Teilprojekt Beschaffung - Dezentrale Prozesse

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1 Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld Teilprojekt Beschaffung - Dezentrale Prozesse Bielefeld,

2 Agenda Einleitung Einführung ARIS Überblick SAP SRM Die Prozesse in ARIS und die Unterstützung durch SRM Folie Nr. 2

3 Agenda Einleitung Gesamtprojekt Teilprojekt Beschaffung Konsequenzen im Einkauf Einführung ARIS Überblick SAP SRM Die Prozesse in ARIS und die Unterstützung durch SRM Folie Nr. 3

4 Einleitung Auslöser für die Einrichtung der Projektgruppe in 2008: Veränderte Rahmenbedingungen und politische Vorgaben (Land NRW, EU, HIS) Projekthistorie Was ist bisher geschehen? Erarbeitung eines Eckpunktepapiers Festlegung der wesentlichen Zielkategorien Aufnahme der Ist-Prozesse in den Bereichen Rechnungswesen (inklusive finanzrelevanter Personalprozesse) und Beschaffung Modellierung der Soll-Prozesse in den oben genannten Bereichen unter der Maßgabe der Einführung des Kaufmännischen Rechnungswesens Erstellung einer Ausschreibung Integrierte Finanzsoftware Erteilung des Zuschlags an die IBM zur Implementierung der neuen Prozesse mit der Software SAP IBM: Implementierung der Software SAP (IBM Hochschulmaster) IDS Scheer: Begleitung des Projektes mit den Themen Prozessmanagement, Change Management und Qualitätssicherung Folie Nr. 4

5 Gesamtprojekt Folie Nr. 5

6 Teilprojekt Beschaffung TP-Mitglieder Herr Hiemer, Reinelt, Pollhans (TP-Mitglieder UBI) Herr Dr. Diehl (TP-Leitung IBM), Herr Niemeyer (TP-Mitglied IBM), Herr Mautner (TP- Mitglied IBM) Herr Schönfeld, Herr Schondorff (Prozessexperten IDS Scheer für Beschaffungsprozesse) Folie Nr. 6

7 Konsequenzen im Einkauf Auftrag Einführung eines webbasierten, kataloggestützen Beschaffungssystems, das den dezentralen Interessen gerecht wird stärkere strategische Orientierung auf zentraler Ebene intensive Betrachtung der Schnittstelle zu den neuen Prozessen im Rechnungswesen Konsequenzen im Einkauf Die Einkaufsaktivitäten in der Universität Bielefeld werden ab Januar 2010 konform zu den in ARIS modellierten Prozessen ablaufen Systemische Unterstützung erhalten die Anforderer sowie die Einkäufer durch die SAP Software SRM (Supplier Relationship Management) Die Einführung der Prozesse sowie der Software geschieht im Verlauf diesen Jahres Folie Nr. 7

8 Agenda Einleitung Einführung ARIS ARIS Platform Grundlagen der Modellierung in ARIS Überblick SAP SRM Die Prozesse in ARIS und die Unterstützung durch SRM Folie Nr. 8

9 ARIS Platform Die ARIS Platform stellt integrierte Softwareprodukte zur Verfügung, die Unternehmen bei der kontinuierlichen Verbesserung ihrer Geschäftsprozesse unterstützen Im Rahmen des gemeinsamen Projektes wurden alle relevanten Prozesse (IST und SOLL) der Universität Bielefeld mithilfe des ARIS Business Architect aufgenommen und modelliert mit dem Ziel: Verbesserung der Prozesse Grundlage für die Softwareimplementierung Folie Nr. 9

10 Grundlagen der Modellierung in ARIS Die wichtigsten Objekte Wertschöpfungskette Funktion Ereignis Typ Anwendungssy stem Personentyp Konnektoren: UND-, ODER-, XOR-Regel Grober Aufbau eines Modells in ARIS Ebene 3 Ebene 4 Bedarf ist entstanden eprocure Bedarfdecker im Katalog suchen Dezentrale/ -r Anforderer/ -in Anforderung erstellen Bedarfsdecker im Katalog vorhanden Bedarfsdecker nicht im Katalog vorhanden eprocure Katalog zur Bedarfdeckung auswählen Dezentrale/ -r Anforderer/ -in eprocure Reinen Freitext eingeben Dezentrale/ -r Anforderer/ -in Katalog ist ausgewählt Reiner Freitext eingegeben Folie Nr. 10

11 Grundlagen der Modellierung in ARIS Bedarf ist entstanden Ereignis Ereignis löst Funktion aus Bedarfdecker im Katalog suchen Funktion Funktion erzeugt Ereignis Konnektor Bedarfsdecker im Katalog vorhanden Ereignis Bedarfsdecker nicht im Katalog vorhanden Ereignis Katalog zur Bedarfdeckung auswählen Funktion Reinen Freitext eingeben Funktion Katalog ist ausgewählt Ereignis Reiner Freitext eingegeben Ereignis Folie Nr. 11

12 Agenda Einleitung Einführung ARIS Überblick SAP SRM Funktionen des SAP SRM Nutzen des SAP SRM Grobe Systemarchitektur Klassisches Deployment Szenario Überblick Beschaffungsprozess mit SRM Die Prozesse in ARIS und die Unterstützung durch SRM Folie Nr. 12

13 Überblick SAP SRM SRM: Supplier Relationship Management Im Rahmen der SAP Business Suite fungiert SAP SRM als integrierte Lösung zur Automatisierung der Waren- und Servicebeschaffung SRM bietet eine innovative Möglichkeit, die Geschäftsprozesse hinsichtlich der Beschaffung zu optimieren und effizienter zu gestalten: Bessere Koordination Höhere Transparenz Optimierte Zusammenarbeit (intern und extern) Verkürzung der Beschaffungszyklen Reduzierung der Beschaffungsaufwendungen Folie Nr. 13

14 Funktionen des SAP SRM Zentraleinkauf Einkaufsanalysen Lieferantenmanagement Elektronische Ausschreibungen und Auktionen Kontraktmanagement Zusammenarbeit mit den Lieferanten im Sourcing Prozess Integration der Lieferanten in den Bestellprozess Generieren von Bestellungen Anlage und Bearbeitung von Stammdaten Vorerfassen von Rechnungen Dezentrale Anforderer Selbstständige Anlage von Bedarfsanforderungen im System (Wahl aus Katalogsystem und Freitextbestellung) für den jeweiligen Buchungskreis Genehmigungsvorschau und Statusabfrage des Warenkorbs Direktbestellung unter Wertgrenzen Standardauswertungen Genehmiger Genehmigung von Anforderungen per oder im System Warenempfänger Buchen von Wareneingängen Ggf. Lieferantenbeurteilung Folie Nr. 14

15 Nutzen des SAP SRM Effiziente Prozesse Einfaches, schnelles und modernes Tool Einfache Anlage von Anforderungen durch dezentrale Anforderer (Katalog und Freitext) Spürbarer Zeitgewinn aufgrund effizienterer Zusammenarbeit Einhaltung von Prozessen und Rahmenverträgen Unterstützung bei Ausschreibungsverfahren Transparenz und Übersicht im Einkauf Immer aktuelle Stati von Anforderungen, Genehmigungen, Bestellungen und Wareneingängen Budgetkontrolle Verbessertes Lieferantenmanagement Folie Nr. 15

16 Grobe Systemarchitektur HTTPs SRM-MDM Catalog HTTPs Add-on SRM ERP Web-Browser Katalog Mailserver Folie Nr. 16

17 Überblick Beschaffungsprozess mit SRM Intranet Eigenes ERP-System - Material/Leistung - Lieferant - Preise/Konditionen - Rahmenverträge - Buchhaltungsbeleg Kontierungsprüfung, (Kst,, Auftrag, PSP, Anlage) Bestellobligo Status überprüfen Bestellverbuchung Bezugsquellenzuordnung Lagerbestand Bestellung Auswertungen (BW) - WE-Beleg - Buchhaltungsbeleg WE-Belege Bestellung RE-Beleg Bestellllanforderung Eigener Katalog Einkaufskorb anlegen/ bearbeiten Lieferantenkatalog (z.bsp. Lyreco) Einkaufskorb genehmigen/ ablehnen SRM-System Content Management (SRM-MDM) Reservierung Bestellung Auftragsabwicklung Wareneingang bestätigen Rechnung Dokument Bestätigung Status Tracking Infos Rechnung genehmigen Rechnungsstatus prüfen Lieferanten ERP-System Kundenauftrag Lieferung Faktura Folie Nr. 17

18 Agenda Einleitung Einführung ARIS Überblick SAP SRM Die Prozesse in ARIS und die Unterstützung durch SRM Modellübersicht im TP Beschaffung Grundlagen SRM Nutzung Die Prozesse im Einzelnen Anforderung erstellen Kontierungskontrolle Genehmigung der Anforderung Ausschreibung Bestellung generieren Leistungserbringung Wareneingang Rechnungsprüfung Statusüberwachung Folie Nr. 18

19 Modellübersicht im TP Beschaffung Einteilung der Beschaffungsprozesse auf Level 3: Vorgelagerte Prozesse Primärprozesse Nachgelagerte Prozesse Für dezentrale Anforderer sind nur Prozesse innerhalb der Primärprozesse relevant Lieferantenstamm anfordern Materialstamm anfordern Rahmenverträge anlegen Lieferantenstamm löschen Materialstamm löschen Rahmenverträge löschen Vorgelagerte Prozesse Anforderung erstellen Kontierungskontrolle Genehmigung der Anforderung Bestellung generieren Leistungserbringung Wareneingang Rechnungsprüfung Ausschreibung Primärprozesse Bestellung Lagermaterial Abruf Lagermaterial Leistungsstörung Relevant für dezentrale Anforderer Nachgelagerte Prozesse Folie Nr. 19

20 Modellübersicht im TP Beschaffung Einteilung der Primärprozesse auf Level 3: Anforderung erstellen Kontierungskontrolle Genehmigung der Anforderung Bestellung generieren Leistungserbringung Wareneingang Rechnungsprüfung Ausschreibung Primärprozesse Relevant für dezentrale Anforderer Folie Nr. 20

21 Grundlagen SRM Nutzung Anmelden am SRM Folie Nr. 21

22 Grundlagen SRM Nutzung Portal-Desktop Der Portal-Desktop von SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM) bezieht sich auf die gesamte Portalansicht, einschließlich des angezeigten Inhalts und des Layouts. Er enthält auch die Werkzeuge, die Sie zum Personalisieren Ihres Portals benötigen. Der Portal-Desktop ist in die folgenden Bereiche untergliedert: Kopfbereich: Das ist der Bereich des SAP- SRM-Portals, der statisch bleibt, wenn Sie von einer Registerkarte bzw. Seite zur anderen navigieren. Dieser Bereich enthält die Einstiegsnavigation für das Arbeiten mit SAP SRM. Navigationsbereich: Das linke Fenster direkt unter der Seitenüberschriftsleiste ist für Navigations-iViews reserviert. Content-Bereich: Das ist der Teil des Desktops, der den Content anzeigt. Er besteht aus Seiten mit einem oder mehreren iviews und ändert sich, wenn Sie von einer Seite/einem iview zur anderen/zum anderen navigieren. Folie Nr. 22

23 Die Prozesse im Einzelnen: Anforderung erstellen Anforderung erstellen Anforderung erstellen Kontierungskontrolle Genehmigung der Anforderung Bestellung generieren Leistungserbringung Wareneingang Rechnungsprüfung Ausschreibung Primärprozesse Folie Nr. 23

24 Die Prozesse im Einzelnen: Anforderung erstellen Bedarf erfassen Folie Nr. 24

25 Die Prozesse im Einzelnen: Anforderung erstellen Voreinstellungen zum Einkaufswagen Folie Nr. 25

26 Die Prozesse im Einzelnen: Anforderung erstellen Katalog: Einfache Suche Folie Nr. 26

27 Die Prozesse im Einzelnen: Anforderung erstellen Katalog: Erweiterte Suche Folie Nr. 27

28 Die Prozesse im Einzelnen: Anforderung erstellen Katalog: Artikeldetails Folie Nr. 28

29 Die Prozesse im Einzelnen: Anforderung erstellen Katalog: Artikelvergleich Folie Nr. 29

30 Die Prozesse im Einzelnen: Anforderung erstellen Freitextanforderung Folie Nr. 30

31 Die Prozesse im Einzelnen: Anforderung erstellen Einkaufswagen: Alte Bestellungen und Vorlagen Folie Nr. 31

32 Die Prozesse im Einzelnen: Anforderung erstellen Einkaufswagen: Positionsübersicht Folie Nr. 32

33 Die Prozesse im Einzelnen: Anforderung erstellen Einkaufswagen: Details zur Position Folie Nr. 33

34 Die Prozesse im Einzelnen: Anforderung erstellen Einkaufswagen: Vervollständigen und Bestellen Folie Nr. 34

35 Die Prozesse im Einzelnen: Kontierungskontrolle Kontierungskontrolle Die Kontierungskontrolle ist ein Prozess, der ausschließlich systemintern abläuft. Es werden die im SRM eingegebenen Daten im ECC abgeglichen, wo ein Anforderungsobligo aufgebaut wird Durch den eindeutigen Login jedes Anforderers, kann die Kontierung immer klar zugeordnet werden, so dass der jeweilige User nur ihm zugewiesene Konten und Warengruppen für Anforderungen auswählen kann Anforderung erstellen Kontierungskontrolle Genehmigung der Anforderung Bestellung generieren Leistungserbringung Wareneingang Rechnungsprüfung Ausschreibung Primärprozesse Folie Nr. 35

36 Die Prozesse im Einzelnen: Genehmigung der Anforderung Genehmigung der Anforderung Das abgenommene Genehmigungsverfahren ist für jeden Fachbereich bindend Das System sucht anhand von dedizierten Warengruppen, Kontierungszuordnung und Wert der Anforderung die notwendigen (Fach-)Genehmiger und Fachbegutachter. Liegt z.b. eine einfache Katalogbestellung mit geringem Wert vor, muss diese nur durch einen Haushaltssachbearbeiter freigegeben werden und wird somit sehr zügig abgewickelt Ein Anforderer darf jeweils nicht gleichzeitig Genehmiger sein Anforderung erstellen Kontierungskontrolle Genehmigung der Anforderung Bestellung generieren Leistungserbringung Wareneingang Rechnungsprüfung Ausschreibung Primärprozesse Folie Nr. 36

37 Die Prozesse im Einzelnen: Genehmigung der Anforderung Zusammenspiel Anforderer, Genehmiger (vereinfacht) Anforderer 1. Genehmiger Anfordern System steuert nach WG, Kontierung und Wert Genehmigen (Mittel) (Teil)Ablehnen Auf Anforderung verzichten Geändert durch 1. Genehmiger angenommene Anforderung System steuert nach WG, Kontierung und Wert 2. Genehmiger Genehmigen (Anlage) (Teil)Ablehnen Geändert Folie Nr. 37

38 Die Prozesse im Einzelnen: Genehmigung der Anforderung Arbeitsvorrat Genehmigung Folie Nr. 38

39 Die Prozesse im Einzelnen: Genehmigung der Anforderung Genehmigung Einkaufswagen Folie Nr. 39

40 Die Prozesse im Einzelnen: Genehmigung der Anforderung Vertretung und Vertreter Folie Nr. 40

41 Die Prozesse im Einzelnen: Ausschreibung Ausschreibung Der Prozess Ausschreibung findet in erster Linie in der ZBA statt. Sind nach der Auswertung der Angebote Abweichungen vorhanden, wird durch den Einkauf Rücksprache mit dem Anforderer gehalten. Anforderung erstellen Kontierungskontrolle Genehmigung der Anforderung Bestellung generieren Leistungserbringung Wareneingang Rechnungsprüfung Ausschreibung Primärprozesse Folie Nr. 41

42 Die Prozesse im Einzelnen: Bestellung generieren Bestellung generieren Der Prozess Bestellung generieren findet in erster Linie in der ZBA statt. Sind bei der Prüfung von Freitextbestellungen Unklarheiten vorhanden, wird durch den Einkauf Rücksprache mit dem Anforderer gehalten. Anforderung erstellen Kontierungskontrolle Genehmigung der Anforderung Bestellung generieren Leistungserbringung Wareneingang Rechnungsprüfung Ausschreibung Primärprozesse Folie Nr. 42

43 Die Prozesse im Einzelnen: Bestellung generieren Dezentrale Beschaffungswege Bestellauslösung nach Genehmigung Katalogbeschaffung Direktbestellung für den Dezentraler Anforderer Beschaffung aus Rahmenvertrag Direktbestellung für den Dezentraler Anforderer Freitextbeschaffung Direktbestellung für freigegebene Warengruppen / unterhalb Wertgrenze Über ZBA für gesperrte Warengruppen / oberhalb Wertgrenze Folie Nr. 43

44 Bestellung generieren Bestellungskopie im ERP und Ausgabe per Drucker, Fax oder Folie Nr. 44

45 Die Prozesse im Einzelnen: Leistungserbringung Leistungserbringung Der Prozess Leitungserbringung ist ein rein externer Prozess beim Lieferanten. Anforderung erstellen Kontierungskontrolle Genehmigung der Anforderung Bestellung generieren Leistungserbringung Wareneingang Rechnungsprüfung Ausschreibung Primärprozesse Folie Nr. 45

46 Die Prozesse im Einzelnen: Wareneingang Wareneingang Anforderung erstellen Kontierungskontrolle Genehmigung der Anforderung Bestellung generieren Leistungserbringung Wareneingang Rechnungsprüfung Ausschreibung Primärprozesse Folie Nr. 46

47 Die Prozesse im Einzelnen: Wareneingang Suche nach Bestellungen Folie Nr. 47

48 Die Prozesse im Einzelnen: Wareneingang Bestätigung erfassen Folie Nr. 48

49 Die Prozesse im Einzelnen: Wareneingang Wareneingangsbeleg im ERP (Kopie) Folie Nr. 49

50 Die Prozesse im Einzelnen: Rechnungsprüfung Rechnungsprüfung Der Prozess Rechnungsprüfung findet zentral in der ZBA bzw. in der Finanzbuchhaltung statt Anforderung erstellen Kontierungskontrolle Genehmigung der Anforderung Bestellung generieren Leistungserbringung Wareneingang Rechnungsprüfung Ausschreibung Primärprozesse Folie Nr. 50

51 Statusüberwachung Die einzelnen Stati der Aktionen im SRM können jederzeit überprüft werden. Zum Beispiel: Status zur Genehmigung Status zu Folgebelegen Ausgewählte Daten zu Folgebelegen Änderungshistorie Folie Nr. 51

52 Statusüberwachung Übersicht Status Folie Nr. 52

53 Statusüberwachung Übersicht Status Folie Nr. 53

54 Statusüberwachung Status Folgebelege Folie Nr. 54

55 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Folie Nr. 55

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