Vorwort 6. Teil I: Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

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2 Inhaltsverzeichnis Vorwort 6 Teil I: Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen Überblick 8 Woraus ergeben sich Aufbewahrungspflichten? 8 Wer ist für die Einhaltung der jeweiligen Pflichten verantwortlich? 9 Aufbewahrungspflichten nach Handelsrecht 10 Wer muss nach Handelsrecht Aufbewahrungspflichten beachten? 10 Welche Unterlagen sind nach Handelsrecht aufzubewahren? 12 Wie sind die Unterlagen aufzubewahren? 15 Wo sind die Unterlagen aufzubewahren? 17 Wie lange sind die Aufbewahrungsfristen? 17 Was passiert, wenn die Aufbewahrungspflichten nicht beachtet werden? 18 Aufbewahrungspflichten nach Steuerrecht 19 Wer muss steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten beachten? 19 Welche Unterlagen sind aus steuerrechtlichen Gründen aufzubewahren? 19 Wie und wo sind die Unterlagen aufzubewahren? 20 Welche Fristen sind zu beachten? 20 Gibt es Sonderregelungen? 22 Was passiert, wenn die Aufbewahrungspflichten nicht beachtet werden? 24 Zusammengefasste Übersicht 25 Teil II: Tabellen Das können Sie ab dem 1. Januar 2012, 2013 und 2014 vernichten 26

3 Inhaltsverzeichnis Teil III: Anlagen Anlage 1: BMF-Schreiben vom 7. November 1995 Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) 160 Anlage 2: BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) 184 Anlage 3: BMF-Schreiben vom 8. März Allgemeinverfügung vom 8. März 2004 betreffend Erleichterung der Aufbewahrungspflicht für bestimmte von 147 Abs. 1 Nr. 4a der Abgabenordnung erfasste Unterlagen Anlage 4: OFD Koblenz, Rundverfügung vom 6. Januar Anlage 5: BMF-Schreiben vom 26. November BMF-Schreiben betreffs Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften Anlage 6: BMF-Schreiben vom 26. Juli Fragen und Antworten zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 Stichwortverzeichnis 205 5

4 Teil II: Tabellen Das können Sie ab dem 1. Januar 2012, 2013 und 2014 vernichten Folgende Abkürzungen werden in den Tabellen eingesetzt: o: Original b: bildlich i: inhaltlich Wichtiger Hinweis Aus Gründen einer generalisierenden Darstellung können die auf den folgenden Seiten dargestellten Tabellen nicht berücksichtigen, dass sich die Aufbewahrungsfristen durch eine der nachfolgend dargestellten individuellen Handlungen nach dem Ende des zu beurteilenden Kalenderjahres verlängern: Erstellung von Unterlagen der Buchhaltung, Absendung oder Empfang von Handelsbriefen, letzte Eintragungen in Handelsbücher, Feststellung eines Jahresabschlusses. Liegen die Zeitpunkte dieser Handlungen in einem Folgejahr, so beginnt die Aufbewahrungsfrist erst mit Ablauf des Jahres, in dem diese Handlungen stattgefunden haben. Der spätere Zeitpunkt ist für den Beginn der Aufbewahrungsfrist maßgeblich! Es wird auf die Ausführungen in Kapitel Wie lange sind die Aufbewahrungsfristen? verwiesen. 26

5 Teil II: Tabellen Belegbezeichnung A gesetzliche Aufbewahrungsfrist Aufbewahrungsform ab dem ab dem ab dem Sonstige Bemerkungen Ab- und Anwesenheitsmeldungen Abbaumeldungen, Abbuchungsaufträge für Lastschriften Abfall-Sammelmeldungen, Abgabemeldungen, Abgangsmeldungen, Abgangsscheine (Lagerverwaltung) Abgrenzungsbelege, Abgrenzungskosten, 10 i Abhängigkeitsberichte 10 i Abholblätter und -listen, Abholscheine und -bücher, 10 I

6 Teil II: Tabellen Belegbezeichnung A gesetzliche Aufbewahrungsfrist Aufbewahrungsform ab dem ab dem ab dem Sonstige Bemerkungen Abkürzungs- und Schlüsselverzeichnisse, wenn zum Verständnis der Buchführung erforderlich Ablaufdiagramme, wenn zum Verständnis der Buchführung erforderlich Ablieferungsjournale, mit Grundbuchfunktion Ablieferungsmeldungen, Ablieferungsscheine aus eigener Fertigung, wenn Buchungsbelege Abnahmeunterlagen (z. B. für Inbetriebnahme), wenn steuerlich erforderlich 10 I i i Abrechnungsbelege bzw. -unterlagen z. B. von Abteilungen, soweit nicht Buchungsbelege 6 b Buchungsbelege Abrufannahmen (-bestätigungen), wenn Buchungsbelege 28

7 Teil II: Tabellen Belegbezeichnung A gesetzliche Aufbewahrungsfrist Aufbewahrungsform ab dem ab dem ab dem Sonstige Bemerkungen zugegangene Handelsbriefe 6 b Wiedergaben versandter Handelsbriefe Abrufe von Partien (aus Sicht des Kunden und des Lieferanten) 6 i Abruflisten 0 Absatzlageberichte 0 Abschlaglisten, wenn Lohnbelege Abschlagzahlungen, Unterlagen über Abschlussbesprechungsunterlagen 0 Abschlussbuchungsbelege Abschlüsse mit Kunden und Lieferanten, wenn Buchungsbelege zugegangene Handelsbriefe 6 b Wiedergaben versandter Handelsbriefe 6 i

8 Teil II: Tabellen Belegbezeichnung A gesetzliche Aufbewahrungsfrist Aufbewahrungsform ab dem ab dem ab dem Sonstige Bemerkungen Abschlüsse und Übersichten einschließlich der Einzelnachweise und Inventare Jahresabschlüsse 10 o Monats- und Quartalsabschlüsse 0 - Abschlusskonten 10 i Abschlussrechnungen Abschlussrichtlinien, wenn zum Verständnis der Buchführung erforderlich Abschlussvergütungen, Unterlagen zu, Abschreibungen, Buchungsbelege über 10 i bilanzielle kalkulatorische Abstichberichte 0 Abstimmungsunterlagen, wenn Bilanzunterlagen 10 i Buchungsbelege 30

9 Stichwortverzeichnis Aktennotiz 15 Arbeitsanweisungen 25 Archivierung digitale 193 Aufbewahrungsform 25 Aufbewahrungsfrist 193 Aufzeichnung Inventur 15 Aufzeichnungen über Sonderverkauf 15 Aufzeichnungen über Werbeaktion 15 Außenprüfung 22 Belastungsnote 15 Bescheid 15 Betriebsprüfung 22 BMF-Schreiben 5, 160, 184, 192, 193 Buchungsanweisung 15 Buchungsbeleg 17, 25 Digitale Archivierung 193 Druckerei 11 Ehescheidung Erleichterung der Aufbewahrungspflicht 5, 192 Eröffnungsbilanzen 21, 25 Festsetzungsfrist 21 Gehaltsabrechnung 15 Gehaltsliste 15 Geschäftsbrief 25 Geschäftsbücher 25 Gewerbebetrieb 11 Grundsätze zum Datenzugriff 184 Gutschriftsnote 15 Handelsbrief 25 Handelsbücher 25 Handelsmakler 11 Handelsvertreter 11 Interne Buchungsanweisung 15 Inventar 25 Inventuraufzeichnung 15 Jahresabschluss 15, 17 Jahresabschlussliste 15 Kommissionsliste 15 Konnossemente 15 Kontoauszüge 15 Kontrollzettel 15 Kostenbericht 15 Kostenträgerrechnung 15 Lagebericht 25 Lieferschein 15 Lohnabrechnung 15 Lohnliste 15 Originalausfuhrbelege 193 Originalrechnung 193 Portokassenbuch 15 Preislisten 15 Protokoll 15 Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

10 Stichwortverzeichnis Prüfungsbericht 15 Quittung 15 Rechnung 15 Rechnungskopie 15 Rechtsbehelfsverfahren 22 Reisekostenabrechnung 15 Saldenbestätigung 15 Saldenliste 15 Scheck 15 Scheckbücher 15 Sonstige Unterlagen 21 Steuerfestsetzung 21 Ursprungsbelege 15 Verlagsgeschäft , 179 Vertragsurkunde 15 Wechsel 15 Wechselbücher 15 Wertpapier 11 Zahlungsanweisungen 15 Zinsrechnungen

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