Kontenrahmen wechseln in Agenda FIBU automatisch

Transkript

1 Kontenrahmen wechseln in Agenda FIBU automatisch Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweise 4. Details 4.1. Kontenanzeige in der Kontenüberleitung 4.2. Kontenzuordnung vornehmen 4.3. Kontenzuordnung trennen 4.4. Für bebuchtes Vorjahreskonto ein Konto für das Folgejahr anlegen 4.5. In Kontenüberleitung angelegtes Konto bearbeiten 4.6. In Kontenüberleitung angelegtes Konto löschen 4.7. Anzahl der Kontenzuordnungen 4.8. Anzeige Kontenzuordnung 4.9. Auswirkung des automatischen Kontenrahmenwechsels Kontenüberleitung wiederholen Automatischer Kontenrahmenwechsel in Verbindung mit den Online-Services 5. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt den automatischen Wechsel auf einen anderen Kontenrahmen. 2. Voraussetzungen Der automatische Kontenrahmenwechsel ist möglich: ab der Jahresübernahme von 2014 auf 2015 für folgende Konstellationen: Vorjahr von SKR Folgejahr nach SKR SKR 03 SKR 04 SKR 04 SKR 03 SKR 70 Branchenpaket für Hotels und Gaststätten auf Basis SKR 03 SKR 70 Branchenpaket für Hotels und Gaststätten auf Basis SKR 04 Kontenüberleitung fachlich prüfen Die Kontenüberleitung sollte ausschließlich von versierten Anwendern durchgeführt werden. Von Agenda FIBU erhalten Sie programmseitige Vorschläge für die Kontenzuordnung. Da nicht immer eine eindeutige Zuordnung von Konten erfolgen kann (z. B. bei individuellen Sachkonten), müssen Sie auf jeden Fall eine Prüfung der übergeleiteten Konten auf fachliche Korrektheit vornehmen. Wie in anderen Fällen vorzugehen ist, entnehmen Sie der folgenden Tabelle: Jahr Vorjahr von SKR Folgejahr nach SKR Siehe Info für Anwender Bis 2013 SKR 03, SKR 04 SKR 45, SKR 49 SKR 70 SKR 80, SKR 81 Alle verfügbaren SKRs Nr Kontenrahmen wechseln in Agenda FIBU manuell Ab 2014 SKR 03 SKR 04 SKR 70 SKR 04 SKR 03 SKR 03 oder SKR 04 mit Branchenpaket Nr Kontenrahmen wechseln in Agenda FIBU automatisch Sonstige Konstellationen, z. B: SKR 45 SKR 04 Nr Kontenrahmen wechseln in Agenda FIBU manuell

3 Seite 3 3. Vorgehensweise Überblick 1. Jahresübernahme starten 2. Zeitraum des neuen Wirtschaftsjahres wählen 3. Kontenrahmen ändern 4. Jahresübernahme wie gewohnt durchführen 5. Kontenüberleitung durchführen 6. Kontenüberleitung abschließen Beispiel Der bebuchte SKR 03 wird im Rahmen der Jahresübernahme 2014/2015 auf den SKR 04 umgestellt. 1. Jahresübernahme starten 1. Mandant in Agenda FIBU öffnen. 2.»Bestand Jahresübernahme«. 2. Zeitraum des neuen Wirtschaftsjahres wählen 1. Option <Gesamtes Jahr> wählen komplettes Wirtschaftsjahr anlegen (für das Beispiel). (Oder Zeitraum für Rumpfwirtschaftsjahr erfassen). 2. <Weiter>.

4 Seite 4 3. Kontenrahmen ändern 1. Kontrollkästchen <Kontenrahmen> im Schritt»Stammdaten-Änderung«anhaken. 2. <Weiter>. 3. Kontenrahmen des Folgejahres wählen (für das Beispiel: SKR 04»Standardkontenrahmen Abschlussprinzip«). <Weiter>.

5 Seite 5 4. Jahresübernahme wie gewohnt durchführen 1. In den weiteren Schritten sind keine Besonderheiten zu beachten. 2. Jahresübernahme-Assistenten folgen bis Fenster»Kontenüberleitung«. 5. Kontenüberleitung durchführen Alle bebuchten Vorjahreskonten müssen Konten des Folgejahres (neuer SKR) zugeordnet werden: 1. Links werden alle bebuchten und nicht zugeordneten Vorjahreskonten angezeigt. 2. Vorjahreskonto markieren (links). 3. Konto des Folgejahres markieren (rechts). 4. Schaltfläche <Konto zuordnen> anklicken. Kontenüberleitung fachlich prüfen Die Kontenüberleitung sollte ausschließlich von versierten Anwendern durchgeführt werden. Von Agenda FIBU erhalten Sie programmseitige Vorschläge für die Kontenzuordnung. Da nicht immer eine eindeutige Zuordnung von Konten erfolgen kann (z. B. bei individuellen Sachkonten), müssen Sie auf jeden Fall eine Prüfung der übergeleiteten Konten auf fachliche Korrektheit vornehmen.

6 Seite 6 Standardkonten automatisch durch die Fachanwendung zuordenbar Die Konten 320, 1200 und 1776 sind Standardkonten im SKR 03, die automatisch den entsprechenden Standardkonten im SKR 04 zugeordnet werden. Individuelle Sachkonten manuell zuordnen Die Konten 321, 1001, 1201 und 1202 wurden im SKR 03 manuell angelegt. Diese individuellen Sachkonten kann die Fachanwendung FIBU nicht automatisch einem Konto des Folgejahres zuordnen. Hinweis Siehe: Für bebuchtes Vorjahreskonto ein Konto für das Folgejahr anlegen 6. Kontenüberleitung abschließen Wenn alle bebuchten Vorjahreskonten einem Konto des Folgejahres zugeordnet sind, kann die Jahresübernahme abgeschlossen werden. 1. Schaltfläche <Speichern und schließen> anklicken. 2. Wenn nicht alle Konten zugeordnet sind, werden alle nicht zugeordneten Konten angezeigt.

7 Seite 7 Option <Überleitung fortsetzen> Die Kontenüberleitung wird nicht geschlossen und muss weiter bearbeitet werden. Option <Jahresübernahme abbrechen> Die Jahresübernahme wird abgebrochen. Alle bis dahin vorgenommenen Änderungen werden gespeichert. Wenn Sie die Jahresübernahme zu einem späteren Zeitpunkt durchführen, stehen die bereits erfolgten Änderungen in der Kontenüberleitung wieder zur Verfügung. Starten Sie dazu die Jahresübernahme erneut. 3. Setzen Sie die Kontenüberleitung fort. Ordnen Sie die Vorjahreskonten zu. 4. Details Überblick 1. Kontenanzeige in der Kontenüberleitung 2. Kontenzuordnung vornehmen 3. Kontenzuordnung trennen 4. Für bebuchtes Vorjahreskonto ein Konto für das Folgejahr anlegen 5. In Kontenüberleitung angelegtes Konto bearbeiten 6. In Kontenüberleitung angelegtes Konto löschen 7. Anzahl der Kontenzuordnungen 8. Anzeige Kontenzuordnung 9. Auswirkung des automatischen Kontenrahmenwechsels 10.Kontenüberleitung wiederholen 11.Automatischer Kontenrahmenwechsel in Verbindung mit den Online-Services

8 Seite Kontenanzeige in der Kontenüberleitung Kontenumfang auswählen Die Kontenanzeige des Vorjahres (alter SKR) und des Folgejahres (neuer SKR) kann gezielt gesteuert werden: alle Sachkonten nur Konten ohne Zuordnung nur bebuchte Konten nur bebuchte Konten ohne Zuordnung nur Konten mit Zuordnung 4.2. Kontenzuordnung vornehmen Kontenzuordnung vornehmen Alle bebuchten Vorjahreskonten müssen Konten des Folgejahres (neuer SKR) zugeordnet werden: 1. Links werden alle bebuchten und nicht zugeordneten Vorjahreskonten angezeigt. 2. Vorjahreskonto markieren (links). 3. Konto des Folgejahres markieren (rechts). 4. Schaltfläche <Konto zuordnen> anklicken. siehe auch:kontenüberleitung durchführen

9 Seite Kontenzuordnung trennen Kontenzuordnung trennen Die Zuordnung eines Vorjahreskontos zu einem Konto des Folgejahres aufheben. 1. Vorjahreskonto markieren (links). 2. <Zuordnung trennen> anklicken Für bebuchtes Vorjahreskonto ein Konto für das Folgejahr anlegen Neues Konto anlegen Wenn für ein bebuchtes Vorjahreskonto ein Konto im Folgejahr fehlt, legen Sie dieses Konto an. 1. Vorjahreskonto markieren (links). 2. <Neues Konto anlegen> anklicken. 3. Gewünschte Option wählen. 4. <OK>. Das neu angelegte Konto wird automatisch dem markierten Vorjahreskonto zugeordnet. Empfehlung Wählen Sie als Quelle für die Vorbelegung die Option <mit Vorbelegung aus Konto des Wirtschaftsjahres 2014 SKR 03>. Dadurch werden alle Funktionen des Kontos aus dem alten SKR automatisch in das neue Konto übernommen (z. B. Kontenbezeichnung, Faktor 2 oder Kostenrechnung).

10 Seite In Kontenüberleitung angelegtes Konto bearbeiten Konto bearbeiten Sie können ein in der Kontenüberleitung angelegtes Konto nachträglich bearbeiten (z. B. wegen Tippfehler in der Kontenbezeichnung). 1. Konto im Folgejahr markieren (rechts). 2. Schaltfläche <Konto bearbeiten>. 3. Änderungen im Konto vornehmen In Kontenüberleitung angelegtes Konto löschen Angelegtes Konto löschen Sie können ein in der Kontenüberleitung angelegtes Konto wieder löschen: 1. Konto im Folgejahr markieren (rechts). 2. <Konto löschen>.

11 Seite Anzahl der Kontenzuordnungen Anzahl der Kontenzuordnungen Links unten in der Statuszeile wird angezeigt: die Zahl der bebuchten Vorjahreskonten (alter SKR) die Zahl der dem Folgejahr zugeordneten Konten (neuer SKR) 4.8. Anzeige Kontenzuordnung Anzeige Kontenzuordnung Die Statuszeile zeigt unten rechts das Vorjahreskonto, das einem Konto des Folgejahres zugeordnet ist. Dazu muss das Konto des Folgejahrs im rechten Bereich markiert sein.

12 Seite Auswirkung des automatischen Kontenrahmenwechsels Auswirkungen Ein automatischer Kontenrahmenwechsel bewirkt: Die EB-Werte werden auf die entsprechenden Konten des Folgejahres gebucht. Stammdaten aller Sachkonten werden automatisch in den Konten des Folgejahres angepasst (z. B. Vergleichstexte, Buchungskreis, wiederkehrende Buchungen). Vorjahresvergleiche sind möglich. Nicht übernommene bzw. anzupassende Daten Bestimmte Daten werden bei einem Kontenrahmenwechsel nicht automatisch übernommen. Nach der Jahresübernahme unbedingt prüfen: Individuelle Steuerschlüssel:»Stammdaten Buchungserfassung Steuerschlüssel«Individuelle BWA-Schemas:»Stammdaten FIBU-Auswertung/BWA Schema BWA«Individuelle Jahresabschluss-Schemas:»Stammdaten Jahresabschluss Auswertungsschema Bilanz/EÜ«Variable Kostenstellen-Verteilungen:»Stammdaten Kostenrechnung Kostenstellenverteilung«Kost-BWA Schemas (Kostenstellen-Chefübersicht):»Stammdaten Kostenrechnung Schema Kost-BWA«Fibu-Konto in der Hausbank:»Stammdaten Mandanten-Adressdaten Register: Bank«Fibu-Konto in Verbindung mit Kontoauszugs-Manager Ändern Sie das Fibu-Konto in der Hausbank erst, wenn alle Kontoauszüge des Vorjahres in die Fachanwendung FIBU importiert sind. Das gilt sowohl für das Einlesen via BANK ONLINE als auch den Import von MT940-Dateien. Importieren Sie die Kontoauszüge für das neue Jahr erst, wenn das Fibu-Konto in der Hausbank geändert wurde.

13 Seite Kontenüberleitung wiederholen Kontenüberleitung wiederholen Die Kontenüberleitung kann jederzeit wiederholt werden. Vor der erneuten Jahresübernahme müssen die Konten in der Kontenüberleitung angepasst werden. 1. Ins Folgejahr wechseln. 2.»Stammdaten Buchungserfassung Kontenüberleitung«. 3. Konten bzw. Zuordnungen ändern. 4. Ins Vorjahr wechseln. 5. Jahresübernahme wie gewohnt durchführen. Bei der wiederholten Jahresübernahme werden automatisch die Änderungen übernommen, die Sie zuvor in der Kontenüberleitung vorgenommen haben Automatischer Kontenrahmenwechsel in Verbindung mit den Online-Services Stammdaten der Online-Services manuell anpassen In den Online-Services verwendete Stammdaten müssen manuell umgestellt werden. Kontonummer in KASSENBUCH ONLINE anpassen Die Kontonummer im Kassenbuch muss angepasst werden. 1. Das Kassenbuch muss im ONLINE-SERVICES-MANAGER kopiert werden. 2. Im kopierten Kassenbuch muss die Kontonummer geändert werden: Info Nr Schnelleinstieg KASSENBUCH ONLINE. Digitales Belegbuchen Beim ersten Abruf der Belege mit dem neuen Kontenrahmen werden noch Buchungsvorschläge mit den alten Kontonummern erzeugt. Die Belege müssen einmal mit den neuen Kontonummern verbucht werden. Beim nächsten Abruf werden für die Buchungsvorschläge dann die neuen Kontonummern verwendet. 5. Wichtige Informationen Nr Kontenrahmen wechseln in Agenda FIBU manuell Nr Kontenrahmen wechseln in Agenda ANLAG