Bestandsdatenerfassung Das Richtige richtig tun! Praxisnahe Vorgehensweise unter Berücksichtigung kommunaler Anforderungen Frankfurt a. M.,

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1 Bestandsdatenerfassung Das Richtige richtig tun! Praxisnahe Vorgehensweise unter Berücksichtigung kommunaler Anforderungen Frankfurt a. M.,

2 Übersicht Wozu dient die Bestandsdatenerfassung? Was will ich? Und was habe ich? Was ist zu tun? Wie geht man vor? Wie kaufe ich die Leistung ein? Wie führe ich die Bestandsdatenerfassung durch? Wie hält man die Daten aktuell? Seite 1 Facility Management Kongress 2015

3 Wozu dient die Bestandsdatenerfassung? Welche Liegenschaften umfasst mein Bestand? In welchem Zustand sind die Flächen, Gebäude & Anlagen? Wie hoch ist der jeweilige Instandhaltungsstau (Gebäude und TGA)? Wie ist die derzeitige Auslastung? Welche Daten benötige ich, um der Betreiberverantwortung gerecht zu werden? Seite 2 Facility Management Kongress 2015

4 Was will ich? Und was habe ich? Step 1: Welche Leistungen sind erforderlich? SOLL Definition der relevanten Gebäude und Anlagen Definition der Datenmenge (was) und dichte (wie) Wie sollen die Informationen später vorliegen (CAFM, Pläne, Excel, usw.)? Welche Daten werden in Zukunft erforderlich? Seite 3 Facility Management Kongress 2015

5 Was will ich? Und was habe ich? Step 2: Welche Informationen sind in welcher Qualität vorhanden? IST In welcher Qualität ist der Datenbestand? - Datenart - Papierpläne oder CAD? - Excel oder Papier, oder - Umfang - Welche Daten sind vorhanden Wie aktuell sind die vorhandenen Daten? Seite 4 Facility Management Kongress 2015

6 Was ist zu tun? Leistungsverzeichnis Erstellung eines passgenauen Regelwerkes: I. CAD-Dokumentationsrichtlinie II. CAFM-Dokumentationsrichtlinie III. Pflichtenheft für die Erfassung Seite 5 Facility Management Kongress 2015

7 Leistungsverzeichnis I CAD-Dokumentationsrichtlinie: Austausch extern und intern Angaben zur grafischen Gestaltung, - Berücksichtigung von bestehenden Standards wie zum Beispiel die DIN 1356 Deutsche Oper am Rhein in Düsseldorf Layerstruktur, u.v.m. HBZ Handwerksbildungszentrum in Münster Seite 6 Facility Management Kongress 2015

8 Leistungsverzeichnis II CAFM-Dokumentationsrichtlinie: Regeln zur Erzeugung von Gebäudedaten Anforderungen an die CAD-Daten Anlagenkennzeichnungssystem Regeln zur Berechnung von Raum- und Reinigungsflächen (DIN oder gif MF/G) Regeln zur Gewährleistung der Datenübertragung und Zusammenarbeit mit dem CAFM-System Seite 7 Facility Management Kongress 2015

9 Leistungsverzeichnis III Pflichtenheft für die Erfassung: Regeln für den Ortsvergleich Regeln für die örtliche Vermessung/ Erfassung Definition der Erfassungs- bzw. Vermessungswerkzeuge Datentiefe Genauigkeit Regeln für die Vermessung Regeln für die CAD-Kartierung Seite 8 Facility Management Kongress 2015

10 Wie geht man vor? - Durchführung 1. Repräsentatives Objekt bestimmen 2. Bestandsdatenaufnahme gemäß dem entsprechenden Regelwerk 3. Zwischenergebnis Prüfung der Ergebnisse 4. Abgleich des Regelwerkes mit den Erwartungen 5. Kontrolle des Datenimports in das entsprechende CAFM-System 6. Evaluierung und Anpassungen der LV s und Regelwerke 7. Prototyp-Zeichnung in CAD Seite 9 Facility Management Kongress 2015

11 Wie kaufe ich die Leistung ein? - Ausschreibung Step 1: Leistungsverzeichnis ( 3 teiliges Regelwerk) Gebäudeliste Preismatrix (verschiedene Erfassungsklassen) Zuschlags- und Eignungskriterien (auch f. EU-weite Vergaben) - zum Beispiel Testdatei etc. Step 2: Auswertung und Vergabe Seite 10 Facility Management Kongress 2015

12 Durchführung der Bestandsdatenerfassung Terminplanung (mit allen Beteiligten!) Durchführung: - Datenaufnahme vor Ort - CAD-Kartierung - CAD-Daten in das CAFM-System importieren Kontrolle der Daten, entsprechend des Regelwerkes Stichprobe vor Ort ggf. Überarbeitung und Abnahme Seite 11 Facility Management Kongress 2015

13 Wie hält man die Daten aktuell? Regelwerke leben Prozesse bestimmen, parallel zum Tagesgeschäft Verantwortungen/ Zuständigkeiten definieren Intervalle für Kontrollen festlegen Prozessbeteiligte klar informieren ggf. Einbindung von Externen Seite 12 Facility Management Kongress 2015

14 Fazit Zentrales Datenmanagement stellt die Grundlage für ein effizientes und effektives Tagesgeschäft dar Es gibt Methoden um den min. Datensoll zu definieren Anforderungsgerechter und damit günstiger Einkauf ist möglich Aktualität und Nachhaltigkeit ist erzielbar Ziel: Auskunftsfähig werden und vor allem bleiben Seite 13 Facility Management Kongress 2015

15 Lösungen erfordern Diskussionen Michael Maria Schiffner Ingenieur-Gemeinschaft Schiffner Münsterstr Düsseldorf Fon: Fax: Bernd Schlockermann Facility Care AG Fridtjof-Nansen Weg Münster Fon: Fax:

16 Seite 15 Facility Management Kongress 2015

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