perfekt. 59 Prozent der Unternehmen, überwiegend mittelständische Unternehmen, haben kein festes Budget für die Sicherung der Datenqualität. Unvollständige Stammdaten sind die am häufigsten genannten Stammdatenprobleme, besonders bei Unternehmen mit Mitarbeitern und der Branchen Handel bzw. Automobilindustrie. 75 Prozent der Unternehmen führen Datenqualitätsprobleme auf Fehler bei der Dateneingabe zurück. Der Faktor Mensch ist Hauptursache für mangelhafte Stammdaten. 63 Prozent der Unternehmen ermitteln die Stammdatenqualität manuell und nach Bedarf. 46,4% 60,7%

5 5 Eine automatisierte Vorgehensweise weist eine deutlich höhere Datenqualität auf. 66 Prozent der Unternehmen verwenden Excel oder Access-Lösungen zur Validierung der Stammdatenqualität. 90 Prozent der Unternehmen, welche ein festes Budget haben, setzen allerdings spezifische MDM-Werkzeuge ein. 70 Prozent der Unternehmen sehen im sehr hohen manuellen Pflegeaufwand die größte Herausforderung zur Gewährleistung der Stammdatenqualität (Abbildung 2). Anteil manueller Pflegeaufwand ist sehr hoch Austausch von Informationen zwischen Ihrem Unternehmen und Geschäftspartnern wird gefordert Geschäftsprozesse sind verbesserungswürdig Geschäftsprozesse ändern sich häufig (neue Geschäftspartner, Adressänderungen) Das unternehmensinterne Wissen um Prozess- und Systemintegration ist ausbaufähig Standardisierung für den Datenaustausch ist nicht ausreichend Einsatz neuer Technologien (B2B, B2C, Datenpool, etc.) durch Geschäftspartner wird erwartet Sonstiges 0% 20% 40% 60% 80% 1,8% 28,6% 42,9% 50,0% 50,0% 50,0% 55,4% 69,6% Abbildung 2: Herausforderungen hinsichtlich Stammdatenqualität (n=56) 63 Prozent der Unternehmen teilen die Erwartung einer zukünftigen Stammdatenqualität, dass die Stammdaten zu jeder Zeit in hoher Qualität sofort verfügbar sind. 32 Prozent der Unternehmen, überwiegend Großunternehmen, planen konkret in den nächsten zwölf Monaten Maßnahmen zur Verbesserung der Stammdatenqualität. Die Maßnahmen erstrecken sich von reinen Organisationsänderungen bis hin zur Einführung neuer Datenqualitätswerkzeuge. Erkenntnisse der Studie Aus den Einschätzungen der Unternehmen lassen sich die wesentlichen Erkenntnisse ableiten: und Rentabilität für das Unternehmen, jedoch fehlt es an konkretem Nutzenpotenzial, eine entsprechende Datenqualitäts-Unternehmenskultur aufzubauen und mit entsprechenden Ressourcen auszustatten. Großunternehmen haben im Vergleich zu mittelständischen Unternehmen und Kleinstunternehmen einen Vorsprung in Sachen Stammdatenqualität. Allerdings haben die meisten mittelständischen Unternehmen und Kleinstunternehmen die Notwendigkeit erkannt und planen Initiativen. Der Fachbereich ist der wichtigste Unternehmensbereich zur Sicherstellung und Verbesserung der Stammdatenqualität. Jedoch wird in den meisten Fällen das Stammdatenmanagement nicht als eigenständige Aufgabe gesehen, sondern lediglich parallel zum normalen Tagesgeschäft betrieben. Eine durchgängige sowie langfristig orientierte Unterstützung von geeigneten MDM-Werkzeugen, Methoden und vor allem Daten-Experten fehlt weitgehend. Die Stammdatenqualität wird von vielen Fehlerquellen beeinflusst. Die häufigste Ursache von Datenfehlern liegt in der manuellen bzw. maschinellen Datenerfassung. Es kommen derzeit wenig spezifische MDM- Tools zur Validierung der Stammdatenqualität zum Einsatz. Stattdessen haben herkömmlichen Office-Werkzeuge, wie z.b. Excel, einen hohen Nutzungsgrad. Die Erkenntnisse geben einen Trend hinsichtlich derjenigen Faktoren an, die für eine erfolgreiche Umsetzung von Stammdatenqualitätsinitiativen und somit der unternehmensweiten Verbesserung der Stammdatenqualität zu beachten sind. So können Fehler vermieden und die Akzeptanz erhöht und somit das mit der Ein- bzw. Fortführung verbundene Verbesserungs- und Rationalisierungspotenzial genutzt werden. Das Top-Management sieht deutlich den direkten Zusammenhang zwischen Datenqualität

6 6 Trends der Studie Die wesentlichen Trends der Studie sind: Die Stammdatenqualität ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für den wirtschaftlichen Unternehmenserfolg. Ein quantifizierbarer Wertbeitrag der Stammdatenqualität zum Unternehmenserfolg in Form einer vollumfänglichen Nutzen-Kosten-Betrachtung (TCO) erhöht die Investitionsbereitschaft für eine Stammdatenqualitätsinitiative. Eine wohldefinierte Datenqualitätsorganisation in den Unternehmen (= ausgestattet mit klaren Verantwortlichkeiten, Kompetenzen und Budget) erhöht die Stammdatenqualität. Wissen, welche Stammdatenarten in welchem Prozess verwendet werden ( fitness for use ), Aufbau eines unternehmensweites Metadatenmanagements und Einsatz von spezifischen Technologien zur Automatisierung erhöht die Stammdatenqualität. Mit spezifischen MDM-Werkzeugen kann die Stammdatenqualität präziser bestimmt werden als mit herkömmlichen IT-Werkzeugen und erhöht die Stammdatenqualität. Die Nutzung von Klassifikationen erhöht die Stammdatenqualität in den Unternehmen. Fazit Zusammengefasst ist festzuhalten, dass die Trendstudie aufgrund der zunehmenden Digitalisierung den Nerv der Zeit trifft. Sie gibt eindeutig Aufschluss darüber, dass den Unternehmen die Notwendigkeit einer hohen Stammdatenqualität bewusst ist und aktuell auch über Umsetzungsmöglichkeiten nachgedacht wird. Allerdings werden Umsetzungsinitiativen nur zögerlich gestartet und die Aktivierung von erheblichen Verbesserungs- und Rationalisierungspotenzial nicht vollzogen. Als Leitmotiv für eine erfolgreiche Umsetzung von Stammdatenqualitätsinitiativen wurden aus den Ergebnissen, Erkenntnissen und Trends folgende vier Schlussfolgerungen herausgearbeitet: Stammdatenqualitätsmanagement ist ein Programm und kein Projekt. Stammdaten mit hoher Qualität steigern den Unternehmenserfolg. Die Verbesserung und Sicherung der Stammdatenqualität benötigt einen Sponsor mit hoher Entscheidungsbefugnis. Einfach starten und haben Sie keine Angst Fehler zu machen. Abschließend sei erwähnt, dass zur Erhöhung der Akzeptanz von Stammdatenqualitätsinitiativen in den Unternehmen insbesondere Wissenschaftler, Softwareanbieter und Berater massiv beitragen können, in dem sie für die Stammdatenqualität den Wertbeitrag transparent für Unternehmen ermitteln und darstellen.

7 7 Kompetenz in Stammdatenmanagement bzw. Daten- und Informationsqualität Hochschule Heilbronn Im Zentrum einer der wirtschaftlich stärksten Regionen Deutschlands, unweit der Ballungszentren um Stuttgart, Heidelberg und Mannheim, liegt die staatliche Hochschule Heilbronn. Mit über Studierenden ist sie die größte Hochschule für Angewandte Wissenschaften in Baden-Württemberg als Ingenieurschule gegründet, liegt heute der Kompetenz-Schwerpunkt auf den Bereichen Technik, Wirtschaft und Informatik. Angeboten werden an den drei Standorten Heilbronn, Künzelsau und Schwäbisch Hall und in sieben Fakultäten insgesamt 46 praxisnahe, international orientierte Bachelorund Masterstudiengänge. Forschung, Sprachförderung, die enge Kooperation mit Unternehmen aus der Region und die Vernetzung mit internationalen Partnerhochschulen werden in Heilbronn großgeschrieben. Studiengang Wirtschaftsinformatik der Fakultät für Wirtschaft und Verkehr Der Studiengang Wirtschaftsinformatik zählt zu den renommierten Studiengangangeboten der Hochschule Heilbronn. Durch die enge Zusammenarbeit mit den Unternehmen und Kommunen in der Region, in der Lehre, insbesondere in der angewandten Forschung und des Wissenstransfers, ist die Wirtschaftsinformatik mit der Schnittstelle zwischen Wirtschaft und Informatik erfolgreich unterwegs. Akquise von nationalen und internationalen Forschungsprojekten und Kooperationen mit ausländischen Partnerhochschulen, die die Berufsaussichten der Absolventen stetig verbessert, runden die Aktivitäten ab. Kompetenzzentrum Unternehmenssoftware Das Kompetenzzentrum Unternehmenssoftware (engl. Competence Center Information Systems (CCIS)) der Fakultät für Wirtschaft und Verkehr unter der Leitung von Herrn Prof. Dr. Helmut Beckmann (Studiendekan Wirtschaftsinformatik) bündelt alle Kompetenzen zu betriebswirtschaftlichen Anwendungen (Unternehmenssoftware) an der Hochschule Heilbronn. Als Mitglied und Projektpartner im University Alliances (UA) Programm von SAP koordiniert das CCIS den hochschulweiten SAP-Betrieb für Forschung und Lehre. Ein zentraler Kompetenz-Schwerpunkt im CCIS ist das Stammdatenmanagement bzw. die Daten- und Informationsqualität. Mittels angewandter Forschung werden Theorien, Methoden und Werkzeuge zur Verbesserung der Datenqualität in Unternehmen entwickelt und daraus praktische Vorgehensweisen auf Basis zahlreicher Projekte und branchenübergreifender Erfahrungen aufgestellt. Kontakt Hochschule Heilbronn Max-Planck-Straße Heilbronn Ansprechpartner Dipl.-Inf. Thomas Schäffer Telefon:

8 Kaum ein Unternehmen wird sich im Zeichen des digitalen Informationszeitalters eine mangelhafte Datenqualität leisten können. Der Erfolg eines Unternehmens wird zukünftig davon abhängig sein, wie gut es mit Informationen umgehen kann und wie gut es in der Lage ist, aus Wissen Entscheidungen zu treffen und nachgelagerte Aktionen einzuleiten. Stammdaten stellen dabei die Grundlage für jegliche Informationen und Wissen dar und sind idealtypisch qualitativ sehr hochwertig. So ist es nicht verwunderlich, dass aktuelle Trends wie Mobility, Internet der Dinge, Big Data oder Datability treibende Kräfte für ein unternehmensweites Stammdatenqualitätsmanagement sind. Hinzu kommen zahlreiche unternehmensinterne Projekte aufgrund Internationalisierung, Firmenzukäufen etc. In vielen Unternehmen ist somit eine deutliche Bewusstseinsänderung hinsichtlich der Stammdatenqualität spürbar. Die Trendstudie Stammdatenqualität in Unternehmen basiert auf einer empirischen Analyse einer Befragung von 140 Unternehmen aus elf Branchen und unterschiedlichen Größen. Sie liefert Aussagen und Einschätzungen über die Erfolgsfaktoren und gibt Empfehlungen zur Umsetzung für die Stammdatenqualität in Unternehmen. Der Fragebogen enthielt 37 Fragen und gliederte sich in vier Themenschwerpunkte: 1. allgemeine Fragen zum Unternehmen 2. Fragen zur Daten- und Informationsqualität 3. Fragen zur Validierung und Sicherung der Stammdatenqualität 4. Fragen zu zukünftigen Ausrichtung und zu Handlungsfeldern Jede Fragestellung wird mit Zielsetzung, quantitativer Auswertung, möglicher Korrelation mit anderen Fragen, Erkenntnissen und anzunehmenden Hypothesen dargestellt. Die Erkenntnisse geben einen Trend hinsichtlich derjenigen Faktoren an, die für eine erfolgreiche Umsetzung von Stammdatenqualitätsinitiativen und somit der unternehmensweiten Verbesserung der Stammdatenqualität zu beachten sind. So können Fehler vermieden, die Akzeptanz erhöht und somit das mit der Ein- bzw. Fortführung verbundene Verbesserungs- und Rationalisierungspotenzial genutzt werden.