N+P Informationssysteme: IT-Lösungen aus einer Hand

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1 Gebäudemanagement der Kommunalen Immobilien Jena Kostenreduktion und Optimierung der Arbeitsabläufe mit dem CAFM-System SPARTACUS Facility Management " Tobias Wolfrum, Projektleiter Schulimmobilien, Eigenbetrieb Kommunale Immobilien Jena Oliver Rohr, SPARTACUS-Projektmanager, N+P Informationssysteme GmbH

2 N+P Informationssysteme: IT-Lösungen aus einer Hand Gründung: 1990 Servicestützpunkte: Vertriebsniederlassung: Mitarbeiter: 84 Philosophie: Aufgabenspektrum: Stuttgart, München, Hamburg Würzburg Integration von Standardprodukten führender Hersteller durch Eigenentwicklungen und Dienstleistungen Projektierung, Einführung und Betrieb von IT-Systemlösungen (z. B. CAD, ERP) Wertschöpfung: IT-Systemintegration Service Softwareentwicklung

3 Anspruch

4 Datenverwaltung Alphanumerisch Grafisch Multimedial SPARTACUS Facility Management N+P 01/2007

5 SPARTACUS-Engagement Mitglied des GEFMA e.v. Zertifizierung durch die FIDUCIA IT AG Entwicklungspartner CAFM-Schnittstelle zu ILORES Oracle-Partner Microsoft Gold Certified Partner

6 Kommunale Immobilien Jena Eigenbetrieb der Stadt Jena mit eigenem Wirtschaftsplan (Doppik) seit 2003 Alle bebauten + unbebauten verkehrsfähigen Grundstücke der Stadt Jena im Sondervermögen von KIJ 405 Gebäude auf 489 ha Mieteinnahmen 2007: ca. 14,4 Mio Betriebskosten 2007: ca. 9,5 Mio (fallend) Investitionen 2007 (ohne BU): 23,5 Mio (davon 11,2 Mio Fördermittel) Beschäftigte: 162 (davon 90 Mitarbeiter technisches Personal wie Hausmeister, Reinigung etc.)

7 Frühere Praxis der Gebäudeverwaltung Datensammlung und Datenhaltung dezentral und redundant Datenanalysen nicht wirklich möglich Ineffiziente Bereitstellung von Entscheidungsgrundlagen Mangelnde Kostentransparenz

8 Ansätze bei der Gründung von KIJ Gebäudeverwaltung während des gesamten Lebenszyklus zentralisieren Schnell und alles auf einmal Einführung des Mieter-Vermieter-Modells sofort und umfassend Kosten- und Datentransparenz erzeugen

9 Bestehende Software/Datenbanken mit Gründung KIJ Buchhaltungssoftware (fremd, Oracle) Bewertungssoftware (eigen, Access) Mietkalkulationssoftware (eigen, Access) Gebäudeliste (eigen, Excel) Mietvertragsliste (eigen, Excel) Raumprogramme (eigen Excel) Wartungsverträge (eigen, Excel) Projektsteuerung (fremd, Oracle) CAD-Pläne in DXF/DWG und Papier (fremd)

10 So geht es nicht!

11 Ziele CAFM-Projekt Realisierung einer einheitlichen Lösung zur Abbildung aller Gebäude-Lebenszyklusdaten Möglichkeiten zur Gewinnung und Haltung der strategischen Daten für die Steuerung der Immobilien schaffen Beschleunigung und Vereinheitlichung der Arbeitsprozesse

12 Einfache Fragen beantworten: Wie groß ist die Leerstandsquote? Wiehochsinddie Bewirtschaftungskosten pro qm BGF? Wie hoch sind die Mietererlöse pro qm HNF?

13 Lösungsansatz: SPARTACUS Facility Management N+P 11/2005

14 Installation der Module Standardsystem: 7. KW 2004 Betriebskostenabrechung: 22. KW 2004 Objektbewertung: 35. KW 2004 Flächenmanagement: 45. KW 2004 Vertragsmanagement: 51. KW 2004 Objektbudgetierung: 5. KW 2005 Mietkalkulation: 25. KW 2005 Energiemanagement: 42. KW 2005 CAD-Kopplung: 5. KW 2006 Erweiterungen/Anpassungen: laufend

15 Aktuelle Projektschritte Bearbeitung der BKA 2006 Dateneingabe Raumbuch Datenübernahme CAD Erweiterung Energiemanagement Komplettierung Wartungsverträge

16 Weitere geplante Module/Funktionalitäten Technisches Objektmanagement Investitionsprojekte planmäßige Bauunterhaltung unplanmäßige Bauunterhaltung (Havarie etc.) Inventarisierung Umzugsmanagement Erfassung von Hausmeistertätigkeiten über mobile Endgeräte

17 Was wurde in die Software integriert? Objektbewertung Mietkalkulation Diverse Excellisten Buchhaltungssoftware E+S (nur lesend) Automatische Liegenschaftskarte CAD-Pläne in SVG-Format

18 Ergebnisse und Erfahrungen Es gibt kein gutes CAFM-Programm für Kommunen von der Stange. Schwerpunkt eines Projektes muss auf der alphanumerischen Seite liegen. Graphik ist schick, aber erst im zweiten Schritt interessant. Schon durch das Projekt klären sich viele Prozesse - Der Weg ist das Ziel? Das Ganze ist zeit- und arbeitsintensiv.

19 War die Auswahl richtig? Aus Geschäftsbeziehung wurde Partnerschaft mit N+P. Das Programm funktioniert und erfüllt die Erwartungen. Das, was wir geschafft haben, hätten wir mit keinem anderen Anbieter erreichen können.

20 CAFM ein Allheilmittel? Ein gutes CAFM-System ist in der Lage, das Fieber des Patienten exakt zu erfassen. Gesund wird er aber erst durch die Verabreichung von (meistens bitterer) Medizin!

21 Veranstaltungen 2007 (Auswahl) Messe Facility Management, April 2007 FM-Forum in der IHK Chemnitz, 20. Juni 2007 SPARTACUS-Forum, 12. September 2007

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