Kanzlei Management. Bausteine und Werkzeuge für ein professionelles Kanzleimanagement. Dr. Andreas R. J. Schnee-Gronauer

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1 Kanzlei Management

2 Dr. jur. Andreas Schnee-Gronauer Diplom-Ökonom (Schwerpunkte Steuern/Wirtschaftsprüfung) Mehrere Jahre Verwaltungschef von GÖRG Rechtsanwalt seit 2004

3 Themen heute 1. Ausgangssituation 2. Problemanalyse 3. Ideen 4. Werkzeuge 5. Diskussion

4 Umfeld Zahl der Anwälte steigt rapide waren durchschnittlich Kollegen zugelassen Rechtsanwälte Anwaltsnotare Nurnotare Erstellt unter Verwendung von Angaben der BRAK und BNotK

5 Umfeld Derzeit zwischen and Kanzleien; davon die allergröße Zahl Kleinkanzleien. Aber: Kanzleien mit 20 und mehr tätigen Personen, die nur 2,7 % aller Kanzleien stellen, erwirtschaften rd. 42,4 % des Gesamtumsatzes am Rechtsdienstleistungsmarkt. (Hommerich/Kilian, AnwBl. 4/2010, S. 277 f.)

6 Umfeld Volumen des Rechtsberatungsmarktes stieg von 1994 bis 2007 um 68% auf 17,1 Mrd. EUR Zahl der Anwälte stieg in der gleichen Zeit um 102%

7 Künftige Entwicklung Stärkerer Wettbewerb Zunehmender wirtschaftlicher Druck Größeres Dienstleistungspektrum Zunehmende Standardisierung Offenere Bürostrukturen (Virtualisierung) Zunehmendes Auseinanderdriften von großen und kleinen Kanzleien

8 Problemanalyse Das typische Problem von kleinen Kanzleien lautet: Zu viel Arbeit, zu wenig Geld. Oder beides.

9 Idee #1: Mehr Umsatz

10 Mandatspolitik Die richtigen Mandate auswählen. Anleitung in drei einfachen Schritten.

11 Mandatspolitik Schritt 1: Berechnen Sie Ihren ganz persönlichen Mindestumsatz pro Stunde.

12 Mindestumsatz Berechnungsbeispiel: 52 Wochen * 5 Tage: 260 Tage./. 5 Wochen Urlaub/Feiertage 45 Tage./. 1 Woche Krankheit etc. 5 Tage = bleiben Arbeitstage pro Jahr 210 Tage Jeden Tag auf Arbeit 9,0 Stunden./. Orga, Einkauf, Personal 2,0 Stunden./. Fortbildung, Literatur 0,5 Stunden./. Akquise 0,5 Stunden = Verbleibt produktive Zeit pro Tag 6,0 Stunden Entspricht Arbeitsstunden pro Jahr 1.260,0 Stunden Unter dem Strich sollen bleiben: EUR + ESt, KiSt, SolZ EUR + Anwaltsversorgung EUR + Krankenkasse EUR + Betriebsausgaben EUR = erforderlicher Nettoumsatz EUR Nettoumsatz pro Stunde = EUR/1260h = 126,58 EUR. Steuern berechnet nach zve von EUR, nicht verheiratet, keine Kinder;

13 Mandatspolitik Schritt 2: Analysieren Sie, welche Mandate lukrativ sind.

14 Mandatspolitik Lukrativ sind Mandate mit einem höheren Deckungsbeitrag. Entweder Mandat bei gleicher Vergütung schneller bearbeiten oder höhere Vergütung pro Zeiteinheit ( Fachanwalt für hohe Streitwerte ) Nicht: besser dieses als keins : jedes falsche Mandat kostet Geld.

15 Mandatspolitik Berechnen Sie - immer, immer, immer - den Deckungsbeitrag für einzelne Mandate und Mandaten. Realisierter Umsatz (Honorar + Auslagen)./. direkt zurechenbare Kosten = Deckungsbeitrag eigene Arbeit?

16 Mandatspolitik Ermitteln Sie in jedem Mandat immer den eigenen Umsatz pro Stunde: Deckungsbeitrag Eigene Zeit im Mandat Beispiel: Rechnung = EUR; 200 EUR sind uneinbringlich; direkt zurechenbare Kosten (insb. Auslagen + Mitarbeiter) = 150 EUR. Eigener Aufwand 7 Stunden. 850 EUR ( ) / 7 Stunden = rd. 121 EUR/Stunde

17 Mandatspolitik Mandat Mandant Rechtsgebiet Stunden Stundensatz Beratung Müller GesellschaftsR Meyer./. X Meyer Forensik U-Kauf Meyer GesellschaftsR Herausgabe Müller Forensik Mandant Stunden Stundensatz Müller Meyer Rechtsgebiet Stunden Stundensatz GesellschaftsR Meyer

18 Mandatspolitik Schritt 3: Nehmen Sie die richtigen Mandate an (Positionierung). Lehnen Sie die falschen Mandate ab.

19 Mandatspolitik Geschäftsmodelle der JUVE-Top 50-Kanzleien 1200 Top 50 Kanzleien nach Umsatz pro Berufsträger/Anzahl der Berufsträger Umsatz pro Berufsträger Anzahl der Berufsträger Quelle: Selbst erstellt unter Verwendung der in JUVE Rechtsmarkt 10/2010, S. 62 ff. veröffentlichen Zahlen

20 Mandatspolitik Ohne gute Buchhaltung und ohne Zeiterfassung geht es nicht.

21 Mandatspolitik Mehr Mandate mit den Mandanten.

22 Mandatspolitik Vorteile von Cross-Selling: Einfachere Akquise Effizientere Zusammenarbeit Sinkende Preissensibilität Gestiegene Mandantenbindung Mehr Weiterempfehlungen

23 Mandatspolitik Erfassen Sie die Situation Ihres Mandanten und analysieren Sie seinen Beratungsbedarf. Sprechen Sie die Mandanten direkt an, wenn Sie glauben, Sie können ihm einen Mehrwert bieten.

24 Mandatspolitik Werkzeuge zur Pflege der Mandantenkontakte sind eine gute Investition.

25 Mandatspolitik Clever abrechnen.

26 Mandatspolitik Zumeist wird nach den gesetzlichen Gebühren abgerechnet bzw. diese werden vereinbart. Zeitbasierte Vergütung nach Stundensätzen (30,7% immer/häufig, 29,3% gelegentlich). Pauschalvergütungen (36,2% immer/häufig; 51,4% gelegentlich). Quelle: Soldan Vergütungsbarometer 2008

27 Mandatspolitik Durchschnittlicher fester Stundensatz liegt bei 182,-- EUR, aber erhebliche Unterschiede. Quelle: Soldan Vergütungsbarometer 2008

28 Mandatspolitik Problem bei Pauschalhonoraren und Stundensatz mit Kappungsgrenze EUR Vereinbarete Pauschale bzw. Kappungsgrenze Gewinnzone Verlustzone Anders als bei einer Pauschalvereinbarung steht bei einem Stundenhonorar mit Kappungsgrenze dem Verlustrisiko keine Gewinnchance gegenüber. Erbrachte Stunden

29 Mandatspolitik Geld reinholen.

30 Mandatspolitik Vorschüsse; konsequente und zeitnahe Abrechnung der unfertigen Leistungen. Richtigen Zeitpunkt für Abschlag/Rechnung wählen (Zufriedenheitskurve). Aktive Erläuterung des Mehrwerts. Laufende Kontrolle der offenen Posten - konsequenter Forderungseinzug.

31 Idee #2: Geld besser ausgeben

32 Kostenkontrolle Kostenquote = Betriebsausgaben Nettoumsatz Ein Fünftel der Rechtsanwälte kennt die Kostenquote ihrer Kanzlei nicht. (Hommerich/Kilian, AnwBl. 10/2008, S. 708 f.)

33 Kostenkontrolle Kostenquoten unterschiedlicher Kanzleitypen sind ähnlich. Je nach Studie zwischen 50 % (Einzelanwälte) und 55 % (Sozietäten mit mehr als 100 Anwälten) - jeweils ohne Inhabergehälter. (Hommerich/Kilian, AnwBl. 10/2008, S. 708 f.)

34 Kostenkontrolle Ab heute: Monatlich Aufwandskonten der Summenund Saldenliste durchsehen (Wo bleibt mein Geld?). Bei Mitarbeitern Auslastung prüfen (Zeiterfassung!).

35 Idee #3: Leistung messen Konica Bausteine Minolta und Werkzeuge vertical markets für ein professionelles Kanzleimanagement

36 What s Indikatoren up Kriterien für die Auswahl eines Rechtsanwalts: Möglichkeit zu schnellen Terminen/ sofortiges Gespräch (83%) Freundlichkeit des Personals (71%) Spezialisierung (80%), Fachanwalt (60%)... Preis der Beratung (32%) Hommerich/Kilian, BRAK 2007, 191 ff.

37 What s Indikatoren up You can t manage what you can t measure (Robert S. Kaplan)

38 What s Indikatoren up Entwickeln Sie Indikatoren für das besondere Leistungsversprechen Ihrer Kanzlei (z.b. Zeit bis zum Rückruf). Denken Sie auch an Indikatoren für private Ziele (z.b. Abende pro Woche mit dem Partner). Finden Sie einfache Wege, die Daten zu erheben.

39 Idee #4: Zeitfresser wegmachen Konica Bausteine Minolta und Werkzeuge vertical markets für ein professionelles Kanzleimanagement

40 Prozesse optimieren It must be noted that the legal profession is perhaps the most confusing, complex and with the most demanding requirements as a vertical when we come to the look at the usage and need for improvements in process relating to documents (Both hardcopy and digital). (bradham360, White Paper The Legal Market in Europe, Dezember 2010) Konica Bausteine Minolta und Werkzeuge vertical markets für ein professionelles Kanzleimanagement

41 Prozesse optimieren Anwalt Ggf, Frist prüfen EB unterschreiben Arbeit an der Akte, Diktat Dokument korrigieren, ggf. überarbeiten Unterzeichnen, Fristen abzeichnen Sekretariat Akte heraussuchen Frist notieren, falls Wiedervorlage Dokument schreiben, Anlagen etc. Korrekturen vornehmen Kopien erstellen, Versenden, Ablegen, ggf. Frist austragen, Wiedervorlage notieren Posteingang A

42 Prozesse optimieren Nehmen Sie alle Abläufe unter die Lupe. Erstellen von Rechnungen Aktenanlage/Ablage Fristen Rechnungstellung Wiedervorlage Posteingang MahnungenTelefonannahme Buchhaltung... Postverteilung

43 Prozesse optimieren ToDo: Identifizieren der Hauptleistungsprozesse. Zerlegen in Einzelschritte. Klare Festlegung von Zuständigkeiten. Aufschreiben der Prozesse (verringert Fehler, erleichtert Einarbeitung neuer Mitarbeiter, hilft Ineffizienzen zu erkennen, Wiedereinsetzung).

44 Prozesse optimieren Zeitfresser überlisten: Vorausschauende Tagesplanung. Unangenehmes sofort erledigen. Vorgänge nur 1 Mal in die Hand nehmen. Aufteilen der Arbeitszeit in Zeiten mit und ohne Störung (aktive/passive Telefonzeit, Rückfragezeit für MA, Stille Stunde ).

45 Idee #5: Tools nutzen

46 Tools & more Standardprozesse - I Stammdatenverwaltung (Kollisionsprüfung, Schriftsätze, GwG, 13b UStG, diverse Kontakte mit Mandanten) Erstellen von Schriftsätzen, Verwaltung von Vorlagen Elektronische Kommunikation (EGVP, drebis) Unterstützung bei der Abrechung nach RVG, Zeit etc.

47 Tools & more Standardprozesse - II Zeiterfassung und Auswertung Mandanten- und Kanzleibuchhaltung und Erstellung diverser Auswertungen Wissensmanagement, Literaturverwaltung, Fundstellenverwaltung Personalverwaltung Marketing...

48 Tools & more Komplettpakete - Anwaltssoftware

49 Tools & more Viele verschiedene Anwaltsprogramme auf dem Markt; mit unterschiedlicher Ausrichtung. ra-micro ReNoStar ReNoFlex DATEV Anw alt classic pro AnNoText LECARE Advo-w are Kanzleisoftw are Kanzlei Manager Haufe Advolux Kanzleisoftw are a-jur-kanzleisof tw are Sonstige Ergebnisse der Befragung der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement, 2012

50 Tools & more Wichtige Funktionen von Kanzleisoftware: Berufsträger Wichtigkeit der jeweiligen Funktion 1,00 1,50 2,00 2,50 3,00 3,50 4, Aktenverwaltung Adressverwaltung Fristenverwaltung Abrechnung/Rechnungstellung Verwalten ersteller Dokumente Aufgaben- und Terminverwaltung Vorlagen und Muster Verwalten erhaltener Dokumente Betriebswirtschaftliche Auswertung Zeiterfassung Webakte Projektplanung Ergebnisse der Befragung der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement, 2012

51 Tools & more Trends bei Kanzleisoftware: Unterstützung für mobile Geräte Browserbasierte Lösungen Cloud-Synchronisation Verbesserung der betriebswirtschaftlichen Steuerung der Kanzlei? CRM, Kontaktmanagement?? Ergebnisse der Befragung der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement, 2012 Konica Bausteine Minolta und Werkzeuge vertical markets für ein professionelles Kanzleimanagement

52 Tools & more Zufriedenheit mit Kanzleisoftware:

53 Tools & more Zufriedenheit mit EDV-Dienstleister: 1,90 2,00 2,10 2,20 2,30 2,40 2,50 Vertragshändler Sonstige Dienstleister Reaktionsgeschwindigkeit bei Problemen Problemlösungskompetenz Know-how Preis-/Leistungsverhältnis Ergebnisse der Befragung der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement, 2012 Konica Bausteine Minolta und Werkzeuge vertical markets für ein professionelles Kanzleimanagement

54 Tools & more Tipps für Auswahl: Anforderungsprofil auf Basis der definierten Prozesse in der Kanzlei (Pflichtenheft) Entscheidungsmatrix Betrachtung der Gesamtkosten Was sagen Kollegen?

55 Tools & more Spezialsoftware Tipp: App-Stores durchsuchen

56 Tools & more Dokumentenmanagementsoftware (DMS) z.b. Nuance Paperport, Epona DMS4Legal auf Basis SharePoint, Canon Therefore,... Kontaktmanagement (CRM) z.b. Vertec Anwalt, cobra computer s brainware,... Diktatsoftware z.b. Thax Software, Dragon NaturallySpeaking legal,...

57 Tools & more Zeiterfassung und Abrechnung z.b. timeedition, tikit Carpe Diem, Sage TimeSheet,... Literaturverwaltung z.b. LEI A 2.1, JULIT,... Wissensmanagement z.b. SharePoint, Normfall-Manager,...

58 Und jetzt?

59 Die nächsten Schritte Idee #1: Mehr Umsatz Idee #2: Kosten sparen Idee #3: Leistung messen Idee #4: Effizienz steigern Idee #5: Tools nutzen

60 Die nächsten Schritte Den eigenen Stundensatz kennen. Mandate und Mandanten analysieren. Die falschen Mandate ablehnen. Positionierung der Kanzlei optimieren. Kosten im Blick haben. Eigene Leistung messen. Prozesse analysieren und Zeitfresser identifizieren Werkzeuge optimieren.

61 Rechtsberatung für Unternehmer Hermann-Schlikker-Straße Schüttorf

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