ecspand verträge, rechnungen, qualitätsmanagement... und das alles auf ihrem SharePoint

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1 verträge, rechnungen, qualitätsmanagement... und das alles auf ihrem SharePoint ecspand Insellösungen waren gestern! Erweitern Sie mit ecspand Ihren SharePoint zum vollwertigen ECM-System: alles einfach, komplett, und auf einen Blick. Die Produktlinie ecspand Services for Microsoft SharePoint bietet Ihnen ausgereifte und lösungsorientierte ECM-Bausteine auf der Grundlage modernster Informationstechnik und strikt eingehaltenen internationalen Standards. ecspand bietet eine der leistungsstärksten und effizientesten Plattform zur revisionssicheren Verwaltung und Archivierung sämtlicher Unterlagen, Belege und Dokumente aus dem Unternehmens- und Institutsumfeld.

2 ecspand - expand your SharePoint ecspand Überblick Hagenberg Software goes ecspand Die Synergien zwischen Hagenberger IT Know-How und ecspand. Und wie Sie davon profitieren können. [Seite 3] Management Summary Alle Möglichkeiten in der Schnellzusammenfassung. Der Überblick über die Lösungen von ecspand. [Seite 4] Das Produkt - ecspand your SharePoint Auch Ihr SharePoint kann ein vollwertiges Enterprise Content Management System werden. Mit allen Vorteilen. [Seite 5] ecspand capture batch Stapelorientiertes Erfassen und Archivieren von papiergebundenen Informationen. [Seite 10] ecspand classify Inhaltsbezogene Klassifizierung die Sinn macht. [Seite 11] ecspand storage manager basis Moderne Storage Technologien direkt an Ihr SharePoint anbinden. [Seite 12] Link zu ERP & CRM ecspand link for archivelink Integrieren sie SAP für echtes Enterprise Information Management. [Seite 14] ecspand link for iseries IBM eserver und AS/400e mitten in Ihrem Unternehmen. [Seite 15] ecspand link for microsoft dynamics ax Microsoft Axapta und SharePoint zu einer vollumfänglichen Plattform verbinden. [Seite 16] ecspand link for microsoft dynamics crm Das Microsoft Dynamics CRM und SharePoint zu einer Lösung verbinden. [Seite 17] ecspand link for microsoft dynamics nav Holen Sie mit uns das meiste aus Microsoft Navision NAV. [Seite 18] ecspand link for sage bäurer Abläufe mit dieser innovativen ERP Lösung darstellen und optimieren. [Seite 19] ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung Eingangsrechnungen direkt und automatisch bereitgestellt. [Seite 20] ecspand Patentmanagement Alle schutzrechtrelevanten Dokumente und Vorgänge fest im Griff. [Seite 21] ecspand Qualitätsmanagement Echtes Qualitätsmanagement war noch nie so einfach wie mit uns. [Seite 23] ecspand Vertrags-Management Verträge Verwaltung mit unvergleichbarer Bedienbarkeit und Benutzerakzeptanz. [Seite 24] ecspand Lösungen Seite 2

3 Hagenberg Software goes ecspand Die Synergien zwischen Hagenberger IT Know-How und ecspand. Und wie Sie davon profitieren können. Microsoft Office SharePoint Server ist eine sehr leistungsfähige Technologie-Plattform für unterschiedlichste Anforderungen. Im Bereich Enterprise Content Management (ECM) bietet SharePoint Basisfunktionen. Daher bedarf es einer additiven Lösung, um aus Microsoft SharePoint eine vollwertige ECM- Umgebung zu machen. Vor allem leistungsfähige Schnittstellen und umfassende Integrationsverfahren zu ERP-, Scan-, Klassifizierungs- und -Systemen sind essenziell wichtig, um eine vollständige, reibungslose und effektive Content-Verwaltung zu realisieren. ECSpand veredelt SharePoint Anhand leistungsstarker Services und Solutions erhalten SharePoint-Anwender alles was sie benötigen, um den Arbeitsalltag effektiver zu gestalten. Dies und vieles mehr bietet Ihnen ecspand für Microsoft SharePoint: Integration in unterschiedlichste Anliefersysteme prozessorientierte Abbildung auf Basis des integrierten Aktenplans Visualisierung und Rendition beliebiger Dateien/Formate Revisionssichere Ablage ECSpand for Microsoft SharePoint ist diese Lösung, die Microsoft SharePoint vervollständigt und funktional erweitert. Sie fügt sich dabei nahtlos in die SharePoint Ungebung ein. ECSpand steht für Enterprise Content Services und der Name ist Programm! Mit ECSpand bringen Sie Informationen spielend einfach in Ihren SharePoint. Und finden sie genauso einfach wieder! ecspand kümmert sich um alles, was Sie für den einfachen und gleichzeitig komfortablen Umgang mit dokumentenbasierten Prozessen unter Microsoft SharePoint benötigen. Mit den ecspand Services & Solutions vervollständigen Sie SharePoint und werden produktiver, effektiver und erfolgreicher. Hagenberg ecspands your SharePoint Die Hagenberger Software GmbH setzt bereits seit mehr als vier Jahren erfolgreich auf SharePoint als strategische Plattform für Prozesse und Kommunikation im Unternehmen. Zahlreiche zufriedene Kunden, unsere langjährige Microsoft Gold Partnerschaft sowie die bestehende Mitgliedschaft im Microsoft Inner Circle zeugen von unserer Kompetenz und untermauert unsere Position als führender SharePoint Dienstleister in Österreich. Neben der Entwicklung von eigenen SharePoint Produkten und Individualprojekten in den Bereichen Portal, BPM, Enterprise Search, Collaboration und Business Intelligence haben wir uns intensiv auf das Lösen von immer wieder kehrenden Problemstellungen und der Entwicklung von gesamtheitlichen Lösungen auf Basis von SharePoint unter der Verwendung standardisierter Fachapplikationen spezialisiert. Das Produkt ecspand stellt hier einen wesentlichen Baustein dar um Kundenanforderungen aus den Bereichen Enterprise Content Management (ECM) und Enterprise Information Management (EIM) umsetzen zu können und den SharePoint als zentrale Plattform für geschäftskritische Dokumente und Prozesse zu positionieren. * ecspand ist ein Produkt der d.velop AG Seite 3

4 Einzigartige Lösungen ecspand ist das technologisch optimale Produkt für Microsoft SharePoint und bietet neben dem Standard Services, Produkte und fertig vorkonfigurierte ECM-Lösungen: alles einfach, alles komplett, alles auf einen Blick, alles revisionssicher - mit der vollen Integration der bekannten Office-Werkzeuge. Solutions Bilden Sie mit SharePoint Ihre dokumen- tenbasierten Prozesse ab. Qualitätsmanagement Die im Rahmen einer Qualitätssicherung anfallenden Informationen und Dokumente verwaltet ecspand anhand digitaler Leitwege. [Seite 23] Vertragsmanagement Wissen Sie eigentlich, wie viele Verträge Sie haben? Und was Sie das alles kostet? Verschaffen Sie sich Übersicht! [Seite 24] Patentmanagement Komplette Sicht auf alle schutzrechtsrelevanten Dokumente und Vorgänge Unterstützung für die Patentabteilung bei der Recherche in allen weltweit verfügbaren Schutzrechten. [Seite 21] Eingangsrechnungsverarbeitung Diese Lösung sorgt für eine automatisierte Erkennung, digitale Prüfung, Kostenzuordnung und Genehmigung von Rechnungen. [Seite 20] Services Machen Sie SharePoint zur zentralen Plattform für geschäftskritische Dokumente und Prozesse. Record Management Organisieren Sie Ihre Dokumente aktenbasiert - vollautomatisch auf Basis der Metadaten. [Seite 10 & 11] ERP Integration Archivierung für SAP und Dynamics - ganz unkompliziert und in Ihrer gewohnten Oberfläche. [Seite 14] SharePoint Compliance Mit unserer Lösung hält Ihr SharePoint alle vorgeschriebenen Gesetze, Regeln und Richtlinien für Langzeitarchivierung ein. Workflow Egal ob Stamm- oder Personaldatenpflege, Genehmigungen, Freigaben oder andere Abläufe, diese Lösung ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die internen Prozesse zu optimieren. Seite 4

5 Das Produkt - ecspand your SharePoint Auch Ihr SharePoint kann ein vollwertiges Enterprise Content Management System werden. Mit allen Vorteilen. Die Produktlinie ecspand Services for Microsoft SharePoint bietet Ihnen ausgereifte und lösungsorientierte ECM-Bausteine auf der Grundlage modernster Informationstechnik und strikt eingehaltenen internationalen Standards. ecspand bietet eine der leistungsstärksten und effizientesten Plattform zur revisionssicheren Verwaltung und Archivierung sämtlicher Unterlagen, Belege und Dokumente aus dem Unternehmens- und Institutsumfeld. Microsoft Office SharePoint Server ist eine sehr leistungsfähige Technologie-Plattform für unterschiedlichste Anforderungen und verfügt insbesondere über erweiterte Möglichkeiten im Bereich ECM, Workflow und Suche. Aus dem lösungsorientierten ECM-Blickwinkel heraus betrachtet gibt es jedoch zurzeit keine vollständige Abdeckung der für dokumentenbasierte Prozesse erforderlichen Integrationen und Funktionen. Und genau hier kommen die ecspand-services und Solutions der d.velop ins Spiel. Erst mit diesen Ergänzungen wird Share- Point zur vollständigen, zentralen Speicher- und Steuerungseinheit für geschäftsrelevante Dokumente und Prozesse. Systemstruktur Durch die in den ecspand Services enthaltene EAI-Schnittstelle (Enterprise Application Integration) integrieren Anwender unterschiedlichste anliefernde Systeme oder Scan-Verfahren wie SAP, Sage Bäurer, Microsoft Dynamics NAV oder Exchange und viele weitere nahtlos in ihre SharePoint-Umgebung. Damit ist eine direkte Übernahme der Nutz- und Metadaten sowie der Rechercheverfahren aus den genannten Systemen möglich. Medienbrüche zwischen den einzelnen Applikationen werden vermieden und Arbeitsprozesse optimiert. Das ecspand-system ist grundsätzlich branchenneutral, verfügt jedoch durch spezielle System-ADD-On s über branchenspezifische Ausprägungen, z. B. für: Universelle Import-Schnittstelle zur Integration in unterschiedlichste Systeme / Verfahren (Scanning, Klassifzierung, MS dyn nav, SAP, MS dyn ax, Infor, Bäurer, MS-CRM, Exchange, Notes, BAAN, digitale Signaturen...) Integration der SharePoint-Recherche in die Oberflächen der angebundenen Systeme. Industrie/-Handel/Logistik, für Banken/Sparkassen/Versicherungen und für das Gesundheits-Krankenhauswesen. Über diese Branchenausprägung generiert das ecspand-system einen unmittelbaren Mehrwert. Ecspandieren Sie Microsoft SharePoint zur zentralen Plattform für unternehmensweites, prozessbezogenes Informationsmanagement (ECM). ecspand Visualisierungssystem Konkrete Informationen lassen sich im Handumdrehen durch integrierte Recherche-funktion herausfiltern und visualisieren. Neu importierte Dokumente werden automatisch mit den dazugehörenden Akten verknüpft. So minimiert sich der Arbeits- Seite 5

6 aufwand für die Datenhaltung und gleichzeitig erhöht sich die Effizienz in Teams und Abteilungen. Sämtliche Informationen zum jeweiligen Vorgang sind im direkten Zugriff. Applikationsübergreifend Einmal im System verfügbar, bilden Anwender ihre Dokumente und Daten sowie die in ihrem Unternehmen bekannten, etablierten und prozessbezogenen Aktenstrukturen anhand des individuell anpassbaren Aktenplans (Records Organizer) ab. So behalten Sie stets den perfekten Überblick über beispielsweise Kunden-, Auftrags-, Produkt-, Projekt- Versicherungs- oder Patientenakten. Features Features Ereignisorientierte Formatkonvertierung in die langzeitstabilen Formate TIFF oder PDF/A via erweiterten Rendition-Service für nahezu alle Dateiformate (nicht nur Office, sondern auch technische Formate) Schnelle Gesamtübersicht durch Mehrfachansichten und prozessbezogene Visuali-sierung von Dokumenten auf Basis des SharePoint-Aktenplanes Annotationen für Dokumente Voransichten (Thumbnails) Flexible Konfiguration von prozessspezifischen Aktenplänen (Kundenakten, Auftragsakten, Versichertenakten, Patientenakten etc.) Automatische Verknüpfung von importierten Elementen einer Dokumentenbibliothek in die Akten (SharePoint-Listen) Vererbung von Metadaten zwischen Dokumenten und Listeinträgen Standard-Webparts zur prozessbezogenen Visualisierung auf Basis der Akten (alle Dokumente auf einen Blick) Zusammenfassung von Dokumenten aus unterschiedlichen Bibliotheken und Sites in einer Ansicht ecspand gesetzeskonform und Revisionssicher Standardbetrachter Der ecspand Viewer als TIFF-, JPG-, PCX- und BMP-Standardbetrachter ist vollständig in der MOSS-Infrastruktur integriert. Dokumente, die archiviert werden, wandelt der integrierte RenditionService in ein normiertes, rechtskonformes Datenformat wie TIFF oder PDF/A um. Dadurch bleiben Dokumente auch dann noch lesbar, wenn die dazu gehörende Original-Applikation nicht mehr vorhanden ist. Somit ist es ein leichtes, mit den ECM-Services die Anforderungen des Gesetzgebers hinsichtlich Aufbewahrungsfristen von Dokumenten zu erfüllen. Seite 6

7 Durch den voll in die Anwender-Oberfläche integrierten Viewer lassen sich diese Dokumente ohne zusätzliche externe Applikation jederzeit wieder direkt in SharePoint anzeigen. Mehr noch: Gerade im Bereich der revisionssicheren Archivierung komplettieren die ecspand Services die SharePoint- Umgebung. Die enthaltenen Archivierungsmodule sorgen für die rechtskonforme Archivierung von Dokumenten in Systemen wie NetApp, IBM, EMC Centera oder d.cas. ecspand cold separiert alle Dokumente aus der Spool-Datei nach flexibel zu defi-nierenden Referenzinformationen. Die Dokumente können im Originalformat archiviert werden oder in ein normiertes, langzeitstabiles Format (TIFF oder PDF) konvertiert werden. Features Interaktive Archivierung von Dateien, Objekten und s aus Applikationen Regelbasierte Archivierung von SharePoint-Objekten Archivierung mit oder ohne SharePoint-Records Center Universelle Archivierungsmöglichkeiten: kopieren, verschieben, Link erzeugen Unterstützung unterschiedlichster zertifizierter Compliance- Plattformen (NetApps, IBM, Centera, d.cas) ecspand cold basis Features Flexible dokumentartbezogene (belegbezogene) Zuordnung von Formularen Flexible seitenweise Zuordnung von Formularen Flexible, sprachkennzeichengesteuerte Zuordnung von Formularen Archivierung der aufbereiteten Dokumente keine weitere Formularverwaltung erforderlich modularer Aufbau: genaue, individuelle Anpassung Erforderlich: ecspand Services for SharePoint ecspand cold konvertiert im Rahmen der elektronischen Archivierung alle Belege und Dokumente in international normierte, langzeitstabile Datenformate, überlagert die erforderlichen Formulare und steuert die automatische Generierung der Indexdaten für die Langzeitarchivierung. Seite 7

8 Konvertierungsformate (Auszug) PDF, Postscript HPGL / HPGL2 / PCL BMP / JPEG, AFP Text, Spool-Files Weitere ecspand Lösungspakete Aufbauend auf den ecspand Services for your SharePoint bieten die ecspand Solutions Ihnen unterschiedliche vorgefertigte Lösungspakete für verschiedenste Szenarien in Ihrem SharePoint Server wie beispielsweise Vertragsmanagement, Qualitätsmanagement, Patent Management oder die Eingangsrechnungsverarbeitung. Microsoft Office-Dokumente CorelDRAW-Grafiken IBM eserver iseries (AS/400) BS 2000 / Unix etc. cold ocr (Optional) Cold ocr ermöglicht die Übernahme der Volltextinformationen aus TIFF-Dokumenten und das Splitten von TIF-Files in einzelne Dokumente. Erforderlich: ecspand Services for SharePoint cold convert (Optional) Das Modul zur automatischen Konvertierung von unterschiedlichen Formaten wie z.b. HPGL-, PDF-, Postscript- oder PCL- Daten in langzeitstabiles TIFF, PDF oder PDF/A-Format. Die Konvertierung von PCL Daten zu TIFF ist limitiert auf Seiten pro Kalendermonat oder Seiten pro Quartal. Höhere Volumina auf Anfrage. Unterstützt wird Postscript zu TIFF Automatisieren und optimieren Sie so Ihre Prozesse und Arbeitsabläufe. Voraussetzung für den Einsatz der ecspand Solutions sind die ecspand Services for SharePoint. Eingangsrechnungen per Workflow automatisch verteilen, prüfen und freigeben; im Rechnungsmonitor verfolgen sowie zur Übergabe an ein ERP System vorbereiten? Ganz einfach mit der ecspand Solutions Eingangsrechnungsverarbeitung. Verträge erstellen, verwalten und gemeinsam bearbeiten und das in Zusammenhang mit Microsoft SharePoint das bietet Ihnen das Modul für Vertragsmanagement der ecspand Solutions. Mit diesem Modul erstellen Sie auf Knopfdruck schnell und kom-fortabel neue Verträge, integrieren verfügbare Ressourcen wie Kundendaten in Ihre Formulare und Textbausteine und überwachen sogar die Versionen Ihrer Verträge. Die bei einem Qualitätsmanagement anfallenden Daten und Dokumente verwaltet die QM-Lösung der ecspand Solutions anhand vorgefertigter Leitwege. Über mitgelieferte oder individuell konfigurierbare Vorlagen und Textbausteine wird die Arbeit im Quali-tätsmanagement vereinfacht und automatisiert. Eingerichtete Dokumentenbibliotheken geben Ihnen einen direkten Überblick über Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Formblätter und Handbücher. Fristen und Wiedervorlagetermine sorgen dafür, dass Sie die Übersicht behalten. PCL zu TIFF Seite 8

9 Features Vorgefertigte Prozesslösungen für Microsoft SharePoint Nahtlose Integration in die gewohnte SharePoint Anwenderoberfläche Erweiterung des SharePoint Standard-Leistungsspektrums um Funktionen im Bereich Workflow, ECM und Recherche Integrierter Aktenplan zur Abbildung von individuellen Datenstrukturen»» Anbindung unterschiedlicher Datenquellen wie MS Dynamics, SAP ArchiveLink usw. Seite 9

10 ecspand capture batch Stapelorientiertes Erfassen und Archivieren von papiergebundenen Informationen. Das Modul ecspand capture batch ist ein stapelorientiertes Erfassen und Archivieren von papiergebundenen Informationen oder spontanes Scannen von Einzelseiten. Capture batch ist die neue Scanlösung für die Erfassung und Archivierung sämtlicher im Unternehmen eingehenden, papiergebundenen Informationen. Mit ecspand capture erfassen und archivieren Sie zentral alle Dokumente und verteilen Sie dann einfach und schnell auf elektronischem Weg. Dokumentenverluste werden so verhindert und Wegezeiten verkürzt. d.capture batch arbeitet stapelorientiert. Scanmodul: Ansteuerung unterschiedlichster Scanner, automatisches Drehen in Leserichtung, Entfernen leerer Seiten, Übergabe von Attributen durch Trennblatt, Dokumentart durch Barcode Klassifizierungsmodul: ecspand classify (Optional) übernimmt die Klassifizierung Barcode Erkennung: Auslesen von Barcode Informationen und Zuordnung zu Attributwerten sowie Dokumentenerkennung und trennung durch Barcode Indexier Modul: Manuelle Eingabe von Attributwerten. Vergabe von Indizes sowie Validierungsmöglichkeiten und unterstützt Wertemengen im SharePoint Export Modul: Übergabe der gescannten Dokumente und Attributwerte an SharePoint Export in eine Verzeichnisstruktur möglich, die z.b. von einem Fremd-Programm aufgegriffen werden kann Signatur: digitale Signatur möglich Capture batch ocr (Optional) ist eine automatische Gewinnung von Attributen aus den zu archivierenden Seiten per OCR, eine Automatische Generierung einer Textliste mit allen Attributen per OCR - neben dem Dokument wird auch die Textliste archiviert. Das Dokument kann damit auch über die Volltextsuche gefunden werden. Auf Basis dieser Stapelklassen können über das Scanmodul oder die Stapelverwaltung neue Stapel erstellt werden. Stapeldaten werden auf Dateiebene abgelegt. Es wird keine Datenbank benötigt. In den Stapelklassen wird festgelegt, welche Module in welcher Reihenfolge zur Bearbeitung der Stapel benutzt werden sollen. Features capture batch Administration: Anlage neuer Stapelklassen Stapelverwaltung: Anlage, Löschen, Positionierung und Priorisierung zu verarbeitender Dokumentenstapel Seite 10

11 ecspand classify Inhaltsbezogene Klassifizierung die Sinn macht. Der Posteingang stellt in vielen Unternehmen ein erhebliches Einsparungspotenzial dar. Für strukturierte Dokumente wie Zahlungsbelege oder andere Formulare werden oft schon heute optische Verfahren zur Erkennung des Dokumenttyps verwendet. ecspand classify setzt auf bewährte semantische und statistische Verfahren zur inhaltsbezogenen Klassifizierung. Durch die automatische Klassifizierung halb- und unstrukturierter Dokumente lässt sich die Posteingangsverarbeitung deutlich beschleunigen. So kann der Aufwand für diesen Prozess wesentlich verringert werden. ecspand classify kann überall dort eingesetzt werden, wo Freitext-Dokumente oder viele unterschiedliche Formulare die klassische OCR-Erkennung (im Paket enthalten) oder regelbasierte Verfahren zu pflegeaufwändig machen. Die Klassifizierung von Dokumenten lässt sich in beliebig tiefen Hierarchieebenen und unterschiedlichen Dimensionen vornehmen. Features ecspand classify semantische Verfahren in Kombination mit statistischen Methoden automatische Klassifizierung strukturierter, halb- und unstrukturierter Informationen unempfindlich gegen optisch unterschiedliche Formularvarianten automatische Attribut-Extraktion hohe Qualität durch Stammdatenabgleich offene Schnittstellen für Klassifizierungs- und Validierungsmethoden ecspand classify ist bereits bei einem täglichem Papiervolumen ab 150 Seiten/Tag kostengünstiger als die manuelle Bearbeitung durch die entsprechenden Mitarbeiter. Dabei bestimmt classify nicht nur Dokumentenklassen, sondern auch Attribute wie z.b. Kundenname, Lieferscheinnummer oder Artikelnummer. Seite 11

12 Eine integrierte Synchronisation zwischen den Systemen schützt vor Manipulationen und stellt so die vollständige, unecspand storage manager basis Moderne Storage Technologien direkt an Ihr SharePoint anbinden. Schnittstelle zur Anbindung moderner Storage-Technologien wie Content Adressed Storage (CAS), Network Attached Storage (NAS) etc. zu Microsoft SharePoint. Basissystem zur Integration moderner Speichertechnologien und Compliance-Lösungen in die SharePoint-Welt. Der ecspand storage manager ist die Grundlage für alle weitergehenden Storagekonzepte und für die Anbindung der unterschiedlichen Systeme an SharePoint. Features revisionssichere Speicherung auf kostengünstigen Festplattensystemen schneller Zugriff dreischichtige Prüfsummenberechnung ecspand storage manager nas Der ecspand storage manager nas erweitert die Speichergrenze des Storage manager basis auf 500 GB. In Verbindung mit dem storage manager basis oder storage manager nas ist der Kunde selbst für die technische Umsetzung der Voraussetzungen für eine revisionssicheren Archivierung verantwortlich. Diese werden von uns im Standard erst ab dem Storage manager cas bereitgestellt. Wir empfehlen, basis oder nas lediglich zu Testzwecken oder zur Auslagerung von Dokumenten aus dem SharePoint Server zu nutzen, die keinen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen. ecspand storage manager cas compliance Schnittstelle zur windowsbasierten Anbindung von zwei redundant ausgelegten, autarken Festplattensystemen bis zu einer Größenordnung von 2 TB. laufende Dateiprüfung Systememvoraussetzungen: Network Jukebox Controller ab Version für die Ansteuerung und Unterstützung von Jukeboxen CIFS/NFS für die Ansteuerung / Unterstützung von Plattensystemen Microsoft SharePoint Server 2007 mit installierten ecspand Services for SharePoint Bei Anbindung von NAS Systemen ist der Datentransfer auf 50 GB begrenzt. Die NAS Anbindung kann nur für Testzwecke genutzt werden, da diese nicht nach Compliance Anforderungen zertifiziert ist. Festplattenbasierte Content Adressed Storage Systeme sind heutzutage technologischer Standard. Mit schnellen Zugriffszeiten, verbunden mit einer revisionssicheren, langfristigen Ablage, sind sie den Jukebox-Systemen deutlich überlegen. Der storage manager cas adressiert die gespeicherten Dokumente basierend auf ihrem Inhalt und speichert diese auf den Festplattensystemen. Im Dokumentercenter können u.a Archivierungsregelungen hinzugefügt oder bearbeitet werden. Seite 12

13 veränderbare und originalgetreue Ablage (Compliance) sicher. Die Komponente ist von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer gemäss deutschem und schweizerischem Recht zertifiziert. Features Interaktive Archivierung von Dokumenten aus Applikationen Regelbasierte Archivierung von SharePoint-Objekten Archivierung mit oder ohne SharePoint-Records Center Universelle Archivierungsmöglichkeiten: kopieren, verschieben, referenzieren Unterstützung unterschiedlichster zertifizierter Compliance- Plattformen (NetApp, IBM, Centera, d.cas) Systemvoraussetzung: zwei Windows-basierte Festplattensysteme Maximale Ausbaustufe: 2 TB Erforderlich: ecspand Services Microsoft SharePoint Server ecspand storage manager basis Content Addressed Storage CAS Content Addressed Storage bedeuted, das sich ein Dokument aufgrund seines Inhaltes selbst referenziert. Über das jeweils zu archivierende Dokument wird eine Prüfsumme der sogenannte Hash-Wert gebildet. Dieser Wert ist ein eindeutiges Identifikationsmerkmal (ID). Damit es bei solchen Prüfsummen nicht zu Kollisionen kommt gleiche Prüfsumme für unterschiedliche Dokumente sind diese Prüfsummen möglichst lang. ecspand storage manager centera Schnittstelle zur Anbindung von EMC Centera Systemen. Als eine der führenden Lösungen für Content-Addressed Service (CAS) bietet die EMC Centera schnellen, einfachen Online-Zugriff bei gesicherter Content-Authentizität und Skalierbarkeit bis in den Petabyte-Bereich. Die EMC Centera bietet eine einfache, skalierbare sichere Speicherlösung für die kostengünstige Archivierung aus Microsoft SharePoint bzw. ecspand for SharePoint. Die Lizenzvolumina / Kapazitäten beziehen sich auf solche Speicherbereiche (Nodes), die compliance konform konfiguriert wurden. Erforderlich: ecspand storage manager basis Einsatzbereiche: Ausbaustufe ab 2,2 TB ecspand storage manager NetApp FAS Schnittstelle zur Anbindung von Compliance Lösungen auf Basis von NetApp FAS-Systemen an eine Microsoft Share- Point Installation mit installiertem Modul ECSpand Services. Erforderlich: ecspand storage manager basis Einsatzbereiche: Ausbaustufe ab 2,2 TB ecspand storage manager TSM Durch IBM zertifizierte Schnittstelle zur Anbindung des Tivoli Storage Manager inkl. IBM DR-Lösungen. Der storage manager TSM verwaltet alle Daten auf Basis einer übergebenen Retention-Period auf einem TSM-Speichertool innerhalb der jeweiligen Funktionseinheit (Festplatte, Bandlaufwerk, Juke- Box). Erforderlich: ecspand storage manager basis Einsatzbereiche: Ausbaustufe ab 2,2 TB Je länger eine Prüfsumme ist, desto geringer ist zudem die Wahrscheinlichkeit, dass ein Dokument ohne Änderung der Prüfsumme inhaltlich geändert werden kann. Seite 13

14 ecspand link for archivelink Integrieren sie SAP für echtes Enterprise Information Management. Integrieren Sie Ihre SAP-Anwendung mit ecspand und realisieren Sie Ihr Enterprise Information Management. Die ecspand Services ermöglicht Ihnen mit der zertifizierten Schnittstelle link for archivelink Zugriff auf alle Belege und Dokumente zu Kunden, Geschäftspartner, Projekten, Geschäftsvorfällen und Produkten unabhängig ob sie in SAP erstellt wurden oder in anderen Anwendungen. Die ecspand Services ermöglichen den Zugriff bspw. beim Aufruf einer bestimmten Bestellung in SAP automatisch auf alle Dokumente der Bestellmappe dieser bestimmten Bestellung. Die Kommunikation zwischen SharePoint (ecspand Services) und SAP erfolgt über die standardisierte ArchiveLink Schnittstelle. Diese Integration des SharePoint-Systems in das SAP- System ist von SAP geprüft und zertifiziert. Die verschiedensten SAP-Module FI, SD, MM, PP, CO, HR, bis hin zum SAP R/3-PDM/PLM-System werden durch die ECSpand Services optimal integriert. Archivierung gemäss SAP-ArchiveLink-Konvention Automatische Verknüpfung der archivierten Dokumente mit den jeweiligen SAP-Geschäftsprozessen Archivierung von Eingangsbelegen wie Lieferscheine, Eingangsrechnungen, Schriftwechsel, Verträge usw. Archivierung von Ausgangsbelegen wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen, Office-Dokumenten usw. Archivierung von Drucklisten Weitere Funktionen sind Formularmanagement/Formularverrechnung für Ausgangsbelege Archivierung in SAP-unabhängigen Archiven Strukturierte Belegablage in virtuellen Akten Archivierung von Dokumenten ohne SAP-Referenz Kataloganzeige aller recherchierten Dokumente Seite 14

15 ecspand link for iseries IBM eserver und AS/400e mitten in Ihrem Unternehmen. Der IBM eserver iseries bzw. das Vorgängermodell AS/400e gehört zu den verbreitesten und leistungsfähigsten Systemen im europäischen Markt. Mit dem 5250-Connector ecspand link for iseries der d.velop AG haben Sie die Möglichkeit Ihre 5250-basierten Applikationen um wesentliche Funktionalitäten auszubauen. Microsoft SharePoint und die ecspand Services ermöglicht Ihnen mit dem link for iseries Connector Zugriff auf alle Belege und Dokumente zu Kunden, Geschäftspartnern, Projekten, Geschäftsvorfällen und Produkten unabhängig ob sie mit Ihrer 5250-basieren Applikation erstellt wurden oder in anderen Anwendungen. Viele auf der iseries bzw. AS/400 betriebenen Applikationen haben das Problem, dass die Druckausgaben (Spoolfiles) sich in Druckausgabewarteschlangen (OUTQ s) befinden. Ein unmittelbarer Zugriff auf diese Druckausgabe-Dateien ist nicht möglich. Abhilfe schafft hier unsere Komponente ecspand cold for iseries. Dieser flexibel und einfach parameterisierbare Lösungsbaustein transferiert die archivierungsrelevanten Druckausgabe-Dateien (Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Drucklisten) in voreinstellbaren Zeitintervallen via FTP an Ihr SharePoint System zwecks Attributextrahierung aus der Druckausgabe-Dateien, Formularverrechnung usw. Zusätzliche Feature ecspand link for iseries Aktenplan Die iseries-dokumente werden automatisch in die entsprechenden Aktenstrukturen abgelegt (z.b. Kunden-/Auftragsakten) Spätes Erfassen Zwei Funktionalitäten werden unterstützt Intelligente Barcode-Erfassung direkt in der Applikation (u. U. Anpassung erforderlich) Drucken eines Barcodedeckblatts, Vorbuchen der Attribute, späteres Scannen Dynamische Attributermittlung Mittels eines flexibel anpassbaren Fetchers werden die Attribute der Dokumente automatisch aus Ihrer iseries-umgebung extrahiert. Seite 15

16 ecspand link for microsoft dynamics ax Microsoft Axapta und SharePoint zu einer vollumfänglichen Plattform verbinden. Dank der Kombination von Microsoft Axapta und dem Share- Point mit den ecspand Services erhalten Sie eine vollumfängliche Lösungsplattform. Aktuelle Compliance Anforderungen beispielsweise können problemlos abgedeckt werden. Das zentrale Repository in SharePoint stellt einen einheitlichen Informationspool für die strukturierte Verwaltung aller Informationen zur Verfügung. Mit der Schnittstelle für die Microsoft Business Solutions Axapta werden Dokumente aus Axapta Systemen revisionssicher archiviert und strukturiert, zusammen mit Informationen aus anderen Anwendungen, im zentralen SharePoint Repository abgelegt. Die automatische Übernahme von Indexwerten ermöglicht die autarke Recherche von Axapta Dokumenten. Die Schnittstelle ordnet alle in Axapta erzeugten Dokumente automatisch in die jewieligen Akten ohne die Notwendigkeit, manuell in diesen Prozess eingreifen zu müssen. Die Dokumente werden in SharePoint abgelegt und können hier autark recherchiert werden. Dokumente werden wahlweise als PDF, als Text oder im TIFF-Format gespeichert. Features ganzheitliche Lösungsplattform Indexierung und Archivierung ohne manuellen Zugriff Such- und Treffermaske in Axapta Administration der Schnittstelle überintegrierte Menüs Zugriff aus Axapta über bidirektionale Online-Schnittstelle Über die bidirektionale Online-Schnittstelle greifen Sie aus Axapta direkt auf sämtliche Informationen zu. Sowohl die Archivierung als auch die Suche im Archiv können über den Axapta Applikations- Server und über den Axapta-Client vorgenommen werden. Direkt aus Axapta archivierte Dokumente sind auch direkt wieder in diesem Prozess abrufbar sowie auch Dokumente, die bisher noch nicht archiviert worden sind. Seite 16

17 ecspand link for microsoft dynamics crm Das Microsoft Dynamics CRM und SharePoint zu einer Lösung verbinden. Dank der Kombination von Microsoft Dynamics CRM und dem SharePoint mit den ecspand Services erhalten Sie eine vollumfängliche Lösungsplattform. Aktuelle Compliance Anforderungen beispielsweise können problemlos abgedeckt werden. Das zentrale Repository in SharePoint stellt einen einheitlichen Informationspool für die strukturierte Verwaltung aller Informationen zur Verfügung. Der Anwender ist mit ecspand link for microsoft dynamics crm in der Lage, beispielsweise von einem Firmendatensatz in MS CRM direkt die entsprechende Kundenakte aufzurufen, um dort alle zu diesem Kunden abgelegten Informationen zu recherchieren. Features Aufruf von archivierten Dokumenten direkt aus MS CRM Aufruf von Akten direkt aus MS CRM revisionssichere Archivierung von Dokumenten aus MS CRM Flexibel konfigurierbar Einfach zu bedienen ecspand link for microsoft dynamics crm ist die optimale Schnittstelle zur Integration eines SharePoint-Systems und den Diensten von ecspand in die CRM-Suite Microsoft Dynamics CRM. Seite 17

18 ecspand link for microsoft dynamics nav Holen Sie mit uns das meiste aus Microsoft Navision NAV. Dank der Kombination von Microsoft Navision NAV und den ecspand Services erhalten Sie eine vollumfängliche Lösungsplattform. Das zentrale Repository in SharePoint stellt einen einheitlichen Informationspool für die strukturierte Verwaltung aller Informationen zur Verfügung. Jedes Dokument (z.b. Zeichnungen, Briefe, andere Navision-Dokumente) kann aus Navision heraus in eine Navision-Akte verknüpft werden. Es ist somit sichergestellt, dass sich alle Dokumente zu einem Vorgang in der gleichen Akte befinden. Zwei Funktionalitäten werden unterstützt Drucken eines Barcodedeckblattes > Attributwerte werden direkt mit den ecspand Services erfasst. Das Dokument wird beim späteren Scannen und Ablage in SharePoint über den Barcode mit den Attributen verknüpft. Erfassen eines Barcodes in Navision und Beleg mit Barcode versehen (z.b. aus Barcoderolle). Diese Dokumente werden später gescannt und mit ecspand cold verarbeitet. Features Belegarchivierung Drucklistenarchivierung Anzeige der archivierten Dokumente aus Navision heraus Verknüpfen von archivierten Dokumenten mit Navision-Akten Szenarium Frühes Erfassen Szenarium Spätes Erfassen Szenarium Vorbuchen Seite 18

19 ecspand link for sage bäurer Abläufe mit dieser innovativen ERP Lösung darstellen und optimieren. Die Bäurer Produktgruppe der Firma Bäurer umfasst die Module bäurer industry, bäurer trade, bäurer wincarat und bäurer FAMAC. Mit Hilfe dieser innovativen ERP-Lösung lassen sich die betriebswirtschaftlichen Abläufe in mittelständischen Unternehmen hervorragend darstellen und optimieren. Mit ecspand link for bäurer erhalten Sie eine zertifizierte Schnittstelle, welche den gleichzeitigen Einsatz dieser beiden Systeme ohne grossen Aufwand ermöglicht. Von jeder bestehenden Anwendung aus werden die Dokumente, die Ihre Mitarbeiter erstellen, vollautomatisch in das SharePoint-System importiert. Auch das Anlegen von Dokumenten oder Dokumentengruppen, virtuellen Aktenordnern oder Hüllen für Fremdbelege stellt für die integrierten Systeme kein Problem dar. Features Keine Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter notwendig Dokumentenarchivierung vollautomatisch im Hintergrund Zertifizierte Schnittstelle Automatische Verlinkung zum Archivsystem Die Verbindung der Systeme bietet eine Vielzahl von Funktionalitäten, die Ihre Unternehmensprozesse erheblich vereinfachen. Die Recherche in den Dokumenten und Akten erlaubt es dem Mitarbeiter beispielsweise, Belege einfach per Doppelklick anhand der Auftragsnummer zu finden und sich diese mit einem Viewer anzeigen zu lassen unabhängig davon, aus welcher Applikation sie stammen. Seite 19

20 ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung Eingangsrechnungen direkt und automatisch bereitgestellt. Lassen Sie sich Ihre Eingangsrechnungen per ecspand Solutions Workflow direkt und automatisch an den richtigen Stellen im Unternehmen bereitstellen und in Ihrem ERP-System verbuchen. Digitale Prüfungs- und Freigabeworkflows und deren Protokollierung in Microsoft SharePoint mit den ECSpand Services minimieren die Notwendigkeit von manuellen Eingriffen, was den Umgang mit Ihren Rechnungsvorgängen im Unternehmen optimiert und die Bearbeitungszeiten der einzelnen Vorgänge verringert. Features Erhöhung der Vorgangstransparenz durch digitale Prüfungsund Freigabeworkflows Automatische Extraktion und Klassifikation relevanter Rechnungsdaten Integriertes Reporting z.b. für Liquiditätsplanung Schnittstellen zu allen gängigen ERP- und FiBu- Systemen Über die unterschiedlichen Schnittstellen zu ERP-/FiBu-Systemen buchen Sie Ihre Belege automatisiert. Schlussendlich können mit den ECSpand Solutions Ihre Dokumente revisionssicher im Storage-System archiviert werden. Seite 20

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