PROCEDA AG I Vorderdorfstrasse 28 I I info@proceda.ch

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1 PROCEDA AG I Vorderdorfstrasse 28 I I info@proceda.ch

2 Übereinstimmung von vorhandener Arbeit und eingesetzten Kapazitäten Mit einem wirkungsvollen Personaleinsatzcontrolling erreicht man eine hohe Übereinstimmung zwischen vorhandener Arbeit (abhängig von Einstufungen und Belegung) und eingesetzten Kapazitäten im Bereich Pflege. Basis dazu ist das KAP-Tool sowie ein effektiver Kapazitätsmanagementprozess. Mit Hilfe unseres KAP-Tools ist auf einfache Weise ein zeitnahes Kapazitätsmanagement möglich, um die angestrebten Stellenpläne sehr genau einzuhalten. Das Beherrschen der Stellenplanvorgaben hat betriebswirtschaftliche Relevanz: Eine durchschnittliche Abweichung pro 1% in einem 100 Bettenhaus entspricht einer Grössenordnung von CHF/Jahr. Transparente Ressourcenzuteilung über den ganzen Betrieb Das KAP-Tool schafft eine transparente Datenbasis über den ganzen Betrieb. Dies wird zu einem besseren Verständnis für die Zusammenhänge zwischen Einstufung, Belegung und Stellenplan beim Pflegepersonal führen. Andererseits erhöht es das Vertrauen in die Führung, dass alle Bereiche nach gleichen Massstäben behandelt werden. Kapazitätsausgleich innerhalb des Hauses Ein standardisierter Prozess und das KAP-Tool erleichtern einen hausinternen Kapazitätsausgleich wesentlich. Auf transparenter Basis können ausserordentliche Situationen (Ungeplante Abwesenheiten z.b.) im Voraus abgefangen werden und vorhandene Ressourcen optimal eingesetzt werden. Klare und transparente Vorgaben reduzieren das Diskussionspotential beim gegenseitigen Aushelfen drastisch. Entlastung des Pflegepersonals Dank eines standardisierten Prozesses, dem KAP-Tool und dem dadurch möglichen einfachen Kapazitätsausgleich im Haus wird die Belastung des Pflegepersonals gleichmässiger über das Haus verteilt und interne Ressourcen genutzt, bevor Mitarbeiterinnen aus der Freizeit eingesetzt werden. Benchmarkvergleich Mit dem KAP-Tool kann die Zielerreichung des eigenen Kapazitäts-managements mit denjenigen anderer Betriebe verglichen werden. Die eigenen Zahlen werden im Vergleich zum Durchschnitt aller Anwender gesetzt sowie zum höchsten und niedrigsten Zielwert. Es ist kein Rückschluss auf die Daten oder den Stellenplan der beteiligten Anwender möglich.

3 Das KAP-Tool ist das Kernelement des ganzen Controlling-Prozesses. Mit ihm werden die Vorgaben für die Monatsplanung, der Soll/Ist-Vergleich der abgelaufenen Monate und die Grundlagen für das Kapazitätsmanagement berechnet sowie ein Benchmark-Vergleich ermöglicht. Es besteht aus den Elementen Cockpit Wohnbereich, Cockpit Betrieb, Ressourcenplanung und Benchmark. Im Teil des Betriebscockpits ist auf einen Blick ersichtlich, wie der Ist-Stellenplan über den ganzen Betrieb im Verhältnis zum geplanten Stellenplan steht. Mit der Übersicht des Betriebscockpits können einfach und transparent Diskussiononen rund um die Entwicklung des Stellenplans geführt werden, sowohl auf der Ebene des Gesamtbetriebs sowie einzelner Wohnbereiche. Die Daten zu den einzelnen Wohnbereichen bezieht das Cockpit Betrieb aus den Cockpits der einzelnen Wohnbereiche. Stellenplanübersicht Wohnbereich 2 Wohnbereich 3 Wohnbereich 4 Wohnbereich 5 Wohnbereich % 1016% 1050% 1182% 998% 1070% 6331% 1070% 965% 1138% 1108% 1258% 1088% 6627% 55% -51% 88% -74% 260% 18% 296% 359% SOLL-Stellen IST-Stellen Differenz IST-SOLL SOLL Nachtdienst 360% 150% 150% 6841% 7137% 296% IST Nachtdienst Overhead gem. Definition Betrieb Overhead IST SOLL-Stellenplan Pflege & Betreuung IST-Stellenplan Pflege & Betreuung Differenz IST-SOLL

4 Abweichung zum Sollstellenplan Es ist das zentrale Steuerelement um auf den Ebenen Monatsplanung (grün), kurzfristige Kapazitätsplanung (orange) und Monatscontrolling (gelb) die benötigten Daten zu erhalten. Das Cockpit Wohnbereich zeigt auf einen Blick die kurz- und mittelfristige Personalsituation eines Wohnbereichs sowie die Ressourcensituation der vergangenen Monate. Monat Stufe Belegung Dienste Stellenplan WoBe Total Minuten Stufe 12b (>241Minuten) Anzahl Bewohner mit "herausford. Verhalten" Anzahl Lernende auf dem Wohnbereich Anzahl Bewohner Stufe 0 (Zahl) Ø Max. Akt. Soll Ist Ohne Nacht und übergreifende Funktionen; inkl. WoBe Leitung Daten für Ressourcenplanung Daten für Monatscontrolling Plandaten für die Monatspläne % 1070% Plan Ist Achtung: Nur die Funktion "Kopieren/Ausfüllen" verwenden. "Ausschneiden" oder Name, Vorname Bewohnerdaten für Ressourcenplanung "Verschieben" führt zu Fehlermeldung! Pflegestufe Mitarbeiterdaten für Monatscontrolling Achtung: Nur die Funktion "Kopieren/Ausfüllen" verwenden. "Ausschneiden" oder "Verschieben" führt zu Fehlermeldung! Name, Vorname Kategorie Zeit am Bett Achtung: Nur die Funktion "Kopieren/Ausfüllen" verwenden. "Ausschneiden" oder "Verschieben" Name, Vorname Stellenplan Ist führt zu Fehlermeldung! A1 3 M1 LEIT 100 M1 LEIT 80 A2 4 M2 DIPL M2 DIPL 100 A3 7 M3 DIPL M3 DIPL 80 A4 6 M4 DIPL 75.2 M4 DIPL 60 A5 8 M5 FACHP 34.9 M5 FACHP 80 A6 9 M6 FACHP M6 FACHP 90 A7 5 M7 MA M7 MA 100 A8 7 M8 MA 90 M8 MA 80 A9 6 M9 MA M9 MA 90 A10 6 M10 MA M10 MA 50 A11 9 M11 MA M11 MA 80 A12 8 M12 MA M12 MA 100 A13 12 M13 MA M13 MA 50 A14 9 M14 P-HF 156 M14 P-HF 100 A15 8 M15 L-FS A16 9 M16 L-FS A17 8 M17 PRA A18 6 A19 7 A20 4 Kategorie Anstellung in % Soll-Dienste Ist-Daten Ist-Dienste Kategorieprüfung Kategorieprüfung Abweichung Januar % Februar % März % April % Mai % Juni % Juli % August % September Oktober November Dezember Durchschnitt % 15.0% 13.0% 11.0% 9.0% 7.0% 5.0% 3.0% 1.0% -1.0% -3.0% -5.0% -7.0% -9.0% -11.0% -13.0% -15.0% Abweichung zum Sollstellenplan Durchschnittliche Abweichung

5 Das Instrument eine effiziente Abstimmung der Kapazitäten. Mittels Dropdown- Menus können vom Betrieb vorgängig erarbeitete Massnahmen abgerufen werden. Dadurch ist eine einfache zentrale Steuerung der Massnahmen der gegenseitigen Unterstützung möglich sowie die Aktionen bei einem allfälligen Dienstausfall sind im Voraus definiert. Das standardisierte Formular wird ausgedruckt und auf die Wohnbereiche verteilt. Das Resultat ist eine gleichmässigere Belastungsverteilung innerhalb des Betriebs. Ressourcenplanung Pflege für die Zeit vom: Sa, xx - Fr, xx Gegenseitige Unterstützung Belastungsübersicht Wohnbereich 2 Wohnbereich 3 Wohnbereich 4 Wohnbereich 5 Wohnbereich 6 WoBe 1 WoBe 2 WoBe 3 WoBe 4 WoBe 5 WoBe 6 Soll-Dienste Ist-Dienste Differenz 7-12 Uhr ÜZ kompensieren ÜZ kompensieren Massnahmen bei einem Dienstausfall Auf Auf Wohnbereich 2 Auf Wohnbereich 3 Auf Wohnbereich 4 Auf Wohnbereich 5 Auf Wohnbereich 6 Massnahme innerhalb des betroffenen Wohnbereichs Keine Massnahme Arbeit nach Plan B Spätdienst teilen: 8-10 und Unterstützung aus anderem WoBe Spätdienst teilen: 8-10 und Keine Massnahme Unterstützung aus anderem Wohnbereich WoBe 4 nicht unterstützen, dafür WoBe 6 in WoBe Uhr WoBe 1 bleibt ganzen Tag xx Die Pflegedienstleitung

6 Abweichung zum Sollstellenplan In einem Benchmark unter den Anwendern des KAP-Tools wird der Grad der Zielerreichung in Bezug auf den angestrebten Stellenplan miteinander verglichen. Damit ist er unabhängig von der absoluten Höhe in den einzelnen Institutionen und erlaubt einen echten Vergleich des eigenen Kapazitätsmanagementsystems zu den anderen Anwendern. Besser als der Benchmark zu sein, ist eine Bestätigung für die eigene Kompetenz, die Ressourcen in Bezug auf den angestrebten Stellenplan optimal einzusetzen. Schneidet man unter dem Benchmark ab, zeigt dies das Handlungsfeld für Verbesserungsmassnahmen in Bezug auf eine Betriebsoptimierung auf. Eine durchschnittliche Abweichung pro 1% in einem 100 Bettenhaus entspricht einer Grössenordnung von CHF/Jahr. Abweichung zum Soll-Stellenplan Wohnbereich 2 Wohnbereich 3 Wohnbereich 4 Wohnbereich 5 Wohnbereich 6 Durchschnitt im Monat Max. Bench Ø Min. Januar 1.5% 18.3% -2.9% -3.0% 10.3% -9.9% 2.4% 6.6% -0.9% Februar 2.4% 7.2% 3.1% -1.5% 6.7% -8.3% 1.6% 5.9% -1.1% März 2.7% 4.8% 2.1% 3.5% 7.2% -3.1% 2.9% 10.9% 0.1% April 14.5% -0.2% 0.9% 5.0% 6.1% -10.9% 2.6% 11.0% 1.1% Mai 2.3% -8.6% -5.1% 3.7% 11.2% -10.4% -1.1% 7.3% -1.1% Juni 10.9% -7.6% -7.3% 8.5% 2.9% -1.2% 1.0% 5.0% 0.3% Juli 2.1% -3.4% -4.5% -11.4% 6.7% 9.7% -0.1% 5.6% -8.9% August 5.9% 1.7% 5.1% -3.5% 16.1% 13.2% 6.4% 6.5% -8.0% September Oktober November Dezember Gesamt 5.3% 1.5% -1.1% 0.2% 8.4% -2.6% 2.0% 0.8% 14.0% 12.0% 10.0% 8.0% 6.0% 4.0% 2.0% 0.0% -2.0% Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember -4.0% -6.0% -8.0% -10.0% Abweichung zum Sollstellenplan Durchschnittliche Abweichung Bench