Haushaltsmanagement in einer Flächenorganisation

Transkript

1 Haushaltsmanagement in einer Flächenorganisation Workshop Finanzen - Magdeburg Ein Praxisbericht aus dem Freistaat Thüringen Referent Ralf Pätzold Thüringer Finanzministerium (TFM)

2 4 Vortragsteile 1. Zum Projekt HAMASYS 2. DV-organisatorische Umsetzung der Flächenorganisation 3. Umfang der eingesetzten Software (Web und C/S) 4. Erfassungsnormierung und reduzierung durch Vorlagen 2

3 Projektziele HAushaltsMAnagementSYStem HAMASYS Einführung eines integrierten IT-Verfahrens zur kompletten Abbildung des gesamten Haushaltskreislaufes - Kabinettbeschlüsse 10/2003 für 1. Teilprojekt / 08/2009 für 2. Teilprojekt - 1. Teilprojekt Mittelbewirtschaftung / Kasse 2. Teilprojekt Haushaltsplanung 3. Teilprojekt KLR (in geeigneten Bereichen) 4. Teilprojekt Steuerung Landeshaushalt 3

4 Ausgangssituation 1.Teilprojekt Kein bisheriges zentrales Mittelbewirtschaftungsverfahren vorhanden Mittelverteilung formlos schriftlich Mittelbewirtschaftung manuelle HÜL, Anordnungen per Formblatt Keine zentrale bzw. automatisierte Mittelkontrolle Kasse -> KASS-TH (3 Standorte, verteilte Daten) HH-Rechnung diverse Textdokumente und Tabellen 4

5 Projektorganisation / Zeitraum Projektgruppe im TFM Projektleitung Behördeneinführung Schnittstellen / Berichtswesen / Digitale Signatur / Nutzereinrichtung Schulungseinrichtung Bildungszentrum Gotha ZIV (Zentrum für Informationsverarbeitung) Applikation Datenbanken 5

6 Projektverlauf / Etappen Wichtige Etappen Begleitung durch Beratungsunternehmen Ausschreibung (schriftlicher Teil, Teststellung) Aufbau Produktivmandanten (Land, Bund) Pilotierung / Konsolidierung Rollout Ausschreibung / Einrichtg. Pilotierung Rollout Restaufgaben

7 Rollout Behördeneinführung von insgesamt 242 Behörden landesweit 2006 Pilotierung Änderung Kassenorganisation Ehemals 3 Staatskassen (Erfurt, Gera, Suhl) Jetzt 1 Landeshauptkasse (Erfurt) Änderung Organisationsstruktur in 2009 (Projektgruppe TFM -> Kompetenzzentrum LFD) 7

8 Organisationsstruktur ab 2009 HAMASYS Kompetenzzentrum (KTZ) in der Landesfinanzdirektion (LFD Erfurt) 8

9 Aktueller Projektstand Ziele Mittelbewirtschaftung / Kasse erreicht? ab > 242 Behörden sind produktiv Auszahlungs-AO p.a. / Annahme-AO p.a.,! ca Nutzer landesweit! Kein produktiver Bundesmandant (HKR Bundeskasse) Doppelte Anzahl an Schnittstellen als erwartet! (ca. 35 Vorverfahren sind angeschlossen) Organisationsstruktur Landeshauptkasse, Justizzahlstelle, Kompetenzzentrum in der LFD geschaffen Wirtschaftlichkeit erreicht, 100 Personalstellen weniger 9

10 Freistaat Thüringen - Flächenorganisation 1 Datenbank 1 Mandant 242 Behörden 4000 Nutzer 2,5 Mio Belege p.a. Zugriff auf die Anwendung über Landesdatennetz / Browser Umfangreiches Rollen und Berechtigungskonzept Organisationsstruktur hinterlegt -> Struktureinheiten (web) Jede Behörde über eigene Rechte abgegrenzt große Behörden über mittelbewirtschaftende Stellen untergliedert Haushaltsstruktur über Rechte differenziert (z.b. Kapitel oder Titel Ebene) Zentrale / dezentrale Zahlungspartner (ca Dauerpartner) ca. 100 Anwendungsrechte / ca Satzrechte 10

11 Zentrale Vorgaben für alle Nutzer / Behörden Behördennummern (4-stellig) in der Kostenrechnungssicht Haushalt, Kostenstelle und Kassenzeichen Weitere Untergliederungen nach Bedarf der jeweiligen Behörde Teilweise wird auf Produkte und Projekte gebucht (z.b. Straßenbauämter) Kassenzeichen = Posten wird automatisch beim Speichern des Beleges vergeben Kassenzeichenregel > Behördennummer + Jahr + lfd.nr. + Prüfziffer Insbesondere wichtig für die Zahlungsaufforderungen, Rechnungen, Kostenbescheide Behördenbezeichnung im Verwendungszweck Vorgabe zur Partnererfassung (z.b. Name, Vorname) Partnerdublettenprüfung in der Software (noch nicht produktiv) 11

12 Landeshauptkasse 1 zentrale Kasse Zahllauf unbarer Zahlungsverkehr (Terminketten beachten!) Eilige Zahlungen / normale Zahlungen / Auslandszahlungen wenig Bankrückläufer (Prüfung BLZ/KtoNr. aktiv) Automatischer Zahlungsabgleich Kontoauszugsverarbeitung Organisatorisch gegliederte Girokonten (ca. 60 Girokonten) Für Einzahlungsbereiche (z.b. Forstämter) virtuelle Girokonten (ca. 80) Zuordnungsquote ca. 80% 90% über Kassenzeichen Direkte Zuordnung zu Verwahrungen der Dienststellen Mahnwesen + Vollstreckungsersuchen (AHE) ca Mahnungen + AHE p.a. 12

13 Zentrale Verfahrensbetreuung - KTZ Hierarchischer Organisationsaufbau Fachreferat im TFM Kompetenzzentrum (KTZ) in der Landesfinanzdirektion ZIV Rechenzentrum Schulung - Bildungszentrum Hohe Verantwortung im KTZ für funktional richtigen Betrieb des Verfahrens Umfangreiche Qualitätssicherung aufgrund sehr komplexer, vielfältiger Geschäftsvorfälle nötig breites und tiefgründiges Wissen über Ablaufprozesse in den Behörden notwendig Umfassende haushaltsrechtliche Kenntnisse erforderlich 13

14 Funktionsinhalt in Thüringen Anwendung MachWeb Alle Landesbehörden i. S. anordnender Stellen arbeiten mit MachWeb Mittelverteilungen (ausgehend von der HH-Planung) Vorbindung, Festlegung Anordnungswesen (Belegerfassung -> Signatur) Verwahr / Vorschuss Klärung in der Behörde Zahlstellen (überwiegend Justiz) Zustellung zentraler Reporte über Postkorb (Mach InformationManager) 14

15 Funktionsinhalt in Thüringen Anwendung Mach C/S Landeshauptkasse arbeitet mit Mach C/S Zahlläufe Kontoauszugsverarbeitung Mahnwesen Verwahr / Vorschuss Klärung (zentral) in der LHK Außerhalb des normalen Rechnungswesens wird der Verkauf und die Anlagenbuchhaltung in den Justizvollzugsanstalten angewendet (Mach C/S). div. Verarbeitungsläufe und Reporte (zentral) 15

16 Erfassungsreduzierung und -normierung durch Vorbelegung Partnerschnellerfassung Steuerung verschiedener Vorlagen nach Personentypen (priv.natürlich, priv.juristisch, öffentlich-rechtl.) automatische Vergabe der Kunden/Lieferantenmerkmale Erfassung auf nur 1 Registerkarte individuelles Deklarieren weiterer Pflichtfelder automatisches Füllen von Feldern wie Schlagwort, Suchbegriff, Kontoinhaber nach hinterlegter Formel diese Vorgehensweise ermöglicht einen gleichartigen Datenbestand auch mit vielen Erfassern in unterschiedlichen Behörden 16

17 Beispiel für Belegvorlagenanwendung Auswahl der Belegvorlage nach Geschäftsvorfall Vorbelegen nur von Grundparametern möglich aber insbesondere der Haushaltsstelle und Gegenkonto, einschl. Abrechnungsobjekte, Verwendungszweckvorbelegung Teilweise zentrale Einrichtung und Verteilung über Struktureinheiten 17

18 Erfassungsreduzierung und -normierung durch Vorbelegung Belegschnellerfassung 18

19 Erfassungsreduzierung und -normierung durch Vorbelegung Belegschnellerfassung Steuerung verschiedener Vorlagen nach Geschäftsvorfällen im Beispiel: -> Auswahl bzw. Erfassung der grün umrandeten Felder Erfassung auf nur 1 Registerkarte automatisches Füllen von Feldern wie Verwendungszweck, Haushaltsstelle nach hinterlegten Formeln je Vorlage Ausblenden von Feldern, die für die spezielle Erfassung nicht notwendig sind diese Vorgehensweise ist aufwändig (Einrichtungsaufwand), ermöglicht jedoch eine schnelle, gleichartige Erfassung mit weniger Kontierungsfehlern, insbesondere bei ungeübten Personal 19

20 FAZIT Auszug aus dem Dokument zur Qualitätssicherung Hr. Meißler (Fa. CSC) Die Befragung der Mittelbewirtschaftenden Dienststellen und der Kasse hat ergeben, dass Das HAMASYS System ordnungsgemäß eingeführt und mit ausreichenden Funktionalitäten zur Lösung der Mittelbewirtschaftung und der Landeshauptkasse ausgestattet wurde Das System stabil und (weitgehend) fehlerfrei funktioniert Die Bearbeiter gut geschult in den Echtbetrieb gegangen sind und sie das System entsprechend ihres Wissens ausreichend gut bedienen können Noch ausstehende Probleme sind erkannt und Lösungen vorbereitet worden Basis dieses Erfolgs war die gute und ausdauernde Arbeit der Projektgruppe und ihrer Leiterin. 20

21 Fragen? Ja bitte! 21

22 Kontaktdaten Ralf Pätzold Thüringer Finanzministerium Referat: Kassen- und Rechnungswesen, Automationsangelegenheiten des Landeshaushalts 303 (P0.1) Postfach Erfurt TEL. (0361) FAX (0361) Mail: 22