Betriebswirtschaftliche Softwarelösungen für kleine und mittlere Unternehmen 2. Teil

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1 Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr Das Netzwerk im Internet (NEG) ist eine Förderinitiative des Bundes- Auf können Unternehmen neben ministeriums für Wirtschaft und Technologie. Veranstaltungsterminen und den Ansprechpart Seit 1998 unterstützt es kleine und mittlere nern in Ihrer Region auch alle Publikationen des Unternehmen bei der Einführung und Nutzung NEG einsehen: Handlungsleitfäden, Checklisten, von E-Business-Lösungen. Studien und Praxisbeispiele geben Hilfen für die Beratung vor Ort eigene Umsetzung von E-Business-Lösungen. Mit seinen 29 bundesweit ver teilten Kompetenz- Fragen zum Netzwerk und dessen Angeboten zentren informiert das NEG kostenlos, neutral beantwortet Markus Ermert, Projektträger im und praxisorientiert auch vor Ort im Unter- DLR unter 0228/ oder per nehmen. Es unterstützt Mittelstand und Hand- werk durch Beratungen, Informationsveranstaltungen und Publikationen für die Praxis. Das Netzwerk bietet vertiefende Informationen zu Kundenbeziehung und Marketing, Netz-und Informationssicherheit, Kaufmännischer Software und RFID sowie E-Billing. Das Projekt Femme digitale fördert zudem die IT-Kompetenz von Frauen im Handwerk. Der NEG Website Award zeichnet jedes Jahr herausragende Internetauftritte von kleinen und mittleren Unternehmen aus. Informationen zu Nutzung und Interesse an E-Business-Lösungen in Mittelstand und Handwerk bietet die jährliche Studie Elektronischer Geschäftsverkehr in Mittelstand und Handwerk. Marktstudie Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr Betriebswirtschaftliche Softwarelösungen für kleine und mittlere Unternehmen 2. Teil E-Business für Mittelstand und Handwerk Betriebswirtschaftliche Softwarelösungen für kleine und mittlere Unternehmen 2. Teil 10 Lösungen für Handel, Dienstleistung, Produktion und Handwerksbetriebe

2 Impressum Text und Redaktion 2 3 BSc Volker Dürrbeck Dipl.-Kff. Stefanie Krüger Produktion Entdecke ebusiness Dipl.-Des. (FH) Sabine Trost, Wollbach André Frashek, Universität Würzburg Druck Digital Print Group O. Schimek GmbH, Nürnberg Herausgeber Mainfränkisches Electronic Commerce Kompetenzzentrum (MECK) c/o Lehrstuhl für BWL und Wirtschaftsinformatik Universität Würzburg Josef-Stangl-Platz Würzburg Telefon: Stand Dezember 2010, 1. Auflage Diese Marktstudie wird vom Mainfränkisches Electronic Commerce Kempetenzzentrum und dem Lehrstuhl für BWL und Wirtschaftsinformatik der Universität Würzburg im Rahmen des Begleitprojekts ERP für kleine und mittlere Unternehmen als Teil der BMWiFörderinitiative Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr herausgegeben.

3 Inhalt 1 Vorwort Einleitung Betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware Marktübersicht SoftwareCompany AMIC GmbH - A.eins ABAS Software AG - abas Business Software SAP Deutschland AG - Business ByDesign ngroup GmbH & Co. KG - eevolution Dienstleistungen GmbH - emis Bison Schweiz AG - Greenax...75 CSK Sofware GmbH - HAPAK Pro...89 Mitan Wirtschaftssoftware AG - Mitan 4T Moser GmbH & Co. KG - MOS aik SoftENGINE GmbH - WEBWARE

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5 3 Vorwort Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) hat bereits im Jahr 2008 den ersten Teil dieser Marktstudie mit 10 weiteren ERP-Systemen, auf den Markt gebracht. Es handelt sich dabei um einen unbewerteten Überblick über populäre proprietäre Systeme. Um dem Gedanken der Unabhängigkeit und Neutralität gerecht zu werden, werden nun weitere 10 Systeme vorgestellt die für kleine und mittlere Unternehmen interessant sind. Dennoch muss noch einmal darauf hinweisen, dass es über 300 Systeme dieser Art gibt. Diese Marktstudien sollen nur einen Überblick über die Möglichkeiten und den Funktionsumfang der Systeme geben und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Ebenso handelt es sich nicht um Empfehlungen. Die Aufstellung der Systeme erfolgt in alphabetischer Reihenfolge. Einleitung In einem sich schnell wandelnden, turbulenten Umfeld nimmt die Komplexität der Produktions- und Geschäftsprozesse stetig zu. Um diese zu beherrschen, sind intelligente betriebswirtschaftliche Softwarelösungen sogenannte ERP-Software in der Industrie, aber auch in Handels- und Dienstleistungsunternehmen unentbehrlich geworden. Diese ERP-Systeme ermöglichen eine softwaregestützte Organisation verschiedener Unternehmensbereichen wie beispielsweise Einkauf, Produktion, Personalwirtschaft sowie Lagerhaltung und Vertrieb. Interne Anreize, externe Zwänge Selbst kleinere Unternehmen kommen heute nicht mehr ohne betriebswirtschaftliche Software aus. Rechtsvorschriften, Webangebote, Kundenmanagement, Auftragsabwicklung und vieles mehr werden in sinnvoller Weise durch Software erfüllt und unterstützt. Einsparungen von bis zu 40% durch effizientere Gestaltung der Abläufe im Unternehmen sind damit keine Seltenheit. Doch leider wird oftmals das Potenzial nicht erkannt und die Einführung eines Systems immer wieder aufgeschoben. Die Orientierungslosigkeit der Unternehmen bei der Softwareauswahl hat oft zur Folge, dass diese sich falsch entscheiden oder das Thema ERP- Unterstützung ausblenden. Bei Unternehmen unter 50 Mitarbeitern setzen knapp 35% kein ERP-System ein. Zu einem solchen Ergebnis kam eine Umfrage des Nürnberger Marktforschungsunternehmen Icon Added Value. Bei der Befragung von 1500 kleinen mittelständischen Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen gaben immerhin 12% der Teilnehmer an, sogar ganz auf die Hilfe des Computers bei der Betriebsführung zu verzichten. Kaufmännische Software nutzen lediglich 43% der befragten Firmen. Der Rest arbeitet zwar mit PC-Unterstützung, behilft sich bei kaufmännischen Prozessen aber mit Office-Produkten, wie Word, Excel oder Access. Ein Großteil dieser Unternehmen glaubt leider auch, künftig auf betriebswirtschaftliche Software verzichten zu können. Vor allem die Bereitschaft, Programme für Lagerhaltung oder Mahnwesen anzuschaffen, ist nur sehr gering ausgeprägt. Am häufigsten wird kaufmännische Software in den Unternehmensbereichen Finanz- und Rechnungs-

6 4 wesen (82%) sowie Auftragsbearbeitung (65%) eingesetzt. Im Handwerk wird die Kluft noch deutlicher hier sind es 60%, die wichtige Ressourcen verschenken. Da werden Rechnungen umständlich mit Word gedruckt, da sind wichtige Unternehmenszahlen nicht verfügbar, da kommt es zu Fehlern in der Auftragsabwicklung. Mit einer Spezialsoftware dagegen könnte das Geschäft wesentlich reibungsloser laufen. Aber: Wenn eine kleine Firma sich eine solche Software anschaffen will, stößt sie auf einen Markt mit Hunderten von Anbietern und steht dann meist völlig ratlos da., sagt Prof. Dr. Rainer Thome, Lehrstuhlinhaber des Lehrstuhls für Betriebswirtschaftslehre und Wirtschaftsinformatik, der sich schon seit vielen Jahren mit betrieblichen Softwarelösungen auseinandersetzt. Da sich Unternehmen bis zu zehn Jahre an die neue Software binden, ist die richtige Wahl der Software entscheidend. Die Suche nach einer geeigneten betriebswirtschaftlichen Softwarelösung stellt daher für kleine Unternehmen eine große Herausforderung dar. Das Angebot auf dem Business-Software-Markt ist mit nahezu 300 verschiedenen für den Mittelstand geeigneten Softwareprodukten immens und nur sehr schwer zu überblicken. Doch nicht alle Software-Hersteller können derzeit Lösungen anbieten, die den besonderen Anforderungen und Bedürfnissen der kleinen und mittleren Betriebe entsprechen. So ist der Funktionsumfang ihrer Produkte meist viel zu groß und die Implementierungs-, Integrations- und Anpassungskosten oftmals deutlich höher als die Lizenzgebühren. Dies ist auch der Grund, weshalb zahlreiche Unternehmen viel zu komplexe Systeme auswählen. Dabei benötigen sie meist nur etwa 20% der Systemfunktionalität und 50% der Kosten, um 80% der durchzuführenden Aufgaben zu bewältigen. Die Softwareauswahl Die Softwareauswahl gestaltet sich wegen der zahlreichen Angebote und der komplexen Anforderungen für mittelständische Unternehmen als eine äußerst schwierige und zeitintensive Aufgabe, da sie nicht über die notwendige Mitarbeiterkapazität, die finanziellen Mittel sowie über fachspezifisches Wissen zur Beurteilung der Softwareprodukte verfügen. Die richtige Vorgehensweise bei der Softwareauswahl und eine professionelle Unterstützung sind somit entscheidend. Open-Source und proprietäre Lösungen Seit geraumer Zeit werden am Markt neben proprietären auch quelloffene (Open-Source) ERP-Systeme angeboten. Durch den offengelegten Quellcode lassen sich diese Systeme leichter und häufig auch schneller an unternehmensspezifische Bedürfnisse anpassen, vorausgesetzt, Zeit und Know-how sind im Unternehmen vorhanden. Jedoch steht Open Source nicht zwangsläufig für kostenlose Software. Ein Unternehmen sollte deswegen vorab sorgfältig prüfen, ob ein solches Produkt mit weiteren Kosten verbunden ist. Häufig umfasst das Geschäftsmodell von Open-Source-Anbietern Dienstleistungsverträge, beispielsweise für Analyse, Wartung, Beratung, Schulung etc., oder aber die Software arbeitet mit lizenzrechtlich gebundenen Produkten (z. B. Datenbanken). Dennoch sind Open-Source-Lösungen etwa 15-25% günstiger als entsprechende proprietäre ERP-Systeme. Neben einem günstigeren Preis liegt der Vorteil darin, die Software an die Bedürfnisse eines Betriebes anzupassen bzw. weiterzuentwickeln. Jedoch stehen den Vorteilen auch ernst zu nehmende Nachteile gegenüber. Wichtige Fragen,

7 5 beispielsweise die Haftung, eine zuverlässigen Wartung und Betreuung sowie die Weiterentwicklung betreffend, bleiben im Open-Source- Bereich oftmals unbeantwortet. Aufgrund der Komplexität des Anwendungsbereichs und der relativ geringen Anzahl von Entwicklern, die sich in diesem Bereich engagieren, gibt es im Augenblick nur eine überschaubare Anzahl an funktionsfähigen Produkten. Verfügbare Systeme mit offengelegtem Quellcode sind beispielsweise Lx-Office, AvERP oder ERP5. Weitere Informationen zu Open-Source-Lösungen finden Sie im Leitfaden ERP-Lösungen auf der Basis von Freier Software unter de/erp. Um mittelständische Unternehmen auch weiterhin professionell zu unterstützen, bietet das NEG neben allgemeinen Materialien und Marktübersichten zum Thema betriebswirtschaftliche Softwarelösungen auch bundesweite Veranstaltungsreihen an. Dort wird unter anderem erklärt, was ERP-Systeme auf Basis freier Software und proprietärer Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen leisten können. Die Veranstaltungen richten sich an die Geschäftsführung, Produktions- und IT-Leitung von kleinen und mittleren Unternehmen sowie an Handwerksbetriebe, die ihre Geschäftsprozesse optimieren möchten oder gerade auf der Suche nach einer leistungsfähigen betriebswirtschaftlichen Softwarelösung sind. Ziel der Veranstaltungsreihe ist es, den Teilnehmern ein neutrales Diskussions- und Informationsforum zu bieten. Neben Vorträgen zu Technologie und Einsatz werden bereits verwirklichte Kundenanwendungen vorgestellt, Einsatzmöglichkeiten aufgezeigt und offene Fragen beantwortet. Dabei werden sowohl Softwarelösungen aus dem Bereich der freien Software (Open Source) als auch proprietäre Systeme vorgestellt. Die vorliegende Marktübersicht bietet einen ersten Überblick über kaufmännische ERP-Softwarelösungen, mit denen tagtägliche Arbeitsabläufe, wie Kunden und Artikelverwaltung, Angebotskalkulation, Rechnungsstellung, Textverarbeitung bis hin zum Mahnwesen, effizient unterstützt werden und mit denen sich wertvolle Zeit und Kosten sparen lassen können. Beratung durch das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG)

8 6 Ihr Ansprechpartner ERP-Verantwortlicher Mainfränkisches Electronic Commerce Kompetenzzentrum (MECK) c/o Universität Würzburg Josef-Stangl-Platz 2 D Würzburg Tel.: +49 (0) Internet: und Neutrale Beratung bei der Auswahl, Einführung und Betrieb von ERP-Systemen Umfangreiche Marktübersichten und Systemanalyse Bundesweite Roadshows und Informationsveranstaltungen für Ihre Qualifikation Leifäden, Checklisten und Best-Practice-Beispiele für Ihr Wissen in der Praxis

9 7 Betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware Bei einer betriebswirtschaftlichen Anwendungssoftware handelt es sich um sogenannte integrierte Softwaresysteme zur Unterstützung der unternehmensinternen Geschäftsprozesse. Zu den funktionalen Bereichen eines ERP-Systems gehören heutzutage Vertrieb, Lagerhaltung, Einkauf, Produktion, Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Personalwirtschaft. Den Unternehmensbereichen und Geschäftsprozessen entsprechend sind die betriebswirtschaftlichen Funktionen in Module unterteilt. Der modulare Aufbau ermöglicht eine flexible Anpassung an unternehmensspezifische Gegebenheiten sowie die Erweiterbarkeit bzw. Integration zusätzlicher Komponenten. Die Integration aller wesentlichen Geschäftsprozesse erfolgt durch die Nutzung einer zentralen Datenbank, in der alle für das Unternehmen relevanten Daten über Finanzen, Arbeitskräfte, Zeit, Maschinen und Material etc. zentral gespeichert sind. Somit können operative und strategische Entscheidungen gezielter getroffen werden. Heutzutage setzt fast jedes große Unternehmen eine integrierte Standardsoftware zur Unterstützung der Geschäftsprozesse ein. Immer häufiger interessieren sich auch kleinere Unternehmen und Handwerksbetriebe für ERP-Systeme. Es ist allerdings schwierig, die große Zahl der am Markt angebotenen Produkte zu vergleichen, da die Anbieter verschiedene Bezeichnungen für die gleichen grundlegenden betriebswirtschaftlichen Funktionen verwenden und diese auf unterschiedlichste Weise den einzelnen Modulen zuordnen. Selbst für Fachleute ist es äußerst schwierig, den Überblick über die angebotenen Produkte und die aktuellen IT- Trends zu behalten. Historie In den 1990er Jahren erforderte der betriebswirtschaftliche Paradigmenwechsel von der funktionsorientierten Aufbauorganisation zur prozessorientierten Ablauforganisation die computerunterstützte Integration aller Funktionsbereiche eines Unternehmens. Zeitgleich wurde von der Gartner Group der Begriff Enterprise Resource Planning (ERP) geprägt. Unter Enterprise Resource Planning versteht man die unternehmerische Aufgabe, alle vorhandenen Ressourcen eines Unternehmens (z.b. Betriebsmittel, Personal oder Kapital) für den betrieblichen Ablauf möglichst effizient einzuplanen. Die kaufmännischen Prozesse werden heute in Unternehmen meist mithilfe sogenannter ERP- Systeme softwaregestützt durchgeführt. Als ERP-System bezeichnet man zentrale, integrierte Informationssysteme, welche die vorwiegend produktionsbezogenen Funktionalitäten der MRP II(Manufacturing Resources Planning)- bzw. PPS (Produktionsplanungssystem)-Programme auf alle Kernbereiche eines Unternehmens erweitern und in einem ganzheitlichen Ansatz vereinen. Im Unterschied zu PPS- bilden ERP-Systeme nicht nur den Produktionsprozess eines Unternehmens ab, sondern definitionsgemäß alle relevanten Bereiche. Somit findet ERP-Software längst nicht mehr nur in produzierenden Betrieben Verwendung, sondern unterstützt Geschäftsprozesse z.b. auch bei Handels- oder Dienstleistungsunternehmen. Ein ERP-System sorgt für eine einheitliche Informationsbasis durch eine zentrale Datenhaltung, wodurch Redundanzen vermieden werden. Neben der Planung erfüllen diese Softwaresysteme vor allem auch Steuerungs- und Kontrollaufgaben, weshalb der Begriff Enterprise Resource Planning in seiner wörtlichen Übersetzung leicht missverstanden werden kann.

10 8 Am Markt für proprietäre ERP-Software haben Unternehmen die Qual der Wahl, aus nahezu 300 verschiedenen Produkten die für sie passende Lösung zu finden. Die Systeme unterscheiden sich hauptsächlich in ihrer fachlichen Ausrichtung (Zielbranchen), der fokussierten Unternehmensgröße und den zum Einsatz kommenden Technologien (Datenbanken, Programmiersprache, unterstützte Software-Plattformen usw.). Nach herrschender Meinung handelt es sich bei ERP-Software um modular strukturierte Standardanwendungssoftware, d.h., je nach Bedarf des Unternehmens können entsprechende bzw. benötigte Module kombiniert und im System verwendet werden. Dazu werden sie an die jeweiligen betriebsspezifischen Anfor der ungen angepasst (sog. Customizing). Der bekannteste Vertreter dieser Art von Softwaresystemen für große Unternehmen ist die Lösung R/3 der SAP AG aus Walldorf. Zwischenbetriebliche Kooperationen im Sinne des Supply Chain Management (SCM) gewinnen zunehmende Bedeutung, sodass ERP-Systeme zur Jahrtausendwende vor neue Herausforderungen gestellt wurden. Die lediglich unternehmensintern ausgerichteten Standardsoftwarebibliotheken konnten die gewachsenen Geschäftsanforderungen nicht mehr vollständig erfüllen. Besonders der Einsatz moderner Internettechnologien begünstigt heute die Einbindung von Lieferanten (E-Procurement) und Kunden (Customer Relationship Management) in das unternehmenseigene Informationssystem. In diesem Zusammenhang steigen nicht nur die Anforderungen und Erwartungen der Unternehmen an die Softwaresysteme, letztendlich gilt es, Prozesskosten signifikant zu reduzieren und die Flexibilität der Organisationen zu erhöhen. In Analogie zum Begriff ERP prägte im Jahr 2000 wiederum die Gartner Group den Begriff ERP II. Unter ERP II versteht man hierbei die Erweiterung klassischer ERP- Systeme um Funktionen zur Unterstützung unternehmensübergreifender Prozesse. Dabei handelt es sich um die gezielte Weiterentwicklung und Anpassung der Softwaresysteme an moderne Geschäftsanforderungen. Um diese genannten Anforderungen umsetzen zu können, sind flexible Systemstrukturen erforderlich, sogenannte serviceorientierte Architekturen, die mithilfe standardisierter Komponenten sowie Web Services die durchgängige Prozessabbildung und -unterstützung sicherstellen. Zusätzlich geht die Implementierung von ERP II-Modulen i.d.r. mit der Neugestaltung bestehender Geschäftsprozesse einher. ERPII-Systeme zeichnen sich aus diesem Grund durch offene, webkonforme Basisarchitekturen, Plattformunabhängigkeit, einem hohen Maß an Flexibilität, Serviceorientierung, beliebige Skalierbarkeit und hohe Integrationsfähigkeit aus. Jedoch steht der technische Generationenwechsel im Bereich ERP erst am Anfang. Bis auf wenige Ausnahmen haben die Hersteller von ERP-Systemen noch keine fundamental neuen web- bzw. komponentenbasierten Lösungen auf Basis moderner Architekturen entwickelt.

11 9 Anforderungen an ein ERP-System Als Grundlage für diese Marktübersicht wurden mehrere kleinere Unternehmen, die schon ein ERP-System eingeführt haben, zu ihren Anforderungen an eine ERP-Lösung befragt. Dabei ist deutlich geworden, dass eine allgemeine Aussage, die für alle Branchen gilt, aufgrund der unternehmensindividuellen Besonderheiten nicht möglich ist. Die Erwartungen an ein ERP-System variieren. Dennoch lassen sich, gestützt auf die durchgeführten Interviews und Beiträge aus diversen Fachzeitschriften, allgemeingültige Anforderungen ausmachen, die für kleinere Unternehmen aller Branchen wesentlich sind. Häufig legen Betriebe mit weniger als 100 Mitarbeitern einen großen Wert auf ein günstiges Preis-Leistungs-Verhältnis und eine hohe Anwenderfreundlichkeit. Dagegen orientieren sie sich kaum an der Technologieplattform oder an der Marktstellung des Softwareanbieters. Jedoch gibt es auch Kriterien, die unabhängig von der Unternehmensgröße als annähernd gleichbedeutend angesehen werden, wie z.b. ein hoher Abdeckungsgrad der funktionalen Anforderungen, die Fachkompetenz und das Auftreten des Anbieters sowie die Einhaltung des Budgetrahmens. Allerdings benötigen kleinere Betriebe spezielle Formen der Einführung, des Umfangs und des Betriebs der Softwarelösungen. Diese müssen den speziellen innerorganisatorischen Strukturen und Rahmenbedingungen gerecht werden. Im besonderen Maße sind die Bedürfnisse nach Flexibilität und Marktnähe zu berücksichtigen. Auswahl Aufgrund der Intransparenz des Marktes und der Komplexität der Aufgabenstellung empfiehlt es sich, eine systematische Auswahlmethodik und klar strukturierte Vorgehensweise anzuwenden, welche im Folgenden vorgestellt wird: 1. Projekteinrichtung Rahmen und Ziele Grundsätzlich müssen vor Beginn der Einführung eines ERP-Systems die Rahmenbedingungen (Projektteam, Zeitplan, Budget) und die zu erreichenden Ziele festgelegt werden. 2. Marktüberblick Über Artikel in Fachzeitschriften (insbesondere Erfahrungsberichte von Unternehmen, die ein entsprechendes Projekt bereits durchgeführt haben), einschlägige Marktübersichten, das Internet, Beratungshäuser zur ERP-Auswahl oder IT-Fachmessen/Fachtagungen/Kongresse können Unternehmen einen ersten Marktüberblick zur Orientierung gewinnen. 3. Prozessanalyse ERP-Systeme sind grundsätzlich Werkzeuge zur Unterstützung von Geschäftsprozessen. Zur Formulierung der Anforderungen an ein solches System sollten deswegen die bestehenden Unternehmensstrukturen und -prozesse analysiert und dokumentiert werden. Hierbei kann auf bestehende Referenzmodelle

12 10 zurückgegriffen werden. Die Dokumentation kann unterstützt werden durch entsprechende EDV-Werkzeuge (z.b. ARIS, VISIO, Viflow, Bonapart, GPSAtlas, Powerpoint, uvm.). 4. Lastenheft In Form eines unternehmensspezifischen Lastenhefts werden alle Anforderungen und Restriktionen dokumentiert (z. B. Hardware, Datenbank oder Betriebssystem). Die Anforderungen an das ERP-System sollten entsprechend ihrer Bedeutung für das Unternehmen gewichtet werden. Wichtige Anforderungen müssen dabei von der Softwarelösung auf jeden Fall erfüllt werden, während optionale bzw. unwichtigere Anforderungen erfüllt werden können. 5. Marktrecherche Ziel der Marktrecherche ist die Identifikation von fünf bis zehn Anbietern, die die im Lastenheft dokumentierten Anforderungen bereits im Standard möglichst gut abdecken (Technologie, Funktionalität, Brancheneignung), da Anpassungsleistungen i.d.r. kostenintensiv sind. Neben den funktionalen Erfüllungsgraden sollten weitere Informationen zu den identifizierten Anbietern und deren Referenzprojekten hinsichtlich Branchenerfahrung, regionaler Verteilung, Dienstleistungsangebot sowie Unternehmensgröße und -historie gesammelt werden. 6. Vorauswahl Durch Überprüfung des Abdeckungsgrads von Lastenheft und Leistungsspektrum der einzelnen Systeme können die fünf bis zehn im Schritt Marktrecherche identifizierten Anbieter auf zwei bis drei relevante Anbieter reduziert werden. In diesem engeren Kreis relevanter Systeme befinden sich nur noch Lösungen, die die Anforderungen in hohem Maße erfüllen, über entsprechende Branchenerfahrung verfügen und kostenseitig in einem akzeptablen Rahmen liegen. 7. Endauswahl Im Rahmen der Endauswahl werden die Unterschiede der selektierten ERP-Systeme anhand der zu unterstützenden Prozesse herausgearbeitet und bewertet. Ein persönlicher Eindruck von Technologie, Funktionalität und Bedienung der Systeme kann hierbei durch ein- bis mehrtägige Workshops und Systemtests gemeinsam mit den Softwareherstellern gewonnen werden. Zusätzlich empfiehlt sich der Besuch von Referenzkunden der Hersteller, die möglichst in der gleichen Branche tätig sind. Durch eine strukturierte und vor allem einheitliche Vorgehensweise können die Anbieter und Systeme in einer abschließenden Gesamtbewertung verglichen und das geeignete System ausgewählt werden. Strukturierte Softwareauswahl 8. Dienstleistersuche EEine erfolgreiche Beschaffung und Implementierung von ERP-Systemen sowie deren spätere Nutzung hängt nicht nur von der Güte der Anwendungssoftware, sondern auch von der Seriosität und der Fachkompetenz der Hersteller oder IT-Dienstleister ab. Aufgrund des fehlen-

13 11 den Wissens und der begrenzten Ressourcen ist der Bedarf an externer Dienstleistung bei Kleinbetrieben in der Regel höher als bei größeren Unternehmen. Vertrauen und personelle Akzeptanz zwischen Lieferant und Kunde ist erforderlich, da der Dienstleister die Investitionsentscheidungen maßgeblich beeinflusst. Die Nutzungszeit eines ERP-Systems liegt im Durchschnitt bei neun Jahren. Folglich ist eine langfristige Partnerschaft einzugehen. Kleinbetriebe benötigen deshalb eine hohe Investitionssicherheit. Bei der Auswahl eines Partners muss auf dessen Verlässlichkeit, Stabilität, Zukunftssicherheit und Überlebensfähigkeit geachtet werden. Referenzberichte über erfolgreiche Projekte oder direkte Kontaktaufnahme mit Unternehmen, die eine Lösung bereits in Betrieb haben, tragen dazu bei, den potenziellen Anbieter besser einschätzen zu können. Sowohl die Finanzlage, die Ressourcenverfügbarkeit als auch die persönliche Kontinuität der Verantwortlichen des Lieferanten sind zu prüfen und zu hinterfragen. Wenn nach oder gar während der Einführung der Software immer wieder neue Verantwortliche zuständig sind, wird es schwierig, das Ziel zu erreichen. Tipps zur ERP-Auswahl Gehen Sie systematisch und strukturiert vor! Wählen Sie das System passend zu Ihrer Organisation aus! Wählen Sie Ihr System nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten und nicht nach der Anzahl der Funktionen aus! Verringern Sie sowohl Einführungskosten als auch -risiken, indem Sie weniger komplexe Systeme auswählen und sich in einem ersten Schritt auf die Einführung der wesentlichen Module und Funktionen beschränken! Beteiligen Sie von Anfang an Ihre Mitarbeiter an der ERP-Einführung! Dies ist ein wichtiger Punkt, da Kleinbetriebe nicht in der Lage sind, die ERP-Anwendungen selbst zu warten und weiterzuentwickeln, falls der Anbieter vom Markt verschwindet. Für die erfolgreiche Einführung und den reibungslosen Betrieb der ERP-Lösung muss der Softwarelieferant ein Gesamtangebot erstellen, das in einem angemessenen Kosten- und Zeitrahmen liegt. Ein breites Angebot an Dienstleistungen, wie z.b. Beratung, Betreuung, Schulung, Hotline, stetige Verfügbarkeit von Updates und ein gutes Branchen-Know-how (ein wichtiger Indikator sind hierfür die Branchenreferenzen) sind zusätzliche Anforderungen, die zu erfüllen sind.

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15 13 Martktübersicht Die nachfolgende Übersicht stellt eine Auswahl von verfügbaren ERP-Lösungen für den Einsatz in unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen dar und ist eine erste Hilfestellung für kleine und mittelständische Unternehmen (im Folgenden KMU) bei der Auswahl eines passenden ERP-Systems. Die Reihenfolge erfolgt alphabetisch und ohne Wertung der Systeme. Weitere Systeme finden Sie im ersten Teil der Marktstudie Betriebswirtschaftliche Softwarelösungen für kleine und mittlere Unternehmen, die Sie über uns kostenlos beziehen können oder unter herunterladen können. Die 20 in den beiden Marktstudien vertretenen Systeme sind nur als Beispiele zu verstehen. Mit dieser Übersicht soll der Leistungsumfang und die Herangehensweise der Hersteller verdeutlicht werden Es existieren über 350 Softwarelösungen in diesem Bereich. Welche die passendste für Ihr Unternehmen ist, muss durch eine Softwareauswahl herausgefunden werden. Ein für alle Unternehmen gleich gut geeignetes System gibt es nicht.

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17 15 SoftwareCompany AMIC GmbH - A.eins Softwarehersteller Firma SoftwareCompany AMIC GmbH Gründung 1981 Name der Lösung A.eins Adresse Schwedendamm 16, Kiel Internetadresse Ansprechpartner Dr. Wilhelm Langbehn Funktion Geschäftsführer Telefon +49 (0) Mitarbeiter (gesamt / ERP) 35 / 30 Umsatz 2,95 Mio. Euro Anzahl der Installationen ca Gesamtkosten der Lösung ab Euro Wie lautet Ihre Unternehmensphilosophie in einem Satz? k. A. Dienstleister in der Präsentation Firma GS Computersysteme GmbH Gründung 1985 Adresse Raiffeisenstr. 13, Pleidelsheim Internetadresse Ansprechpartner Eberhard Grellmann Funktion Geschäftsführer Telefon +49 (0) Mitarbeiter (gesamt / ERP) 12 / 10 Umsatz 1,3 Mio. Euro Anzahl der Installationen 150 Wie lautet Ihre Unternehmensphilosophie in einem Satz? k. A.

18 16 Allgemeine Beschreibung Die GS Computersysteme GmbH wurde 1985 gegründet kam man über eine Empfehlung mit AMIC in Verbindung, seither arbeitet man im Bereich der Implementierung von Softwarelösungen im Mittelstand eng zusammen und ist auch gesellschaftsrechtlich verbunden. GS ist heute ein gefragter Anbieter im Bereich Warenwirtschaft, Rechnungswesen, Controlling, Produktion, CRM, Anlagenbuchhaltung sowie zahlreichen Branchenlösungen, die allesamt in enger Zusammenarbeit mit Praktikern aus den jeweiligen Bereichen entstanden sind. Zielgruppe ist ganz eindeutig der Anwender im Mittelstand, der mit gängigen Standardprodukten seine Anforderungen nicht abdecken kann, jedoch auch nicht dazu bereit ist in überdimensionierte Lösungen zu investieren. GS selbst ist in der Hauptsache im süddeutschen Raum tätig. In Branchen, für die spezielle Lösungen geschaffen wurden, auch bundesweit. AMIC mit Sitz in Kiel deckt mit verschiedenen Niederlassungen den norddeutschen Raum ab. Zum Kundenstamm gehören jedoch auch international tätige Unternehmen, denen die Software A.eins u.a. die Möglichkeit bietet, das komplette Programm bzw. einzelne Masken in fremden Sprachen einzusetzen. Lösungsportfolio A.eins ist modular aufgebaut und ermöglicht so die anwendungsbezogene Konfiguration der vorhandenen Programmbausteine. Die verwendete Datenbank von Sybase wird nach dem Concurrent-User-Lizenzmodell eingesetzt, was beim Anwender unnötige Lizenzkosten vermeidet. Mit der Software ausgeliefert wird ein voll integriertes System zur Erstellung von Etiketten in allen Bereichen der Software. Das gestattet es, benötigte Informationen in der gewünschten Form auszudrucken. Ebenso besteht die Möglichkeit, Barcodes zu verarbeiten. Als System zur Erstellung von aussagefähigen Reports im Bereich des Waren- und Finanzwesens ist der leistungsfähige Designer Crystal Reports implementiert. Um das System mit neuen Masken individualisieren zu können, wurde ein Maskengenerator geschaffen, der die Anfertigung neuer Informations- und Auswertungsbildschirme völlig ohne Programmierkenntnisse ermöglicht. Die neu geschaffenen Masken werden beim Update-Konzept berücksichtigt. Lösungsübersicht A.eins bietet Anwendungen für folgende Bereiche an: Wareneinkauf Warenverkauf Lagerverwaltung Mehrlagerverwaltung Stücklistenverwaltung Rezepturverwaltung Produktion Kontraktverwaltung Disposition Handelsstückliste Setverkauf Provisionsabrechnung Frachtwesen Leergutverwaltung Chargenverwaltung Streckengeschäftsabwicklung Objektverwaltung Lieferplanung Gefahrgutabwicklung Seriennummernverwaltung CRM MDE Inventur MDE Kommissionierung MDE Belegerfassung Finanzbuchhaltung OP-Verwaltung / Mahnwesen BWA / GuV / Bilanz eclearing Wechselbuchhaltung

19 17 DATEV-Schnittstelle Anlagenbuchhaltung Barverkauf Scannerkasse Shop-Anbindung Datanorm Archivierung Diese branchenunabhängig einzusetzenden Anwendungsmöglichkeiten werden ergänzt durch Module für zahlreiche Branchen. Die Aufzählung aller Lösungen sowie ihrer Anwendungsmöglichkeiten würden an dieser Stelle zu weit führen. Anfragen unter werden kurzfristig beantwortet. Hier jedoch eine Auswahl: Lebensmittel Handel Lebensmittel Produktion Kosmetika Handel Kosmetika Produktion Chemie Handel Chemie Produktion Autoteile Handel Technischer Handel Verpackung Handel Versandhandel Import / Export Agrarhandel Saatguthandel und Saatzucht Baustoffhandel Baustoffindustrie Fruchthandel Kraftfutterwerke und Futtermittelhandel Mineralölhandel Genossenschaften Mehl-, Kräuter- und Ölmühlen Großhandel Einzelhandel Internationaler Rohstoffhandel Frischdienste Biodieselproduktion Erzeugeorganisationen Anpassungs- und Releasefähigkeit Alle Programme, Zusatzmasken und Reports werden vom GS Update-Konzept berücksichtigt. Alle Individualanwendungen sind so konzipiert, dass Updates keine Probleme bereiten. Flexibilität verbunden mit Updatefähigkeit ist das Motto, das bei der Entwicklung von A.eins sowie allen Zusatzkomponenten berücksichtigt wurde. Bei einem abgeschlossenen Wartungsvertrag werden Updates und Upgrades berücksichtigt, d.h. dem Nutzer steht immer die aktuellste Softwareversion zur Verfügung. Ein kostenpflichtiges Upgrade entfällt. Hard- und Softwareanforderungen Im Bereich der Betriebssysteme werden immer die von Microsoft aktuell unterstützten Versionen auch von A.eins benutzt. Bei neu auf dem Markt befindlichen Windows-Versionen wird A.eins auf diese lauffähig gemacht und im Rahmen eines Updates dem Kunden zur Verfügung gestellt. Dies trifft auch auf die SQL-Datenbank zu, die seit längerer Zeit auch als 64bit-Version dem Kunden zur Verfügung steht. Auf dem Server nimmt A.eins bei Auslieferung im Moment max. 2 GB Festplattenspeicherplatz in Anspruch. Der Speicherbedarf wächst mit der Datenbank. Die Konfiguration des Servers gestaltet sich nach der geplanten Anwendung sowie der Anzahl der auf dem Server arbeitenden Anwender. Da vom kleinen Netzwerk mit 2-3 Arbeitsplätzen bis hin zu hunderten online arbeitenden A.eins-Usern alle denkbaren Varianten möglich sind, ist das Spektrum der eingesetzten Server vielfältig. Es reicht vom Mini-Server für unter bis zu Hochleistungssystemen. Das Softwaresystem basiert auf einer Client-Server-Architektur, d.h. der Anwender sitzt an einem Rechner mit installierter Clientsoftware und greift darüber indirekt auf die Daten des Anwendungsserver bzw. Datenbankserver zu.

20 18 Verkauf Einkauf Lager Zusatzfunktionen Finanzen Angebot Bestellanfrage Artikel Produktion Kontenplan Auftrag Bestellung Lager Handelsstücklistsung Belegerfas- Lieferschein Lieferschein Lagerplätze Rechnung Rechnung Umlagerung Kontraktverwaltung Primanota Gutschrift Gutschrift Kommissionierung Wiederkehren- Streckengeschäft Retouren / Tourenplanung de Vorgänge Reklamatio- Seriennum- Vertreter Bilanz, GuV, Retouren / Reklamationen nen mern Gefahrgut BWA Lieferanten- Chargen Rohware IDEA Kundenkonditionen konditionen Partien Leergut OP-Verwal- Streckenge- Fremdware Projekte tung Preisfindung schäft Fremdlager CRM Mahnwesen Rabatte Teildispositioonslager Konsignati- EDI Kreditlimit Zu- / Abschläge MDE Zahlungsver- Rückstandsbearbeitung Preislisten Frachten kehr Teildisposition Preiskalkula- LKW e-clearing Preisfindung tion Fremdwährung Liquidität Rückstandsbearbeitunurteilung Lieferantenbe- Inventur mehrsprachig Umsatzsteuer Bestand Archiv / ELSTER B a r v e r k a u f, Informationssystem Umsatz Chefcockpit Zinsbuchhal- Kasse, POS Rohertrag tung Informationssystem Auswertungen Bewertung Wechselbuchhaltung Auswertungen Kostenrechnung Nachkalkulation Anlagenbuchhaltung Betriebswirtschaftlicher Leistungsumfang Bei A.eins handelt es sich um ein netzwerkfähiges ERP-System, das für Arbeitsplätze ausgelegt ist, im WAN sind auch 700 Arbeitsplätze möglich. Es umfasst folgende Funktionen (siehe Tabelle oben). Die Berechtigungsverwaltung ist rollenbasiert aufgebaut. A.eins ermöglicht eine fein zu strukturierende Rechtevergabe. Auf dieser Basis kann auch ein Protokoll geführt werden, wer Daten wann im System geändert hat. Die Benutzeroberfläche beherrscht mehrere Sprachen, die Sprache wird abhängig vom Mandanten oder Bediener automatisch eingestellt. Eine Anbindung an Telefonanlagen erfolgt über die TAPI-Schnittstelle. Über die TAPI-Standards kann direkt aus dem ERP-System heraus angerufen werden. Weiter gehende Funktionen, wie z.b. Identifizierung von Anrufern oder Auswertungen im Bereich der Telefonarbeit, werden durch die Integration der CTI-Lösung von ESTOS ermöglicht.

21 19 Angebotswesen, Auftragsverwaltung und Verkauf Eine Anfrage oder ein aus einer Anfrage resultierender Auftrag kann im System Kunden bezogen angelegt werden, dabei können auch gleich die entsprechende Währung und Sprache eingestellt werden. Ein Währungsrechner ist integriert und liefert aktuelle Wechselkurse. Währungsgewinne und -verluste werden auf entsprechenden Konten verbucht. Der Barverkauf wird unterstützt und ist über Tatstatur, Scanner und Waage nach vielen Seiten automatisiert. Mobile Datenerfassung (MDE) gibt es im Bereich Wareneingang, Warenausgang, Kommissionierung und Inventur. Auch Lösungen bei denen auf dem MDE-Gerät eine Datenbank für den offline-betrieb läuft sind möglich. Bei Verbindung zur Serverdatenbank werden dann zwischengespeicherte Daten automatisch synchronisiert. Es sind verschiedene Mahngruppen einstellbar; dadurch wird verhindert, dass alle Kunden im Bereich der Mahnungen gleich behandelt werden müssen. Es ist möglich, schon bei der Angebots- oder Auftragserfassung Zahlungsrückstände zu erkennen. Es kann ein automatisches Mahnwesen abgebildet werden, ebenso wird in einer definierten Mahnstufe keine automatische Mahnung versendet, z.b. bei wichtigen, langjährigen Kunden. Hier kann das System so eingestellt werden, dass nur ein Hinweis für den Sachbearbeiter erscheint, um diskret auf die Rückstände hinweisen zu können. Ebenfalls implementiert wurde eine Kreditlimitüberwachung. Kundeninformation (beispielhafte Maske mit dem Maskengenerator erzeugt)

22 20 Chargen- und Partieinformation Handel, Produktion und Produktionsplanung Das Produkt A.eins wurde ursprünglich für den Handel geschrieben. Inzwischen wurde es um zahlreiche Funktionen im Bereich der Produktion erweitert. Die Anlage von mehrstufigen Stücklisten, Arbeitsanweisungen, Erzeugung von Produktionsplänen sowie ein umfangreiches Auswertungssystem bieten mittelständischen Unternehmen eine ausgereifte Anwendung. Für komplexe Produktionsaufgaben fehlen aber Maschinenbelegungs- und Kapazitätsplanung. Für Anwender, die eine solche Funktion benötigen, wird die Anbindung der Software 3Liter-PPS empfohlen. Das Anbinden ist durch die vorgefertigten Schnittstellen schnell möglich. Um gesetzlichen Vorschriften im Bereich der Nachvollziehbarkeit zu genügen, ist eine Chargenverwaltung integriert. Auch komplexe Anforderungen, wie sie z.b. im Bereich von Lebensmittelherstellern vorhanden sind, lassen sich damit bearbeiten. Einkauf und Beschaffung Der Bereich Einkauf und Beschaffung wird vom System unterstützt. Zu jedem Produkt können mehrere Hersteller und Lieferanten hinterlegt werden. Die Vorschläge zur Beschaffung können auf Basis von Beständen oder aber auch auf Basis von historischen Daten erzeugt werden. Ein halbautomatisches Bestellwesen bereitet Bestellvorschläge auf und ermöglicht die automatische Generierung von Bestellungen.

23 21 Einkauf- und Beschaffung Materialwirtschaft und Disposition Die Materialwirtschaft und Disposition kann durch Daten aus Einkauf und Verkauf unterstützt werden. Auf Basis von Beständen, Aufträgen, Bestellungen, Produktionen kann die Verfügbarkeit in Form einer Zeitachse, die taggenaue Werte liefert, dargestellt werden. Eine Verwaltung für Rücksendungen und Reklamationen ist integriert. Ein Statistiktool liefert auch hier betriebliche Kennzahlen, die die Auswertung von Informationen über Lieferanten und Produkte ermöglicht. In vielen Branchen ist das ein unverzichtbares Werkzeug. Lagerwirtschaft Die Lagerverwaltung im System unterstützt viele in der Praxis angewendeten Verfahren und Funktionen. Lagerplätze werden unterstützt, Fremdware kann verwaltet werden, Fremdlager, Konsignationslager und Boxmanagement werden unterstützt. Lagerplatzumbuchungen und Lagerumbuchen sind möglich, es werden mehrere Lager unterstützt. Die Lagerbewertungen sind in den gängigen Varianten möglich, etwa LIFO, FIFO und Durchschnittsverfahren. Streckengeschäfte sind ohne Probleme sowohl im Einkauf als auch im Verkauf abbildbar und auswertbar. Die Lagerverwaltung kann über verschiedene Dokumente, als auch mittels angebundener mobiler Datenerfassungsgeräte (MDE) unterstützt werden. Reservierungen von Material erfolgen durch die Erfassung von Aufträgen oder die Planung von Produktionen automatisch.

24 22 Kommissionierung und Versand Die lagernden Waren können mit Unterstützung der Software kommissioniert werden. Dazu können Picklisten bzw. Kommissionierungslisten erstellt werden. Eine Anbindung zu mobilen Datenerfassungsgeräten ist möglich, so dass die Kommissionierungsliste nicht händisch gepflegt werden muss. Eine mehrstufige Kommissionierung ist ebenfalls möglich. Der Versand wird unterstützt. Die Anbindung an Logistikunternehmen ist auf verschiedenen Wegen möglich. Software von Logistikdienstleistern kann angebunden werden, aber auch der direkte elektronische Datenaustauch z.b. mit Speditionen ist möglich. Ein Prozeus - Projekt wurde von GS Computersysteme im Herbst 2010 erfolgreich beendet (Prozeus ist ebenfalls ein BMWi-gefördertes Projekt zur Vereinheitlichung von Prozessen und Standards: Die Software unterstützt Leergutverwaltung, Palettenverwaltung, die Abwicklung nach Dualem System Deutschland (DSD, früher grüner Punkt ) und berücksichtigt Produkte mit Mindesthaltbarkeitsdaten. Diese Informationen sind auch als Etikett für die Auslieferung druckbar. Eine Gefahrgutverwaltung mit Informationsdatenbank ist integriert. Daher können gesetzeskonforme Gefahrgutlieferscheine erstellt werden. Finanzbuchhaltung (FiBu) In der Finanzbuchhaltung sind enthalten die Verwaltung der Sachkonten, Debitoren- und Kreditorenkonten nach SKR 03 oder SKR 04. Auch individuelle Kontenrahmen lassen sich anlegen bzw. können von alten Systemen elektronisch übernommen werden. Die Bilanzierung kann nach HGB und IFRS erfolgen. Daher ist auch ein Abgleich von Soll- und Istdaten für Sachkonten und Kostenstellen möglich. Eine Kommissionierung und Versand umfangreiche Offene Posten-Verwaltung unterstützt sowohl auf Kreditoren- als auch auf Debitorenseite und ermöglicht das Mahnwesen in mehreren Stufen. Durch das e-clearing können Zahlungseingänge elektronisch verbucht werden, was mit großer Zeiteinsparung verbunden ist. Im Bereich der Kommunikation und des Abgleichs von Daten mit dem Finanzamt kann auf die Funktionen Umsatzsteuervoranmeldung, Umsatzsteuerverprobung und zusammenfassende Meldung zurückgegriffen werden. Es werden auch die gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen eingehalten. Bei Zahlungen vom oder in das Ausland kann auf SWIFT/BIC und eine DTA-Datei zurückgegriffen werden. Eine umfangreiche Kostenrechnung mit Betriebsabrechungsbogen, Kostenstellen-, Kostenarten- und Kostenträgerrechnung und drill-down-analyse (verdichtete Ansicht zur Einzelansicht) steht zur Verfügung.

25 23 Wer die integrierte Finanzbuchhaltung nicht nutzen will, kann die relevanten Daten auch im DATEV-Format exportieren. Es findet dann nur eine Kontierung im System statt. Controlling und Berichtswesen Zur Analyse und Auswertung für den internen Gebrauch stehen das Werkzeug Crystal Reports zur Verfügung. Es ist in die Software A.eins integriert. Die standardisierte Auswertung kann somit ohne Zusatzkosten genutzt werden. Dadurch können grafische Auswertungen oder Auswertungen in Tabellenansicht erstellt werden, die die Übersichtlichkeit und schnelle Vergleichbarkeit von Zahlen erhöhen. Für anpassbare Datenansichten wird jedoch der Kauf der Vollversion empfohlen. Für SQLerfahrene Anwender gibt es auch die Möglichkeit, über A.eins direkt auf die Datenbank zuzugreifen und so eigene, individuelle Auswertungen zu erzeugen. Dieser direkte Zugriff ist eine Besonderheit und sonst selten bei anderen Herstellern zu finden. Sonstige Funktionen Das Programm hat keine integrierten Mail- und Kalenderfunktionen. Diese sog. Groupware- Lösungen werden durch eine Schnittstelle zur Groupware David von Tobit oder Outlook ausgeführt. Dafür fallen Linzenzkosten bei Tobit bzw. Microsoft an. Ein Datenaustausch zu Officeanwendungen ist an vielen Stellen des Systems vorzufinden, so dass alle Daten und Informationen exportiert und weiterverarbeitet werden können. Das System A.eins hat keinen eigenen Webshop. Für Kunden, die einen Webshop betreiben möchten, um darüber direkt Produkte vertreiben zu können, wird die Anbindung Controlling

26 24 Umsatzentwicklung bei einem Kunden des webshop-systems xt:commerce empfohlen und gerne auch angebunden. Xt:commere ist eine freie Lösung, die speziell für den Verkauf über das Internet entwickelt wurde und auf den Sprachen SQL und PHP basiert. Die Shop-Software nutzt eine eigene Datenbank, die aber automatisiert mit den Daten des ERP- Systems abgeglichen werden kann. Zu diesen Daten gehören u.a. Artikel, Oberwarengruppen und Warengruppen. Kundendaten- und Adressänderungen werden abgeglichen, genauso Belege mit Artikeln, Mengen, Preise und Lieferadressen. Der Shop kann lokal (auf dem Rechner des Kunden) oder bei einem Hoster/ Rechenzentrum betrieben werden. Für den Datenaustausch zwischen dem Shop-System und dem ERP-System kann der Eventmanager aus A.Eins verwendet werden. Der Eventmanager kann aber viel mehr. So kann fast alles, was ein Anwender per Maus oder Tastatur anstoßen kann, automatisiert werden; und zwar bei Eintreten eines bestimmten Ereignisses oder einer bestimmten Uhrzeit. Neben der Anbindung von Shops besteht auch die Möglichkeit, Geschäftskunden mittels eines Internetportals Zugang zu Informationen, die in der Warenwirtschaft gehalten werden, online zu ermöglichen. So können direkt, ohne Verwendung einer Schnittstelle, Aufträge generiert werden. Geschäftskunden bekommen Informationen zum Lieferstatus von Aufträgen und auch die Reklamationsabwicklung kann direkt über das Portal stattfinden. Sehr wichtig für ein Unternehmen ist die Sicherheit der Unternehmensdaten. Die ERP- Software A.Eins bedient sich einer Sybase-

27 25 Datenbank. Diese Datenbank hat den Vorteil, dass im laufenden Betrieb gesichert werden kann. Die Datenbank wird auf dem Sicherungsmedium auch dahingehend überprüft, ob sie gestartet werden kann. Nur bei erfolgter Sicherung und bestandener Prüfung der gesicherten Daten meldet das System eine korrekt funktionierende Datenbank zurück. Dadurch wird verhindert, dass die Sicherung der Daten vergessen wird, bzw. durch einen technischen Defekt bei einer Rückspielung Probleme auftreten können. In A.eins ist auch ein Dokumentenmanagementsystem enthalten. So können zusätzlich zu den Stamm- und Bewegungsdaten im ERP- System weitere Dokumente angehängt werden, wie etwa Bilder, Textdokumente oder Tabellen. Auch Prüfberichte, Verarbeitungshinweise, Brief- und Mailverkehr können archiviert werden. Per Doppelklick werden diese Dokumente dann mit der voreingestellten Anwendung zur Ansicht oder Bearbeitung geöffnet. Produkteinordnung Handel und Produktion, Branchenlösungen User.

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29 27 ABAS Software AG - abas Business Software Softwarehersteller Firma ABAS Software AG Gründung 1980 Name der Lösung abas Business Software Adresse Südendstraße 42, Karlsruhe Internetadresse Mitarbeiter (gesamt / ERP) 600 / 600 Umsatz 60 Mio. Euro Anzahl der Installationen 2300 mit ca Usern weltweit Gesamtkosten der Lösung Individuell, nach Absprache und Anforderung Wie lautet Ihre Unternehmensphilosophie in einem Satz? Durch Flexibilität, Internationalität, evolutionärer Softwaretechnologie, Update- und Upgradefähigkeit und einem sicheren Einführungskonzept setzt abas den Qualitätsstandard in mittelständischen ERP-Projekten. Dienstleister in der Präsentation Firma ABAS Consulting GmbH & Co. KG Gründung 2001 Name der Lösung abas business Software Adresse Leibnizstraße 9, Höchberg Internetadresse Ansprechpartner Nadja Krämer Funktion Vertriebsleiterin Telefon +49 (0) Wie lautet Ihre Unternehmensphilosophie in einem Satz? Der klare Fokus der ABAS Consulting auf die Bereiche Fertigung, Handel, Dienstleistung und ebusiness, in Verbindung mit der führenden abas-business-software, ergibt für mittelständische Unternehmen wichtige Vorteile zum Ausbau der Wettbewerbsfähigkeit.

30 28 Allgemeine Beschreibung Die ABAS Consulting GmbH & Co. KG ist ein Partner der abas-unternehmensgruppe mit Sitz in Höchberg bei Würzburg und ein zertifizierter Ausbildungsbetrieb der IHK. Der Aufgabenschwerpunkt ist die Organisation und Projekteinführung der abas-business Komplett-Software in Industrie, Handel und Dienstleistungsbetrieben sowie die langjährige Kundenbetreuung in Bereichen Support, Wartung und Systemweiterentwicklung. Das Systemhaus besteht seit 2001 und kann auf langjährige Erfahrung im ERP-Umfeld zurückgreifen. Softwarehersteller ist die ABAS Software AG mit Sitz in Karlsruhe. Das 1980 von Studenten gegründete Softwarehaus entwickelt mit ca. 130 Mitarbeitern das Kernsystem der abas-software. Zur Unternehmensgruppe in Deutschland gehören ca. 30 Partner, wie z.b. die ABAS Consulting, die regionale und teilweise auch Branchen-Ansprechpartner sind. Insgesamt beschäftigt die ABAS Unternehmensgruppe weltweit ca. 600 Mitarbeiter. Lösungsportfolio Unter der Dachmarke abas-business-software werden die Produkte abas-erp für die Fertigung, abas-handel für Handels- und Dienstleistungsunternehmen und die ebusiness- Lösung abas-eb zusammengefasst: abas ERP für das produzierende Gewerbe, abas Handel für den Handel und abas ebusiness. abas-erp bzw. abas-handel ist eine flexible ERP-Standardsoftware, die die Geschäftsprozesse in mittelständischen Fertigungs-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen weltweit unterstützt. abas-eb nutzt die Vorteile einer flexiblen, mittelstandsgerechten ebusiness-lösung. Auf der Basis vorgefertigter Web-Anwendungen, wie z.b. Web-Shop oder Servicezentrum, können individuelle Lösungen gestaltet und eigene Ideen umgesetzt werden. Zum Kauf der Nutzungsrechte der Software wird ein jeweils einjähriger Wartungsvertrag empfohlen. Dieser berechtigt zu kostenlosem Update und Upgrade der Software und Unterstützung bei Problemen. Jede Lizenz berechtigt zur Nutzung des vollen Funktionsumfangs. Lösungsübersicht Gegenstand der Untersuchung in der Marktstudie 2010 des NEG ist das Produkt ERP in Kombination mit ebusiness. Das Leistungsspektrum der abas-business-software umfasst neben Verkauf, Auftragswesen und Versand, Einkauf, Bestellwesen, Lagerwesen, Disposition, Logistik, Materialwirtschaft und Warenwirtschaft, Fertigung und Produktionsplanung, Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Controlling, Dokumentenmanagement (DMS), Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Projektmanagement, ebusiness, Portal auch die Funktion EDI (Eletronic Data Exchange). Anpassungs- und Releasefähigkeit Das System abas ist gekennzeichnet durch eine permanente Entwicklung. Durch die jährlichen Pflegemaßnahmen (oder bei Bedarf auch dazwischen), die Kunden mit Wartungsvertrag kostenlos erhalten, werden Fehler bereinigt und Funktionen hinzugefügt. Anpassungen an geänderte externe Gegebenheiten (Gesetze, Verordnungen, Techniken etc.) werden vorgenommen. Abas nennt dieses Vorgehen eine permanente Evolution. Eine Migration (Übernahme) der Daten von einer Softwaregeneration in die nächste ist somit nicht nötig. So ist beispielsweise, trotz einer Veränderung im Datenbankaufbau, kein Neueinspielen der enthaltenen Daten nötig. Die Einstellungen und individuellen Anpassungen bleiben erhalten.

31 29 Leistungsspektrum der abas-business-software Hard- und Software Die Software ist als Client-Server-Lösung konzipiert. D.h. ein kombinierter Datenbank- und Anwendungsserver wird von den Clientrechnern aus über eine Clientsoftware gesteuert. Sowohl die Server als auch die Clientrechner können als Betriebssystembasis alle aktuellen Windowsversionen und alle aktuellen Linux-Distributionen nutzen. Im Serverbereich laufen 80% der Installationen auf einem Linux-Betriebssystem. Zur Einsparung von Hardware-Ressourcen ist ein Betrieb der Software in einer virtualisierten Umgebung möglich. ABAS spricht beim Aufbau der Software von einer Schichten-Architektur, wobei diese nicht mit der 3-Schichten-Architektur von Datenbankserver + Anwendungsserver + Clientrechner verwechselt werden darf. Schichtenarchitektur von abas-erp

32 30 Schichten-Architektur von abas-erp Vielmehr geht es dabei um den internen Aufbau der Software. Diese besteht aus Systembasis, Kernfunktionen und der flexiblen Oberfläche. abas-systembasis: Die Systembasis besteht aus einer stabilen, objektorientierten Datenbank. abas-kernfunktionen: Die abas-kernfunktionen umfassen beispielsweise Ein- und Verkauf, Disposition, Materialwirtschaft / WWS, Fertigung / PPS, Rechnungswesen, Schnittstellen und sonstige Funktionen. Diese beiden Schichten werden von der abas- Software AG erstellt und können weder vom abas-partner noch vom Kunden verändert werden. Anpassungen sind aber über die dritte Schicht, bestehend aus den Tools und den Oberflächen, möglich. Flexible Oberfläche (FO): Die Flexible Oberfläche besteht aus den abas-tools, der flexiblen Standardoberfläche und der individuellen Oberfläche. Hiermit passen die Einführungspartner oder der Kunde selbst abas-erp an ihre Anforderungen an. Die Produkte eb und Portal arbeiten über einen Schattenmandanten, der Daten in Echtzeit zur Verfügung stellt. Somit ist das System beim Zugriff aus dem Internet zusätzlich geschützt. abas ERP

33 31 Betriebswirtschaftlicher Leistungsumfang Die abas-business-software ist mehrsprachig, sowohl in der Bedienerführung als auch in der Sprachausgabe. Es kann in unterschiedlichen Bediensprachen mit demselben Datenbestand gearbeitet werden. Dadurch wird die Zusammenarbeit mit eventuellen Niederlassungen im Ausland einfacher. Die Programmierungen sind auf Deutsch und Englisch durchführbar. Die abas-business-software ist in über 28 Sprachen verfügbar. International ist ABAS durch rund 60 Partner weltweit vertreten. Das Partnernetzwerk wird weiterhin stetig erweitert. Die Berechtigungen im System sind rollenbasiert. Das Anlegen einzelner Nutzer oder von Benutzergruppen ist möglich. Letztere erleichtert die Rechtevergabe v.a. bei Nutzern, die gleiche oder ähnliche Aufgaben erledigen müssen. Eine einmalige Berechtigungsvergabe genügt um vielen Nutzern gleiche Rechte einzutragen. Die Lösung beinhaltet keine eigene Groupware-Lösung. Es können aber verschiedene Lösungen wie etwa Outlook und Exchange angebunden werden. Die Ablage der s erfolgt in den Groupware-Lösungen selbst, kann aber auch im Archiv des abas-systems abgelegt werden. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für das Anhängen von Dokumenten ist im System integriert. Wer weiterführende Funktionen, wie etwa Versionierung oder Workflow benötigt, kann ein integriertes, revisionssicheres Archivsystem zusätzlich erwerben. Angebotswesen und Auftragsverwaltung In abas-erp wird der Verkaufsvorgang von der Angebotserstellung über die Auftragsverwaltung und den Warenausgang bis hin zur Fakturierung abgebildet. Des Weiteren stehen Zusatzfunktionen, wie z.b. Angebots- und Umsatzstatistiken, Provisionsabrechnung, Archiv und mehr zur Verfügung. Mit der Verkaufsfunktion erhält man jederzeit einen aktuellen Überblick über die Geschäftsbeziehungen mit Kunden sowie über die Umsatzentwicklung der Artikel. Rahmenverträge können verwaltet und automatisch berücksichtigt werden. Mit dem Kundeninfosystem stehen CRM-Funktionen zur Verfügung. Relevante Informationen zu Interessenten und Kunden werden in der abas-business-software vorgehalten. Sie bilden die vertrieblichen Möglichkeiten so genannte Chancen. Je nach Bewertung des Vertriebsprojektes kann ein Vertriebsbeauftragter die Wahrscheinlichkeit angeben mit der ein Auftrag zustande kommt. Durch vertriebliche Aktivitäten können die Chancen weiter präzisiert und verdichtet werden. Verfüget man bereits über genaue Kenntnisse zu den gewünschten Artikeln und Mengen, greift die Preisfindung der abas-business-software. Basierend auf einer Vertriebschance können automatisch Angebote generiert werden. Über das Infosystem Chancenübersicht erhält man einen kompletten Überblick über alle Vertriebsprojekte. Diese können nach Wahrscheinlichkeit oder Datum sortiert und grafisch dargestellt werden oder man kann von hier aus ein Angebot veranlassen. Für die Erstellung von Angeboten und deren weiteren Bearbeitung im System steht eine zentrale Kurstabelle zur Verfügung, die automatisch gepflegt wird. Preise können differenziert werden, z.b. nach Datum oder Menge.

34 32 Man kann Aufgaben an Mitarbeiter weiterleiten, Aktivitätsnotizen zu Kunden und Interessenten durch die Materialbewertung sobald der Bewertungspreis vorhanden ist. Die von der erfassen sowie nach bestimmten Materialbewertung ermittelten Material- Kriterien klassifizieren. Mit einer optionalen Dokumentenverwaltung wird die Geschäftskorrespondenz archiviert. Damit ist ein schneller Zugriff auf alle Informationen rund um die Kunden und Interessenten sichergestellt. Weiterhin kann ein im abas-portal integrierter Kalender genutzt und in den Vertriebsprozess eingebunden werden. Materialwirtschaft und Disposition In der Disposition werden beim Unterschreiten von Mindestbeständen Bestellvorschläge generiert, die später in Anfragen und Bestellungen einfließen. Sämtliche Produkte und Dienstleistungen können mehrsprachig angelegt werden. Die Materialbewertung bietet die gängigsten Möglichkeiten zur Bewertung der mengenmäßigen Bewegungen der Materialwirtschaft und bucht diese bewerteten Mengenbewegungen als Bestandsveränderungen in Form von Finanzbuchungen. Die Buchungserzeugung kosten fließen in die Kostenrechnung ein. Zielsetzung der Materialwirtschaft ist die Sicherung der wirtschaftlichen Versorgung des Unternehmens. Um dieses Gesamtziel zu erreichen, unterstützt die Software das Unternehmen bei der Optimierung von Lieferbereitschaft und Flexibilität bei gleichzeitig verbesserter Kapitalbindung im Lager. Aufgabe der Disposition ist es, dafür zu sorgen, dass stets genügend Ressourcen vorhanden sind, um die Aufträge fristgerecht abwickeln zu können. Die Disposition erzeugt Beschaffungsvorschläge für den Einkauf und die Fertigung unter Berücksichtigung von Mindestbeständen, Losgrößen und Losbildungsfristen, prüft die Einhaltung der vorgegebenen Liefertermine und ermittelt bei Abweichung die frühestmöglichen Lieferendtermine. Daher ist die Disposition ein wichtiger Dreh- und Angelpunkt im Unternehmen. Seriennummern bzw. Chargen können im System mitverwaltet werden. kann auch als Vorkosten schau erfolgen, die keine Auswirkung auf die Finanzbuchhaltung hat. Auch die Ermittlung eines Bestandes von unfertigen Erzeugnissen ist möglich. Neben den Bewertungsarten Mischpreis, Lagergruppenmischpreis, Planpreis, Einkaufspreis stehen auch Herstellungskosten zur Verfügung. Wenn Bewertungspreise zum Zeitpunkt einer Mengenbuchung nicht verfügbar sind, erfolgt eine Nachbewertung Funktionalitäten der Feinplanung

35 33 Produktion und Produktionsplanung (nicht in abas Handel) Eine Grobplanung der Produktion ist mit dem Produkt abas-erp möglich. Die für Handel und Dienstleistung ausgelegte Software abas- Handel beinhaltet nicht diese Funktionen. Berücksichtigt werden: Fertigungsvorschläge Betriebsaufträge Kapazitätsplanung Rückmeldungen editierbare Auftragsfertigungslisten manuelle Fertigungsbuchungen verlängerte Werkbank Koppelproduktion Serviceabwicklung Die Fertigungsfunktionen in abas-erp unterstützen organisatorisch bei der Herstellung der Produkte egal, ob Massen-, Serien- oder Kleinserienfertigung oder auftragsbezogene Fertigung. Zur Vertiefung der Planung gibt es verschiedene Feinplanungsmodule die nicht im Standardumfang enthalten sind, sondern zusätzlich erworben werden können. Für die erweiterten Funktionen der Feinplanung besteht eine tiefe Integration in die Standardprozesse. Um bei komplexen Produkten den Überblick zu behalten, werden diese oft in CAD-Programmen (CAD=Computer Aided Design) entworfen. Für eine solche Anwendung ist eine spezielle Software nötig, die idealerweise mit dem ERP-System verbunden ist. Hierzu wurden von abas zu verschiedenen gängigen Systemen Schnittstellen erstellt. Einkauf und Beschaffung Der Bereich Einkauf bietet eine durchgängige Vorgangsbearbeitung, von der Anfrage über Bestellvorschläge und Bestellungen sowie die Erfassung von Wareneingängen bis hin zur Rechnungsprüfung. Das Bestellwesen ist zentrale Komponente des Einkaufs. Auch Rahmenverträge können bearbeitet werden. Das Bestellwesen ist über die Zuordnung von Kostenstellen, Kostenträgern und Kontierung für jede Bestellposition mit der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung verbunden. Es besteht die Möglichkeit, eine Lieferantenbewertung durchzuführen und diese automatisiert in die Bestellungen einfließen zu lassen. Eine Reklamationsverwaltung unterstützt bei Fehllieferungen, Falschlieferungen und anderen Arten reklamationsbedürftiger Lieferungen an das Unternehmen. Der Einkauf wird unterstützt durch: Anfragenverwaltung Bestellvorschläge Bestellungen Rahmenaufträge Wareneingang Rechnungsprüfung Lohnfertigung Beistellungen Lagerwirtschaft Zur Lagerwirtschaft wurde schon in der Materialwirtschaft viel erwähnt. Ergänzend zur Lagerwirtschaft ist noch zu erwähnen, dass alle gängigen Verbrauchsfolgeverfahren unterstützt werden. Konsignationslager und Streckengeschäfte sind ebenfalls vorgesehen. Die Inventur kann durch die Anbindung mobiler Erfassungsgeräte unterstützt werden. Dadurch ist es schnell möglich, die Waren im Lager zu erfassen und den Bestand im System abzugleichen. Eine aufwandsarme und schnelle Gegenüberstellung von Soll und tatsächli-

36 34 chem Bestand wird somit ebenfalls schnell erreicht. Kommissionierung und Versand Für eine Kommissionierung oder Entnahme können entsprechende Listen gedruckt werden. Die in die Listen eingetragenen Entnahmen können dann von Hand verbucht werden oder über eine mobile Datenerfassung automatisch den Bestand ändern. Packmittelverwaltung und Behältermanagement Für den Transport von Material werden Packmittel benötigt. Besonders im Bereich der Konsumgüter- oder Automobilzulieferindustrie müssen Packmittel gemäß den, von den Kunden vorgegebenen, Packanweisungen verpackt und mit speziellen Informationen versehen werden. In abas-erp können Sie auch wiederverwendbare Packmittel verwalten, z.b. Gitterboxen, Paletten und ähnliches. Die Packmittelanweisungen werden in einer Datenbank hinterlegt. Neben den aktuellen Beständen werden auch die einzelnen Bewegungen festgehalten. Rechnungswesen / Finanzbuchhaltung Kontenplan Steuern Finanzbuchungen Umsatzsteuervoranmeldung Offene Posten Liquiditätsvorschau Zahlungsverkehr Mahnwesen Auswertungen DATEV - Schnittstelle Datenexport für GdPDU Dauerbuchungen Mehrere Buchungskreise (USGAAP, IFRS, usw.) Die integrierte, zertifizierte abas-finanzbuchhaltung deckt die finanzbuchhalterische Verwaltung des externen Rechnungswesens ab. Sie bietet einen umfassenden Überblick über alle relevanten Daten. Für Auswertungen kann auf mehrere Geschäftsjahre zugegriffen werden. Neben den gängigen Auswertungen wie der betriebswirtschaftlichen Auswertung, GuV & Bilanz, einer Liste der offenen Posten, der Summen und Salden, stehen auch Auswertungen wie das Zahlungsverhalten der Kunden oder eine Mahnhistorie zur Verfügung. Durch frei definierbare Kontenbereiche können mit einfachsten Mitteln eigene Auswertungen für Plan und Ist generiert werden. Der Standardlieferumfang enthält wahlweise den Standardkontorahmen SKR03 oder SKR04. Individuelle Kontenrahmen können erstellt werden. Die Bearbeitung und Übertragung der Umsatzsteuervoranmeldung ist auf Basis der hinterlegten Buchungen und direkt aus dem System heraus möglich. Mit der integrierten Anlagenbuchhaltung in abas-erp kann das unternehmenseigene Anlagevermögen flexibel und branchenunabhängig auf Inventarbasis verwaltet werden. Zur Verfügung stehen alle (für einen Jahresabschluss) notwendigen Auswertungen, wie z.b. der Anlagenspiegel. Die Anlagenbuchhaltung ermöglicht jederzeit einen quantitativen und qualitativen Überblick über das vorhandene Anlagevermögen. Anlagen Anlagekategorien Kalkulatorische Anlagenbuchhaltung Abschreibungen Abschreibungsarten Abschreibungsvorschläge Teilwertabschreibungen tagesgenaue Abschreibungen Indexreihe

37 35 Wiederbeschaffungswerte Anlagenvorgang Anlagenspiegel Auswertungen für Wirtschaftsprüfer Die Konzernrechnungslegung ermöglicht die Zusammenführung von Bilanzen von Einzelunternehmen und die Erstellung des Jahresabschlusses einschließlich Berichtswesen für Konzerne. Dazu werden konzerninterne und externe Vorgänge über Konten abgegrenzt. Controlling und Berichtswesen Die Kostenrechnung umfasst die Bereiche Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung und Kostenträgerrechnung. Die Kostenstellenrechnung enthält die Funktion der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung. Im Anschluss an die innerbetriebliche Leistungsverrechnung besteht die Möglichkeit, die Gemeinkosten auf die Kostenträger umzubuchen. Hierfür stehen verschiedene Verfahren zur Verfügung. Die Kostenstellenrechnung kann nach dem Prinzip der flexiblen Plankostenrechnung gestaltet werden. Mit der Funktion Bewertung der Fertigungsleistung werden die bewerteten Personen- und Maschinenzeiten der Rückmeldungen in Form von statistischen Buchungen verbucht und fließen in die Kostenrechnung ein. Die Kostenrechnung integriert die Daten diverser Funktionen, wie z.b. der Finanz- und Anlagenbuchhaltung und mittels der Materialbewertung und Bewertung der Fertigungsleistung auch Daten aus den Bereichen Materialwirtschaft und Fertigung. Das Corridor Controlling unterstützt bei der betriebswirtschaftlichen Planung und Steuerung des Geschäftsjahres. Es kann frühzeitig die Entwicklung der Führungszahlen erkannt werden, um geeignete Maßnahmen ergreifen zu können. Für die exakte Bewertung des Betriebsergebnisses bietet abas-erp eine produkt- und auftragsbezogene Kalkulation. Sowohl für Produkte als auch für Vertriebsaufträge kann die Kalkulation vorgenommen werden. Die Kalkulationsfunktionen in abas-erp unterstützen bei der genauen Terminplanung, beispielsweise bei der Festlegung von Lieferzeiten. Personalmanagement Die Funktionalitäten der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind nicht in der abas-business-software integriert, können aber durch Partnerprodukte, wie adata oder S+P mit angebunden werden. Sonstige Funktionen Als Berichtswerkzeug wird JasperReports von JasperSoft (OpenSource) verwendet, es wird bei der Installation mit ausgeliefert. Dadurch können fast alle Daten aus dem ERP-System (Formate wie XML, DDE, EDP, Java-API, Web- Services, Active-X, Shell-Tools, ODBC) exportiert und weiterverarbeitet werden. Um Daten in das ERP-System einfließen zu lassen oder Daten daraus zu extrahieren ist eine Vielzahl von gängigen Schnittstellen enthalten. Diese sind hier kurz aufgelistet: Anbindung von MS Office / Open Office BDE (Betriebsdatenerfassung) PZE (Personalzeiterfassung) MDE (Materialdatenerfassung) Business Intelligence - Data Warehouse CAD (Computerunterstützte Entwicklung) CAQ (Computerunterstützte Qualitätssicherung) CRM (Kundenbeziehungsmanagement) Dokumentenmanagement / Archivierung EDI (Elektronischer Datenaustausch)

38 36 Mit Hilfe von EDI werden beispielsweise Abrufe vom ERP/PPS-System des Kunden direkt zum ERP/PPS-System des Lieferanten übertragen. In den Branchenlösungen sind die branchenspezifischen Datenaustauschformate enthalten. Als Beispiel hier die Automotive-Lösung: VDA, ANSI X.12, EDIFACT-Subset der europäischen Automobilindustrie ODETTE (Organisation for Data Exchange and Tele Transmission Europe) und EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport). So können beispielsweise Lieferabrufe und Feinabrufe nach VDA-Standard empfangen und Rechnungen und Lieferscheine in diesen Formaten abgeschickt werden. Die Abbildung verdeutlicht den Abruf der Daten mit (linker Teil der Abbildung) und ohne EDI (rechter Teil). Weitere Schnittstellen sind zur integrierten Abwicklung vorhanden:» Export und Versand» Fertigungsfeinplanung» Firewall-Lösungen» Integration von Fax-, - und Internet- Lösungen» Management-Informationssysteme» Mobile abas-funkterminals (Barcode-Scanner-Technik)» Mobile Auftragserfassung» Personalwirtschaft» Projektmanagement» SCM (Supply Chain Management)» Vertriebsinformationssysteme» Antiterrorsoftware» Dokumentenmanagement Beispiel zur Verwendung von EDI

39 37 Branchenlösungen sind vorhanden für: abas-erp in Fertigungsunternehmen: Anlagenbau Automotive Bau- und Baunebengewerbe Chemie Elektrotechnik Fahrzeugbau Holzindustrie Kunststoffindustrie Maschinenbau Medizintechnik Metallbe- und verarbeitung Möbelindustrie Nahrungsmittelindustrie Schmuckhersteller Textilindustrie Verpackungsindustrie Werkstätten für behinderte Menschen Zulieferer Zur Produkteinordnung Mitarbeiter. Handel und Dienstleistung (abas-handel) Produktion (abas-erp). Branchenlösungen vorhanden. abas-handel in Handels- und Dienstleistungsunternehmen: Abrechnungsservice Beton und Baustoffe Elektronikhandel Gastronomiebedarf Großhandel Medienunternehmen Medizinische Geräte Mineralölhandel Möbel und Büroeinrichtungen Reinigungsdienste und Wäschereien Spielwaren Stahlhandel Tonträger Verbrauchermärkte Werbemittel

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41 39 SAP Deutschland AG - Business ByDesign Softwarehersteller Firma SAP Deutschland AG & Co. KG Gründung 1972 Name der Lösung SAP Business ByDesign Adresse Dietmer-Hopp-Allee 16, Walldorf Internetadresse Telefon +49 (0) (Deutschland) Anzahl der Installationen (Stand November 2010) Gesamtkosten der Lösung Ab 790 Euro/Monat für 10 Arbeitsplätze im Bereich CRM Dienstleister in der Präsentation Firma IBIS Prof. Thome AG Gründung 1994 Name der Lösung SAP Business ByDesign Adresse Mergentheimer Str. 76a, Würzburg Internetadresse Ansprechpartner Wolfgang Walz Funktion Vorstand Telefon +49 (0) Mitarbeiter (gesamt / ERP) 30 / 30 Wie lautet Ihre Unternehmensphilosophie in einem Satz? Mittelständische Unternehmen mit moderner, integrierter Unternehmenssoftware auszurüsten, um das Unternehmen voranzubringen.

42 40 Allgemeine Beschreibung Die IBIS Prof. Thome AG hat bei der Entwicklung von SAP Business ByDesign mitgewirkt. Die IT-Berater waren an der Gestaltung der Inhalte und Werkzeuge zur Anpassung und Einführung der Lösung (Business Konfiguration) beteiligt. Bereits seit 2007 ist die IBIS Prof. Thome AG einer der ersten Anwender weltweit von SAP Business ByDesign. Das Unternehmen hat die Lösung außerdem unter anderem beim Softwareanbieter Administration Intelligence AG und beim universitäre Forschungsprojekt Vulcan Live AG bereits implementiert. Seit 2008 haben Mitarbeiter der IBIS Labs über 160 Studenten der Universität Würzburg mit SAP Business ByDesign im betriebswirtschaftlichen Labor geschult. Die Ausbildung umfasste die Einführung und Konfiguration der Lösung sowie intensive Tests und Projektaufgaben im produktiven Betrieb. Das Leistungsangebot von IBIS Prof. Thome reicht von der Situations- und Kostenvergleichsanalyse über den Abgleich von Kundenanforderungen, die Einführung und Beratung in SAP Business ByDesign-Projekten bis hin zur Betreuung des operativen Betriebs. Darüber hinaus werden zukünftig auch eigene Zusatzlösungen für diese Mittelstandslösung entwickelt. Die IT-Berater adressieren SAP Business ByDesign vor allem an mittelständische Unternehmen aus den Branchen Serviceprovider, Großhandel, Retail, Automotive und Chemie. Seit August 2010 ist die IBIS Prof. Thome AG offizieller Reseller und Einführungspartner von SAP Business ByDesign. Ab 2011 konzipiert, projektiert und erstellt IBIS kundenspezifische und innovative Apps für SAP Business ByDesign. Lösungsportfolio Ende 2007 wurde mit SAP Business ByDesign eine neu entwickelte Mittelstandslösung vorgestellt, welche als gehostete On-Demand- Lösung den mittelständischen Markt zwischen Mitarbeitern abdeckt. SAP Business ByDesign wird derzeit ausschließlich im Rechenzentrumsbetrieb durch die SAP betrieben. Mit diesem Konzept hat der Kunde geringere Hardwareinvestitionen, kaum internen Administrationsaufwand für Soft- und Hardware, immer die aktuellste Softwareversion sowie klar kalkulierbare monatliche Kosten. SAP Business ByDesign eignet sich besonders gut für Unternehmen, die eines der folgenden Kriterien erfüllen: Mehrere Standorte: Die Lösung beinhaltet eine zentrale Datenbasis, auf die on Demand über einen Webbrowser von allen Standorten aus zugegriffen werden kann. International tätig: SAP Business ByDesign enthält standardmäßig verschiedene Länderversionen. Von SAP Business By- Design werden derzeit Länderversionen Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Vereinigte Staaten, China und Indien vertrieben. Weitere Länder kommen mit der Version 2.6 im Januar 2011 hinzu. Zudem kann jeder Benutzer seine Anzeigesprache frei wählen. Internationale Reportingstandards im Rechnungswesen: In SAP Business ByDesign werden mehrere Reportingstandards unterstützt. Änderungs- oder Wachstumspläne: Da SAP Business ByDesign nach oben hin skalierbar und flexibel ist, können problemlos beispielsweise neu gegründete Auslandstochterunternehmen abgebildet werden.

43 41» Dienstleistungsbranche: SAP Business ByDesign bietet neben den klassischen Warenwirtschafts- und Fertigungsprozessen auch spezielle Funktionen für Dienstleistungsunternehmen an. Hierzu gehören der Verkauf von Services und Projekte mit Zeitrückmeldung der Mitarbeiter oder der After-Sales Bereich mit Service-Desk und Serviceaufträgen. Leistungsübersicht SAP Business ByDesign Es ist möglich in SAP Business ByDesign mehrere Organisationen und deren Beziehungen abzubilden. Rechtliche Einheiten, wie Tochterfirmen aber auch räumlich getrennte Einheiten, sind im Organisationsmodell abbildbar. Seit 2010 gibt es die Möglichkeit, mit dem CRM-Bereich von SAP Business ByDesign zu starten. Weitere Fachbereiche von SAP Business ByDesign lassen sich bei Bedarf flexibel hinzuschalten. Die SAP AG bietet noch weitere Lösungen für den Mittelstand an: SAP Business One und SAP Business All in One. Diese Lösungen sind unterhalb und oberhalb der Zielgruppen für Business ByDesign positioniert oder besitzen eine stärkere Branchenorientierung. Lösungsübersicht SAP Business ByDesign ist eine vollständig integrierte umfassende On-Demand- Software-Lösung für den Mittelstand. In Business ByDesign können durchgängig alle Prozesse vom Finanzmanagement, über das Customer Relationship Management, Human Resources Management, Supply Chain Management, Projektmanagement bis hin zum Supplier Relationship Management abgebildet werden. In allen Bereiche ist die Geschäftsanalytik eingebunden, um Mitarbeiter und Manager immer aktuelle Daten zur Verfügung zu stellen und bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen. Für Abteilungsleiter und die Geschäftsführung stehen zudem Monitoring-Kennzahlen bereit, die bei Überschreitung von Schwellenwerten Alarme auslösen und Benachrichtigungen verschicken.

44 42 Alle aktuell geltenden Vorschriften bezüglich Bilanzierung, Steuersystem und Arbeitsrecht werden von SAP Business ByDesign erfüllt. Bei Änderungen wird dies durch automatisierte Updates von SAP im Hintergrund sichergestellt. Zum schnellen Start mit SAP Business ByDesign werden vordefinierte Einstiegspakete für die Bereiche CRM, ERP (Buchhaltung und Einkauf) und Dienstleistung angeboten, die auf Basis von Best Practices entwickelt wurden. Ein Vorteil dieser Einstiegspakete liegt in einer kostengünstigen und schnellen Implementierung sowie einem reduzierten monatlichen Mietpreis bei begrenzter Nutzung von SAP Business ByDesign. Da die Einstiegspakete aus Teilen der vollständigen SAP Business By- Design Suite bestehen, können jederzeit bei Bedarf weitere Bereiche von SAP Business By- Design aktiviert werden. Anpassungs- und Releasefähigkeit Da es sich um eine bei der SAP AG gehostete Lösung handelt (Mietsoftware), wird SAP Business ByDesign von der SAP AG immer auf dem aktuellsten Release-Stand gehalten. Der Aufwand für den Kunden ist daher wesentlich geringer als bei einer vor Ort installierten Lösung. Dieser Service und auch der Support sind im Mietpreis inklusive. Es gibt verschiedene Möglichkeiten SAP Business ByDesign an Kunden individuelle Bedürfnisse anzupassen. Eine Besonderheit bildet die regelbasierte Konfiguration, die gewährleistet, dass nur eine betriebswirtschaftlich konsistente Lösung implementiert werden kann. Die sogenannte Business Konfiguration besteht aus einem Fragenkatalog, in dem bei Auswahl einer betriebswirtschaftlichen Option durch hinterlegte Regeln alles Notwendige automatisch aktiviert wird, um die korrekte Integration der Module für diesen Bereich oder Prozess sicher zu stellen. Auch bei Change-Projekten stellt die Business Konfiguration sicher, dass die Lösung immer betriebswirtschaftlich konsistent bleibt. Die Einführungswerkzeuge, wie die Business Konfiguration sowie weitere Werkzeuge zur Datenmigration, sind integrierter Bestandteil der Lösung. Alle Formulare, die in SAP Business ByDesign hinterlegt sind und in den Prozessfluss eingebunden werden können, können kundenspezifisch ausgeprägt werden. Workflows können mittels der integrierten Aufgabensteuerung ausgestaltet werden. So kann beispielsweise festgelegt werden, wer in welchen Fällen Genehmigungs- oder Ausführungsaufgaben bekommen soll. In SAP Business ByDesign gibt es die Möglichkeit, das User Interface zu adaptieren. Das kann der Key User für alle Mitarbeiter durchführen oder jeder Mitarbeiter nur für seine Oberfläche. In diesen Bereich fallen unter anderem Feldanpassungen und -erweiterungen oder das Einbinden von Mashups und Webdiensten. SAP Business ByDesign enthält standardmäßig bereits vorkonfigurierte Mashups, die Daten aus externen Quellen abrufen und dabei definierte Datenfelder aus SAP Business ByDesign mitgeben. Ein Beispiel ist ein Routenplaner, dem aus dem Kundenstammsatz heraus der Name und die Adresse des Kunden mitgegeben werden. Es gibt drei verschiedene Mashup-Typen: URL-, Daten- und HTML-Mashups. Über diese Technologie können bereits einfache Anbindungen zu externen Systemen abgebildet werden. Zu dem Bereich Geschäftsflexibilität zählt ebenfalls die Office Integration. Alle Berichte sowie viele Prozess- und Stammdaten verfügen über einen Excel Down- und Upload. So

45 43 können Mitarbeiter in einer ihnen vertrauten Umgebung Änderungen vornehmen oder die Dokumente per verschicken. Neben den Standardberichten, die angepasst werden können (siehe Controlling und Berichtswesen), gibt es die Möglichkeit, Berichte und Monitoring-Kennzahlen aufgrund von eigenen Anforderungen zu erstellen. Für alle übrigen offenen Anforderungen gibt es ab Februar 2011 die Entwicklungsumgebung SAP Business ByDesign Studio, mit der Partner Zusatzentwicklungen erstellen können. Diese können anschließend über einen App-Store ausgewählt und allen SAP Business ByDesign- Kunden zur Verfügung gestellt werden. Hard- und Softwareanforderungen Da es sich um eine Software-as-a-Service-Lösung handelt, bestehen die Systemvoraussetzungen für SAP Business ByDesign Release 2.5 aus einem PC mit Internetanschluss und Webbrowser:» Minimum Pentium 4, 2.4 GHz mit 512 MB RAM» Empfohlen: Intel Core 2 Duo (2.4 GHz mit 1066 MHz front-side bus) oder besser und 1 GB RAM» Netzwerk Bandbreite: 1mbps oder mehr Privatkundenübersicht

46 44 Betriebswirtschaftlicher Leistungsumfang SAP Business ByDesign unterstützt die Branchen Dienstleistung, Fertigung, Handel- und Großhandel. Jedes Unternehmen kann sich individuell aus dem betriebswirtschaftlichen Leistungsumfang von SAP Business ByDesign passend zu seinen Geschäftsfeldern seine Unternehmenslösung konfigurieren. Angebotswesen und Auftragsverwaltung SAP Business ByDesign unterstützt neben den klassischen Vertriebsfunktionen Angebotswesen und Auftragsverwaltung auch den Marketing- und den Service-Bereich, d.h. es ist eine integrierte CRM-Softwarelösung. Im Marketing können Zielgruppen definiert und für diese Kampagnen durchgeführt werden. Zu jedem Kunden können dessen Reaktion auf die Kampagne und sonstige Aktivitäten (Gespräche, Telefonate etc.) dokumentiert werden. Im Bereich Presales (Vorverkaufsunterstützung) wird der Prozess vom Lead über die Opportunity bis hin zum Angebot abgebildet. Darstellungen, wie die Opportunity Pipeline (Verkaufsaussichten) erlauben eine Klassifizierung und Vorausplanung der Verkaufsaktivitäten und des erwarteten Umsatzes. Der Belegfluss macht eine lückenlose Rückverfolgung des Kundenauftrages auf Vorgängerbelege möglich. In der Kundenübersicht können zu jedem Kunden neben den allgemeinen Daten wie Ansprechpartner, Aktivitäten mit dem Kunden, Beziehungen zu Geschäftspartnern etc. auch alle Belege des Vertriebs, Services und Finanzwesens des Kunden eingesehen werden (siehe Abbildung Privatkundenübersicht). Zudem können per Mashup beispielsweise Karten oder Routenplaner eingebunden werden. Produktplanungsdetails

47 45 Über das sogenannte Collaboration Window ist eine Telefonintegration möglich. Sobald der Kunde anruft, werden dem Mitarbeiter die Informationen zum Kunden angezeigt. Für den Service-Bereich ist es möglich, Garantien oder Service Level Agreements zu erfassen. Serviceanfragen können sowohl per vom Kunden automatisch in SAP Business ByDesign erfasst werden, als auch manuell vom Servicemitarbeiter. Entsprechend der Service Level Agreements wird der Alarmstatus automatisch vergeben. Der Serviceauftrag vervollständigt diese sonst oft als Ticket-System bezeichnete Funktion. Mittels eines Serviceauftrages kann beispielsweise ein Monteur eine Reparatur ausführen, Zeiten rückmelden und in Rechnung stellen. Über eine Registrierung von Produkten kann nachvollzogen werden, welches Produkt bei welchem Kunde installiert wurde und ob es mit diesem Produkt Probleme gab. Materialwirtschaft und Disposition Die Softwarelösung bietet Planungs- und Ausführungsfunktionen in der Logistik an, die sie zu einer integrierten SCM-Lösung machen. In der Disposition gibt es die Möglichkeit, automatisierte Planungsläufe einzurichten, die zu festgelegten Zeiten ein- oder mehrstufige Planungen oder eine Verfügbarkeitsprüfung ausführen. Eine Planung kann ebenso einzeln für ein Material ausgeführt werden um Bestellvorschläge zu generieren, die dann in Form von Bestellanforderungen an den Einkauf weitergereicht werden. In den Produktplanungsdetails (siehe Abbildung Produktplanungsdetails) ist für jedes Produkt erkennbar, wie sich die Bestände und Bedarfe entwickelt haben und wie hoch der aktuelle Bestand ist. SAP Business ByDesign weist Mitarbeiter selbstständig auf Ausnahmen hin. SAP Business ByDesign bietet die Möglichkeit, mit Prognosen zu arbeiten und in die Produktplanung zusätzlich die Absatz- und Bedarfsplanung für die kommenden Perioden mit einzubeziehen. Produktion und Produktionsplanung Für die Produktion und Produktionsplanung können in SAP Business ByDesign Produktionsstücklisten in Baukastenform erfasst werden. Grundlage für die Produktionsplanung ist das Produktionsmodell, das für ein Produkt angelegt wird. Das Produktionsmodell enthält die Verbindung zu Stückliste und zum Arbeitsplan. Im Arbeitsplan können die einzelnen zur Produktion notwendigen Vorgänge mit den notwendigen Ressourcen und Produkten verknüpft werden. Für die Ressourcen können unterschiedliche Arbeitszeitmodelle definiert werden. Jeder Vorgang im Arbeitsplan verfügt über eine Dauer, der Einfluss auf die Planung hat. Über Produktgruppen können mehrere Produkte zu Prognose-, Planungs-, Produktions- Lagerungszwecken zusammengefasst werden. Planungen können auf Basis von Kundenaufträgen (Make to Order) oder für das Lager (Make to Stock) angestoßen werden und lassen sich von Maschinengruppen bis auf die Ebene einzelner Maschinen herunter brechen. Die in der Planung generierten Produktionsanforderungen werden anschließend in Form von Produktionsaufträgen an die Produktion weitergegeben. SAP Business ByDesign unterstützt unterschiedliche Fertigungstypen. Beispielsweise können diskrete Fertigung und Prozessfertigung kombiniert werden. Chargen und Lose werden ebenfalls unterstützt.

48 46 Belegfluß einer Bestellung Einkauf und Beschaffung In SAP Business ByDesign kann über eine Mashup-Integration zu elektronischen Marktplätzen nach neuen Produkten und Lieferanten gesucht werden. Insgesamt wird eine integrierte Supply Relaionship Management-Abwicklung von der Ausschreibung über Kontrakte bis zur Bestellung unterstützt. Durch die Belegflussanzeige in den Einkaufsbelegen ist eine lückenlose Verfolgung jedes Einkaufsbeleges möglich (siehe Abbildung Belegfluss einer Bestellung). Die Interaktion mit den Lieferanten wird über interaktive Formulare vereinfacht. Diese können beispielsweise bei Ausschreibungen oder Bestellbestätigungen verwendet werden. Der Lieferant bekommt dann das Formular durch den Workflow getriggert (z.b. eine Bestellung) zugeschickt, bearbeitet es und schickt es an Business ByDesign zurück. Seine Antwort wird direkt verarbeitet ohne dass weitere manuelle Eingaben notwendig sind. Im Bereich des strategischen Einkaufs wird neben Ausschreibungen und Kontrakten auch eine automatische Bezugsquell e n f i n d u n g ermöglicht. So kann für ein Material eine feste Bezugsquelle festgelegt oder auch eine Quotierung definiert werden; in dieser wird das Verhältnis festgelegt, mit dem bei unterschiedlichen Lieferanten auf Basis von Kontrakten bestellt werden soll. Wenn zu einem Material mit einer Quotierung eine Bestellanforderung erzeugt wird, sucht SAP Business ByDesign automatisch die Bezugsquelle auf Basis der Quotierung. SAP Business ByDesign bietet verschiedene Möglichkeiten zur Automatisierung des operativen Einkaufs an. So kann beispielsweise der Übergang von Bestellanforderungen zu Bestellungen automatisiert werden. Auch workflowbasierte Genehmigungsprozesse lassen sich einrichten, damit eine Bestellung, die einen bestimmten Wert überschreitet, automatisch dem Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt wird. Im Bereich Einkauf können auch Mitarbeiter anderer Abteilungen über eine Selfservice- Funktionalität selbstständig aus Katalogen bestellen. Es können ganze Kataloge von Lieferanten hochgeladen werden.

49 47 Wareneingangsaufgaben auf Basis zu berechnender Bestellungen Lagerwirtschaft Alle Belege und Stammdaten werden in SAP Business ByDesign in sogenannten Object Worklists angezeigt, auf die mit vordefinierten Sichten gefiltert werden kann. Im Bereich des Wareneingangs bekommt beispielsweise der Mitarbeiter standardmäßig alle fälligen und überfälligen Bestellungen angezeigt (siehe Abbildung Wareneingangsaufgaben auf Basis zu berechnender Bestellungen). Nach Auswahl der passenden Bestellung hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, direkt den Wareneingang zu verbuchen oder einen Lieferschein zu erfassen und daraus eine Lageranforderung für den Lagermitarbeiter anzulegen, die automatisch über die Aufgabensteuerung eine Aufgabe für diesen erzeugt. So werden Aufgaben klar getrennt und der zuständige Mitarbeiter direkt informiert. In SAP Business ByDesign können im Bereich des Logistiklayouts mehrere Lager beispielsweise für Ersatzteile und Produktionsversorgung definiert werden. Auch Barcode, RFID oder mobile Geräte können in den Prozessfluss integriert werden. Kommissionierung und Versand In der Auslieferungssteuerung können Versandanforderungen freigegeben werden. Für den Versand macht SAP Business ByDesign Versandvorschläge, in die alle Waren gruppiert werden, die gemeinsam versendet werden können. Je nach Konfiguration kann mit direkten Warenausgängen oder mit Warenausgangsaufgaben gearbeitet werden. Neben dem klassischen Versand von Waren aus Kundenaufträgen werden auch Retouren an Lieferanten unterstützt. Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung SAP Business ByDesign erlaubt ein aktuelles Cash Flow Management, indem es zum Management von Verbindlichkeiten und Forderungen alle Prozessdaten automatisch an das Finanzwesen weiterleitet. Weiterhin wird automatisiert eine Deckungsbeitrags- und Rentabilitätsanalyse ausgeführt. Es kann der Finanzstatus in Echtzeit ermittelt werden. Eine Kennzahl überwacht die Liquidität. Über Zahlungsstrategien kann festgelegt werden, dass Skonti konsequent genutzt und

50 48 sonstige Verbindlichkeiten gerade noch rechtzeitig gezahlt werden sollen. Es können hierfür automatisiert Zahlungserinnerungen verschickt werden. Auch im Finanzwesen erkennt SAP Business ByDesign selbstständig Inkonsistenzen und informiert den zuständigen Mitarbeiter. Die Tätigkeiten der Mitarbeiter werden mit vielen Analysen und Überwachungskennzahlen unterstützt. Es besteht die Möglichkeit, Automatisierungen für folgende Bereiche vorzunehmen: Mahnläufe, Ausgleichen von Forderungen und Verbindlichkeiten, Ausziffern, Zahlungsprozesse sowie Perioden- und Jahresabschlusstätigkeiten. Geschäftsvorfälle werden automatisch in das Haupt- und relevante Nebenbücher gebucht. Die Buchführung wird in SAP Business ByDesign auf Basis von unterschiedlichen Rechnungslegungsvorschriften ausgeführt, u.a. HGB oder IFRS. Anpassung von Berichten

51 49 Controlling und Berichtswesen SAP Business ByDesign bietet eine umfangreiche Sammlung von über 200 vordefinierten Berichten an. Diese sind den einzelnen Arbeitsbereichen zugeordnet. In jedem Bericht können die Variablen z.b. Zeit, Organisationseinheit oder Status eines Beleges, angepasst werden. Es gibt innerhalb der Berichte die Möglichkeit, sich zusätzliche Merkmale mit anzeigen zu lassen oder für diese einen Filter zu setzen. Standardmäßig angezeigte Merkmale können auch aus der Anzeige genommen werden. Neben Berichten werden Monitoring- Kennzahlen zur Überwachung bereit gestellt. Diese können individuell adaptiert werden, z.b. über die Zeitdimension. Bei den Kennzahlen können Schwellwerte definiert werden, die eine Statusänderung auslösen. Die Kennzahlen werden bereits auf der Übersicht im Geschäftsführungs-Workcenter angezeigt (siehe Abbildung Arbeitsplatz der Geschäftsführung), um auf ungewünschte Entwicklungen hinzuweisen. Es kann bei Statusänderungen zusätzlich eine Benachrichtigung eingerichtet werden. Personalmanagement Jedem Mitarbeiter steht ein Selfservice-Bereich zur Verfügung, in dem er seine Abrechungsdaten, persönliche und berufliche Kontaktdaten sowie Anträge (Spesen oder Abwesenheit) selbstständig erfassen kann. Jeder Mitarbeiter hat hier zusätzlich die Möglichkeit, seine Zeiten für bestimmte Aufgaben, z.b. in Projekten, zurückzumelden. SAP Business ByDesign deckt den Bereich der Personalverwaltung ab, in dem für alle angestellten Mitarbeiter Personalakten angelegt und gepflegt werden können. Zudem ist eine integrierte Zeitverwaltung mit Zeitmodellen möglich. Zu den Mitarbeitern können neben den Zeitdaten auch Abrechnungsdaten hinterlegt werden. Die Personalabrechnung erfolgt dann extern, wobei die hierfür benötigten Daten über eine Service-Schnittstelle exportiert werden und, je nach Land, lokalen Partnern zur Abrechnung übergeben werden können. Arbeitsplatz der Geschäftsführung

52 50 Sonstige Funktionen Im Bereich des Projektmanagements bietet SAP Business ByDesign umfangreiche Planungsmöglichkeiten an. Hierzu gehört zum einen die Integration mit der Personalwirtschaft, durch die die Mitarbeiter für die Projekte eingeteilt werden und später ihre Tätigkeiten über die Selfservices rückmelden. Auch eine graphische Visualisierung mit Netzplantechniken ist vorhanden. Projekte können dann auf Basis der rückgemeldeten Arbeitsstunden auf ihre Profitabilität untersucht werden. Hinzu kommt die Integration zum Einkauf und Finanzwesen. Infolgedessen können aus Projekten heraus Waren und Dienstleistungen beschafft und berechnet werden. Es gibt einen eigenen Bereich für die Produktentwicklung. In diesem können Produktmodelle zur Verwaltung von Produktvarianten bis hin zu kundenspezifischen Produktspezifikationen dokumentiert werden. Mit Hilfe von Produktdesigns können Entwicklungsphasen von Produkten verwaltet werden. SAP Business ByDesign bietet einen integrierten Support an. Jeder Mitarbeiter kann bei Problemen selbstständig einen sogenannten Vorfall anlegen. Dieser wird automatisch mit Kontextinformationen ausgestattet und wird an den Key User weitergeleitet. Wenn dieser den Vorfall selbstständig lösen kann, beantwortet er den Vorfall direkt. Andernfalls leitet er den Vorfall an SAP-Experten weiter, die dem Anwender dann einen Lösungsvorschlag unterbreiten. SAP Business ByDesign wurde für die Einhaltung von Regeln und Vorschriften durch verschiedene Organisationen zertifiziert (Compliance): Alle rechnungslegungsrelevanten Bereiche von SAP Business ByDesign wurden durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft nach IDW PS zertifiziert. Die Datensicherheit von SAP Business ByDesign wurde durch das Statement on Auditing Standard No.70, Type II bescheinigt. Die ISO Zertifizierung belegt, dass durch umfassende Verwaltungsprozesse die Informationssicherheit zuverlässig unterstützt wird. Der TÜV hat mit dem Zertifikat TÜViT Trusted Product SOA bestätigt, dass die neuen Funktionen die Anforderungen einer serviceorientierten Architektur erfüllen. Produkteinordnung Handel, Dienstleistung, Produktion. Ab 10 Usern. Es gibt eine kostenlose App zu SAP Business ByDesign, mit der die mobile Integration zu iphone und ipad ermöglicht wird. Geschäftsführer können auf diese Art ihr Unternehmen unabhängig von ihrem Standort im Blick behalten und zeitnah reagieren.

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55 53 ngroup GmbH & Co. KG - eevolution Softwarehersteller Firma ngroup GmbH & Co.KG Gründung 2004 Name der Lösung eevolution Adresse Bavenstedter Str. 50, Hildesheim Internetadresse Ansprechpartner Michael Rietzke Funktion Partnermanager Telefon +49 (0) Mitarbeiter (gesamt / ERP) ca. 80 Anzahl der Installationen Gesamtkosten der Lösung Euro Wie lautet Ihre Unternehmensphilosophie in einem Satz? Die ngoup ist einer der führenden Anbieter für professionelle Unternehmenssoftware (ERP) im Mittelstandssegment mit Branchenausrichtung. Unser Ziel: Das bestmögliche Software-Erlebnis zu geringeren Gesamtbetriebskosten zu bieten! Dienstleister in der Präsentation Firma SOPRA EDV Informationssysteme GmbH Firma COMPRA GmbH Gründung 1998 (SOPRA), 1990 (COMPRA) Name der Lösung eevolution Adresse Ismaning / Hildesheim Internetadresse / Ansprechpartner Andreas Blüher / Jörg van Heyst Funktion Vertriebsleiter / Mitarbeiter (gesamt / ERP) SOPRA: 50 / COMPRA 70 Wie lautet Ihre Unternehmensphilosophie in einem Satz? Branchenerfahren. Kompetent. Sicher. ERP Lösungen für den Mittelstand.

56 54 Allgemeine Beschreibung Die ngroup GmbH & Co. KG gehört zu den deutschen Softwareherstellern betriebswirtschaftlicher Lösungen für den Mittelstand. Die ngroup ist Microsoft Gold Certified Partner und mit der ISV/Software-Solution-Kompetenz ausgestattet. Mit dieser Bezeichnung bescheinigt Microsoft entsprechenden Sachverstand bei der.net-entwicklung und der Integration von Microsoft-Technologien. Die Entwicklermannschaft der ngroup sorgt für die kontinuierliche Weiterentwicklung des ERP-Produktes eevolution. Lösungsportfolio Mit eevolution bietet die ngroup eine betriebswirtschaftliche Standardsoftware, die alle Prozesse innerhalb eines Unternehmens abbildet und steuert, von der Produktion über den Handel bis hin zur Personal- und Finanzverwaltung. eevolution ist eine flexible Plattform für die speziellen Anforderungen diverser Branchen. eevolution hat sich besonders bei Betrieben, die Artikel produzieren, konfigurieren, lagern, kommissionieren oder vertreiben im täglichen Einsatz bewährt. Auch alle anderen Bereiche eines Unternehmens vom Rechnungswesen über ebusiness bis hin zur Kassenanbindung werden von dem modular aufgebauten System abgedeckt. Der Kunde bestimmt weitestgehend den Umfang und die Funktionalität der Installation. eevolution lässt sich auch an individuelle Anforderungen anpassen, indem beispielsweise eigene Reports und Bildschirmmasken erstellt oder in Zusammenarbeit mit dem Lösungspartner firmenspezifische Erweiterungen implementiert werden. Vertrieb, Anpassung und Implementierung von eevolution erfolgen ausschließlich durch die zertifizierten ngroup Partner. Einige von ihnen bieten darüber hinaus speziell erweiterte Branchenlösungen an. Lösungsübersicht eevolution ERP-Suite ist eine unternehmensübergreifend einsetzbare Gesamtlösung für Firmen von 5 bis ca. 500 Mitarbeitern, deren Geschäftsschwerpunkte in den Bereichen Handel, Produktion, Service oder Projektgeschäft liegen. Darüber hinaus können Spezialbranchen, wie der Technische Handel, die Nahrungs- und Genussmittelindustrie, ebusiness und vieles mehr über weitere Partnerbranchenlösungen abgedeckt werden. Da die Lösung modular aufgebaut ist, können einzelne Module je nach Bedarf eingesetzt oder auch nachträglich genutzt werden. Die durch den Erwerb entstehenden Kosten variieren aufgrund des frei wählbaren Funktionsumfangs. Die Lizenzierung erfolgt auf Basis eines Concurrent-Lizenz-Modells. Bei zehn gleichzeitigen Anwendern im System kann von einem Richtwert der Lizenzkosten in Höhe von bis ausgegangen werden. Die Kosten für den Softwarepflegevertrag belaufen sich auf ca. 1,25% der Lizenzkosten pro Monat. Zusätzlich zum Erwerb der Software ist es sinnvoll, das Schulungsangebot der Implementierungspartner zu nutzen, um den Anwendern einen problemlosen Einstieg in die neue Softwarelösung zu ermöglichen. Als Erfahrungswert kann die ngroup das Verhältnis zwischen Lizenz- und Dienstleistungskosten mit 1:1 angeben. Bei auftretenden Anforderungen bei der Bedienung der Software auf Kundenseite steht der Support zur Verfügung. Im Standard unterstützt die eevolution ERP- Suite viele Geschäftsprozesse, die bei KMU von Relevanz sind. Sind darüber hinaus kundenspezifische Anpassungen notwendig, so können diese im Rahmen von Customizing vorgenommen werden, wobei stets die Updatefähigkeit der Kundenlösung berücksich-

57 55 tigt wird. Weiterhin können mit dem Einsatz des Entwicklungssystems Anpassungen und Erweiterungen, die über das Customizing hinausgehen, vorgenommen oder Drittsysteme über Schnittstellen angebunden werden. Das System ist mandantenfähig, mehrsprachig und führt mehrere Währungen. Anpassungs- und Releasefähigkeit Anpassung und Implementierung von eevolution erfolgen ausschließlich durch die zertifizierten ngroup-partner. Einige der Partner bieten darüber hinaus speziell erweiterte Branchenlösungen an. Das festverbundene und etablierte Partnernetzwerk gewährleistet die Serviceleistungen vor Ort. Der modulare Aufbau und die individuelle Anpassbarkeit von eevolution sorgen dafür, dass die Software mit den Anforderungen wachsen kann. Hard- und Softwareanforderungen Mindest Hardwareanforderungen an das ERP- System für eine Basisinstallation für ca. 25 User. Netzwerk Einsatz eines geswitchten Netzwerkes mit 1Gbit Anschlüssen bis zum Backbone und 100 Mbit Anschlüssen bis zum Arbeitsplatz. Datensicherung Backup über DLT oder DVD. Arbeitsplatz (Client) Für die Hardware wird empfohlen: Pentium oder vollständig kompatibler Prozessor mit mindestens 1500MHz Taktfrequenz. Arbeitsspeicher mindestens 512MB, besser 1GB. Bildschirm mit 1024x728 Pixel Auflösung. Bei Neukauf eines Rechners ist ein Office Standard PC ausreichend. Betriebssystem Windows 2000, Windows XP, Windows 7 Server für eine Netzwerklösung Prozessor: 2x Intel XEON, 2.8 GHz Arbeitsspeicher: ab 2 GB Datenspeicher: 4x 73 GB Disk in RAID Technologie Betriebssystem Ab Windows 2000/8, XP, Vista, Win 7. Citrix-XP bei Terminal Server Installation. Bei Einsatz von Citrix muss mit dem ngroup-partner die Verwendung bestimmter Servicepacks abgestimmt werden.

58 56 Betriebswirtschaftlicher Leistungsumfang Durch das modulare Baukastenprinzip kann eevolution an individuelle unternehmensspezifische Strukturen angepasst werden, ohne auf die Kosten- und Einführungsvorteile einer universellen Standardsoftware verzichten zu müssen. In der Basisversion enthält das System die folgenden Grundmodule: Kunden-, Lieferanten-, Interessenten- und Mitarbeiterverwaltung Artikelstamm und Materialwirtschaft Einkaufsverwaltung Angebots- und Auftragsbearbeitung Für die folgenden Bereiche stehen zahlreiche Zusatzmodule zur Verfügung: Logistik (z.b. Kommissionierung, Versand, Inventur und Intrastat) Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung) Produktion Kasse CRM Werkzeuge Darüber hinaus gibt es für die einzelnen Bereiche mehrere Ergänzungsmodule für Produktion: Servicemanagement Basis- und Inventardatenverwaltung Auftragsverarbeitung und Einsatzplanung Auftrags- und Vertragsfaktura Statistiken ebusiness Shop-Systemintegration Katalogsysteme Biztalk (z.b. XML, EDI, VDH, SAP) Personalzeiterfassung Betriebsdatenerfassung Feinplanung IntelliVariants (Intelligentes Varianten Management) Produktkonfigurator Branchenlösungen: Nahrungs- und Genussmittelindustrie Handelsunternehmen Dienstleister Produktionsunternehmen Angebotswesen und Auftragsverwaltung Die eevolution Kunden-, Lieferanten-, Interessenten-, Mitarbeiterverwaltung bietet einen umfassenden Überblick über die Personenstammdaten. Es dient als Basis für das Warenwirtschaftssystem, die Produktion sowie die Debitoren- und Kreditorenverwaltung der Finanzbuchhaltung. Das Basismodul eevolution Angebots- und Auftragsbearbeitung erlaubt die einfache und schnelle Erstellung von Angeboten, Aufträgen oder Gutschriften mit Vor- und Nachtexten, Zahlungsmodalitäten und Lieferbedingungen. Vom Angebot über die Rechnung bis hin zur Gutschrift sorgt die prozessgesteuerte Ablaufstruktur für einen guten Überblick über alle betrieblichen Daten. Es kann aus einer Vielzahl von Auftragsarten die, für den jeweiligen Geschäftsvorfall passende Ablaufsteuerung ausgewählt werden. Es stehen hierbei bereits diverse Standardauftragsarten zur Verfügung: Standardauftrag, Sofortauftrag, Abrufauftrag, Rahmenauftrag, Dimensionsauftrag, Konsignationslagerauftrag, Reparaturauftrag. Weitere Auftragsarten können frei definiert werden. Für jede Auftragsposition wird geprüft, ob der verfügbare Lagerbestand für die Belieferung ausreicht. Bei Bedarf wird automatisch ein auftragsbezogener Bestell- oder Produktionsvorschlag erzeugt. Das Modul Angebots- und Auftragsverarbeitung ermöglicht die Positions-

59 57 erfassung mit Gliederungs- und Set-Bildung und vielschichtigen Informationsmöglichkeiten sowie die automatische Preisfindung mit mit ihren speziellen Einstellungsmerkmalen die Grundlage für Katalogsysteme und die Präsentation der Produkte im Internet. Weitere Funktionen sind gestaffelte Einkaufs- und Verkaufspreise sowie die Rabattverwaltung. Darüber hinaus enthält das Modul eine Lager- und Lagergruppenverwaltung. Als sinnvolle Ergänzung für das Modul Artikelstamm und Materialwirtschaft stehen die Funktionalitäten Materialentnahmeschein, Seriennummern- und Chargenführung, Artikelvarianten und Barcode zur Verfügung. Kunde-Lieferant-Mitarbeiter: Stammdatenverwaltung komplexen Rabattmatrixstrukturen. Der erstellte Vorgang kann mit Hilfe einer Palette von Standardformularen gedruckt oder gefaxt sowie diversen Auswertungen zu Auftragsumsätzen, Trendprognosen, offenen Angeboten und Aufträgen erstellt werden. Alle erforderlichen Umsatzdaten können nach Microsoft Excel exportiert werden. Materialwirtschaft und Disposition Das Basismodul Artikelstamm und Materialwirtschaft verwaltet Artikel, Lager und Lagerkoordinaten, Dienstleistungen sowie Vor-, Zwischen- und Endprodukte mit den jeweils dazugehörigen Informationen. Die können z.b. sein: Lagerführung, Seriennummernführung, Chargenverwaltung, Provisionsfähigkeiten, Reparaturfähigkeiten, Intrastat-Artikelkennzeichnungen. Artikelmerkmale und Produktkategorien sind beliebig erweiterbar und bilden Produktion und Produktionsplanung Das Modul Produktion deckt den Produktionsablauf innerhalb eines Unternehmens, einschließlich der Grobplanung, ab. Mit dem Modul können Stücklisten beliebiger Tiefe erstellt werden. Auf Basis dieser Stücklisten werden die Produktionsvorgänge automatisch oder manuell eingestellt, disponiert und der Produktionsvorgang anschließend bis zur Einlagerung verfolgt. Durch die direkte Einbindung in die Warenwirtschaft arbeitet das System in Echtzeit. Das Produktionsmodul liefert Übersichten über alle zu produzierenden Unterstücklisten sowie einen dispositiven Bestandsverlauf der benötigten Materialien. Konflikte bei der Materialverfügbarkeit sowie bei Terminen, Mengen und Kapazitäten werden grafisch dargestellt.

60 58 vorschlägen ein. Die Bestellungen stehen dem Wareneingang mit den notwendigen Informationen zur Verfügung. Nach erfolgtem Wareneingang werden die überprüften Eingangsrechnungen an die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung übergeben. Die Integration in das Gesamtsystem ermöglicht ein effektives Qualitäts- und Kostenmanagement. Lagerwirtschaft Artikelverwaltung Aufträge können zusammengefasst, gesplittet und priorisiert werden. Die Kapazitätsbelegung wird auf Wunsch abgeglichen und das Ergebnis grafisch dargestellt. Bei Produktionsvorschlägen mit Status Disposition können Varianten in den Stücklisten ausgewählt und die Einzelteile im Lager reserviert werden. Vorhandene Unterstücklisten erzeugen wiederum Produktionsvorschläge. Disponierte Aufträge werden vorwärts oder rückwärts terminiert. Für die Planung nutzt eevolution Produktion auf Wunsch einen Betriebsmittelkalender. Einkauf und Beschaffung Das eevolution Basismodul Einkaufsverwaltung unterstützt beim Überblick über alle relevanten Geschäftsprozesse der Einkaufsabteilung von der Angebotsanfrage über den Bestellvorschlag, die Bestellung, die Wareneinlagerung bis hin zur Datenübergabe an die Eingangsrechnungsprüfung. In das Bestellvorschlagswesen fließen automatisch alle nötigen Daten aus der Logistik, dem Auftrag, der Produktion oder aus manuell generierten Bestell- Die Lagerwirtschaft umfasst sowohl eine Lagerort-, als auch eine Lagerplatzverwaltung. Chargennummernpflichtige Produkte können dabei verwaltet werden sowie auch Artikel mit individuellen Seriennummern. Um Übersichtlichkeit zu gewährleisten können Bestandsübersichtslisten ausgegeben werden, die etwa Aufschluss über alle auf Lager befindlichen chargenpflichtigen Artikel geben. Das System erlaubt dabei auch negative Lagerbestände. Zur Lagerbewertung sind neben dem gleitenden Durchschnitt weitere Verfahren als Bewertungsgrundlage vorhanden. Neben eigenen Lagern besteht zudem die Möglichkeit, Konsignationslager zu führen und zu verwalten. Picklisten können unter Berücksichtigung einer Lagerreihenfolge erstellt und ausgedruckt werden. Die Möglichkeit der permanenten Inventur und Stichtaginventur ergänzt die Lagerorganisation. Kommissionierung und Versand Mit dem Modul Kommissionierung werden Auslieferungen wegeoptimiert abgewickelt. Alle auftragsrelevanten Daten werden, pro Lager gesplittet, aufbereitet zur Verfügung gestellt. Für eine schnelle und korrekte Lieferung sorgen die vorbereiteten Einstellungen für ver-

61 59 schiedene Logistikdienstleister. Paketscheine können entsprechend konform gedruckt werden. Der Versand wird in einer elektronischen Liste dokumentiert. Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung Im Vordergrund steht die Durchgängigkeit der Geschäftsprozesse in allen Bereichen auf Basis des einheitlichen Datenstammes, der in der Warenwirtschaft verwaltet wird. Die Finanzbuchhaltungsdaten werden per Stapelübergabe automatisch und zeitnah übergeben. Das Rechnungswesen unterstützt die Buchungserfassung, die Übernahme der Daten aus der Warenwirtschaft, die Verwaltung der offenen Posten oder den Zahlungsverkehr. Das System bietet ebenfalls Auswertungsmöglichkeiten nach IAS/US-GAAP. Ein GDPdU-konformer Export ist mit dem entsprechenden Modul möglich. Eine DATEV- Schnittstelle ist ebenfalls erhältlich, dabei wird keine FIBU-Lizenz der Software benötigt. Controlling und Berichtswesen Die eevolutionerp-suite lässt sich auch im Berichtswesen und Controlling an viele Anforderungen anpassen, indem der Kunde beispielsweise eigene Reports und Bildschirmmasken erstellt oder in Zusammenarbeit mit dem zertifizierten Lösungspartner firmenspezifische Erweiterungen implementiert. Umfangreiche Geschäftsauswertungen und Analysen können durch das Modul Business Intelligence Warehouse erstellt werden. Mittels Online Analytical Processing (OLAP) können Daten mehrdimensional ausgewertet werden und wichtige Informationen über verschiedenste Entwicklungen im Unternehmen liefern. Vor allem der Bereich Business Intelligence ist in eevolution durch die Integration der Microsoft Server-Strategie (Analyse, Reporting-Service, Share-Point etc.) durchgängig gelöst. Personalmanagement Die ngroup nutzt zur Umsetzung von Personalwirtschaftslösungen (HR Solutions) die Softwaremodule vom Kooperationspartner, der Firma SAGE. Als wichtiger Partner haben die ngroup und ausgewählte Partner Kompetenz in der Personalwirtschaft durch zahlreiche Projekte erworben: Entgeltabrechnung Bezügeabrechnung (BAT) Stellenverwaltung Bewerberverwaltung Schriftverkehr Seminarverwaltung / Weiterbildung Azubiverwaltung Personalkostenhochrechnung Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung Mitarbeiter-Selfservice Bewerberportallösungen Pflege von Krankenkassensätzen Tariftabellen Alle Tarife des öffentlichen Sektors (BAT, BMTG, Kr, Diakonien, AVR, Beamtenbesoldung), Pflege ZVK-Sätze und Tariftabellen des ÖD u.v.m.) Sonstige Funktionen Das Basispaket beinhaltet schon eine Stammdatenverwaltung mit vielen CRM-Funktionen. Für Unternehmen, die mehr Umfang im Bereich CRM benötigen, lässt sich Microsoft Dynamics CRM integrieren. Dabei wird auf einfache Weise erreicht, dass ein CRM-Nutzer auf die Daten aus eevolution und umgekehrt, aus dem ERP-System auf CRM-Daten, zugreifen kann. Die einfache Erlernbarkeit des Systems sowie die beispielhafte Outlook-Integration erleichtern den Einsatz und bieten einen sehr schnellen und echten

62 60 Nutzen im Management von Kundenbeziehungen. Weiterhin stehen CRM-Branchentemplates einiger Partner, u.a. für die Nahrungs- und Genussmittelindustrie, zur Verfügung. Ausgewählte ngroup-partner bieten darüber hinaus das Distributionsmodell Software as a Service (SaaS/Mietsoftware) an. Zur mobilen Nutzung des Systems bietet eevolution eine App für das iphone an. Damit ist ein Zugriff möglich auf:» Allgemeine Kundendaten» Ansprechpartner» Angebote» Aufträge» Rechnungen» Offene Posten» Kundenhistorie» aktuelle Umsatzzahlen und statistische Werte Das App kann kostenlos im AppStore getestet Der eevolution Office Desktop als.net Office-Integration stellt Anwendern in einem Unternehmen ausgewählte Geschäftsdaten und Geschäftsprozesse in der vertrauten Arbeitsumgebung von Microsoft Office zur Verfügung. Web-Shop eevolution ebusiness bietet ein integriertes System für den Onlinehandel (B2B, B2C). Die Komponenten der ERP-Lösung (Warenwirtschaft, Lagerverwaltung, FIBU), Webshop und das Content Management System sind darin enthalten. Es müssen keine Baukastensysteme unterschiedlicher Anbieter verbunden werden. Alle Komponenten verwenden die gleiche Datenbasis. Die Einführung kann sehr schnell durchgeführt werden. Produkteinordnung Handel, Dienstleistung, Produktion. Ab 5 Usern. eevolution App für das iphone werden. eevolution Office Desktop

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65 63 Dienstleistungen GmbH - emis Softwarehersteller Firma Dienstleistungen EDV Gründung 1991 Name der Lösung emis (easy marketing information system) Adresse Blumenstraße 11, Backnang Internetadresse Ansprechpartner Volker Karg Funktion Geschäftsführer/Gesellschafter Telefon / Mitarbeiter (gesamt / ERP) k. A. Umsatz k. A. Anzahl der Installationen ca Gesamtkosten der Lösung ab ca Euro Wie lautet Ihr Unternehmensphilosophie in einem Satz? emis organisiert Ihren Erfolg.

66 64 Allgemeine Beschreibung Die Karg EDV-Dienstleistungen GmbH mit Sitz in Backnang entwickelt, programmiert und vertreibt die Softwarelösung emis. Karg-EDV hat seit über 10 Jahren Erfahrung mit EDV-Systemen und fast genauso lange das CRM- und ERP-System emis im Portfolio. Die Software emis entstand aus einer Individualsoftware, ist aber eine betriebswirtschaftliche Standardanwendungssoftware. Lösungsportfolio Der Betrieb Karg EDV-Dienstleistungen GmbH vertreibt mit emis eine Softwarelösung für den CRM- und ERP-Bereich. Hierbei wird der Fokus auf KMU gelegt. Die Softwarelösung emis gliedert sich in 2 Produktversionen: Die Einstiegsvariante emis.serie VI bietet mit emis.crm eine Lösung für den Kundenmanagementbereich. Mit der Lösung emis.serie VI Plus kombiniert man die Vorteile von funktionalem Kundenmanagement mit den Funktionen des ERP-Bereichs. Ergänzt werden die beiden Produktversionen durch eine Vielzahl von Zusatzmodulen (Webshopanbindung, Webmodule, diverse mobile Schnittstellen u.v.m.). Karg EDV-Dienstleistungen GmbH bietet über den eigenen Internetauftritt die Möglichkeit, eine voll funktionsfähige Demoversion der Software emis.serie VI Plus herunterzuladen. Diese kann vom Anwender 100 mal gestartet und ausgiebig getestet werden. Diese Demoversion kann jederzeit durch den Erwerb einer Lizenz freigeschaltet und weiter genutzt weden. Somit bleiben bereits erfasste Daten auch nach dem Testzeitraum für den produktiven Einsatz erhalten. Der Erwerb der Softwarelösung erfolgt zu einem einmaligen Preis pro Lizenz, d.h. für die Lizenzen selbst fallen keine jährlichen Gebühren an. Jederzeit kann eine bestehende emis- Umgebung durch den Kauf weitere Lizenz für neue Mitarbeiter erweitert werden. Auch während des Testzeitraums stehen die Mitarbeiter aus Vertrieb und Technik zur Verfügung. Zusätzlich zum Erwerb einer Lizenz für emis wird der Abschluss eines Wartungsvertrages empfohlen, der alle Updates und auch evtl. Zusatzmodule durch die Installation eines Updates zusichert. Kunden mit Wartungsvertrag werden bei der Abwicklung ihrer Supportanfragen bevorzugt. Zusätzlich wird jedem Kunden mit Wartungsvertrag die Möglichkeit angeboten, einmal im Jahr an einem kostenlosen Workshop bei Karg- EDV teilzunehmen. Für Kunden ohne Wartungsvertrag besteht die Möglichkeit, über eine kostenpflichtige Supporthotline direkten Kontakt zu Technikern aufzunehmen.

67 65 Schulungen können jederzeit vom Kunden gebucht werden und werden wahlweise online über Fernzugriff oder vor Ort von einem qualifizierten Mitarbeiter des Unternehmens durchgeführt. Lösungsübersicht Die für die Studie untersuchte Lösung ist emis. serie VI Plus. Diese Version bietet den vollen Funktionsumfang und ist somit die leistungsstärkste Version von emis. Zusätzliche Module werden angesprochen. Diese Module erweitern den Funktionsumfang des Paketes und sind evtl. nicht für alle Nutzer von Interesse. Daher wurden optionale Module geschaffen. Anpassungs- und Releasefähigkeit emis bietet die Möglichkeit, die Software durch diverse Berechtigungseinstellungen auf ein Unternehmen zuzuschneiden. Somit kann gesteuern werden, welcher Anwender auf welche Module innerhalb von emis zugreifen kann. Durch die Vielzahl an Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen bietet emis eine standardisierte Integration an bereits im Unternehmen eingesetzte Softwareprodukte anderer Hersteller. Schnittstellen der emis.serie VI» Schnittstelle zu MS Exchange Server über Outlook DB Sync» Schnittstelle zu MS Outlook» Schnittstelle zu Tobit DAVID für Fax und -Versand» AVM FritzFax Schnittstelle» TAPI/CTI Schnittstelle» Klicktel / TwixTel Telefonbuch» Adressenexport in div. Formate (Excel, Access, CSV, Outlook, Zwischenabla-ge)» Schnittstelle zu Stampit» Google Maps» Online Fax Schnittstellen der emis.serie VI Plus Die Anpassung von Formularen innerhalb der Software kann jederzeit durch die Karg EDV- Dienstleistungen GmbH nach Rücksprache mit dem Kunden vorgenommen werden.» EGIS Business Connector» EGIS Datapack» DATEV Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung» Windata Professional für Onlinebanking

68 66 Zertifizierte Rechungsstellung per über Signagate Producer Logistikschnittstellen: UPS World Ship V-Log DHL Easy Log DPD TNT Express Manager GLS Gepard Swiss Post Expo Vit DATANORM Importschnittstelle TVA Schnittstelle Lexware Buchhalter Intrahandelstatisitik EdiFact CARAT Küchenplanungssoftware GFK-Schnittstelle Intrahandelsstatistik ELV TimeMaster Zeiterfassung DTAUS Datenerstellung Importschnittstelle für Access und Excel Export von Angeboten nach Word Hard und Softwareanforderungen Die Installation von emis kann über die, auf der Internetseite verfügbare, Demoversion jederzeit eigenständig durchgeführt werden. Bei Netzwerkinstallationen und der Nutzung mehrerer Arbeitsstationen über eine Datenbank empfiehlt Karg, die Installation von einem qualifizierten Techniker durchführen zu lassen. Übersicht der Systemanforderungen Für die Arbeitsstationen Mindestanforderung Singlecore, 1GHz Prozessor 1 GB Arbeitsspeicher DDR-RAM 750 MB freien Festplattenspeicher (je nach Installation) VGA Grafikkarte, Auflösung: 1024*768, 16 Bit Farbtiefe Empfohlen Multicore, 2GHz+ Prozessor 2 GB Arbeitsspeicher DDR-RAM 2 GB+ freien Festplattenspeicher VGA Grafikkarte, Auflösung: 1280*1024, 32 Bit Farbtiefe 100 Mbit Netzwerk 100 Mbit Netzwerk oder höher Betriebssystem: alle Windowsversionen ab Windows 2000 Betriebssystem: Windows XP oder höher Zur Nutzung des vollen Funktionsumfangs von emis empfiehlt Karg, zusätzlich zu den unten genannten Systemanforderungen, den Einsatz einer Microsoft Office Version (ab 2000). Außerdem sollte eine TAPI-fähige Telefon anlage vorhanden sein. Um den Faxversand von emis nutzen zu können, ist eine ISDN-Karte im PC bzw. Server zu empfehlen. Alternativ ist die Nutzung eines online-faxdienstes möglich. Für den Datenbankserver Mindestanforderung Singlecore, 2Ghz Prozessor 32bit kompatibel 2 GB Arbeitsspeicher DDR-RAM Empfohlen Multicore, 2Ghz+ Prozessor 64bit kompatibel 4 GB Arbeitsspeicher DDR-RAM

69 67 Mindestens 50 GB freien Festplattenspeicher 200+ GB freien Festplattenspeicher 100 MBit Netzwerk 100 MBit Netwerk oder höher Betriebssystem: Windows NT 4.0 Server SP4, Novell Netware ab 3.2 (akt. Clientsoftware), Microsoft Peer to Peer Netzwerk, Linux (div. Server Distributoren), sonstige Netzwerk Server MySQL Enterprise Server Betriebssystem: Windows 2003 Sever, Linux Server (Ubuntu. Optional: mit Samba) MySQL Enterprise Server Betriebswirtschaftlicher Leistungsumfang Angebotswesen und Auftragsverwaltung Die Grundlage für jeden zu verkaufenden Artikel in emis schafft das eigenständige Modul Artikelstamm. Hier gibt es die Möglichkeit Artikel anzulegen und diese in Warengruppen einzuteilen. Jede Warengruppe kann bis zu 5 Stufen enthalten, so dass eine genaue Übersicht über die einzelnen Artikel einer Warengruppe möglich ist. emis bietet im Artikelstamm auch die Möglichkeit, jedem Artikel Lagerorte und Lieferanten zuzuweisen. Zu jedem Lieferanten können unterschiedliche Einkaufspreise und Einkaufsbedingungen hinterlegt werden. Sollten Stücklisten, seriennummernpflichtige oder chargenpflichtige Artikel benötigt werden, ist dies ebenfalls im Artikelstamm pro Artikel zu hinterlegen. Stücklisten können beliebig verschachteln werden. Somit können zum einen Handelssets aber auch zu produzierende Baugruppen abgebildet werden. Jedem Artikel wird wahlweise eine automatisch vom System zugewiesene Artikelnummer vergeben oder aber es kann manuell eine freie Artikelnummern definiert werden. Das Hinterlegen von EAN-Codes erfolgt ebenfalls zentral im Artikelstamm zu jedem Artikel. Somit können über eine entsprechende Schnellerfassungsmaske in Angebot, Auftrag, Bestellung und anderen Modulen Artikel über Barcodescanner schnell erfasst werden; dies verhindert eventuelle Eingabefehler. Pro Artikel können Artikelbezeichnung und Artikelbeschreibung in Deutsch und Englisch hinterlegt werden. Mengeneinheiten, Gewichte sowie Bilder zum Artikel können ebenfalls über die einzelnen Registerkarten den Artikeln zugewiesen werden. Angebotswesen und Auftragsverwaltung

70 68 Mit dem Angebotsmodul werden Angebote auf einfache Weise erstellt und verwaltet. Die Suchfunktion ermöglicht ein schnelles Auswählen der Kundenadresse. Nur wenige Mausklicks oder permanent angezeigte Schnellzugrifftasten (Funktionstasten) werden zu einer Angebotserstellung benötigt. Dabei können auf einfachem Wege Artikelpositionen aus dem Artikelstamm ausgewählt und die benötigte Anzahl eingeben werden. Wahlweise kann angebotsspezifisch die Artikelbeschreibung durch weitere wichtige Informationen ergänzt werden und somit ein individuell auf den Kunden zugeschnittenes Angebot erstellt werden. Innerhalb des Angebots ist es jederzeit über die Artikelhistorie möglich, bereits an den Kunden verkaufte Artikel und die Konditionen nochmals nachzulesen. Somit ist zu jeder Zeit nachvollziehbar, wann Kunden ein Artikel zu welchem Preis angeboten wurde. Abschließend kann das fertige Angebot für den Kunden ausgedruckt, gefaxt oder dem Kunden per übermittelt werden. Das ausgedruckte bzw. das versandte Angebot wird automatisch in der Druckhistorie chronologisch abgelegt und ist jederzeit, auch wieder in der Kundenkorrespondenz, auffindbar. Somit gehen keine Angebotsversionen verloren. Entspricht das Angebot nicht den Vorstellungen des Kunden, kann es beliebig oft geändert werden. Natürlich besteht auch die Möglichkeit, einzelne Artikelpositionen als optionale Artikel zu kennzeichnen und so Kunden Alternativangebote u unterbreiten. Erteilt ein Kunde den Auftrag, kann das erstellte Angebot jederzeit über wenige Mausklicks aufgerufen und mit einem Klick zu einem Auftrag umgewandelt werden. Hierbei werden alle Positionen des Angebots sowie die dazugehörigen Zahlungs- und Lieferbedingungen in den Auftrag übernommen.

71 69 Falls dem erstellten Auftrag ein Angebot vorausgeht, wird durch das Umwandeln des Angebots ein entsprechender Auftrag in emis angelegt, der nun weiterbearbeiten werden kann. Natürlich können auch Aufträge ohne vorhergehendes Angebot erstellen werden. Auch in der Auftragsverwaltung steht eine komfortable Suchfunktion für bestehende Adressen zur Verfügung, so dass neue Aufträge schnell und einfach in emis angelegt werden können. Nachdem alle Positionen zum Auftrag hinzugefügt sind und die entsprechenden Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen etc. eingetragen sind, können direkt aus einer Maske heraus die einzelnen Formulare für Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Proforma-Lieferschein, Proforma-Rechnung, Mahnung und Skonto-Nachberechnung für den Kunden gedruckt werden. Ein Fortführen in das jeweilige Druckdokument entfällt. Alle ausgedruckten Formulare sind wieder direkt im Auftrag, in der Druckhistorie aber auch im CRM-Bereich in der Korrespondenz von emis hinterlegt. Innerhalb der Auftragsverwaltung von emis gibt es jederzeit die Möglichkeit, einen Überblick über bereits zu dem Kunden angelegte Vorgänge zu erhalten. Weitere Funktionen in emis.serie VI Plus Verwaltung von Seriennummern (Einkauf und Verkauf) Stücklistenverwaltung für Baugruppen und Setartikel Kundenspezifische Artikelpreise Staffelpreise in Einkauf und Verkauf Kunden- und Warengruppenrabatte Vertreterprovisionsabrechnung Webshopanbindung unter anderem über emis.shop Lagerverwaltung (mehrere Lager pro Artikel) Inventurmodul Mehrere Lieferanten pro Artikel Logistikanbindung über Logistikschnittstellen Semi-automatischer Rechnungs- und Mahnlauf Teillieferungen Einfaches Duplizieren von Angeboten und Aufträgen Splitten von Aufträgen Auftragsplan Abweichende Liefer- und Rechnungsanschriften Arbeitsschritte Anbindung von Barcodescannern Mehrere Sprachen und Währungen unter deutscher Benutzeroberfläche u.v.m Produktion und Produktionsplanung Mit dem in emis integrierten Produktionsmodul können im Artikelstamm angelegte Baugruppenartikel für das Lager und den Abverkauf produziert werden. Die in emis einsetzbare Seriennummernverwaltung ist im Produktionsmodul integriert. Somit können bei der Produktion seriennummernpflichtige Artikel zur Produktion vom Lager abgebucht und der herzustellenden Artikel produziert werden. Dieser kann dann auf einen beliebigen Lagerstellplatz gebucht und mit einer separaten eindeutigen Seriennummer versehen werden. Die Produktionsverwaltung ist aber auch komplett unabhängig von der Seriennummernverwaltung einsetzbar. In emis ist es über entsprechende Bestandsanzeigen im Artikelstamm, in den Aufträgen und den Angeboten, möglich einen Überblick über bereits in Produktion gegebene Artikel zu erhalten. Der tatsächlich verfügbare Lagerbestand ist sofort einsehbar.

72 70 emis.produktionsplanung Bestellung Mit dem Bestellmodul von emis ist die Erfassung und Verwaltung der Bestellungen beim Lieferanten möglich. Wie auch im Angebot und in der Auftragsverwaltung wird zuerst der Kopf angelegt. Dann können die gewünschten Artikel hinzugefügt werden. emis zeigt hier automatisch nur die Artikel dieses Lieferanten an. Nun wird der Artikel ausgewählt und die zu bestellende Menge angegeben. Hier kann eine Artikelbestellstatistik angezeigen werden, die zeigt, wann und wie oft dieser Artikel schon vom Unternehmen bestellt wurde. Es ist im System vorgesehen, getrennte Lieferund Rechnungsadressen anzugeben. Ein Streckengeschäft ist somit problemlos abbildbar. Nun können die Bestellung, eine Preisanfrage oder ein Lieferschein für Rücklieferung dieses Artikels gedruckt werden. Auch hier ist es möglich, dieses Dokument auszudrucken, zu faxen oder per zu versenden. Beim -Versand wird die Bestellung automatisch in ein PDF-Dokument umgewandelt und an die angehängt. Auch diese Dokumente werden automatisch, sowohl in der Druckhistorie des Bestellmoduls als auch in der Korrespondenz des Lieferanten, abgelegt. Nach Erhalt der Ware kann diese direkt einem Stellplatz bzw. Lager zugebuchen werden und der Vorgang an das Modul Zahlungsverkehr übergeben werden. Von dort aus kann ein Zahlschein, eine Überweisung oder einen Verrechnungsscheck gedruckt werden oder über die Bankingsoftware Windata die Überweisung gleich per Onlinebanking durchgeführt werden.

73 71 Finanzbuchhaltung emis bietet über die integrierte FIBU-Schnittstelle die Möglichkeit, bestehende Ausgangsund Eingangsrechnungen an DATEV bzw. Lexware Buchhalter zu übergeben. Somit können Rechnungen direkt aus emis an die Finanzbuchhaltungssoftware übergeben werden, und diese Daten müssen nicht mehr manuell in dieser erfasst werden. Lager, Charge Über die Chargenverwaltung gibt es die Möglichkeit, Artikel als chargenpflichtige Artikel zu definieren und somit bei Lagerabgang bzw. Lagerzugang die entsprechenden Chargennummern zu den gebuchten Artikeln zuzuweisen. Jede Charge kann beim Buchungsvorgang mit entsprechenden Verfallsdaten versehen werden. Der Abbuchungsvorgang beim Verkauf von chargenpflichtigen Artikeln erfolgt standardmäßig nach dem FIFO-Prinzip, wobei Sie beim Buchungsvorgang die vom System vorgeschlagenen Chargen individuell auswählen können. Sonstige Funktionen emis bietet eine Vielzahl weiterer Funktionen. Mit dem der Serienassistent können sie Serienbriefe, -faxe, -(HTML-) s und -SMS erstellen. Mit dem Internet Navigator können Sie zentral alle Internetseiten speichern und verwalten. In der Info-Datenbank ist es möglich, beliebige Informationen zentral zu speichern und zu kategorisieren, auf die dann alle emis Benutzer Zugriff haben. Mit dem Vertreter PLZ Zuordnung -Modul können Sie einem Vertreter ein bestimmtes Postleitzahlengebiet oder bestimmte Postleitzahlen zuordnen. Mit dem Modul Scanner können Sie Dokumente einscannen und hinterlegen. Mit der Projektverwaltung verwalten Sie anstehende Projekte. Das Call Center Modul bietet Ihnen die Möglichkeit, selektierte Anrufe der Reihe nach abzuarbeiten, deren Status zu ändern und sie zu kommentieren. Mit dem Ticket Modul können Sie Supportanfragen besser verwalten. emis.crm Das emis.crm bietet umfangreiche Funktionen zum Verwalten von Kunden, Lieferanten und privaten Kontakte. Mit dem Anrufmonitor können Sie bequem die Telefonate Ihrer Mitarbeiter verwalten. Das ComCenter ist ein voll funktionsfähiger E- Mail-Client. Mit der Zeiterfassung haben Sie alle Stempelzeiten ihrer Mitarbeiter im Blick. Mit dem Terminplaner verwalten Sie Ihre Termine oder Termine Ihrer Kollegen. Mit der Stempeluhr können Sie auch ohne Hardware Stempeluhr abstempeln.

74 72 Mit dem Geburtstags Modul, haben Sie alle Geburtstage Ihrer Kunden in der nächsten Zeit im Überblick. Die Ladenkasse ermöglicht es Ihnen, emis in einem Ladengeschäft mit einer Kasse kombiniert zu betreiben. Mit dem Servicereport Modul legen Sie Tätigkeitsberichte an und verwalten diese auch online. Im Bestellvorschlag werden Ihnen die Artikel mit zu wenig Bestand angezeigt, und Sie können diese hieraus direkt bestellen. Mit der Liquiditätsübersicht erhalten Sie die Übersicht zu Ihrer Liquidität. emis.erp Mit dem Zahlungsverkehr können Sie täglich anfallende Zahlungen an Lieferanten, Kunden oder sonstige Zahlungsvorgängen verwalten (Online Banking). In der Chargenverwaltung sehen Sie alle Ihre Chargen mit Details. Mit dem Kassenbuch können Sie in emis auf einfache Weise Ihre Einnahmen und Ausgaben erfassen und verwalten. In der SN Verwaltung sehen/ finden Sie alle Ihre Seriennummern mit Details. Im Modul Offene Postenverwaltung sehen Sie Ihre offenen Posten bei Ihren Kunden. Mit der Inventur können Sie ganz leicht Ihre Inventur durchführen. Mit dem Produktionsauftrag können Sie Aufträge erstellen deren Artikel noch produziert werden müssen Mit der FIBU Schnittstelle haben Sie die Möglichkeit, Ihre Rechnungen und Gutschriften, die Sie in emis erstellt haben, zu Ihrer Finanzbuchhaltungssoftware zu übertragen. Mit der Preisanfrage können Sie verschiedene EK-Preise bei diversen Lieferanten anfragen. Mit dem Reklamationsmodul erfassen Sie Ihre Reklamationen. Mit dem Wareneingang haben Sie die Möglichkeit, ankommende Bestellungen einzubuchen.

75 73 Mobile Anbindung Damit Mitarbeiter mobil arbeiten können, bieten emis emis.web als praktische Ergänzung zur Installation auf Ihren lokalen Rechnern an. Outlook Synchronisation Mit dieser Schnittstelle Outlook Sync DB 2010 (emis Edition) können Daten (Adressen, Ansprechpartner, Termine, Wiedervorlagetermine und s) zwischen emis und Outlook automatisch synchronisiert werden. Ein weiterer großer Vorteil dieser Schnittstelle ist, dass hiermit alle outlookfähigen Endgeräte (PC mit Outlook WEB Services, Handhelds, Handys, iphone, BlackBerry u.a.) mit den Daten aus emis genutzt werden können. Somit kann auch von unterwegs (auch mit Push-Services) auf Daten zugegriffen werden. Mit emis.web kann auf alle Adressen, Ansprechpartner, Termine, s, Gesprächsnotizen, Besuchsberichte und sogar den Artikelstamm zugegriffen werden, unter der Voraussetzungen, dass die Mitarbeiter über einen Zugang zum Internet (mit Browser) verf7ügen und für emis.web freigeschaltet sind. Produkteinordnung: Handel, Dienstleistung, Produktion. Ab 1 User.

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77 75 Bison Schweiz AG - Greenax Softwarehersteller Firma Bison Schweiz AG (Bison) Gründung 1983 Name der Lösung Greenax Adresse Surentalstrasse 10, CH-6210 Sursee Internetadresse / Ansprechpartner Christian Wiese Funktion Produktmanager Telefon +41 (0) Mitarbeiter (gesamt / ERP) 340 Umsatz 65 Mio. CHF Anzahl der Installationen über Wie lautet Ihre Unternehmensphilosophie in einem Satz? Wir schaffen für unsere Kunden und Partner nachhaltige, einfache und individuelle Lösungen.

78 76 Allgemeine Beschreibung Bison Schweiz AG (Bison) zählt zu den führenden Schweizer IT-Unternehmen mit insgesamt vier Niederlassungen in der Schweiz und in Deutschland. Der Hauptsitz von Bison liegt in Sursee, Schweiz. Bison entwickelt und implementiert seit über 25 Jahren Business Software. Bison verfügt mit fenaco über einen finanzstarken und langfristig orientierten Kunden und Aktionär. Die Vertriebspartner beraten Kunden vor Ort. Bei der Implementierung stehen prozessorientierte Methoden im Mittelpunkt. Dieses Vorgehen bietet zusätzliche Möglichkeiten der Leistungsoptimierung von Unternehmen. Bison ist ISO9001:2000- und TickIT zertifiziert und erfüllt die Ansprüche an Qualität und Einhaltung von Vorschriften in Entwicklung, Implementierung und Wartung. Lösungsportfolio Bison bietet folgende Standard-Business-Software-Lösungen und Entwicklungsplattform an: Greenax Bison Solutions (Entwicklungsplattform) alpha.px2 WIN3000 FIRE III Greenax ist das strategische Produkt von Bison. Die Lösung eignet sich für KMU mit über 75 Mitarbeitern innerhalb der Branchen Technischer Handel, Agrarhandel, Nahrungs- und Genussmittel sowie Stahl-, Röhren- und Baustoffhandel. Mit der Business Software Greenax bietet Bison eine ERP II-Lösung auf Basis der Internet-Technologien an. Bison entwickelt auf der Grundlage moderner objektorientierter Methoden und Technologien wie Java EE oder.net. Ergebnisse dieser Methoden sind die Eigenschaften. Benutzerfreundlich, flexibel, prozessorientiert, integriert, releasefähig, webfähig, skalierbar und funktional. Greenax hat hierfür zahlreiche Auszeichnungen erhalten (Swiss Technology Award, Excellence in Wandlungsfähigkeit des CER Potsdam, Innovationspreis der Initiative Mittelstand). Bison entwickelt Greenax auf der Basis von Bison Solutions. Eigenschaften moderner Technologien Bison Solutions ist eine moderne Software- Entwicklungsumgebung mit umfangreichen technologischen und funktionalen Komponenten. Die Entwicklungsumgebung unterstützt die Prozesse der Wertschöpfungskette mit Standard-Geschäftskomponenten, die sich einfach an individuelle Aufgaben und Anforderungen anpassen lassen. Zielkunden sind Unternehmen, die Business Software «powered by Bison Solution» entwickeln. alpha.px2 ist eine ERP-Lösung mit dem Fokus auf mittelständische Handels- und Produktionsunternehmen. Die Business Software ist bei über 150 Kunden im Einsatz. WIN3000 ist eine Softwarelösung für kleinere und mittlere Produktions- und Handelsbetriebe der Agrarbranche. FIRE III ist die Lösung für den Groß- und Detailhandel mit Brenn- und Treibstoffen. Fire III wurde speziell für IBM iseries-systeme konzipiert.

79 77 Lösungsübersicht Gegenstand dieses Beitrags ist die Standard Business-Software Greenax. Benutzerfreundlichkeit: Der Umgang mit Greenax ist selbstständig erlernbar. So erzielen Anwender schnelle Erfolgserlebnisse. Das motiviert und sichert eine hohe Akzeptanz der Lösung. Die technologische Basis hierfür ist die Softwarearchitektur (Java EE) zur Abbildung geschäftlicher Vorgänge und Objekte. Greenax bildet Strukturen der realen Geschäftswelt wie Kunden, Lieferant, Vertrag, Produkte etc. realitätsnah ab und ermöglicht so intuitive Navigation und Flexibilität bei sich ändernden Anforderungen. Die Ausrichtung nach den Paradigmen Service- / Web-Orientierte-Architektur (SOA / WOA) erlaubt eine häufige Wiederverwendung von Prozessen, Funktionen und Datenstrukturen. Die Lösung bleibt im Kern schlank und damit einfach in der Anwendung. Ein Beispiel ist die freie Gestaltung der grafischen Benutzeroberflächen (GUI). Diese werden ohne Spezialkenntnisse mit einfachen grafischen Methoden (Drag & Drop) konfiguriert. Die Veränderungen stehen sofort (ohne weitere Übersetzung) zur Verfügung und bleiben nach Release Updates vollständig erhalten. Der Rich-Client ist die Oberfläche für alle Benutzer. Das Erscheinungsbild fügt sich einfach und intuitiv in das bekannte Arbeitsumfeld bekannter Client-Betriebssysteme ein. Die Tastaturbedienung entspricht bewährten Methoden etablierter Applikationen. Produkte von Microsoft wie Outlook, Excel oder Word sind in Greenax integrierbar. Der sogenannte Spider ermöglicht intuitives Browsen in Daten und deren Verbindungen. So sind beispielsweise alle mit einem Kunden verbundenen Produkte, Aufträge, Rechnungen Spider etc. mit nur wenigen Klicks auf einen Blick ersichtlich. Prozessorientierung: Eine interessante Eigenschaft von Greenax ist die realitätsnahe Abbildung geschäftlicher Vorgänge auf der Basis von Workflows und Geschäftsprozessen. Dieses Prinzip ist die Basis intuitiver Bedienung und betriebswirtschaftlicher Leistungsoptimierung. Die in Greenax enthaltenen flexiblen Standardprozesse ermöglichen eine einfache Implementierung individueller Anforderungen. Hierbei reduzieren automatisierte Prozesse aufwendige manuelle Routinearbeiten und können die Leistungsfähigkeit von Unternehmen steigern. Zusätzlich erschließt Greenax spezifische Prozesse wie Disposition, Streckengeschäft, Konsignation, E-Commerce, Kundendienst, zentrales Lead- und Opportunity Management (CRM). Diese Möglichkeiten erhöhen die Effizienz und Qualität betriebswirtschaftlicher Abläufe. Greenax bildet Prozesse, entsprechend SOA, als logische Verknüpfung eigenständiger geschäftlicher Aktivitäten ab. Hierfür verwendet Greenax sogenannte Geschäftsarten als Dienste (z.b. als Web Service) in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens. Wesentliche architektonische Gestaltungskriterien sind:

80 78 Realitätsnah: Dienste sind Abbildungen echter, geschäftlicher Aktivitäten. Wiederverwendbar: Dienste werden in möglichst vielen Prozessen wieder verwendet. So entstehen aus standardisierten Bausteinen viele individuelle Prozesse. Die zwei Prozesse (Abb. unten) benötigen fünf Dienste; drei davon werden in beiden Prozessen wiederverwendet. Die Lösung bleibt schlank. Wiederverwendbare Dienste sind die Basis flexibler Prozesse Standardprozesse sind repräsentative Abläufe und entsprechen best practice in Unternehmen. Standardprozesse können als Varianten oder Teile in anderen oder höheren Prozessen wiederverwendet werden. Dienste für Standardprozesse kommunizieren über vordefinierte Abläufe und Schnittstellen miteinander. Beide können über Parameter je nach Kundenwunsch einfach angepasst werden. So entstehen aus Standards schnell neue kundenspezifische Prozesse. Dienste können kopiert und anschließend, wie oben beschrieben, verändert werden. So stehen schnell und einfach neue Grundbausteine als Ausgangsbasis für vielfältige Prozesse zur Verfügung. Die Dienste kommunizieren über Internet Standards (Web Services) miteinander. Das ist die Basis einfacher Veränderung von Prozessen ohne Programmieren. Die Formulierung der Dienste als Webservices erlaubt die durchgängige Abbildung von Prozessen unabhängig von Systemen und Plattformen auch über die Unternehmensgrenze hinweg beispielsweise im Internet. Diese Eigenschaften sind das Ergebnis moderner Technologie wie Java EE. Integration: Viele KMU verwenden zahlreiche isolierte und spezialisierte Softwaresysteme. Teilschritte von Prozessen werden aufgrund fehlender Schnittstellen oft manuell ausgeführt. Konsequenz ist neben hohen operativen Kosten meist die ungenügende Einhaltung der Vorgaben des Qualitäts-Managements und des Wettbewerbs. Greenax löst diese Aufgabe durch Integration. Zunächst deckt die integrierte Lösung alle Unternehmensbereiche wie Einkauf, Lager, Produktion, Verkauf, Finanzen, CRM und BI ohne Medienbrüche ab. Dieser Ansatz reduziert die Anzahl notwendiger Schnittstellen drastisch. Einfache und flexible Integration mit dem BDI und BPI Zusätzlich sind der Business Data Integrator (BDI) und Business Process Integrator (BPI) die effizienten Werkzeuge für eine schnelle und einfache Integration externer Daten, Prozesse und Systeme - unabhängig von Hardware, Betriebssystem oder Programmiersprache. Auch hierbei sind die Internetstandards der technologische Schlüssel zum Erfolg. Hetero-

81 79 gene Systeme werden über offene Austauschformate wie XML, SOAP und Web Services lose miteinander gekoppelt. So baut der Business Process Integrator (BPI) standardisierte Dienste (Web Services, Application Programming Interfaces, Datenbank Formate) nach allgemein gültigen Diensten im Unternehmen auf und verbindet Mitarbeitende und externe Systeme über Prozesse. Entsprechend diesem Wirkungsprinzip ermöglicht der Business Data Integrator (BDI) den einfachen Datenaustausch zwischen Anwendungen, Systemen und Prozessen. Die Basis jeder BDI Transaktion bildet das Generische Business Objekt (GBO) - eine XML Struktur, welche ein Greenax-Objekt abstrakt beschreibt. Jede Art von Geschäftsobjekt, sei es ein Kunde, ein Auftrag, ein Lieferant, ein Produkt etc. wird beim Empfang in das GBO umgewandelt. Das ist die Grundlage für die schnelle und einfache Umwandlung der Daten in beliebige Zielformate. So werden neue oder veränderte Schnittstellen einfach grafisch erstellt. Das erlaubt eine benutzerfreundliche Anwendung des BDI ohne umständliches Programmieren. Der BDI arbeitet prozessorientiert und unterstützt so das Wirkungsprinzip des BPI. Zusätzlich enthält der BDI vorgefertigte Schnittstellen für eine Vielzahl von Standardanwendungen. Webfähigkeit: Greenax bietet Zugriff via http / https bei entsprechender Absicherung durch Firewalls. So kann jeder User im Rahmen seiner Berechtigungen an jedem beliebigen Ort über einen beliebigen Standard-Browser beispielsweise Informationen (Produkte, Kunden, Lieferanten etc.) abrufen oder Aufträge erfassen. Der Bearbeitungsstand jedes Users ist durchgehend gespeichert, so dass der Server nach einer möglichen Unterbrechung der Verbindung gezielt wieder ansetzt und ein schnelles Weiterarbeiten ermöglicht. Bison setzt bei der Entwicklung von Greenax konsequent auf innovative Standards des Internets. Die Methoden der Entwicklung unterstützen Technologien wie XML, Web Services oder SOAP. So werden alle Zielformate zu XML oder umgekehrt umgewandelt. Greenax ist deshalb im Kern webservicefähig (internetbasiert) und kann mit dem Modell Software as a Service (SaaS) auch modulweise eingesetzt werden. Kunden beziehen nur die Leistungen, die sie tatsächlich benötigen. Dieses Modell stellt Webservices für sämtliche Business Objekte zur Verfügung. Skalierbarkeit: Greenax ist skalierbar, da Kapazitäten für Datenbank, Anwendung, Reporting und Integrationswerkzeuge auf verschiedene Server verteilt sind. Dabei wird eine 3-Tier Architektur angewendet ohne Business Logik auf dem Client. Der Kunde kann so jederzeit die Kapazitäten nach seinen Bedürfnissen anpassen, d.h. die Hardwareplattform erweitern oder auf eine andere Plattform, unabhängig von Betriebssystem und Datenbank, wechseln. Mit dem Life Cycle Management (siehe Releasefähigkeit) und der flexiblen Skalierbarkeit wächst die Softwarelösung mit dem Unternehmen der Kunden und schützt so Investitionen. Anpassungs- und Releasefähigkeit Anpassungsfähigkeit: Kundenspezifische Anforderungen werden mit grafischen Methoden, Workflows, umfangreichen Parametern und der vollintegrierten Entwicklungsumgebung (Workbench) einfach umgesetzt. Das stärkt die Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt. Technologische Basis der Flexibilität ist das von Bison entwickelte Werkzeug der Softwareentwicklung Bison Solution. Diese enthält viele vorgefertigte geschäftliche

82 80 Funktionen und Objekte, die bei Anpassungen gezielt verändert werden. Für Anwender sind hierbei nur Parameter zugänglich, die geschäftliche Eigenschaften von Prozessen, Funktionen und Datenstrukturen (Kunden, Lieferanten, Vertrag, Produkte etc.) verändern. So passen Anwender die Lösung einfach ohne umständliches Programmieren an. Ein Beispiel hierfür ist die funktionale Vorkonfiguration. Prozesse und Funktionen werden hierbei auf der Basis von Kundenbedürfnissen aktiviert oder ausgeschaltet. Kunden wählen aus dem enormen Leistungsumfang des Standards den meist geringen Anteil der modularen Bausteine (Prozesse und Funktionen) aus, den sie tatsächlich benötigen. So entsteht aus dem Standard schnell eine einfache und individuelle Lösung mit entsprechenden finanziellen Vorteilen. Releasefähigkeit: Greenax ist in Anwendung und Technologie releasefähig. Dadurch profitieren Kunden von funktionaler Erweiterung und technologischem Upgrade. Im Schnitt wird jährlich ein Zehntel der Technologie erneuert. Die Business Software bleibt so aktuell (forever young) technologisch und betriebswirtschaftlich. Die permanente Erneuerung der Software, ohne die Notwendigkeit der Migration der Daten, wirkt sich positiv auf die Gesamtkosten (Total Cost of Ownership oder TCO) aus. Die Releasefähigkeit basiert auf strategischen, organisatorischen und technologischen Maßnahmen. Bison liefert zwei bis vier jährliche Release-Updates, welche mit überschaubarem Aufwand und Risiko auf Kundenlösungen migriert werden. Diese Strategie verfolgt die Erneuerung von Funktionalitäten und Technologie bei vollständigem Erhalt kundenspezifischer Einstellungen. Hierfür unterscheiden Standard-, Branchen- und Kundenreferenzmodelle strikt zwischen Funktionalitäten des Standards und den davon abweichenden kunden- oder branchenspezifischen Einstellungen. Diese Unterscheidung ist die organisatorische Grundlage der Releasefähigkeit. Ein technologischer Schlüssel ist hierbei die Beschreibung der flexiblen Eigenschaften der Software mit einer jeweils für den Standard, Branche, oder Kunden separaten Metadatenebene (XML). Hard- und Softwareanforderungen Greenax wird auf der Basis von Java EE entwickelt und ist deshalb weitgehend unabhängig von Herstellertechnologien. Unter Berücksichtigung von Praxiserfahrungen und in Abhängigkeit von spezifischen Kundenanforderungen gibt Bison jedoch Empfehlungen zu jeweils optimalen Hard- und Softwarekonstellationen. Hardware: Eine typische Konstellation für Unternehmen mit bis zu 25 gleichzeitigen Benutzern umfasst einen gemeinsamen Server für Anwendung und Datenbank. Größere Unternehmen mit über 60 gleichzeitigen Usern erzielen optimale Leistungen durch separate Server, jeweils für Anwendung und Datenbank. Software: Folgende Betriebssysteme (OS) und Datenbanksysteme (DB) sind für Greenax geeignet: Microsoft Windows Server (OS) SUSE Linux Enterprise Server (OS) RedHat Linux Enterprise Server (OS) IBM AIX / 6000 (OS) Oracle (DB) Microsoft SQL Server (DB)

83 81 Funktional-betriebswirtschaftlicher Leistungsumfang Greenax ist eine integrierte Lösung, die alle Unternehmensbereiche abdeckt. Praktische Helfer bei der Implementierung und Anwendung von Greenax sind branchenspezifische «Best Practice» - Einstellungen. Diese entsprechen typischen Prozessen der Branchen Großhandel, Technischer Handel, Agrarhandel, Nahrungs- und Genussmittelindustrie, sowie Stahl-, Röhren und Baustoffhandel. Der funktionale Leistungsumfang ist in einer Modulare Anpassung Branchen- und Unternehmensbereiche standardisierten geschäftsorientierten Struktur (Greenax Architektur) über vier hierarchische Ebenen beschrieben. Die Greenax-Architektur ist das zentrale Werkzeug der Navigation und Bedienung. So verschaffen sich Interessenten nach dem Prinzip der Selbstbedienung einen schnellen Überblick zu den Funktionalitäten. Im Zentrum der Architektur stehen modulare Bausteine (Geschäftsarten) zur Abbildung von Geschäftsprozessen. Die Module der obersten Ebene fassen die Prozesse und Funktionen nach üblichen Unternehmensbereichen zusammen und entsprechen in Ihrer Reihenfolge der üblichen Kette der Wertschöpfung in Unternehmen. Kunden wählen die Module, gemäß der nächsten Abbildung, nach Ihren Bedürfnissen aus. Angebotswesen und Auftragsverwaltung Greenax enthält umfangreiche Funktionen und Prozesse für Geschäftsvorgänge im Verkauf. Die Abbildung (unten) zeigt aus Platzgründen nur einen Ausschnitt typischer Leistungsmerkmale. Basis Verkauf umfasst zahlreiche thematisch gegliederte Basisfunktionen. Diese sind auf allen Geschäftsarten und damit verbundenen Prozessen wirksam. Außerdem greifen die Geschäftsarten auf viele weitere zentrale Funktionen zu.

84 82 Materialwirtschaft und Disposition Materialwirtschaft: Die Flexibilität der Software gewährleistet eine hohe Effizienz in der Bearbeitung. Dies sei an Beispielen erläutert. Stamm- oder Bewegungsdaten werden zentral in beliebig veränderbaren Datenmodellen abgelegt und stehen zur weiteren Bearbeitung in allen Prozessen in Einkauf, Lager, Produktion, Verkauf etc. zur Verfügung. Das spart Zeit und reduziert Fehler. Damit verbundene Vorteile effizienter Bearbeitung verdeutlicht das Leitprodukt. Dieses dient als Mustervorlage für die Anlage gleichartiger Produkte. Alle identischen Eigenschaften sind zentral im Leitprodukt erfasst. So werden Änderungen wie beispielsweise zu Preisen, Konditionen, Bezeichnungen etc. im Leitprodukt nachgeführt und wirken sich auf alle zugeordneten Produkte aus. Dieses Konzept der Vererbung ist auch die Basis zu der Abbildung hierarchischer Produktstrukturen, beispielsweise zur Abbildung logisch verknüpfter Mengeneinheiten. Ähnliche Möglichkeiten effizienter Bearbeitung bieten Produktgruppen, -klassen, -kategorien, -typen oder -varianten. Auch hierbei werden Bearbeitungsschritte auf alle Produkte gleichzeitig angewendet, die jeweils identische Kriterien erfüllen. Zusätzlich können Produkte je nach Verwendung zusammengefasst werden. Beispiele hierfür sind Stücklisten, Sets, Sortimente, Bunde, Gebinde oder Verpackungen. Weitere Vorteile ergeben sich durch flexible Verknüpfung verschiedener Objekte. Ist beispielsweise ein Produkt einem Kunden zugeordnet, so stehen bei Erfassung eines Auftrages alle dem Kunden zugeordneten Informationen wie Konditionen (Preise, Rabatte), Adressen, etc. automatisch auf dem Auftrag zur Verfügung. So werden Aufträge mit nur wenigen Klicks sicher ausgeführt. Identisch zu diesem Prinzip ordnet das Lieferantenprodukt einzelne oder Gruppen von Produkten ausgewählten Lieferanten zu. Bei einer Bestellung erscheinen dann die mit den Lieferanten verknüpften Basisinformationen direkt auf der Bestellung. Weitere Beispiele der Funktionen der Materialwirtschaft sind hier nur stichpunktartig erwähnt: Zusatzinformationen auf einzelnen Produkten ermöglichen das Führen von Chargen, Produkten mit Seriennummer, Geräten, sowie Einzel- oder Reststücken. Der Zusatz Gefahrenklasse ordnet einem Produkt eine Gefahrenklasse zu. Produktvarianten sind über ein Regelwerk mit einem oder mehreren Merkmalen verknüpft. Mengeneinheiten wie [kg], [m], etc. werden mit flexiblen Regeln automatisch umgerechnet. Bewertungsmodelle prüfen die Qualität von Produkten nach frei definierbaren Kriterien. Die Software schlägt Ersatz- oder Alternativprodukt vor, falls Produkte nicht verfügbar sind. Das Ursprungsprodukt berücksichtigt mit umfangreichen Spezialfunktionen die Besonderheiten im Agrarhandel. Disposition: Greenax kann die Aufgabe hoher Verfügbarkeit von Waren bei niedriger Kapitalbindung durch verschiedene Verfahren der Disposition lösen. Die Bedarfsbewirtschaftung löst hierbei eine Bestellung aus, wenn der aktuelle Materialbedarf aufgrund von Aufträgen im Verkauf oder Produktion nicht mit dem aktuell verfügbaren Lagerbestand abzudecken ist. Die verbrauchsgesteuerte Disposition er-

85 83 stellt aufgrund von Vergangenheitsdaten eine Prognose für die Zukunft und vergleicht diese mit der Situation aktueller Aufträge. Die Auffüller-Logik dagegen füllt nach Unterschreiten einer vorher definierten Mindestmenge das Lager oder die Regale wieder auf den maximalen oder optimalen Bestand auf. Bei allen Verfahren kann frei definiert werden, welche Lager oder Gruppen von Lagern das jeweilige Verfahren der Disposition berücksichtigt. Produktion und Produktionsplanung Greenax enthält umfangreiche Funktionen und Prozesse für übliche Vorgänge der Produktion. Basis Produktion umfasst zahlreiche thematisch gegliederte Basisfunktionen. Diese sind auf allen Geschäftsarten und den damit verbundenen Prozessen wirksam. Übliche Angaben und Funktionen der Produkte in der Produktion sind ein- oder mehrstufige Stücklisten, Arbeitspläne, Kriterien zur Festlegung des Produktionsmodells, Durchlaufzeiten der Produktion, maximale und minimale Bestellmengen verwendeter Produkte, sowie Kosten. Die vorkonfigurierten Prozesse Produktionsauftrag, Assemblier- und Zerlegungsauftrag führen Anwender in flexiblen Schritten. Beim Produktionsauftrag wird die Produktion eines Endproduktes aus zahlreichen Ausgangsprodukten mit ein- oder mehrstufigen Stücklisten und damit verbundenen Arbeitsplänen beschrieben. Produktionsmodelle fassen die Stücklisten und Arbeitspläne zusammen und ordnen sie den Endprodukten zu. Endprodukte im Auftrag definiert werden. Die Planung führt anschließend alle Angaben zu der Produktion der Endprodukte zusammen und erstellt daraus einen Terminplan. Dieser berücksichtigt die Verfügbarkeit benötigter Ausgangsprodukte. Falls diese nicht am Lager vorhanden sind, erstellt die interaktive Disposition entsprechende Bestellvorschläge. Daraufhin werden die benötigen Ausgangprodukte am Lager reserviert. Nach der Freigabe und Ausführung des Auftrages stehen verschiedene Messgrößen der Produktion, wie Material, Zeiten und Kosten zur Verfügung. Die Nachkalkulation berechnet aus allen Angaben die Kosten der Endprodukte und vergleicht diese mit der Vorkalkulation. Hieraus ergeben sich Hinweise für die laufende Optimierung. Das Cockpit ermöglicht einen aufschlussreichen Überblick zum Status aller Aufträge. Einkauf und Beschaffung Unter Basis Einkauf stehen zahlreiche Basisfunktionen zur Verfügung. Diese sind auf allen Geschäftsarten und damit verbundenen Prozessen wirksam. Beispiele der auf dem Produkt verfügbaren Funktionen sind Konditionen (Preise, Rabatte, Zu- und Abschläge), Mehrwertsteuer, Produktgruppe, Provisionsgruppe, Verpackung, Gültigkeitsdauer, Lieferfrist, Alternativprodukt, Annahmesperre, Geschäftsregion, minimale und maximale Bestellmenge, Unter- und Überlieferung etc. Auch hierbei greifen die Geschäftsarten flexibel auf viele weitere zentrale Funktionen zu. Kapazitäten legen die bei der Produktion notwendigen Ressourcen wie Mitarbeiter, Maschinen, Werkzeuge, Arbeitsplätzen fest. Mit diesen Angaben kann die Menge der jeweiligen

86 84 Lagerwirtschaft Beispiele der Erweiterung von Produkten für Lager sind die Zuordnung von Produkten zu Lagern, Art der Bewirtschaftung, Disposition, Inventur, Produktkonto etc. Wesentliche Möglichkeiten seien hier nur stichpunktartig erläutert. Produkte können flexibel an einem Lager oder mehreren hierarchisch gegliederten Lagergruppen bewirtschaftet werden. Hierbei ist es möglich je Produkt und Lager definierte Lagerplätze festzulegen. Mögliche Arten der Bewirtschaftung sind abhängig vom aktuellen Bedarf, prognostizierten Verbrauch, oder manuellen Vorgaben. Minimal- und Sicherheitsbestand je Produkt, Lieferzeiten, historische Verbrauchswerte etc. legen das Verhalten der Disposition fest. Zusätzliche Angaben für die Inventur sind preisliche Bewertungen der Produkte und die Art der Inventur. Das Produktkonto zeichnet hierbei alle Bewegungen auf und führt Zu- und Abgänge von Produkten je gewünschtem Zeitraum und Lager hinsichtlich Menge und Wert in der Produkthistorie nach. Diese Angaben dienen u.a. zu der Prognose von Verbräuchen in der Zukunft sowie der Jahresbedarfsmenge. Greenax umfasst alle üblichen Verfahren der Inventur wie Erstinventur, manuelle Inventur, rückwirkende Inventur, permanente Inventur sowie Stichtagtaginventur. Der Wareneingang überwacht erwartete Lieferungen aufgrund von Terminbestellungen. Die Geschäftsart 2-stufiger Wareneingang ermöglicht zusätzliche Qualitätskontrollen. Hierbei wird das Material zunächst auf ein Zwischenlager gebucht. Die definitive Buchung ans Ziellager erfolgt erst nach erfolgreicher Qualitätsprüfung. Wesentliche Prozesse und Funktionen von Greenax im Einkauf

87 85 Kommissionierung und Versand Für das Kommissionieren stehen Rüstaufträge zur Verfügung. Grundsätzlich übernehmen diese die in Verkaufsaufträgen reservierten Mengen und melden den erfolgreichen Abschluss der Kommissionierung zurück. Falls einzelne Produkte nicht geliefert werden können, so sind diese als Rückstände im System gekennzeichnet. Die Auflösung der Rückstände kommissioniert und liefert die ausstehende Ware zum gewünschten Zeitpunkt. Die Funktion Touren plant und erzeugt automatische Touren in Einkauf und Verkauf. Hierfür werden Routen mit Hilfe des Regelwerks frei definiert. Es können Stopps, Intervalle, Sperrtage, Modelle, Fahrzeuge sowie Konditionen einer Tour definiert werden. Routenstopps legen die Reihenfolge der Liefer- und Abholadressen innerhalb einer Route fest. Das Intervall definiert die Frequenz von Routen - wie mehrmals täglich, an einzelnen Wochentagen etc. Sperrtage blockieren einzelne Tage, so dass keine Routenplanung an ausgewählten Daten stattfindet. Modelle fassen die Geschäftslogik von Routen für ausgewählte Perioden wie z.b. Haupt- oder Nebensaison fest und berücksichtigen die auf den Produkten festgelegten Konditionen. Schließlich ist es noch möglich, die verfügbaren Fahrzeuge einer ausgewählten Tour zuzuweisen. Rechnungswesen / FiBu Die Greenax Finanzbuchhaltung erfüllt die Anforderungen an eine moderne Buchhaltung wie Mehrwährungs- und Mandantenfähigkeit, automatische Überwachung von Differenzen und Mahnverfahren. Buchungsschlüssel steuern und automatisieren Buchungen in Kombination mit vorbelegten Pflichtfeldern. Die Greenax Finanzbuchhaltung ist das Werkzeug für ein sicheres Finanzmanagement, von der Belegbuchung über den Zahlungsverkehr bis hin zum Geldmittelfluss. Die Lösung unterstützt Spezialisten und bietet Einsteigern einen intuitiven Zugang. Controlling und Berichtswesen Greenax Controlling umfasst neben klassischer Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung auch die Betrachtung von Projekten, Betriebseinheiten und bis zu zwanzig weiteren freien Dimensionen wie Kunde, Vertreter, Artikel, Region etc.. Greenax Controlling berücksichtigt alle gängigen Kostenrechnungsansätze wie etwa Voll- und Teilkosten-, Deckungsbeitrags- oder Grenzplankosten- (inkl. Sollkosten) und Prozesskostenrechnung. Die teilgebietsübergreifende Verrechnung umfasst beliebige Planvarianten und Optionen für Hochrechnungen und Simulationen. Das Controlling erhält Daten entweder direkt aus der Finanzbuchhaltung oder externen Fremdsystemen. Die Aufbereitung und Verarbeitung dieser Rohdaten erfolgt nach selbstdefinierten Kriterien der Kostenentstehung und -aufteilung. Daneben gibt es zahlreiche Funktionen für die Planung und Budgetierung. Ein- oder mehrdimensionale Planungen sind wahlweise im top-down - oder bottom-up - Modus möglich.

88 86 Personalmanagement Derzeit sind im Bereich des Personalmanagement diese Basisfunktionen verfügbar: Arbeitszeiterfassung Kapazitäten- und Projektmanagement Spesenerfassung Sonstige Funktionen Greenax enthält umfangreiche Funktionen und Prozesse für übliche Anforderungen des Kundenmanagement im vollintegrierten CRM. Greenax CRM umfasst alle Phasen des Kundenmanagements vom Erstkontakt über Lead, Verkaufschance und Auftrag bis hin zum Service. Basis CRM unterstützt das systematische Kontakt- und Aktivitäten-Management. Hierbei werden auf Kontakten alle relevanten Zusatzinformationen hinterlegt, Beziehungen abgebildet, sowie kundenorientierte Aktivitäten (Besuche, Telefonate oder Kampagnen) aufgezeichnet. Diese Informationen stehen jederzeit für alle beteiligten Mitarbeiter als Aufgabe, Termin, Journal oder zusätzlicher Anhang zur Verfügung. CRM Marketing unterstützt die systematische Planung aller Marketingaktivitäten durch Werkzeuge wie Marketingplan und Kampagnen. Falls sich aus einzelnen Kampagnen oder sonstigen Aktivitäten Leads ergeben, so werden diese mit definierten Kriterien in unterschiedliche Leadstufen je nach Verkaufswahrscheinlichkeit klassifiziert. die Zusammenarbeit von Teams durch klare Zuweisung und Überwachung frei definierter Teilaufgaben. Greenax CRM Service umfasst die nach dem Verkauf erforderlichen Prozesse zur Pflege von Kunden. Die Geschäftsarten Supportanfrage, Fehllieferung, Beanstandung oder Reparaturauftrag behandeln Anfragen oder Aufträge von Kunden entweder durch in einer Datenbank hinterlegten Standardlösung oder individuelle Lösungsszenarien. Produkteinordnung: Handel, Produktion. Ab 50 Mitarbeitern. Befragung, Segmentierung und Eskalation bieten zusätzliche Möglichkeiten, um Leads weiter zu qualifizieren. Anschließend werden Leads anhand vorab definierter Kriterien in Verkaufschancen überführt. Die Abbildung von Verkaufsmethoden mit dem Verkaufsmodell bietet hohe Sicherheit, um Verkaufchancen in definierten Arbeitsschritten zum gewünschten Erfolg zu führen. Hierbei fördert Greenax CRM

89 87 Beispiele wesentlicher Leistungsmerkmale des Greenax CRM

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91 89 CSK Sofware GmbH - HAPAK Pro Softwarehersteller Firma CSK Software GmbH Gründung 1990 Name der Lösung HAPAK Pro Adresse Dreescher Markt 1 Internetadresse Ansprechpartner Die Fachhandelspartner Telefon +49 (0) Anzahl der Installationen über Kunden Wie lautet Ihre Unternehmensphilosophie in einem Satz? DIE Branchensoftware Dienstleister in der Präsentation Firma Königheimer Sigmund Gründung 1997 Name der Lösung s.o. Adresse Neue Heimat 24, Königheim Internetadresse Ansprechpartner Frau Sigmund Funktion Vertriebsleiterin Anzahl der Installationen über 300 Gesamtkosten der Lösung Ab 930 Euro Wie lautet Ihre Unternehmensphilosophie in einem Satz? Wir zeigen unseren Kunden den optimalen Weg zum Erfolg

92 90 Allgemeine Beschreibung Das 1997 von Ralf Sigmund als RS Software gegründete Unternehmen beschäftigte sich von Beginn an mit den Wünschen und Bedürfnissen von Handwerksbetrieben. Durch diese Spezialisierung hat sich viel Erfahrung und Know-how für nahezu alle Gewerke entwickelt. Seit 2009 firmiert das Unternehmen als Königheimer Sigmund und ist seit 2003 Haupthändler für das Produkt HAPAK der CSK Software GmbH. Das 1990 von Dipl.-Ing. Georg Köllner als CSK Computer Systemware Köllner gegründete IT-Unternehmen entwickelte von Beginn an Softwarelösungen, die auf die speziellen Bedürfnisse von Handwerk und Gewerbe zugeschnitten waren kam eine erste Windows-Version der Handwerker-Software HAPAK auf den Markt. Diese wurde in verschiedenen Generationen weiter entwickelt immer unter der Prämisse mit einfacher Handhabung die Erfordernisse vieler Anwender und Branchen zu realisieren. Heute firmiert das Unternehmen als CSK Software GmbH. Lösungsportfolio Bei der kaufmännischen Software HAPAK pro handelt es sich im Prinzip um eine einzige Softwarelösung. Es gibt drei verschiedene Ausstattungen: Das Basis- oder auch Einsteigerpaket beinhaltet die Auftragsbearbeitung, die für viele Kleinstbetriebe ausreichend ist. Dabei handelt es sich um ein kleines Dokumentenablagesystem und Funktionen zur Abarbeitung von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen und Adressverwaltung. Für eine Einplatzlösung fallen ca. 930 Euro einmalige Anschaffungsgebühr an. Das zweite Paket ist das Grundpaket. Hierin sind zur Auftragsbearbeitung zusätzlich enthalten: Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbuch, eine Textverarbeitung, eine Datanorm- und GAEB-Schnittstelle. Im Profipaket ist dann der volle Leistungsumfang enthalten. Das branchenneutrale Paket war Gegenstand der Untersuchung, daher ist es möglich, dass Branchenlösungen geänderten Funktionsumfang aufweisen. In jedem Paket können einzelne Zusatzmodule hinzugekauft werden, um die individuellen Anforderungen des Unternehmens zu befriedigen. Dadurch kann ein Einsteigerpaket oder ein Grundpaket um relevante Module und Funktionen erweitert werden, ohne die teurere Profiversion kaufen zu müssen. Das Grundpaket und das Profipaket erweitern die Software um weitere, auch einzeln erhältliche, Module; die Pakete sind preislich jedoch günstiger. Erweiterbar ist jedes Paket durch branchenspezifische Module für spezielle Gewerke, wie z.b. eine Holzliste. In der Grundausausrichtung ist die Software branchenunabhängig gestaltet und einsetzbar, über verschiedene Pakete kann eine Branchenausrichtung vorgenommen werden und die daraus resultierenden Vorteile genutzt werden. So ist die IDS-Connect-Schnittstelle nicht im Basis- oder Grundpaket enthalten. Diese Schnittstelle ist im Zusatzmodul Online-Schnittstellen enthalten und im Profipaket enthalten. Im Modul Online-Schnittstellen stehen diverse Schnittstellen zur Verfügung, neben IDS Connect auch SHK Connect, Megabild, UGL etc.

93 91 Basispaket Grundpaket Profipaket Auftragsbearbeitung Auftragsbearbeitung Voller Funktionsumfang mit Rechnungseingangs- und fast allen Zusatzmodulen Rechnungsausgangsbuch Textverarbeitung Datanorm GAEB-Bearbeitung Zusatzmodule: Zusatzmodule: Keine Zusatzmodule notwendig Rechnungseingangs- und Projektverwaltung Rechnungsausgangsbuch Verkaufshistorie Textverarbeitung Kassenbuch Datanorm Textverarbeitung GAEB-Bearbeitung Lagerverwaltung Projektverwaltung Lohnstundenerfassung Verkaufshistorie Preisvergleich Kassenbuch Externe Kalkulation Textverarbeitung Baustellentagebuch Lagerverwaltung Holzliste Lohnstundenerfassung Terminverwaltung Preisvergleich Überweisungen Externe Kalkulation Post-Eingang / Post-Ausgang Baustellentagebuch Holzliste CAD-Übernahme Terminverwaltung GAEB-Eingabe / GAEB-Ausgabe Überweisungen Post-Eingang / Post-Ausgang Datenübernahme Ladenkasse CAD-Übernahme Datensynchronisation GAEB-Eingabe / GAEB-Ausgabe Export Termine und Adressen für MS-Outlook Datenübernahme PDF-Mailer Ladenkasse Spezialkalkulation Datensynchronisation Tabellarische Kalkulation Export Termine und Adressen FIBU/Datev-Export für MS-Outlook Mobil: Aufmaß, Zeiterfas- PDF-Mailer sung Spezialkalkulation Kapazitätsplanung Tabellarische Kalkulation Schnittstellen Zeiterfassung FIBU/Datev-Export Mobil: Aufmaß, Zeiterfassung Subunternehmerverwaltung Kapazitätsplanung Schnittstellen Zeiterfassung Subunternehmerverwaltung

94 92 Lösungsübersicht Ausgelegt ist die Softwarelösung HAPAK pro für kleine bis mittelständische Unternehmen, ohne eine spezielle Branche zu bevorzugen. Es hat sich gezeigt, dass die Lösung auch in Dienstleistungsunternehmen aus den verschiedensten Bereichen ihren Einsatz findet, da Sie für den Laien schnell erlernbar ist. Das Leistungsspektrum der Softwarelösung HA- PAK lässt sich durch die modulare Aufbauweise jederzeit ergänzen. So kann mit dem Basispaket begonnen werden, das später mit beliebigen Modulen bis hin zur Finanzbuchhaltung erweitert werden kann. Der Anwender wächst mit seinen Anforderungen, ohne dass aufwändige Neuinstallationen vorgenommen werden müssen. Sämtliche Anwendungen sind netzwerktauglich. Somit ist ein Umstieg von einer Einzelplatzlösung auf eine Mehrplatzlösung problemlos möglich. Kernstück des Programms ist das Auftragswesen. Was auf dem Bildschirm zu sehen ist, erscheint hinterher auch auf dem Ausdruck. Das System kann durch den Anwender in vielen Bereichen individuell angepasst werden. Beispielsweise sind bei der Gestaltung von Formularen und Auswertungen unzählige Möglichkeiten vorhanden. Die Software ist ab einer Einzelplatzlösung einsatzfähig, kann aber auch viele Nutzer im Netzwerk bedienen; dann wird eine traditionelle Client-Server-Architektur verwendet, bei der die Daten auf einem Server gespeichert werden. Als Datenbank wird eine Apollo-Datenbank verwendet. Funktionserweiterungen werden ebenfalls berücksichtigt. Der Abschluss eines Softwarepflegevertrages ist beim Kauf jedoch nicht verpflichtend. So ist es bei HAPAK auch ohne aktuellste Version der Software möglich, weitere Module/Funktionalitäten hinzuzukaufen. Im Rahmen eines Softwarepflegevertrages wird mindestens einmal pro Jahr eine Aktualisierung des Systems zur Verfügung gestellt. Hier entstehen Kosten ab 310 /Jahr. Im Rahmen eines Helplinevertrages, der zusätzlich abzuschließen ist, können Anfragen gestellt und Support in Anspruch genommen werden. Ein Helplinevertrag startet ab 180 / Jahr. Hardware- und Softwareanforderungen HAPAK ist lauffähig unter den Betriebssystemen Windows 2000, XP, Vista, Windows 7, Windows Server 2003 / Die Hardwarevoraussetzungen sind: Prozessorleistung ab 1,3 GHz, 512 MB Hauptspeicher, empfohlen wird jedoch 1-2 GB Hauptspeicher. Die Grafikausgabe sollte mindestens eine Auflösung von 1024 * 768 Pixel erzeugen können. Mindestens 1 GB Festplattenspeicher zuzüglich Speicher für die Anwendungsdaten ist für die Installation und den Betrieb nötig. In Netzwerkinstallationen sollten die Server entsprechend der Anwenderanzahl leistungsstärker ausfallen. Anpassungs- und Releasefähigkeit Jährliche Updates garantieren dem Benutzer eine Version auf dem aktuellsten Stand. Praktische und technische Erfordernisse und Kundenwünsche stehen dabei im Vordergrund

95 93 Betriebswirtschaftlicher Leistungsumfang Untersucht wurden die Versionen 10.1 und der Lösung HAPAK pro. Zur Präsentation und zur Untersuchung stand die Version 10.1 zur Verfügung. Kurz vor Druck der Studie wurde die Version 10.2 veröffentlicht, so dass Informationen die die Version 10.2 betreffen, in diese Studie mit eingearbeitet wurden. Das Starten des Programms HAPAK Pro ist auf drei verschiedene Arten möglich, so dass jeder Anwender seinen eigenen Weg entwickeln kann mit der Software zu arbeiten. Projektverwaltung Als dritte Alternative lässt sich HAPAK pro über das sog. HAPIN starten. Eine Verknüpfung lässt sich auch separat auf den Desktop legen. Da es konfigurierbar ist, können von dort aus nicht nur alle HAPAK-Programme gestartet werden, sondern auch Fremdprogramme, wie Office- Anwendungen oder CAD-Programme, etc. Der Start über die Desktopverknüpfung öffnet das herkömmliche Hauptmenü mit den drei Bestandteilen Auftragswesen - Datenservice - Weiteres. Desktopverknüpfung Viele Kalkulatoren, die sich mit Dokumenten beschäftigen, starten HAPAK über die Projektverwaltung, über die sie Zugriff auf alle Dokumente und die dazugehörigen Programme sowie die Stammdaten haben. HAPAK Projektverwaltung HAPIN befindet sich auch in den Adressdaten. Somit können auch die Adressen als Schaltzentrale und Einstieg in die integrierte Soft- HAPIN warelösung HAPAK pro verwendet werden, denn das Tagesgeschäft dreht sich oft um Adressen. HAPIN HAPAK Hauptmenü

96 94 Adressenverwaltung in HAPAK HAPAK hat das außergewöhnliche Charakteristikum, zwei Hauptmenüs zu besitzen. Neben dem herkömmlichen Hauptmenü gibt es noch das Start-Center, das in Inhalt und Design konfigurierbar ist und mit vielen praktischen Details aufwartet. Hier ist auch das Info-Center angegliedert, das oft aus betriebswirtschaftlicher Sicht als Einstieg in HAPAK genutzt wird. Alternatives Hauptmenü Relativ neu in die Anwendung aufgenommen wurde die Technologie Haxxel. Haxxel ist ein Kunstwort und soll die Vorteile einer Tabellenkalkulation mit HAPAK verbinden. Die Technologie Haxxel basiert auf einer Tabellengrundlage wie sie aus Microsoft Excel bekannt ist. Entsprechend den Vorlagen können Tabellenblätter automatisch oder manuell mit Daten gefüllt werden, um weitere Berechnungen oder Kalkulationen und Auswertungen vorzunehmen. In HAPAK pro wird diese Technologie verwendet: in der Spezial-Position, in der tabellarischen Kalkulation oder im Programm direkt integriert, als Zusatzanwendung oder Erweiterung, wie z.b. formularbasierten Stundensatzberechnung, Bau-Center, Info-Center, Tabellen zum Projekt, formularbasierte Messwerterfassung, Restmengenerfassung, Bauberichte im Bautagebuch, Projekt-Controlling, formularbasierte Stundenerfassung, formularbasierte Buchung Kontoauszug, EFB-Preis-Formblätter. Angebotswesen und Auftragsverwaltung Die Adressverwaltung ist die zentrale Komponente. Aus ihr heraus werden die Angebote erstellt bzw. Anfragen beantwortet und Aufträge verwaltet. Neben den Adressen kann auch ein Projekt der Dreh- und Angelpunkt der Abwicklung eines Auftrages sein. Die Adressverwaltung ist ein kleines CRM (Kundenbeziehungsmanagement-Modul) über das die Stammdaten Adressen zentral verwaltet werden. Die Adressen werden DATEVkonform angelegt, damit beim Export über das DATEV-Modul keine Fehler auftreten. Über Haxxel-Vorlagen kann eine Vorkalkulation durchgeführt werden. Dies beinhaltet auch sog. Jumbopositionen, bei denen einzelne Positionen im gedruckten Angebot für den Kunden nicht ersichtlich sind. Die verschiedenen erzeugten Dokumente sind ähnlich einer Druckvorschau gehalten und können somit schon vor Druck auf Formatierung überprüft werden. Im gleichen Format werden die Dokumente in der Software abgelegt und sind jederzeit wieder einsehbar. Dies gilt für alle Arten von Dokumenten wie Angebote, Angebotsbestätigungen, Aufträge, Lieferscheine,

97 95 Rechnungen und auch sog. Freie Dokumente. Freie Dokumente können Schreiben außerhalb eines normalen Nummernkreises sein, etwa Inventurlisten etc. Durch die Möglichkeit Gruppen zu bilden, können bestimmte Informationen an bestimmte Kunden oder Lieferanten weitergegeben werden. Durch diese Funktionalität, kombiniert mit dem internen Kalender, sind auch Wartungsverträge und somit Dienstleistungen rund um die Wartung und im After-sales-service komfortabel und kundenfreundlich zu verwalten. Über ein Rechnungsbuch hat man Überblick über alle Rechnungen und über die Mahnungen. Einkauf und Beschaffung, Lagerwirtschaft Eine Lagerverwaltung ist und bleibt immer ein sensibler Teilbereich eines Unternehmens und einer entsprechenden Verwaltungssoftware. Eine vernünftige Lagerverwaltung ist vielmehr als die eigentliche Überwachung der vorhandenen Bestände. Vormals ein wichtiger Bestandteil von Warenwirtschaftssystemen, ist eine moderne Lagerverwaltung ein wichtiger betriebswirtschaftlicher Faktor in einem Handwerksunternehmen geworden. Im HAPAK pro-modul Lagerverwaltung ist das Bestellwesen enthalten. Dieses Modul ist aber auch separat erhältlich. Ein Preisvergleich zur Unterstützung bei der Bestellung ist enthalten. Zur Lagerbewertung sind fast alle gängigen und gesetzlich erlaubten Bewertungsverfahren verfügbar, etwa FIFO und LIFO. Das Modul Lager ist, wenn es installiert ist, bei der Angebots- und Auftragserstellung abrufbar. Dadurch kann schon beim Anlegen des Auftrages überprüft werden, welche Teile im Lager vorhanden sind und welche nicht. Eine Bestellung der fehlenden Artikel ist dann sofort möglich. Die Funktionen im Modul Lager sind auf einen Handwerksbetrieb ausgerichtet und bieten daher praktische Funktionen, wie etwa die Möglichkeit, Buchungen in die Nachkalkulation zu übernehmen oder Zuordnungen zu einem Projekt oder einer Baustelle vorzunehmen. Modul Lagerverwaltung mit Bestellwesen

98 96 Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung Die Lösung HAPAK pro verfügt über keine eigene Finanzbuchhaltung. Es ist eine Kontierung nach den Kontenrahmen SKR03 oder 04 möglich. Ein Export der Daten ist über die entsprechenden Module in eine Finanzbuchhaltungssoftware möglich. Als Finanzbuchhaltungssoftware können Ereignisse mit den Notizen, Nachrichten und einer Termi- folgende Programme verwendet nübersicht werden: Lexware (nur Ein- und Ausgangsrechnungen, keine Zahlungen), und dem innerhapaklicher Nachrichtenaustausch sowie einer kompletten Betriebs- und Syska, Agenda 2000, DATEV oder auch GDI. Bei HAPAK kann direkt eine Finanzbuchhaltungssoftware dazu gekauft werden. Hierbei Finanzübersicht. Mit der Übersicht über die Finanzen hat man viele relevante Zahlen auf handelt es sich um die Software Finanzbuchhaltung der Firma GDI. Sowohl aus der Finanz- einen Blick: buchhaltungssoftware GDI als auch über die den Umsatz DATEV-Schnittstelle in HAPAK ist ein DATEV- die Forderungen Export möglich. die Kosten die Verbindlichkeiten Eine Anbindung an Programme zur Verwaltung den Kontenstand als Bankenstand von Bankkonten ist möglich. Über die Schnittstelle MT940 können Kontoinformationen in den Kassenstand die Berechnung der Forderungen HAPAK eingelesen werden. Ebenso können die Berechnung der Verbindlichkeiten Zahlungsanweisungen an ein Bankprogramm die Berechnung der Umsatzsteuerzahllast übergeben werden. Möglich ist ebenfalls die den Tagesfinanzstatus Erstellung einer freien Zahlung. Freie Zahlungen (Miete, Leasing) sind über Schablonen den Lagerwert und den Wert der Einbehalte ohne Bürgschaft. komfortabel möglich und werden auf die entsprechend eingestellten Sachkonten gebucht (etwa Raumkosten). Über die Nachkalkulation bzw. Projektüberwachung ist eine schnelle und übersichtliche Controlling und Berichtswesen, Infocenter Analyse von einzelnen Projekten oder Baustellen möglich. Voraussetzung ist die saubere Über das Infocenter können wichtige Informationen des Tages auf einen Blick erfasst werden. Das Info-Center basiert auf der Haxxel-Technologie. Es bietet eine komplette Übersicht aller terminlichen Aufgaben (Termine, Wiedervorlagen, Geburtstage etc.) in Verbindung mit mitarbeiterbezogenen Notizen (Aufgaben) Pflege der Daten im System. Danach kann eine grafische und tabellarische Gegenüberstellung von Aufwand und Ertrag zeigen, wie betriebswirtschaftlich sinnvoll ein Projekt war. Auch Zwischenergebnisse geben einen Überblick darüber, wie viel Zeit und Kosten noch in ein laufendes Projekt investiert werden

99 97 können. Buchungen können unmittelbar aus den Kostenmodulen durch Projektzuordnung für die Nachkalkulation bereitgestellt werden: Rechnungseingang, Kassenbuch, Lohnstundenerfassung, Lagerbuchhaltung. Zusätzlich können weitere Kosten direkt in der Nachkalkulation als allgemeine Buchung erfasst werden. Personalmanagement Aktuelle Aufgaben Für die Verwaltung der Daten der Angestellten sind mehrere Module verfügbar. Somit können nicht nur Zeiten erfasst werden (wichtig für eine Nachkalkulation von Aufträgen), sondern auch Kalender für einzelne Personen eingerichtet werden mit Hilfe derer diesen Aufträgen zugewiesen werden. Auch Daten wie Krankenkassendaten, Gehalt, Bilder und Bemerkungen sind verwaltbar. Eine Ressourcenverwaltung ist auch projektbezogen möglich. Sonstige Funktionen HAPAK pro verfügt über keine eigenen Kommunikationsprogramme. Als Anschluss an die Telefonanlage steht aber eine Schnittstelle zur Anwendung TOBIT zur Verfügung, als E- Mailprogramm kann fast jedes beliebige Programm verwendet werden. In die Software ist eine Textverarbeitung eingebunden, die standardmäßig zur Erstellung der Dokumente genutzt wird. Die Textverarbeitung arbeitet durchgängig im WYSIWYG- (What-You-See-Is-What-You-Get)-Modus, d.h. die Ansicht verrät, wie das gedruckte Papier aussehen wird. Diese Dokumente werden in HAPAK abgelegt und sind jederzeit wieder aufrufbar. Ein Formulareditor ermöglicht eine individuelle Anpassung der Formulare an die Bedürfnisse des Unternehmens. In den Vorlagen können Logos und Bilder und verschiedene Texte als Bausteine hinterlegt werden. Ein Floskel-

100 98 generator vereinfacht das Erstellen von nicht regelmäßig benötigten Anschreiben. Auch die AGBs können dort hinterlegt und zentral gepflegt werden. Neben der Möglichkeit der Verknüpfung von Dokumenten in HAPAK pro gibt es seit August 2010 eine ELO-Schnittstelle. Über diese Schnittstelle kann des Dokumentenmanagementsystem ELO angeschlossen werden. Der Vorteil ist ein weitaus größerer Funktionsumfang bei direkter Integration in die kaufmännische Softwarelösung. Mit Erscheinen der Version 10.3 am sind erneut weitere Funktionen im Detail verbessert und Anpassungen vorgenommen worden. Die Änderungen können in der Änderungshistorie auf der Homepage von HAPAK im Kundenbereich nachgelesen werden. Produkteinordnung Handwerk. Ab 1 User.

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103 101 Mitan Wirtschaftssoftware AG - Mitan 4T Softwarehersteller Firma Mitan Wirtschaftssoftware AG Gründung 1998 Name der Lösung Mitan 4T - ERP-System Adresse Rheinmetallstraße 18, Sömmerda Internetadresse Ansprechpartner Corinna Oschwald Funktion Assistentin des Vorstands Telefon +49 (0) Mitarbeiter (gesamt / ERP) Partner-Netzwerk mit 120 Mitarbeitern Anzahl der Installationen über 200 in D, AT, CH Gesamtkosten der Lösung» Kleinunternehmen (schlankes PPS): Euro» Mittlere Unternehmen (MRP/ERP): Euro» Umfassende Integrationsprojekte: Euro Wie lautet Ihre Unternehmensphilosophie in einem Satz? Die Mitan 4T-Technologie ermöglicht auf die unterschiedlichsten Branchen spezialisierte Standard-Softwarelösungen - nicht immer mehr und komplizierter, sondern strukturiert, einfach und logisch zu bedienen.

104 102 Allgemeine Beschreibung Die Mitan Wirtschaftssoftware AG wurde am gegründet. Der Gegenstand des Unternehmens ist die Entwicklung, die Herstellung und der Vertrieb von Software und Hardware sowie Dienstleistungen auf dem Gebiet der Informationstechnologie. Die Aktien befinden sich zu 100% in der Hand der Gründer. Die AG ist nicht an der Börse notiert. Es gibt keine Fremdbeteiligungen. Mit der Unternehmensgründung erfolgte die Anmeldung der Marke Mitan. Die Rechtsform der AG wurde als Zeichen für eine langfristige und stabile Unternehmensentwicklung gewählt. Der Vorläufer der AG war die Personenfirma Ingo Paleit - Interim Management. Bereits 1993 begann die Programmierung der ersten betrieblichen Softwarelösungen. Mit einem Erfahrungsschatz von 10 Jahren Entwicklung im ERP-Bereich wurde die Software Mitan4T komplett neu konzipiert und programmiert. Nicht immer mehr und komplizierter, sondern strukturiert, einfach zu verstehen und logisch zu bedienen sollte die neue Lösung sein erfolgte die Markteinführung der Mitan 4T ERP-Systeme. Die Mitan Wirtschaftssoftware AG ist schlank organisiert. Die eigene Kernkompetenz wurde mit durchgängigen Partnerlösungen ergänzt. Komplexe Projekte werden im Netzwerk mit den Partnern betreut. Mitan liefert dem Anwender die ausgewählten Komplettlösungen aus einer Hand. Die konsequente Produktentwicklung führte zu einem stetigen Wachstum sowohl in der Größe der Applikation als auch in Bezug auf die Anwender. Installation, Anpassung und Schulung sind in kurzer Zeit durchführbar. Ein neues Release ist störungsfrei innerhalb von Minuten installiert. Lösungsportfolio Die Spezialisierung der Mitan 4T ERP-Systeme für die jeweilige Branche basiert auf zwei Säulen: Zum einen ermöglicht die 4T-Technologie die genaue Zusammenstellung der benötigten Module nach dem Anforderungsprofil des Anwenders. Der zweite Aspekt ist das Verhalten der Software. Je nach den Prozessen im Unternehmen werden verschiedene Abläufe bevorzugt. Diese Einstellungen werden als Software-Workflow-Optionen je Mandant gespeichert. Sie sind updatesicher und ermöglichen individuelle Aspekte innerhalb der Standardsoftware. Ausgereifte Lösungen sind in folgenden Branchen als Schwerpunkt im Einsatz: Maschinenbau Anlagenbau Metallbearbeitung Werkzeugbau Zulieferindustrie Variantenfertigung Chemieindustrie Entsorgungsbranche Lebensmittelindustrie Holzindustrie Die verschiedenen Arten der Produktion (Einzel-, Serien-, Varianten-, Prozess-Fertigung) sind nicht getrennt, sondert einheitlich im System abgebildet.

105 103 Lösungsübersicht Die Module der Warenwirtschaft umfassen branchenübergreifend alle relevanten betriebswirtschaftlichen Anforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen. Die optimale Anpassung an die jeweilige Unternehmensstruktur erfolgt durch Ergänzung mit den jeweils für die Branchen spezifischen Modulen. Diese sind alle ohne Einschränkung miteinander kombinierbar. Ein Beispiel dafür wäre das Modul Fahrzeug-Einsatzplanung, welches auch in einem produzierenden Unternehmen mit eigenem Fuhrpark Einsatz finden kann. Ebenso kann die manuelle Bestandsumbuchung in allen Branchen genutzt werden. Die praxiserprobte Standardsoftware als PPS-, MRP- oder ERP-System basiert auf dem Branchenwissen der Anwender selbst. Die Anregungen aus der Praxis fließen laufend in die Entwicklung ein. Die Begriffe PPS, MRP, ERP sind historisch mit dem Leistungsumfang der Softwarelösungen gewachsen. Sie werden von Mitan verwendet, um den Leistungsumfang grob einzuteilen. Im mittleren Preissegment (ca. 20 bis 100 Mitarbeiter) befindet sich Mitan4T als MRP- Lösung. Zusätzlich sind die Projektverwaltung und der Kapazitätsleitstand enthalten. Eine Besonderheit ist die Berechnung des möglichen Liefertermins für einen neuen Auftrag in Echtzeit (ca. 10 Sek. bei 3000 Fertigungsaufträgen). Es wird hierzu eine vollständige Terminierung der kompletten Produktionsaufträge simuliert. Im oberen Preissegment für Unternehmen über 100 Mitarbeiter, sind umfassende Projekte mit Integration vorhandener Lösungen im Rahmen der Mitan4T ERP-Software charakteristisch. Die Unterteilung nach Werksbereichen sowie zusätzliche Module als Management-Informations-System für die Produktion und Trendentwicklungen sind enthalten. Die integrierte Benutzerverwaltung gestattet durch Vergabe von Rechten die modul- bzw. funktionsgesteuerte Einschränkung der Ansicht bzw. der Bedienung. Die Software steht mehrsprachig zur Verfügung. Mit jedem Programm- bzw. Datenbank- Update wird der Funktionsumfang zuvor frei- Mitan 4T - PPS- / MPS- / ERP- Software Im unteren Preissegment (bis ca. 20 Mitarbeiter) eignet sich Mitan4T als PPS-Lösung. Darin enthalten sind die komplette Warenwirtschaft sowie die Module für die Produktionssteuerung. gegebener Partnerschnittstellen garantiert. Das Update wird per Webzugang zur Verfügung gestellt und kann vom Anwender selbst installiert werden.

106 104 4-Schicht-Modell Bei den Mitan4T- Softwareprodukten handelt es sich jeweils um komplette Branchenlösungen, die auf einer Standardsoftwareentwicklung basieren. Die Grundlage bildet die bei Mitan entwickelte 4-Tier (4-Schicht)-Technologie. Sie ermöglicht die Vernetzung bzw. Integration von Software verschiedener Hersteller mit unterschiedlichen Programmiersprachen. Ziel der Entwicklung war es, dem Anwender eine vollständig durchgängige ERP-Lösung als Standard zur Verfügung zu stellen und gleichzeitig durch offene Schnittstellen die Einbindung vorhandener und bewährter Softwarepakete sicherzustellen. Gegenüber der klassischen Client-Server-Architektur wurde der Client selbst als ein Interaction-Server konzipiert, der nicht nur eigene Module, sondern auch Anwendungen Dritter verwaltet. In umfassenden Softwareprojekten ergänzt Mitan die eigene Kernkompetenz in der Produktion mit ausgewählten Systemen und integriert vorhandene Lösungen. Die 4-Tier-Technologie zeichnet sich durch die Möglichkeiten des Customizings, der Offenheit und hohen Integrationsfähigkeit des Systems sowie einem schnellen Datenzugriff aus. Die 4T-Softwarearchitektur ermöglicht eine Hersteller übergreifende uni- und bidirektionale Integration von Softwarelösungen mit allen Technologien (COM,.NET, SOA, XML, HTTP usw.). Mitan hat ein umfassendes Partner-Netzwerk aufgebaut. Im Netzwerk stehen über 120 Mitarbeiter in der Programmierung, Beratung und dem Support für die kontinuierliche Weiterentwicklung der Softwarelösungen zur Verfügung. Im Bereich Betriebs-, Maschinendaten- und Personalzeiterfassung besteht ein Kooperation mit der gbo datacomp GmbH mit Sitz in Augsburg. Mitan 4T - Technologie Anpassungs- und Releasefähigkeit Das durch Workflow-Einstellungen vorgenommene Customizing sowie die individuell angepassten Berichtsdateien werden beim Update beibehalten.

107 105 Hard- und Softwareanforderungen Das Programm ist auf allen Windows-Betriebs- bzw. Serversystemen auch als Terminallösung lauffähig. Besondere Hardwareanforderungen bestehen nicht. Als PC-Betriebssystem wird Windows in allen Versionen ab XP unterstützt. Der Server sollte mit einem aktuellen Windows-Server-Betriebssystem konfiguriert werden. Virtualisierung und Terminalserverlösungen sind erfolgreich im Einsatz. Das Datenbanksystem ist grundsätzlich frei wählbar. Bei großen Datenmengen kommt der Microsoft SQLServer zum Einsatz. Grafische Oberfläche Grafische Oberfläche Die Bedienung der Software erfolgt über den Aufruf der einzelnen Module im Verzeichnisbaum oder über das Menüsystem. Die Software wird über die Tastatur bedient, Tastenkürzel vereinfachen die Bedienung, so dass Benutzer die Alltagsarbeit durch Tastatureingaben beschleunigen können. Dies macht in bestimmten Unternehmensbereichen eine Maus überflüssig (z.b. in Bereichen der Produktion). Die einheitliche Gestaltung der Formulare und Schaltflächen (Selbstähnlichkeit) gestattet die intuitive Bedienung der einzelnen Module sowie das schnelle Auffinden der benötigten Informationen. Ein integrierter Berichtsdesigner gestattet dem Anwender, Berichte individuell anzupassen.

108 106 Betriebswirtschaftlicher Leistungsumfang Die Mitan 4T Software ist modular aufgebaut und gewährleistet eine durchgängige Integration. Einzelne Module können in jeder implementierten Systemstufe nachgerüstet werden. Der Programmteil Warenwirtschaft beinhaltet Funktionen für die Auftragsbearbeitung, das Bestellwesen, der Materialwirtschaft und das Zahlungs- und Mahnwesen. Angebotswesen und Auftragsverwaltung Im Modul Büro ist das gesamte Angebotswesen sowie die Auftragsbearbeitung bis hin zur Rechnungserstellung zusammengefasst. In jedem Modul kann über zentrale Dialoge direkt auf die Kunden- und Interessentendaten sowie die Artikelstammdaten zugegriffen werden. Unabhängig davon, in welchem Modul gerade gearbeitet wird - die Daten sind über Doppelklick auf den Suchbegriff oder die Artikel- oder Kundennummer bzw. über den Menüpunkt Ansicht verfügbar. Die Artikel werden mit Preisen, Artikelbildern, Lagerorten und Lieferanten sowie zusätzlichen Informationen hinterlegt. Damit ist eine effiziente Angebots- und Auftragsbearbeitung gewährleistet, die durch aussagefähige Auswertungen ergänzt wird. Auf einen Blick sind die aktuellen Angebote, Aufträge, Lieferungen und Rechnungen entweder als Gesamtansicht für das Unternehmen oder für einen einzelnen Geschäftspartner ersichtlich; ebenso die daraus resultierenden monetären Informationen. Weitere Funktionen, wie Staffelpreise bzw. mengenabhängige oder kundenspezifische Preise, Preislisten, Rabatte, Provisionsabrechnungen, automatische Rechnungsgenerierung sowie der Sammelrechnungsdruck, unterstützen die Bearbeitung. Im Bedarfsfall kann das Angebot bzw. der Auftrag gesplittet werden, um Engpässe in der Produktion zu vermeiden bzw. Teillieferungen zu ermöglichen. Die Artikel können für die Chargen- bzw. Seriennummernerfassung definiert sowie Parameter oder eine einstufige Handelsstückliste hinterlegt werden. Über die automatische Ermittlung des Deckungsbeitrages und des Rohertrages besteht zu jeder Zeit die Information zur Kostensituation. Die Angebote bzw. Aufträge können per EDI- Schnittstelle bzw. elektronisch übermittelt werden. Die Vorgangsbearbeitung wird durch die Nutzung von Textbausteinen, Artikelbildern und Zwischensummen rationell und optisch gestaltet. Die Erfassung von unterschiedlichen Lieferadressen je Kunde ermöglicht auch die Realisierung von Vermittlungs- bzw. Streckengeschäften. Längerfristige Bestell- bzw. Auftragsbeziehungen werden in Rahmenverträgen erfasst und die vereinbarten Preise und gelieferten Mengen automatisch zugeordnet. Mittels Projektverwaltung werden die Vorgänge für größere Aufträge zusammengefasst, die Soll-Kosten geplant und per Nachkalkulation die Aufwendungen kontrolliert. Um die Auftragsentwicklung über einen definierten zurückliegenden Zeitraum nachvollziehen bzw. für einen Zeitraum im Voraus einschätzen zu können, steht eine Trendanalyse zur Verfügung. Beim Einsatz von Vertretern erfolgt die automatische Provisionsberechnung anhand der dem Vertreter bzw. dem Artikel bzw. der Geschäftspartner hinterlegten Kriterien. Kalkulation Für die Auftragskalkulation können Gemeinkosten- und Gewinnzuschläge hinterlegt werden. Entsprechend des Standes der Auftragsbearbeitung ist die Kalkulation als Vor- oder Nachkalkulation einsetzbar.

109 107 Kalkulationsschema Programmteil: Warenwirtschaft

110 108 Bestellvorschläge Bestandsführung Die Materialbestände werden automatisch durch die Vorgangserfassung bzw. durch die automatischen Buchungen aus den Produktionsaufträgen geführt. Zusätzlich sind manuelle Buchungen möglich. Zwischenbewertungen des Materialwertes außerhalb einer Bilanz sind über Bestandsmeldungen möglich. Dabei stehen die Bewertungsmethoden LiFo, FiFo sowie gewichteter Durchschnitt parallel zur Verfügung. Bestandsinventuren können permanent und stichtagsbezogen durchgeführt werden. Pro Artikel sind umfangreiche Historiefunktionen verfügbar. Materialwirtschaft und Disposition Die Materialdisposition ist integrierter Bestandteil des Warenwirtschaftssystems und berechnet immer aktuell die Abgänge und Zugänge, die sich aus der laufenden Produktion ergeben. Ausgehend vom Lagerbestand wird, unter Berücksichtigung der offenen Bestellungen, eine exakte Bedarfszahl für die Entscheidung zur Materialbestellung geliefert. Sie liefert die Grundlage für das Erkennen von nicht genutzten Beständen und bietet dadurch die Möglichkeit zur Bestandsreduzierung. Ein Mindestbestand kann als Grenzwert für die Kontrolle des Lagerbestandes festgelegt werden. Aus der Disposition heraus kann bei Bedarf manuell ein Bestellvorschlag für Einkaufsteile bzw. ein Produktionsauftrag für Lagerteile ausgelöst werden. Im Dispositionsbestand wird darüber hinaus berechnet, welcher Materialbedarf durch Bestellungen und Aufträge sowie durch den Verbrauch je nach Fertigungsstatus entstehen wird.

111 109 Produktion und Produktionsplanung Die Produktionsmodule enthalten die erforderlichen Funktionen zur Produktionsplanung. Es wird sowohl die Produktion bei Einzel-, Serienals auch Variantenfertigung abgebildet. Die Standardstückliste kann beliebig verschachtelt werden. Die Auftragsstückliste ist auch noch während der Produktionsphase änderbar. Die Übergabe von Stücklisten aus einem externen CAD-System ist über eine Standard-Schnittstelle möglich. Die Grobterminierung für die Produktion ist als Vorwärtsbzw. Rückwärtsterminierung mit und ohne Beachtung der vorhandenen Auslastung verfügbar. Für die Kalkulation werden den Maschinen und Arbeitsplätzen kalkulatorische Angaben und den Stücklisten Stück-, Rüst- und Liegezeiten hinterlegt. Ebenso werden für die Fremdfertigung entsprechende Angaben wie z.b. Lieferzeit zugeordnet. Für die Fremdfertigung und die Beistellungen werden die erforderlichen Belege automatisch generiert. Eine Buchung auf ein eigenes Lager bzw. Fremdlager ist ebenso möglich wie die Erfassung der Chargen- bzw. Seriennummer. Der Druck der Arbeitspapiere erfolgt mit Barcode, zur automatischen Erfassung über externe BDE-Terminals. Mittels grafischer Darstellung kann die Freigabe der Fertigungsaufträge anhand einer dispositiven Ressourcenprüfung vorgenommen werden. Kapazitätsleitstand der Produktion Über den Kapazitäts-Leitstand kann die Auftragsprüfung per CTP (Capable-to-Promise) durchgeführt werden und die Machbarkeit eines Auftrages, unter Berücksichtigung der Kapazitätsauslastung, wird ermittelt. Eine Gesamtauslastung ermöglicht das Erkennen von Engpässen, freien Kapazitäten in der Produktion und die sofortige Reaktion auf die ermittelten Werte durch Umdisposition. Kapazitätsleitstand für die Produktion

112 110 Bereits beim Erfassen des Kundenauftrages kann dadurch die Einhaltung des Liefertermins geprüft und der mögliche Liefertermin ermittelt werden. Über eine interne bzw. externe BDE-Erfassung werden die Ist-Zeiten in den Produktionsauftrag für die Nachkalkulation als auch für die Berechnung im Kapazitätsleitstand übernommen. Einkauf und Beschaffung Im Modul Büro wird analog dem Angebotswesen auch das Bestellwesen bis zur Erfassung der Eingangsrechnung zusammengefasst. Bestellvorschläge werden sowohl aus den Aufträgen als auch manuell generiert. Dem Material hinterlegte Vorzugslieferanten sowie die vereinbarten Preise werden automatisch in den Bestellvorschlag übernommen. Bei Abruf einer Bestellung aus einem Rahmenvertrag wird automatisch der zutreffende Preis gezogen und die Menge zugeordnet. Im Modul Bestellvorschläge ist ein detaillierter Systemlauf möglich. Damit kann die optimale Bestellmenge berechnet werden. Bestellvorlaufzeiten, Lieferzeit und eine Karenzzeit werden berücksichtigt. Die integrierte Liefermahnung überprüft z.b. auch die fehlenden Auftragsbestätigungen durch den Lieferanten, damit zugesagte Liefertermine auch eingehalten werden können. Bereits mit der Eingangsbuchung kann die Chargen- bzw. Seriennummer erfasst und auf den zutreffenden Lagerort gebucht werden. Die Zuordnung eines Vorzugs-Lageortes ist möglich. Bei Teillieferungen wird automatisch die offene Bestellposition generiert. Lagerwirtschaft Das Modul Lagerverwaltung deckt Funktionalitäten eines Mehrlagerwesens ab und wird durch Lagerumbuchungen, die permanente Inventur bzw. Stichtaginventur unterstützt. Zur Lagerbewertung bzw. Bestandsmeldung stehen unterschiedliche Berechnungskriterien zur Verfügung. Negative Lagerbestände werden zugelassen. Optional kann ein externes Lagerhaltungssystem angebunden werden. Kommissionierung und Versand Erfolgt der Transport über eigene Fahrzeuge, steht zur Fahrzeug-, Fahrereinsatz- und Tourenplanung ein integriertes Modul zur Verfügung. Für die mobile Navigation besteht eine Schnittstelle zu einer externen Navigationslösung. Den Lieferungen können externe Speditionen und verschiedene Fahrzeuge zugeordnet werden und diesen nachrecherchiert werden. Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung Als Finanzbuchhaltungssystem wurde die FibuNet-Partnerlösung integriert. Aus den im System vorhandenen Rechnungen (Ein- und Ausgang) wird ein Buchungsstapel generiert, der über die entsprechende Schnittstelle, z.b. DATEV, importiert werden kann. Für weitere externe Finanzbuchhaltungssysteme stehen ebenfalls Schnittstellen zur Verfügung. Im Warenwirtschaftssystem ist eine Offene Posten-Liste sowie eine Auswertung der fälligen Zahlungen integriert. Über das Zahlungswesen können die Bankbelege erfasst und den Rechnungen zugeordnet werden. Damit erfolgt ein Abgleich der Zahlungsein- und -ausgänge. Zahlungsanweisungen können ebenfalls generiert und an ein bestehendes Bank-Programm über die DTAUS-Schnittstelle übermittelt werden. Das Mahnwesen erfolgt anhand der er-

113 111 fassten Rechnungen, entsprechend dem aktuellen Stand. Controlling und Berichtswesen Umfangreiche Analysen und Auswertungen stehen dem Anwender im Rahmen des integrierten MIS (Management-Informations-System) zur Verfügung. Dabei handelt es sich um die Umsatz-, Trend-, Lieferanalyse sowie die Liquiditätsplanung, Offene Posten, Produktionsverbrauch, Umschlagshäufigkeit, Umsatzprognose und die Deckungsbeiträge. Alle Analysen werden durch entsprechende Drucklisten ergänzt. Mittels eines integrierten Berichts-Designers können diese Listen individuell angepasst werden. Trendanalyse

114 112 Sonstige Funktionen Ein integriertes Projektmanagement ermöglicht es große und langfristige Aufträge zu planen und deren Realisierungsstand zu kontrollieren. Durch die Erfassung des Auftragsfortschrittes besteht jederzeit sowohl der terminliche Überblick als auch die Übersicht über den Produktionsverbrauch an Material und Arbeitszeit. Mittels Nachkalkulation werden die Soll- und Ist-Kosten ermittelt und gegenübergestellt. Für das Dokumentenmanagement, z.b. der Rechnungen, steht eine integrierte Lösung mit dem ELO Link für Mitan zum ELO Dokumenten Management System (DMS) zur Verfügung. Die vordefinierten Dokumentendaten werden verschlagwortet und beim Drucken des Dokumentes in das zutreffende Archiv übertragen. Im zugehörigen Vorgang kann das Dokument im Archiv gesucht und angezeigt werden. Die Anbindung anderer Dokumentenmanagementsysteme ist durch die 4T-Technologie problemlos möglich. Module zur Prüfmittelverwaltung, zum Qualitätsmanagement sowie zur Teilfertigmeldung ergänzen das System seit kurzer Zeit. Weiterhin sind folgende Themen im System integriert: Anbindung an Signaturlösung Anbindung an Versandlösung mit Schnittstellen zu Paketdiensten (z.b. DPD) Workflow-Verwaltung z.b. für Auftragsund Rechnungsprüfung Produkteinordnung Produktion, Dienstleistung, Handel. Ab 6 Usern. Den Kunden steht eine durchgängige Lösung in den Bereichen Auftragsverwaltung, Fertigungsplanung und -steuerung, Betriebs-, Maschinendatenerfassung bis zu den Auswertungen für das Management zur Verfügung. Mitan4T verfügt über Standardfunktionalitäten im Kundenkontaktmanagement (CRM), z.b. Wiedervorlagen, Erfassung von eingehenden Telefongesprächen, Telefon- bzw. -Anwahl (zusätzliche Hard- und Software erforderlich). Die Kundenkontakte sind klassifizierbar. Die Anbindung anderer CRM-Systeme ist möglich. Die Einsatzplanung für Fahrzeuge hat eine bidirektionale Schnittstelle für das Navigationssystem TomTomWORKS.

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117 115 Moser GmbH & Co. KG - MOS aik Firma Moser GmbH & Co. KG Gründung 1979 Name der Lösung MOS aik Adresse Hauptstraße 50, Würselen Internetadresse Ansprechpartner Kerstin Moser Funktion Marketing Telefon +49 (0) Mitarbeiter (gesamt / ERP) 51 Umsatz keine Angabe Anzahl der Installationen Gesamtkosten der Lösung ab Euro Wie lautet Ihre Unternehmensphilosophie in einem Satz? Mit mehr als 30 Jahren Branchenerfahrung, einem stetigen organischen Wachstum, insgesamt 1250 Mannjahren Entwicklungshistorie und einem Gespür für zukunftsfähige Branchenlösungen, ist Moser ein starker Partner für die individuellen Anforderungen und Wünsche unserer Kunden.

118 116 Allgemeine Unternehmensinformationen Moser entwickelt und vertreibt seit über 30 Jahren modulare Software für den Mittelstand und das Handwerk. Das Unternehmen Moser, mit über 50 Mitarbeitern am Firmensitz in Würselen/Aachen, entwickelt zum einen Standardsoftware und zum anderen maßgeschneiderte Branchenlösungen für seine Kunden. Die Software MOS aik von Moser ist an über Arbeitsplätzen produktiv im Einsatz. MOS aik eignet sich für Unternehmen aus den Branchen Dienstleistungen, Handwerk, produzierende Unternehmen (Einzel-, Kleinserienund Projektfertiger, nicht Serienfertiger) und Service. Der Vertrieb der Moser Produktfamilie erfolgt direkt oder über autorisierte Partner in Deutschland und den Benelux-Ländern. Alle Softwareprodukte werden selbst entwickelt. Die Moser Produktfamilie umfasst neben der Software für den Mittelstand eine Software, die speziell auf kleinere Betriebe und Existenzgründer ausgerichtet ist. Diese heißt diaboloplus und beginnt ab einem Preis von 399,-. Sie kann modular ganz nach den individuellen Kundenbedürfnissen zusammengestellt werden. Die kleinste Lösung aus dem Haus Moser heißt diabolo und kann kostenfrei unter heruntergeladen werden. Nach der Registrierung kann die Software im vollen Umfang im Betrieb eingesetzt werden. Moser bietet alle Dienstleistungen für die Implementierung, Betreuung und Schulung der Software direkt an. Die Angebotspalette umfasst das Consulting, die Servicehotline, Netzwerklösungen, IT-Dienstleistungen und Schulungen im hauseigenen Schulungscenter. Das Consulting-Team begleitet die Kunden vor Ort von der Produkteinführung über die Schulung bis hin zum Echtbetrieb und sorgt somit für einen reibungslosen Einsatz der Software im Unternehmen des Kunden. Die Telefonhotline des eigenen Servicecenters ist jeden Werktag zum normalen Telefontarif erreichbar. Zusätzlich bietet Moser IT-Dienstleistung und Netzwerk-Dienstleistungen für seine Kunden an. Lösungsportfolio Die Moser Produktfamilie umfasst eine Software für den Mittelstand und eine Lösung in zwei verschiedenen Versionen für kleinere Betriebe und Existenzgründer. Moser Software kann somit vielen Kunden das passende Produkt aus dem Softwarebaukasten anbieten. MOS aik ist die modulare Software für Unternehmen aus dem Mittelstand. MOS aik kann als Einzelplatzlösung oder auf bis zu 250 Arbeitsplätzen installiert werden. Sie unterstützt alle Unternehmensbereiche aus Administration, Betriebsführung, Kalkulation und Buchhaltung. Insbesondere große Unternehmen des Mittelstands und des Handwerks profitieren von den Möglichkeiten der Kostenrechnung, der Chefanalysen und der betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Diabolo-plus ist die kaufmännische Software für kleine Betriebe. Es ist eine flexible Software, die auf die individuellen Wünsche der Anwender zugschnitten werden kann. Diabolo-plus ist zu einem günstigen Einstiegspreis erhältlich. Alle Produkte von Moser sind untereinander kompatibel und ein Umstieg mit Übernahme der Daten ist zu jedem Zeitpunkt möglich.

119 117 Lösungsübersicht MOS aik ist eine modulare Software für den Mittelstand. MOS aik wurde im Baukastensystem entwickelt und kann somit auf die betrieblichen Prozesse und Erfordernisse eines Unternehmens angepasst werden. Die Markteinführung von MOS aik erfolgte MOS aik wird in den Branchen Dienstleistung, Handwerk, Service und produzierendes Gewerbe eingesetzt. MOS aik kann alle Unternehmensbereiche in punkto Arbeitsabläufe und Prozessoptimierung darstellen und unterstützt die Administration, Betriebsführung, Kalkulation und Buchhaltung. In der Software sind unter anderem folgende Erweiterungen erhältlich: CRM, Zeiterfassung, ecommerce, Materialwirtschaft, Lagermanagement, GAEB, Produktionsplanung, Controlling, Kostenrechnung und Finanzbuchhaltung. Insbesondere für kalkulierende Unternehmen hat MOS aik einen Baukasten an Möglichkeiten bereits in der Standardlösung im Angebot. MOS aik verfügt über eine Gliederungstiefe von 8 Ebenen. In sämtlichen Gliederungsstufen stehen die MOS aik spezifischen Kalkulationsdetails und Nummerierungsfunktionen zur Verfügung. Zudem können einzelne Kunden, Projekte und eigenständige Dokumente mit einem prozentualen Kalkulations- und Preiszuschlag versehen werden. Aufgrund der Flexibilität von MOS aik kann die Software für jeden Kunden individuell zusammengestellt werden. Über die Option Rechteverwaltung können die Zugriffsrechte auf Funktionen innerhalb von MOS aik individuell eingerichtet werden. MOS aik unterstützt mehrere Datenbanken und Mandanten. Für das Controlling verfügt MOS aik über die Erweiterung XBS. Hier stehen dem Anwender Daten als Summe für das gesamte Unternehmen, aber vor allem auch je Auftrag oder Projekt zur Verfügung. Egal, ob eine Auftragsbestätigung gedruckt wird, Material für einen Auftrag oder das Lager bestellt oder die Nachkalkulation zu einem Projekt erfasst wird immer werden im Hintergrund automatisch Buchungen erzeugt, die es einem ermöglichen, alle diese Werte auszuwerten. Im Rahmen der Erweiterungen um das Bestellwesen unterstützt MOS aik Unternehmen in der Materialbeschaffung unter einer Oberfläche. MOS aik unterstützt diese modernen Technologien schon länger und kann direkt ohne die Installation zusätzlicher Schnittstellen Internetportale von Lieferanten oder Herstellern ansprechen. Auf einer Oberfläche erfolgt die Preisrecherche, Preisanfrage, Bestellung und die Überwachung der Bestellung. Für eine effiziente Abwicklung eines Datenaustausches zwischen Ausschreibenden, Subunternehmen und Lieferanten unterstützt MOS aik GAEB 90, GAEB 2000, GAEB XML in den gängigen Phasen. Diabolo-plus ist die Software aus dem Haus Moser für kleine Unternehmen. Die Markteinführung erfolgte im Jahre Diabolo-plus wurde ebenfalls im Baukastensystem entwickelt und verfügt über zahlreiche Optionen. Die Optionen sind OP-Verwaltung, Nachkalkulation, GAEB, ecommerce, Wartung & Service, Shop und einige Schnittstellen (Datanorm, Eldanorm, ZVEH-Norm und GAEB). Diaboloplus Anwender können jederzeit auf MOS aik umsteigen und die bereits vorhandenen Daten werden übernommen. Diabolo ist das kleinste Produkt aus der Produktfamilie. Diabolo ist geeignet für Betriebe, denen eine Stammdatenverwaltung, Artikelverwaltung und ein Rechnungsprogramm ausreichen. Die Anwender haben jederzeit die Option auf diaboloplus oder auf MOS aik, mit Übernahme aller Daten, umzusteigen. Diabolo ist ebenfalls eine Eigenentwicklung aus dem Haus Moser. MOS aik und diabolo-plus sind beide in einer niederländischen Version verfügbar und natürlich in deutsch.

120 118 Anpassungs- und Releasefähigkeit MOS aik kann über verschiedene Tools an die Bedürfnisse und Wünsche des Anwenders oder des Unternehmens angepasst werden. Die individuellen Anpassungen umfassen die Benutzeroberflächen, die firmenspezifischen Formulare, die Auswertungen bis hin zu Programmfeldern. MOS aik wird stetig weiterentwickelt und an die aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen sowie Erfordernisse aus der Praxis angepasst. In der Regel wird einmal pro Jahr eine neue Version der Software freigegeben. Für Kunden, die einen Betreuungsvertrag abgeschlossen haben, wird das Update kostenfrei zur Verfügung gestellt. Für Kunden, die keinen Softwarevertrag abgeschlossen haben, bietet sich die Möglichkeit des Kaufs eines Updates an. Von Seiten Moser wird der Abschluss eines Betreuungsvertrages empfohlen, um immer auf dem aktuellen Stand der Entwicklung und rechtlichen Bedingungen zu sein. Der Betreuungsvertrag umfasst neben der Bereitstellung des Updates die Inanspruchnahme der Telefon-Hotline, den Zugriff auf die Wissensdatenbank im Internet, vergünstigte Schulungsgebühren sowie Stundenverrechnungssätze für Dienstleistungen. Strukturierte Ansicht der MOS aik Kundenakte

121 119 Hard- und Softwareanforderungen MOS aik und alle weiteren Softwareprodukte aus dem Haus Moser wurden auf Basis von Microsoft-Technologien entwickelt. Somit ergibt sich für einen MOS aik Arbeitsplatz hardwareseitig folgende Voraussetzung: ein aktueller PC ausgestattet mit Microsoft XP oder Windows 7. Für einen MOS aik Server wird Windows Server 2003 oder Windows Server 2008 empfohlen. Wird MOS aik auf einem SQL Server (2005 und 2008) aufgesetzt, gelten grundsätzlich auch die Voraussetzungen, die von Microsoft für einen SQL Server empfohlen werden. Alternativ kann die Jet-Datenbank auf Accessbasis genutzt werden. Betriebswirtschaftlicher Leistungsumfang Die Software MOS aik ist ein flexibles System, das auf die betrieblichen Prozesse ausgerichtet werden kann. MOS aik unterstützt alle Unternehmensbereiche aus Administration, Betriebsführung, Kalkulation und Buchhaltung. Anwender können Projekte in MOS aik übergreifend planen, organisieren und abrechnen. Durch das Ineinandergreifen aller MOS aik- Bausteine, werden die Arbeitsprozesse aufeinander abgestimmt und somit betriebliche Ressourcen eingespart. Darüber hinaus macht es die MOS aik-software-architektur möglich, dass individuelle Anpassungen leicht ergänzt werden können. Angebotswesen und Auftragsverwaltung Das Angebotswesen und die Auftragsverwaltung gehören zum Standardlieferumfang von MOS aik. Die Bedieneroberfläche von MOS aik sorgt für einen zügigen Einstieg in die Software. MOS aik unterstützt die gesamten Abläufe von Aufträgen, beginnend vom Angebot bis hin zum abschließenden Controlling (Option). MOS aik verwaltet die Stammdaten wie beispielweise Artikel und Sets. Zu jedem Artikel oder Set können spezifische Eingaben hinterlegt werden. MOS aik verfügt für eine strukturierte Gliederung eines Auftrages über acht hierarchisch aufgebaute Ebenen. Im Auftragskopf können verschiedene Vorgaben zu dem Vorgang vorab eingestellt werden. In sämtlichen Gliederungsstufen stehen die MOS aik spezifischen Kalkulationsdetails und Nummerierungsfunktionen zur Verfügung. MOS aik bietet verschiedene Kalkulationsmöglichkeiten wie z.b. die Zuschlags- und Festpreiskalkulation oder offene und verdeckte Zuschläge. Ebenfalls bietet MOS aik eine Deckungsbeitragskalkulation an.

122 120 Zudem können einzelne Kunden, Projekte und eigenständige Dokumente mit einem prozentualen Kalkulations- und Preiszuschlag versehen sowie verschiedene Preismodi für die einzelnen Gliederungsstufen eingestellt werden. Für sämtliche Gliederungsstufen können auch Alternativsummen gebildet werden. Oder es kann bei einem Projekt der Ausweis von Einzelpreisen bewusst unterdrückt werden. Für regelmäßig wiederkehrende Vorgänge können vordefinierte Jumbos angelegt werden. Diese gewährleisten eine zügige Erfassung und eine schnelle Abwicklung von Aufträgen. Ein weitere Funktion von MOS aik ist die schnelle Anpassungsmöglichkeit fertig kalkulierter Projekte. Ein Angebot kann durch einen Kopiervorgang in den nächsten Vorgang konvertiert werden. Die einzelnen Vorgänge innerhalb von MOS aik können per versendet werden. Alle Vorgänge sind innerhalb vom MOS aik über die Funktion Workflow nachvollziehbar. Die Dokumente und Vorgänge in MOS aik werden in der Projektakte Projekt bezogen verwaltet. Darüber hinaus können auch externe Dokumente und Bilder der Projektakte zugeordnet werden. Auf Grund des strukturierten Aufbaus der Projektakte verliert der Anwender nie den Überblick innerhalb seines Projektes. Nach Fertigstellung des Projektes kann der Anwender immer wieder auf die Daten zugreifen. Jeder Mitarbeiter des Unternehmens kann, gemäß den zugeordneten Benutzerberechtigungen, diesen Ordner einsehen. Die Projektakte gehört zum Standardlieferumfang. Neben der Projektakte bietet MOS aik eine Kundenakte an. Analog zur Projektakte werden in der Kundenakte alle Vorgänge und Dokumente kundenspezifisch abgebildet. Somit sind zu jedem Kunden alle Geschäftsvorfälle aus der Vergangenheit nachvollziehbar. Wie die Projektakte ist die Kundenakte in einer übersichtlichen Baumstruktur abgebildet. Aus den einzelnen Zweigen einer Akte heraus können direkt Vorgänge geöffnet oder aktenspezifische Notizen angelegt werden. Grundsätzlich kann die Kalkulation über eine Vor-, Begleit- oder Nachkalkulation begleitet werden. Über die MOS aik Nachkalkulation kann ein Auftrag nachkalkuliert werden. Die Sollkosten werden mit den Istkosten verglichen, um die Wirtschaftlichkeit des Auftrags ablesen zu können. Materialwirtschaft und Disposition Die Materialwirtschaft ist ein wichtiger Bereich in einem Unternehmen. In MOS aik werden unter diesem Bereich das Bestellwesen, Lagerverwaltung und Lagerüberwachung verstanden. Über die MOS aik-erweiterungen Lager und Mehrlagerverwaltung und der Logistik (Bestellwesen) werden die Prozesse rund um die Materialwirtschaft und der Disposition abgebildet und die Abwicklung unterstützt. Genauere Beschreibungen über das Themengebiet der Materialwirtschaft sind in den Rubriken Lagerwirtschaft sowie Einkauf und Beschaffung aufgeführt. Produktion und Produktionsplanung Für den Einzel-, Kleinserien- oder Projektfertiger bietet MOS aik interessante Features an. Der Workflow innerhalb des Unternehmens wird effektiv gesteuert und kann vielfältig überwacht und ausgewertet werden. Eine unternehmensübergreifende Verfügbarkeit aller relevanten Informationen wird sichergestellt. MOS aik Produktion unterstützt die Optimierung der Arbeitsschritte in der Fertigung, von Terminen und Kapazitäten und reduziert damit die Arbeits- und Lagerkosten, bei gleichzeitig hoher Transparenz der Fertigungsprozesse und der Ergebnisdokumentation. Die Produktion steuert den gesamten Ablauf einer Produktion von der Stückliste über den Produktionsauftrag bis hin zu den Fertigungsaufträgen und der Fertigmeldung. Dank der Integration in MOS aik können im gleichen Ar-

123 121 beitsablauf das Bestellwesen und die Lagerverwaltung bedient und optional Termine in der grafischen Disposition eingeplant werden. Ansicht der MOS aik Lagerbuchung Lagerwirtschaft Die Erweiterung um eine Lagerwirtschaft ermöglicht die Einrichtung eines Lagers mit Verwaltung der Nebenlager sowie die Buchung von Lagerbewegungen, Auswertungen und die Durchführung einer Inventur. Die Erweiterung Lager und Inventur ermöglicht die Einrichtung eines Hauptlagers, sowie mehrerer externer Läger. Für jedes Lager können individuelle Überwachungsparameter hinterlegt werden. Dies hat den Vorteil, dass die aktuellen Bestände kontrolliert werden. Bei einer Abweichung von den eingestellten Vorgaben erfolgt eine Information an den Anwender. Alle Lagerbewegungen werden in MOS aik protokolliert. Unterstützt wird unter anderem das Zu- und Abgangsbuchen auf den betreffenden Lagern. Des Weiteren können auch Umbuchungen zwischen den einzelnen Lägern vorgenommen werden. Für jedes Lager kann der aktuelle Bestand angezeigt werden. Eine Auswahl der Artikel kann über die Artikelnummer, die EAN-Nummer oder die Bestellnummer erfolgen. Zusätzlich wird die Erstellung eines Vorgangs zu einer Preisanfrage, Bestellung, Materialbedarfsliste oder Lagerumbuchung unterstützt. Außerdem erzeugen einige Vorgänge im laufenden Betrieb Lagerbuchungen, wie zum Beispiel: Warenzugang, Rückschein, Baustellenlieferschein. Diese Vorgänge wer-

124 122 den ebenfalls dokumentiert. Für die Durchführung einer Inventur können Erfassungslisten für jedes Lager mit Vorgabe des Sollbestandes erstellt werden. Im Abschluss der Inventur können die Zählbestände erfasst, eine Lagerdifferenzliste erzeugt und eventuelle Differenzen ausgebucht werden. Abgerundet wird die Lagerverwaltung von der Möglichkeit der Erstellung zahlreicher Auswertungen. Es können verschiedene Übersichten zum Lagerbestand und zur Lagerbestandsbewertung, Lagerbewegungen oder zu Auffälligkeiten bei Buchungen innerhalb der Läger erzeugt werden. Einkauf und Beschaffung Die MOS aik-logistik unterstützt die Produktrecherche, Kalkulationen und Angebotserstellung. Der Preisabgleich und die Verfügbarkeitsprüfung der Waren finden in MOS aik Prozess eines Auftrags mit Materialbeschaffung auf einer Oberfläche statt. Für die verschiedenen Arbeitsschritte braucht das on aller Bestellvorgänge spart Arbeitszeit und Programm nicht verlassen zu werden. Die Zusammenstellung der Bestellung erfolgt in dem kauf. Herstellerdaten brauchen beispielsweise optimiert die Arbeitsabläufe rund um den Ein- Lieferanten- oder Herstellerportal. Einige Portale bieten auch zu den Artikeln weitere Infor- werden. nicht mehr manuell über Datanorm eingelesen mationen, Beschreibungen, rechtliche Hinweise oder eine Lieferverfügbarkeitsprüfung an. Die fertige Artikelzusammenstellungen wird in MOS aik importiert und die Bestellung ausgelöst. Die Artikel können mit Einkaufspreis oder Listenpreis übergeben werden. Bestellungen können an verschiedene oder an einen Lieferanten übermittelt werden. Die Integrati-

125 123 Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung Die Finanzbuchhaltung entspricht allen steuerlichen, gesetzlichen und buchhalterischen Vorschriften wie GOB (Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchhaltung) und GOBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme). Sie automatisiert regelmäßig wiederkehrende Vorgänge wie die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Dauerbuchungen. Der Anwender sieht nicht nur alle benötigten Buchungsfelder auf einen Blick, sondern auch Hintergrundinformationen und Hinweistexte zu abgerufenen Konten, Gegenkonten und Offenen Posten. MOS aik bietet zusätzlich auch eine Kostenrechnung an. Diese unterstützt die Vollkostenrechnung und die Teilkostenrechnung mit Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechung. Die Finanzarbeitsunterlage Auswertungen, mit Berichten und Listen der Finanzverwaltung, verschafft dem Unternehmer einen schnellen und umfassenden Überblick. Neben den üblichen Berichten wie Umsatzsteuervoranmeldung, Buchungs- und Erfassungsjournal, Summen-, Saldenlisten und Kontenblätter, kann auch auf eine Vielzahl von betriebswirtschaftlichen Auswertungen zurückgegriffen werden: Bilanz Gewinn- und Verlustrechnung (G&V) nach dem Gesamtkostenverfahren (GKV) Chefübersichten: Betriebsergebnis und kurzfristige Erfolgsrechnung Liquiditätsübersicht, d.h. Zahlungsanalyse der Forderungen und Verbindlichkeiten Mahnwesen: Fälligkeitsliste, Mahnvorschlagsliste, Kontoauszugsliste, Liste für den Rechtsanwalt Controlling und Berichtswesen Für die Unternehmensführung und als Grundlage von größeren Investitionen werden betriebswirtschaftliche Auswertungen und Kennzahlen herangezogen. MOS aik versteht sich in diesem Zusammenhang als Workflow Management Lösung. Das Workflow Management wird als ganzheitliches Konzept verstanden, das von der Definition über die Steuerung bis zur Kontrolle bzw. Überwachung von Geschäftsprozessen reicht. Heute gilt die Workflow Management Lösung in vielen Organisationen als wichtiges Instrument zur Optimierung von Prozessen in Büro und Verwaltung. Mit einer Workflow Management Lösung lassen sich identifizierte und modellierte Prozesse eines Unternehmens effizient steuern. Die Informationstechnologie ist dabei ein entscheidender Erfolgsfaktor ohne den die Umsetzung innovativer Ablaufstrukturen und deren technische Unterstützung heute nicht mehr möglich sind. Der Schwerpunkt des Einsatzes einer Workflow Management Lösung liegt zum einen in der Kontrolle der Wirtschaftlichkeit sowie des Erfolgs des betrieblichen Geschehens und der Lieferung wichtiger Informationen für Entscheidungen des Betriebsinhabers. Da die Darstellung des vollständigen Inhaltes des Leistungsumfangs aus dem Bereich Controlling, Berichtwesen zusammen mit der Finanzbuchhaltung den Rahmen übersteigen würde, erfolgt der Überblick über Möglichkeiten in MOS aik mit einer kurzen Aufstellen der wichtigsten Bausteine: Für Kunden, die Daten in einer Lohnbuchhaltung nutzen wollen ist auch ein Export in DATEV-Anwendungen möglich.

126 124 Finanzverwaltung/OP-Verwaltung Stichtag bezogene OP-Liste Analyse von Forderungen und Verbindlichkeiten Liquiditätsplanung (-zahlen) Zahlungsanalyse Finanzplanung Kostenrechnung Automatisiertes Umlageverfahren Kostenverteilungen und Kostensalden Chefauswertungen der Finanzverwaltung Bilanzkennzahlen BWAs (Bilanz, G+V, Betriebsergebnis) Basel II (verschärfte Kriterien der Kreditvergabe) Sonstige Funktionen MOS aik-crm ist geeignet für jedes Unternehmen, das seine Kundendaten und Kundenvorgänge im Detail dokumentieren und verwalten möchte. Der Fokus liegt in der transparenten, durchgehenden Abbildung von kundenbezogenen Arbeitsabläufen und Informationen. MOS aik-crm hilft dem Anwender bei der Erstellung und Archivierung einzelner Dokumente. Die Dokumente werden systematisch je Unternehmensbereich, Adresse und Projekt, in einem Ordner abgelegt. Das strukturierte Speichern von Dokumenten gewährleistet eine saubere Ablage zu Kundenvorgängen und jeder Benutzer findet unmittelbar die erforderlichen Kundendokumente. Automatisierte Workflows, die aus Projekten dann Aufgaben, Notizen und s erzeugen können sowie Alarme zu anstehenden Aufgaben ergänzen die einheitliche Informationsbasis für jeden Mitarbeiter. Die Berücksichtigung der Telefonanbindung rundet dann die Arbeitsabläufe innerhalb des Unternehmens ab. Kundenbeziehungsmanagement mit MOS aik

127 125 Mit der MOS aik Projektzeiterfassung haben Anwender eine passende Lösung für eine den Baufortschritt begleitende Nachkalkulation. Angefangen von einer einfachen aber effektiven Lösung zur reinen Zeiterfassung bis hin zur Integration in die Projektabwicklung und in den gesamten Bereich der Unternehmensdatenerfassung. seltenen Anforderungen. Zusätzlich ist die freie Formelerfassung oder die Erfassung nach Spaltenaufmaß möglich. MOS aik-aufmaß bietet vielfältige Ausdruckmöglichkeiten und Varianten wie Raumbuch, Massenübersicht, Massenliste, Erfassungsprotokoll. Einzelausweis oder kumulierter Ausweis ist ggf. anwählbar. Stundenanalyse mit MOS aik Aufmaß unterstützt raumweises und positionsweises Aufmaß. Dies kann auch auf Titel erweitert werden und wird durch die Titelzusammenstellung ergänzt. Die Erfassung kann erfolgen wie aufgemessen. Umsortierungsfunktionen sind in den umfangreichen Ausdrucken enthalten. Das Aufmaß in MOS aik enthält eine große Formelsammlung, auch mit

128 126 Die GAEB-Erweiterung in MOS aik optimiert den Ablauf der Arbeitsschritte einer Angebotsausschreibung oder den Austausch von Leistungsverzeichnissen. Die gesamte Abwicklung von Angebotsausschreibungen und der Austausch von Leistungsverzeichnissen werden unter einer Oberfläche durchgeführt. Zusätzlich unterstützt MOS aik-gaeb den Bereich des elektronischen Datenaustausches zu Lieferanten und Großhändlern und zu den Subunternehmen. Die Integration des elektronischen Datenaustausches zu Lieferanten oder Großhändlern und zu den Subunternehmen fördert die nahtlose und übergreifende Projektabwicklung auf verschiedenen Plattformen. Preisanfragen an Lieferanten und Großhändler können für die Anwender zügig erledigt werden. Alle Vorgänge zu Preisanfragen sind strukturiert hinterlegt und jederzeit einsehbar. Schickt der Lieferant oder Großhändler das ausgefüllte Preisangebot an den Ausschreibenden zurück, werden die Preise per Mausklick im Kundenangebot automatisch aktualisiert. Im Anschluss kann der Vorgang fertiggestellt und an den Kunden versendet werden. MOS aik unterstützt die gängigen Versionen (DA) GAEB 90, GAEB 2000, GAEB XML. Workflow Management mit GAEB

129 127 Grafische Abbildung der in MOS aik implementierten GAEB Phasen Service- und Wartungsverwaltung Transparente und effiziente Wartungs- und Serviceplanung ist heute ein wichtiger Baustein, um mit Dienstleistung erfolgreich zu sein. Der Bereich Servicearbeiten ist ein elementarer Faktor der Kundenbindung und -betreuung. Mit dem Modul werden die Kundenanlagen verwaltet und man überwacht periodisch wiederkehrende Wartungsarbeiten und die Rechnungslegung für Anlagen. Alle Informationen und Angaben wie verschiedene Adressen, Lagebeschreibung der Anlagen, Messwerte bis hin zum Foto der Anlage, sind auf einen Blick ersichtlich. ecommerce Lieferantenshop-Anbindung MOS aik ermöglicht die Vernetzung mit Portalen oder Web-Diensten. Durch den direkten Zugriff aus MOS aik auf Online-Portale oder Online-Dienste von Lieferanten oder Hersteller können Anwender direkt im Rahmen der Angebotsverarbeitung, Kalkulation oder Materialbeschaffung auf externe Daten zugreifen.

130 128 Mobile Services MOS aik verfügt über verschiedene Lösungen für ein Arbeiten außerhalb des Büros. Angefangen von der mobilen Projektverwaltung bis hin zu der mobilen Serviceverwaltung unterstützt MOS aik die Außendienstmitarbeiter. Eine Verbindung zur Telefonanlage ist über die TAPI-Schnittstelle möglich. Darüber ist ein direktes Wählen aus den Stammdaten heraus möglich. Bei eingehenden Anrufen kann, bei übertragener Telefonnummer, der Kundenstammsatz mit vielen zusätzlichen Informationen angezeigt werden. Als Groupware- und Kommunikationsprogramm wird Outlook empfohlen. Dabei ist eine Anbindung an einen Exchangeserver möglich und für vollen Funktionsumfang empfohlen. MOS aik Mobile Services Produkteinordnung Handwerk, Dienstleistung, Handel, Produktion (ohne Serienfertigung). 1 bis 254 User.

131 129

132 130

133 131 SoftENGINE GmbH - WEBWARE Firma SoftENGINE GmbH Gründung 1993 Name der Lösung WEBWARE Adresse Alte Bundesstraße 10/16, Hauenstein Internetadresse Ansprechpartner Kai Müller Funktion Account Manager Telefon +49 (0) Mitarbeiter (gesamt / ERP) 86/53 Anzahl der Installationen Büroware > 7.500; mehrere Webware Gesamtkosten der Lösung ab Euro pro User Wie lautet Ihre Unternehmensphilosophie in einem Satz? SoftENGINE liefert die komplette kaufmännische Organisation für Unternehmen und hilft Kunden und Partnern mit passgenauer Software langfristig erfolgreich am Markt zu sein.

134 132 Allgemeine Beschreibung Die Softengine GmbH ist ein deutscher Hersteller von kaufmännischen Softwarelösungen für KMU mit Sitz in Hauenstein. Das Hauptprodukt des Unternehmens ist die ERP-Lösung BüroWARE, die in den drei Produktlinien basic, medium und premium erhältlich ist. Seinen Ursprung hat das Unternehmen in der Entwicklung von Warenwirtschaftssystemen. Die Firma ist seit 1993 auf dem Markt und hat heute Niederlassungen in Deutschland und Österreich. Softengine beschäftigt mehr als 80 Mitarbeiter, von denen ein Großteil in der Entwicklung und dem Vertrieb der unternehmenseigenen Lösungen beschäftigt ist. Im eigenen Schulungszentrum werden Partner- und Anwenderschulungen durchgeführt und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten in Form von Seminaren, Trainings oder Workshops zu den verschiedenen Anwendungsbereichen der Softwarelösungen angeboten. Die Zielgruppe von Softengine sind KMU unterschiedlicher Geschäftszweige und Branchen, von einem bis etwa 150 PC-Arbeitsplätzen, unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter. Lösungsportfolio Softengine hat schon 2008 an der NEG-Marktstudie mit dem Produkt BüroWARE basic teilgenommen. In der Zwischenzeit wurde eine komplette Neuentwicklung eines zusätzlichen Produktes vorgenommen. Es handelt sich um die hier untersuchte Lösung WEBWARE ERP 2. Die Lösungen von Softengine richten sich an eine Vielzahl verschiedener Anwender, darunter Unternehmen aus den Bereichen Kleingewerbe, Handel (stationär sowie Online- und Versandhandel), Dienstleistung und Industrie. Aktuell gibt es, zusätzlich zu den drei traditionellen Varianten von BüroWARE, etwa 20 verschiedene Branchenlösungen, wodurch das ERP-System grundsätzlich für ein großes Spektrum an spezifischen Unternehmenstypen und Branchen geeignet ist. Die Branchenlösungen werden von eigenen Vertriebs- und Entwicklungspartnern entwickelt und sind auf die speziellen Anforderungen und Aufgaben der jeweiligen Branchen abgestimmt. Die drei traditionellen Produktlinien basic, medium und premium enthalten jeweils eine Auswahl an Funktionen und Modulen, die auf die Anforderungen von Unternehmen unterschiedlicher Größenordnungen ausgerichtet sind. Das Produkt BüroWARE basic richtet sich vorwiegend an Einzel-Unternehmer sowie kleine Unternehmen mit bis zu acht Mitarbeitern, die Variante BüroWARE medium, an mittelgroße Unternehmen bis etwa 50 Mitarbeitern und die BüroWARE premium an mittelständische Unternehmen bis zu 150 Anwender. Dies ist jedoch nur die Kernzielgruppe, es gibt auch Anwenderunternehmen mit deutlich mehr Mitarbeitern. Je nach unternehmensspezifischen Anforderungen und Größe kann jedes Unternehmen das individuell am besten passende Lösungspaket einsetzen. Ganz neu hinzugekommen ist eine webbasierte Lösung Webware. Hierbei handelt es sich um eine ERP-Lösung, die keine lokale Installation benötigt. Prinzipiell genügen ein Standardbrowser und eine normale Internetverbindung (ab DSL 1000). Vertriebsstruktur

135 133 Der Vertrieb der Lösungen erfolgt indirekt über ein breites Netz an Vertriebspartnern. Zurzeit gibt es über 250 Partner im deutschsprachigen Raum. Die Firma Softengine unterstützt die Partner aktiv beim Vertrieb der Software. So können sich interessierte Unternehmen direkt an Softengine wenden und nach einem geeigneten Partner erkundigen. Vertriebsmitarbeiter von Softengine führen Systempräsentationen durch und sind Ansprechpartner für Interessenten bei sämtlichen Fragen rund um die ERP-Lösungen und Unternehmensorganisation durch ERP-Software. Lösungsübersicht Grundlage dieser Übersicht ist die neue Softengine ERP 2-Lösung Webware, die mit einer besonderen Architektur aufwartet. Im Gegensatz zu den meisten bekannten Lösungen im ERP-Umfeld wird beim Produkt Webware eine neue innovative Technik verwendet, die die Administration des Systems vereinfacht. Auf Seiten der Anwenderrechner wird keine spezielle Software benötigt, sondern nur ein moderner Browser. Dabei ist es gleichgültig ob Internet Explorer, Safari, Firefox, Chrome oder ein anderer AJAX-fähiger Browser verwendet wird. Sollte ein verwendeter Browser nicht AJAX-fähig sein, kann kostenlos ein Open-Source-Produkt verwendet werden. Zusätzlicher Installations- und Wartungsaufwand wird somit vermieden. Im Prinzip funktioniert das Arbeiten mit der Webware- Lösung genau wie das Surfen im Internet. Auf Serverseite sind verschiedene Szenarien denkbar: Die benötigten Server können auf einem Serverrechner im Haus installiert werden. Genauso ist aber auch eine Installation bei einem Hosting-Dienstleister möglich. Aktualisierungen des Systems sind dann nur auf dem Server nötig und auch während des Livebetriebes möglich. Hier wird sich in Zukunft zeigen, welche Lösungen vom Kunden am besten angenommen werden. Aufgrund dieser neuen Technik wird der Kunde weitestgehend im Bereich der Wartung des ERP-Systems entlastet. Dies kann v.a. für kleine und mittlere Unternehmen eine Entlastung darstellen, da kein Mitarbeiter mehr für die Wartung abgestellt werden muss bzw. ein Dienstleister weniger Stunden dafür aufbringen muss. Anpassungs- und Releasefähigkeit Der Vorteil dieser Architektur spiegelt sich auch in der Anpassungs- und Releasefähigkeit wider. Am Clientrechner muss in der Regel nichts mehr verändert werden, auch nicht bei Erweiterung der Funktionen oder Nutzung weiterer Module. Ein Austausch eines defekten Rechners kann problemlos vorgenommen werden, da nur ein anderer Rechner mit Browser und Netzwerkanbindung zur Verfügung gestellt werden muss. Auf bestimmten Rechnern empfiehlt es sich jedoch, einen sogenannten Softengine Client Communicator zu installieren. Er ermöglicht die Verwendung lokaler Programme und lokal installierter Geräte mit der Software. Beispiele sind ein lokal installiertes Office-Paket, Drucker und Scanner. Um diese Programme oder Geräte mit der Webware-Lösung nutzen zu können, ist diese eine Software nötig. Ein reines Arbeiten im System Webware ist auch ohne den Client Communicator möglich. So ist z.b. das Bearbeiten und Erstellen von Textdokumenten auf dem lokalen Rechner zwar möglich, es kann aber zunächst nicht auf dem Server gepeichert werden. Um aber solche Dokumente (Textdokumente, Bilder, Tabellen etc.) im ERP-System ablegen zu können, bedarf es einer zu installierenden Software. Softengine hat hierfür das Programm Client Communicator entwickelt, das die Kommunikation zwischen Webware- Servern und lokalen Programmen und Schnittstellen ermöglicht. Durch dieses Programm ist

136 134 es möglich, sowohl Dateien auszutauschen, als auch lokale Peripheriegeräte zu nutzen (etwa Drucker, Barcodescanner, Scanner, MDE-Geräte). Ebenso muss bedacht werden, dass ein direkter Zugang zu den Servern nicht immer besteht. Durch das Programm Client Communicator ist das Fernsteuern der Server durch einen Administrator durch Fernverwaltung möglich. Die Administration ist aber auch ohne Client Communicator direkt aus der Webware möglich. Der Client Communicator dient zur Anbindung externer Geräte wie Scanner, Kassensysteme oder Telefonanlagen und um Anhänge an s zu heften sowie lokal erzeugte Korrespondenzen aus Office- Programme auf den Webserver zu übertragen Hard- und Softwareanforderungen Die Hard- und Softwarevoraussetzungen sind überschaubar. Ein halbwegs moderner Rechner genügt allen Anforderungen. Als Betriebssystem kann alles genutzt werden, was einen moderner Browser zur Verfügung stellen kann. Mehr ist clientseitig, also auf Seiten eines Softwareanwenders, nicht nötig. Im Bereich des Servers ergeben sich verschiedene Szenarien. Bei einer sog. In-House-Lösung müssen einer oder mehrere moderne Server zur Verfügung stehen. Diese müssen je nach Nutzeranzahl und Funktionsumfang entsprechend ausgelegt sein. Bei einer Hosting-Lösung (der Rechner steht bei einem Dienstleister) muss eine entsprechend große Maschine gemietet werden. Auch hier genügen aber normale Server. Als Datenbank dienen MS SQL oder Oracle. Für 10 User Datenbankserver: Intel Xeon Quadcore >2Ghz; 4x 250 GB Festplatten; 8 GB RAM; Windows Server 2008 (x64); MS SQL 2008 RAR-Server & WEBSERVER auf einer Maschine: Intel Xeon Quadcore >2Ghz; 4x 500 GB Festplatten; 8 GB RAM, Windows Server 2008 (x64) Für 25 User Datenbankserver: Intel Xeon Quadcore >2 Ghz; 4x 250 GB Festplatten; 12 GB RAM; Windows Server 2008 (x64), MS SQL 2008 RAR-Server: Intel Xeon Quadcore >2Ghz; 2x 250 GB; 8 GB RAM; Windows Server 2008 (x64) WEBSERVER: Intel Core2Duo >2Ghz; 500 GB Festplatte; 8 GB RAM, Windows Server 2008 Für 50 User Datenbankserver: 2x Intel Xeon Quadcore >2 Ghz; 4x 250 GB Festplatten; 16 GB RAM; Windows Server 2008 (x64), MS SQL 2008 RAR-Server (2x): Intel Xeon Quadcore >2Ghz; 2x 250 GB; 8 GB RAM; Windows Server 2008 (x64) WEBSERVER: Mindesthardwarevoraussetzungen WEBWARE (Server): Intel Xeon Quadcore >2Ghz; 500 GB Festplatte; 8 GB RAM, Windows Server 2008

137 135 Für 75 User: Datenbankserver: 2x Intel Xeon Quadcore >2 Ghz; 4x 250 GB; 16 GB RAM; Windows Server 2008 (x64), MS SQL 2008 RAR-Server (3x): Intel Xeon Quadcore >2Ghz; 2x 250 GB; 8 GB RAM; Windows Server 2008 (x64) WEBSERVER: Intel Xeon Quadcore >2Ghz; 500 GB Festplatte; 8 GB RAM, Windows Server 2008 Für 100 User: Datenbankserver: 2x Intel Xeon Quadcore >2 Ghz; 4x 500 GB; 32 GB RAM; Windows Server 2008 (x64), MS SQL 2008 RAR-Server (4x): Intel Xeon Quadcore >2Ghz; 2x 250 GB; 16 GB RAM; Windows Server 2008 (x64) WEBSERVER: Intel Xeon Quadcore >2Ghz; 500 GB Festplatte;8 GB RAM, Windows Server 2008 Zzgl. wird natürlich bei allen Systemen noch eine entsprechende Datensicherung benötigt.

138 136 Betriebswirtschaftlicher Leistungsumfang Die Lösung Webware ERP 2 ist eine Lösung für kaufmännische Software für den Mittelstand. Die auf AJAX aufbauende Lösung kann aus über 40 skalierbaren Businessframes (Anwendungen) zusammengestellt werden und bietet somit eine hohe Flexibilität bei der Anpassung an ein Unternehmen. Bei der Lösung handelt es sich trotzdem um eine betriebswirtschaftliche Standardsoftware mit folgenden Anwendungen Web ERP 2 mit Logistik, Warenwirtschaft, Supply Chain, Web CRM, Kommunikation, Kampagnenmanagement, Kundenmanagement, Web PPS für Produktionsplanung und Produktionssteuerung, Varianten, Web Buchhaltung inkl. Controlling, Kostenrechnung, Fibu, Anbu, Web Personalwesen mit Personal-Management, Seminar-Management, Check In Die branchenneutrale Softwarelösung lässt sich durch den WEB-Designer an individuelle Anforderungen anpassen. Durch die sog. Businessframes lässt sich, bei vollem Erhalt der Update- und Releasefähigkeit, das System in den Bereichen Workflow, Bildschirmmasken, Tabellen und Formularen anpassen. Adressverwaltung Die Adressverwaltung ist der zentrale Ausgangspunkt für viele Tätigkeiten im System. Bei der Webware-Adressverwaltung handelt es sich um ein Kundenbeziehungsmanagement (CRM)- System, das über eine reine Adressverwaltung hinausgeht. Die Adressen werden im DATEV-konformen Format abgelegt. Lieferanten und Kunden werden getrennt verwaltet. Informationen zu Adressen, die sowohl Lieferanten als auch Kunden sind, können zusammen angezeigt werden. Angebotswesen und Auftragsverwaltung Das Angebotswesen der webware führt verschiedene angebotsrelevante Bereiche der kaufmännischen Verwaltung zusammen von der Angebotserstellung mit interner Preiskalkulation und der Ermittlung der Beschaffungskosten zugekaufter Waren über die Erstellung von Lieferscheinen und Rechnungen bis hin zum elektronischen Belegversand. Auch die Nachverfolgung von Angeboten, beispielsweise mit Wiedervorlagefunktionen, gehört zum Leistungsspektrum. Das Angebotswesen ermöglicht die datengestützte Angebotserstellung nicht nur inhouse im Gespräch mit dem Kunden oder am Telefon, sondern auch direkt beim Kunden. Dank der permanenten Aktualität der Daten, die webware online bereitstellt, hat der Angebotsersteller eine verlässliche Informationsgrundlage für alle angebotsrelevanten Faktoren wie Preise, Rabattoptionen oder mögliche Liefertermine. Bei erstellten Angeboten kann mit der flexibel automatisierbaren Wiedervorlagefunktion ein Nachfassen verfolgt werden. Untrennbar verbunden mit den vor- und nachgelagerten Prozessen eines Auftrags, wie Angebot, Lieferung und Rechnung, generiert und verarbeitet die Auftragsbearbeitung Prozesse rund um Abwicklung und die Belegerstellung. Die Auftragsbearbeitung bietet wichtige Funktionen zur Abwicklung von auftragsbezogenen Geschäftsvorgängen. Die Auftragsbearbeitung dient der zentralen Verwaltung von Grundinformationen und Einstellungen, die in allen Bereichen der Warenwirtschaft von Bedeutung sind. Die Auftragsbearbeitung als Bestandteil der Warenwirtschaft verwaltet alle Belegelemente wie Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften.

139 137 Das CRM umfasst: Vertriebsprozessemanagement Aufgabenmanagement Termin- und Zeitmanagement Kommunikations- und management Help-Desk (Service) Call-Center-Management Kampagnenmanagement v.a. auch für kundenbezogene Bestellungen eine komfortable Lösung bietet. Die besonderen Anforderungen für Streckengeschäfte und Teillieferungen sind im Standard bereits verfügbar. Bei der Auftragsbearbeitung werden Staffelpreise mit zeitlichen Gültigkeiten und Mindestbestellmengen berücksichtigt. Auf Basis des CRM können z.b. Kampagnen zur Auftragsgenerierung gut abgestimmt werden. Die Planung eines Auftrages wird über die integrierte Software für alle betroffenen Bereiche abgestimmt. Bei Erstellung eines Auftrages kann der Kunde auf Kreditwürdigkeit geprüft werden, das Anschreiben an Konzernadressen ist möglich und die Verfügbarkeit der Materialien unter Zuhilfenahme von Stücklisten kann geprüft werden. Bei fehlenden Beständen kann ein Einkaufsvorschlag generiert werden, was Startbildschirm mit Loginmaske

140 138 Startmenü nach dem Login Materialwirtschaft und Disposition Im Materialstamm sind Stücklisten hinterlegbar. Sowohl Handelsstücklisten als auch Produktionsstücklisten sind möglich. Produktion und Produktionsplanung Das WEBWARE ERP 2 PPS umfasst in der größten Ausbaustufe Fertigungsaufträge, Stücklisten, Merkmalslisten, Preistabellen, Arbeitspläne, Materialdisposition und ist auf die Anforderungen produzierender Unternehmen zugeschnitten. Unternehmensweit und unternehmensübergreifend werden Geschäftsprozesse miteinander verknüpft und Geschäftspartner werden darüber hinaus in den Produktionsprozess mit einbezogen. Produktionsfreigabeprozesse werden so beispielsweise beschleunigt und automatisiert. Variantenartikel können verwaltet werden, unter Zuhilfenahme von Variantencodes und Generierungsnummern. Einkauf und Beschaffung Schon bei der Auftragserstellung können Bestellvorschläge erzeugt werden. Dabei kann auf Daten wie Rabattpreise, Mindestbestellmengen u.v.a. zurückgegriffen werden. Aus der Lieferantentabelle kann ein Lieferant eines bestimmten Produktes ausgewählt werden, oder der Standardlieferant wird beauftragt. Eine Auswahl ist auch über den Preisspiegel möglich.

141 Bestellsystem 139

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