Third Party Due Diligence. Dr. Johannes Freiler-Waldburger, MBA Group Compliance Officer

Transkript

1 Third Party Due Diligence Dr. Johannes Freiler-Waldburger, MBA Group Compliance Officer

2 Themen Third Party Due Diligence Aufbau, Durchführung Praktische Probleme Compliance Audits Aufbau Durchführung Compliance bei Rosenbauer / Folie 2

3 Vertriebspartnerprüfung neu AUSWAHL Vertrieb Compliance VERTRAGSGESTALTUNG Vertrieb Jurist MONITORING Ownership by sales Vertrieb Audit / Compliance Compliance bei Rosenbauer / Folie 3

4 Auswahlprozess Vertriebspartner Ersteinschätzung Vertriebspartner durch Vertrieb Erhebung der Daten für Business Partner Information Sheet Vertrieb holt zusätzliche Informationen zum Vertriebspartner ein und prüft diese, inkl. Substanzprüfung Vertrieb trifft Ersteinschätzung zum Vertriebspartner und muss diesen OK geben Prüfung durch den Compliance Officer Basis: Beurteilung des Vertriebspartners durch den Vertrieb Weiterführende Recherchen (LexisDiligence, Webrecherchen, WP) Integritätsprüfung durch GCO Kritische Findings: Vertrieb muss diese klären Freigabe oder Veto Freigabe durch GCO: Vertragserstellung mit Vertriebspartner möglich Veto: Einbeziehung Gesamtvorstand Compliance bei Rosenbauer / Folie 4

5 Was muss geregelt sein? Dringende Empfehlung: den gesamten Prozess in einer Dienstanweisung abbilden Ab wann ist die Dienstanweisung in Kraft? Definition zu prüfender Third Parties Für welche Third Parties gilt die Dienstanweisung Altbestand vs Neubestand? der Ablauf der Prüfung muss detailliert geregelt sein Zuständigkeiten sind abschließend und zweifelsfrei festzulegen Compliance bei Rosenbauer / Folie 5

6 Vertriebspartnerdatenbank alle Daten werden zentral für das gesamte Unternehmen in der sogenannten Vertriebspartnerdatenbank abgelegt und gespeichert Zugriff für alle Konzerngesellschaften möglich revisionssicher abgestufte Zugriffsberechtigungen Compliance bei Rosenbauer / Folie 6

7 Probleme aus der Praxis Wer checkt, ob die Daten der Third Party vollständig sind? Wer organisiert fehlende Unterschriften? Wieso muss sich der Vertrieb zu einem neuen Partner schriftlich bekennen? Ist das nicht Aufgabe der Compliance? Wer kümmert sich um die Erfassung der Daten der Third Party in der Datenbank? Compliance bei Rosenbauer / Folie 7

8 Probleme aus der Praxis Wer verwaltet die Vertriebspartnerdatenbank? Wer hat welche Zugriffsberechtigungen? Wer hat sonst noch Zugriff auf die Datenbanken? Wer kümmert sich um die Abklärung kritischer Findings? Fremdsprachige Dokumente? Was tun? Vorstand als ultima ratio? Was tun im Konfliktfall? Compliance bei Rosenbauer / Folie 8

9 Compliance Audits Kernteam: Group Audit unterstützt von Compliance Externe Berater Sprachliche Barrieren Kartellrechtliche Aspekte Einbindung Vertrieb Erstkontakt Compliance bei Rosenbauer / Folie 9

10 Compliance Audits Auswahlverfahren auf Basis Risikomatrix Vertriebspartner Objektive Auswahlkriterien Sitz des Vertriebspartners Dauer der Geschäftsbeziehung Weitere Kriterien Umsatz mit dem Partner Vertragliche Vereinbarung Risikofaktoren (Bankverbindung oä) Grundsätzlich kein laufendes Tenderverfahren Compliance bei Rosenbauer / Folie 10

11 Compliance Audits Vollständig abgewickelter Geschäftsfall und ausbezahlte Provision Basis sind Unterlagen gem. vertraglicher Dokumentationspflichten Umfassendes Compliance Interview Geschäftsmodell Einstellung zu Compliance Compliance im Alltag (Umgang mit Behörden, Einladungspolitik) Bargeldtransaktionen Einsicht in Geschäftsunterlagen Nur in Verbindung mit dem Rosenbauer Geschäftsfall Leistungsdokumentation Verbuchung Provision Compliance bei Rosenbauer / Folie 11

12 Compliance Audits Information an den Vertriebspartner Standardisiertes Ankündigungsschreiben Kontakt über Vertrieb Übermittlung Unterlagenanforderung Vorbereitung für vor Ort Prüfung Unterlagen gem. vertraglicher Vereinbarung Durchführung vor Ort Prüfung Ad-hoc-Audits Compliance bei Rosenbauer / Folie 12

13 Compliance Audits Art der Feststellung Feststellungen izm der Integrität des Partners Feststellungen izm der Substanz des Partners Sonstige Feststellungen Festlegung von Maßnahmen Zusammenarbeit mit dem Vertriebspartner bleibt in der aktuellen Form bestehen Zusammenarbeit mit dem Vertriebspartner bleibt bestehen, allerdings mit Auflagen Zusammenarbeit mit dem Vertriebspartner soll beendet werden Follow up Bericht Compliance bei Rosenbauer / Folie 13

14 Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Rosenbauer International AG 4060 Leonding, Paschinger Str. 90, Austria