Berichtszeitraum 08/ /2009. von Herrn von Buchka, Kanzler der Bergischen Universität Wuppertal),

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1 Bericht des Arbeitskreises Datenverarbeitung der Universitätskanzlerinnen und -kanzler zur 52. Jahrestagung der Kanzler vom September 2009 in Leipzig Berichtszeitraum 08/ /2009 Mitglieder des Arbeitskreises (Stand: Juli 2009) - Dr. Frank Nolden, Kanzler der Universität Leipzig (Vorsitzender) - Herr Dr. Rainer Ambrosy, Kanzler der Universität Duisburg-Essen (als Nachfolger von Herrn von Buchka, Kanzler der Bergischen Universität Wuppertal), - Herr Dr. Oliver Grundei, Kanzler der Universität zu Lübeck (als Nachfolger von Frau Astrid Küther, Kanzlerin a.d. der Universität zu Lübeck), - Herr Dr. Martin Hecht, Kanzler der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg, - Herr Dr. Michael Hinz, Kanzler der Universität Erfurt, - Herr Dr. Wilfried Hötker, Vizepräs. f. Personal u. Finanzen d. Universität Osnabrück, - Herr Stefan Lorenz, Kanzler der Universität Kaiserslautern, - Herr Dr. Reinhardt Lutz, Kanzler der Universität Bonn, - Herr Hans Georg Mockel, Kanzler der Johann-Wolfgang-Goethe-Universität Frankfurt, - Herr Dr. Friedhelm Nonne, Kanzler der Philips-Universität Marburg, - Herr Dr. Johann Peter Schäfer, Kanzler der Universität Siegen, - Herr Dr. Matthias Schenek, Kanzler der Universität Freiburg (als Nachfolger von Herrn Dr. Dietmar Ertmann, Kanzler a.d. der Universität Karlsruhe (TU)), - Herr Christian Zens, Kanzler der Europa-Universität Viadrina, Frankfurt/O. - Herr Alois Zimmermann, Kanzler der Universität Augsburg (als Nachfolger von Frau Heidi Mikoteit-Olsen, Kanzlerin a.d. der Bayerischen Justus-Maximilians-Universität Würzburg). An den Sitzungen nahmen regelmäßig der Geschäftsführer der HIS GmbH, Herr Prof. Dr. Martin Leitner, der Leiter der zuständigen Fachabteilung I, Herr Dr. Uwe Hübner sowie sein Stellvertreter und Projektleiter des HISinOne-Projektes, Herr Dr. Sven Gutow teil.

2 Nach dem Beschluss des Sprecherkreises vom 6. November 2000 werden Vertreter der Fachhochschulkanzler zu den Sitzungen eingeladen. Es nahmen teil: Herr Jürgen-Peter Henckel, Kanzler der HS Bremen, Herr Peter Mertens, Kanzler der FH Wiesbaden (bis März 2009), Frau Dr. Gisela Nagel, Kanzlerin der FH Köln (bis März 2009), Frau Gehsa Schnier, Kanzlerin der FH Bielefeld (als Nachfolgerin der Kanzlerin a.d. der FH Köln, Frau Gisela Nagel). Aus dem Arbeitskreis ausgeschieden sind: Herr Dr. Dietmar Ertmann, Kanzler der Universität Karlsruhe (TU) (zum ), Herr Hans-Joachim von Buchka, Kanzler der Bergischen Universität Wuppertal (zum (zum ), Herr Volker Bley, Kanzler der FH Potsdam (zum ), Herr Hansgeorg Falterer, Kanzler der FH Landshut (zum ), Herr Peter Mertens, Kanzler der FH Wiesbaden (zum ) Frau Dr. Gisela Nagel, Kanzlerin der FH Köln (zum ). Arbeitskreissitzungen Der Arbeitskreis tagte im Berichtszeitraum drei Mal: - am an der Universität Osnabrück - am an der Universität Leipzig - am bei der HIS GmbH Hannover. Arbeitsschwerpunkte Beratung des HIS-Arbeitsprogramm 2010 Traditionell berät der AK DV in der Juli-Sitzung über das HIS-Arbeitsprogramm. Die HIS GmbH legte zur Sitzung den Entwurf des HIS-Arbeitsprogramms 2010 vor. Als Schwerpunkte der HIS GmbH 2010 wurden hervorgehoben: - Verstärkung der Aktivitäten der HIS GmbH zur Analyse von Wettbewerbern; - Entwicklung der integrierten Software HISinOne, - Systematische Softwareentwicklung und automatisierte Software-Tests, - neues Supportgebührenmodell für HISinOne mit dem Ziel eines kostendeckenden und skalierbaren Supports - Optimierung der Support-Prozesse durch Ticket-System, - Orientierung auf Referenzprozesse und damit Reduzierung des Aufwandes für Anpassungen und Qualitätssicherung - standardmäßige Integration eines Identity-Managements in HISinOne.

3 Der AK DV sprach der HIS GmbH die folgenden Empfehlungen zum Jahresarbeitsprogramm 2010 aus: 1. Da gegenwärtig an vielen Hochschulen an Identity-Management-Lösungen gearbeitet wird, sollten die Funktionalitäten des Identity-Managements von HISinOne gegenüber den Hochschulen baldmöglichst darstellt werden. 2. Die Orientierung von HISinOne auf Referenzprozesse sollte gegenüber den den Hochschulen deutlich kommuniziert werden. 3. Die Bereitstellung einer ausführlichen Dokumentation der durch HISinOne abgebildeten Referenzprozesse für die Hochschulen ist wünschenswert. 4. Die HIS-Migrationsszenarien aus den Altsystemen nach HISinOne sollten gegenüber den Hochschulen dargestellt werden. Beratungen mit der HIS GmbH zur neuen Software-Generation HISinOne Zentral für die Entwicklungsplanung der HIS GmbH war auch im Jahr 2009 die Entwicklung der neuen Softwaregeneration HISinOne, die als integriertes, webbasiertes und mit Open Source-Technologien entwickeltes Softwaresystem für das Hochschulmanagement in Zukunft die Altsysteme der HIS sukzessive ablösen soll. Im Berichtszeitraum informierte die HIS GmbH kontinuierlich über den Projektstand sowie jeweils über ausgewählte Aspekte der neuen Softwaregeneration. Die Software HISinOne wird mit Pilothochschulen entwickelt. Pilothochschulen für den Bereich Campus Management sind: HU Berlin, FH Braunschweig/Wolfenbüttel, U Duisburg- Essen, FH Flensburg, U Freiburg, U Mannheim, U Osnabrück sowie ein Konsortium von Kunst/Musikhochschulen. Darüber hinaus ist die U Köln Kompetenzpartner. Pilothochschulen für den Bereich Ressourcen Management sind: U Duisburg-Essen, TU Dortmund, RWTH Aachen, U Bonn, U Siegen. In Ergänzung der regelmäßige Beratungen des AK DV mit der HIS GmbH zu Entwicklungsstand und perspektiven von HISinOne fand im Dezember 2008 ein ausführliches Gespräch von Vertretern des AK DV mit dem Geschäftsführer der HIS GmbH statt. Insbesondere wurden seitens des AK DV Bedenken hinsichtlich des Konkretisierungsgrades des Projektes HISinOne und dessen Kommunikation gegenüber den Hochschulen angemeldet. Im Ergebnis hat die HIS GmbH die Rektoren und Präsidenten der Hochschulen ausführlich schriftlich über HISinOne informiert:

4 1. HISinOne wird zeitlich abgestuft mit einem Funktionsumfang der Version 1.0 ab November 2009 und mit einem Funktionsumfang der Version 2.0 ab Oktober 2010 zur Verfügung stehen. Seitens der HIS GmbH wird damit gerechnet, dass viele Hochschulen mit einer Migration auf HISinOne solange warten werden, bis der Funktionsumfang HISinOne 2.0 vorliegt. 2. Den Hochschulleitungen wurde ein Migrationsleitfaden zur Verfügung gestellt, wobei von der HIS GmbH darauf hingewiesen wird, dass die für die Migration erforderlichen Rahmenbedingungen organisatorischer, technischer und personeller Art durch die Hochschulen selbst zu schaffen sind. Insbesondere hat die HIS GmbH klargestellt, dass die Projektleitung für die Migrationsprojekte durch die Hochschulen selbst oder durch externe Unterstützung zu stellen ist, und dass die HIS im Rahmen der Migrationsprojekte lediglich unterstützend tätig sein werde. 3. Die HIS empfiehlt zur Gewährleistung der Ressourcen seitens HIS für eine Migration einen frühzeitigen Vertragsabschluss ca. 12 Monate vor dem beabsichtigten Migrationsbeginn sowie einen rechtzeitigen Aufbau entsprechender personeller Ressourcen für die Migration seitens der Hochschule. Die HIS GmbH beabsichtigt zur Unterstützung der Migration den Aufbau von zertifizierten Partnerschaften mit ausgewählten Hochschulen. So habe sich die Universität Erlangen- Nürnberg bereit erklärt, als zertifizierter Partner der HIS bei den Migrationsprojekten anderer Hochschulen unterstützend tätig zu werden. Die Etablierung weiterer Partnerschaften könne entweder durch Ansprache seitens der HIS oder durch Anfrage interessierter Hochschulen erfolgen. Der AK DV regte eine bundesweite Abfrage der HIS zum Interesse der Hochschulen an einer zertifizierten Partnerschaft an. Der AK DV empfahl der HIS GmbH, Möglichkeiten zur Etablierung von Partnerschaften mit Systemhäusern zu prüfen, um das Risiko für Kapazitätsengpässe bei der Einführung von HISinOne zu reduzieren und eine Betreuung der Hochschulen vor Ort gewährleisten zu können. Als weitere zu prüfenden Maßnahmen schlug der AK-DV die gemeinschaftliche Einführung von HISinOne in Hochschulclustern oder die Einführung von Landeslösungen vor. HISinOne-Beirat Der HISinOne-Beirat begleitet die Entwicklung der integrierten Software HISinOne als Mittler zwischen den Hochschulen und der HIS GmbH. Im Rahmen der Sitzung des HISinOne- Beirates am wurde die veränderte Zusammensetzung des Beirates mit den folgenden Mitgliedern bestätigt: Dr. Rainer Ambrosy (Kanzler U Duisburg-Essen), Dr. Klaus

5 Arnold (Kanzler FH Flensburg), Dr. Frank Nolden (Kanzler U Leipzig), Prof. Dr. Peter Schirmbacher (Direktor RZ, HU Berlin), Prof. Dr. Gerhard Schneider (Leiter RZ, U Freiburg) (Vorsitzender), Günter Scholz (Kanzler U Hannover), Martin Wolf (MWK BaWü). HIS-Kuratorium Mitglieder im Kuratorium seitens des AK DV sind aktuell Dr. Frank Nolden (Kanzler U Leipzig) in Nachfolge von Herrn von Buchka (Kanzler U Wuppertal) und Jürgen-Peter Henckel (Kanzler HS Bremen). Das Jahresarbeitsprogramm der HIS für 2009 wurde vom HIS-Kuratorium im Rahmen der Sitzung am bestätigt. Das Preismodell der HIS für die Software HISinOne wurde vom Kuratorium zustimmend zur Kenntnis genommen. Landes - Kompetenzzentren In verschiedenen Bundesländern etablieren sich landesweite Kompetenzzentren zur Unterstützung der Hochschulen bei der IT-seitigen Abbildung von Prozessen in Forschung, Lehre und Verwaltung bzw. sind bereits etabliert. Auszugsweise seien im folgenden einige der diskutierten Konzepte erwähnt: - Aus Nordrhein-Westfalen wird die Gründung eines zentralen Kompetenzzentrums für Verwaltungs-DV an der Universität Duisburg-Essen berichtet, das die nordrheinwestfälischen Hochschulen produktübergreifend bei DV-Organisation und DV- Systemen in der Verwaltung unterstützen wird. - Das Niedersächsischen Hochschulkompetenzzentrum für SAP (CCC) unterstützt die SAP-Nutzer in den Verwaltungen der niedersächsischen Hochschulen und entwickelt das Niedersächsische Referenzmodell für SAP entsprechend den Bedürfnissen der Hochschulen weiter. Die Finanzierung des CCC erfolgt durch die Hochschulen, abgesichert durch eine Verwaltungsvereinbarung zwischen den Hochschulen, dem Land und dem CCC. Das CCC ist durch SAP zertifiziert. - Im Bereich E-Learning ist in Niedersachsen der von inzwischen acht Hochschulen getragener ELAN e.v. tätig. - Eine Mehrzahl der sächsischen Hochschulen beteiligt sich an der Bildungsportal Sachsen GmbH, die E-Learning-Anwendungen und dienstleistungen für die sächsischen Hochschulen Begutachtung von DV-Systemen, DV-Prozessen und DV-Organisation an Hochschulen zur Unterstützung der Hochschulprozesse in Forschung, Lehre, Studium und Verwaltung: Der AK hat sich im Berichtszeitraum mit Fragen der Gestaltung der Ablauf- und Aufbauorganisation im DV-Bereich an Hochschulen beschäftigt, Softwareprodukte zur

6 Unterstützung der Hochschulprozesse in Forschung, Lehre, Studium und Verwaltung begutachtet und sich die entsprechenden Erfahrungen der Hochschulen mit der Einführung der Produkte vorstellen lassen: - StudIP - Campusmanagement an der Universität Osnabrück (Vortrag durch Herrn Dr. Andreas Knaden und Herrn Thelen, Zentrum für Informationsmanagement und virtuelle Lehre der Universität Osnabrück (virtuos), - Aufgabenspektrum und Arbeitsweise des Niedersächsischen Hochschulkompetenzzentrum (CCC) für SAP (Vortrag von Herrn Dr. Rupp, Leiter des Niedersächsischen Kompetenzzentrums für SAP mit Sitz in Hannover), - IT-Servicezentrum (ITS) der Universität Augsburg, gefördert von der DFG im Rahmen des Förderprogramms DFG-Leistungszentren für Forschungsinformation, Gewinner des Preises des Stifterbandes im Wettbewerb Campus online im Jahr 2008 (Vortrag durch Frau Pillay und Herrn Dr. Fahrner, ITS, Universität Augsburg). Uni-TV Aktivitäten der Hochschulen zu universitären Fernsehbeiträgen wurden im Rahmen einer Tagung am 26. und an der Universität Leipzig mit einem bundesweiten Teilnehmerkreis vorgestellt. Nach Angaben der Veranstalter stellte die Tagung einen ersten Schritt des Versuchs zur Etablierung einer bundesweiten Struktur von Sendeanstalten für Uni-TV dar. Es sei beabsichtigt, die an den Hochschulen vorhandenen Aktivitäten zu vernetzen und durch eine zentrale Redaktion zusammenzuführen; weiterhin zielten die Veranstalter auf eine Kooperation mit dem öffentlich-rechtlichen Rundfunk. Am Ziel der Etablierung eines öffentlich-rechtlich finanzierten Bildungskanals wurden aus dem Kreis der Teilnehmer der Tagung ebenso Zweifel geäußert worden wie an der Einwerbung der für eine zentralen Redaktion erforderlichen Mittel, begrüßt wurde jedoch eine Präsentation der Universitäten als öffentlich rechtliche Bildungsanbieter auch über Uni-TV. GEZ-Gebühren Die Universität Leipzig führt mit dem Mitteldeutschen Rundfunk eine gerichtliche Auseinandersetzung zur Verpflichtung zur Zahlung von Rundfunkbeiträgen für internetfähige PCs. Der Standpunkt der Universität Leipzig, dass der Rundfunkgebührenstaatsvertrag und damit auch die erlassenen Gebührenbescheide die Rechte der Universität Leipzig aus Art. 3 GG und aus Art. 5 Abs. 3 GG verletzt, wurde in erster Instanz vom Verwaltungsgericht Leipzig abgewiesen. Die Universität Leipzig beabsichtigt, in die Berufungsinstanz (Sächsisches Oberverwaltungsgericht) zu gehen.

7 Rolle und Vernetzung des Arbeitskreises Datenverarbeitung Die Diskussion über die Aufgaben des AK und das Selbstverständnis der AK-Mitglieder wurde im Jahr 2009 unter dem Gesichtspunkt der Vernetzung weitergeführt. Um die Rolle der Mitglieder des AK DV als Multiplikatoren zu stärken, wurden die Mitglieder des AK DV zu ihren Mitgliedschaften in thematisch verwandten Gremien befragt. Der AK DV stellte fest, dass insbesondere die Kontakte zum ZKI (insbes. ZKI-Arbeitskreis Campus Management ), zum DFN, zum BMBF und zur Rechnerkommission der DFG gestärkt werden sollten. Eine Einladung von Vertretern dieser Institutionen zu gemeinsamen Beratungen mit dem AK DV ist beabsichtigt. Der AK DV hat sich gegen eine Mitgliedschaft von CIO s im AK DV, wohl aber für eine anlassbezogenen Einladung in die Beratungen des AK DV aus. Themen des AK DV für 2010 Im Rahmen der Jahresplanung 2010 des AK DV sind die folgenden Themen zu berücksichtigen: - Information über das Berichtswesen in HISinOne, - Vorstellung der Referenzprozesse in HISinOne, - Fachvortrag zu Planung und Bau von Rechenzentren, - Impulsvortrag zu IT-Trends mit Einfluss auf zukünftige Anforderungen an die Hochschul-DV, - Beleuchtung der (haushalts-)rechtlichen und verwaltungstechnischen Aspekte der Bereitstellung von IT-Infrastruktur der Hochschulen für Externe, - Bericht eines Preisträger des Wettbewerbs Campus Online des Stifterverbandes zu jüngsten Aktivitäten im Bereich Hochschul-IT. Fortbildungsveranstaltungen Aus dem Kreis der Mitglieder des AK DV wurde eine gemeinsame Fortbildungsveranstaltung mit dem AK Fortbildung und dem AK Hochschulrechnungswesen angeregt, die perspektivisch im ersten oder zweiten Quartal 2010 stattfinden und das Thema Kaufmännische Buchführung an Hochschulen Prozesse und IT-Unterstützung zum Inhalt haben könnte. Eine diesbezügliche Abstimmung zwischen dem AK Fortbildung, dem AK DV und dem AK Hochschulrechnungswesen steht noch auch. Dank Der Dank des Arbeitskreises gilt Herrn Bley, Herr von Buchka, Herrn Ertmann, Herrn Falterer, Herrn Mertens und Frau Dr. Nagel für ihre langjährige Mitarbeit im Arbeitskreis Datenverarbeitung und die engagierte Unterstützung seiner Anliegen. Besonderer Dank gilt

8 Herrn von Buchka für die Übernahme des Vorsitzes des Arbeitskreises in den Jahren 2005 und Ein herzlicher Dank gebührt auch Herrn Groh, Dezernent für Datenverarbeitung und Organisation der Universität Marburg, der den AK DV über viele Jahres mit Rat und Tat zur Seite stand. Gez. Dr. F. Nolden Vorsitzender des AK Datenverarbeitung