s gesetzeskonform archivieren - das DSP -Archiv

Transkript

1 s gesetzeskonform archivieren - das DSP -Archiv IHK Potsdam Jens Lietzmann SIDATO

2 über SIDATO secure operations Über 15 Jahre Erfahrung in der Telekommunikation, Internet und der Sicherung von Datenkommunikation Beratungsunternehmen, gegründet 2004 Datensicherheit und der Organisation elektronischer Abläufe in Unternehmen Qualifizierter elektronischer Signatur GDPdU (elektronische Betriebsprüfung) Datenschutzbeauftragter gem. BDSG Vertrieb von Sicherheitsprodukten biometrischer USB-Stick -Archiv (gesetzeskonform) Kontaktdaten: Tel Fax Mobil Stauffenbergallee 3, Rangsdorf SIDATO 2

3 Inhalt 1. Hintergrund der archivierung 2. Vorraussetzungen für das DSP -Archiv 3. Die als Einschreiben SIDATO 3

4 Hintergrund der archivierung Die digitale Betriebsprüfung der Finanzbehörden SIDATO 4

5 Digitale Betriebsprüfung?? Was heißt das?? Seit dem 1. Januar 2002 darf die Finanzverwaltung eine EDV-gestützte Buchführung mittels Datenzugriff prüfen. Unter Anwendung der Regeln für den Datenzugriff : GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen SIDATO 5

6 Was sagt die GDPdU u.a.? Alle geschäftlich relevanten Vorgänge und Belege (damit auch s!!) müssen im Original und in unverfälschter Form bis zu 10 Jahren gespeichert werden. Gesetzlich verankert in: 147 Abgabenordnung (AO), Absatz 1-6 SIDATO 6

7 Was bedeutet das für die Unternehmen? Digital gespeicherte Daten mindestens 10 Jahre aufzubewahren In dieser Zeit sind die Daten Z3-fähig (für Datenträger-ausgabe) zu halten ab 2002 die Daten für den Einsatz von IDEA sicherzustellen! SIDATO 7

8 Auszug aus dem Frage- und Antwortkatalog des Bundesfinanzministeriums - s, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach 147 AO aufzubewahren - Eine stellt ein originär digitales Dokument dar, das für den Datenzugriff im Orginalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss (z.b. Reisekostenabrechung) - Nach den GoBS sind (auch) s mit einem unveränderbaren Index zu versehen, unter dem das digitale Dokument bearbeitet und verwaltet werden kann SIDATO 8

9 Der geschäftliche Postverkehr 2005 FAX 33% 58% Brief 9% Studie Arthur Andersen SIDATO 9

10 Aussagen die jeder bestätigen kann! Eine ist schnell(er). Eine ist kostengünstiger. Eine ist sicherer als ein Papierdokument. SIDATO 10

11 Das -Volumen wächst und wächst... - Zur Zeit über 505 Millionen -Anwender weltweit registriert - Bis 2006 wird ein Anstieg bis auf 1,2 Milliarden -Anwender erwartet (IDC) - Täglich sind mehr als 22 Milliarden s im Umlauf - Bis 2006 wird ein Anstieg auf 69 Milliarden prognostiziert - Der Aufwand für die Bearbeitung unrelevanter s wird unkalkulierbar Die Gefahren wachsen mit!!!! SIDATO 11

12 Das Finanzamt meldet sich an was nun? was will der Steuerprüfer sehen? (möglicherweise) alle s, die zu einem zu überprüfenden Vorfall gehören. SIDATO 12

13 Was sagt noch mal das BMF?? nach den GoBS sind auch s mit einem unveränderbaren Index zu versehen, unter dem das digitale Dokument bearbeitet und verwaltet werden kann d.h.: eine Selektion muss jederzeit machbar sein! SIDATO 13

14 Alles was für die Papier-Dokumentenablage gilt, muss mindestens auch für s gelten - Übereinstimmung mit den rechtlichen und regulativen Vorgaben. - Für die digitalen Dokumente sind weitere Faktoren wichtig: - revisionssichere Archivierung - lückenlose Archivierung - Datensicherheit - Datensicherung - Zugriffschutz - Kontrollsysteme SIDATO 14

15 Anforderung und Umsetzung an das DSP- archiv Speicherung originär digitaler Unterlagen Steuerlich relevante s sind als originär digitale Dokumente mit einem unveränderbaren Index zu versehen und auswertbar vorzuhalten. DSP archiviert den gesamten Kunden verkehr. Die maschinelle Auswertung von s wird durchgehend dem Betriebsprüfer ermöglicht auf Kundenebene. Die Daten müssen jederzeit verfügbar sein: die unmittelbare Zugriffsart (Z1). Die Daten müssen unverzüglich lesbar gemacht werden: gilt auch für das Archiv (Z3). Die maschinelle Auswertbarkeit der archivierten Daten muss auch nach einem Systemwechsel gewährleistet bleiben. SIDATO 15

16 -Archivierung und das deutsche Recht AO 147 Abgabeordnung - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Dokumente (GDPdU) Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen. GDPdU Z1 + Z3 regelt die Bereitstellung der digitalen Daten und Belege DSP Archive ordnet alle digitalen Dokumente in der Kundenakte. HGB 239 Buchführungspflicht, Führung der Handelsbücher, Aufbewahrungsfristen: vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet = Radierverbot. GoB / GoBS seit 1995 alle aufbewahrungspflichtigen elektronischen Dokumente unveränderbare Index. SRVwV Allgemeine Verwaltungsvorschrift für das Rechnungswesen in der Sozialversicherung. Signatur-Gesetz, bzw. Verordnung. BASEL II DSP- archiv sichert alle Anforderungen! SIDATO 16

17 Die Software des DSP -Archivs wurde von Herr Dr. Ivo Geis als revisionssicher zertifiziert!! Dr. Ivo Geis -Rechtsanwalt, Hamburg -Mitglied im Gesetzgebungsausschuss für Informationsrecht SIDATO 17

18 Inhalt und Ergebnis des Rechtsgutachtens DSP- archiv entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DVgestützter Buchführungssysteme (GoBS) (2.1.1) und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) (2.1.2). DSP -Archiv ist damit revisionssicher. Aus der Revisionssicherheit ergibt sich die Beweissicherheit im Rahmen der freien Beweiswürdigung: DSP -Archiv sichert entsprechend den die ordnungsmäßige Speicherung (GoBS) und die elektronische Archivierung ohne Medienbruch (GDPdU). DSP -Archiv ermöglicht Unternehmen, den Abwehranspruch gegen unerbetene Werbe- (SPAM) zu realisieren. s, die jedoch an Mitarbeiter adressiert sind, werden entsprechend den Anforderungen des Fernmeldegeheimnisses und des allgemeinen Persönlichkeitsrechts weitergeleitet. Das DSP -Archiv entspricht damit den gesetzlichen Anforderungen, die an die Filterung von - Nachrichten gestellt werden. Das DSP -Archiv ist als rechtskonform zu zertifizieren! SIDATO 18

19 archivierung - typisch deutsche Bürokratie?? SEC 17a-4 die Anforderung nach dem amerikanischen Aktienrecht (SEC 17a fordert die durchgehende revisionssichere -Archivierung) SOX - Sarbanes-Oxley Act von 2002 und das NASD weitere Anforderungen in den USA DoD Department of Defense FDA Federal Drug and Food Administration Data Protection Act _ UK hat seit einigen Jahren ein nach SEC 17a ähnliches Gesetz Ein neues europäisches Gesetz ist in Vorbereitung höhere Anforderung als die GDPdU sind geplant. Frankreich und Belgien verabschieden in Kürze SEC 17a-ähnliche Gesetze ( Anfang 2006) SIDATO 19

20 Vorteile des DSP- archivs - Vorinstallierte Software, keine Administration durch den Enduser - Höchstmögliche Komprimierung ohne Einschränkungen in der Sicherheit - Jede ist architekturbedingt nur einmal im Archiv auch die internen s - Unabhängig vom eingesetzten -Server (Exchange, Lotus Notes, Groupwise, oder...) - Höchstmögliche Skalierung: 1 bis n Benutzer und die online Verfügbarkeit des Archivs kann unendlich gestaltet werden - Ein intelligenter SPAM Filter ist integriert SIDATO 20

21 Zusatznutzen des DSP -Archivs Mitarbeiter legen sich viele Outlook-Ordner Ordner an SIDATO 21

22 Zusatznutzen des DSP -Archivs Schnelle Suche im Archiv SIDATO 22

23 Zusatznutzen der archivierung unabhängig von individuellen Ordnern in Outlook schnelle Suche der im Archiv mobiler Zugriff auch außerhalb des Büros Web-basiert mit SMS-gestütztem PIN/TAN-Verfahren als Einschreiben SIDATO 23

24 Die als Einschreiben! Wie geht das? Versendung über SIDATO 24

25 Keine Panik...! Wie? Die Betriebsprüfer kommen? SIDATO 25

26 DSP -Archiv Preiswerte Rechtssicherheit für 0,26 pro Tag und User! SIDATO 26

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit araneanet Steinstraße Potsdam Telefon: Telefax: SIDATO 27