IT-Forum: Für Beauftragte am

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1 IT-Forum: Für Beauftragte am Offene Diskussionsrunde (Moderatorin Frau Ortseifen), 14:00 16:15 Uhr Protokoll: Michaela Wirth, Marion Lammarsch, Carina Ortseifen 1 Begrüßung (Herrn Heuveline) Unter dem Motto Neue Wege Neue Herausforderungen thematisierte Herr Heuveline 2 Punkte: 1. Änderungen am URZ in Struktur und Organisation 2. Kritische Dienste Zu Punkt 1: Änderungen am URZ in Struktur und Organisation Zunächst wurde das Leitbild des URZ bezogen auf die Ausrichtung der Prioritätenvorgestellt. Danach wurde die neue Organisationsstruktur am URZ erörtert: Die Abteilungsstruktur wird in der bisherigen Form nicht weitergeführt. Drei sogenannte Servicebereiche, die je ein klar definiertes Portfolio an Diensten verantworten, bilden die neue Struktur des URZ ab. Folgende Bereiche wurden definiert: 1. Service, Support and Security (S 3 ) 2. Cloud and Computing (C 2 ) 3. Future IT and Research (FIR) Diese Neustrukturierung zielt darauf ab, eine transparente Zuordnung der vom URZ angebotenen Dienste zu ermöglichen. Die Servicebereiche werden durch Projektgruppen ergänzt für den Aufbau neuer Dienste. Zu Punkt 2: Kritische Dienste Infoservice: Mit dem Aufbau des neuen IT-Service-Centers wurden deutliche Fortschritte erzielt. Server- und Datenbetrieb: Der Umbau ist in der Bearbeitung. Die internen Server und Dienste werden konsolidiert sowie ein Konzept erarbeitet, das auch Cloud-Mechanismen berücksichtigt. Mail-Server: Wegen fehlender Ausfallsicherheit der Cyrus-Maschine gab es vor 2 3 Monaten eine kritische Lage. Mittlerweile ist die Ausfallssicherheit (von Cyrus und Postfix auf Stufe 4) garantiert. Für den Exchange-Server soll die Ausfallsicherheit bis Ende des Jahres garantiert werden. Eine Information für die EDV-Beauftragten zu diesem Thema ist geplant. Für InstMail muss überprüft werden, ob die Regeln bei der Vergabe von Benutzerkonten und die Benutzerordnungen eingehalten werden. Die Umsetzung wird Schritt für Schritt bis zum Ende des Wintersemesters vorgenommen. Eine rechtzeitige Information der betroffenen EDV-Beauftragten wird erfolgen. Datennetze: Netzbetrieb, DNS und VPN entsprechen den Anforderungen. DNS wird momentan angepasst mit dem Ziel der Ausfallsicherheit. Metadirectory/IDM: Ist in Bearbeitung. Im Bereich Netzwerk-Redundanz werden noch weitere Schritte eingeleitet. Telefonie: ist im grünen Bereich. Es wird betont, dass vor Ende des Wintersemesters die kritischen Dienste weitgehend erledigt sein werden. Protokoll des IT-Forum am URZ vom Seite 1 von 4

2 Campusmanagementsystem HIS: Das Campusmanagementsystem HIS wurde in weiten Teilen optimiert: Mit der Aktualisierung der Software wird LSF ausfallsicher und die Lastverteilung verbessert. Da allerdings manche Probleme mit der Software HIS direkt zusammenhängen, bleibt der Einfluss der URZ-Mitarbeiter(innen) an dieser Stelle beschränkt. Anmerkung aus dem Plenum: Die Mitarbeiter des URZ sind sehr engagiert, dennoch läuft es bspw. bei der Notengenerierung in HIS nicht rund. Im November wird das Thema im Rahmen einer eigenen IT-Forum-Veranstaltung zu HIS/POS aufgegriffen. Ergänzend sei erwähnt, dass aktuell das Projekt HeiDOCs gemeinsam mit KuM, den Fakultäten und der Graduiertenakademie bearbeitet wird, wo es um die Verwaltung der Doktorandendaten geht, z.b. damit diese auch eine Uni-ID erhalten können. 2 Vorstellung der Ergebnisse der Arbeitskreise 2.a Drucken (Berichterstatter Herr Bogus) Ergänzend zum Bericht wurde aus dem Teilnehmerkreis der Wunsch geäußert, wieder einen Windows-Printserver-Cluster einzurichten. Anmerkung hierzu: Die beiden alten Printserver winprint.ad.uni-heidelberg.de und winprint2.ad.uni-heidelberg.de sind noch in Betrieb, können aber jederzeit ausfallen, da sie nicht mehr in Wartung sind. Aktuell läuft der Testbetrieb für das mobile Drucken für Android-Geräte und iphone/ipads. Für Windows Phone besteht alternativ eine Lösung. Es gibt eine Ausschreibung bezüglich Multifunktionsgeräte (Kopierer mit mehr Funktionalität) für die Institutsgeräte (nicht für die studentischen Geräte). Die Arbeitsgruppe hat eine Funktionswunschliste erarbeitet. Eine Anleitung für die Konfiguration eines CUPS-Servers wird gewünscht. Herr Weis (Physik. Institut) hat eine Dokumentation für PC-Pools, die er zur Verfügung stellen kann. 2.b Account/Uni-ID (Berichterstatter Herr Heldt) 1. Der AK hat Personengruppen identifiziert, deren Verarbeitung Probleme bereiten, etwa weil Datenbestände fehlen. 2. Bei der Authentifizierung wurden 5 kritische Dienste identifiziert, VPN wird noch ergänzt. 3. Geplant ist ein föderatives IAM (Identity & Access Management). Dabei bekommt das IAM die Daten nicht nur aus der zuständigen Datenbank sondern die EDV-Beauftragten können weitere Attribute hinzuzufügen. Das Portal muss noch spezifiziert werden. AK will in der nächsten Sitzung die Punkte 2+3 weiter vorantreiben. Anregung: Mehr Rechte im AD für EDV-Beauftragte, Problemkreis Roaming Profiles, GPOs, etc. Echte 1-Account-Lösung sonst nicht möglich. 2.c Netzwerke (Berichterstatter Herr Heldt) 1. Es gibt 10 GB Leitungen zu den Instituten. 2. Cloud soll zur Zwischenspeicherung genutzt werden 3. DHCP ist allgemeiner Wunsch, dezentral haben aber nicht alle Netzwerkkomponenten die techn. Voraussetzungen 4. WLAN im Institutsnetz: Man könnte MAC-Adressen von Hand eintragen (keine echte Sicherheit) Überlegungen zur automatischen Erkennung und entspr. Info als Mail an EDV-Beauftragte Protokoll des IT-Forum am URZ vom Seite 2 von 4

3 5. IPV6 Adressbereiche über Prefix nicht sinnvoll, daher DHCP notwendige Voraussetzung durch > 100 Instituten mandantenfähiges Verwaltungssystem notwendig, es ex. bisher keine Lsg. dafür, ev. wäre LDAP ein Ansatz Die Punkte 3 und 4 werden an den AK zurückverwiesen zur detaillierten Ausarbeitung und erneutem Bericht im IT-Forum. 2.d Beschaffung (Berichterstatter Herr Schlomach) Der AK beschäftigt sich momentan mit der Softwarebeschaffung. Ziel ist die Optimierung der Beschaffungsvorgänge. Dazu soll eine sogenannte Software Whitelist erarbeitet werden. Die darin enthaltenen Produkte sollen dann direkt bei Herrn Rühle bestellt werden können. Herr Rühle wird zum nächsten Treffen des AK eingeladen. Ein Vertreter aus den Naturwissenschaften sollte zum AK ebenfalls dazukommen. Mit dem Protokoll wird eine Liste lizenzpflichtiger Produkte verschickt mit der Bitte an die Beauftragten, diese ggfs. zu ergänzen. Auf Basis dieser Liste wird anschließend eine Umfrage erstellt, um die Produkte aufzeigen zu können, die häufig beschafft werden. (siehe Anhang) 2.e Intranet (Berichterstatterin Frau Wirth) Nach dem im letzten IT-Forum bekannt gegeben wurde, dass SharePoint nicht mehr als uniweites Intranet vorgesehen ist, evaluiert der AK mögliche Alternativen. Im ersten Schritt wurde eine Liste aller möglichen Funktionen gesammelt, die ein Intranet bereitstellen soll. Diese wurden gewichtet. Im zweiten Schritt erfolgte die Erarbeitung von Kriterien, die neben der Funktionalität berücksichtigt werden müssen und sollten. Neben der reinen Funktionalität wären das Aspekte wie Ausfallsicherheit, Backup, Kosten für Lizenzen und/oder Support. Kommerzielle Software oder OpenSource etc. Die Zusammenstellung wird als Anhang verteilt. Bzgl. Evaluation und Bewertung bittet der AK um Feedback aus dem Kreis der EDV-Beauftragten. 3 URZ-Portal für Störungsmeldungen (Herr Adelmann) Beim letzten IT-Forum wurde der Wunsch geäußert, alle eigenen Tickets mit zugehörigem Status einsehen zu können. Die Umsetzung innerhalb des OTRS-Systems ist aus Datenschutzgründen nicht möglich. Im heutigen IT-Forum wurde eine Realisierung (außerhalb von OTRS) vorgestellt. Nach der Anmeldung mit der Uni-ID (nur mit dieser) werden alle eigenen Tickets mitsamt Status angezeigt. Sollte es nötig sein, können geschlossene Tickets wieder geöffnet werden. Der komplette Mail Verkehr wird in der Übersicht angezeigt und kann bei Bedarf nachgelesen werden. Anmerkung: Bitte für neue Probleme immer auch ein neues Ticket öffnen und nicht ein älteres Ticket zu einem anderen Thema dafür verwenden. Störungsmeldungen des URZ werden ebenfalls angezeigt. Kommt die Störungsmeldung von der eigenen Uni-ID, kann man später danach suchen. Ansonsten ist es aus Datenschutzgründen verboten. Hinweis: Sollte OTRS ausfallen, dann ist immer noch eine Meldung per möglich. Protokoll des IT-Forum am URZ vom Seite 3 von 4

4 4 Verschiedenes Störungsmeldungen Gewünscht wurde eine bessere Kommunikation über Störungsmeldungen nach außen, speziell wenn wichtige Server ausfallen. Auch bei kurzzeitigen Störungen wäre eine nachträgliche Information wichtig, um Berichte/Nachfragen der eigenen Nutzer besser einschätzen zu können. Bsp.: Moodle ist erreichbar, aber LDAP ist gestört. Meldung auf Moodle veröffentlichen. Legitimation der EDV-Beauftragten Da ein Nachweis der Berechtigung am Telefon nicht möglich ist, wird vorgeschlagen, dass mit den E- Mail Adressen der Beauftragten auch gleich die Unterschriften hinterlegt werden. Umstellung Projektaccounts auf Uni-ID EDV-Beauftragte, die für mehrere Einrichtungen zuständig sind, haben dafür oft mehrere Projektaccounts. Es wird gebeten, dass das URZ Empfehlungen ausspricht, wie die Umstellung auf die Uni-ID erfolgen kann. Protokoll des IT-Forum am URZ vom Seite 4 von 4

5 Anhang 1: Software-Whitelist Allgemeine Fragen Anzahl PCs (Bereiche) User (Bereiche) Einrichtung Software Bereiche kostenpflichtig (Zahlenabfrage in Bereichen) Mathematische Software o Mathlab o Origin o Mathematica o Maple o Solide Works Statistische Software o Stata o SPSS o SAS o MaxQDA Grafikbearbeitung o Adobe CS o Adobe Photoshop o Corel Draw Videobearbeitung o Adobe Premiere o Adobe Premiere Elements Büro Software o MS Office o Acrobat Professional o InDesign o Foxit Professional o Abby Finereader Workstation-Betriebssysteme o Windows o Redhat Server-Betriebssysteme o MS Server X Server Tools o Anwendungstools Terminalserver o Groupware Confluence SharePoint Zimbra o Virtualisierung VMWare Parallels (nur Mac) Anhang zum Protokoll des IT-Forum am URZ vom Seite 5

6 o Mailserver Exchange Zarafa o Datenbanken Oracle SQL Remotetools o Teamviewer o Experimentalsoftware o E-Prime o Inquisit o Interact o Chemdraw o Esri o MPlus o Presentation Onlineumfrage-Tools o Unipark o Sosci Survey Virenschutz-Software o Antivir o Kasperski o Sophos o Endpoint Protection Plagiats-Software o Turnit-In o Backup - Software o Acronis o Mailstore Laborsoftware Sonstiges o Anhang zum Protokoll des IT-Forum am URZ vom Seite 6

7 Anhang 2: Intranet Funktionalitäten und Produkte Funktionalität Kalender Gemeinsame Kalenderverwaltung Dokumente (gemeinsame Bearbeitung) Tabellen (Online Bearbeitung) Versionierung Wiki Foren Bedienerfreundlich Reibungslose Zusammenarbeit der Tools (Single-SignOn) Dokumentenverwaltung Schnittstellen Newsfeed Ticketsystem Reservierung von Räumen und Ressourcen (Kalenderintegration) Einheitlichkeit Ansprechendes Äußere (ganz Wichtig) Interaktion von Externen Abbildung von Geschäftsprozessen Definition von Workflows Frei/Belegt Listen Funktionalität plattformübergreifend (Apple/Linux/Windows/Mobil) Aufgabenverwaltung Indizierung und Suche über alle Inhalte hinweg Terminabstimmung Check-in/Check-out Mandantenfähig Einladungen Selbstdarstellung User/in (wer ist wer) App für Android, ios Tools Alfresco (DM) Amagno (DM mit einzelnen Kollaborations-Features) Central Desktop (kostenpflichtig) Claretportal (kostenlos?) Confluence (kostenpflichtig) Drupal (CMS) Drupal - OpenAtrium (kostenlos) Exchange (Gemeinsame Kalender) Interact Intranet (kostenpflichtig) Intrexx (kostenpflichtig) Kerio Workspace (kostenpflichtig) Liferay (kostenpflichtig) Anhang zum Protokoll des IT-Forum am URZ vom Seite 7

8 Lotus Note Novel Vibe Nuxeo Open-Source CMS Open-Source CMS Teamspace (kostenpflichtig) SecureSafe, kostenpflichtig (DM) SharePoint Komplettsysteme Vorteile: Keine Schnittstellenproblematik. Single-Sign-on Einheitliche Oberfläche, einmalige Einarbeitung Investitionssicherheit, Weiterentwicklung der Software gesichert Clustering und Ausfallsicherheit Backup Tools Nachteile: Keine Spezialisierung. Umfangreiches und komplexes System. Keine oder schwierige Anpassung an individuelle Bedürfnisse. Teilweise einmalig hohe Kosten. Lizenzrecht eventuell sehr kompliziert und Komplex Bei Miete muss die Software immer weitergemietet werden oder es erfordert eine komplette Umstellung. Einzeltools Gibt es als OpenSource und als kostenpflichtiges Produkt. Die Einordnung, ob kostenlos oder kostenpflichtig entscheidet meistens der Funktionasumfang. Zubeachten: einige Tools sind nur für kleinere bis mittlere Unternehmen vorgesehen. Vorteile: Auf den Anforderungsbereich spezialisiertes Tool. Bei Open Source, oft engagierte Entwicklergemeinde. Häufig die Möglichkeit individuelle Anpassungen vorzunehmen. (Programmiererfahrung muss vorhanden sein) Kostenlos, aber meistens nur in der Standardfunktionalität. (Die reicht oft nicht) Nachteile: Für jede Anforderung eigenes Tool. Schnittstellen-Problematik. Viele verschiedene Logins. Einarbeitung für jedes Tool nötig. Teilweise nur für kleinere und mittlere Einrichtungen ausgelegt. Fragen bei OpenSource: Weiterentwicklung der Software sicher? Clustering und Ausfallsicherheit gewährleistet? Backup Tools? Sicherheit der entwickelten Software? Gibt es knowhow Anhang zum Protokoll des IT-Forum am URZ vom Seite 8

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