CMS-FAKTURA Kurzbeschreibung 1

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1 Kurzbeschreibung 1 CMS-FAKTURA Die spezielle Auftragsbearbeitungfür kleine und mittelständische Unternehmen Stammdatenverwaltung Vorgangsbearbeitung o Faktura o Bestellungen o Zeiten Statistische Auswertungslisten Systemverwaltung Systemvoraussetzungen Win 2000 oder Win NT 64 MB RAM 100 MB Kapazität

2 Kurzbeschreibung 2 1. Stammdaten In der Stammdatenverwaltung werden alle Grundlagen wie: 1. Kontakte 2. Artikel 3. Objekte 4. Mitarbeiter gepflegt. Zur optimalen Pflege Ihrer Daten stehen Ihnen die entsprechenden Selektionsmasken und Erfassungsmasken zur Verfügung.

3 Kurzbeschreibung 3 Aktionen Durch diese Option ist der erste Schritt zum CRM (Customer Relation Management) getan. Aktionen Was ist das? Aktionen, das sind alle Arbeiten, die der Kontaktherstellung und pflege dienen, wie z.b.: Telefonakquisen, pers. Kontakte, Termine, Schriftverkehr, zu erledigende Aufgaben, etc. (Aktionen können unter 4.10 Administration > System Vorgaben individuell definiert werden) Aktionen Was bringt mir das? Da auf der Aktions Seite festgehalten wird, welche Arten der Aktionen getätigt wurden und welche Aktionen noch ausstehen, haben Sie Übersicht über: - Kontaktmanagement - Aufgabenverteilung - Kontakthistorie Über die eigene Wiedervorlagenliste kann sich jeder Mitarbeiter die anstehenden Aktionen ausdrucken lassen.

4 Kurzbeschreibung 4 2. Vorgänge Hinter diesem Menüpunkt verbirgt sich die Vorgangserfassung und bearbeitung.

5 Kurzbeschreibung Faktura Unter diesem Punkt können Sie neue Vorgänge anlegen bestehende Vorgänge bearbeiten nach bestehenden Vorgängen suchen Der Faktura-Verlauf basiert auf folgendem Ablaufschema: Faktura-Ablauf: Angebot Auftrag Rechnung Übergabe FiBu Offene Posten Zahlungsinfos Ablage Diese Ablauflogik findet sich in der Faktura-Selektionsmaske wieder, die unter diesem Menüpunkt aufgerufen werden kann. Diese Maske selektiert in den fünf Vorgangsarten: 1. Angebot 2. Auftrag 3. Rechnung 4. Offene Posten 5. Ablage

6 Kurzbeschreibung 6 Zur Erfassung neuer Vorgänge bzw. zur Bearbeitung bestehender Vorgänge öffnet sich eine dreiseitige Vorgangserfassungsmaske.

7 Kurzbeschreibung 7 Die Bestellfunktion Mit dem <Bestellung>-Button in der Auftragsbearbeitungsmaske haben Sie die Möglichkeit, aus einem Auftrag heraus eine Bestellung zu erstellen. Diese Funktion ist nur im Vorgang Auftrag aktiv, und auch nur dann möglich, wenn zu einer Position auch ein Lieferant eingetragen ist. Es blendet sich zunächst die Bestellung erstellen Maske auf, in der Sie aus einer Liste aller in den Positionen eingetragen Lieferanten auswählen können. Über den Befehl <Erstellen> wird ein neuer Bestellvorschlag für alle in der Positionenliste eingetragenen Artikel dieses Lieferanten, mit der eingetragenen Menge und Einkaufspreis angelegt. Erst danach ist der Button <Bearbeiten> aktiv, über den Sie zu der Vorgangsbearbeitungsmaske dieses Bestellvorschlages gelangen und diesen dort gegebenenfalls bearbeiten können. Diese Funktion ist auch über den Befehl <Kopieren> der Auftragsselektionsmaske möglich.

8 Kurzbeschreibung Bestellungen Dem Bestellwesen liegt folgendes Ablaufschema zu Grunde: Bestellwesen Bestellung Bearbeiten Anlegen Drucken Lieferung/ Rechnung/ Kontrolle Eingabe Lieferschein/ Rechnung Rechnungseingangsbuch Rechnungs- Kontrolle FiBu-Übergabe Ablage Info-Archiv Die Bestellungen-Selektionsmaske spiegelt dieses Ablaufschema wieder: Die Maske selektiert in den Vorgangsarten: 1. Bestellvorschlag 2. Offene Bestellung 3. Ablage

9 Kurzbeschreibung 9 Mit Hilfe der Vorgangsmaske der Bestellungen können Sie neue Vorgänge erfassen oder bestehende bearbeiten. Die Vorgangsmaske weist drei Seiten auf:

10 Kurzbeschreibung Rechnungseingang Nach Eingang wird die Rechnung zunächst im RE-Buch erfasst. Mit Hilfe der Rechnungseingangsbücher findet die Organisation der Rechnungsprüfung im Betrieb statt. Diesen Ablaufmechanismus soll folgende Grafik verdeutlichen: Der Sachbearbeiter vergleicht die Bestellung mit der Eingangsrechnung und zeichnet sachlich richtig. Das RE-Buch gewährleistet die Vollständigkeit. Bestellwesen Bestellung Bearbeiten Anlegen Drucken Lieferung/ Rechnung/ Kontrolle Eingabe Lieferschein/ Rechnung Rechnungseingangsbuch Rechnungs- Kontrolle FiBu-Übergabe Ablage Info-Archiv

11 Kurzbeschreibung 11 Dieser Menüpunkt unterstützt Sie mit der kombinierten Selektions- und Eingabefunktion bei der Suche nach Rechnungen. Durch Aufruf des Punktes blendet sich eine kombinierte Selektions- und Eingabemaske auf. Die Maske gliedert sich in die drei Bereiche Selektions-, Übersichts- und Befehlsfeld. Selektions- und Eingabefeld Übersichtsfeld Befehlsfeld

12 Kurzbeschreibung Zeiten Bei Aufruf dieses Menüpunktes erscheint eine kombinierte Eingabe- und Selektionsmaske. Hier können Sie Zeiten erfassen, Datensätze herausfiltern und sich einen Überblick über die im System gespeicherten Daten verschaffen.

13 Kurzbeschreibung Listen In diesem Bereich finden Sie sämtliche statistischen Auswertungen von CMS-FAKTURA statt. Sie können sich Listen in vielfacher Kombination zusammenstellen, so dass man eine Vielfalt unterschiedlichster Informationen erhält.

14 Kurzbeschreibung 14 DB Listen Mit diesem Menüpunkt können Deckungskostenbeiträge aufgelistet und ausgewertet werden. Listen Listen Listen Listen Faktura Bestellung Objekte Kontakte DB - Listen Die Daten für die DB-Listen werden im Gegensatz zu allen anderen Listen asynchron erstellt, d.h. in einem ersten Auswertungslauf werden alle Daten pro Objekt, Kostenart, Kostenstelle und Mitarbeiter verdichtet. Dann stehen sie für die DB-Listen zur Verfügung. Über DB-Listen>Drucken können Sie sich die aufbereiteten Daten nach den gewünschten Kriterien ausgeben lassen. Die Maske erlaubt unterschiedlichste Darstellungen der Listen. Mit der Auswahlliste im Feld Bericht können Sie die Berichtsart auswählen.

15 Kurzbeschreibung 15 SDB SollDeckungsBeitrag - IDB = IstDeckungsBeitrag Die Berechnung der Deckungskostenbeiträge finden Sie in der Programmstruktur wieder: Programmstruktur Angebotsbestand Auftragsbestand Liquidität Zahlungseingang Statistiken Zeitauswertung Status = 1 Faktura Angebote Aufträge Rechnungsdruck Offene Posten Ablage VK EK VK DB - Rechnung SVK SEK = SDB IVK IEK = IDB Zeiten Zeiterfassung Bestellung / Lagerbewegung Bestelldruck Lieferung/Rechnung Ablage Wareneingangskontrolle/ Lieferkontrolle Statistiken Rechnungseingangsbuch Liquidität Zahlungsausgang Rechnungsprüfung im Betrieb

16 Kurzbeschreibung Administration In diesem Bereich können Verwaltungstätigkeiten vom Systemadministrator durchgeführt werden. Die unter diesem Menüpunkt konfigurierbaren Systemeinstellungen sind arbeitsplatzübergreifend und wirken sich auf das System insgesamt aus. Viele dieser Einstellungen werden bei der Installation des Systems vorgenommen. Spätere Änderungen und Ergänzungen sind prinzipiell möglich. Die Berechtigung dazu sollte nur an den Systemadministrator vergeben werden.

17 Kurzbeschreibung 17 Für weitere Informationen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. CMS, Sudhaus & Partner Gutenbergstr Stadtlohn Tel Fax CMS-Sudhaus & Partner Niedernetterstr Dortmund Tel Fax Internet: