5. Bayerisches Anwenderforum MS SharePoint als Intranetportal am Beispiel des Bundesfinanzhof / Alte Kongresshalle München

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1 5. Bayerisches Anwenderforum MS SharePoint als Intranetportal am Beispiel des Bundesfinanzhof / Alte Kongresshalle München INFORA GmbH Colin Pilz Willy-Brandt-Platz München Tel.: Fax:

2 Agenda Projektüberblick Warum MS SharePoint? Projektvorgehen Einführungsstufen Struktur und Inhalte IT-Umsetzungskonzept Schulungskonzept 2

3 1. Projektüberblick Intranet-Neuaufbau auf Basis von MS SharePoint 2010 Abbilden aktueller Informationen Einheitliche Struktur und Nutzung wiederkehrender Bausteine Wiedererkennung von Inhalten einheitliches Erscheinungsbild (Corporate Design) Kollaborationsplattform Umsetzungskonzept mit folgenden Zielsetzungen Realisierung mittels Out-of-the-box-Standards Identifikation der Bedarfe einzelner Interessengruppen Zusammenfassen und vereinheitlichen der Bedarfe Integration bestehender Prozesse und Funktionalitäten Zukunftsfähigkeit des Portals Projektzeitraum Dezember 2012 April

4 2. Warum MS SharePoint? Bietet umfangreiche Möglichkeiten out of the box Geringer Umsetzungsaufwand Nahtlose Integration mit MS Office Produkten Lizenzen für SharePoint 2010 bereits vorhanden Mitarbeiter der IT Abteilung grundlegend geschult Alle Informationen auf einer Plattform Aufbau eines zentralen Wissensspeichers Stärkung der informellen Zusammenarbeit Projekterfolg auf Basis vorausschauender und sorgfältiger organisatorischer/technischer Planung 4

5 3. Projektvorgehen Organisation vs. Technik Organisatorisch geprägtes Projekt Technik nimmt zwar keinen geringen Anteil ein, soll aber nur unterstützen Flache Projektstruktur Projektleiter BFH und INFORA Kernteam und erweitertes Kernteam auf Seiten BFH Frühe Beteiligung aller maßgeblich betroffenen Personen bzw. OE Projektphasen / wesentliche Arbeitspakete Auftaktveranstaltung mit erweitertem Kernteam Durchführung und Auswertung der Ist-Analyse Erstellung der Intranet-Konzeption Qualitätssicherung durch BFH Überarbeitung des Konzepts Abschlussworkshop 5

6 4. Einführungsstufen Unterteilung in vier Einführungsstufen Sanfte Einführung mit aufeinander aufbauenden Inhalten (klares NEIN zu Big Bang, zu hoher Komplexität und ergo zu geringer Akzeptanz) Einführungsstufe 1 Sämtliche Inhalte des bestehenden Intranets sind überführt Organisationsstruktur ist vollständig abgebildet Suche (Enterprise Search) ist funktionsfähig Einführungsstufe 2 Kollaborative Arbeitsbereiche sind konfiguriert Pilotbereich zur Einführung der Arbeitsbereiche ist festgelegt Organisationsweites Wiki ist als Webseite bereitgestellt 6

7 4. Einführungsstufen Einführungsstufe 3 Persönliche Webseiten eines jeden Mitarbeiters (MySites) sind eingerichtet Vorlagen für Webseiten der Arbeitsbereiche sind erstellt Arbeitsbereiche werden in anderen Bereichen eingeführt Integration mit Workflow von Antragswesen (Urlaubsantrag, Dienstreiseantrag etc.) Raumplanung Ressourcenplanung (Beamer, Laptop etc.) Einführungsstufe 4 Integration von Fachverfahren per Schnittstellen / Konnektoren 7

8 5. Struktur und Inhalte Portalstruktur auf Basis der Organisationsstruktur Technisch gesehen zwei Webanwendungen: Portal und MySites Beide Webanwendungen bereits im lizensierten SharePoint-Server enthalten Portal ist in drei Ebenen unterteilt Zentraladministration 1 Webanwendung Intranet Webanwendung MySites Websitesammlung Intranet BFH 2 Präs. GS ZA D+I IT Bibl. 3 WS Präs. WS GS WS ZA WS D+I WS IT WS Bibl. 8

9 5. Struktur und Inhalte Inhaltstypen Individuelle Bausteine, die innerhalb einzelner Webseiten verwendet werden Jeder Inhaltstyp stellt spezielle Funktionalitäten zur Verfügung und stellt bestimmte Inhalte wieder Inhalte sind Dokument, Bilder, Navigationselemente etc. Weitere Inhaltstypen im SharePoint-Kontext sind z. B. Websitespalten, Websitesammlungen, Websites, Dokumentenbibliotheken etc. Entlang der OE detailliert Definition, welche Inhaltstypen verwendet und welche Inhalte darin abgebildet werden Darstellung in einer Musteranwendung (eigener SharePoint Server der INFORA) Zugang und Authentifizierung Zugang zum Portal mittels Windows-Domänen-Anmeldung Damit Single-Sign-On möglich (einmaliges Anmelden am Arbeitsplatzrechner) Beim Zugriff auf das Portal greifen die im Verzeichnisdienst (Active Dirctory) zentral hinterlegten Berechtigungen 9

10 5. Struktur und Inhalte Fachanwendungen Anbindung von Fachanwendungen sehr häufig kritischer Faktor Aufgrund der zu erwartenden Komplexität bleiben Fachanwendungen zunächst unangetastet nur mittels Hyperlink im Portal verlinkt Integration von Fachanwendungen über Konnektoren / Schnittstellen erst in Einführungsstufe 4 vorgesehen Jeder einzelne Integrationsfall sollte als eigenständiges Projekt durchgeführt werden 10

11 6. IT-Umsetzungskonzept Prämisse: Umsetzung durch den BFH in Eigenregie Deshalb: praktische Handlungsleitfaden Aufbau der Serverstruktur Bis zu Benutzer Web-Server- und Anwendungs-Serverrollen auf einem Server Datenbanken auf weiterem (virtualisierten) Server Schrittweise Erklärung zur Vorbereitung des SQL-Servers Detaillierte Beschreibung zum Aufbau des SharePoint- Servers Accounts Einspielen notwendiger Updates und Patches Vorbereiten und Durchführen der Installation Weitere Konfiguration (z. B. des Such-Servers, Netowork-Balancing, aus- und eingehende s etc.) Zahlreiche weiterführende, praktische Hyperlinks 11

12 7. Schulungskonzept Stellen Sie sich vor, Sie haben SharePoint und keiner macht mit. Zum Projekterfolg tragen insbesondere auch die Schulungsmaßnahmen bei Beteiligte möchten und müssen abgeholt werden Anforderungsbezogene und zielgruppenorientierte Informations- und Schulungsmaßnahmen Im konkreten Fall: System- und Webadministratoren / Content Manager / Anwender Feedback-Möglichkeiten schaffen Projekt aktiv leben So wird die notwendige Akzeptanz erreicht 12

13 7. Schulungskonzept Für jede Zielgruppe Definition von Schulungsinhalten Zeitlicher Dimension der Schulungsmaßnahmen Empfehlung: Freistellung der Schulungsteilnehmer während der Schulungsmaßnahmen Betreuung von Anwendern durch Multiplikatoren In der frühen Einführungsphase ist mit intensiver Anwenderbetreuung zu rechnen Multiplikatoren werden in dieser idealerweise von ihren eigentlichen Aufgaben freigestellt, um ihre Betreuungsaufgabe wahrnehmen zu können Sicherstellen von Nachhaltigkeit Schulungsunterlagen stehen in elektronischer Form bereit Evaluationsbögen für Schulungsteilnehmer Fortschreibung der Dokumentationen (z. B. bei gravierenden Systemumstellungen) 13

14 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! INFORA GmbH Colin Pilz Willy-Brandt-Platz München Tel.: Fax:

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