Konzeption Abwicklung Lieferantenretouren

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1 Konzeption Abwicklung Lieferantenretouren Anbieter XEPTUM Consulting AG, Robert-Mayer-Strasse 10, Neckarsulm GERMANY Ansprechpartner Peter Eisele, Tel von 7

2 1. Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Ziel des vorliegenden Konzeptes Voraussetzungen Stammdaten Organisation und Vorgehensweise zur Nachpflege der Stammdaten Lieferantenstamm Kennzeichen Retoure mit Versandabwicklung Neuanlage Debitor zum Lieferanten Verweise im Debitoren- und Kreditorenstamm Materialstamm Voraussetzungen im Customizing Customizing MM Einkauf Eigene Belegart für die Retourenbestellung Eigener Feldauswahlreferenzschlüssel Customizing Retourenbestellung Bestelldruck bei Retourenbestellung Customizing SD Lieferart Positionstypen Positionstypenfindung Versandstellen Versandstellenfindung Fakturierung Außenhandel Customizing WM Durchführung der Lieferantenretouren Erfassen der Retourenbestellung Erstellen der Lieferung gemäß automatischer Versandstellenfindung Versandabwicklung Lieferungsbezogene Pro Forma Rechnung Gutschriftserfassung von 7

3 1. Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Materialien, die bei der Wareneingangsprüfung als fehlerhaft eingestuft werden, werden an den Lieferanten zurückgeschickt. Im SAP Standard wird dies als Lieferantenretoure bezeichnet. Die Rücksendung der Ware erfolgt über eine Retourenbestellung unter Verwendung einer Lieferung. Durch diese Vorgehensweise ist ein lückenloser Nachweis der gesamten Ausfuhrabwicklung bei ausländischen Lieferanten möglich. 2. Ziel des vorliegenden Konzeptes Das nachfolgende Konzept zeigt die notwendigen Einstellungen auf, damit die Rücksendung von Materialien an Lieferanten im SAP Standard mit einer Retourenbestellung und eines Lieferbeleges erfolgen kann. Es wird sowohl auf die Stammdatenpflege als auch auf die wichtigsten MM und SD Customizing Einstellungen eingegangen. Des weiteren ist es das Ziel des Konzeptes weitere wichtige Aspekte der Lieferantenretoure aufzuzeigen. Die aufgezeigten Fragen müssen unbedingt vor Umsetzung des Konzeptes mit den entsprechenden Fachbereichen durchgesprochen werden. 3. Voraussetzungen Stammdaten 3.1 Organisation und Vorgehensweise zur Nachpflege der Stammdaten Die Nachpflege der notwendigen Lieferanten- und Materialstammdaten kann durch eine manuelle Nachpflege oder per Batch-Input erfolgen. Dies ist abhängig von der Anzahl der betroffenen Lieferanten und Materialien. 3.2 Lieferantenstamm Kennzeichen Retoure mit Versandabwicklung In der Sicht Einkaufsdaten im Lieferantenstamm ist das Kennzeichen Retoure mit Versandabwicklung zu setzen Neuanlage Debitor zum Lieferanten Wird das Kennzeichen Retoure mit Versandabwicklung im Änderungsmodus eines Lieferanten gesetzt, erscheint direkt ein Popup, indem mit dem Button Anlegen, der Debitor angelegt werden kann. Es ist darauf zu achten, dass der Debitor für den richtigen Vertriebsbereich (Verkaufsorganisation /Vertriebsweg /Sparte) angelegt wird. Nachfolgend sind die wichtigsten zu pflegenden Daten aufgeführt: Versandbedingung: Die Versandbedingung (Bild: Versand Vertriebsbereich) ist entscheidend für die Versandstellenfindung. Ohne die Versandstellenfindung erscheinen die Retourenbestellungen nicht im Liefervorrat. 3 von 7

4 Transportzone: Die Transportzone ist in der Sicht Steuerungsdaten einzutragen. Umsatzsteuer-ID: Die Umsatzsteuer-ID ist in der Sicht Steuerungsdaten zu pflegen. Kontierungsgruppe: Die Kontierungsgruppe ist in der Sicht Faktura Vertriebsbereich zu pflegen. Steuerklassifikation: Die Steuerklassifikation ist in der Sicht Steuern Vertirebsbereich zu pflegen. Wichtiger Hinweis: Bei der Anlage des Debitors aus der Lieferantenstammpflege müssen wirklich all diese Bilder durchlaufen werden. Die Neuanlage eines Debitors nur mit Adressdaten ohne die oben genannten Daten genügt nicht. Nach Angabe dieser Daten springt die Verarbeitung wieder in den Kreditor zurück mit der Meldung: Debitor wird beim Sichern angelegt. Anschließend ist zu sichern Verweise im Debitoren- und Kreditorenstamm Der Debitor verweist im Bild Steuerung auf den Kreditor, zu dem er angelegt wurde. Der Kreditor verweist ebenfalls im Bild Steuerung auf den automatisch angelegten Debitor. 3.3 Materialstamm Im Materialstamm sind für die Materialien die Vertriebssichten zu pflegen. Ohne die Vertriebssichten kann keine Versandstellenfindung bei der Erstellung der Retourenbestellung erfolgen. Nachfolgend sind die wichtigsten zu pflegenden Daten aufgeführt: Feld Sparte: Im Feld Sparte (Sicht Vertrieb Verk Org 1) ist die zum Vertriebsbereich gehörende Sparte zu pflegen. Feld Ladegruppe: Im Feld Ladegruppe (Sicht Vertrieb allg./werk) muss die Ladegruppe gepflegt sein, für die die Versandstelle für Retouren gefunden werden soll. 4 von 7

5 4. Voraussetzungen im Customizing 4.1 Customizing MM Einkauf Eigene Belegart für die Retourenbestellung Für die Retourenbestellung sollte eine eigene Belegart RB eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass eine saubere Abgrenzung der Lieferantenretouren von den normalen Bestellungen vorgenommen werden kann Eigener Feldauswahlreferenzschlüssel Ein eigendefinierter Feldauswahlreferenzschlüssel sichert, dass nur bei der Belegart RB das Retourenkennzeichen je Bestellposition pflegbar ist. Für die Standard Belegarten sind die entsprechenden Feldauswahlreferenzschlüssel so einzustellen, dass das Retourenkennzeichen ausgeblendet bzw. nur angezeigt wird Customizing Retourenbestellung Für die Einkaufsbelegart RB ist die Lieferart RL (SAP-Standardlieferart für Lieferantenretouren) für jedes Werk zu pflegen aus dem Retouren an den Lieferanten erfolgen sollen Bestelldruck bei Retourenbestellung Durch die eigene Belegart RB kann auch sichergestellt werden, dass ein abweichendes Formular für die Retourenbestellung verwendet werden kann, sofern das notwendig sein sollte. 4.2 Customizing SD Lieferart Die Lieferart RL Retoure Lieferant wird im SAP-Standard zur Retourenabwicklung verwendet. Die Einstellungen sind im Detail zu überprüfen (Nummernkreise evtl. nicht vorhanden, Inkrement der Positionsnummer, Routenfindung, Nachrichtenschema und Partnerschema) Positionstypen Für die Retourenabwicklung ist der Positionstyp RLN in der Standardauslieferung definiert. Zu beachten ist, dass dieser Positionstyp nur mit Materialstamm funktioniert (siehe Feld Material 0 ). Die Statistikgruppe kann problematisch sein. Hier ist zu testen, ob die Fortschreibung in die korrekten Statistiken erfolgt, oder ob die Standardvertriebsstatistiken fortgeschrieben werden Positionstypenfindung Die Positionstypenfindung sichert die Zuordnung des korrekten Positionstyps zur Lieferung. Im SAP Standard wird für Material- und für Nichtmaterialpositionen für die Lieferart RL der Positionstyp RLN gefunden Versandstellen Dem retournierenden Werk muss eine Versandsstelle zugeordnet sein. Es ist festzulegen, ob eine eigene Versandstelle speziell für die Retourenabwicklung im System angelegt werden soll. 5 von 7

6 4.2.5 Versandstellenfindung Die Versandstellenfindung im SD muss korrekt eingestellt sein. Ohne Findung der Versandstelle kann der Gesamtablauf nicht korrekt abgewickelt werden. Die Zuordnung Versandstelle zum Werk muss daher korrekt gepflegt sein Fakturierung Falls eine Pro Formarechnung für die Zollabwicklung benötigt wird, müssen die Customizingeinstellungen für die Fakturaart F8, sowie die Kopiersteuerung von Lieferung nach Faktura und die Preisfindung für die Fakturaart F8 vorhanden sein Außenhandel Es müssen alle notwendigen Prüfungen zur Außenhandelsabwicklung sowie die Zuordnung zur benötigten Lieferart RL und deren Positionstypen vorhanden sein. 4.3 Customizing WM Die MM-Bewegungsart 161 ist die SAP-Standard Bewegungsart für die Lieferantenretouren. Die Einstellungen sollten für das WM parallel zur Bewegungsart 601 erfolgen. 5. Durchführung der Lieferantenretouren 5.1 Erfassen der Retourenbestellung Über die Transaktion ME21 Bestellung anlegen wird eine Bestellung für die zu retournierenden Materialien und dem entsprechenden Lieferanten mit der Belegart RB angelegt. Für jede Bestellposition ist systemtechnisch sichergestellt (vgl. Punkt und 4.1.2), dass das Retourenkennzeichen gesetzt werden muss. Das Bestellformular wird entsprechend den Einstellungen erzeugt und gedruckt. 5.2 Erstellen der Lieferung gemäß automatischer Versandstellenfindung Über die Transaktion Sammelgang (VL10B) kann in die Erstellung der Lieferungen verzweigt werden. Für die Retourenbestellung muss das Kennzeichen Bestellungen bei den zu selektierenden Belegen gesetzt sein. Das Lieferungserstellungsdatum ist entsprechend anzupassen. Die Versandstelle ist abhängig von der eingestellten Versandstellenfindung. Für die Versandstellenfindung werden generell folgende Daten herangezogen: Werk (aus der Bestellung) Versandbedingung (aus dem dem Lieferanten in der Bestellung zugeordneten Debitor) Ladegruppe (aus dem Materialstamm) Der Warenausgang zur Lieferung wird automatisch mit der Bewegungsart 161 Retoure zur Bestellung gebucht. 6 von 7

7 5.3 Versandabwicklung Die weitere Versandabwicklung ist analog der normalen Versandabwicklung. Es ist allerdings zu prüfen, ob Schritte wie z.b. Verpacken im System notwendig sind und wenn ja, ob sie nicht durch Voreinstellungen maschinell vom System durchgeführt werden können. 5.4 Lieferungsbezogene Pro Forma Rechnung Es kann eine lieferungsbezogene Pro Forma Rechnung mit Fakturaart F8 erstellt werden, um einen Grenzübergangswert und Grenzübergangspapier für die Zollabwicklung zu erhalten. 5.5 Gutschriftserfassung Die Erfassung und Buchung der Gutschrift über das retournierte Material erfolgt über die Rechungsprüfung mit Bezug auf die Bestellung. 7 von 7