Buchführung leicht und praxisnah

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1 Buchführung leicht und praxisnah Eine Einführung mit Fallbeispielen. von Christa Loidl überarbeitet Buchführung leicht und praxisnah Loidl schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG Thematische Gliederung: Betriebliches Rechnungswesen Schäffer-Poeschel Verlag für Wirtschaft + Steuern + Recht 2003 Verlag C.H. Beck im Internet: ISBN Inhaltsverzeichnis: Buchführung leicht und praxisnah Loidl

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3 1 1 Grundlagen der Buchführung 1.1 Zweck und Aufgaben Die Buchführung hat den Zweck, dem Buchführungspflichtigen jederzeit einen Einblick in seine Ertrags- und Vermögenslage zu gewährleisten. Das Zahlenmaterial daraus dient wiederum anderen Bereichen des Rechnungswesens als Grundlage (z. B. Kosten- und Leistungsrechnung, Controlling, Statistik, Wirtschaftlichkeitsberechnungen, Rentabilität des Betriebes und dgl.) Auch Gläubiger (Banken, Darlehensgeber, Aktionäre, Teilhaber) wollen Einblick in die Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens; denn nur bei einer dauerhaften guten Ertragslage ist gewährleistet, dass die Schulden auch regelmäßig getilgt werden. Die Buchführung ist aber auch Grundlage und nachprüfbares Beweismittel für die richtige Berechnung der Steuern und bei Rechtsstreitigkeiten mit Behörden. 1.2 Gesetzliche Vorschriften über die Buchführung Zwar sind die meisten Unternehmer sehr stark an der raschen Ermittlung des richtigen Geschäftserfolgs interessiert, jedoch werden sie durch eine Fülle von Gesetzen verpflichtet, Bücher nach den gesetzlichen Vorschriften zu führen. Buchführungspflicht nach 238 Abs. 1 Satz 1 HGB:»Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.«das neue Handelsrechtsreformgesetz (HRefG) hat zum die Modernisierung des überkommenen Kaufmannsbegriff des Handelsgesetzbuches (HGB) vorgenommen.

4 2 Grundlagen der Buchführung Nunmehr sind alle Gewerbetreibenden ohne Rücksicht auf die Branche Kaufleute, es sei denn, das Unternehmen fordert nach Art oder Umfang keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb. Die Unterscheidung zwischen»muss-«, und»sollkaufleuten«wird zugunsten eines einheitlichen Kaufmannstatbestandes aufgegeben. Auch die Rechtsfigur des»minderkaufmanns«( 4 HGB) ist entfallen. Kleinbetriebe, vor allem bisherige»minderkaufleute«, können allerdings freiwillig durch Eintragung in das Handelsregister zu Kaufleuten werden dann aber mit allen Rechten und Pflichten, auch der Buchführungspflicht. Steuerrechtlich besteht für gewerbliche Unternehmer Buchführungspflicht, wenn eines der folgenden Merkmale erfüllt wird ( 141 AO): Umsätze von mehr als ,00 oder ein Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als ,00 im Wirtschaftsjahr. Der Beginn der Buchführungspflicht wird vom zuständigen Betriebsfinanzamt mitgeteilt. 1.3 Ordnungsmäßigkeit der Buchführung Unter Buchführung im Allgemeinen wird die vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Erfassung von Veränderungen im Vermögens- und Schuldenbereich verstanden, ausgelöst durch Geschäftsvorfälle, wie z. B. Einkauf und Verkauf von Waren, Tilgung von Schulden, Zahlung von Löhnen und Gehältern, Entrichten von Steuern und Abgaben und dergleichen. Die Buchführung muss sowohl formal als auch materiell den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen und auf den Jahresabschluss ausgerichtet sein. Folgende Regeln sind dabei einzuhalten: Vollständigkeitsprinzip Eine Buchführung ist vollständig, wenn alle Geschäftsvorfälle lückenlos erfasst werden.

5 Ordnungsmäßigkeit der Buchführung 3 Richtigkeitsprinzip Die Buchführung muss den Tatsachen entsprechen, der richtige Wert ist zu buchen, Kontenbezeichnung und Konteninhalt müssen übereinstimmen. Prinzip der zeitgerechten Erfassung und Bilanzierung Alle Vorgänge sind zeitnah zu erfassen. Der Jahresabschluss ist innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist aufzustellen. Ordnungsprinzip Belege sind systematisch nach festen Regeln zu bearbeiten; zwischen Beleg und Geschäftsvorfall muss eindeutig ein Zusammenhang bestehen. Das Hilfsinstrument dafür ist der Kontenplan. Zusätzlich sind die Unterlagen auch noch geordnet und für bestimmte Zeiträume aufzubewahren ( 146 AO und 239 HGB). 10 Jahre Aufbewahrungspflicht: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, zum Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, Datenträger, auf denen Buchungen gespeichert sind, Belege, die durch eine geordnete Ablage die Führung von Büchern ersetzen (Offene-Posten-Buchhaltung), Buchungsbelege. 6 Jahre Aufbewahrungspflicht: Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, Datenträger, auf denen die genannten Unterlagen gespeichert sind. Steuerrecht und Handelsrecht schreiben vor, dass die Buchführung so beschaffen sein muss, dass ein sachverständiger Dritter (in der Regel Außenprüfer des Finanzamtes oder andere Institutionen) sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die

6 4 Grundlagen der Buchführung Lage des Unternehmens verschaffen kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Daraus folgt auch, dass die Buchführung vom Außenprüfer gelesen werden kann. Da es für viele der ausländischen Firmen in Deutschland sinnvoll ist, die Bücher in ihrer Landessprache zu führen, gestattet es der Gesetzgeber, eine lebende Sprache anzuwenden. Die Übersetzung darf aber keine allzu großen Schwierigkeiten bereiten. Das Unternehmen hat in diesem Fall geeignete Übersetzungen oder sogar einen vereidigten Dolmetscher für die Dauer der Außenprüfung zur Verfügung zu stellen. Verstöße gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung führen zur Verwerfung und Schätzung der Buchführung. Eine Bestrafung kann dann je nach Tatbestand erfolgen. Darüber hinaus werden Aufwendungen mit besonderer Aufzeichnungspflicht (Bewirtungsaufwendungen, steuerlich abziehbare Geschenke, Reisekosten Arbeitgeber u. ä.) nicht anerkannt, sodass eine Schätzung auf jeden Fall zu einer erhöhten Steuerzahlung führt. Merke: Die Buchführung muss jederzeit Einblick in die Ertrags- und Vermögenslage gewährleisten. Die Unternehmer sind verpflichtet, gesetzliche Vorschriften über Aufzeichnung, Inventur, Bilanzierung, Abschluss und Offenlegung und Aufbewahrung einzuhalten. Die Buchführung muss vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet in einer lebenden Sprache aufgezeichnet werden. Verstöße gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Bilanzierung können zur Verwerfung und Schätzung der Buchführung führen.

7 5 2 Ausgangspunkt der Buchführung 2.1 Inventur und Inventar 2.l.l Inventur Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes, am Schluss eines jeden Wirtschaftsjahres und bei Veräußerung oder Auflösung des Betriebes eine körperliche Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und der Schulden durchzuführen, und zwar durch Messen, z. B. Heizöl, Stoffe, Zählen, z. B. Schrauben, Hemden, Wiegen, z. B. Wolle, Fleisch. Danach ist die Bewertung durchzuführen, d. h., die Inventurmenge wird mit dem Preis multipliziert und dann in im Inventar ausgewiesen. Es ist darauf zu achten, dass die Inventur genau durchgeführt wird; denn erst dann ist die genaue Erfolgsermittlung gewährleistet. Die Inventurergebnisse bilden die Grundlage für die Buchführung und den Jahresabschluss. Folgende Inventurverfahren können (auch nebeneinander) angewandt werden: Stichtagsinventur Der Aufnahmezeitpunkt der Inventur ist hier 10 Tage vor oder nach dem Bilanzstichtag. Die Bestandszugänge und -abgänge während dieser Zeiträume sind zu berücksichtigen. Zeitlich vorverlegte oder nachverlegte Inventur Hier muss die Inventur für einen Tag innerhalb der letzten drei Monate vor dem Bilanzstichtag oder zwei Monate nach dem Bilanzstichtag aufgenommen werden. Die Bestandsveränderungen durch Verkäufe oder Einkäufe werden wertmäßig fortgeschrieben oder rückgerechnet. Die Bewertung erfolgt zu den am Bilanzstichtag festgestellten Werten.

8 6 Ausgangspunkt der Buchführung Permanente Inventur Zu den Inventurerleichterungen zählt die permanente Inventur. Die Bestandsveränderungen werden täglich in Lagerkarteien, Lagerbüchern oder durch elektronische Datenverarbeitung nach Art und Menge erfasst. Zuund Abgänge müssen durch Belege nachgewiesen werden. Trotzdem ist einmal im Jahr eine körperliche Bestandsaufnahme zu machen. Hier kann der günstigste Zeitpunkt (wenn die Bestände möglichst niedrig sind) vom Unternehmer selbst gewählt werden. Die ermittelten Werte zu diesem Zeitpunkt müssen überprüft werden. Gegebenenfalls sind die Buchwerte zu berichtigen Inventar Im Inventar werden die Bestände nach Art, Menge und Wert eingetragen. Es gliedert sich staffelförmig in drei Teile: A. VERMÖGEN./. B. SCHULDEN C. REINVERMÖGEN/EIGENKAPITAL A. Vermögen Das Vermögen wird unterteilt in Anlagevermögen und Umlaufvermögen. Zum Anlagevermögen gehören alle Gegenstände, die zur Betriebsbereitschaft»gebraucht«werden. Zum Umlaufvermögen zählen die Wirtschaftsgüter, die verbraucht oder veräußert werden. Die einzelnen Posten des Inventars werden nach der Liquidität (Möglichkeit, Sachgegenstände mehr oder weniger schnell in Geld umzuwandeln) geordnet. B. Schulden Die Schulden werden danach gegliedert, wann sie zur Zahlung fällig sind. Zuerst werden die Verbindlichkeiten mit langer Restlaufzeit aufgeführt (Darlehensschulden, Hypothekenschulden), dann die kurzfristigen Schulden (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, Verbindlichkeiten aus Steuern, Wechselverbindlichkeiten). langfristig = Restlaufzeit mehr als 5 Jahre mittelfristig = Restlaufzeit von 1 5 Jahren kurzfristig = Restlaufzeit unter 1 Jahr

9 Inventur und Inventar 7 C. Reinvermögen/Eigenkapital Die Schulden werden von den Vermögensgegenständen abgezogen, daraus ergibt sich der Wert des Eigenkapitals. Beispiel: Die Elektrogroßhandlung Arno Merz GmbH stellt zum das Betriebsvermögen fest: Die Kasse wurde gezählt: 1 580,00 Inventurergebnis der Warenbestände (eingetragen in Inventurblätter, die Waren gegliedert nach Warenart, Wertmaßstab, Wertansatz per Einheit, Mengeneinheit, Menge und errechneter Wert; jedes Blatt enthielt Namen und Unterschrift der verantwortlichen Person, welche die Inventur und die Bewertung durchgeführt hatte): Kühlschränke ,00 Mikrowellenherde ,00 Waschmaschinen ,00 Staubsauger 9 540,00 Kleingeräte lt. Liste ,00 Die Buchhaltung überprüfte die noch offenen Forderungen und Verbindlichkeiten und fertigte je eine Saldenliste an: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ,00 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ,00 Durch Überprüfung der Sachkonten wurden noch folgende sonstige Verbindlichkeiten festgestellt, fällig am des neuen Jahres: Lohnsteuer 8 760,00 Umsatzsteuer 5 030,00 Sozialversicherung ,00 Löhne ,00 Die Firma Merz GmbH führt ein Anlagenverzeichnis, das den gesetzlichen Vorschriften entspricht, dadurch entfiel die körperliche Bestandsaufnahme. Die Werte wurden aus der Anlagekartei entnommen: Software ,00 Gebäude ,00 Kfz ,00 Betriebs- und Geschäftsausstattung ,00

10 8 Ausgangspunkt der Buchführung Die von der Bank bestätigten Auszüge wiesen zum folgende Salden aus: Guthaben: Deutsche Bank, Stuttgart ,00 LB BW, Stuttgart ,00 Schulden: Darlehensverbindlichkeit an die LB BW in Stuttgart, abgesichert durch eine Grundschuld, Restlaufzeit 10 Jahre ,00 Das Postbankgutbaben betrug lt. Auszug zum : ,00 Zur Begleichung von Lieferantenverbindlichkeiten wurden zwei Wechsel akzeptiert, die vorschriftsmäßig ins Wechselkopierbuch eingetragen wurden. Nach Abstimmung mit dem Sachkonto Schuldwechsel bestanden zum folgende Wechselverbindlichkeiten: fällig am ,00 fällig am ,00 Das Darlehen des stillen Teilhabers Bernd Freyhardt in Leonberg wurde in Höhe von ,00 schriftlich bestätigt.

11 Inventur und Inventar 9 Inventar der Elektrogerätegroßhandlung Arno Merz GmbH, Stuttgart, zum 31. Dezember 20.. Art, Menge, Wert A. VERMÖGEN Anlagevermögen Immaterielle Wirtschaftsgüter, Software ,00 Gebäude Neumarktstraße ,00 Kfz und sonstige Transportmittel lt. Anlagenverzeichnis ,00 Betriebs- und Geschäftsausstattung lt. Anlagenverzeichnis ,00 Umlaufvermögen Warenbestände Kühlschränke lt. Inventurverzeichnis ,00 Mikrowellenherde lt. Inventurverzeichnis ,00 Waschmaschinen lt. Inventurverzeichnis ,00 Staubsauger lt. Inventurverzeichnis 9 540,00 Kleingeräte lt. Inventurverzeichnis , ,00 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen lt. Saldenliste ,00 Kassenbestand 1 580,00 Bankgutbaben Deutsche Bank, Stuttgart ,00 Bankguthaben LB BW, Stuttgart ,00 Postgiroguthaben, Postgiroamt Stuttgart , ,00 SUMME DES VERMÖGENS ,00

12 10 Ausgangspunkt der Buchführung Art, Menge, Wert B. SCHULDEN Langfristige Schulden Darlehensverbindlichkeiten: LB BW Stuttgart ,00 Bernd Freyhardt, Leonberg , ,00 Kurzfristige Schulden Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen lt. Saldenliste ,00 Wechselverbindlichkeiten lt. Wechselkopierbuch ,00 Sonstige Verbindlichkeiten aus Lohnsteuer 8 760,00 Umsatzsteuer 5 030,00 Sozialversicherung ,00 Lohnabrechnungen , ,00 SUMME DER SCHULDEN ,00 C. EIGENKAPITAL Summe des Vermögens ,00./. Summe der Schulden ,00 EIGENKAPITAL/REINVERMÖGEN ,00 Stuttgart Unterschrift:

13 Die Bilanz und ihre Gliederung Erfolgsermittlung durch Kapitalvergleich Nach 4 EStG ist der Gewinn der Unterschiedsbetrag zwischen dem Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschaftsjahres und dem Betriebsvermögen am Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahres, vermehrt um den Wert der Entnahmen und vermindert um den Wert der Einlagen. Eigenkapitalvergleich Kapital am Schluss der Rechnungsperiode (Endbestand)./. Kapital am Schluss der letzten Rechnungsperiode (Anfangsbestand) + Privatentnahmen./. Privateinlagen = Gewinn Beispiel: Endkapital ,00./. Anfangskapital , ,00 + Privatentnahmen ,00./. Privateinlagen , Die Bilanz und ihre Gliederung Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes, am Schluss einer jeden Rechnungsperiode, bei Veräußerung oder Auflösung des Unternehmens neben dem Inventar auch noch eine Bilanz zu erstellen. Die Bilanz wird aus dem Inventar abgeleitet: A. Vermögen = B. Schulden und C. Eigenkapital