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1 Dieses Handbuch enthält alle wichtigen Informationen darüber, wie BlueBridge List2PDF for Microsoft SharePoint eingesetzt werden kann.

2 TABLE OF CONTENTS 1. Benutzerhandbuch Bedienung Unterstützte Inhalte Export-Optionen Ansichten Custom Exports Hilfe & Support Glossar Date: 01/19/ :14:04 Page 2

3 1. Benutzerhandbuch BlueBridge List2PDF for Microsoft SharePoint Benutzerhandbuch BlueBridge Technologies AG Stockgasse Buttenheim Germany Dieses Dokument erläutert den Einsatz des BlueBridge List2PDF auf einer SharePoint Liste. Bitte vergewissern Sie sich, dass List2PDF auf dem SharePoint Server installiert ist. Wenn Sie Fragen haben, bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren: Laden Sie dieses Handbuch in PDF Format herunter: Date: 01/19/ :14:04 Page 3

4 2. Bedienung Wie Sie SharePoint Listen nach PDF Exportieren können BlueBridge List2PDF exportiert SharePoint Listen in PDF Format. Nachdem Sie die Software installiert und aktiviert haben, können Sie PDF Inhalte mit einem Klick erzeugen. Navigieren Sie einfach auf die gewünschte Liste, und klicken Sie auf Aktionen -> Als PDF exportieren Die PDF-Datei wird sofort generiert und kann entweder direkt geöffnet oder in einem frei wählbaren Speicherort gespeichert werden. Für mehr Informationen sehen Sie: Export-Optionen Ansichten Date: 01/19/ :14:04 Page 4

5 2.1 Unterstützte Inhalte Was Sie exportieren können List2PDF ermöglicht es Ihnen, Listen ganz einfach in der Standard-Ansicht zu exportiert. Zur Zeit werden andere Ansichten (z.b. Datenblatt- und Balkendiagrammansichten sowie Kalender). Alle Standard-Spaltentypen werden unterstützt: Einfache Textzeile Mehrere Textzeilen (eingebettete Grafiken werden z.zt. nicht unterstützt) Auswahl Zahl Währung Datum und Uhrzeit Nachschlagen Ja/Nein Person oder Gruppe Hyperlink oder Bild Berechnet Date: 01/19/ :14:04 Page 5

6 3. Export-Optionen Konfiguration des PDF Exports List2PDF konzentriert sich bewusst auf das Wesentliche: Export SharePoint Listen nach PDF in einem Klick. Aus diesem Grunde gibt es nur einen Button für den Anwender, und nur ein paar Einstellungen für den Administrator: Ansichten Custom Exports Date: 01/19/ :14:04 Page 6

7 3.1 Ansichten Der Export von Ansichten In den meisten Fällen exportiert BlueBridge List2PDF die aktuell ausgewählte Ansicht. Dies stellt sicher, dass Benutzer nur die Inhalte exportieren können, auf die sie zumindest Leserzugriffe haben, ist praktisch und spart Zeit, indem der User nur einmal klicken muss, um das PDF zu erzeugen. Wenn Sie bestimmte SharePoint Inhalte nicht exportieren wollen (bspw. vertrauliche Inhalte), sollten Sie hierzu eine neue Ansicht erstellen, zu dieser Ansicht wechseln und dann als PDF exportieren. Wenn es nicht möglich ist, eine bestimmte Ansicht zu exportieren (bspw. wenn es sich um eine Kalender- oder Balkendiagrammansicht handelt), kann der Administrator die zu exportierende Ansicht im Voraus bestimmen. Dies erfolgt in den List2PDF Einstellungen für die Liste. Beispiel: In einem Projekt-Workspace befindet sich einen Kalender mit allen für das Projekt relevanten Terminen. Allerdings ist es nicht nötig, dass alle Termine im PDF erscheinen, sondern es sollen nur die Termine von den nächsten zwei Wochen exportiert werden. In diesem Fall definiert der Listenadministrator eine zweite Ansicht, die einen Filter enthält, welcher nur die in den nächsten 14 Tagen stattzufindenden Termine anzeigt. Diese neue Ansicht wird nun als Standard-Ansicht bei den List2PDF Einstellungen gespeichert. Date: 01/19/ :14:04 Page 7

8 Anwender, die in der Kalenderansicht auf "Als PDF exportieren" klicken, erhalten nun den Export mit der vordefinierten Ansicht. Date: 01/19/ :14:04 Page 8

9 3.2 Custom Exports Exports anpassen Es gibt zwei Methoden, Ihre Exports anzupassen: Export-Logo ändern Der einfachste Weg, Ihre Exports zu personalisieren, besteht im Ändern des Export-Logos. So kann bspw. Ihr Firmenlogo oben rechts bei den Exports erscheinen. Bitte wenden Sie sich an Ihren Server-Administrator, der dies folgendermaßen einstellen kann: Navigieren Sie zu: C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\12\template\layouts\bluebridge.spex.listpdf Benennen Sie Ihre Grafik um in logo.png und kopieren Sie sie in das o.g. Verzeichnis. Die Höhe der Grafik soll 27 Pixel nicht überschreiten, sonst werden Inhalte des Exports evtl. bedeckt. XSL Transformationen Die zweite Methode basiert auf eine Custom-XSLT-Datei. Diese transformiert XML-Inhalte (bspw. von SharePoint-Listen), so dass Sie Stile, Seitenränder und Date: 01/19/ :14:04 Page 9

10 andere Formatierung bestimmen können. Dies ist besonders wichtig für größere Firmen, die einen hohen Wert auf Corporate Identity setzen. Bitte beachten Sie, dass fortgeschrittene Kenntnisse in XSLT-Technologie sind für die Anpassung nötig. Gerne können wir eine auf Ihre Bedürfnisse genau angepasste XSLT-Datei für Sie entwickeln - schreiben Sie uns einfach an! Date: 01/19/ :14:04 Page 10

11 4. Hilfe & Support Hilfe & Support Sollten Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren: Besuchen Sie auch unser Homepage: Date: 01/19/ :14:04 Page 11

12 4.1 Glossar Glossar Diese Liste erklärt einige Begriffe und Abkürzungen, die in dieser Anleitung benutzt worden sind. WSS MOSS Webpart URL SDK API SP IIS XSLT Windows SharePoint Services Microsoft Office SharePoint Server Fenster innerhalb einer Seite, das benutzt werden kann, um verschiedene Arten von Informationen anzuzeigen Uniform Resource Locator, bzw. "Webadresse" Software Development Kit (Dokumentation, Beispiele und Werkzeuge für die Entwicklung) Application Programming Interface Service Pack Internet Information Server XML Stylesheet Language - Transformation Date: 01/19/ :14:04 Page 12

13 XSL-FO CSS XMS Stylesheet Language - Formatting Objects Cascading style sheets Date: 01/19/ :14:04 Page 13

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