Parametrisierung der Büromedien-Vorlagen für Microsoft Office 2003

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1 Universität Zürich Kommunikation, CD-Support Rämistrasse Zürich Kurzanleitung Parametrisierung der Büromedien-Vorlagen für Microsoft Office 2003 Sie erhalten eine Grundausstattung von verschiedenen Vorlagen für Büromedien wie Briefe, Formulare, Publikationen, Präsentationen. Diese sind auf die jeweiligen Universitätseinheiten wie Institute, Abteilung oder Klinik anzupassen (=Parametrisierung) und danach auf die Arbeitsplätze zu installieren. Wir empfehlen, dass dies die IT- oder CD-verantwortliche Person macht. Geübte Anwenderinnen und Anwender können dies auch selber tun. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass Sie eine einheitliche Absenderadressierung Ihrer Universitätseinheit benutzen. Sind die Vorlagen auf Ihre Universitätseinheit angepasst, folgt bei einigen Vorlagen wie z.b. Brief noch eine Anpassung an die jeweiligen Personen (=Individualisierung, siehe Kurzanleitung Individualisierung Büromedien- Vorlagen). Erläuterungen zu den Vorlagen finden Sie im CD-Manual Büromedien, Unterstützung beim CD-Support. Alle Informationen dazu sind auf der Website abrufbar. 1. Download der Büromedien-Vorlagen Beziehen Sie die Büromedien-Vorlagen für Microsoft Office 2003 der Universität Zürich (UZH) von der CD-Website und speichern Sie diese auf dem Schreibtisch Ihres Computers ab. Bitte beachten: bei aktuellen Browsern ist der Speicherort oft der Ordner «Downloads» des aktiven Computerbenutzers. Bewegen Sie die heruntergeladenen Dateien von dort auf den Schreibtisch.. 2. Entpacken der Büromedien-Vorlagen Sie finden nun auf ihrem Schreibtisch einen komprimierten Ordner «Vorlagen_UZH_MSO2003.zip» oder einen bereits entpackten Ordner «Vorlagen_UZH_MSO2003». Entpacken (Extrahieren) Sie die Ordner auf dem Schreibtisch, falls dieses noch nicht automatisch geschehen ist. Seite 1/11

2 3. Ausgeblendete Dateien sichtbar machen Dateierweiterungen («doc», «ppt» usw.) sowie der Vorlagenordner von Microsoft Office sind im Windows-Explorer standardmässig ausgeblendet. Für die Bearbeitung der Vorlagen müssen diese eingeblendet werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie im Windows-Explorer (WIN+E) das Menü «Extras > Ordneroptionen...»: Wechseln Sie zum Reiter «Ansicht». Entfernen Sie den Haken bei «Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden» (Bild 1). Scrollen Sie zu «Versteckte Dateien und Ordner». Wählen Sie die Option «Alle Dateien und Ordner anzeigen» (Bild 2). Klicken auf «OK»: Bild 1 Bild 2 Seite 2/11

3 4. Parametrisierung = Anpassen an Ihre Universitätseinheit 4.1. Word-Vorlagen Starten Sie Microsoft Word Wählen Sie Menü «Datei > Öffnen». Gehen Sie in diesem Fenster auf dem Schreibtisch in den Ordner «Vorlagen_UZH_MSO2003», dort in den Ordner «UZH D Korrespondenz». Öffnen Sie die Datei «uzh_brief_mit_absender_d.dot». Parametrisieren Sie nun den oberen Adressblock rechts und die Absenderzeile links, indem Sie in die Kopfzeile doppelklicken. Passen Sie die entsprechenden Angaben an, wie z.b. Universitätseinheit, ohne Veränderung der Formatierungen, der Boxgrösse und der Platzierung: Im CD-Manual Büromedien finden Sie Beispiele dazu, wie Sie die Absenderadresse gestalten und wie Sie vorgehen, falls der Name Ihrer Universitätseinheit drei Zeilen beansprucht. Passen Sie bei der Grussformel unten die Universitätseinheit ebenfalls an: Seite 3/11

4 Passen Sie nun die Kopfzeile auf der zweiten Seite an (1): Löschen Sie danach den gelben Hinweistext und den Seitenumbruch (2 & 3). Bitte beachten: Bei einigen Büromedien-Vorlagen unterscheiden sich die Kopfzeilen der erste Seite und der Folgeseiten. Diese Vorlagen haben im Original bereits eine oder mehrere Folgeseiten und enthalten einen gelben Hinweistext. Nach dem Parametrisieren müssen Sie diesen gelben Hinweistext löschen. Es darf zum Schluss keine leere Seite übrig bleiben. Seite 4/11

5 Danach speichern Sie die parametrisierte Büromedien-Vorlage im selben Ordner wie die Originalvorlage ab. Wählen Sie dazu Menü «Datei > Speichern unter...». Ergänzen Sie den Dateinamen der Büromedien-Vorlage mit einem Unterstrich, gefolgt vom Kürzel Ihrer Universitätseinheit, z.b.: «uzh_brief_mit_absender_d_id.dot» («_ID» = Informatikdienste). Als «Dateityp» wählen Sie «Dokumentvorlage (*.dot:): Gehen Sie analog mit allen anderen Word-Vorlagen in den Ordnern «Korrespondenz», «Formulare» und «Publikationen» vor. Wählen sie dazu den jeweiligen Ordner und die darin enthaltenen Büromedien-Vorlagen. Beachten Sie immer auch die Folgeseiten. Seite 5/11

6 Kurzbrief-Vorlagen: Dokumentenschutz aufheben Bei den Kurzbrief-Vorlagen ist der Dokumentenschutz aktiviert, damit die Auswahlkästchen «angeklickt» werden können. Zum Parametrisieren muss dieser Dokumentenschutz aufgehoben und danach wieder eingeschaltet werden. Dokumentschutz aufheben Menu «Extras > Dokumentschutz aufheben» Dokumentenschutz wieder einrichten Seitenleiste «Dokument schützen»: «Nur diese Bearbeitungen» aktivieren «Ausfüllen von Formularen» wählen «Ja, Schutz jetzt anwenden» Fenster «Dokumentenschutz anwenden» Kennwort leer lassen. Seite 6/11

7 4.2. Powerpoint-Vorlagen Starten Sie Microsoft Powerpoint Wählen Sie Menü «Datei > Öffnen». Gehen Sie in diesem Fenster auf dem Schreibtisch in den Ordner «Vorlagen_UZH_MSO2003», dort in den Ordner «UZH D Praesentationen». Öffnen Sie die Datei «uzh_praesentation_d.pot». Danach wählen Sie Menü «Ansicht > Master > Folienmaster»: Nun passen Sie auf den zwei ersten Masterfolien die Universitätseinheit an. Bitte beachten: Wechseln Sie nach dem Anpassen der beiden Masterfolien wieder in die Ansicht «Normal», bevor Sie das Dokument abspeichern! Seite 7/11

8 Danach speichern Sie diese parametrisierte Vorlage im selben Ordner wie die Originalvorlage ab. Wählen Sie Menü «Datei > Speichern unter...». Als «Dateityp» wählen Sie «Entwurfsvorlage (*.pot)». Ergänzen Sie den Dateinamen wieder mit einem Unterstrich, gefolgt vom Kürzel Ihrer Universitätseinheit, z.b.: «uzh_praesentation_d_id.pot» («_ID» = Informatikdienste): Bitte beachten: Bei der Vorlage «uzh_praesentation_informell» müssen Sie nur die zweite Masterfolie anpassen (Titelmasterfolie). Die Universitätseinheit in der Fusszeile ändern Sie unter «Ansicht > Kopf- und Fusszeile...». Geben Sie die korrekte Bezeichnung im Feld «Fusszeile» an und bestätigen Sie mit «Für alle übernehmen». Seite 8/11

9 4.3 Excel-Vorlagen Starten Sie Microsoft Excel Wählen Sie Menü «Datei > Öffnen». Gehen Sie in diesem Fenster auf dem Schreibtisch in den Ordner «Vorlagen_UZH_MSO2003», dort in den Ordner «UZH D Tabellen». Öffnen Sie die Datei «uzh_arbeitsmappe_d.xlt». Bei den Excel-Vorlagen muss nur der Name der Universitätseinheit im Kopfbereich angepasst werden. Gehen Sie deshalb in den Kopf-Bereich, indem Sie «Einfügen > Kopf/Fusszeile» wählen. Ersetzen Sie auf der rechten Seite des Kopfes den Begriff «Universitätseinheit» durch den Namen Ihrer Universitätseinheit. Danach speichern Sie diese parametrisierte Vorlage im selben Ordner wie die Originalvorlage ab. Wählen Sie Menü «Datei > Speichern unter...». Als «Dateityp» wählen Sie «Mustervorlage (.xlt)». Ergänzen Sie den Dateinamen wieder mit einem Unterstrich, gefolgt vom Kürzel Ihrer Universitätseinheit, z.b.: «uzh_arbeitsmappe_d_id.xlt» («_ID» = Informatikdienste): Seite 9/11

10 5. Bereinigung und zentrale Abspeicherung Nachdem alle Vorlagen fertig parametrisiert sind, löschen Sie die entsprechenden Original-Vorlagen im Ordner «Vorlagen_UZH_MSO2003» auf dem Schreibtisch. Dies um zu verhindern, dass diese irrtümlich verwendet werden. Ergänzen Sie den Ordnernamen mit dem Kürzel Ihrer Universitätseinheit, z.b.: «Vorlagen_UZH_MSO2003_ID» («_ID» = Informatikdienste). Speichern Sie nun diesen für Ihre Universitätseinheit und Office 2003 angepassten Vorlagenordner an einem zentralen Ort ab, damit er für die anschliessende Verteilung auf allen Arbeitsstationen Ihrer Universitätseinheit zur Verfügung steht. Stellen Sie sicher, dass Sie sämtliche Vorlagen parametrisiert haben, inklusive englische Versionen. Kontrollieren Sie vor der Verteilung an die Arbeitsplätze, ob sich keine Fehler eingeschlichen haben. Seite 10/11

11 6. Verteilen und Installation der parametrisierten Büromedien-Vorlagen Verteilen Sie nun die parametrisierten Büromedien-Vorlagen auf die Arbeitsplätze aller Mitarbeiter/- innen Ihrer Universitätseinheit, welche Office 2003 verwenden. Legen Sie dazu die Vorlagen im entsprechenden Microsoft Office Vorlagenordner der jeweiligen Arbeitsplätze ab. Öffnen Sie ein Windows Explorer Fenster (WIN+E) und navigieren Sie zum Standard-Vorlagenordner von Microsoft Office 2003, welchen Sie über folgenden Pfad finden: C:> Dokumente und Einstellungen > «Benutzername» > Anwendungsdaten > Microsoft > Vorlagen («Benutzername» steht für den Namen Ihres Computerbenutzerkontos). In diesen Ordner kopieren Sie nun alle Unterordner mit den parametrisierten Vorlagen: Bitte beachten: Vergessen Sie nach dem Einführungsstichtag nicht, die nicht mehr gültigen Vorlagen zu löschen. 7. Nächste Schritte Einige Büromedien-Vorlagen müssen noch individualisiert, d.h. mit dem Namen, Adressen etc. der Anwenderin oder des Anwenders versehen werden. Dies geschieht in der Regel durch die Anwenderinnen oder Anwender selber. Informationen dazu finden sich in der entsprechenden Kurzanleitung «Individualisierung Büromedien-Vorlagen», ebenfalls herunterladbar auf 8. Support Für weiter gehenden Support im Zusammenhang mit den Vorlagen und der Installation kontaktieren Sie die Website schicken Sie eine an oder wählen Sie die Supportnummer Seite 11/11