Beyond Deployment Die IMPACT-Methode: Vom IT-Projekt zum Change-Projekt

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1 Beyond Deployment Die IMPACT-Methode: Vom IT-Projekt zum Change-Projekt Dr. Judith Schütz SharePoint Roundtable vom 14. März 2013 in München

2 2 O p e n S y s t e m network OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, Beyond Deployment Die IMPACT-Methode: Vom IT-Projekt zum Change-Projekt Agenda Wo stehen wir? Die IMPACT-Methode Change Management nach der IMPACT-Methode Und nun? Fragen & Diskussion

3 3 O p e n S y s t e m network OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, Beyond Deployment Die IMPACT-Methode: Vom IT-Projekt zum Change-Projekt Wo stehen wir?

4 4 Die Unzufriedenheit «Wenn ich zurückschaue auf die Ziele und Erwartungen, mit denen wir SharePoint eingeführt haben, dann muss ich sagen, dass die Erwartungen zu hoch gesteckt waren. SharePoint hat nicht den Produktivitätsschub gebracht, den wir uns erhofft haben.» «Wir haben SharePoint zwar unternehmensweit eingeführt, aber die Nutzung und Akzeptanz ausserhalb der IT-Abteilung ist noch zu gering.» «Wir haben in unserem Unternehmen erste Erfahrungen mit SharePoint gesammelt und haben eine Reihe von zufriedenen Anwendern in verschiedenen Abteilungen. Aber es ist schwierig, über dieses Anfangsstadium hinaus zu kommen und die unternehmensweite Nutzung von SharePoint zu etablieren.» «Wir arbeiten schon seit längerem mit SharePoint und SharePoint ist bei uns gut implementiert. Aber wir nutzen nur einen Bruchteil der Möglichkeiten und eigentlich müsste da aus Business-Sicht viel mehr drin liegen, als wir zurzeit ausschöpfen.»

5 5 O p e n S y s t e m network OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, Das Paradox IT-Investitionen sind nur das Mittel Marktbeobachter wie Forrester oder Gartner notieren seit einigen Jahren wachsende Investitionen im Bereich der ICT. Studien des Fraunhofer-Instituts stellen fest, dass der IT-Nutzen aus Sicht der Information Worker sich nicht verbessert hat. und nicht das Ziel! der direkte Impact von ICT-Investitionen bezogen auf den Produktivitätszuwachs der Information Worker liegt bei 2%. erst durch die Kombination mit angepassten Arbeitsmethoden steigt der Produktivitätszuwachs der Information Worker auf bis zu 20%.

6 7 O p e n S y s t e m network OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, Interpretation der Ergebnisse einer Reifegrad-Umfrage Die Prozesse sind der Schlüssel! IT-Tools sind vorhanden und werden unterstützt, aber die verfügbare Auswahl und der Mix könnte besser sein. Das Interesse ist vorhanden und die Fertigkeiten und Kompetenzen werden gefördert. Die kulturelle Akzeptanz wird nicht als Problem/Hindernis wahrgenommen. Jedoch: Zweck und Nutzen von Enterprise 2.0 sind häufig unklar. Die IT-Tools haben (noch?) keinen Einfluss auf die vorhandenen Prozesse. Interpretation der Ergebnisse einer Masterarbeit aus dem Jahr 2011 am Lehrstuhl von Prof. Dr. Back (Universität St. Gallen).

7 8 O p e n S y s t e m network OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, Zentrale Stellgrössen für eine erfolgreiche Einführung (1/2) Management Commitment Konzeption Information/ Marketing Befähigung Nur Führungskräfte und Mitarbeitende, die sich den neuen Herausforderungen und Aufgaben gewachsen fühlen, sind auch bereit und in der Lage dazu, SharePoint zu akzeptieren und damit zu arbeiten. Projektorganisation Befähigung Arbeitsweisen Regeln und Vorgaben SharePoint ist eine Technologie des 21. Jahrhunderts. Aber wir verwenden sie für Organisationen und Prozesse des 20. Jahrhunderts. Regeln/ Vorgaben Betriebsorganisation Wenn wir SharePoint erfolgreich und nutzenbringend einsetzen wollen, dann müssen wir die Art und Weise unserer (Zusammen-)Arbeit überdenken und neue Standards erarbeiten, einführen und vorgeben. Knowhow- Aufbau Vorgehen Integration Basisinfrastruktur Es geht nicht darum, das Unternehmen über Nacht umzukrempeln, sondern darum, schrittweise die üblichen und tradierten Abläufe kritisch zu hinterfragen und den neuen Möglichkeiten anzupassen. Ergebnisse einer Fallstudie aus dem Jahr 2008, durchgeführt vom Lehrstuhl Prof. Dr. Back (Universität St. Gallen), Microsoft Deutschland und OSN Open System Network AG.

8 9 O p e n S y s t e m network OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, Zentrale Stellgrössen für eine erfolgreiche Einführung (2/2) Management Commitment Information/ Marketing Konzeption Die Einführung darf nicht isoliert betrachtet und angepackt werden, sondern muss (früher oder später) in übergeordnete Ziele und Pläne eingebettet werden. Projektorganisation Konzeption Regeln/ Vorgaben Befähigung Betriebsorganisation Arbeitsweisen Es muss eine Strategie geben, die transparent macht, was der Nutzen von SharePoint ist, welche Teams, Aufgaben und Prozesse in welcher Form davon profitieren, was die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen sind und welches die begleitenden Supportstrukturen sind. Vorgehen Die Einführung bewegt sich an der Schnittstelle zwischen Technik, Prozessen und Unternehmenskultur. Knowhow- Aufbau Integration Es braucht daher ein Vorgehen, dass alle diese Aspekte berücksichtigt und ausbalanciert. Doch gerade das ist bei den üblichen IT-lastigen Projektmanagement-Methoden kaum der Fall. Vorgehen Basisinfrastruktur Es fehlt ein Leitfaden, der den Projektmanager bei der Einführung von SharePoint wirksam unterstützt. Ergebnisse einer Fallstudie aus dem Jahr 2008, durchgeführt vom Lehrstuhl Prof. Dr. Back (Universität St. Gallen), Microsoft Deutschland und OSN Open System Network AG.

9 10 Erkenntnisse aus der Praxis SharePoint ist nicht das Ziel, sondern nur ein Mittel zum Zweck. In einem SharePoint-Projekt geht es immer auch darum, schrittweise die tradierten Arbeitsweisen und Abläufe zu hinterfragen und den neuen technischen Möglichkeiten anzupassen. In einem SharePoint-Projekt treffen zwei Welten aufeinander die Welt der Technologie und die Welt der Organisationsentwicklung. Das Projekt-Team muss zwischen diesen Welten vermitteln und die Klammer bilden können. SharePoint-Projekte bedingen ein anderes Selbstverständnis und eine aktivere Rolle der IT-Abteilung in der Welt des Business und der Organisationsentwicklung.

10 11 Beyond Deployment Die IMPACT-Methode: Vom IT-Projekt zum Change-Projekt Die IMPACT-Methode IMPACT steht für Implementation and Adoption of Information and Communication Technologies

11 12 Die IMPACT-Methode Ein Leitfaden Die IMPACT-Methode ist ein Leitfaden für die businessorientierte Einführung und nachhaltige Nutzung von SharePoint. integriert Das Vorgehen auf technischer, fachlicher und kultureller Ebene wird mit einem einzigen, ganzheitlichen Vorgehensraster integriert und koordiniert. unterstützend kollaborativ situativ Die Projektverantwortlichen werden konsequent angeleitet, sowohl die «harten» fachlichen Anforderungen zu erfüllen, als auch die «weichen» Faktoren zu berücksichtigen. Der gemeinsame Orientierungsrahmen ermöglicht die Zusammenarbeit von Beteiligten aus unterschiedlichsten Fachrichtungen, Denk- und Erfahrungswelten. Das IMPACT-Vorgehen wird auf die unternehmens- und projektspezifische Ausgangslage individuell zugeschnitten. Die IMPACT-Methode ist ein gemeinsam entwickeltes Beratungsprodukt von KPMG Deutschland, Microsoft Deutschland und OSN Open System Network AG. KPMG/Microsoft/OSN.

12 13 Aufbau der IMPACT-Methode (1/3) Phasen gliedern das Projektvorgehen in einen zeitlichen Ablauf. Ebenen fassen die Projektaufgaben zu inhaltlichen Aufgabenbereichen zusammen. Das Projektmanagement verknüpft und verbindet die unterschiedlichen Aufgabenbereiche und stellt eine Gesamt-Dramaturgie sicher. Vision Vision & Scope & Scope Analysis & Design Concept & Prototyping Development & Deployment Testing & Pilot Go-Live & Operating Organisational Adoption Technical Implementation Skills & Change Management Business Requirements Management Application Development Infrastructure Building & Operations Project Management

13 14 Aufbau der IMPACT-Methode (2/3) Jeder Aufgabenbereich besteht aus einzelnen Lieferobjekten. Diese Lieferobjekte beschreiben die Aufgaben und das Vorgehen im jeweiligen Aufgabenbereich einfach und verständlich Aus den Lieferobjekten lässt sich der Projektstrukturplan und die Zusammensetzung des Projektteams hinsichtlich den notwendigen Fähigkeiten und Erfahrungen ableiten. Organisational Adoption Skills & Change Management Business Requirements Management ToDo ToDo ToDo ToDo ToDo ToDo ToDo ToDo ToDo ToDo

14 15 Aufbau der IMPACT-Methode (3/3) Für jedes Lieferobjekt gibt es einen Steckbrief, der Zweck, Umfang und Erarbeitung beschreibt. Der Steckbrief besteht aus folgenden Elementen: Bezeichnung und Nummer Vorgehensraster, Phase und Ebene Vorgänger und Nachfolger Abhängigkeiten Zweck des Liefergegenstands Beschreibung des Liefergegenstands Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten Erarbeitungsmethodik Vorlagen und Hilfsmittel

15 17 Gut zu wissen... Erste und letzte Phase sind entscheidend 1 Zukunft gestalten statt Bedarfsanalyse 2 Unterschiedliche Zeithorizonte 3 Kein Ersatz für Projektmanagement 4 Kein Ersatz für SharePoint Know-How 5 Aufwändiger als ein reines IT- Projekt 6 Projekt ist Vorbild und Anschauungsbeispiel 7 Nicht in einmal getan 8

16 18 Beyond Deployment Die IMPACT-Methode: Vom IT-Projekt zum Change-Projekt Change Management nach der IMPACT-Methode

17 19 Definition Change Management Change Management ist die Kunst des Bestmöglichen Judith Schütz

18 20 Definition Change Management Change Management ist der kontinuierliche Prozess der kognitiven, emotionalen und soziokulturellen Auseinandersetzung mit den Veränderungen: steuert und beeinflusst das Reden und Denken über die Veränderungen. erleichtert das Verstehen und Akzeptieren der Veränderungen. thematisiert die Auswirkungen auf das bestehende soziale Gefüge (Rollen, Beziehungen, Einfluss, Macht). ermöglicht die Auflösung und Neugestaltung des sozialen Gefüges. unterstützt die einzelne Person bei der individuellen kognitiven und emotionalen Bewältigung der Veränderungen.

19 Führen von Menschen im Wandel (1/3) Menschen durchlaufen verschiedene kognitive und emotionale Phasen, bis sie sich auf eine Veränderung eingestellt haben: Erneuerung Zufriedenheit Aufbruch, neues Selbstvertrauen Experimentierlust Erfolgserlebnisse mehrende Störungen wachsender Leidensdruck unsanftes Erwachen Verwirrung Desorientierung Lähmung Handlungsunfähigkeit Schuldzuweisungen Verleugnen Stressreaktionen (flüchten, angreifen, verdrängen) Angst, Resignation, Heimweh Enttäuschung, Frust, Wut, Trauer Apathie, Ohnmacht, Sinnlosigkeit

20 Führen von Menschen im Wandel (2/3) Was können wir tun, um die kognitive und emotionale Anpassung zu erleichtern? Erneuerung? Zufriedenheit?? Verwirrung? Verleugnen

21 Führen von Menschen im Wandel (3/3) Mit gezielten, unterstützenden Interventionen können wir den Menschen den Umgang mit Ungewissheit und das Durchlaufen der Wandelphasen erleichtern: Erneuerung Biete Trainingsmöglichkeiten an! Initiiere einen Prozess der kontinuierlichen Verbesserung! Sorge für konstruktive Selbstkritik! Zufriedenheit Inszeniere eine Krise! Benutze neue Performance- Massstäbe! Schaffe neue (Kunden-)Kontakte! Verwirrung Ermögliche Kommunikation und spontane Netzwerkbildung! Entwickle neuartige Perspektiven! Feiere auch kleine Erfolgserlebnisse! Verleugnen Würdige die Vergangenheit! Akzeptiere Frustration! Zeige Empathie! Ermögliche Abschieds- und Übergangsrituale!

22 Skills & Change Management in der IMPACT-Methode Vision & Scope Analysis & Design Concept & Prototyping Development & Deployment Testing & Pilot Go-Live & Operating Organisational Adoption Skills & Change Management Zukunftsbilder aufbauen Neugierde und Lust wecken Handlungszwang transparent machen ICT Vision ICT Strategy Use Case List neue Ziele vereinbaren neue Massstäbe setzen Lücken Soll/Ist aufzeigen Culture Analysis Management & Operations Structure Future Skills Profiles mögliche Wege aufzeigen Massnahmen festlegen Sicherheit vermitteln Organisational Development Concept Qualification Concept neue Regeln und Prozesse definieren befähigen, ermuntern neue Erfahrungen ermöglichen Coaching & Support Structure Qualification Training Development Organisational Changes Trainings Guidelines & Manuals on-the-job unterstützen neue Routinen eingewöhnen evaluieren, lernen, verbessern, neu starten On-the-job Coaching Community Building & Support Activities 6 Month Evaluation

23 26 Beyond Deployment Die IMPACT-Methode: Vom IT-Projekt zum Change-Projekt Und nun?

24 27 1. Schritt: Die eigene Rolle hinterfragen von IT-Projekt zu Organisationsprojekt von Vollzug zu Strategie von Analyst zu Account Manager von Funktionen zu Prozessen von Getriebenen zu Treibern

25 28 2. Schritt: Die Stossrichtung festlegen Weiterentwickeln Innovation neue Anwendungen bestehende Organisational Adoption Neue Use Cases definieren Abläufe und Arbeitsweisen anpassen Daten und Prozesse integrieren Technical Implementation Development- und Deploymentprozesse überprüfen und verbessern Physische und logische Architektur überprüfen und verbessern Verankern Organisational Adoption Support und Coaching der Anwender on-the-job Community aufbauen und pflegen Technical Implementation SharePoint-Services standardisieren und automatisieren Governance überprüfen und ergänzen Beratungskompetenz der IT stärken bestehende Anwender Organisational Adoption ICT-Strategie erarbeiten und entscheiden Strategische Use Cases identifizieren Sponsoren gewinnen Technical Implementation Aufbau SharePoint Competence Center Professionalisierung der SharePoint-Plattform und der SharePoint-Services Verbreiten Organisational Adoption Neue Sponsoren gewinnen Zukünftige Anwender motivieren, befähigen und unterstützen Technical Implementation Informationsarchitektur überprüfen und ergänzen Performance überwachen und optimieren Supportstrukturen verbessern neue

26 29 3. Schritt: Den richtigen Projekt-Setup sicherstellen Sponsor Use Case Governance Team Support los! Sponsor aus dem Business suchen gemeinsam konkreten Use Case beschreiben gemischtes Projektteam zusammenstellen: Projektverantwortung klären: Leitung Steuerung Quality Review Business IT HR Rolle BR? externe Unterstützung klären: IMPACT-Methode SharePoint Changemanagement Projektmanagement

27 30 Beyond Deployment Die IMPACT-Methode: Vom IT-Projekt zum Change-Projekt Fragen & Diskussion

28 31 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ihre Ansprechpartnerin für die IMPACT-Methode

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