Planung und Abwicklung der Beschaffung

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1 und steuerung Die Beschaffung in der Materialwirtschaft (MM Material Management) Die externe Beschaffung im SAP-System basiert auf einem Zyklus genereller Aktivitäten. Im einzelnen umfaßt der typische Beschaffungszyklus folgende Phasen: 1. Bedarfsermittlung Der Bedarf an Materialien entsteht entweder in den Fachabteilungen oder im Rahmen der Disposition. Bei Materialien, die im Materialstamm entsprechend definiert sind, kontrolliert das System den jeweiligen Meldebestand und ermittelt so die nachzubestellenden Materialien. Sie haben die Möglichkeit, Bestellanforderungen entweder selbst zu erfassen oder sie durch das System automatisch erzeugen zu lassen. 2. Ermittlung der Bezugsquelle Die Komponente Einkauf unterstützt Sie bei der Ermittlung möglicher Bezugsquellen unter Berücksichtigung vergangener Bestellungen oder bestehender Kontrakte. Dies beschleunigt die Erstellung von Anfragen, die dann über SAP-EDI (Electronic Data Interchange) auf elektronischem Weg an gewünschte Lieferanten übermittelt werden können. 3. Lieferantenauswahl und Angebotsvergleich Das System ist in der Lage, Preisfindungsszenarien zu simulieren, so daß Sie Angebote miteinander vergleichen können. Absageschreiben werden automatisch verschickt. 4. Bestellabwicklung Das Einkaufssystem übernimmt die Informationen aus der Bestellanforderung und dem Angebot und entlastet Sie auf diese Weise bei der Eröffnung von Bestellungen. Ebenso wie Bestellanforderungen können Sie Bestellungen selbst erzeugen oder sie durch das System automatisch erzeugen lassen. Lieferpläne und Kontrakte werden ebenfalls unterstützt. 5. Bestellüberwachung Das System prüft die (von ihnen vorgegebenen) Wiedervorlagezeiten und druckt dann in den entsprechenden Zeitabständen automatisch Mahnschreiben aus. Es liefert Ihnen den aktuellen Status sämtlicher Bestellanforderungen, Angebote und Bestellungen. 6. Wareneingang und Bestandsführung Versand und Wareneingang können den Empfang von Waren bestätigen, indem sie lediglich die Bestellnummer eingeben. Durch Angabe der zulässigen Über- und Unterlieferungstoleranzen haben Einkäufer die Möglichkeit, Über- und Unterlieferungen zu begrenzen. 7. Rechnungsprüfung Das System unterstützt das Prüfen von Rechnungen. Durch Zugriff auf Bestellvorgänge und Wareneingänge wird der Rechnungsprüfer auf Mengen- und Preisabweichungen hingewiesen. Einführung in die 1.AufgabeWP Blatt 1

2 und steuerung Einkauf Das SAP-System besteht aus mehreren Komponenten, die miteinander verknüpft sind und somit eine Kooperation verschiedener Abteilungen im Unternehmen ermöglichen. Der Einkauf ist eine Komponente der Materialwirtschaft. Die Materialwirtschaft ist ein voll integriertes Modul des SAP-Systems (MM Material Management). Es unterstützt alle Phasen der Materialwirtschaft: Disposition, Einkauf, Wareneingang, Bestandsführung und Rechnungsprüfung. Die Komponente Einkauf (MM Purchasing) hat folgende Aufgaben: Externe Beschaffung von Materialien Ermittlung möglicher Bezugsquellen für einen Bedarf, der entweder im Rahmen der Disposition oder in den Fachabteilungen entstanden ist Überwachung der Warenlieferungen bzw. deren Zahlung Eine reibungslose Beschaffung setzt voraus, daß Kommunikation zwischen allen Beteiligten stattfindet. Integration der SAP-Module Dieser Informationsfluß ist im SAP-System dadurch gewährleistet, daß der Einkauf in das Gesamtsystem integriert ist und Übergänge zu einer Vielzahl anderer SAP-Module aufweist, z.b. zum: Controlling (CO) Das Controlling oder auch das Kostenrechnungssystem (SAP-Komponente CO) umfaßt u.a. alle für die Kosten- und Erlösrechnung erforderlichen Funktionen. Die Kostenrechnung bewertet die innerbetrieblichen Lieferungen und Leistungen. Um die Kosten sukzessiv bis zu Ergebnisobjekten zu verrechnen, werden verschiedenen Kontierungsobjekte eingeführt: Kostenstelle Auftrag Projekt Die Schnittstelle des Einkaufs zum Controlling ist vor allem bei Bestellungen für Verbrauchsmaterial ersichtlich, weil die Kosten direkt einer Kostenstelle bzw. einem Auftrag zugeordnet werden können. Einführung in die 1.AufgabeWP Blatt 2

3 und steuerung Finanzwesen (FI) Die Komponente Finanzwesen im SAP-System erfüllt alle, auch internationale Anforderungen, die an ein externes Rechnungswesen einer Unternehmensführung gestellt werden. Im R/3 System finden zwischen den verschiedenen Anwendungen alle Buchungen realtime statt. Das bedeutet, daß alle Materialbewegungen realtime ihren Niederschlag im Finanzwesen finden. Wichtigster Bestandteil des Finanzwesen ist die Hauptbuchhaltung. Zusammen mit dem Finanzwesen pflegt der Einkauf die Daten der im System definierten Lieferanten. Für jeden Lieferanten wird ein sogenannter Lieferantenstammsatz gepflegt, der sowohl buchhalterisch Daten als auch Informationen zur Beschaffung enthält. Der Lieferantenstammsatz stellt in der Finanzbuchhaltung das Konto des Kreditors dar. Vertrieb (SD) Im Rahmen des Vertriebs verkaufen und versenden Sie Produkte an Ihre Geschäftspartner oder erbringen Dienstleistungen für sie. Im Rahmen der Disposition kann ein Bedarf, der aus dem Vertrieb entstanden ist, an den Einkauf übergeben werden. Darüber hinaus kann der Bedarf bereits bei der Erfassung der Bestellanforderungen dem Kundenauftrag direkt zugeordnet werden. Darstellung der Integration der logistischen Prozesse mit den Komponenten FI und CO des SAP R/3-Systems. L I E F E R A N T Beschaffung MM Fertigung PP Vertrieb SD K U N D E FI CO Einführung in die 1.AufgabeWP Blatt 3

4 und steuerung Organisation eines Unternehmens im SAP-System Dieser Abschnitt beschreibt, wie eine Unternehmensstruktur im SAP-System abgebildet wird. Ferner wird gezeigt, wie der Bereich Einkauf in diese Struktur eingebunden ist. Definition der Organisationsebenen Die Unternehmensstruktur wird im SAP-System durch folgende Organisationseinheiten abgebildet: Mandant Eine Gruppierung bzw. ein Zusammenschluß von rechtlichen, organisatorischen, betriebswirtschaftlichen und / oder administrativen Einheiten mit einem gemeinsamen Zweck. Beispiel: Konzern. Buchungskreis Er stellt eine rechtlich selbständige, gemäß den Vorschriften bilanzierende Einheit innerhalb eines Mandanten dar. Beispiel: Firma, Tochtergesellschaft Werk Eine Betriebsstätte innerhalb eines Buchungskreises. Beispiel: sstätte, Außenstelle, Niederlassung, Filiale. Einkaufsorganisation Eine organisatorische Einheit, die Materialien oder Dienstleistungen für ein oder mehrere Werke beschafft und allgemeine Einkaufskonditionen mit dem Lieferanten aushandelt. Die Einkaufsorganisation ist nach außen hin rechtlich für alle Einkaufsvorgänge verantwortlich. Einkäufergruppe Die Einkaufsorganisation ist in Einkäufergruppen gegliedert, die für die operativen Tätigkeiten zuständig ist. Eine Einkäufergruppe kann auch für mehrere Einkaufsorganisationen zuständig sein. Einführung in die 1.AufgabeWP Blatt 4

5 und steuerung Struktur im Einkauf Zuordnungen der Organisationsebenen Werk, Einkaufsorganisation und Buchungskreis Werk Einkaufsorganisation / Buchungskreis Im SAP-System muß ein Werk einer oder mehreren Einkaufsorganisation/en zugeordnet sein. Außerdem muß für ein Werk immer eine Zuordnung zu einem Buchungskreis getroffen werden. Einkaufsorganisation Buchungskreis Eine Einkaufsorganisation kann einem oder keinem Buchungskreis zugeordnet sein. Wenn Sie eine Einkaufsorganisation keinem Buchungskreis zuordnen, so kann diese Einkaufsorganisation für jeden Buchungskreis beschaffen. Einführung in die 1.AufgabeWP Blatt 5

6 und steuerung Organisation des Einkaufs Sie können Ihren Einkauf als Zentraleinkauf mit einer Einkaufsorganisation einrichten als dezentral definieren, d.h. mit verschiedenen Einkaufsorganisationen, von denen jede für ein unterschiedliches Werk zuständig ist. Die folgende Grafik erläutert, wie Sie die Organisation Ihres Einkaufs im SAP-System abbilden können: Einführung in die 1.AufgabeWP Blatt 6

7 und steuerung Einkaufsbeleg Ein Einkaufsbeleg ist ein Instrument, das vom Einkauf verwendet wird, um Materialien zu beschaffen. Im Standardsystem existieren folgende Einkaufsbelege: Anfrage Übermittelt den in der Bestellanforderung definierten Bedarf an potentielle Lieferanten Angebot Enthält die Konditionen des Lieferanten und bildet die Basis zur Auswahl von Lieferanten Bestellung Ist die formelle und verbindliche Willenserklärung gegenüber einem Lieferanten zur Abnahme eine Materials Kontrakt Eine Art des Rahmenvertrages; der Kontrakt ist die verbindliche Willenserklärung zur Abnahme eines Materials innerhalb eines vereinbarten Zeitraums Lieferplan Eine Art des Rahmenvertrages; der Lieferplan enthält fest definierte Zeitpunkte (Einteilungen), zu denen Lieferungen erfolgen sollen Struktur eines Einkaufsbelegs Einkaufsbelege sind in zwei Bereiche untergliedert: in den Belegkopf und den Bereich der einzelnen Positionen. Pro Beleg sind ein Kopf und mehrere Positionen möglich. Der Belegkopf enthält die für den gesamten Beleg geltenden Informationen, die Positionen die zu beschaffenden Materialien. So sind bei einer Bestellung Angaben zum Lieferanten und die Belegnummer Bestandteil des Bestellkopfs, während die einzelnen Positionen des Materials und deren Bestellmenge angeben. Die Zusatzdaten enthalten zusätzliche Informationen zu einer Position und stehen in keinem direkten Zusammenhang mit den Beschaffungsdaten der Position. Zusatzdaten sind beispielsweise die Kontierungsdaten (wie Kostenstelle und Sachkonto) und die Bestellentwicklung einer Position, die Informationen über bereits erfolgte Waren- und Rechnungseingänge zu der Position enthält. Einführung in die 1.AufgabeWP Blatt 7

8 und steuerung Bestandsführung Die Bestandsführung ist eine Komponente des Moduls Materialwirtschaft und in die gesamte Logistik eingebettet: Material wird aufgrund der von der Disposition ermittelten Bedarfe extern oder intern beschafft. Die Lieferung wird in der Bestandsführung als Wareneingang erfaßt. Das Material wird solange gelagert (und im Bestand geführt), bis es an Kunden (Vertrieb) geliefert oder für interne Zwecke (z.b. Fertigung) verwendet wird. Bei allen Vorgängen greift die Bestandsführung auf Stammdaten (z.b. Materialstammdaten) sowie auf Bewegungsdaten (z.b. Einkaufsbelege) zu, die gemeinsam von allen Logistikkomponenten verwendet werden. Einführung in die 1.AufgabeWP Blatt 8

9 und steuerung Einsatzmöglichkeiten Diese Komponente befaßt sich mit folgenden Aufgaben: Mengen- und wertmäßige Führung der Materialbestände Planung, Erfassung und Nachweis aller Warenbewegungen Durchführung der Inventur Funktionsumfang Mengenmäßige Führung der Materialbestände Die Bestandsführung bildet die physischen Bestände durch die Erfassung aller bestandsverändernden Vorgänge und den daraus resultierenden Bestandsfortschreibungen in Echtzeit (realtime) ab. Sie haben jederzeit einen Überblick über die aktuelle Bestandssituation eines Materials. Dies gilt z.b. für Bestände die sich im Lager befinden die bereits bestellt, jedoch noch nicht eingetroffen sind die zwar im Lager liegen, aber bereits für die oder für einen Kunden reserviert sind die sich in der Qualitätsprüfung befinden Sonderbestände Die Bestandsführung kann zahlreiche eigene und fremde Sonderbestandsformen (z.b. Konsignationsbestände) vom normalen Bestand getrennt führen. Einführung in die 1.AufgabeWP Blatt 9

10 und steuerung Wertmäßige Führung der Materialbestände Die Bestände werden nicht nur mengenmäßig, sondern auch wertmäßig geführt. Bei jeder Warenbewegung schreibt das System automatisch folgende Daten fort: Mengen- und Wertfortschreibung für die Bestandsführung Kontierung für die Kostenrechnung Sachkonten für die Finanzbuchhaltung über eine automatische Kontenfindung (alle Geschäftsvorfälle im Unternehmen werden auf Konten (auch Sachkonten) verwaltet) Die Organisationsebenen, auf der die Materialbestände wertmäßig geführt werden, ist der Bewertungskreis. Der Bewertungskreis kann einem Werk oder einem Buchungskreis entsprechen. In der Bestandsführung wird grundsätzlich auf Werks- und Lagerortsebene gearbeitet. Wenn Sie eine Warenbewegung erfassen, brauchen Sie folglich nur das Werk und den Lagerort der Ware einzugeben. Der Buchungskreis wird aus dem Werk über den Bewertungskreis abgeleitet. Planung, Erfassung und Nachweis aller Warenbewegungen Unter Warenbewegungen sind sowohl externe Bewegungen (z.b. Wareneingänge aus Fremdbeschaffung, Warenausgänge für Kundenaufträge) als auch interne Bewegungen (z.b. Wareneingänge aus der, Materialentnahmen für innerbetriebliche Zwecke, Umlagerungen und Umbuchungen) zu verstehen. Bei Warenbewegungen werden Belege erstellt, die Grundlage für die Mengen- und Wertfortschreibung sind und gleichzeitig als Nachweis für die Bewegung dienen. Zur Durchführung der physischen Bewegungen und Verfolgung der einzelnen Bestände im Lager können Sie Warenbegleitscheine drucken. Einführung in die 1.AufgabeWP Blatt 10

11 und steuerung Wareneingang Mit dieser Komponente können Sie den Erhalt von Waren von einem externren Lieferanten oder aus der buchen. Ein Wareneingang führt zu einer Erhöhung des Lagerbestandes. Es werden folgende Wareneingänge unterschieden: Wareneingang mit Bezug auf eine Bestellung Wareneingang mit Bezug auf einen Auftrag Sonstiger Wareneingang Auswirkungen einer Wareneingangsbuchung Ein Wareneingang hat folgende Auswirkungen im System: Erzeugen eines Materialbelegs Wenn Sie einen Wareneingang buchen, erzeugt das System einen Materialbeleg, der Nachweis für die Bewegung ist. Den Materialbeleg können Sie sich ansehen. Erzeugen eines Buchhaltungsbelegs Parallel zum Materialbeleg erstellt das System einen Buchhaltungsbeleg, der die für die Bewegung notwendigen Buchungszeilen auf den Konten der Buchhaltung enthält. Erzeugen eines Warenbegleitscheins Wenn Sie den Wareneingang erfassen, können Sie gleichzeitig den Warenbegleitschein drucken. Senden einer Nachricht an den Einkauf Wenn das Kennzeichen WE-Nachricht in der Bestellung gesetzt wurde, erhält der Einkäufer automatisch eine Nachricht, die auf die Lieferung hinweist. Einführung in die 1.AufgabeWP Blatt 11

12 und steuerung Fortschreibung des Bestands Die Bestandsfortschreibung im Materialstammsatz hängt vom Bestimmungsort der Ware ab: Wareneingang ins Lager Wenn die Ware für das Lager ausgeliefert wird, erhöht das System den gesamten bewerteten Bestand und die Bestandsart (z.b. frei verwendbarer Bestand) um die gelieferte Menge. Der Bestandswert wird gleichzeitig fortgeschrieben. Wareneingang in den Verbrauch Wenn die Ware für den Verbrauch angeliefert wird, wird lediglich die Verbrauchsstatistik im Materialstamm fortgeschrieben. Wareneingang in den Wareneingangssperrbestand Wenn der Wareneingang in den Wareneingangssperrbestand gebucht wird, bleibt der Bestand unverändert. Die Ware wird nur in dem Wareneingangssperrbestand in der Bestellentwicklung geführt. Fortschreibung der Sachkonten Mit der Wareneingangsbuchung erzeugt das System automatisch Buchungszeilen auf den Konten der Buchhaltung. Andere Fortschreibungen können auch in den nachgelagerten Anwendungen stattfinden. So wird z.b. einem Wareneingang in den Verbrauch das Kontierungsobjekt (z.b. Kostenstelle, Auftrag, Anlage) belastet. Fortschreibung in der Bestellung Folgende Einkaufsdaten werden fortgeschrieben: Bestellentwicklung Mit der Wareneingangsbuchung wird automatisch ein Bestellentwicklungssatz angelegt, der die für den Einkauf wesentlichen Daten enthält, darunter die gelieferte Menge, die Materialbelegnummer und position, die Bewegungsart und das Buchungsdatum des Wareneingangs. Bestellposition Wenn das Endlieferungskennzeichen gesetzt ist, gilt die Bestellung als erledigt, und die offene Bestellmenge wird auf Null gesetzt. Einführung in die 1.AufgabeWP Blatt 12

13 und steuerung Andere Fortschreibungen Abhängig von den Eigenschaften des Materials, der Bewegung und der eingesetzten Komponenten finden Fortschreibungen auch in anderen Komponenten statt, z.b.: Dispositionsvormerkung oder Abbau des Planprimärbedarfs in der Disposition Statistikdaten im Bestandscontrolling Daten für die Lieferantenbeurteilung im Einkauf Einführung in die 1.AufgabeWP Blatt 13

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