1. WAS IST VTECRM? Technische Anforderungen* *nur für VTE On-Site; siehe Teil 4.

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2 1. WAS IST VTECRM? VTECRM handhabt alle CRM-Prozesse, und unstrukturierten Prozesse, die hauptsächlich mit und Kalender- Aktivitäten zusammenhängen. VTECRM ermöglicht Ihnen alle Abläufe des Kunden- und Lieferantenmanagement zu verwalten. Alle Aktivitäten am Kunden, die von unterschiedlichen Geschäftsteams ausgeführt werden, sind archiviert und immer zugänglich. Prozesse, die durch VTECRM verwaltet werden: - Datenmanagement, Kunden, Leads, Verkaufspotenziale und gewonnene Kunden - Neukundengewinnung, Angebote, Kundendienst, Aufträge, Rechnungen - Gemeinsamer Kalender - Webmail - PDF und RTF Dokumente - Newsletter-Management und Statistiken - Projekt-Management und Arbeitsplanung - Besuchsberichts-Management, Budgetierung, gemeinsame Ressourcen VTECRM beinhaltet einen praktischen Kalender. Dieser kann in die bekanntesten Lösungen wie z.b. Exchange, Zimbra, Lotus Notes, Google Calendar integriert werden. Ein Teil davon ist auch ein Client-Mailsystem (Web) das es ermöglicht Kalender-Aktivitäten und s als Auslöser zu verwenden, um direkt CRM-Daten zu erzeugen. VTECRM als die führende Open Source Software auf dem italienischen CRM-Markt ist Partner des weltweit führenden Linux Distributors Redhat. Auch auf Anwenderseite haben sich Global Player aus vielen Bereichen für uns entschieden. Zu unseren über zufriendenen Kunden zählen wir Allianz, Total, Rexroth Bosch, und Volkswagen Leasing. Auch Kunden mit kleineren Anwenderzahlen freuen sich über unsere praktische Software. Sie teilen alle ein einfaches Bedürfnis: Sie wollen ihre Prozesse verbessern. Technische Anforderungen* *nur für VTE On-Site; siehe Teil Minimum Hardware Anforderungen Ram: 2 GB Hard Disk: 20 GB Prozessor: 1.5 GHz oder höher, Empfohlen 2 oder mehr Prozessorkerne 2. Empfohlenes Betriebssystem Das empfohlene System für die Installation von VTECRM ist Ubuntu Auf diesem System kann man die Standardversion von VTECRM installieren, ohne besondere Anforderungen außer der Parameter Prädisposition von php.ini.

3 3. Anforderungen für andere Linux Betriebssysteme Es ist möglich, VTECRM auf anderen Linux Betriebssystemen zu installieren. Sie benötigen: - php5.2 oder 5.3 (empfohlen) - mysql 5.x - apache2 Vergewissern Sie sich, dass folgende Pakete installiert und richtig konfiguriert sind: - libapache2-mod-php5 - php5-cli - php5-common - php5-curl - php5-dev - php5-gd - php5-imap - php5-ldap - php5-mysql - libdbd-mysql-perl - libmysqlclient15off - mysql-client-5.x - mysql-common - mysql-server - mysql-server-5.x - mysql-server-core-5.x - php5-mysql - apache2 - apache2-mpm-prefork - apache2-utils - apache2.2-common - libapache2-mod-php5 Um eine Verbindung zu unterschiedlichen Datenbanken wie z.b. Microsoft SQL Server oder Oracle aufzubauen, müssen Sie die notwendigen Libraries vorher festlegen (für Ubuntu: php5-sybase und oci8 Libraries)

4 Screenshots der Features Home Page Webmail

5 Kalender Personen

6 Person Beispiel Besuchsbericht

7 3.1 Vorstufe des Sales-Cycle ORGANISATIONEN LEAD Lead umwandeln PERSONEN VERKAUFSPOTENTIALE Leads Was ist ein Lead? Es ist der erste Kontakt mit einem potenziellen Kunden: Denken Sie dabei an Visitenkarten, die Sie bekommen haben. Dieser Kontakt muss weiterverfolgt werden. Das Leads-Modul ermöglicht Ihnen: - Ansammlung und Verwaltung von potenziellen Kunden - Aufgabenverteilung der Leads an die Benutzer - Verwaltung und Zuordnung von Agenda, Aktivitäten und s - Erstellen und zuordnen von Kampagnen, Telemarketing, Dokumenten, etc. Wenn Sie mit der Verhandlung beginnen, wird ein Lead zu einer Person, Organisation und/oder einem Verkaufspotenzial. Mit VTECRM können Sie die Einträge direkt in die folgenden Stufen des Sales Cycle übertragen [siehe Teil 3.2]. Personen/Organisationen/Verkaufspotenziale Wenn man von einer Person spricht, meint man damit eine körperliche Person, wie z.b. der Vertreter einer Firma. Wenn man von einer Organisation spricht, meint man eine Firma, in der die entsprechende Person ist. Ein Potenzial beginnt dort, wo man eine Verhandlung beginnt, die in einem Bestellungsauftrag enden könnte. Newsletter/Kampagnen Kampagnen, Ziele und Newsletter sind 3 miteinander verbundene Module. Das Kampagnenmodul ermöglicht: - Zuordnung einer Liste von Leads (Ziel) zu einer Marketing-Aktivität, z.b. einem -Newsletter - Archivieren aller Daten in den Leads-Aufzeichnungen

8 - Benutzung von Kampagnen für Verkaufsaktivitäten und für die Koordination von Kundenlisten Die Newsletter-Form ist die ideale Lösung für: - Das Senden zahlreicher Newsletters an eine unbegrenzte Anzahl von Empfängern - Das Erstellen von Vorlagen und das Anpassen von s - Das Lesen von Kampagnen-Statistiken, Übersicht über Freigaben, oder abgelehnte s, etc. Telemarketing Das Telemarketing-Modul ist ebenso verbunden mit dem Kampagnen- und dem Zielmodul. Es ermöglicht: - Handhabung mehrerer Marketing-Kampagnen (telefonisch oder anderweitig) im Bezug auf Ziele. - Verwaltung der vergangenen Anrufe - Verbindung eines Anrufs mit einer Agenda - Direktes Treffen von Verabredungen - Überführung der Eingaben in folgende Schritte des Sales Cycle durch andere Module (Verkaufspotenziale, Angebote, Kundenbestellungen...)

9 3.2 SALES-CYCLE KALENDER ORGANISATIONEN PERSONEN VERKAUFSPO TENTIALE ANGEBOTE VERKAUFSBESTELLUNG KAMPAGNEN NEWSLETTERS Organisationen/Personen Ein Kunde ist in 2 Modulen abgebildet: Organisation (die Firma) und Person. Sie werden von der Lead-Umwandlung erzeugt. Das Kunden-Modul enthält alle Informationen über die Firma und ermöglicht zusätzlich: - Zuordnung eines Kunden zu einem Benutzer - Verwaltung der Firmenhierarchie - Verbindung mit Kalender-Aktivitäten - Handhabung von Verhandlungen, Erstellung von Verkaufspotenzialen, die einem Kunden zugeordnet sind - Erstellung von Kampagnen, die einem Kunden zugeordnet sind Durch die Tools, die Sie in jeder Ansicht finden, können Sie s senden, und Dienstleistungen, Tickets, Posten, etc. verwalten.

10 Verkaufspotenziale Der Sales Cycle fängt beim Verkaufspotenzialmodul an. Es ermöglicht Ihnen: - Zuordnung und Archivierung von Verkaufspotenzialen zu Personen/Organisationen - Direkte Erstellung eines Angebots und eines Kundenauftrags als nächste Schritte des Sales Cycle - Eingabe von Informationen wie z.b. Erfolgswahrscheinlichkeit, erwartetes Enddatum usw. Angebote Angebote sind stark gebunden an Verkaufspotenziale und Kunden. Das Angebote-Modul ermöglicht Ihnen: - Erstellung eines angepassten Angebots - Eingabe von Hinweisen, Zahlungsbedingungen, Nachlässen, Steuern - Eingabe von Produkten und Dienstleistungen, die aus dem Produkt- und Service-Modul gewählt werden - Exportieren einer Angebots-PDF - Sendung des Angebots als PDF-Anhang per PDF Maker VTECRM beinhaltet einen hervorragenden PDF-Maker. Den PDF-Maker zu nutzen ist eine einfache Art PDF-Vorlagen zu erstellen, die im gesamten VTECRM benutzt werden können (Angebote, Aufträge, Rechnungen, Dokumente, Produktdetails, Webmail, Newsletter ). Mit dem PDF-Maker können Sie Vorlagen erstellen, deren Design Sie frei nach Ihren Wünschen ändern können. Durch den Einsatz von Variablen können die Vorlagen als Serienbriefe, Rechnungen, Lieferscheine, Newsletter und vieles mehr verwendet werden. Die Variablen werden bei jeder Anwendung automatisch durch die richtigen Daten ersetzt. Kundenbestellung Die Kundenbestellung ist der letzte Schritt im Sales Cycle. Dieses Modul ermöglicht Ihnen: - Das Verfolgen der Veränderungen zwischen Angebot und aktueller Kundenbestellung - Die Erstellung einer neuen Kundenbestellung aus dem Angebots-Modul - Erstellung und Verknüpfung von Dokumenten, Rechnungen, Kalender-Aktivitäten - Handhabung der Verkaufshistorie - Die Eingabe von Informationen wie z.b. Status, Kommissionen, Fälligkeitsdatum, usw.

11 3.3 Schritte nach dem SALES-CYCLE KUNDENBESTELLUNG RECHNUNG PRODUKT Bestandsverwaltung DIENSTLEISTUNG Servicevertrag Produkte/Bestandsverwaltung Ihr Verhalten nach Ablauf des Sales Cycle ist sehr wichtig: Zu zeigen, dass man den Kunden kennt macht den Kunden loyal. Das Bestandsverwaltungs-Modul gewährleistet auf einfache Art und Weise: - Die Verfolgung aller Seriennummern, von Produkten die Sie den Kunden verkauft/vermietet haben - Dienstleistungen, die zu einem Produkt verkauft wurden im Auge zu behalten - Verknüpfung der Aufzeichnungen mit einem Produkt, einer Identifikationsseriennummer, einem Kunden, einem Identifikationsnamen, einem Hilfsticket usw. Das Produkt-Modul ermöglicht Ihnen: - Die Aufzählung all Ihrer Produkte mit der Eingabe von Preisen, Codes, Status, Vorratszahlen, usw. - Handhabung von Produktbundles, Erstellung einer Hierarchie - Bereitstellung jedes Produktes zur Zuordnung zu Angeboten, Verkaufsaufträgen, usw. Vertragsservices Auf dieselbe Art und Weise funktioniert das Dienstleistungsmodul für die Handhabung von Ausbildung, technischer Unterstützung und ähnlichen Tätigkeiten, die mit Stundentarifen berechnet werden. Sie können: - Verbrauchte/dauernde/verbleibende Zeit ebenso wie Anfangs- und Enddatum ansetzen - Wie auch in den anderen Modulen jede Dienstleistung mit Kunden, Dokumenten, Tickets und anderen Modulen verknüpfen

12 telefon TICKET ORGANISATIONEN PERSONEN Bestandsverwaltung Serviceverträge portal Wege von Kundenanfragen FAQ: Frequently asked questions Hilfe: Trouble Tickets Hilfsdienstleistungen sind ein wichtiger Teil des Vorgehens nach dem Sales Cycle. VTECRM verwaltet die Hilfsdienstleistungen im Wesentlichen durch das Trouble-Ticket-Modul und das Kundenportal. Das Trouble-Ticket-Modul ermöglicht Ihnen: - Die Handhabung von Kundenanfragen und Problemen - Dem Kunden ein schnelles Tool (Ticket) zur Verfügung zu stellen durch das er um Hilfe bitten kann - Anzeigen einer Anfragenübersicht für die Verkaufsabteilung - Automatische Verknüpfung jedes Tickets mit Kunden, Kontakten, Projekten und Zeitkarten-Aufzeichnungen Das Zeitkarten-Modul beinhaltet die Details des Ticket-Auflösungs-Prozesses. Tickets können erstellt werden durch: - Das Trouble-Ticket-Modul (eigens hinzufügen) - Das Kundenportal (Ein Internetportal für Kunden) - s (Die Adresse kann in das Ticket-Modul integriert werden) - Telefon

13 SLA Das Service Level Agreement definiert das Niveau an Effizienz bei der Bereitstellung einer Dienstleistung wie z.b. beim Support. VTECRM beinhaltet einen SLA-Zähler der mitverfolgt, wie viel Zeit von der Erstellung des Tickets bis zu seiner Auflösung vergeht. Dieser kann bei den Arbeitsabläufen gesetzt werden. Kundenportal Das Kundenportal ist ein Internetportal, das Sie Ihren Kunden bereitstellen um ihre Bestellungshistorie, ihre Hilfstickets und vieles mehr im Auge zu behalten. Jeder Kunde hat seine Zugangsprivilegien, die Sie durch die Einstellungen festlegen. Auf diese Weise können Kunden ihre Hilfstickets am einfachsten senden und Sie die Ticktes am einfachsten behandeln.

14 3.4 TEAMARBEIT Kalender VTECRM beinhaltet einen intuitiven Kalender, die ideale Lösung um persönliche- und Teamarbeit zu steuern. Der Kalender ermöglicht Ihnen: - Die Erstellung von Events und Aufgaben und ihre Verschiebung durch drag & drop - Das Anzeigen von eigenen Aufgaben und den Aufgaben Ihrer Kollegen - Das Anzeigen des eigenen Kalenders für eine Gruppe von Nutzern - Das Verknüpfen von Events mit Aufzeichnungen in anderen Modulen (Angebote, Kunden, Verträge, Tickets, etc) - Nutzer und Kontakte zu Events einzuladen - Handhabung der Aktionshistorie - Die Führung von Gästelisten und ihren Einträgen Der VTECRM-Kalender kann in die bekanntesten -Servern integriert werden: Exchange, Zimbra und Google Calendar. Durch das Active-Sync-Modul [siehe Teil 4.2] können Sie ihn auch in mobile Greäte integrieren und mit dem Programm synchronisieren. Es existieren Lösungen für: iphone, ipad, Blackerry (durch Exchange/Zimbra plugins), Android. Webmail Das Webmail-Modul führt einen IMAP -Account. Das Webmail-System ermöglicht Ihnen: - Führung von mehr als einem -Account - Wandelung von eingehenden s in Tickets, Potenziale, Projekte, Kalender-Aktivitäten - Verbindung einer eingehenden mit Leads, Personen, Kunden, Verkaufspotenzialen, Dokumenten, Kalender, etc. - Alle s zu archivieren und in den Aufzeichnungen verfügbar zu halten (Leads, Kontakte, etc.) - s Ihrem Arbeitsteam zu präsentieren - s direkt aus dem Webmail-System oder aus den Aufzeichnungen zu senden (Kontakte, Newsletter, etc.) - Massen- s an bestimmte Listen von Datensätzen und Zielgruppen zu senden - Erstellen von -Vorlagen für Newsletter, Kampagnen, etc. - Integration des Webmail-Systems in Outlook, Thunderbird und Lotus - Synchronisation des Webmail-Systems mit Zimbra, Exchange und Google Calendar

15 Meldungen VTECRM bietet eine innovative Lösung für interne Kommunikation um den verkehr unter Kollegen zu minimieren. Das Meldungsmodul ist eine Art Chatroom der es Ihnen ermöglicht: - Nachrichten an alle Benutzer oder Einzelne zu schicken - Echtzeitkonversationen zu halten - Eine Nachricht mit einer speziellen Aufzeichnung aus VTECRM zu verbinden (ein Kontakt, ein Potenzial, ein Event, etc) - Innerhalb einer Aufzeichnung alle Nachrichten, die mit ihr verbunden sind zu finden

16 3.5 MOBILE GERÄTE App VTECRM hat eine hervorragende App für Apple- und Android-Geräte. Dies bedeutet, dass man eine tragbare Version von VTECRM für die Arbeit zur Verfügung hat, ohne Zeit zu verschwenden. Die App verbindet sich mit Ihrem VTECRM: Die neuen Leads, die Sie hinzufügen, oder die Änderungen, die Sie an archivierten Aufzeichnungen machen, haben direkte, sofortige Auswirkungen auf das CRM. Die Funktionen der App sind dieselben, wie die, des gesamten VTECRM: - Hinzufügen und ändern von Dateien in allen Modulen: Leads, Personen, Kunden, Verkaufspotenziale, Angebote, Verkaufsaufträge, etc.) - Erstellung von Listen, Zielen, Kampagnen, etc. - Sendung von s, die archiviert und verfügbar sind in den darauf bezogenen Aufzeichnungen - Handhabung Von Kalender-Aktivitäten Und vieles mehr. Active Sync Active Sync ist ein zusätzliches Modul, welches Ihr iphone, ipad, Android oder Blackberry Gerät mit VTECRM synchronisiert. Funktionen: - Es findet eine Echtzeit-Synchronisation statt, welche standardmäßig integriert ist und in beide Richtungen funktioniert: Vom mobilen Gerät zum VTECRM-Server und umgekehrt. - Es synchronisiert Kalender, Kontakte und Telefonbuch - Die Synchronisation erhält die Verbindungen zwischen den Aufzeichnungen (Bsp. Eine Verabredung in Verbindung mit einem Kontakt)

17 3.6 INTEGRATION Mail Server Synchronisation möglich von Agenda/Adressbuch zwischen VTECRM und: - Google Mail - Exchange - Lotus - Zimbra Mail Client Mit plugins. Synchronisation möglich zwischen VTECRM und: - Outlook: Agenda, Adressbuch, synchronization - Thunderbird: verbindung zu Leads, Kontakten, etc. - Lotus: Agenda und Adressbuch-Synchronisation; Verbindung zu Leads, Kontakten, etc. E-Commerce Website Integration möglich mit: - Magento - Joomla Virtuemart - oscommerce Die Integration führt zur automatischen Umwandelung des E-Commerce-Prozesses in VTECRM-Aufzeichnungen: - Neue Nutzerregistrierungen werden zu neuen Leads - Benutzer werden zu Personen und Einkaufsbestellungen - Regelung der Produktkonformität zwischen VTECRM und der jeweiligen Website - Synchronisation der Verkaufsauftragsdetails zwischen VTECRM und der jeweiligen Website - Erstellung von Tickets, die Bestellungen, Zahlungen, Probleme, usw. melden

18 ERP Die bekanntesten ERP-Systeme, die mit VTECRM kompatibel sind: - Ad Hoc Revolution/Enterprise (Zucchetti) - Gestionale1-2 (Zucchetti) - AS400 - GammaEnterprise GE (TeamSystem) - Mago - SAP R/3 Funktionen: - Integration von VTECRM in ihr eigenes ERP-System - Die Möglichkeit Informationen zu teilen ohne Duplikate - Flexible Konfiguration für jegliche Art von ERP-Systemen Integrationsprogramme: - Durch temporäre Tabellen ist es möglich, die Updatehäufigkeit zu wählen (bsp. einmal täglich) - Durch Webdienste mit Libraries: Echtzeit-Update Mobile Geräte Siehe Teil 3.5 Datenbanken VTE CRM ist mit vielen Datenbankten kompatibel: - MySQL (Die ideale Lösung) - Oracle - SQL Server Nur VTE On-Site benötigt den Installationsservice, welcher folgendes beinhaltet: - Betriebssystem, falls notwendig - Unterstützungskonfiguration - Sicherheitskonfiguration - LDAP Konfiguration - Optimierte Konfiguration für die beste Leistung Computertelefonie Funktionen: - click to call (Internettelefonie) - Aufklappfenster für Anrufer - Rückverfolgung von Anfang und Ende des Gesprächs - Die Möglichkeit einem Kunden einen Code zuzuweisen, um Zugriff auf einen Service zu erhalten Business Intelligence Integration in: - Pentaho (open source) - Qlikview Sie können: - Aufzeichnungen und Daten von VTECRM lesen - Berichte und Grafiken erstellen (Bsp.: Kunden-Prioritäts-Grafik) - Aktualisierung der VTECRM Daten mit neuen Qlikview Daten (nur für Qlikview)

19 4. MODULE VTECRM kann mit zusätzlichen Modulen ergänzt werden, die es Ihnen ermöglichen, spezielle Aktivitäten zu handhaben. Active Sync Synchronisiert mobile Geräte mit VTECRM und aktualisiert Kalenderaktivitäten und Kontakte. Siehe Teil 3.5 Synchronisation für GCalendar, Exchange und Zimbra Kalender und Kontakte werden zwischen VTECRM und einem Server synchronisiert: Google, Exchange oder Zimbra. Die Updates sind in Echtzeit und bidirektional. Telemarketing Regelung von Anrufen und Feedbacks. Siehe Teil 3.1 Kurse Dieses Modul ermöglicht Ihnen: - Verwaltung und Zuordnung von Kursen zu Leads, Kontakten und Kunden - Hinzufügen eines Kontaktes als Lehrer oder Sprecher - Versendung von Massen- s mit Einschreibungs-Anfragen - Bereitstellung von einfachen Links zur Registrierung für Kontakte - Vergabe eines Status für jeden Kontakt (Bsp. Registriert) Ortungsfunktion Dieses Modul stellt einen einfachen Button in den Hauptmodulen zur Verfügung. Es zeigt eine Karte in der Sie sehen können, wo Kunden ihre Standorte haben. Mehrfirmen Dieses Modul ist für Firmen gemacht, die Teil einer Firmengruppe sind und sich dasselbe VTECRM-System teilen. Das Mehrfirmen-Modul ermöglicht Ihnen: - Jede Firma mit ihren Details zu verwalten: Name, USt, Adresse, usw. - Verwaltung der Firmenhierarchie und der Nutzer jeder Firma - Definition von Zugangsprivilegien unter den Firmen und den Teilnehmern - Definition von gefilterten Ansichten des Inhaltes - Unterschiedliche Module unterschiedlichen Firmen zuzuordnen

20 MailKonnektor Dieses Modul stellt eine Verbindung von s mit Aufzeichnungen aus VTECRM bereit: - Es ordnet jede ein-/ausgehende der zugehörigen Aufzeichnung zu (Kontakt, Kunde, usw.) durch die Adress- Identifikation - Es verfolgt die vergangenen s jedes Kunden (kein Vermittler notwendig) - Sie können aus VTECRM-Modulen heraus antworten - Mit Filtern können Sie Ausnahmen für spezielle Kunden oder Inhalte Definieren Messen und Events Verwaltet Events wie z.b. Messen, Feedback, Listen verbundener Leads, Personen oder Organisationen. Social-Media-Portal Facebook Kundenportal über Facebook: Kunden übermitteln Support-Anfragen über die Facebook Seite der Firma. Feedback kann dort auch veröffentlicht werden. Preisbücher Preisbücher, die Rabatte und Zuschläge für bestimmte Kombinationen von Kunden und Produkten veranschlagen. Lager Verwaltet die Befüllung und Leerung von Lagerhäusern, Vorräten und Verfügbarkeiten inklusive negativen Rechnungen und Lieferscheinen.

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