Strategische Erfolgsfaktoren für die gelungene Integration von SharePoint 2010 in Unternehmen

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1 Strategische Erfolgsfaktoren für die gelungene Integration von SharePoint 2010 in Unternehmen Markus Klemen ENTERPRISE SOFTWARE SOLUTIONS [ 1 ]

2 Überblick 1. Herangehensweise 2. Individualisierungen aus Entwicklersicht 3. Einsatzszenarien 4. User Interface Design 5. Nichterfolgsfaktoren 6. Erfolgsfaktoren 7. Was kann SharePoint gut, was weniger gut? 8. Wohin geht die weitere Entwicklung? [ 2 ]

3 Eine Minute über uns Forschungszentrum für Informationssicherheit und Softwaresicherheit Rund 50 Mitarbeiter SharePoint Entwicklung seit 2003 Projekte: Corporate Solutions auf Clusterbasis bis KMU Installationen 16 Software Entwickler Via DotNet zu SharePoint [ 3 ]

4 Herangehensweisen Schauen wir mal Try and Fail approach Unterschiedliche Ansichten, was SharePoint eigentlich ist Zu komplex zum Herumprobieren technisch komplex UI Komplexität Garant für Dateninkonsistenzen Nur punktuelle Nutzung des Systems stark reduzierter Nutzen Strukturierte prozessbasierte Einführung Prepare and Succeed approach [ 4 ]

5 Schauen wir mal SharePoint wird installiert Ein Bereich wird modellhaft umgesetzt (IT) Mitarbeiter bekommen Kurzschulung Bereiche sollen sich selbst die Arbeitsumgebungen einrichten Ergebnis nach 6 12 Monate: Verwaistes SharePoint System Nutzen wird in Frage gestellt [ 5 ]

6 Strukturierte prozessbasierte Einführung Die richtigen Fragen stellen: Integration in die Gesamtumgebung (Windows, AD, Office etc.) in welchem Ausmaß? Welche Abteilungen sollen integriert werden? Wie sieht das Rechtekonzept aus? Welche Datenschutzrichtlinien müssen berücksichtigt werden? (möglicher RMS Einsatz) Welche Workflows sollen abgebildet werden? Welche Dokumente sollen in welcher Form strukturiert abgelegt werden? Wo liegen die Dokumente derzeit? Gibt es derzeit Redundanzen? [ 6 ]

7 Strukturierte prozessbasierte Einführung 2 Die richtigen Fragen stellen: Welche Kernfunktionalitäten von SharePoint sind für unser Unternehmen wichtig und sollen genutzt werden? Wie sieht das Backupkonzept aus? Verfügbarkeitsanforderungen (Offline? 24/7?) Wie sieht ein realistischer (Phasen)Zeitplan aus? Ist SharePoint für uns das geeignete Werkzeug? Requirements Phase ist wichtiger als die Umsetzungsphase Alle Stakeholder einbinden Umstieg gut vorbereiten, dann im einem Zug umsetzen [ 7 ]

8 Individualisierungen aus Entwicklersicht: 3 Varianten 1.) Reine DotNet (z.b. C#) Applikation läuft innerhalb von SharePoint Bei sehr komplexen Anwendungsszenarien sinnvoll Minimale Nutzung von SharePoint APIs Vorteil: Extreme Flexibilität, auch im Hinblick auf zukünftige SharePoint Versionen Nachteil: Entwicklung verhältnismäßig aufwendig [ 8 ]

9 Individualisierungen aus Entwicklersicht: 3 Varianten 2.) Nutzung der SharePoint 2010 Foundation Keine zusätzlichen Lizenzkosten Windows Server und ggf. SQL Server müssen lizensiert sein Reduzierte Funktionalität Gut geeignet für den Einstieg 3.) SharePoint Server 2010 Skalierung Mehr Funktionalitäten Server und CAL Lizenzen notwendig [ 9 ]

10 Einsatzszenarien im Überblick [ 10 ]

11 Nichterfolgsfaktoren Menus / Ribbon UI User and Social Features LCS Integration Navigation Content Area [ 11 ]

12 [ 12 ]

13 Versionierung (inkl. Office Integration) Granulare Rechte Meta Daten Zusätzliche Spalten Workflows Listen / DocLibs [ 13 ]

14 Unternehmensweite Taxonomien [ 14 ]

15 Nichterfolgsfaktoren Interne IT soll SharePoint ohne dedizierte Ressourcen nebenbei hochziehen Möglichst wenig Einschulung Keine Trennung in Test und Produktivsystem Keine Gesamtplanung für das Unternehmen Jede Abteilung sich selbst überlassen Jeden Mitarbeiter frei gestalten lassen Parallelbetrieb von Fileshares und SharePoint Dokumentenablage [ 15 ]

16 Erfolgsfaktoren Dedizierte Ressourcen, von Management unterstützt Vorangestellte Prozessoptimierung Gründliche Anforderungsanalyse Einbindung der betroffenen Abteilungen Strukturierter Entwicklungsprozess (z.b. SCRUM) mit klar definierten Kundenkontaktpunkten [ 16 ]

17 Was kann SharePoint sehr gut? Strukturierte Dokumentenablage Skalierbarkeit Integration in Office Outlook (Kalender, E Mails, Kontakte) Excel Services Paralleles Bearbeiten von Dokumenten Versionierung von Dokumenten Logging und Accountability Offline Integration / Synchronisation [ 17 ]

18 Was kann SharePoint sehr gut? 2 Anbindung an Data Warehouse Gute Integration in eine homogene Gesamtumgebung Windows Server Office Communication Server / LCS (Anwesend/Abwesend) SQL Server Reporting Services Analysis Services Exchange Server SCCM Data Protection Manager [ 18 ]

19 SharePoint 2010 in Windows Umgebungen Network Load Balancing SQL Server Clustering Incoming Mail and Outgoing Granular Backup Microsoft Tool Chain PowerShell System Center SharePoint Tool Chain STSADM, Psconfig, Web UI (Central Administration) SharePoint Best Practices Analyzer (Health) Web Analytics Exchange Systems Management Data Protection Manager Active Directory, Hyper-V, Visual Upgrade Binary Upgrade [ 19 ]

20 Was kann SharePoint weniger gut? Kein klassisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) Anforderungen, die über die SharePoint Funktionalitäten hinaus gehen, können sehr aufwendig werden. SharePoint Migration erfordert Expertenwissen SharePoint Administration erfordert ein gewisses Know How von der IT Abteilung SharePoint Programmierung erfordert Spezialwissen über DotNet hinaus Suchfunktion kann gewöhnungsbedürftig sein und muss sauber konfiguriert werden [ 20 ]

21 Wohin geht die weitere Entwicklung? Paralleles Bearbeiten von Dokumenten noch ausbaubar Noch stärkere Office Integration Offline Integration (ehem. Groove) Social Media Elemente (MySpace, I like) Collaboration vs. Security Datenanalysefunktionen (DWH) Hosted Services Integration in Cloud Computing (Azure) [ 21 ]

22 Weitere Informationen Markus Klemen research.org [ 22 ]

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