Bringen Sie Farbe in psccontract!
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- Martha Pohl
- vor 8 Jahren
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1 Bringen Sie Farbe in psccontract! Die Basis aller Lösungen pscbusiness Application Framework In mehr als 70 Kundenprojekten und auf Grund des steigenden Kostenbewusstseins der Kunden, die immer kürzere Projektlaufzeiten fordern, hat PSC Portal Systems ein Framework entwickelt, das den Entwicklungsaufwand in SharePoint -Projekten um bis zu 60 % reduzieren kann. Mit dem Portal Systems Business Application Framework (kurz pscbaf) wird ein vollständiges AddOn für Microsoft SharePoint 2007, SharePoint 2010, SharePoint 2013 und Office 365 bereitgestellt. Das pscbaf vereinfacht die Erstellung von dokumenten- und prozesszentrischen Lösungen im SharePoint -Umfeld und besteht aus vier Modulen, die wiederkehrende Anforderungen bei der Realisierung von SharePoint -Projekten vereinfachen und einen enormen Mehrwert liefern: Business Rules Engine Business Forms Engine Business Filter and Structure Engine Business Document Generater (kostenpflichtiges Zusatzmodul) Auf Basis des pscbaf liefert Portal Systems vordefinierte, fachlich ausgeprägte Business Solutions aus, z. B. ein Vertragsmanagement. Zusätzlich lassen sich alle Funktionalitäten des pscbaf für die Erstellung
2 von kundenindividuellen Lösungen (Customer Solutions) nutzen und so jederzeit (auch durch den Kunden) neue Lösungen komponieren. Die folgende Grafik verdeutlicht dieses Framework-Modell: Optional ergänzen wir unsere Lösungen um Module der Produktlinie tecmasters ARM, eine von Microsoft anerkannte und zertifizierte Technologie. Alle Lösungen lassen sich auch mit SAP kombinieren und werden über die von der SAP AG zertifizierte tecmasters ArchiveLink-Schnittstelle realisiert. Dokumenterzeugung mit pscbusiness Document Generator Der pscbusiness Document Generator ermöglicht die teil-, halb- oder vollautomatische Erstellung von Dokumenten aus Vorlagen, Textbausteinen und (SharePoint -) Metadaten über ein Regelwerk. In den erzeugten Dokumenten können komplexe Tabellen oder kaufmännische Berechnungen eingebunden werden. Dabei können Dokumente parallel in beliebig vielen Sprachen erstellt werden. Tabellen und Aufzählungen können mit dynamischen Inhalten generiert werden. Als Datenquellen werden aktuell Listenansichten unterstützt, wobei Metadaten des Kontextelements als Ansichtsfilter eingesetzt werden können. Per Business Connectivity Services (BCS) können auch Fremdsysteme, z. B. Datenbanken oder ERP-Systeme angebunden werden. Aus vielen Einzeldokumenten lassen sich komplexe Dokumente mit Kapitelstrukturen und mehrteilige Vertragswerke erstellen. Inhaltsverzeichnisse, Trennseiten und durchgehende Seitennummern werden unterstützt. Grundlage sind die aus SharePoint bekannten Vorlagen bzw. Templates. Diese werden mit dem pscbusiness Document Generator jedoch wesentlich erweitert, so dass die Templates beispielsweise psccontract Ergänzungsmodule PSC Portal Systems Consulting GmbH Seite 2 von 10
3 selbst versioniert werden können. Vor allem aber erfolgt die Vorlagen- und Textbausteinverwaltung wesentlich einfacher auf Basis von SharePoint -Standardlisten. Im SharePoint werden Textbausteine und Regeln zur Dokumenterzeugung gepflegt. Die Befüllung der Regeln erfolgt über die eingetragenen Werte im psccontract. Dafür stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung: Einzelne Felder hier wird ein Platzhalter in der Vorlage mit einem Wert aus psccontract befüllt (Zahlungsbedingung: 14 Tage). Feldgruppen in der Dokumentvorlage wird ein Feld Adresse eingetragen. Diese Adresse wird aus mehreren Feldern im Vertrag oder zum Beispiel Geschäftspartner ermittelt und eingefügt. Textbausteine mit einzelnen Feldern ein fest definierter Textbaustein enthält mehrere Felder, die aus dem psccontract ermittelt werden und wird nach Befüllung der Werte als gesamter Textbaustein in das Dokument eingefügt. Im Vertrag können verschiedene Checkboxen für die Definition der zu nutzenden Textbausteine ausgewählt werden. Hier können auch Feldabhängigkeiten abgebildet werden (Beispiel: Das Feld Abtretungsverbot wird nur angezeigt wenn das Feld NDA ausgewählt wurde). Somit lassen sich auch dynamische Vertragserfassungsformulare in Abhängigkeit von Feldinhalten definieren. Tabellenerzeugung im Dokument mit einer unbekannten Anzahl von Werten aus einer SharePoint -Liste psccontract Ergänzungsmodule PSC Portal Systems Consulting GmbH Seite 3 von 10
4 Somit lassen sich logische Verknüpfungen bei der Vertragserfassung und in der Dokumentvorlage definieren, die die benötigte Sicherheit in den Dokumentenerstellungsprozesse bringen. Die Erzeugung eines PDF-Dokuments ist Standard und wird in den meisten Fällen empfohlen um eine Unveränderbarkeit der Dokumente zu gewährleisten. Beispiel: Im Standardfunktionsumfang von psccontract existiert die Möglichkeit zur Erfassung von regelmäßigen (monatlich, jährlich, quartalsweise) und termingebundenen Einmalzahlungen. Es können beliebig viele Einträge vorgenommen werden. Im erzeugten Dokument werden die Zahlungen in Form einer Tabelle dargestellt: psccontract Ergänzungsmodule PSC Portal Systems Consulting GmbH Seite 4 von 10
5 Die Pflege der Textbausteine und Dokumentvorlagen sowie des Regelwerks erfolgt durch einen Power- User und kann nach entsprechender Einweisung durch den Kunden eigenständig vorgenommen und erweitert werden. Erweitertes Geschäftspartnermanagement mit pscbusiness Partner Management Das pscbusiness Partner Management ist eine optionale Erweiterung zum Vertragspartnermanagement und bietet die Möglichkeit zur generischen Verwaltung aller Geschäftspartner eines Unternehmens. Hier werden zusätzlich Dokumente in einer Geschäftspartnerakte abgelegt und Kennzahlen über den Geschäftspartner (z. B. Score, Risiko, Umsatz, etc.) können auf einem eigenen Reiter grafisch visualisiert werden. Zusammenhänge zwischen Geschäftspartnern und deren Konzernstrukturen können ebenfalls in der Baumansicht visualisiert werden. psccontract Ergänzungsmodule PSC Portal Systems Consulting GmbH Seite 5 von 10
6 Bei Nutzung von Yammer lässt z. B. auch eine speziell berechtigte Gruppe für die Einkäufer in einem eigenen Reiter anzeigen. psccontract Ergänzungsmodule PSC Portal Systems Consulting GmbH Seite 6 von 10
7 Rechnungseingangsverarbeitung mit SAP und SharePoint - pscinvoice Die Lösung pscinvoice ist eine ganzheitliche Lösung für die automatisierte Erkennung, digitale Prüfung, Kostenzuordnung und Genehmigung/Freigabe von Rechnungen. Die unterschiedlichen Berichte bieten Transparenz aller rechnungsbezogenen Daten und ermöglichen jederzeit eine Detailanalyse. Ideal, um Zeit und Kosten zu sparen und den ROI zu verbessern. Die Produktivität der Mitarbeiter wird gesteigert, die Dokumente sind schneller verfügbar und das über System- und Standortgrenzen hinweg. Eine vollständig in SAP FI integrierte Workflowlösung inkl. Rechnungseingangsbuch und Freigabe der Rechnungen in SharePoint ermöglicht eine Kombination beider Systemwelten und ermöglicht so die gemeinsame Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen. Typischerweise arbeiten Mitarbeiter aus den Bereichen Finanzen mit SAP und die fachlichen Freigeber und Kostenstellenverantwortlichen mit SharePoint. Die Archivierung der Rechnungen erfolgt revisionssicher im bereits vorhandenen Archivsystem oder in SharePoint. Bei der Verarbeitung von bestellbezogenen Rechnungen (MM) bieten wir einen SAP -basierten Workflow an hier sind Mechanismen zur Dunkelverarbeitung von bestellbezogenen Rechnungen enthalten sowie die notwendige Ausnahmebehandlung bei Abweichungen von Rechnung und Bestellung. Die Verarbeitung von FI-Rechnungen kann ggf. ebenfalls komplett in SAP erfolgen. psccontract Ergänzungsmodule PSC Portal Systems Consulting GmbH Seite 7 von 10
8 Für beide Freigabewege wird ein gemeinsames SAP -Rechnungseingangsbuch angeboten. Der Workflow-Status des jeweiligen Freigabeprozesses egal ob MM- oder FI-Rechnung, der Workflow in SAP oder im SharePoint durchgeführt wird wird im Rechnungseingangsbuch fortgeschrieben. Beispiel: SharePoint -basierte Kontierungs- und Freigabemaske psccontract Ergänzungsmodule PSC Portal Systems Consulting GmbH Seite 8 von 10
9 Qualitätsmanagement mit pscquality Die Lösung pscquality ist darauf ausgerichtet, dass die QM-Abläufe in Unternehmen nach den Kundenanforderungen und basierend auf den vorgegebenen Prozessen strukturiert werden können. Dabei sorgt pscquality für die Erfüllung der Compliance-Vorgaben und der optimalen Nutzung unternehmensspezifischer Qualitätsmanagementrichtlinien. Die Dokumente werden in einer QM-Akte samt mitgeltenden Dokumenten strukturiert abgelegt. Über eine Prozesslandkarte haben berechtigte Benutzer jederzeit Zugriff auf alle Informationen. Das Reporting erfolgt über Excel und den darin enthaltenen Möglichkeiten von Pivot Tabellen- und Charts. Wesentliche Features der Lösung pscquality sind: Abbildung des Dokumentenerstellungsprozesses vorgefertigte und konfigurierbare Workflows für die Freigabe und Bearbeitung von QM- Dokumenten Abbildung des QMH (Qualitätsmanagement-Handbuchs) konfigurierbare Prozesslandkarte für strukturierte Dokumentenfilterung Metadaten- und Volltextsuche Einhaltung der Compliance Vorgaben- und Richtlinien Berechtigungsmanagement und Audit-Trail automatische Benachrichtigungen per Report und vorgefertigte und flexibel konfigurierbare Reports und Auswertungen integriertes Auditmanagement Beispiel: Qualitätsmanagementakte psccontract Ergänzungsmodule PSC Portal Systems Consulting GmbH Seite 9 von 10
10 Zusammenspiel der PSC-Komponenten Das Portal Systems Business Application Framework (pscbaf) und die darauf aufsetzenden Produkte wie psccontract, pscbusiness Partner Management und pscinvoice bieten dem Kunden eine Plattform für wirklich durchgängige Prozesse auf Basis von Microsoft SharePoint. Bei Nutzung einzelner oder aller Komponenten sind Informationen immer nur einen Klick weit entfernt. Zu einem Geschäftspartner existieren oftmals mehrere Verträge wie stellt sich das Gesamtvolumen dar? Im Rahmen der Rechnungsprüfung lässt sich mit einem Klick der zugehörige Vertrag aufrufen, um die vereinbarten Konditionen mit der Rechnung zu vergleichen. Bestellung und Rechnungen (auch gerade im SAP -Kontext) können direkt in den jeweiligen Akten abgelegt werden (so können mit Zugriff auf das Vertragsmanagement direkt alle zugehörigen Eingangsrechnungen angeschaut werden). Nahezu beliebig zu erstellende Reports bieten die Möglichkeit informationstypübergreifende Auswertungen bereitzustellen und damit bisher ungeahnte Informationen über den Vertragsbestand, Erfüllungsgrad von Verträgen und weitere Auswertungen darzustellen. Damit wird der 360º-Blick auf geschäftskritische Fragestellungen im Bereich der kaufmännischen Prozesse endlich Realität. Die immer wiederkehrende Optik und das Verhalten der Anwendung zeugen von großer Benutzerfreundlichkeit. Benutzer mehrerer Fachlösungen (Rechnungsfreigeber haben oftmals auch Zugriff auf die Verträge) müssen sich nicht in neue Verhaltensweisen oder Navigationsmöglichkeiten der Anwendung einarbeiten, sondern erhalten anwendungsübergreifend denselben Aufbau. Somit können Schulungsaufwände durch die intuitive Benutzerführung reduziert werden. Viele Kunden finden mit dem pscbaf auch die Möglichkeit kundenindividuelle Lösungen zu entwickeln, die demselben Aufbau und Verhaltensweisen der anderen Applikationen entsprechen. Eine Personal- oder Projektakte sei hier als Beispiel erwähnt. Kontakt PSC Portal Systems Consulting GmbH - Fischertwiete Hamburg info@portalsystems.de - psccontract Ergänzungsmodule PSC Portal Systems Consulting GmbH Seite 10 von 10
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