FireStart MCM Multipurpose Control Management

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1 WHITEPAPER FireStart MCM Multipurpose Control Management KONTAKT: Gerold Brunner VERSION: 1.1 STATUS: freigegeben DATUM:

2 VORWORT FIRESTART MULTIPURPOSE CONTROL MANAGEMENT (MCM) Prozessorientierter Controlling- und Assessment-Ansatz mit FireStart und Microsoft-Produkten. ISO-Zertifizierungen, Audits und viele andere Dokumentationsverpflichtungen sind zeit- und kostenintensiv. Zielsetzung von FireStart Multipurpose Control Management (MCM) ist es, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Aufwand und erzielbarem Nutzen in den verpflichtenden Evaluierungs- und Dokumentationsaufgaben zu schaffen. Effektivität und Revisionssicherheit werden durch einen integrativen, prozessorientierten Ansatz sichergestellt. Angesichts der Komplexität der unterschiedlichen Assessment-Aufgaben ist eine vollständige und zugleich rechtssichere Umsetzung ohne geeignete Toolunterstützung schwierig und ineffizient. Zum Einsatz kommen Microsoft Standardprodukte wie Microsoft Office oder Microsoft SharePoint, sowie das FireStart Multipurpose Control Management (MCM). FireStart MCM liefert durch einen prozessorientierten Ansatz in Verbindung mit Standard- Werkzeugen aus der Microsoft-Welt die ideale Basis für eine schnelle Einbindung der Mitarbeiter in ein robustes Kontrollsystem. 2 / 12

3 FIRESTART BPM SUITE FireStart verbindet fachliche Prozessplanung, intelligente Workflowautomatisierung und tiefgreifende Prozessanalyse in einer innovativen Gesamtlösung. Nie zuvor war es einfacher, eine strukturierte und durchgängige Prozessorganisation von den Fachbereichen, über die IT, bis hin zum Endanwender aufzubauen. PROZESSMODELLIERUNG Prozesse können von einer hohen Abstraktionsebene mit Prozesslandkarten bis in Detailprozesse präzise gestaltet werden. Durch die wechselbaren Modellierungsansichten können Prozesse jederzeit in fachspezifischen Darstellungsformen angezeigt und editiert werden. Sämtliche Modelle sind revisionssicher in einer zentralen Datenbank gespeichert und stehen nach ihrer Publikation den Endanwendern über ein Webportal zur Verfügung. Freigabeworkflows vereinfachen dabei die Administration der Prozessmodelle. WORKFLOWAUTOMATISIERUNG IT-Manager können mit geringem Konfigurationsaufwand erforderliche Datenschnittstellen zu ERP- oder CRM-Systeme einrichten, IT-Services integrieren und aufgabenoptimierte Benutzerformulare gestalten. Nach der technischen Konfiguration der Prozessmodelle werden diese als lauffähige Workflows am FireStart Server installiert. Die Workflow-Engine übernimmt die transparente Abwicklung der Geschäftsprozesse und dient als Bindeglied zwischen den Benutzeraufgaben und den Systemfunktionen. PROZESSOPTIMIERUNG Für eine umfassende Prozessanalyse steht eine Fülle an Standardberichten zur Verfügung, welche bei Bedarf kundenspezifisch angepasst werden. Die Prozesskennzahlen werden in Echtzeit in individuellen Dashboards aufbereitet. Speziell zur Analyse der Prozesskosten und Durchlaufzeiten stehen eigene Modellansichten (beispielsweise Gantt oder Matrix) zur Verfügung. Risiko- und Kontrollaktivitäten können direkt in den kritischen Geschäftsbereichen verankert werden und bilden die Basis für ein effektives Internes Kontrollsystem (IKS). 3 / 12

4 DAS FIRESTART MCM-MODUL Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser! Um diesem Sprichwort im unternehmerischen Umfeld gerecht zu werden, hat PROLOGICS IT GmbH auf Basis der FireStart BPM Suite eine Standardlösung entwickelt, um operationalen Risiken und Compliance auf effektive und effiziente Weise zu begegnen. Das Multipurpose Control Management (MCM) trägt dafür Sorge, dass Prozessziele erreicht, Vermögenswerte gesichert und gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Beim Start berücksichtigt das MCM-Modul die Nachweiserbringung zur Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien oder Vorgaben, die eine Vielzahl an Unternehmensressourcen beansprucht. Zugleich unterstützt es die Identifizierung und Operationalisierung von Risiken, welche das Erreichen der Prozessziele erschweren oder sogar verhindern können. Das MCM-Modul fordert den Tester automatisiert auf, die Angemessenheit und Wirksamkeit von Kontrollen regelmäßig zu testen. Nach Abschluss eines Tests kann der jeweilige Testsupervisor eine Freigabe erteilen, den Test erneut zuteilen oder an den Tester zurückweisen. Die dafür notwendigen Informationen werden über das System bereitgestellt. Das Ergebnis wird zentral dokumentiert und in entsprechenden Reports ausgewertet. 4 / 12

5 OPERATIONALISIERUNG DES MCM Ein prozessorientiertes Controlling und Risikomanagement schafft Überblick und reduziert Komplexität. Werden Ziele des Internen Kontrollsystems, relevante Rollen, Bereich und Abstimmung des Berichtswesens definiert, so muss im nächsten Schritt das System operationalisiert werden. Nachfolgend wird dargestellt, wie die Anforderungen in der Praxis mit FireStart MCM umsetzbar sind. PROZESSLANDKARTEN UND PROZESSE Zunächst wird eine Prozesslandkarte erstellt, die eine grafische Übersicht aller Prozesse des Unternehmens gibt und deren Verbindungen darstellt. Die Prozesslandkarte dient dem MCM-Modul als Inhaltsstruktur. Bereits existierende Prozesse und zugehörige Subprozesse werden verlinkt und durch Gruppierungen strukturiert. INTERNE RICHTLINIEN UND NORMEN Die Sammlung und Beschreibung von Risiken und Compliances ist für Unternehmen von großer Bedeutung, um darauf aufbauend spätere Kontrollen zu identifizieren und zu entwickeln. Zu berücksichtigen sind beispielsweise die Themenbereiche Sicherheit, Brandschutz, Umweltschutz, Corporate Governance, Kodex, Basel III oder Solvency. 5 / 12

6 RISIKEN UND KONTROLLPUNKTE DEFINIEREN In dieser Phase werden mögliche Ereignisse oder Entwicklungen identifiziert, die das Erreichen definierter Ziele erschweren oder verhindern. Operative und strategische Risiken des Unternehmens werden dokumentiert und bewertet. Die Zuordnung von Risiken mit den entsprechenden Tätigkeiten stellt gefährdete Prozesse transparent dar. Des Weiteren werden innerhalb der Prozesse Kontrollen für das Eintreten von Risiken definiert. Automatisierte Tätigkeiten, Berechtigungen in Bezug auf Unternehmensrollen, automatische Benachrichtigungen, sowie Alarming werden berücksichtigt. FireStart bietet darüber hinaus ein breites Spektrum an Aktivitäten, welche problemlos in Prozessmodelle eingebunden werden können. RISIKOMATRIX ERSTELLEN FireStart unterstützt dabei, die Risiken den Zielen und anschließend die Kontrollen den Risiken zuzuordnen. Dadurch können die Prozesse überprüft und Verbesserungspotentiale aufgezeigt werden. System- und Benutzerinformationen aus der Prozessabwicklung lassen sich auf das zugrunde liegende Fachmodell reflektieren und geben Aufschluss darüber, wie effektiv der Prozess im Geschäftsalltag umgesetzt wird. 6 / 12

7 BEWERTUNG DER RISIKEN Jedes definierte Risiko wird anhand der Risikotoleranzgrenzen des Unternehmens bewertet und gegebenenfalls mit einer oder mehreren Kontrollen versehen, welche das einzelne Risiko vermeiden, vermindern oder abwälzen können. Den Risiko-Elementen werden Schadenshöhe (Damage) und Eintrittswahrscheinlichkeit (Frequency) in Prozent zugeteilt. PRÜFUNGSINTERVALLE DEFINIEREN Genau wie Prozesse, welche unterschiedliche Frequenzen aufweisen, sind auch Kontrollen in unterschiedlichen Intervallen durchzuführen. Ob monatlich, jährlich, halbjährlich oder in einem anderen Zeitintervall, das FireStart MCM ermöglicht eine komfortable Eingabe von verschiedenen Testfrequenzen für die entsprechenden Kontrollen im MCM SharePoint Portal. KONTROLLEN ZUTEILEN Die definierten und implementierten Kontrollen sind nun gemäß den Vorgaben von Mitarbeitern beziehungsweise von betroffenen IT-Systemen durchzuführen. Kontrollen sind folglich die Basis für einzelne Testdefinitionen in FireStart. 7 / 12

8 Schritt 1: Erstellen und Einspielen von Testdefinitionen (textuelle Ableitung der Prozesse und Basis für die spätere Testdurchführung) über das MCM SharePoint Portal. Das Einspielen der Testdefinitionen kann jederzeit durchgeführt werden und ist über entsprechende Berechtigungen gesichert. Schritt 2: Anlegen der Testdurchführungen (Aufgaben) im MCM SharePoint Portal und Zuteilung der Aufgaben an die jeweiligen Tester. Aufgaben die innerhalb der festgelegten Frist nicht begonnen wurden, werden an den Testsupervisor gesendet, der die Aufgabe erneut zuteilen kann. 8 / 12

9 Schritt 3: Eingabe des Testergebnisses und Dokumentation der Testdurchführung in einem vordefinierten Formular im MCM SharePoint Portal. Testdefinitionen kann bei Bedarf ein Zusatzformular hinzugefügt werden, welches über einen Link in der jeweiligen Testdurchführung aufgerufen und bearbeitet werden kann. Schritt 4: Bestätigung der abgeschlossenen Testdurchführung durch den Testsupervisor. Dieser muss das Testergebnis und die Nachvollziehbarkeit der Testdokumentation bestätigen und freigeben. Nach der finalen Freigabe durch den Testsupervisor ist die Testdurchführung abgeschlossen und kann nicht mehr verändert werden. FireStart unterstützt diese Phase insbesondere durch Mehrbenutzerfähigkeit, Berechtigungsmanagement bis auf Objekt- und Attributebene, Datensynchronisation mit externen Quellen, Outlook und Mobile Device-Unterstützung. 9 / 12

10 BERICHTE GENERIEREN UND VERTEILEN In der Testdurchführung, der operativ ausführbaren Testdefinition, wird die Wirksamkeit einer Kontrolle geprüft und die Ausführung dokumentiert. Die Auswertung der Testergebnisse erfolgt auf Basis ausgewählter Spalten der Testdefinitionen/Testdurchführungen. Es stehen Filter-, Gruppierungsund Sortierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Zusätzlich werden einfache grafische Darstellungsmöglichkeiten (Kreisdiagramme) über wirksame, nicht wirksame, durchgeführte und nicht durchgeführte Testungen bereitgestellt. Das Berechtigungskonzept für Auswertungen ist nach der Gesellschaftshierarchie aufgebaut. Das bedeutet, dass eine Gesellschaft die Testergebnisse aller Tochtergesellschaften einsehen kann, jedoch nicht von gleichrangigen oder übergeordneten Gesellschaften. TRACK UND TRACE DER MASSNAHMEN Eine regelmäßige Aktualisierung des Risikoportfolios ermöglicht dem Unternehmen eine aktuelle Informationsbasis über die Risikosituation sicherzustellen. FireStart unterstützt den Anwender dabei, Prozesse zu prüfen und Verbesserungspotentiale aufzuzeigen. 10 / 12

11 VORAUSSETZUNGEN Der technische Bereich umfasst den FireStart Server mit den zugehörigen Workflows, sowie das MCM SharePoint Portal. Die technische Bereitstellung wird wahlweise von einem externen Dienstleister oder PROLOGICS IT GmbH selbst betreut. Die infrastrukturelle Bereitstellung und Betreuung der physischen Server und Netzwerke wird entweder von der eigenen IT-Abteilung oder vom externen IT- Provider durchgeführt. Der inhaltliche Bereich umfasst die Gesellschaften und deren Mitarbeiter, sowie die Testdefinitionen, welche sich aus den Unternehmensprozessen beziehungsweise den Kontrollen der Unternehmensprozesse ableiten. Diese Inhalte werden von den Systemanwendern in FireStart MCM eingepflegt. TAKE AWAYS Das FireStart Multipurpose Control Management (MCM) ist die ideale Plattform, um ein durchgängiges Risiko- und Compliance Management aufzubauen, sowie um ein effektives Internes Kontrollsystem (IKS) zu installieren. Risiken werden laufend überwacht, Schadensfälle minimiert und Rechtskonformität hergestellt. Damit hilft FireStart den Unternehmen, Entwicklungs- und Profitabilitätsziele zu erreichen und eine Verschwendung von Ressourcen zu minimieren. Ob Evaluierungen zum Arbeitnehmerschutz oder der Brandschutz-VO, ISO-Zertifizierungen oder Softwarelizenz-Audits, im Tagesgeschäft sind eine Vielzahl an Prüfungs- und Dokumentationspflichten zu erfüllen. FireStart in Verbindung mit SharePoint vereinfacht Prüfroutinen und liefert auf Knopfdruck Statusberichte. Wesentliche Vorteile des FireStart MCM-Moduls sind:» Zentrale Datenhaltung» Sicherheit / BPM-Governance» Aufwandsreduktion» Erweiterbarkeit» Metadaten-Verwaltung» Arbeiten im Office-Umfeld, keine Spezialwerkzeuge notwendig 11 / 12

12 PROLOGICS IT GMBH Wir haben FireStart für Sie entwickelt! Eine Business Process Management Suite, mit der Sie Ihre täglichen Arbeitsabläufe effizienter und strukturierter gestalten können. Benutzerfreundlichkeit, Praxistauglichkeit und Innovationen sind die Schwerpunkte von PROLOGICS, an denen wir uns bei der Entwicklung von FireStart laufend messen. Unsere Ziele sind:» Effizienz steigern Wir steigern die Effizienz in der Prozessabwicklung und verringern damit die Durchlaufzeiten.» Komplexität reduzieren Wir vereinfachen die Benutzerinteraktion mit den IT Systemen, harmonisieren Ihre IT Schnittstellen und etablieren so ein durchgängiges LifeCycle Management für Ihre Prozessentwicklung.» Qualität verbessern Wir verbessern die Prozessplanung samt automatisierung, verringern doppelte Datenpflege und helfen dabei, die Qualität über das gesamte Unternehmen hinweg sicherzustellen.» Risiken minimieren Wir unterstützen bei der Risikoplanung, verbessern Ihr Internes Kontrollsystem (IKS) und etablieren Strukturen zur kontinuierlichen Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. PROLOGICS IT GmbH Tel.: Techcenter Fax: Hafenstraße Linz 12 / 12