Das komfortabelste Tool, um Kosten und Komplexität der IT Landschaft eines Unternehmens zu managen.

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1 Das komfortabelste Tool, um Kosten und Komplexität der IT Landschaft eines Unternehmens zu managen. Zunehmende Komplexität in der IT HIGHLIGHTS Verlässliche Übersicht und Transparenz der IT Landschaft eines Unternehmens Einheitliche, zentrale Datenquelle durch Organisation verwandter Daten Die IT Landschaften von Unternehmen wachsen über Jahre an. Durch neue Produkte, Technologien und Änderungen der Organisation ist auch die IT Landschaft einem permanentem Wandel ausgesetzt. Wie kann die Komplexität, die daraus zwangsläufig entsteht, reduziert werden? Gibt es Risiken bei den eingesetzten Technologien, z.b. durch den auslaufenden Support des Herstellers? Wie kann die IT Landschaft auf neue Paradigmen wie Big Data, Cloud Computing oder mobile Geräte vorbereitet werden? Welche Schnittstellen müssen angepasst werden, wenn ein neues Produkt auf den Markt kommt? IT Manager und CIOs suchen nach Antworten für diese Fragen. Leistungsstarkes Reporting: Interaktive und individuelle Reports Export aller Daten für maßgeschneiderte Analysen (z.b. nach Excel) Intuitive Nutzung dank hochmoderner Gestaltung der Oberfläche Schnelle Einführung ohne Training oder aufwändige Anpassung Hohe Sicherheitsstandards und Speicherung aller Daten in der EU Bild 1: Ist Ihre IT Landschaft so komplex? Unzureichende Informationen Diese Fragen können nicht immer zeitnah beantwortet werden. Schlüsselinformationen über die IT Landschaft sind oft nicht mehr aktuell und deshalb für Entscheidungen nicht brauchbar. Experten mit tiefgreifendem Wissen sind eine Seltenheit. Auswirkungen von Entscheidungen über die IT können häufig nicht richtig ausgewertet werden. Die Mitarbeiter finden kaum die Zeit, relevante Daten zu erheben. Um die erwartete Leistung zu bringen, braucht die IT Abteilung aber genau die Fähigkeit schnell Entscheidungen zu treffen und Handlungen folgen zu lassen. Seite 1

2 leanix Die Lösung für CIOs leanix ist das einzige Tool auf dem Markt, welches die Ziele eines leistungsstarken IT Portfolio Management mit den Vorteilen sozialer Plattformen verbindet. Folgende Eigenschaften zeichnen leanix aus: Informationsmanagement Ermöglicht einen bequemen Weg alle relevanten Informationen zu managen, die für ein professionelles IT Portfolio Management benötigt werden. Stellt eingebautes Fachwissen über IT Management zur Verfügung, um Komplexität zu identifizieren und zu reduzieren. Befreit die Organisation davon, ein Architektur-Framework auswählen zu müssen. Schafft die Grundlage für das Management von Qualifikationen und Fertigkeiten im IT Management. Zusammenarbeit Unterstützt Teamwork in virtuellen oder verteilten Organisationen und skaliert mit einer beliebigen Anzahl an Nutzern. Wendet moderne Konzepte der Zusammenarbeit an, wie eine Aktivitätenliste, Kommentare und Abonnements. Vereinfacht die abteilungsübergreifende Kommunikation und den Austausch über IT Themen. Sicherheit Verfügt über höchste Sicherheitsstandards: 256-Bit SSL Verschlüsselung und Verschlüsselung kritischer Datenbank Felder. Speicherung der Daten in einem ISO zertifizierten Rechenzentrum innerhalb der EU. Sichert Daten für jeden Kunden einzeln in getrennten Arbeitsbereichen. Der Zugang zum Arbeitsbereich kann optional auf das Unternehmensnetzwerk beschränkt werden. Benutzerfreundlichkeit Alle Daten können auf Wunsch nach Microsoft Excel exportiert werden. leanix integriert sich in die existierende Infrastruktur, z.b. Verlinkung mit Microsoft SharePoint. Eine moderne und intuitiv nutzbare Oberfläche motiviert die Nutzer, das Tool zu verwenden. Leistungsstarke Fact Sheets Damit eine große Anzahl an Nutzern mitarbeiten und daraus Nutzen ziehen kann, sind die Informationen in leanix einfach und verständlich organisiert: Jedes zentrale Objekt im IT Management hat sein eigenes Fact Sheet. Ein Fact Sheet sortiert die unterschiedlichen Informationen auf logische Weise, die der Nutzer leicht versteht. Folgende Fact Sheets sind in leanix vorhanden und können alle wichtigen Fragen bezüglich der IT Landschaft beantworten: Anwendungen: Welche Anwendungen werden von der IT bereitgestellt? Nutzergruppen: Wer nutzt welche IT Anwendung? IT Komponenten: Welche Technologien und Dienstleistungen liegen zu Grunde? Provider: Welcher Anbieter stellt die Technologien oder Dienstleistungen bereit? Projekte: Durch welche laufenden Projekte wird die IT Landschaft zurzeit beeinflusst? Datenobjekte: Welche Datenobjekte werden von den Anwendungen gespeichert oder transferiert? Page 2

3 Geschäftsfertigkeiten: Welche Fertigkeiten oder Prozesse werden von welchen Anwendungen unterstützt? Technologiestruktur: Welche verschiedenen Arten von Technologien werden verwendet? Durch die Fact Sheets entsteht ein IT Inventar, das leicht verständlich aber gleichzeitig umfangreich ist. Jedes Fact Sheet ist nach dem gleichen Prinzip aufgebaut: Jede Information muss einen klaren Nutzen für Handlungen oder Entscheidungen des IT Managements haben. Auf diese Weise wird Zeitverschwendung durch das Sammeln überflüssiger Daten oder deren Analyse verhindert. Die IT Organisation kann sich somit auf die Ergebnisse der Analyse fokussieren, anstelle sich schon bei der Erhebung der Daten in unbedeutenden Details zu verlieren. Das IT Management Modell gibt einen Überblick über die Fact Sheets und die zentralen Anliegen einer IT Organisation, die thematisiert werden. Jedes Fact Sheet ist vorstrukturiert und enthält Erklärungen. Das bedeutet, dass Fragen und Beschreibungen der verschiedenen Felder den Nutzern helfen, die Inhalte des Fact Sheets auch ohne Handbuch oder Training zu verstehen. Das Format der Fact Sheets ermöglicht es, diese ohne weitere Formatierung auszudrucken. Dank der Übersichtlichkeit der Informationen ist das Fact Sheet eine ideale Hilfe für IT Manager, z.b. wenn sie mit Mitarbeitern aus den Fachbereichen sprechen oder IT Lieferanten treffen. Wenn man beispielsweise die Bereitstellung einer neuen Anwendung bespricht, hat der IT Manager alle relevante Information zur Hand, wenn er das passende Fact Sheet ausdruckt. Daten sammeln Die Art und Weise wie das Fact Sheet ausgefüllt wird und auf dem neusten Stand bleibt, ist bei leanix einzigartig. Anders als andere Tools, benutzt leanix keine großen komplizierten Formulare, die den Nutzer nur abschrecken. Stattdessen funktioniert leanix über so. inline editing. In kleinen Feldern lassen sich die Information aktualisieren, ohne dass der Nutzer dabei den Überblick verliert. Kategorisieren Tagging ist ein leistungsstarkes Verfahren um Fact Sheets zu kategorisieren. Unternehmen können bspw. ihre Anwendungen mit Tags unterschiedlich kategorisieren: nach Ort (bspw. Europa oder Amerika ) oder jeder anderen beliebigen Klassifizierung (z.b. Transformation ). Bestehende Informationen verknüpfen Bild 2: Übersicht über das IT Management Modell Dokumente können mit Fact Sheets verknüpft werden, um alle relevanten Informationen griffbereit zu haben. Zum Beispiel können Seite 3

4 Handbücher oder technische Beschreibung, die bei Sharepoint gespeichert sind, so mit dem Fact Sheet einer Anwendung verbunden werden. Auswirkungen von Veränderungen schneller erkennen. leanix veranschaulicht alle Auswirkungen, die auftreten, wenn Anwendungen beispielsweise beendet werden. Abhängig von der Größe der IT Landschaft werden im Laufe der Zeit viele Fact Sheets erstellt und verändert. Damit Nutzer nur relevante Informationen in den News angezeigt bekommen, benutzt leanix das bewährte Konzept des Abonnements: Ein Nutzer kann seine Rolle bei jedem Fact Sheet mit nur einem Klick festlegen. Bild 3: Ein Fact Sheet in leanix Zusammenarbeit, hochmodern Mit leanix werden alle Nutzer in die Lage versetzt, Informationen beizusteuern und alle vorhandenen Informationen einzusehen. Jeder User kann auf alle Fact Sheets zu greifen, und sie verändern, Informationen hinzufügen oder löschen. Die Änderungen werden allerdings abgespeichert und sind in der Historie eines jeden Fact Sheets zu finden. Mit dieser Funktionalität, dem so genannten Audit-Trail, geht keine Information verloren. Die Entwicklung eines jeden Fact Sheets kann so nachverfolgt werden. Zusätzlich werden alle Veränderungen im IT Inventar im News-Bereich von leanix veröffentlicht. Durch die Transparenz der Updates, wird nicht nur eine hohe Datenqualität gesichert, sondern lassen auch Bild 4: Abonnement eines Fact Sheets Wenn jemand die Informationen eines Fact Sheets verändert, werden nur Nutzer darüber benachrichtigt, die dieses Fact Sheet auch abonniert haben. Eine reibungslose Einführung von leanix bedeutet, dass wenig wertstiftende Aufgaben der Administration so stark wie möglich reduziert werden. So können z.b. weitere Nutzer einfach per in einen Arbeitsbereich eingeladen werden. Während die Administratoren diese Funktion immer nutzen können, kann sie für normale Nutzer auf Bedarf auch kontrolliert werden: Dann kann jeder Nutzer zwar neue Nutzer in einen Arbeitsbereich einladen, der Administrator muss die Nutzer mit einem Klick freischalten. Page 4

5 Natürlich hat leanix zusätzlich zu diesem Mechanismus eine Nutzerverwaltung. Fehlende Daten werden automatisch identifiziert. Interaktives Reporting Das primäre Ziel eines jeden Reports von leanix ist es IT Management Fragen zu beantworten. Alle Reports sind interaktiv und können je nach individuellen Bedürfnissen gefiltert werden. Wenn bspw. nach My Fact Sheets gefiltert wird, zeigt der Report nur Informationen an, die der Nutzer abonniert hat. Bild 5: Example Roadmap-Report Zusammenfassend lassen sich folgende Eigenschaften der Reports von leanix hervorheben: Jeder Report folgt einem Anliegen des IT Managements Die Visualisierung ist leicht verständlich und interaktiv (bspw. drill-down) Individualisierung der Reports durch intelligente Filter Vielfältige Diagramme: u.a. Balkendiagramm, Gantt Diagramm, Tortendiagramm, Portfolio-Diagramm IT Inventar Das IT Inventar von leanix zeigt alle verfügbaren Fact Sheets in einer Sicht, die an Google erinnert. Die Ergebnisse können auf unterschiedliche Weisen gefiltert und sortiert werden, so dass der Nutzer in der Lage ist folgende Fragen zu beantworten: Welche Fact Sheets habe ich abonniert? Welche Fact Sheets sind noch nicht vollständig ausgefüllt? Welche Fact Sheets wurden vor langer Zeit aktualisiert und könnten veraltet sein? Abhängig von den Fact Sheets werden spezifische zusätzliche Informationen angezeigt. Fact Sheets können über einen Klick auf den Listeneintrag geöffnet werden oder indem man das Suchfeld in der Menüleiste benutzt. Neue Fact Sheets lassen leicht erstellen, in dem man den Typ des Fact Sheets auswählt und einen neuen Namen eingibt. Fact Sheets werden über ihre Typ und Namen identifiziert, Duplikation werden daher automatisch überprüft und verhindert. Zusammenfassend lassen sich folgende Eigenschaften des leanix Inventars hervorheben: Ergebnisaufbereitung wie in Google Individuelle Filter und Sortierungsmöglichkeiten Direkte Veränderung der Rolle im Listeneintrag Level der Vollständigkeit und Information über die letzte Aktualisierung Individualisierung der leanix Begriffe und Definitionen Seite 5

6 News leanix kombiniert IT Management Fachwissen mit der Dynamik von sozialen Plattformen. Der News-Bereich dient als zentraler Punkt, um alle Veränderungen im IT Inventar zu verfolgen und über Marktneuigkeiten durch RSS-Feeds informiert zu werden. so dass nur Neuigkeiten gezeigt werden, die für die IT Landschaft Relevanz haben. Nutzer, die den Umgang mit anderen sozialen Tools gewohnt sind, werden die Darstellung der News in leanix mögen. Unternehmen, die bereits soziale Plattformen einsetzen, können die Aktivitätenliste von leanix in ihre Tools integrieren (z.b. Integration mit Yammer ab 2013 möglich) Zusammenfassend lassen sich folgende Eigenschaften des News-Bereichs von leanix festhalten: Personalisierte und komplette Aktivitätenliste Ad-hoc Filter für neue Fact Sheets, Marktneuigkeiten und offene Themen Leichte Identifikation ungelesener News Bild 6: News Aktivitätenliste mit Neuerungen des Inventars Der Administrator des Arbeitsbereiches kann Marktneuigkeiten durch RSS-Feeds an die Bedürfnisse des Nutzers anpassen. Alle Marktneuigkeiten werden von leanix gefiltert, Abonnement jeglicher News durch einen Klick Direktes Kommentieren an einem News-Eintrag (Implementierung in 2013) Page 6

7 Systemanforderungen Da leanix Software-as-a-Service ist, wird keine Hardware oder besondere Software benötigt. Ein Internetanschluss und ein moderner Browser sind die einzigen Voraussetzungen, um leanix zu benutzen. Moderne Browser sind: Internet Explorer 8 und neuer Chrome 17 und neuer Safari 5 und neuer Firefox 11 und neuer Auch mit FF 6+ können Nutzer positive Nutzungserfahrungen mit leanix machen, wenn auch mit wenigen Einschränkungen. Ausgewählte Screenshots Bild 7: News Bild 8: Inventar Bild 9: Fact Sheet (Anwendung) Bild 10: Report (Roadmap) Seite 7

8 Über LeanIX GmbH Die LeanIX GmbH ist spezialisiert auf IT Management Themen und entwickelt Software für Unternehmen. Der Fokus liegt darauf, Komplexität in der IT Landschaft beherrschbar zu machen und zu reduzieren. Kern der Lösung ist ein intelligentes IT Inventory, dass aktuelle Informationen und Planungen über die IT Landschaft allen relevanten Mitarbeitern leicht zugänglich macht. Dabei wird großer Wert auf Entscheidungsunterstützung und Handlungsorientierung für IT Manager gelegt. Neben der starken Nutzenorientierung für das Unternehmen stehen die Bedürfnisse eines jeden Anwenders im Vordergrund. Die LeanIX GmbH hat sich dabei zum Ziel gesetzt, die Ära komplizierter Unternehmenssoftware zu beenden. Kontaktinformation: LeanIX GmbH Alte Bahnhofstrasse Bonn Deutschland Telephone: Web: Copyright LeanIX GmbH 2013 LeanIX GmbH Alte Bahnhofstrasse Bonn Deutschland Hergestellt in Deutschland Dokumentenversion 1.4 Februar 2013 leanix, das leanix logo, leanix.net sind Markenzeichen der LeanIX GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern. Sind diese oder weitere Markennamen von leanix bei ihrem ersten Vorkommen in diesen Informationen mit einem Markensymbol ( oder ') gekennzeichnet, geht daraus hervor, dass diese in der E.U. registriert sind oder gesetzlich geschützte Warenzeichen im Eigentum der LeanIX GmbH zum Zeitpunkt der Publizierung waren. Diese Marken können auch eingetragene Marken oder Common-Law-Marken in anderen Ländern sein. Weitere Unternehmens-, Produktoder Servicenamen können Marken anderer Hersteller sein. SharePoint, Excel sind Marken der Microsoft Corporation. Yammer ist eine Marke von Yammer, Inc. Bildquelle: Depositphotos Inc. Dieses Dokument ist aktuell zum Zeitpunkt seiner Erstveröffentlichung und kann von der LeanIX GmbH zu jedem Zeitpunkt verändert werden. Nicht alle Angebote sind in jedem Land erhältlich Not all offerings are available in every country. DIE IN DIESEM DOKUMENT ENTHALTENEN INFORMATIONEN WERDEN WIE BESEHEN ZUR VERFÜGUNG GESTELLT, OHNE DASS JEGLICHE GARANTIE GEGEBEN WIRD, SEI SIE AUSDRÜCKLICH ODER IMPLIZIERT. Page 8

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