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1 IBSolution GmbH Edisonstraße Heilbronn Tel. (+49) 7131/ Fax (+49) 7131/ IBSolution GmbH - alle Rechte vorbehalten. Der Name IBSolution ist eingetragene Marke. Alle anderen in diesem Dokument genannten Produkt- und Firmennamen sind möglicherweise Marken ihrer jeweiligen Eigentümer. Weitergabe und Vervielfältigung nur mit ausdrücklicher Genehmigung der IBSolution GmbH. Irrtümer und technische Änderungen vorbehalten. Im Zuge der Produktentwicklung behält sich IBSolution das Recht vor, Änderungen an Produkten und Leistungen, auch ohne vorherige Absprache, vorzunehmen.

2 SAP NetWeaver Master Data Management - Best Practices - Der Schlüssel zu einheitlichen und qualitativ hochwertigen Stammdaten

3 Inhaltsverzeichnis Vorwort 1 IBSolution Whitepaper Erfolgreich zum MDM-Projekt 1. Management Summary 2 2. Einleitung 3 3. Ansätze für Stammdatenmanagement 5 4. Organisatorischer Rahmen Commitment und Strategie Die richtigen Beteiligten Die gleiche Sprache sprechen Bewusstsein schaffen Prozessstandards entwickeln und implementieren Organisatorische Aufhängung Stammdaten-Lebenszyklus 9 5. IT-Strategie für MDM Infrastruktur Ausrichtung an IT-Strategie Vorgehensweise Vorbereitung Datenmodell Best Practice Ansätze Fazit 15 IBSolution Best Practices Branche: Automotive 16 Branche: Chemicals 17 Branche: Industrial Machinery & Components 18 Branche: Logistics & Transportation 19 Branchenneutral 20 Branche: Pharma 21 Branche: Utilities 22 IBSolution Best Practice Kunde Endress+Hauser 23

4 Nutzen Sie unseren Know-How Vorsprung! Sehr geehrte Damen und Herren, für eine erfolgreiche Unternehmenssteuerung ist es unerlässlich, dass jeder Bereich auf die gleiche Datenbasis zugreift. Nur so können Business-Entscheidungen richtig getroffen und Prozesse weltweit vereinheitlicht werden. Hierzu ist eine gemeinsame Business Logik in Ihrem Unternehmen notwendig, anhand derer die wichtigsten Stammdaten definiert sind. Diese Business Logik wird oft als Business Vokabular oder Meta Data bezeichnet. Wir unterstützen Unternehmen seit den Anfängen des SAP Master Data Management (MDM) darin, das richtige Business Vokabular für Ihre Stammdaten zu finden und bauen auf dieser Basis IT-Systeme, die eine dauerhafte Konsistenz in den Stammdaten ermöglichen. Mit über 20 erfolgreichen Projekten in diesem Bereich sind wir im SAP MDM Umfeld Marktführer in Deutschland. Ich freue mich, in diesem Kontext auch zwei aktuelle Bücher initiiert und mit verfasst zu haben. SAP Master Data Management und SAP NetWeaver sind beide im SAP PRESS / Galileo Press Verlag unter meiner Federführung erschienen. Schauen Sie sich unseren MDM Best Practice Ansatz an und sparen Sie sich teure Evaluierungs- und Testkosten. Wir begleiten Sie erfolgreich, wie unsere Referenzen aus den verschiedensten Branchen beweisen. Wir würden uns freuen, wenn Sie uns Ihr Vertrauen schenken und wir mit Ihnen gemeinsam das wichtige Thema Stammdatenmanagement gestalten können. Es grüßt Sie herzlichst Ihr Loren Heilig Geschäftsführer PS: Zum zweiten Mal in Folge hat die SAP Deutschland die IBSolution als Special Expertise Partner im Bereich SAP NetWeaver Master Data Management (MDM) ausgezeichnet. Somit gehört IBSolution auch künftig zu den bevorzugten Dienstleistern von SAP. Darauf sind wir sehr stolz. SAP NetWeaver Master Data Management Loren Heilig Steffen Karch Galileo Press Verlag / SAP PRESS SAP NetWeaver Steffen Karch Loren Heilig Galileo Press Verlag / SAP PRESS 345 Seiten 59,90 Euro ISBN Seiten 59,90 Euro ISBN

5 1. Management Summary Projekte des bereichs- und applikationsübergreifenden Stammdatenmanagements sind sowohl organisatorisch wie auch technisch eine große Herausforderung. Die Motivation, sich mit dem Thema Stammdatenmanagement auseinander zu setzen, kann aus unterschiedlichen Richtungen kommen. Das Thema Datenqualität und daraus resultierende Informationsqualität ist nur einer von vielen Aspekten des Stammdatenmanagements. In einem sich ständig verändernden Marktumfeld ist eine hohe Flexibilität gefragt. Zum einen wandeln sich die Organisationen selbst (Mergers & Acquisitions, Business Process Reengineering usw.) wie auch das Unternehmensumfeld und seine Stakeholder. Die notwendige Flexibilität in der Prozessgestaltung sowie der Unternehmensarchitektur lässt sich auf einen zentralen Aspekt zurückführen: Den Grundstein des Unternehmens, seine Stammdaten. Ansätze für Stammdatenmanagement Stammdatenmanagement und Serviceorientierung Vorgehensweise Stammdatenmanagement kann mit unterschiedlichen Ansätzen verfolgt werden: Operatives Stammdatenmanagement, wie z.b. mit einem zentralen ERP-Master, Analytisches Stammdatenmanagement, mit einer BI-Ausrichtung, oder Enterprise-Stammdatenmanagement, das objekt- und systemunabhängig ein bereichsübergreifendes Datenmodell sowohl für Analysen wie auch für operative Anwendungen zur Verfügung stellt. Dabei ist insbesondere der letzte Ansatz bezüglich einer Serviceorientierung interessant. Hierbei wird eine Flexibilität in der Gestaltung von Geschäftsprozessen erreicht. Ein zentrales Stammdatenwerkzeug erlaubt dabei die Kommunikation der Prozessbauteile, indem es eine Sicht auf das Stammdatum in eine andere übersetzt. Der Ablauf eines MDM-Projekts gestaltet sich insbesondere in den Phasen der Projektvorbereitung und der Konzeption als erfolgskritisch. Da Stammdaten das gesamte Unternehmen überspannen, ist es teilweise schwierig, die relevanten Prozesse und beteiligten Mitarbeiter zu identifizieren. Daraus muss sich allerdings ein Ownership-Konzept für Stammdaten ableiten, das zur Sicherung der Datenund Prozessqualität notwendig ist. Auch die Erarbeitung eines übergreifenden, zentralen Stammdatenmodells erweist sich häufig als komplex. Unterschiedlichste Anforderungen müssen nicht nur abgebildet, auch muss ein einheitliches Verständnis über diese Definition entwickelt werden. 2

6 2. Einleitung Stammdatenmanagement ist zurzeit in aller Munde. Dieses Whitepaper gibt Ihnen einen Überblick, wie Sie das Thema richtig angehen. Das Bewusstsein um die Wichtigkeit von Stammdatenmanagement nimmt immer weiter zu. Allerdings führen die sehr weiten Interpretations- und Anwendungsmöglichkeiten teilweise zu Unsicherheit gegenüber der Frage, womit man beginnen sollte. Dabei ist die Frage nach dem Womit bei weitem nicht so wichtig wie die Frage nach dem Warum. Häufig wird Stammdatenmanagement vornehmlich mit dem Aspekt der Datenqualität betrachtet. Der eigentliche Mehrwert bezüglich Qualität und Flexibilität von konsolidierten und bereinigten Stammdaten ergibt sich jedoch aus den Prozessen und einer verbesserten Prozessqualität. Stammdatenmanagement und Qualität Dieser Schluss wird erreicht, wenn der Gedanke eines zentralen Stammdatenmanagements konsequent zu Ende gedacht und zentrales Stammdatenmanagement als erster Schritt, als Grundlage für eine serviceorientierte Architektur gesehen wird. Anforderungen an eine serviceorientierte Architektur Die Realität von heute zeigt heterogene Organisationen und Systemlandschaften, fragmentiert in Abteilungen und Applikationen. Zunächst ist gegen diese Spezialisierung auf Kernkompetenzen und Funktionalitäten auch nichts einzuwenden. Allerdings ergeben sich Probleme, wenn Geschäftsprozesse abteilungs- und systemübergreifend ablaufen sollen. Heterogene Systemlandschaften So entstehen an den organisatorischen wie technischen Schnittstellen der Abteilungen Medienbrüche, die eine unternehmensübergreifende Sicht auf das gemeinsame Stammdatum nur schwer möglich machen. Zum einen kann dies Auswirkungen auf die operativen Geschäftsprozesse haben (wenn z.b. ein Kunde weiter beliefert wird, obwohl an anderer Stelle im Unternehmen bereits bekannt ist, dass er zahlungsunfähig ist). Andererseits sind analytische Prozesse fast unmöglich, da keine unternehmensweite, konsolidierte Sicht auf ein Stammdatum vorliegt. Verstärkt wird diese Problematik noch durch die Betrachtung der gesamten Wertschöpfungskette, wenn nicht mehr nur einzelne Abteilungen (z.t. auch outgesourcte), sondern auch Partner an solchen kollaborativen Geschäftsprozessen beteiligt sind (s. Abbildung 2.1: kollaborative Geschäftsprozesse). Somit kommen weitere, individuelle Sichten hinzu, die sich zumeist noch weiter grundlegend unterscheiden. 3

7 Abbildung 2.1: Kollaborative Geschäftsprozesse Organisatorische und technische Integration Somit bedarf es sowohl auf organisatorischer wie auch auf technischer Seite an Integration, um kollaborative Prozesse in angemessener Zeit und Qualität ablaufen lassen zu können. Allerdings ist es hierbei wichtig, nicht nur die aktuell bestehenden Prozesse zu optimieren, sondern sich auch ein gewisses Maß an Flexibilität für künftige Anpassungen offen zu halten. Diese beiden Ziele (Prozessoptimierung und Flexibilität) können sich in einer heterogenen Systemlandschaft mit abgegrenzten Applikationssilos widersprechen. In einer hochentwickelten, spezialisierten Systemlandschaft sind die einzelnen Abläufe häufig weitgehend auf den speziellen Anwendungsfall hin optimiert. Allerdings geht dabei die Flexibilität in der Anpassung dieser fest verankerten Prozesse verloren. Eine serviceorientierte Architektur schafft hierbei Abhilfe. Trennen von Applikations- und Prozesslogik Der Gedanke dabei ist es, die Prozesslogik von der Applikationslogik zu trennen. Dazu werden Applikationen in Services, d.h. einzelne Funktionalitäten zerschlagen, die auch individuell aufrufbar sind. Diese Services werden zentral verwaltet und können frei kombiniert werden. So kann zum Beispiel ein Service Bonitätsprüfung an beliebiger Stelle im Prozess eingefügt werden. Hierbei können die Services im Baukasten-System beliebig aneinander gereiht werden, um so die gewünschte Prozesslogik abzubilden. Dabei ist es natürlich wichtig, dass diese Services, die Bauteile unseres Konstrukts, dieselbe Sprache sprechen und sich so austauschen können. Das Vokabular dafür besteht aus Stamm- und Metadaten, die den Prozess als Rückgrat in seiner gesamten Länge umspannen. MDM als Übersetzer Es muss also für den Fall, dass unterschiedliche Vokabeln verwendet werden, ein Übersetzer zwischengeschaltet werden. Dieser muss in der Lage sein nicht nur unterschiedliche Sprachen, sondern auch unterschiedliche Dialekte interpretieren zu können. Es wird also ein Thesaurus benötigt, der unterschiedliche Definitionen und Sichten auf ein Stammdatum zusammenführt und übersetzt. Dazu ist ein zentrales Stammdatenmanagement-Tool sinnvoll, das unterschiedliche, bereichsspezifische Sichten auf ein und dasselbe Stammdatum zu einem globalen Objekt zusammenführt. Sowohl dieses globale Objekt wie auch das Beziehungswissen der lokalen Sichten dazu wird dem Prozess mit Hilfe eines Stammdatenmanagement-Tools zur Verfügung gestellt. 4

8 3. Ansätze für Stammdatenmanagement Es gibt viele unterschiedliche Ansätze, sich dem Thema Stammdatenmanagement zu nähern. Die wichtigsten dabei sind operatives, analytisches und Enterprise Stammdatenmanagement. In der Vergangenheit haben sich viele Unternehmen dem Thema Stammdatenmanagement auf unterschiedliche Art und Weise genähert. So wurden zum Beispiel Stammdaten in einem bereits im Unternehmen vorhandenen System (z.b. ein ERP System) als führend deklariert. Klassische Ansätze des Stammdatenmanagements Ein zweiter Ansatz war das Data Warehousing. Dabei wurden neue Systeme eingeführt als Enterprise Data Warehouse. Alternativ wurden für jedes Stammdatenobjekt spezifische Systeme (wie beispielsweise eine CDI (Customer Data Integration) Lösung für Kundendaten oder ein PIM (Produktinformationsmanagement) System für Produktdaten) eingeführt. In diesem Data Warehouse wurden die Stammdaten der einzelnen Systeme rein mit einem Reportinghintergrund zusammengeführt. Als Alternative (besonders mit Hinblick auf die in einer SOA gewünschten Flexibilität) bieten sich zentrale, generische Stammdatenwerkzeuge an. Ein zentraler ERP-Master mag im ersten Augenblick sehr attraktiv erscheinen: es wird keine zusätzliche Applikation erfordert und das Know-How ist zumeist schon im Unternehmen vorhanden. Allerdings ist man auch an die meist starren Datenmodelle und Strukturen des Systems gebunden, verliert also sehr an Flexibilität (z.b. was Erweiterungen des Datenmodells und Änderungen im Pflegeprozess angeht). Besonders hinsichtlich der Anbindung externer Quellen oder der Integration von Systemen unterschiedlicher Hersteller lässt dieser Ansatz zu wünschen übrig. Auch fehlen diesen Systemen häufig die notwendigen Bereinigungsroutinen, so dass dieser Ansatz nur dann praktikabel ist, wenn er von Anfang an gelebt und nicht nachträglich eingeführt wird. Operatives Stammdatenmanagement Data Warehousing Systeme, teils aber auch objektspezifische Stammdatensysteme, haben einen Auswertungshintergrund. So sollen Analysen über das Stammdatenobjekt die Informationen aus unterschiedlichen Quellen beinhalten. Hier wird eine zusätzliche Applikation benötigt, die aber nicht über die Verteilungsfunktionalität und häufig auch nicht über die Prozessunterstützung eines unternehmensübergreifenden, zentralen MDM-Tools verfügt. 5

9 Enterprise Stammdatenmanagement Solche zentralen MDM-Tools haben den Vorteil, dass sie nicht an eine bestehende Systemarchitektur oder Datenmodelle gebunden sind. Sie können applikations- und bereichsübergreifend (sogar unternehmensübergreifend) zentral Stammdaten vorhalten und Prozesse zur Verfügung stellen. Die generischen Modellierungsmöglichkeiten erlauben, dass alle Objekte im selben System verwaltet werden. Flexible Schnittstellen erlauben die Anbindung unterschiedlichster Datenquellen und -empfänger, sowie die Integration in eine SOA (s. Abbildung 3.1: Zentrales Stammdatenmanagement). Dieser Ansatz birgt somit den größten Nutzen in sich, bedarf allerdings auch einer ausgefeilten Strategie und zieht (vor allem organisatorisch) den höchsten Aufwand nach sich. Abbildung 3.1: Zentrales Stammdatenmanagement 6

10 4. Organisatorischer Rahmen Die organisatorische Einbindung sowie das Setup von MDM-Projekten sind zentrale Aspekte, die den Erfolg des Projektes beeinflussen. Der Erfolg eines Stammdatenmanagement-Programms hängt stark von der Einbindung in die Unternehmensorganisation ab. Zum einen betrifft das das konkrete Einführungsprojekt, für das einige, im Folgenden erläuterte Aspekte berücksichtigt werden müssen. Zum anderen ist auch der organisatorische Wandel nach der Einführung, auch im Hinblick auf Change Management, zu bedenken. Ein äußerst wichtiger Punkt in Stammdatenprojekten ist der organisatorische Rahmen. Hier können die meisten Fallen bzw. der größte Aufwand, wenn die Rahmenbedingungen im Vorfeld nicht umfassend geklärt sind, vermieden werden. Dabei sind die Herausforderungen in diesem Bereich sehr vielfältiger Natur. 4.1 Commitment und Strategie Alle Beteiligten (Fachbereich, IT und Entscheider im Management) müssen das Projekt unterstützen. So nahe liegend und simpel dieser Punkt auch klingen mag, so mangelt es doch häufig an der Unterstützung der Stakeholder. Zum einen sind das die Fachbereiche, die die Stammdatenverantwortung ihrer Daten aus ihrem direkten Einflussbereich hergeben müssen. Identifizierung und Unterstützung der Stakeholder Zum anderen fehlt teilweise auch die bereichsübergreifende Unterstützung für die Durchsetzung einer MDM-Strategie. Eine solche Strategie sollte den kompletten Lebenszyklus des Stammdatums umfassen. So kann z.b. ein Produkt durch eine übergreifende MDM-Strategie vom Zeitpunkt der Idee (Marktforschung) über die Entwicklung, Produktion, Vertrieb und schließlich After Market und Support jederzeit eindeutig identifiziert und prozessgesteuert verwaltet werden. Kleine Business Cases in abgegrenzten Bereichen sind durchaus hilfreich, um ein akutes Stammdatenproblem zu bekämpfen. Allerdings sollte dahinter eine langfristige Strategie stehen, die Problemen vorbeugt und angepasst an die Unternehmens- und IT-Strategie Konzepte und Standards vorgibt. Es muss also die richtige Mischung aus reaktivem und proaktivem Stammdatenmanagement gefunden werden. 4.2 Die richtigen Beteiligten Mit dem oberen Punkt geht sehr eng einher, dass für eine durchsetzbare Strategie und ein unternehmensweites Commitment die richtigen Projektmitglieder gefunden werden müssen. Zum einen ist ein sehr tiefes Verständnis des Themas auf inhaltlicher Seite nötig. Stammdatenmanagement kann also niemals ein reines IT-Thema sein. Zum anderen müssen auch versteckte Abhängigkeiten der Daten selbst aufgezeigt und gelöst werden. Es ist also ein breites Wissen über die bestehende Infrastruktur und auch die Lösungsmöglichkeiten auf IT-Seite nötig. Zu guter Letzt ist ein Management Sponsor erforderlich, der das Projekt entsprechend hoch aufsetzt, um es bereichsübergreifend mit dem entsprechenden Nachdruck aufzuhängen. Er sollte schnell Entscheidungen treffen oder herbeiführen können. Findung des Projektteams 7

11 Aus der bestehenden Organisationsstruktur müssen also alle Stakeholder (Fachbereiche, IT: MDM-Tool, IT: Infrastruktur, Management Sponsor) identifiziert werden. Genauso muss aber auch die zukünftige organisatorische Struktur gefunden und umgesetzt werden. Zentral spielt dabei ein Ownership-Konzept eine Rolle. Die Organisation muss angepasst und Stammdaten-Stewards und Governors identifiziert werden (Ansätze dazu sind im Kapitel 4.6 Organisatorische Aufhängung näher erläutert). Gemeinsames Verständnis schaffen Prozess und Auswirkungen transparent machen Best Practice Vorgehen 4.3 Die gleiche Sprache sprechen Im vorherigen Kapitel wurde zentrales Stammdatenmanagement als Thesaurus vorgestellt, der unterschiedliche Sprachen zusammenführt. Dazu müssen sich die Projektbeteiligten zunächst aber auf einen Satz an Vokabeln einigen, der als Basis für diesen Thesaurus dienen kann. Dies ist eine Beschreibung der übergreifenden Sicht und Definition des Stammdatums. Wie ein Glossar wird dieses am Anfang des Projektes definiert. Häufig haben unterschiedliche Bereiche auch eine unterschiedliche Vorstellung davon, was genau sich hinter einem bestimmten Attribut verbirgt, was überhaupt ein Stammdatum ist und wie das Modell dazu auszusehen hat. Vorab muss man sich also auf ein gemeinsames Verständnis einigen, das dann als Muttersprache für den Übersetzer dient. 4.4 Bewusstsein schaffen Ein hoch angesetztes Stammdatenmanagement ist zwar insoweit richtig platziert, als dass die strategische Bedeutung richtig erkannt und die Wichtigkeit entsprechend dargestellt wurde. Allerdings muss dabei berücksichtigt werden, dass mit diesen zentral bedeutsamen Daten täglich auf operativer Ebene gearbeitet wird. Es reicht also nicht aus, neue Prozesse zu definieren, noch mehr Pflichtfelder und Konsistenzprüfungen einzuführen. Jedem Benutzer, der ein Stammdatum anlegt oder ändert, muss klar sein, welche Auswirkungen die Qualität seiner Arbeit auf die Gesamtqualität der Analysen und Prozesse des Unternehmens hat. Die Folgeprozesse und weitere Verwendung der Daten muss soweit transparent dargestellt werden, dass jeder Beteiligte an den Prozessen die Auswirkungen abschätzen kann. 4.5 Prozessstandards entwickeln und implementieren Eng damit einher geht der Aspekt der Standards. Wenn die Pflege eines jeden Stammdatenobjekts unterschiedlich abläuft, können keine Synergieeffekte (sowohl im Verständnis der Mitarbeiter wie auch Prozess- und IT-seitig) erzeugt werden. Hier gilt es Best Practice Methoden zu entwickeln und diese so weit modular aufzubereiten, dass sie übergreifend eingesetzt werden können. Das können z.b. IT-seitig Verteilungsszenarien über dieselbe Middleware-Technik sein. Prozessseitig gilt es, u.a. gemeinsame Oberflächen und eine gleiche Art der Prozessführung aufzubauen. Häufig wird das Stammdatenmanagement eher von der analytischen Seite betrachtet, weil dort eben die offensichtlichen Probleme schlechter Reports auftreten. Aber die operative Seite, sprich warum im Lebenszyklus eines Stammdatums (also von der Anlage über alle Änderungen bis hin zur Inaktivschaltung) eigentlich wer was wann wie und wo tut, kommt dabei zu kurz. 8

12 4.6 Organisatorische Aufhängung Bei der Definition dieser neuen Prozesse muss natürlich zunächst geklärt werden, wo das Stammdatenmanagement in Zukunft am besten aufgehoben ist. Sollte die Datenhoheit weiterhin im operativen Bereich liegen oder sollte eine neue Funktion dafür eingeführt werden, ein Stammdaten-Steward? Wer ist eigentlich verantwortlich für das Stammdatum und wer hat welche Berechtigungen? Bei all diesen Fragen ist es aber auch wichtig, die Geschäftsprozesse nicht aus dem Blick zu verlieren. Wenn ein Mitarbeiter erst ein Stammdatum beantragen und dann mit der Erfassung seines Belegs warten muss, bis der Stammdaten-Steward den Antrag genehmigt hat, so wird damit keine Prozessverbesserung, sondern eher eine Verschlechterung erreicht. Es müssen also Verantwortlichkeiten, Berechtigungen und Prozesse so definiert werden, dass niemand in seiner täglichen Arbeit behindert wird, aber am Ende trotzdem das gewünschte Ergebnis herauskommt. 4.7 Stammdaten-Lebenszyklus Bei dieser Prozessbetrachtung muss automatisch der Lebenszyklus eines Stammdatums mitbetrachtet und entsprechend in die Prozesse eingebaut werden (s. Abbildung 4.3: Stammdatenmanagement ohne zentrales MDM-Tool und Abbildung 4.4: Stammdatenmanagement mit zentralem MDM-Tool). In den vorigen Abschnitten wurde bereits erläutert, dass in Geschäftsprozessen Flexibilität benötigt wird. Daher muss auch die Stammdatendefinition, die diesen Prozessen zur Verfügung gestellt wird, flexibel sein. Sowohl die Prozesse wie auch die Definitionen und Sichten eines Stammdatums unterliegen also einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der die Optimierungspotenziale eines Unternehmens weiter ausschöpfen kann. Somit wird es immer wieder Änderungsanforderungen an ein Stammdatenmanagement geben. Demnach ist es also wichtig, dies nicht als einmaliges Projekt zu sehen, sondern als anhaltendes Programm, geführt von einer langfristigen Strategie. Ownership-Konzept Change Management Abbildung 4.3: Stammdatenmanagement ohne zentrales MDM-Tool Abbildung 4.4: Stammdatenmanagement mit zentralem MDM-Tool 9

13 5. IT-Strategie für MDM Ein weiterer kritischer Aspekt neben der organisatorischen Einbindung ist die IT. Sowohl das Thema Infrastruktur als auch die Ausrichtung der MDM-Strategie an der übergreifenden IT-Strategie haben Einfluss auf den langfristigen Erfolg des MDM-Programms. Somit sind zwei Hauptaspekte bei der IT zu betrachten: zunächst die Integration in die bestehende Infrastruktur (es muss sichergestellt sein, dass die notwendigen Anforderungen eines zentralen MDM-Tools an Performance, Sicherheit, Backup und Recovery sowie Oberflächen und Verteilungsszenarien erfüllt werden können). Des Weiteren ist auch die Auswahl und Implementierung des MDM- Tools selbst eine IT-Aufgabe. Passend zur übergreifenden IT-Strategie muss das neue Werkzeug evaluiert und ausgewählt werden. Integration 5.1 Infrastruktur Die Integration einer MDM-Software in die bestehende Infrastruktur birgt einige Herausforderungen. Zum einen müssen bestehende Standards berücksichtigt werden, zum anderen möchte man sich möglichst viel Flexibilität schaffen. Zunächst einmal besteht eine Hauptaufgabe in der technischen Integration des neuen Systems in die bestehende Landschaft. Je mehr datenliefernde und datenempfangende Systeme an das zentrale Stammdatenmanagement angeschlossen werden sollen, desto komplexer wird dieser Vorgang. Insbesondere dann, wenn es sich um Systeme unterschiedlichen Typs und mit unterschiedlichen Modellen und Strukturen handelt. Empfehlenswert ist hier die Anbindung einer zentralen Verteilungsinstanz wie z.b. SAP NetWeaver PI (XI). So können sowohl technische Schnittstellen (z.b. bzgl. Datenformat oder Protokollen) wie auch inhaltliche Schnittstellen ( Mapping ) an zentraler Stelle verwaltet werden. Oberflächen Einhergehend mit diesem Aspekt ergibt sich auch die Frage nach der Gestaltung einheitlicher Oberflächen. Für die neu modellierten Prozesse müssen applikationsübergreifende Benutzerschnittstellen definiert werden, die die notwendigen Möglichkeiten der darunter liegenden Silos bieten, aber eine komfortable Prozesssteuerung ermöglichen. Hierbei bietet sich ein Portal als Benutzerinterface an. Dabei können sowohl die eigentlichen Oberflächen angepasst und gestaltet werden, wie aber auch Prozesse applikationsübergreifend gleich geführt werden. Sizing Essentiell ist auch das Thema Sizing für die neue Anwendung. Nicht nur bedarf ein so wichtiges Thema wie Stammdaten einer entsprechenden Hochverfügbarkeit und Sicherheit, genauso müssen auch die Datenvolumina beachtet werden, die in einem solchen System verarbeitet, vorgehalten und unmittelbar verteilt werden müssen. Auf keinen Fall darf der operative Geschäftsbetrieb durch das Einführen einer zusätzlichen Stammdateninstanz beeinträchtigt oder sogar das Ausführen von Geschäftsprozessen behindert werden. Dazu kann es sinnvoll sein, dass essentielle Systeme, wie z.b. ein ERP-System, die zentralen Stammdaten noch einmal lokal replizieren und für die eigenen Prozesse vorhalten. 10

14 5.2 Ausrichtung an IT-Strategie Im oberen Abschnitt wurde bereits das Thema Standards angesprochen. Doch damit sind nicht nur technische Standards gemeint. Auch Prozesse sollten weitestgehend standardisiert und industrialisiert werden. Ebenso das Thema der Software-Entwicklung. Prozessstandards Gerade mit dem Ziel der serviceorientierten Architektur vor Augen gewinnen IT- und Prozess-Standards bei der Definition und Orchestrierung von Services anhand von Prozessdefinitionen weiter an Bedeutung. Wenn also die langfristige IT-Strategie in Richtung einer serviceorientierten Architektur zeigt, muss sichergestellt sein, dass das neue zentrale Stammdatenmanagement-Tool mit dieser Strategie im Einklang steht und die gewünschte Marschrichtung unterstützen kann. Auch eine (strategische) Entscheidung für einen Software-Hersteller aufgrund der Kompatibilität mit der bestehenden Systemlandschaft oder auch inwieweit neue Systeme in eine bestehende Portallandschaft (Oberflächen-Strategie) integriert werden können, kann bei der Wahl des Stammdaten-Tools eine Rolle spielen. Hersteller-Strategie Es wird also nicht nur eine langfristige MDM-Strategie benötigt, sondern diese muss auch mit der langfristigen IT-Strategie im Einklang stehen. Neben der reinen Unterstützung der wertschöpfenden Prozesse hat die IT in den letzten Jahren auch Potenzial als Enabler bewiesen, wobei durch die IT erst neue Wertschöpfungen möglich wurden. Deshalb ist auch hier eine langfristige Strategie nötig, um diese Potenziale ausschöpfen zu können. Dabei muss ein Werkzeug von so zentraler Bedeutung wie ein MDM-Tool mit in diese Betrachtungen einbezogen werden. 11

15 6. Vorgehensweise Jede Reise beginnt mit dem ersten Schritt. Und auch für MDM-Vorhaben gilt es, sich einen Reiseplan zu erarbeiten, in Etappen zu untergliedern und konsequent zu verfolgen. In vorigen Abschnitten wurde bereits der Unterschied zwischen reaktivem und proaktivem Stammdatenmanagement erläutert. Dabei muss die richtige Mischung aus der unternehmensweiten MDM-Strategie und dem bereichsspezifischen Business Case, der kurzfristig Probleme löst, gefunden werden. In der Praxis hat sich ein solcher Mischansatz als erfolgreich erwiesen. Wie ein Pilotprojekt wird eine MDM-Lösung für eine überschaubare Anzahl von beteiligten Bereichen aufgesetzt. Nach und nach können (entsprechend der langfristigen Strategie) weitere Bereiche mit aufgenommen werden (Roll-out). Prozesse identifizieren und Transparenz Stakeholder Anforderungsanalyse Integration 6.1 Vorbereitung Zunächst gilt es, die bestehenden, relevanten Prozesse im Unternehmen zu identifizieren und zu analysieren. Es muss transparent gemacht werden, wer ein Stammdatenobjekt wo, wann und zu welchem Zweck benötigt. Ebenso muss der Lebenszyklus des Objekts betrachtet werden: Wer legt ein neues Stammdatum wann, wie, wo und warum an? Was ist mit Änderungen? Oder wenn ein Stammdatum gelöscht (bzw. auf inaktiv gesetzt) wird? Daraufhin können die Stakeholder ermittelt werden: Diejenigen Personen im Unternehmen, die ein Interesse an dem Objekt haben bzw. an seinem Lebenszyklus beteiligt sind, sowie deren Abhängigkeiten untereinander. Für diese Personen muss ein Ownership-Konzept erarbeitet sowie dessen Konsequenzen im operativen und analytischen Bereich transparent dargestellt werden. Der Punkt der Anforderungsanalyse ist nicht zu vernachlässigen. Einerseits entstehen durch die unterschiedlichen Beteiligten sehr vielfältige Anforderungen. Andererseits müssen diese Anforderungen auf ein realistisches Maß beschränkt und klar definiert werden, möchte man ein Fass ohne Boden vermeiden. Häufig ist es zum Beispiel so, dass die Anforderungen an die Datenqualität nicht klar definiert sind. Die etwas blauäugige Erwartung, dass eine hundertprozentige Datenqualität auch bzw. nur mit Einführung von Software zu erreichen ist, führt dabei schnell zur Enttäuschung. Die gestellten Anforderungen müssen also bezüglich geforderter Datenqualität, Funktionalität, Informationen im Datenmodell und nicht zuletzt der Prozessunterstützung deutlich eingegrenzt sein. Des Weiteren muss der bereits oben erwähnte Punkt der Integration sowohl in die Organisationsstruktur als auch in die langfristige IT-Strategie gewährleistet sein. Die Ziele der Implementierung gilt es, klar und deutlich zu formulieren und möglichst messbar zu gestalten. In der Design-Phase müssen zunächst die neuen Prozesse modelliert bzw. bestehende angepasst werden. Ebenso muss ein Datenmodell entwickelt werden, das umfassend den Anforderungen entspricht. 12

16 6.2 Datenmodell Eine der ersten Hauptaufgaben, der es sich zu Beginn der Modellierungsphase zu stellen gilt, ist die Abgrenzung der eigenen Stammdatendefinition. Zunächst muss bestimmt werden, welche Attribute überhaupt global relevant und systemübergreifend verfügbar sind bzw. sein sollen. Dazu müssen zuerst in den lokalen Systemen die Stammdaten von den restlichen Informationen abgegrenzt werden, was bereits eine inhaltliche Herausforderung ist. Aus diesen Stammdaten werden diejenigen Attribute identifiziert, die systemübergreifend vorhanden sind und bei denen eine zentrale, harmonisierte Verwaltung mit anschließender Verteilung Sinn macht. Stammdatendefinition Ein Fokus der Stammdatendefinition kann die Fachbereichssicht auf das Objekt sein. Hier wird definiert was eigentlich ein Stammdatenobjekt ausmacht, welche Attribute zur Klärung der Eindeutigkeit herangezogen werden können und welche zum übergreifenden Verständnis des Objekts notwendig sind. Ein weiterer Aspekt sind die Funktionalitäten, die durch das neue Tool abgedeckt werden sollen. Zum einen können dies Hilfsfelder sein, auf die die Funktionen der Software zugreifen, wie beispielsweise Flags. Zum anderen muss die Definition des Datenmodells auch die Gestaltung der notwendigen Rollen und Zugriffsbeschränkungen erlauben, die sich aus bestimmten Ausprägungen ergibt. Des Weiteren ist es unerlässlich, die abzubildenden Prozesse zu betrachten. Eventuell werden bestimmte Attribute zur Prozesssteuerung (z.b. eine Statusinformation) benötigt oder in einem weiteren Schritt des Lebenszyklus wird ein Attribut benötigt, dass zunächst nicht relevant erscheint. Funktionalität Prozesse Zusätzlich kann es notwendig sein, die Strukturen der Datenquellen und der empfangenden Systeme zu betrachten. Wenn der Stammdatenvorrat eines anderen Systems nur aus dem Stammdaten-Tool gefüllt werden kann, so muss das globale Datenmodell dies auch ermöglichen. Der klassische Ansatz der Datenmodellierung, ausgehend von einem konzeptionellen Datenmodell über ein logisches Datenmodell bis hin zu einem physischen Datenmodell, ist auch hier hilfreich. Der Standard des ER-Modells hat sich so weit durchgesetzt, dass er fast überall verstanden wird und somit eine gute Diskussionsgrundlage zwischen IT und Fachbereich darstellt. Allerdings sollten dabei nicht nur die Relationen betrachtet werden, sondern diese um einen eher objektorientierten Ansatz zur Betrachtung des Stammdatenobjekts erweitert werden. ER-Modelle 13

17 6.3 Best Practice Ansätze In den vorigen Kapiteln wurden die Best Practice Ansätze sowohl aus technischer wie auch aus fachlicher Sicht beschrieben. Doch genauso gibt es für Prozesse einige Anhaltspunkte, die bei den ersten Schritten in Richtung eines zentralen Stammdatenmanagements unterstützen können. Integration Organisation Zum einen resultiert die Einführung eines neuen Systems zunächst in neuen Schnittstellen. Daraufhin muss Folgendes beachtet werden: Oberflächen: Der Stammdatenverantwortliche sollte eine möglichst generische, zentrale Oberfläche angeboten bekommen, egal, ob er globale oder lokale Stammdaten pflegt. Eine Portaloberfläche ist also ratsam. In den lokalen Systemen muss die Pflege der globalen Attribute verhindert werden, um Inkonsistenzen zu vermeiden. Prüf- und Genehmigungsprozesse (mindestens 4-Augen-Prinzip) bewähren sich bei der Aufrechterhaltung einer höheren Datenqualität. Dabei sollte die Benutzerführung einheitlich gestaltet werden. Verteilungsszenarien sollten weitgehend standardisiert sein (zentrale Middleware) und zeitnah erfolgen, um die operativen Prozesse nicht zu beeinträchtigen. Des Weiteren erfolgen durch die Anpassungen der Prozesse Veränderungen in der organisatorischen Aufhängung und Verantwortung für die Stammdaten. Da aber weiterhin individuelle Bedürfnisse erfüllt werden müssen, ist eine hohe Flexibilität des MDM-Tools notwendig. Außerdem muss mit hohen Change Request Raten gerechnet werden. Somit muss auch nach der Einführung weiterhin der Einsatz von Ressourcen in diesem Bereich möglich sein. Das MDM-Team der IBSolution GmbH hat seine Projekterfahrungen in einem Kompendium von Einsatzszenarien für Sie zusammengestellt. Nach Branche und Stammdatenobjekt sortiert finden Sie dort wertvolle Hinweise über die Möglichkeiten von MDM. 14

18 7. Fazit MDM Projekte bergen großen und vielfältigen Nutzen, allerdings auch die Gefahr sich zu einem Fass ohne Boden zu entwickeln. Ein erfahrener Partner kann hier unterstützen. Vielmehr noch als in zahlreichen anderen Einführungsprojekten spielen eine Reihe kritischer Erfolgsfaktoren eine essentielle Rolle für den Ausgang eines MDM- Projekts. Notwendig ist ein Commitment aller Beteiligten einschließlich des Managements, um die geplanten Ziele umzusetzen. Eine globale und langfristige MDM-Strategie sollte verfolgt werden, um den Nutzen soweit wie möglich zu maximieren. Dabei muss vor allem die organisatorische Eingliederung sowie das anschließende Change Management funktionieren. Die richtigen Beteiligten müssen für das Projekt gefunden und ein umfassendes Ownership-Konzept implementiert werden. Dazu gehört zentral der Fachbereich. Ebenso spielt die IT-Infrastruktur eine Rolle, da sowohl die Verfügbarkeit als auch die Sicherheit eines so zentralen Themas gewährleistet sein müssen. Nicht zuletzt ist das Thema MDM ein zentraler Meilenstein bzw. eine Notwendigkeit auf dem Weg hin zu einer serviceorientierten Architektur, welche die Flexibilität und Wartbarkeit Ihrer Unternehmensarchitektur ermöglicht. Commitment Organisatorischer Rahmen IT-Infrastruktur Serviceorientierung 15

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