SharePoint und ecspand. The next Level ECM

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1 SharePoint und ecspand The next Level ECM

2 Trends in der ECM Branche Mobile

3 Trends in der ECM Branche Beobachtet man die ECM Branche und Ihre Analys(t)en werden immer drei aktuelle Trends genannt: Cloud, Mobile und Social. Die Realität betrachtet man den ECM Tag sieht aber wie folgt aus: Mobile

4 Realität am ECM Tag Archivierung

5 Arbeitsrealität dezentrale Teams Suchen und Finden Wissensarbeiter steigende Informationsmengen Zeitmangel

6 Arbeitsrealität Die Arbeitsrealität dezentrale vieler MitarbeiterInnen Suchen und ist von Wissensarbeit geprägt Teams mit Herausforderungen Finden wie Mobilität, BYOD (Bring your own device), Arbeit in verteilten Teams Wissensarbeiter steigende Informationsmengen Dafür werden mehr und mehr andere Tools eingesetzt: Zeitmangel

7 Arbeitsrealität und ihre Werkzeuge box.com Google Docs Dropbox Skydrive Evernote

8 Arbeitsrealität und ihre Werkzeuge Die Nutzungszahlen der etablierten (Cloud-)Anbieter Google im Bereich Collaboration box.com und Dokumentenaustausch Docs (Skydrive >100Mio User, Dropbox >50Mio. User, Evernote >14Mio User) zeigen eindrucksvoll, dass sich immer mehr Benutzer (auch im Arbeitskontext) neue Tools Dropbox suchen und diese auch Skydrive einsetzen. Evernote

9 Lösung? Warum also nicht eine Software einsetzen, die bereits viele dieser Problemstellungen (wie Collaboration, Portal, Suche, Contentmanagement, ) adressiert?

10 Lösung?

11 SharePoint is a great tool for pumping up productivity.

12 Sobald im ECM Kontext von SharePoint die Rede ist kommen immer wieder Kritikpunkte wie:

13

14 Einschätzung der Analysten

15 Einschätzung der Analysten Interessant wird es wenn man sich die Einschätzung von Forrester im Detail - aufgeteilt nach Foundational (Suche, Archivierung, Workflow, Records Management, Security), Business (Portal, DMS, Collaboration, BPM, Rights Management) und Transactional (Imaging, Cold, Formulare) - ansieht.

16 Einschätzung der Analysten Business

17 Was sagt der Markt? immer mehr Kunden migrieren bestehende ECM Lösungen auf SharePoint 7 von 9 ECM Anbieter am ECM Tag mit SharePoint Integration

18 Trotz fehlender Features wie

19 Diese Lücke des SharePoint...

20 Diese Lücke des SharePoint wird gefüllt mit ecspand your SharePoint!

21 TOP 5 Gründe für den Einsatz von SharePoint als ECM System

22 1 SharePoint als Basis

23 Anders als klassische ECM Systeme Capture Link zu ERP Link zu SharePoint DMS Server Storage

24 Anders als klassische ECM Systeme Capture Link zu ERP Link zu SharePoint... die einen eigenen DMS Server voraussetzen und SharePoint wie andere DMS Drittapplikationen Server integrieren Storage

25 basiert ecspand zu 100% auf SharePoint Capture Link zu ERP Link zu SharePoint DMS Server Storage

26 basiert ecspand zu 100% auf SharePoint Capture Link zu ERP... nutzt die vorhandenen DMS Features und erweitert den SharePoint damit DMS zum Server vollwertigen ECM System. Storage

27 SharePoint als Basis einfaches Verwalten Office Integration eine zentrale Infrastruktur für dokumentenbasierte Prozesse Nutzung der vorhandenen Features

28 Zusätzliche ECM Standardfeatures Logische Strukturierung durch Akten metadatenbasierte Suche als Alternative zu Volltext

29 Zusätzliche ECM Standardfeatures Der ecspand Aktenplan aggregiert Dokumente Logische Strukturierung übersichtlich anhand ihrer Metadaten aus unterschiedlichen durch Akten Dokumentenbibliotheken. Die ecspand Suche erlaubt das komfortable Wiederauffinden von Dokumenten anhand der spezifischen Metadaten. metadatenbasierte Suche als Alternative zu Volltext

30 Zusätzliche ECM Standardfeatures integrierter (Web-)Viewer Dokumentumwandlung (Rendition) in normierte langzeitstabile Formate Archivanbindung

31 Zusätzliche ECM Standardfeatures Der Renditionservice wandelt (nahezu) beliebige integrierter (Web-)Viewer Dokumentformate in langzeitstabile und compliancekonforme PDF Dateien um, zeigt diese direkt im Browser an und unterstützt Annotationen und Highlightings. Dokumentumwandlung (Rendition) in normierte langzeitstabile Formate Archivanbindung

32 Zusätzliche ECM Standardfeatures Die Archivierungsschnittstelle integrierter ermöglicht (Web-)Viewer revisionssicheres Archivieren direkt aus SharePoint und unterstützt dabei verschiedenste Complianceplattformen wie z.b. NetApp, EMC 2, IBM, Dokumentumwandlung (Rendition) in normierte langzeitstabile Formate Archivanbindung

33 2 Integration

34 Integration Scanning Drag & Drop am Desktop Drag & Drop im Browser ERP, LOB, Datenbanken Dokumente werden an den verschiedensten Stellen im Unternehmen erzeugt. Egal ob auf Papier oder elektronisch: ecspand bietet zahlreiche Schnittstellen zum Dokumentimport.

35 Integration Drag & Drop am Desktop ERP, LOB, Datenbanken Scanning Drag & Drop im Browser

36 Integration Der Scanclient (verfügbar Drag für & Desktop und Web) digitalisiert Papierdokumente, Drop am legt diese im SharePoint ab und ordnet sie automatisch Desktop in den Vorgangsakt ein. Drag & Drop im Browser ERP, LOB, Datenbanken Die sidebar hilft bei der einfachen Drag&Drop Ablage von Dokumenten aus dem Filesystem oder Microsoft Scanning Outlook

37 Integration Scanning Drag & Drop am Desktop Drag & Drop im Browser ERP, LOB, Datenbanken Mit den ERP Connectoren werden (Stamm-)Daten abgeglichen, (Ausgangs-)Dokumente archiviert und im ERP verfügbar gemacht und applikationsübergreifende (Standard-)Prozesse zur Verfügung gestellt.

38 3 Joy of Use

39 Joy of Use Deviceunabhängig Office Integration 100% Web - 100% Funktion Einheitliches Interface Social

40 Joy of Use Arbeiten von wo Deviceunabhängig das gewohnte Integration Benutzerinter- und wie man will, eine Office 100%ige und native Officeintegration, face und die Nutzung der in SharePoint vorhandenen Collaboration- und Socialfeatures erhöhen nicht nur den 100% Arbeitskomfort Web - sondern Einheitliches reduzieren auch Social Schulungsaufwände. 100% Funktion Interface

41 4 Lösungen

42 Lösungen Verträge Rechnungen Qualitätsmanagement Posteingang Aufbauend auf den Basisservices und Importschnittstellen bietet ecspand zahlreiche konfigurierbare Lösungen und Lösungstemplates. Case Management

43 Lösungen Rechnungen Posteingang Verträge Qualitätsmanagement Case Management

44 Vertragsmanagement Unterstützt das Archivierung Arbeiten mit Verträgen Controlling über die gesamte Laufzeit hinweg, verwaltet Dokumente und Metadaten, beinhaltet Workflowtemplates und metadatengesteuerte Berechtigungen. Erstellung Verwaltung zentraler Akt

45 Vertragsmanagement Archivierung Controlling Erstellung Verwaltung zentraler Akt

46 Vertragsmanagement einfaches Userinterface integrierte Dokumenterstellung alles im Überblick

47 Eingangsrechnungsverwaltung Vom Scannen Erkennung über die Vorerfassung Prozess bis hin zu Freigabeworkflows, Verbuchung in das ERP System und Langzeitarchivierung hilft ecspand die Rechnungsprozesse zu beschleunigen. Scannen Ablage Integration

48 Eingangsrechnungsverwaltung Erkennung Prozess Scannen Ablage Integration

49 Eingangsrechnungsverwaltung Integration mobiler Geräte einfaches Userinterface Cloud

50 Qualitätsmanagement vollständige Dokumentation Dokumentenlenkung Erstellen Sie Ihr QM-Handbuch mit der SharePoint Lösung von ecspand inklusive Dokumentenlenkung, ISO 9001 Konformität, komfortable Workflowmasken und Integration in Microsoft Office. Fokus auf Anwender

51 Qualitätsmanagement vollständige Dokumentation Dokumentenlenkung Fokus auf Anwender

52 5 Sicherheit

53 Sicherheit Nummer 1 Plattform geringere Durchlaufzeiten Investitionssicherheit bewährte Standardprodukte

54 Sicherheit bewährte Standardprodukte Investitionssicherheit geringere Durchlaufzeiten Mit SharePoint Nummer als die 1 Nummer 1 Businessplattform und ecspand Plattform stehen zwei bewährte Standardprodukte zur Verfügung die durch Konfiguration und Parametrisierung spezifisch an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

55 Sicherheit Nummer 1 Plattform bewährte Standardprodukte Investitionssicherheit geringere Durchlaufzeiten Dies gewährleistet rasche Projektumsetzung und änderungen, geringe Folgekosten und eine hohe Update- und Investitionssicherheit!

56 Fazit

57 Fazit Integration Lösungen SharePoint und ecspand Joy of Use Sicherheit

58 Kombination von SharePoint & ecspand Mit der Kombination von und wird Ihre Collaborationplattform form vom Strong Performer zum ECM Leader!

59 Wann steigen Sie um?

60 /me Christian Kiesewetter Technical Sales Manager d.velop GmbH

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