Etiketten drucken leicht gemacht

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1 Etiketten drucken leicht gemacht Sicher kennen Sie das Problem: Sie möchten Ihren Kunden die alljährlich anstehenden Weihnachtsgrüße zukommen lassen, müssen aber sämtliche Briefumschläge mühsam von Hand beschriften. Das muss nicht sein. Mit estateoffice und estatepro erstellen Sie nicht nur Grußbriefe, sondern drucken die zugehörigen Adressetiketten gleich mit aus. Und dank unserer Kurzanleitung ist die Einrichtung der Druckvorlage schnell und einfach erledigt. Hinweis: Die folgenden Abbildungen wurden mit der neuesten Version 4.0 von estateoffice erstellt. Sie können aber alle Schritte dieser Anleitung auch mit der Version 3 durchführen. 1/9

2 Vorbereitung mit estateoffice und estatepro Und so gehen Sie vor: 1. Klicken Sie zunächst auf die Kachel Adressen, um die Adresskurzsuche zu starten. Alternativ arbeiten Sie mit der Detailsuche oder verwenden eine bereits vorhandene Ablage. 2. Anschließend selektieren Sie alle Adressen, die ein entsprechendes Schreiben erhalten sollen, bzw. für die Sie ein Adressetikett benötigen. 3. Klicken Sie nun in der Symbolleiste auf die Funktion Exportieren. 2/9

3 4. Im folgenden Fenster wählen Sie die Option Excel, um die gleich benötigte Tabelle zu erzeugen. Profi-Tipp: Statt eines Mausklicks können Sie an vielen Stellen innerhalb der Software auch mit Tastaturkürzeln arbeiten. In diesem Fall wählen Sie die Excel-Option mit der Taste X. 5. Nun legen Sie noch einige Export-Optionen fest: Der Speicherpfad [1] bestimmt den Ablageort der Datei. Merken Sie sich den Ordner, in dem Sie die Datei abgespeichert haben, da Sie diese später noch benötigen. Je nach vorhandener Office-Version benötigen Sie den Export als.xls- oder xlsx-datei [2]. Um nicht benötigte Felder auszuschließen, klicken Sie auf Alle markieren und anschließend auf Markierung löschen. Nun wählen Sie bei den Feldern ausschließlich das Adresse-Textfeld unter Person aus [3]. 3/9

4 6. Anschließend klicken Sie auf Exportieren. Eine neue Excel-Tabelle wird nach Ihren Vorgaben generiert. Je nach Anzahl der gewählten Felder (beispielsweise Firmen- und Privatadressen) werden eine oder mehrere Spalten mit Adressfeldern erzeugt. 4/9

5 Den Seriendruck mit Word starten Nun geht es mit Microsoft Word weiter. Je nach verwendeter Version können die Ansichten und Abläufe von den hier gezeigten abweichen. Wenn Sie mit einer anderen Office-Version als Office 2010 arbeiten, können Sie die hier gezeigten Schritte mit der integrierten Microsoft-Hilfe nachvollziehen. Öffnen SIe diese mit der Taste F1 und suchen Sie nach der Funktion Seriendruck. Die folgende Anleitung bezieht sich auf Office Öffnen Sie die Textverarbeitung und wechseln Sie auf den Register Sendungen. Hier finden Sie die Schaltfläche Seriendruck starten. 2. Je nachdem, welchen Dokumenttyp Sie ausdrucken möchten, wählen Sie beispielsweise Etiketten oder Umschläge. 4. Nun richten Sie die Dokumente im Detail ein. In diesem Beispiel möchten wir Etiketten des hierzulande weit verbreiteten Herstellers Zweckform bedrucken. Wählen Sie neben dem Produzenten auch die auf der Packung befindliche Etikettennummer aus, um die korrekte Größe einzustellen. 5/9

6 5. Jetzt importieren Sie die aus estateoffice oder estatepro exportierten Adressen. Klicken Sie hierzu auf Empfänger auswählen. 6. Die Option Vorhandene Liste verwenden führt Sie zu Ihrer soeben erstellten Excel-Liste. 7. Wählen Sie die betreffende Datei aus und klicken Sie auf Öffnen. 6/9

7 Das folgende Dokument verwirrt zunächst, da nicht die eigentlichen Daten sondern nur Platzhalter dargestellt werden. 8. Diesen Umstand beheben Sie mit einem Klick auf Seriendruckfeld einfügen - Adresse_Textfeld. 7/9

8 9. Ein anschließender Klick auf Etiketten aktualisieren und anschließend auf die Option Vorschau Ergebnisse führt zu einer ersten, brauchbaren Version des Dokumentes. Allerdings passt die Adresse noch nicht komplett auf die gewählten Etiketten. Schließen Sie daher noch einmal die Vorschau und markieren Sie das erste Feld <<Adresse_Textfeld>>. 10. Wechseln Sie nun auf den Register Start und klicken Sie den kleinen Pfeil unterhalb von Formatvorlagen ändern an. In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie Alle löschen. 8/9

9 11. Gehen Sie anschließend wieder zurück auf Sendungen und aktualisieren Sie die Etiketten. Die Vorschau der Ergebnisse zeigt: Alle Etiketten sind nun korrekt formatiert. Klicken Sie nun abschließend auf Fertig stellen und zusammenführen. Jetzt können Sie die Etikettenbögen einfach ausdrucken und und Ihre Weihnachtspost versenden. Wir wünschen Ihnen gutes Gelingen. 9/9

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