Potentiale von Microsoft SharePoint

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1 Potentiale von Microsoft SharePoint Einsatzszenarien in Projekten (und darüber hinaus) David Hirsch, PMP Hugo Wine & Dine Heidelberg, 8. März 2010 Die nachfolgenden Inhalte sind urheberrechtliches Eigentum der Campana & Schott-Unternehmensgruppe. Die unentgeltliche Überlassung berechtigt ausschließlich zur unternehmensinternen Nutzung. Jegliche Weitergabe an Dritte bedarf der vorherigen, schriftlichen Zustimmung durch Campana & Schott.

2 Agenda Vorstellung Campana & Schott Potentiale der Geschäftsprozessautomatisierung & Sharepoint 2007 Potentiale im Projektmanagement Beispiel 1: Die Zusammenarbeit im Projekt Beispiel 2: Der Projektstatusbericht Beispiel 3: Der Projektentstehungsprozess Fazit und Ausblick Diskussion Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 2/ 61

3 Wir über uns

4 Campana & Schott ist ein etabliertes und dynamisches Unternehmen Historie und Entwicklung Seit 1992 am Markt Inhabergeführtes Unternehmen Hauptsitz: Frankfurt am Main Niederlassungen: Berlin, Köln, München, Paris, Wien, Zürich Kunden auch in Belgien, Bosnien-Herzegowina, Brasilien, Dänemark, Finnland, Großbritannien, Kosovo, Niederlande, Schweden, Spanien, Tschechien, Ukraine, USA, Köln Berlin Frankfurt Derzeit 150 Mitarbeiter Ca. 20 % Wachstum p. a. Paris München Wien Zürich Generalisten regional vor Ort werden bei Bedarf verstärkt durch Experten aus globalen Service Lines Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 4/ 61

5 Unsere Kundenbasis umfasst alle Branchen und Unternehmensbereiche Campana & Schott Kunden (Auszug) 1&1, ABB, Abbott, Accenture, Aldi, Alcatel-Lucent, Allianz, Altana, Anzag, AOK, AOL, Arcor, Areva, Avaya, AXA, Bahlsen, Bankges. Berlin, BASF, Bayer, Bayerischer Rundfunk, Beiersdorf, Bertelsmann, BMW, Boehringer Ingelheim, Bombardier, Borealis, Bosch, British Telecom, Bundesagentur für Arbeit, Bundeswehr, Carl Zeiss, Coca-Cola, Colt Telecom, Continental, Creditreform, CSC, Daimler, Datev, Deka-Bank, Deutsche Bahn, Deutsche Börse, Deutsche Forschungsgemeinschaft, Deutsche Telekom, Deutsche Vermögensberatung, DHL, Dräxlmaier, Dresdner Bank, DSAG, DWS, Dyckerhoff, EADS, ebay, E.ON, Ergo Versicherungsgruppe, Europäische Zentralbank, Ferrero, Fraport, Fraunhofer Gesellschaft, General Cologne Re, Giesecke & Devrient, Gothaer, Gruner + Jahr, Hamburger Hochbahn, Hannover Rückvers., Harman/Becker, Heidelberg Cement, Heidelberger Druckmaschinen, Heineken, Hermes Kreditvers., Hewlett-Packard, Hochtief, Infineon, Intersport, Jaguar & Land Rover, John Deere, Kassenärztliche Bundesvereinigung, KBC, Keiper Recaro Group, KfW, Kienbaum, L'Oréal, Lufthansa, MAN, Max-Planck-Ges., MCI Worldcom, Metabo, Microsoft, Miele, Ministerien, MTU, Münchener Rückvers., Münchener Vers.-Verein, NCR, Nintendo, Nokia, Novartis, OMV, ORF, OSRAM, Österreichische Bundesbahn, Philips, PricewaterhouseCoopers, Porsche, QIAGEN, Roche, RWE, Sanofi, SAP, SEB, Siemens, Signal-Iduna, Solvay, Sparkassen, Stadtwerke, Städtisches Klinikum München, Star Alliance, Südzucker, Swisscom, Swiss Re, Tchibo, Telekom Austria, TeliaSonera, Tektronix, Tengelmann, Tesa, Thomson, ThyssenKrupp, T-Systems, UBS, Universitäten (diverse), Vaillant, Valeo, Vodafone, Voestalpine, Volkswagen, Web.de, Wien Energie, Wincor Nixdorf, Yello, ZF Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 5/ 61

6 Beratung Technologie Umsetzung Produkte Campana & Schott Unternehmen Besonderer Fokus auf Projektmanagement (führender Dienstleister in Europa) Prozessoptimierung (spezielle Expertise in Prozessautomatisierung) 1992 gegründet, 150 Mitarbeiter, über 500 erfolgreiche Kundenprojekte Büros in Frankfurt, Berlin, Köln, München, Paris, Wien, Zürich Kundenfokus auf multinationale Großunternehmen Starke Allianz mit Microsoft, spezielle Expertise in SAP-Microsoft-Integration Managementberatung Technologieberatung Premier Project Partner Inner Circle ECM Partner Business Intelligence Partner Process Integration Partner Projektmanagement PM-Prozesse PM-Systeme PM Office Projektportfolio-Mgmt. Business Intelligence Prozessoptimierung Workflows & Forms Collaboration & Portals Content Management Enterprise Search Business Intelligence Microsoft Project Server Microsoft SharePoint Server Microsoft SQL Server Microsoft Biztalk Server Microsoft Excel Services Microsoft PerformancePoint Services Microsoft Office (OBA) Integration Strategieumsetzung Softwareprodukte PM-Services Professionelle Projektmanager PM Office-Experten Management of Change Training & Zertifizierung Service & Support Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 6/ 61

7 Potentiale der Geschäftsprozessautomatisierung

8 Unstrukturierte und strukturierte Aktivitäten bestimmen den Büroalltag und bergen oft Optimierungspotentiale Kleine Zeitfresser Unstrukturierte Tätigkeiten Ansprechpartner suchen und Adressdaten übernehmen Aktuellste zu einem bestimmten Thema suchen Datei in der neuesten Version heraussuchen Finale Protokoll-Fassung zum letzten Meeting suchen Letzten Abstimmungsstand rekonstruieren Dokumente gemeinsam im Team erund überarbeiten Strukturierte Tätigkeiten Auswertungen/ Berichte erstellen und an Empfänger verteilen Antragsformulare ausfüllen und weiterleiten Dokumente überarbeiten und freigeben Genehmigungen/ Freigaben einholen Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 8/ 61

9 Effizienzpotentiale in Büroaktivitäten liegen bei Mitarbeitern über 20 Millionen EUR pro Jahr Eine Beispielrechnung Tät igkeit Dauer (Min.) Häufigkeit (Anz./ Tag) Aufwand (St d.) Kost en (EUR) Person und Adresse heraussuchen 1 5 0,08 5 Aktuellste suchen 2 6 0,20 12 Neueste Dateiversion suchen 3 4 0,20 12 Meeting-Protokoll suchen 5 1 0,08 5 Abstimmungsstand rekonstruieren ,17 10 Dokument im Team überarbeiten ,25 15 Bericht erstellen und verteilen ,25 15 Formular ausfüllen & w eiterleiten ,17 10 Dokument freigeben 5 1 0,08 5 Genehmigung einholen 5 1 0,08 5 Summe pro Tag 1,56 94 Bei 220 Arbeitstagen Bei Mitarbeitern Annahme: Arbeitszeit-Vollkosten = 60 /h Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 9/ 61

10 Microsoft SharePoint Server Überblick

11 Microsoft Office SharePoint Server 2007 Funktionalitäten & Einsatzpotentiale Forms & Workflow Management Business Intelligence Web Content Management Dokumenten & Records Management Suche Collaboration & Portale Automatisierung von Geschäftsprozessen mittels Workflow Engine Einfaches Zusammenarbeiten intern und extern Zentrale, integrierte IT-Plattform zur unternehmensweiten Verwaltung von Informationen Volltextsuche über Personen, Geschäftsdaten, Dokumente und Webseiten Integration von Geschäftsdaten aus Dritt-Systemen Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 11/ 61

12 Collaboration & Portale Funktionalitäten im Überblick (2/6) Portalframework mit flexibler und skalierbarer Architektur Bereitstellung von web-basierten Kollaborationsarbeitsplätzen Informationsaustausch innerhalb von Teams, Abteilungen, Arbeitsgruppen, Zahlreiche Funktionalitäten direkt verfügbar Meeting Workspace, Issue-Listen, etc. Hoher Integrationsgrad zu Microsoft Office Automatische Übernahme von Aufgaben nach Outlook, Metadaten-Integration, etc. Bedarfsgerechte Authentifizierungsmechanismen Windows Authentifizierung über Active Directory oder lokales Benutzerkonto Forms Authentifizierung, auch für anonymen Zugriff möglich Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 12/ 61

13 Enterprise Search Funktionalitäten im Überblick (3/6) Mächtige Volltextsuche Unstrukturierte Daten Strukturierte Daten Personen Beachtung der Sicherheits-/ Zugriffsrichtlinien Vordefinierbare Search-Scopes Integration von Geschäftsdaten aus LoB- Applikationen Hohe Skalierbarkeit Line-of-Business Systems Structured Data Sources Docs, , Web Pages, File Shares, Lotus DBs, Exchange PFs Workspaces People External Web Sites, Subscription Services Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 13/ 61

14 Web Content Management Funktionalitäten im Überblick (4/6) Erstellen von Firmenpräsenzen im Intranet oder Internet Einfache Erstellung und Verwaltung der Inhalte im Browser Freigabe und Veröffentlichung von Inhalten über Workflows und zeitgesteuert möglich Versionierung und Historisierung Vordefinierte Bausteinen zur Bereitstellung von Inhalten Vollständige und einfache Anpassbarkeit an das Corporate Design Hohe Skalierbarkeit Anzahl Nutzer und Zugriffe Datenvolumen Verfügbarkeit Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 14/ 61

15 Forms & Workflow Management Funktionalitäten im Überblick (5/6) Bereitstellung und Verwaltung web-basierter Formulare über Microsoft InfoPath Einfache Erstellung selbst komplexer Formulare und anspruchsvoller Layouts Integration von Drittdaten Rollen-spezifische Ansichten im Formular Verbindung von Formularen mit Workflows zur Abbildung von Prozessen Windows Workflow Foundation als mächtige Workflow Engine Einfache Modellierung von Workflows ohne Programmierung Bei Bedarf hohe Erweiterbarkeit über.net-programmierung Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 15/ 61

16 Business Intelligence Funktionalitäten im Überblick (6/6) Web-basierte Bereitstellung und Verwaltung von Excel-Kalkulationstabellen Rollen-spezifische und interaktive Darstellung von Excel-Daten Bereitstellung interaktiver BI-Dashboards über verschiedene Datenquellen hinweg Darstellung von SQL Reporting Services- Berichten als Webparts Abbildung von Key Performance Indicators (KPIs) Integration von Dashboards basierend auf Performance Point Integration von Geschäftsdaten aus LoB- Applikationen Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 16/ 61

17 Viele Gründe sprechen für den Einsatz von SharePoint als Plattform zur Abbildung von Geschäftsprozessen Eignung von SharePoint Server als Anwendungs-Plattform Flexibilität Web-basierte Lösung (offline verfügbar) Definition und einfache Abbildung individueller (Geschäfts-) Prozesse sowie deren Änderung am laufenden System Unterstützung und Abbildung verschiedener Organisationsformen Mehrsprachigkeit Skalierbarkeit Beliebige Skalierbarkeit der Server Integration von LoB-Systemen Nahtlose Integration in die Microsoft Office Welt (v. a. MS Office 2003/ 2007) Implementierung unterschiedlicher Ansätze (z. B. Closed und Open Innovation) Share Point Funktionalität Rollenbasierte Benutzerführung Enterprise 2.0 Features (Wikis, Blogs, Foren, Communities/ Portale) Definierbare Benachrichtigungen Umfangreiche Controlling- und Reporting-Möglichkeiten User-Synchronisation mit Active Directory Zukunftssicherheit Hohe Investitions- und Zukunftssicherheit mit Microsoft als Partner SharePoint als integraler Bestandteil der Microsoft-Produktstrategie Unkomplizierte Migration von SharePoint Server 2007 auf SharePoint Server 2010 Gewährleistung langfristigen Supports Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 17/ 61

18 Potentiale im Projektmanagement

19 Neue Technologien eröffnen Möglichkeiten, alle Mitarbeiter besser in die Projektarbeit einzubeziehen Neue Wege im Projektmanagement (1) Initiierung Planung Ausführung Abschluss Projektantrag Chancen und möglichen Projektablauf transparent machen Termin- und Ress.mgmt. Phasen, Leistungen, Termine und Kapazitäten planen Ressourcenmanagement Mitarbeiter freigeben Veränderungen managen Projektabschluss Projekt formal unterstützt abschließen Kollaboration Überwachung & Steuerung Kostenmanagement: SAP-Ist-Kosten monatlich bereitstellen Berichtswesen: Projektstatus darstellen, Projektverlauf historisieren Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 19/ 61

20 Neue Technologien eröffnen Möglichkeiten, alle Mitarbeiter besser in die Projektarbeit einzubeziehen Neue Wege im Projektmanagement (2) Initiierung Projektantrag Chancen und möglichen Projektablauf transparent machen Planung Termin- u. Ress.mgmt. Phasen, Leistungen, Termine und Kapazitäten planen Ausführung Projektmanagement- Ressourcenmanagement des Aufgaben Projektmanagers Mitarbeiter mit SharePoint?! freigeben Veränderungen managen SharePoint Kollaboration Server 2007 Abschluss Projektabschluss Projekt formal unterstützt abschließen Überwachung & Steuerung Kostenmanagement: SAP-Ist-Kosten monatlich bereitstellen Berichtswesen: Projektstatus darstellen, Projektverlauf historisieren Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 20/ 61

21 Nur ein kleiner Teil der Projektarbeit wird durch klassische Projektmanagement-Software unterstützt Systemabgrenzung: Planung vs. Kollaboration Planungssysteme Kollaborations- Plattformen Quantitativ ausgerichtet Planung und Controlling Termine Budgets Aufwände/ Ressourcen Qualitativ ausgerichtet Erarbeitung der Projektergebnisse Kommunikation Allgemeine Dokumente Berichte Protokolle Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 21/ 61

22 Strukturierte und unstrukturierte Aktivitäten bestimmen unser Arbeiten gerade auch in Projekten Typische Projektaktivitäten Déjà vu? Unstrukturierte Tätigkeiten Ergebnisse/ Input aus abgeschlossenen Projekten suchen und zusammenstellen Aktuellste zu einem bestimmten Thema suchen Finale Protokoll-Fassung zum letzten Status-Meeting suchen Personalisierte Aufgabenliste basierend auf letztem Status-Meeting zusammenstellen Projektdokumente gemeinsam im Team erstellen Strukturierte Tätigkeiten Projektantrag erstellen, einreichen, prüfen und genehmigen Statusberichte bereitstellen und verteilen Projektberichte für diverse Stakeholder bereitstellen Portfolioberichte erstellen Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 22/ 61

23 Beispiel 1: Die Zusammenarbeit im Projekt

24 Bereitstellung von Web-basierten Kollaborationsarbeitsbereichen für Franchise-Partner Referenzprojekt Kollaborationsarbeitsbereich Unternehmen Internationaler Automobilkonzern ~ 58 Mrd. EUR Umsatz ~ Mitarbeiter Deutsche Landesgesellschaft ~ 1,5 Mrd. EUR Umsatz ~ 300 Mitarbeiter Führung von 4 Marken Betreuung von > 100 Partner Zielsetzung Zentrale Plattform zum Austausch von Dokumenten im Rahmen von CI- Projekten Differenzierbare Zugangs- und Zugriffsrechte für firmeninterne und -externe Mitarbeiter PM-Funktionalitäten Übersicht aller Projekte nach Status, Phase, Ansprechpartner Phasenbasierte Planung Web-basiertes System Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 24/ 61

25 Rollenspezifische Funktionalitäten und personifizierte Elemente fokussieren das Wesentliche Zentrale Startseite Intranet-Portal im Corporate Design Zentraler Einstiegspunkt für alle Mitarbeiter intern wie extern Nutzerspezifische Anzeige der Inhalte Aktuelle Ankündigungen mit individueller Benachrichtigungsfunktionalität Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 25/ 61

26 Vordefinierte Ansichten liefern einen schnellen Überblick und Einstieg zu Partnern und Projekten Überblick über alle Franchise-Partner und Projekte Zentraler Überblick über alle Partner und Projekte Vordefinierte Ansichten: Alle Partner, alle Projekte, verspätete Projekte, etc. Einfache Gruppierung und Filterung der Übersicht für jeden Benutzer möglich Verlinkung auf die Detailseiten Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 26/ 61

27 Professionelle Dokumentenmanagement- Funktionalitäten erleichtern die Zusammenarbeit Dokumentenmanagement und Aufgabenverwaltung Bereitstellung professioneller Dokumentenmanagement-Funktionalitäten Versionierung, Historisierung, Check-in/ Check-out, Projektspezifische Aufgabenliste mit Statusverfolgung Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 27/ 61

28 Rollen- und benutzerspezifische Bereitstellung von Funktionalitäten über einfache Konfiguration Funktionen: Startbereich 1 Globale Navigationsleiste zum Wechsel zwischen den Bereichen 2 Content Management Menü 3 Rollenverwaltung und Optionen zur personalisierten Seitenanzeige 4 Kontextsensitive Navigation innerhalb der Bereiche (Quick Launch Bar) 5 Volltextsuche über alle Systeminhalte (SharePoint Daten, Netzlaufw., Mailserver) 6 Darstellung von kontextbezogenen Zusatzinformationen (bspw. Links) Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 28/ 61

29 Freie Konfigurierbarkeit von Metadaten und Darstellung dieser vordefinierbaren Ansichten Funktionen: Händlerübersicht 7 Auswahl von Darstellungskriterien und filter nach Partnern, Projekten und Projektstatus und Erstellung eines neuen Partnerdatensatzes 8 Toolbar zur Erstellung neuer Listeneinträge, Export der Daten und Verwaltung der Einstellungen 9 Verlinkung zur Detailansicht der einzelnen Partnern (siehe nächste Folie) 10 Darstellung der Partner- (Adresse etc.) und Projektdaten (laufende Projekte, Projektstatus, Projektbeteiligte, Projekttermine) Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 29/ 61

30 Vordefinierbare Strukturen zur Dokumentenablage und Anzeige aktuellster Dokumente Funktionen: Franchise-Partner-Detailansicht Navigation zur exponierten 11 Darstellung von Neuigkeiten/Aktivitäten/Aufgaben 12 Allgemeine Information zum jeweiligen Partner / Dokumente) 13 Übersicht über die zuletzt bearbeiteten Dokumente und laufende Aktivitäten Neuigkeiten und öffentliche Stammdaten des jeweiligen 14 Bekanntmachung des 15 Partners (Adresse, 16 jeweiligen Partners Öffnungszeiten, etc.) Stammdaten der jeweiligen Projekte (Projektstatus, -verantwortliche und -termine) Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 30/ 61

31 Beispiel 2: Der Projektstatusbericht

32 Automatisierung des Statusberichtswesens im Multiprojektkontext eines PMO Referenzprojekt Statusberichtswesen Unternehmen Interne IT Shared Services Organisation eines dt. Großkonzerns ~ 160 Services ~ 50 Ländern ~ Mitarbeiter ~ 250 Mio. Einsparungen pro Jahr Bereich Headquarter Projekte/ Project Management Office (PMO) ~ 50 zentrale Projekte im Jahr Zielsetzung Standardisierte Erfassung von Statusberichten durch die jeweiligen Verantwortlichen Automatisierte zentrale Bereitstellung aller Statusberichte für das PMO Transparenz über das aktuelle Projektportfolio Nachvollziehbarkeit der Projektberichtsentwicklung Automatisierte Erstellung von PowerPoint-Folien mit Berichtsdaten für Board-Meetings Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 32/ 61

33 Zentrale Anlage eines initialen Statusberichts durch das Project Management Office (PMO) Rollen und Prozessorientierte Zugriffssteuerung Initiale Anlage eines Statusberichts zentral durch das PMO Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 33/ 61

34 Erstellung von Statusberichten durch den jeweils verantwortlichen Projektleiter Rollenspezifische Bereitstellung von Funktionalitäten Ausgehend von aktuellen Statusbericht kann der Projektleiter einen neuen Bericht erstellen Ältere Berichte können durch den Projektleiter korrigiert werden Dritte können bestehende Statusberichte einsehen, jedoch keine Änderungen vornehmen Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 34/ 61

35 Übernahme von Projektstammdaten aus einem Drittsystem sichert Datenqualität und -konsistenz Integrierte Formularlogik Einbindung zentral gepflegter Projektstammdaten Automatisierte Berechnung des Overall-Status Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 35/ 61

36 Standardisierte Abfrage von Projektinformation vereinheitlicht die Berichterstattung Integrierte Formularlogik Konzentration auf die wichtigsten Risiken, Probleme, Chancen, Entscheidungen und weitere Schritte durch Limitierung der Eingabefelder Automatische Vergabe der Berichtsnummer Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 36/ 61

37 Transparenz über das Projektportfolios - basierend auf den Berichtsdaten Vordefinierbare Ansichten auf das Projektportfolio Berichte aller laufenden Projekte eines Projektleiters Aktuellste Berichte der laufenden Projekte Berichtshistorie der laufenden Projekte Verwaltung und Administration sämtlicher Berichte Optische Darstellung des Projektstatus Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 37/ 61

38 Automatisierte Generierung von PowerPoint-Berichten basierend auf den Statusberichtsdaten Automatisierte Erstellung von PowerPoint Folien Create PPT Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 38/ 61

39 Beispiel 3: Der Projektentstehungsprozess

40 Automatisierung der Produktvorhabenplanung im Fachbereich Produktentwicklung Referenzprojekt Pipeline-Management Unternehmen Weltweiter Anbieter von IT-Lösungen und -Services ~ 2 Mrd. EUR Umsatz ~ Mitarbeiter Bereich Produktentwicklung ~ 800 Mitarbeiter ~ 200 Produktvorhaben im Jahr ~ 100 Nutzer verteilt auf 25 Teams Zielsetzung Automatisierung der Produktvorhabenplanung IT-technische Abbildung sämtlicher Prozessschritte Web-basiertes System, weltweit einsetzbar ohne Client- Installation Bereitstellung notwendiger Eingabeformulare und Workflows Tracking des Prozessstatus Bereitstellung von Übersichten und notwendiger Berichte für eine Kapazitäts- und Portfolioplanung Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 40/ 61

41 Rollenspezifische Navigation und personifizierte Elemente fokussieren das Wesentliche Zentrale Startseite Rollenspezifische Navigation Ankündigungen Nutzerspezifische Aufgaben Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 41/ 61

42 Prozessunterstützung durch ein Web-basiertes Formularwesen Produktvorhaben erstellen Web-basiertes InfoPath-Formular zur Eingabe relevanter Daten Geschäftsjahresbasierte Umsatzund Stückzahlplanung Automatische Berechnung der Jahresumsätze Automatische Vergabe Vorhabensnummer Möglichkeit zum Speichern und Versenden des Antrags Workflow-basierte Weiterleitung des Antrags an entsprechende Stelle Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 42/ 61

43 Prozessunterstützung durch ein Web-basiertes Formularwesen Produktvorhaben erstellen Festlegung von Abstimmungsterminen mit den verantwortlichen Teams Variable Auswahl von weiteren Abstimmungsterminen Variabl Auswahl von Teams Tracking von Status Workflow-basierte Statusübergänge Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 43/ 61

44 Workflow-basiertes Weiterleiten des Produktvorhabens sichert die Prozesskonsistenz Zuweisung einer Aufgabe Personalisierte Aufgabenliste Automatisierte - Benachrichtigung Link zum Antrag integriert in die Aufgabe Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 44/ 61

45 Detaillierung der Produktvorhabenplanung im Prozessverlauf Meilensteine und Ressourcenbedarfe planen Hinzufügen weiterer Planungsparameter Abhängigkeiten Meilensteine Kapazitätsplanung... Berechnung der Gesamtbedarfskapazität Betätigen des Buttons Save leitet den Antrag gemäß Prozessdefinition an das Product-Board zur ganzheitlichen Prüfung und Freigabe weiter Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 45/ 61

46 Klare Trennung von Dateneingabe und Datenfreigabe durch rollenspezifische Ansichten Freigabe von Produktvorhaben Anzeige sämtlicher Daten read only Freigabe oder Ablehnung führt zu Workflow-basierter Statusänderung und Information der Beteiligten Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 46/ 61

47 Reports zeigen den Kapazitätsbedarf aller freigegebenen Projekte Vergleich Bedarfskapazität mit Nettokapazität Tabellarische Übersicht Filterung nach Status Zeitraum Kategorie etc. Grafische Darstellung der Kapazitäten im zeitlichen Verlauf Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 47/ 61

48 Fazit und Ausblick

49 Kleine Schritte realisieren die große Vision: eine einzige Plattform für alle Projekte und Projektbeteiligten Fazit: SharePoint verbreitet sich schnell (zum Quasi-Standard) Die Potentiale für Prozessautomatisierung und Kollaboration bei alltäglichen Bürotätigkeiten sowie im Projektmanagement sind erheblich SharePoint ist extrem breit einsetzbar SharePoint erlaubt ein sehr flexibles und schnelles Vorgehen Mögliche Startpunkte im Projektmanagement können die Unterstützung eines Großprojekts oder ein inhaltlicher Brennpunkt wie z. B. das Statusberichtswesen sein Der Einsatz lässt sich sukzessive erweitern und fördert den Aufbau der Projektmanagement-Kultur bzw. erhöht den PM-Reifegrad Spezifische, vorkonfigurierte Lösungen als Hosting-Angebot (insbesondere auch für kleinere Unternehmen oder einzelne Projekte) sind in Vorbereitung Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 49/ 61

50 Zahlreiche neue und verbesserte Funktionalitäten machen SharePoint 2010 noch attraktiver SharePoint 2010 zentrale Neuerungen Sites Kontextabhängige Menüführung in Office-Optik durch neues Ribbon-UI Umsetzung relevanter Standards wie XHTML und WCAG 2.0 Communities Web 2.0 Funktionen (Rating, Tagging) verfügbar Erweiterte Wiki-Funktionalitäten und verbesserte MySite Content Unternehmensweite Taxonomien, Managed Metadata & Document Sets Eindeutige Document IDs für jede Datei, unabhängig vom Ablageort Search Detaillierung der Suchergebnisse auf Basis von Metadaten Benutzerkontext und Rankings fließen in Suchergebnisse mit ein Insights Excel Services: Intuitive Datenanalyse mittels Slicers und Sparklines im Web PerformancePoint Services: Vollständig in SharePoint 2010 integriert Composites Business Connectivity Services: Bidirektionale Anbindung zu Drittsystemen Workflows auf Basis Visio, SharePoint Designer und Visual Studio Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 50/ 61

51 Wir freuen uns auf spannende Projekte! Ihr Ansprechpartner in der Region David Hirsch, PMP Consultant Project Manager Campana & Schott Realisierungsmanagement GmbH Gräfstr.99, D Frankfurt am Main Tel.: + 49 (69) Mobil: + 49 (163) Campana & Schott-Unternehmensgruppe Frankfurt Berlin Köln München Paris Wien Zürich Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 51/ 61

52 Exemplarische SharePoint-Lösungen

53 CS PIM: CS Product Development & Innovation Management Ansatz Nutzen/ Mehrwert Anforderungen Zentrales, Prozess-gesteuertes System zur Innovationserfassung Integrierte Weiterentwicklung und Qualitätskontrolle der Innovationen Einfaches Customizing ohne Programmierung, vertraute Benutzeroberfläche Umfangreiche, Web-basierte Management-Cockpits für das Controlling Ziele Nutzung des gesamten kreativen Potentials des Unternehmens Möglichst geringe, zusätzliche Belastung aller partizipierenden Personen Minimierung der Dauer zur Innovationsgenerierung Kontinuierliche und steuerbare Generierung von Innovationen Innovationsprozess- und IT-Assessment, Erfassung von Unternehmens-spezifischen Besonderheiten und Vorgaben Bestimmung der Rollen und Rechtevergabe, Konzeption potentieller Anpassungen an System und IT-Architektur Konfiguration des Innovationsentwicklungsprozesses und der Management-Cockpits, Anpassung der Formulare Bereitstellung der Lösung auf Basis von Microsoft Office SharePoint Server 2007 und PerformancePoint Server 2007 Kontinuierliche Generierung von Innovationen: Ideen werden zu jeder Zeit im System erfasst und kontinuierlich von verschiedenen Rollen zu Innovationen entwickelt. Die Qualität wird nach jeder Entwicklungsstufe kontrolliert Minimierung von Dauer und Kosten: Reduktion des Aufwands auf kleine Arbeitspakete pro involvierter Rolle, frühzeitige Identifikation von Ungleichgewichten in der Innovations-Pipeline durch Management-Cockpits Realisierung eines dynamisch anpassbaren Systems: System kann durch den Einsatz von Tools mit gewohnter Microsoft-Benutzeroberfläche ohne Programmierung dynamisch erweitert und angepasst werden Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 53/ 61

54 CS RD-PPM: Research & Development Pipelinemanagement Ansatz Nutzen/ Mehrwert Anforderungen IT-technische Abbildung aller Prozessschritte bei der Portfolioplanung Web-basiertes System, weltweit einsetzbar ohne Client-Installation Bereitstellung notwendiger Eingabeformulare und Workflows Bereitstellung von Übersichten für die Portfolio- und Kapazitätsplanung Ziele Standardisierte Prozesse, Senkung der Prozess-Liegezeiten Transparenz im Prozessverlauf Aktuelle Projektdaten automatisch verfügbar Einsparung von Verwaltungsaufwand Prozess- und IT-Assessment inkl. Bewertung der Ist-Situation und Ableitung von Verbesserungspotentialen Prozessharmonisierung und Definition eines einheitlichen und durchgängigen IT-Lösungsdesigns Detaillierte Prozessmodellierung und Implementierung eines Proof of Concept Bereitstellung der Lösung auf Basis Microsoft Office SharePoint Server und Microsoft Office InfoPath Mehr erfolgreiche Projekte: Projektleitung kann sich auf die Ergebniserzielung konzentrieren verringerte Ressourcenkonflikte, dokumentierte Absprachen definieren Handlungsspielraum Effektive Prozesse: Wenig Aufwand für Erfassung der Vorhaben, Formulare & Workflows erzwingen Prozesskonsistenz Hohe Transparenz: Klare Trennung von Dateneingabe und -freigabe durch rollenspezifische Ansichten, Reports zeigen Kapazitätsbedarf aller freigegebenen Projekte Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 54/ 61

55 CS PM-PRM: Project Management Project Proposal Management Ansatz Nutzen/ Mehrwert Anforderungen IT-technische Abbildung sämtlicher Prozessschritte von der Projektidee, über die Projektbewertung bis zur Projektfreigabe Web-basiertes System, standortübergreifend einsetzbar, keine Client- Installation erforderlich Ziele Standardisierte Prozesse, Senkung der Prozess-Liegezeiten Transparenz im Prozessverlauf Aktuelle Projektdaten automatisch verfügbar Einsparung von Verwaltungsaufwand Prozess- und IT-Analyse zur Identifikation von Optimierungspotentialen Erstellung einer Lösungsskizze auf Basis der Microsoft Technologieplattform Prototypische Realisierung der Lösungsskizze und Begleitung der Pilotierung Detailkonzeption und Bereitstellung der Lösung auf Basis Microsoft Office SharePoint Server Prozesstransparenz: Aktivitäten werden gesteuert und verfolgt, Prozess-KPIs können gemessen werden Datenintegrität: Standardisierte Erfassung von Projektanträgen, Vergleichbarkeit von Projektanträgen, Datenweiterverwendung im gesamten Projektlebenszyklus Aufwandsreduktion: Einsparung manueller Tätigkeiten für Datenaggregation und aufbereitung, Verringerung von Klärungs- und Abstimmungsbedarfen Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 55/ 61

56 CS PM-CTW: Project Management - Collaboration Team Workspace Ansatz Nutzen/ Mehrwert Anforderungen Zentrale Plattform zum Austausch von Dokumenten im Rahmen unternehmensübergreifender Projekte z.b. in einem Franchising-Verbund Differenzierbare Zugriffsrechte für firmeninterne und -externe Mitarbeiter Web-basiertes System, weltweit einsetzbar ohne Client-Installation Ziele Geringere Einarbeitung: Das Verfahren zur Bearbeitung der einzelnen Projekte bleibt immer gleich Geringerer Aufwand: Die Projektdokumentation entsteht automatisch Sicherer Dokumentenstatus dank Check-In/ Check-Out und Versionierung Analyse der aktuellen IT-Landschaft und aktueller Herausforderungen, Identifikation von Verbesserungspotentialen Aufnahme und Priorisierung der Anforderungen, Ausarbeitung Statement of Work und Roadmap Überführung der Anforderungen in ein Lösungsdesign unter Nutzung von Best Practices Bereitstellung der Lösung auf Basis Microsoft Office SharePoint Server Gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit: Projekte sind schnell on track und liefern hochwertigere Ergebnisse, die Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden/ Sponsoren etc. ist höher Standardisierung: Die Zusammenarbeit im Projektteam ist gut eingespielt, lästiges Suchen nach aktuellen Informationen entfällt, rollenspezifische Fokussierung auf das Wesentliche Hohe Transparenz: Alle Beteiligten sind jederzeit informiert, Informationen sind dank Freigabeprozessen und Versionierung immer verlässlich Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 56/ 61

57 CS PM-STR: Project Management Status Reporting Ansatz Nutzen/ Mehrwert Anforderungen Standardisierte Erfassung von Statusberichten Nachvollziehbarkeit der Projektberichtsentwicklung Automatisierte zentrale Bereitstellung aller Statusberichte Automatisierte Erstellung von PowerPoint-Folien mit Berichtsdaten Ziele Projektleiter benötigen weniger Zeit zur Erstellung der Projektberichte Manager können Projektstatusberichte schneller erfassen und vergleichen Konsolidierungen der einzelnen Statusberichte auf Ebene des Projektportfolios (Management-Übersicht) werden möglich Anforderungsanalyse, Prozessdefinition und prototypische Realisierung Bereitstellung eines integrierten und automatisierten Statusberichtswesens auf Basis Microsoft Office SharePoint Server, Microsoft Office InfoPath und Microsoft Office PowerPoint Deployment in bestehende Infrastruktur und Übergabe an den internen Administrator Zeitersparnis: Konzentration auf das Wesentliche bei Statusgebern und Management durch standardisierten Prozess und automatisierte Unterstützung Höhere Datenqualität: Berichtsdaten sind aktueller und zuverlässiger Entscheidungsunterstützung: Vergleichbarkeit der Statusdaten führt zu besseren Entscheidungen, z.b. über konkurrierende Ressourcen- oder Budgeterweiterungsanfragen Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 57/ 61

58 CS HR-APM: Human Resources Application Management Ansatz Nutzen/ Mehrwert Anforderungen Automatisierung der Erstellung neuer Mitarbeiterverträge Prozesstransparenz durch einfache Überwachung Hierarchisches, durchgängiges Berechtigungskonzept Komfortable und vertraute Benutzeroberfläche Ziele Reduktion von Durchlaufzeiten dadurch Vermeidung von Absagen hochwertiger Kandidaten aufgrund zu langer Reaktionszeiten Klare Verantwortlichkeiten, Transparenz im gesamten Prozessverlauf Erhöhte Datenqualität in den Vertragsdokumenten Prozess- und IT-Assessment inkl. Bewertung der Ist-Situation und Ableitung von Verbesserungspotentialen Definition und Abstimmung der Soll-Prozesse, Zuordnung der Prozesse zu IT-Systemen Detaillierte Prozessmodellierung und Ausarbeitung eines fachlichen und technischen Lösungskonzepts Bereitstellung der Lösung auf Basis Microsoft Office SharePoint Server und Microsoft Office Kürzere Prozessdurchlaufzeiten: Aktivitäten werden rollenspezifisch zugewiesen und verfolgt, Überschreitungen vereinbarter Reaktionszeiten werden sichtbar Vollständige Prozesstransparenz: Überblick auf den gesamten Bewerberpool untergliedert nach den einzelnen Prozessphasen ist automatisch verfügbar, KPIs sind ausweisbar Kostensenkung: Einsparung manueller Bearbeitungsaufwände, bedarfsgerechte Informationsversorgung, vertraute Bedienung und hohe Benutzerergonomie Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 58/ 61

59 CS HR-RLM: Human Resources Relocation Management Ansatz Nutzen/ Mehrwert Anforderungen Ganzheitliche IT-Unterstützung aller Prozessschritte bei der Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland Web-basiertes System, weltweit einsetzbar ohne Client-Installation Bereitstellung notwendiger Eingabeformulare, Workflows und Reports Ziele Standardisierte Prozesse, Transparenz im Prozessverlauf Verbesserung des Service im HR-Bereich durch Prozesseffizienz Aktuelle Daten automatisch verfügbar, Beseitigung von Medienbrüchen Einsparung von Verwaltungsaufwand Prozess- und IT-Assessment inkl. Bewertung der Ist-Situation und Ableitung von Verbesserungspotentialen Prozessharmonisierung und Definition eines einheitlichen und durchgängigen IT-Lösungsdesigns Detaillierte Prozessmodellierung und Implementierung eines Proof of Concepts Bereitstellung der Lösung auf Basis Microsoft Office SharePoint Server und Microsoft Office InfoPath Mehr Produktivität: Zeitersparnis bei Datenerfassung und -weiterbearbeitung, Formulare und Workflows erzwingen Prozesskonsistenz. Automatische Bereitstellung von Reports, die zuvor manuell erstellt wurden Hohe Transparenz: Klare Trennung von Dateneingabe und -freigabe durch rollenspezifische Ansichten, Nachverfolgung von Bearbeiter, Bearbeitungsstatus und -datum Standardisierung: Die Applikation ist am Sollprozessmodell ausgerichtet und motiviert die Beteiligten zur Einhaltung des Standardprozesses Potentiale von Microsoft SharePoint Campana & Schott 59/ 61

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