Finanzseminar für ERASMUS-Koordinatoren am

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1 Finanzseminar für ERASMUS-Koordinatoren am

2 Gliederung allgemeines Finanz-/Vertragsmanagement Erstellung der Abschlussberichte 2011/2012 2

3 Übersicht Nationale Agentur für ERASMUS wichtige Homepages Jahreszyklus Mobilitätsantrag Zuwendungsvertrag Berichte Maßnahmen 3

4 DAAD Büro Brüssel Leitung Nina Salden Kerstin Funnemann Telefon: Assistenz des Abteilungsleiters Brigitte Bonomé bonome@daad.de -578 (Montag-Donnerstag vormittags) eu-programme@daad.de Internes Audit Heike Frings frings@daad.de -825 Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit Leitung Dr. Siegbert Wuttig wuttig@daad.de, Telefon: +49 (0)228/ ASEM Bildungssekretariat Leitung Nina Scholle Pollmann scholle-pollmann@daad.de -467 (Montag-Donnerstag) Programmmanagement, Öffentlichkeitsarbeit, Finanzen Bettina Onyango onyango@daad.de Madalena Csizmazia csizmazia@daad.de Referat 601 Bologna-Prozess Leitung Marina Steinmann steinmann@daad.de -111 Referat 602 ERASMUS Mobilität Leitung Dr. Markus Symmank symmank@daad.de -556 Referat 603 ERASMUS Hochschule-Wirtschaft, Intensivprogramme, Europa macht Schule, Europass Leitung Beate Körner koerner@daad.de -257 Referat 604 TEMPUS/ ERASMUS Mundus/ EU-Drittlandkooperationen Leitung Nina Salden salden@daad.de -520 Promoting Bologna in Germany Finanzen, Verträge, Information Esther Pokern pokern@daad.de -417 Statistik, Veranstaltungen, Information, Koordination Internet Gisela Gerlings gerlings@daad.de -755 Weiterentwicklung Europäischer Hochschulraum, Finanzen, Verträge Henriette Stöber stoeber@daad.de -174 Veranstaltungen, Information Maren Haferkamp haferkamp@daad.de -523 Begleitmaßnahmen, Veranstaltungen Susanne Findeisen findeisen@daad.de -321 Analysen zur Umsetzung des Bologna-Prozesses Dr. Susanne Wilking wilking@daad.de -719 (Montag-Dienstag vormittags) Internationalisierung und Mobilität im Bologna-Prozess Anna Fleischmann fleischmann@daad.de (Berlin) 030/ Analyse von Unterstützungsmöglichkeiten für Studierende Urszula Lisson lisson@daad.de (Standort Berlin) 030/ Anfragen bologna@daad.de Deutscher Akademischer Austauschdienst e.v. Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit Kennedyallee 50, Bonn Tel: +49 (0) Fax: +49 (0) Web: ERASMUS-Mobilität (Hochschulen) Studierendenmobilität (SMS, SMP) Personalmobilität (STA, STT) Sonderförderung (Special Needs) Organisation der Mobilität (OM) Vorbereitende Besuche (PV) Intensivsprachkurse (EILC) Mobilität an den Hochschulen A - D Agnes Schulze-von Laszewski laszewski@daad.de 397 Natalia Lobanova lobanova@daad.de -413 Mobilität an den Hochschulen E - I Irène Fandio fandio@daad.de -415 Deniz Börner boerner@daad.de -327 Mobilität an den Hochschulen J - M Stefanie Fleischer s.fleischer@daad.de -414 Carolin Simonis simonis@daad.de -615 Mobilität an den Hochschule N - Z Sonderförderung Mobilität mit Behinderung/Kind Ralf Meuter meuter@daad.de -277 Helma Koch h.koch@daad.de -561 Projektmanagement, Datenbanken, Statistik Marie Johann johann@daad.de -559 Lokale ERASMUS Initiativen (LEI), Statistik Barbara Ramírez Jaimes ramirez@daad.de -736 Tagungsorganisation, E-Quality Kerstin Tanović tanovic@daad.de Tagungsvorbereitung, Büroarbeiten N.N Anfragen erasmus@daad.de ERASMUS Praktika (Konsortien) Beratung, Finanzen, Verträge, Berichte, Michaela Klinge klinge@daad.de -753 Information & Beratung, Finanzen, Statistik, Europass, eu-community Yvonne Schnocks schnocks@daad.de -717 europass@daad.de eu-community@daad.de Intensivprogramme (IP) Verträge, Berichte, Beratung, Programmauswertung Britta Schmidt bschmidt@daad.de -735 Information & Beratung, Finanzen und Verträge Anita Kucznierz-Jäger kucznierz@daad.de -102 intensivprogramme@daad.de Allgemeine Anfragen, Statistik, Veranstaltungen Sandra Eiringhaus eiringhaus@daad.de -758 ERASMUS Audit Andrea Köhler koehler@daad.de Edmund Wieners wieners@daad.de -806 Danuta Zielezny zielezny@daad.de -718 Regulatorische Vorgaben EU, Fristenmanagement, Informationen zu ERASMUS Zentrale Maßnahmen, Sonderprojekte Cidem Altunay altunay@daad.de ERASMUS Öffentlichkeitsarbeit, Programmauswertung Claudia Trantow trantow@daad.de -181 Qualitätsmanagementbeauftragte, ERASMUS-Verwaltungshaushalt, Zuwendungsvertragsprüferin Melinda Weyel weyel@daad.de -737 Europa macht Schule (EMS) Dr. Madlen Hunger hunger@daad.de europamachtschule@daad.de David Mbae mbae@daad.de TEMPUS Information und Beratung zu Antragstellung und Projektmanagement Marco Brückner brueckner@daad.de -477 TEMPUS Information und Beratung zu Antragstellung und Projektmanagement Ann Kathrin Günther guenther@daad.de -466 Elisabeth Mellangé-Tauch tauch@daad.de (Montag-Donnerstag nachmittags ) EU-Hochschulkooperationsprogramme mit Asien, Nordamerika, Lateinamerika, den AKP (Afrika, Pazifik, Karibik) - Staaten, Ozeanien etc. Information und Beratung zu Antragstellung und Projektmanagement, DAADeuroletter Carina Fazius fazius@daad.de -210 EU-Afrika Vorbereitende Maßnahmen Elisabeth Mellangé-Tauch tauch@daad.de (Montag-Donnerstag vormittags ) Veranstaltungsorganisation, allgemeine Anfragen Christine Dietz dietz@daad.de -599 ERASMUS Mundus Beratung und Information EM Gemeinsame Programme Aktion 1 EM Partnerschaften Aktion 2 EM Attraktivitätsprojekte Aktion 3 Aktion 1, 2, 3 Martin Schifferings schifferings@daad.de -716 Aktion 2, Projekt - Vorbereitungsreisen (für alle Programme) Grit Matthiesen matthiesen@daad.de -182 Aktion 1, 3 Anna Niemann niemann@daad.de

5 wichtige Homepages (Internetseite der NA-DAAD) (EU-Kommission) (Exekutivagentur in Brüssel) 5

6 Jahreszyklus - Mobilitätsantrag Antragstellung für das Hochschuljahr 2012/2013 bei der NA-DAAD war im März 2012 für: die Studierendenmobilität (SMS + SMP) die Mobilität zu Unterrichtszwecken (STA) die Mobilität zu Fort- und Weiterbildungszwecken (STT) die Organisation der Mobilität (OM) 6

7 Jahreszyklus - Zuwendungsvertrag - Ablauf für die Bereiche SMS, SMP, STA, STT, OM Versand an die Hochschule (2 Exemplare) Rücksendung beider Exemplare nach Unterzeichnung durch die Hochschule an die NA-DAAD bis zum 30. Juni 2012 Hochschulen, die sich vorab einer Bonitätsprüfung unterziehen müssen, erhalten erst nach positiver Beurteilung einen Vertrag Gegenzeichnung durch die NA-DAAD und Erstzuweisung in Höhe von 80 % der Gesamtzuwendungssumme 7

8 Jahreszyklus - Zuwendungsvertrag Auszahlungen erfolgen auch 2012/2013 in einer Summe (nicht nach Aktionen getrennt) Rückzahlungen erfolgen in einer Summe (nicht nach Aktionen getrennt) 8

9 Jahreszyklus - Zuwendungsvertrag Die Höhe der jeweiligen Mobilitätszuschüsse wird von den Hochschulen/Konsortien im Rahmen der Vorgaben selbst bestimmt. Bei der Kalkulation der Zuschüsse der Geförderten innerhalb der Hochschulen sollten folgende Faktoren berücksichtigt werden: Gesamtbewilligung durchschnittliche Bewilligung pro Monat (SM), Woche/Tag (ST) Auswertung der Zwischenberichte inkl. Berechnungsgrundlage Transfermöglichkeiten 9

10 Jahreszyklus - Zuwendungsvertrag - Transfer Eine Verschiebung der Summe des Zuwendungsvertrages ist wie folgt möglich: von SMS auf SMP und umgekehrt bis 100 % von STA auf STT und umgekehrt bis 100 % von OM auf SM oder ST bis 100 % von ST (STA/STT) auf SM (SMS/SMP) bis 20 % keine Verschiebung auf OM keine Verschiebung aus SM Weitere Übertragungsmöglichkeiten gibt es nicht: ein Transfer von SM auf ST ist nicht möglich, eine Übertragung von Mitteln auf OM ebenfalls nicht. 10

11 Vertragsmanagement 2012/2013 Empfehlungen für die Auswahl der Teilnehmer (Ziele der NA-DAAD für Deutschland gesamt) SM: Anteil der bisher unterrepräsentierten BA- und MA-Studierenden: mindestens 60 % SMS: 55 Teilnehmer mit Sonderförderung SMP: Erhöhung der Teilnehmerzahl an einer interkulturellen Vorbereitung von ERASMUS-Praktikanten (mit Hilfe der Internet- Plattform eu-community) von 70 auf 120 STA: MINT erhöhen auf 868; mindestens 40 Unternehmensvertreter (STA) STT: 50 % nicht aus AAA; Integration von Trainingsmaßnahmen in Personalentwicklung 11

12 Vertragsmanagement 2012/2013 Informationspflichten der NA-DAAD der Hochschulen/Konsortien notwendige Kommunikation innerhalb der Hochschule (Weitergabe der Durchführungsbestimmungen an Haushaltsabteilung, Fachbereiche, Personalabteilung, Professoren, Verwaltungspersonal) notwendige Vertretungsregelung 12

13 Vertragsmanagement 2012/ Förderbedingungen Förderbedingungen/Dokumente zum Nachweis der Förderfähigkeit (vgl. Leitfaden, 7.) Nachweis über die einzelnen Auszahlungen an die Geförderten (z.b. HÜL) bilaterale Abkommen Vereinbarung zwischen Konsortium und entsendender Hochschule Dokumentation der Auswahlkriterien inkl. Begründung bei Ablehnungen Agreements/Vereinbarungen (Mindestsumme für SM) Gefördertenberichte, Bescheinigung über den Zeitraum SM: Immatrikulationsbescheinigung, Transcript of Records STA: Einladungsschreiben STT: Trainingsprogramm 13

14 Jahreszyklus - Zwischenbericht (.pdf-formular mit Anleitung) zum einreichen Aufführung durchgeführter und bis Ende des Förderzeitraums geplanter Mobilitätsmaßnahmen sowie Mobilitäten mit Sonderförderung Nennung von N.N. ist möglich SM: maximal 25 % N.N. oder je 3 Teilnehmer ST: maximal 40 % N.N. oder je 3 Teilnehmer Von Konsortien ist zusätzlich eine Aufstellung der beteiligten Partnerhochschulen einzureichen. 14

15 Jahreszyklus - Zwischenbericht (.pdf-formular mit Anleitung) Grundlage für die Auszahlung der restlichen Zuwendungssumme (bis 20 % nach erfolgtem Nachweis zu 70 % Verausgabung der Erstzuweisung) und einer eventuellen Mittelumverteilung Kalkulationsgrundlage für den Zwischenbericht 2012/2013 SMS: 250,- EUR/ Monat SMP: 375,- EUR/ Monat Aktualisierte Vertragssumme (Anlage II): vertraglicher Anspruch auf frei gewordene Summen erlischt nach Gegenzeichnung der Erklärung zu geänderten Vertragssummen (nach Zwischenbericht) 15

16 Jahreszyklus - Zwischenbericht (.pdf-formular mit Anleitung) Anträge auf Sondermittel im Rahmen des Zwischenberichts 2012/2013 sind mit Hilfe eines Excel-Tools zu stellen Teilnehmer mit Behinderung (Pauschale) Eltern mit Kind (Pauschale) 16

17 Jahreszyklus 70%-Nachweis (.pdf-formular mit Anleitung) Voraussetzung für die tatsächliche Auszahlung weiterer Mittel Auszahlung von Mitteln auf Grund der Auswertung des Zwischenberichts auf Grund von Zusatzvereinbarungen kann jederzeit auf dem von der NA-DAAD hierfür vorgegebenen Dokument eingereicht werden, sofern mindestens 70 % der bereits durch die NA-DAAD gezahlten Mittel von der Hochschule/dem Konsortium verwendet wurden 17

18 Jahreszyklus Mehr- und Minderbedarf (gem. Leitfaden) Zwei Mittelumverteilungen pro Hochschuljahr: nach Auswertung der Zwischenberichte (Antragstellung bis zum ) zum (Antragstellung bis zum ) Mehrbedarf schriftlich auf vorgegebenem Formular beantragen Mittelrückmeldungen spätestens bis Hinweis: Restmittel beim Abschlussbericht können sich negativ auf Evaluierung und künftige Vergabe von (zusätzlichen) Mitteln auswirken 18

19 Jahreszyklus - Abschlussbericht (Excel-Tabelle mit Anleitung) Frist für das Hochschuljahr 2012/2013: Aufführung aller durchgeführten Mobilitätsmaßnahmen Verwendungsnachweis aller zur Verfügung gestellten Mittel Grundlage für die finanzielle, inhaltliche und statistische Berichterstattung an die Europäische Kommission 19

20 Maßnahmen - Studierendenmobilität Dauer: 3 bis 12 Monate (1 x für SMS + 1 x für SMP) (Bei der Mindestdauer darf nicht aufgerundet werden.) maximaler monatlicher Fördersatz: SMS: 300,- EUR/Monat, SMP: 400,- EUR/Monat Monatsberechnung Berechnung der Dauer grundsätzlich nach Monaten (z. B bis 9.6. = ein Monat). Ein Monat entspricht durchschnittlich 4,348 Wochen - unter Berücksichtigung von Schaltjahren. Vier Wochen können nicht als ein Monat gerechnet werden; sonst hätte ein Jahr 13 Monate. 20

21 Maßnahmen Studierendenmobilität - Auslandspraktika entsendende Einrichtung muss eine gültige erweiterte EUC besitzen nicht-förderfähige aufnehmende Einrichtungen: Europäische Organisationen und Organisationen, die EU-Programme verwalten sowie diplomatische nationale Vertretungen des Herkunftslandes (Definition Herkunftsland: Land der entsendenden Hochschule sowie Land der Staatsbürgerschaft des Begünstigten) Kombiniertes Praktikum : a) Praktikum unter der Aufsicht der selben Gast-HEI wie der Studienaufenthalt b) zeitlich aufeinander folgend können als SMS gelten und werden entsprechend bezuschusst SMP über Hochschulen/Konsortium: Beantragung in beiden möglich, jedoch ist eine Doppelförderung auszuschließen 21

22 Maßnahmen - Versicherungsschutz Durch das ERASMUS-Programm besteht keinerlei Versicherungsschutz. Es besteht die Möglichkeit einer Gruppenversicherung über den DAAD. Versicherungsschutz SMS/STA/STT: Geförderte müssen selbst Sorge für ausreichende Versicherung tragen. Verpflichtender Versicherungsschutz SMP: Unfallversicherung für Schäden, die der Begünstigte am Arbeitsplatz erleidet Haftpflichtversicherung für Schäden, die der Begünstigte am Arbeitsplatz verursacht Krankenversicherung Begünstigte haben für ausreichenden Versicherungsschutz zu sorgen 22

23 Maßnahmen - Personalmobilität (ST) Fahrtkosten der Auslandsaufenthalte können nach real entstandenen Kosten, Aufenthaltskosten bis maximal zur jeweiligen Höhe des EU- Länderhöchstsatzes bezuschusst werden Die Förderung von LABEL-Dozenten und LABEL-Geförderten in der Mobilität zu Fort- und Weiterbildungszwecken ist möglich. Wiederholte Förderung ist möglich. 23

24 Maßnahmen - Mobilität zu Unterrichtszwecken (STA) Kurzzeitdozenturen an ausländischen Partnerhochschulen Trainingsaufenthalte von ausländischem Unternehmenspersonal an deutschen Hochschulen (incoming-perspektive, STA2) Förderdauer: mindestens 5 Unterrichtsstunden und maximal 6 Wochen 24

25 Maßnahmen - Mobilität zu Fort- und Weiterbildungszwecken (STT) Förderung von Trainingsaufenthalten (z. B. Erfahrungsaustausch, Weiterbildungsmaßnahmen) von Dozenten und anderem Hochschulpersonal an Partnerhochschulen Auslandsaufenthalte von Dozenten/Hochschulpersonal zu Fortbildungszwecken in Unternehmen Förderdauer: mindestens 1 Woche (5 Tage) und maximal 6 Wochen Fort- und Weiterbildungsaktivitäten wie Sprachtraining, die Teilnahme an Seminaren, Workshops und Konferenzen (z. B. EAIE, ACA) dürfen nicht die Mehrheit aller STT-Aufenthaltstage ausmachen. 25

26 Maßnahmen Organisation der Mobilität Pauschalsumme kein gesonderter Zwischen- bzw. Abschlussbericht mögliche Transfersumme ist unabhängig von der am Ende tatsächlich zugewendeten Summe Rückzahlungssummen bei OM errechnen sich aus der Anzahl der entsandten Geförderten (10 % Toleranz) Berücksichtigung der Transfers OM-Rechner 26

27 Maßnahmen - Sonderförderung Neue Regelungen für das Hochschuljahr 2012/2013 Behinderte (Pauschale) Sondermittel pauschal nach Zielland Behinderte (individuelle Zusatzförderung) Sondermittel werden individuell durch NA-DAAD berechnet Geförderte, die ihr Kind mit ins Ausland nehmen (Pauschale) Sondermittel pauschal nach Anzahl der Kinder bis zum Länderhöchstsatz Höchstgrenze je Gefördertem: ,- EUR 27

28 Maßnahmen - ERASMUS Intensive Language Courses EILC Antragstermin für die Sommer-/Herbstkurse war der Antragstermin für die Winterkurse ist der vorab Nominierung der Studierenden durch die Heimathochschule an die NA-DAAD später Bestätigung durch die organisierenden Institutionen Berechnung bei Unterbrechung zwischen EILC und Studium/Praktikum 28

29 Abschlussberichte 2011/2012 Erstellung der Abschlussberichte 2011/

30 Einsendung der Abschlussberichte 2011/2012 bis zum Formular und Anleitung werden durch die NA-DAAD über das ERASMUS-Forum zur Verfügung gestellt! 1. 1 Papierversion im Original + 1 CD-Rom 2. Alle Teile müssen im Ausdruck noch lesbar sein (Empfehlung: 2 Seiten breit). 3. Eine Eingangsbestätigung durch die NA-DAAD erfolgt nur für vollständige Berichte. Prüfebenen 1. Eingangsregistrierung 2. Förderfähigkeitsprüfung für alle Förderbereiche (nur vollständige Berichte) 3. Finanzielle Prüfung 30

31 Eingangsregistrierung Die vollständige Papierversion besteht aus Sachbericht zur Durchführung des ERASMUS-Programms 2011/2012 (und EUC-Compliance) Finanzkalkulation Einzelaufstellungen SMS, SMP, STA, STT Gesamtübersichten SMS, SMP, STA, STT (Sofern in einer Aktion eine Nullmobilität vorliegt, kann auf die Übermittlung der entsprechend leeren Einzel- und Gesamtübersichten verzichtet werden.) Der Bericht muss als Original in einfacher Ausfertigung mit allen erforderlichen Unterschriften vorgelegt werden, Stichtag: (Poststempel)! Erst nach erfolgreicher Eingangsprüfung kann ein Bericht als eingegangen registriert werden. Wenn der Bericht zum Stichtag unvollständig oder gar nicht eingereicht wird, tritt ein dreistufiges Mahnverfahren in Kraft, an dessen Ende die Übergabe des Vorgangs an die Europäische Kommission steht. 31

32 Förderfähigkeitsprüfung Einzelübersichten vollständig ausgefüllt? alle Codes/Kürzel entsprechend den Vorgaben? stimmen die Angaben der Einzelübersichten mit den Angaben der Gesamtübersichten je Aktion überein? Förderfähigkeit: Entsprechende EUC der Heimathochschule Staatsangehörigkeit/Aufenthaltsrecht (ggf. mit Kommentar) abgeschlossene Studienjahre (SMS) Zielland EUC der Gasthochschule (SMS) aufnehmende Einrichtung (SMP) Aufenthaltsdauer (ggf. mit Kommentar) Beginn/Ende des Aufenthalts Anerkennung/Zeugnis/Bescheinigung ggf. Sondermittel korrekt abgerechnet Mobilitätszuschuss im Rahmen der vorgegebenen Sätze (technisch) frühere Teilnahme an ERASMUS 32

33 Finanzielle Prüfung Vertragssummen korrekt eingetragen erhaltene Mittel korrekt eingetragen Transfers innerhalb der vertraglichen Möglichkeiten Ausgaben je Aktion stimmen mit Angaben der Einzelübersichten und entsprechend mit Angaben der Gesamtübersichten überein Mobilitätszuschuss im Rahmen der vorgegebenen Sätze bereits an die NA-DAAD überwiesene Restmittel korrekt Ermittlung Restmittel/noch auszuzahlende letzte Rate Transfer sinnvoll Korrekturen werden i. d. R. einseitig durch die NA-DAAD vorgenommen und im Feedbackschreiben kommuniziert. Die Restmittel gemäß des Abschlussberichtes sollten erst nach Aufforderung durch die NA-DAAD im Feedbackschreiben überwiesen werden. 33

34 Nachforderungen/ Neuversionen Keine Neuversionen einsenden, die nicht von der NA-DAAD angefordert sind. Sofern die Lieferung von Neuversionen unumgänglich ist, ist dies zunächst mit den zuständigen Personen in der NA-DAAD zu besprechen. Ggf. können durch die NA-DAAD Änderungen mit Auswirkung auf die Finanzübersicht angefordert werden, dann ist auch die Unterschrift der Prüfstelle neu einzuholen! Bei kleineren formalen Änderungen in der Einzelaufstellung ohne Auswirkung auf die Finanzübersicht fordert die NA-DAAD nur Einzelteile an. Nehmen Sie zusätzlich zu einer Nachforderung von der NA-DAAD Änderungen in anderen Bereichen vor, teilen Sie uns das bitte unbedingt explizit in einem gesonderten Schreiben mit! 34

35 Mögliche Fehler bei der Finanzübersicht fehlende Unterschriften falsche Eintragungen der Vertrags- und Zuwendungssummen unerlaubte Transfers (Regeln beachten! Nach Transfer dürfen keine Restmittel im Zieltopf entstehen.) Einträge der Rückzahlungen nicht vorgenommen Alle Einträge müssen übereinstimmen mit den Beträgen aus a) Zuwendungsvertrag, b) evtl. Zusatzvereinbarungen, c) evtl. Rückzahlungen Halten Sie sich beim Ausfüllen genau an die ausführliche Anleitung. Dadurch können Sie Fehler vermeiden. Zwingend erforderlich ist ein Abgleich der Angaben in der Finanztabelle mit den entsprechenden Kontobewegungen und der HÜL! 35

36 Mögliche Fehler bei der Einzelaufstellung Verwendung veralteter ERASMUS-Codes bei Heimat-/Gasthochschule (z. B. bei Fusionen von Hochschulen!) Verwendung ungültiger ERASMUS-Codes bei Heimat-/Gasthochschule (z. B. fehlende Leerzeichen bei ERASMUS-Codes) Verwendung falscher Codes für Staatsangehörigkeit und Sprachen falsche Geburtsdaten Eintrag mehrerer Kürzel in einer Zelle (z. B. Sprache: EN/FR) Verwendung der alten Fachcodes Punkt bei Mobilitätszuschüssen Rundungen der Aufenthaltsdauer nicht in 0,25er Schritten (z. B. 0,4 ist falsch) Kommentar nicht ausgefüllt, wenn eine vorherige Eingabe dies erfordert (z. B. Label, Sondermittel, Dauer kürzer als Mindestdauer) EUR-Betrag mit mehr als 2 Nachkommastellen in Einzelaufstellung eingetragen (z. B. 370,333 ist falsch; richtig: 370,33) 36

37 Mittelfluss nach Auswertung der Abschlussberichte Rückzahlungen an die NA-DAAD, die sich auf Grund des Abschlussberichtes ergeben, bitte erst nach Aufforderung im Feedbackschreiben überweisen! Bitte dringend aktuelles DAAD-Konto für ERASMUS-Mittel beachten (Haushaltsabteilung bitte darauf hinweisen, dass dieses Konto NUR FÜR ERASMUS-Mittelflüsse mit dem DAAD verwendet wird!). Auszahlungen an die Hochschulen werden zeitnah zum Versand des Feedbacks veranlasst. Mahnungen durch die Hochschulkasse sind zu vermeiden. 37

38 Grundsätzliches zur Excel-Mappe keine Ausblendungen von Spalten oder Zeilen vornehmen Spaltenbreite darf verändert werden voreingestellte Fixierung beachten Alle Zellen haben ein bestimmtes Datenformat zugewiesen bekommen nicht verändern! Hilfestellung durch Kommentare zu den einzelnen Spalten (rotes Dreieck in der oberen rechten Zellenecke) Kopierfunktion innerhalb einer Spalte korrekt anwenden (z. B. summiert Excel ERASMUS-Codes: D MUSTER01 D MUSTER02) 38

39 Ergebnisse/ Auswertung der Finanzchecks/ Audits Annahmeerklärungen/Agreements verspätet unterschrieben oder fehlende Unterschriften SMS-Erfahrungsberichte fehlen Bestätigungszeitraum der Gasthochschule/des Unternehmens weicht vom (im AB) angegebenen und finanzierten Zeitraum ab: es kann nur das finanziert werden, was tatsächlich absolviert wurde (Vertrag ist hier nicht ausreichend) Mahnwesen der Hochschulen sollte verschriftlicht sein Abgleich zwischen Konto (Einnahmen/Auszahlungen), Haushaltsüberwachungsliste und Finanztabelle; Abschlussbericht ist in vielen Fällen fehlerhaft 39

40 Aussprache Bitte um Feedback, Anregungen etc. zur Erstellung/Abwicklung der Abschlussberichte 2010/2011 Durchführung von ERASMUS im letzten Jahr (Vertragsmanagement, Zwischen-/Abschlussberichte etc.) 40

41 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!