MOBILE ANLAGENINVENTUR: NUR ZEITERSPARNIS?

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1 INFOPUNKT MOBILE ANLAGENINVENTUR: NUR ZEITERSPARNIS? Nach HGB 240 sind Firmen zur Durchführung einer Inventur zum Schluss jedes Geschäftsjahres verpflichtet. Eine körperliche Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände gehört in der Regel dazu. Eine Anlageninventur kann je nach Anzahl der Anlagen sehr zeitaufwändig und arbeitsintensiv sein. In mittelständischen und großen Unternehmen werden oft mehrere Mitarbeiter in die Durchführung der physischen Inventur involviert. Nutzen Firmen das SAP-System, können die Inventurlisten direkt aus dem FI-AA-Modul (Anlagenbuchhaltung) erstellt werden. Die Bestandslisten werden verteilt und mühsam abgearbeitet. Die überarbeiteten Inventurdaten werden wieder als Inventurergebnis ins System per Hand eingetragen. Diese Vorgehensweise ist nicht nur umständlich und zeitintensiv, sondern auch stark fehleranfällig. WELCHE ALTERNATIVEN GIBT ES ZU DIESEM VERFAHREN? Mit mobilen Endgeräten wie Barcode-Scanner ist es möglich, eine papierlose Anlageninventur durchzuführen. So können die Inventurlisten automatisiert an die mobilen Geräte übertragen werden. Die Barcodes der etikettierten Anlagen werden gelesen und mit den Barcodes in Inventurlisten abgeglichen. Die Barcode-Etiketten können unterschiedliche Informationen enthalten, wie z.b. Anlagenbezeichnung Kostenstelle der Anlage Inventarnummer Anlagenhaupt- und Unternummer Barcode Die Gestaltung der Barcodes ist kundenindividuell und führt zur eindeutigen Identifizierung der Wirtschaftsgüter. Die gescannten Daten können in der Anwendung des mobilen Geräts angezeigt und ergänzt werden. Hier sind Änderungen wie Standortwechsel ein möglicher Fall. Die Inventurdaten auf dem mobilen Gerät werden mit einem Zeitstempel versehen und dann über die Schnittstelle zum SAP-System hochgeladen. Die gesammelten Inventurdaten können dann direkt in die Stammdaten importiert werden. Der Inventurrücklauf kann aber auch in einem Arbeitsvorrat bearbeitet werden. Hier sind beispielsweise Abgänge oder Umzugsmeldungen zu bearbeiten. Den Inventurprozess kann man wie folgt kurz darstellen: 1 / 6

2 1. Druck der Anlagenetiketten und Etikettierung der Wirtschaftsgüter Hier werden die SAP-Standardformulare verwendet und an die individuellen Bedürfnisse des Kunden angepasst. Dazu zählen auch verschiedene Barcode-Formate. 2 / 6

3 2. Übertragung der Inventurdaten auf ein mobiles Gerät Die Inventurdaten werden auf ein mobiles Gerät über eine Online-Schnittstelle oder über eine Tabellenkalkulation übertragen und gespeichert. 3. Durchführung der mobilen Anlageninventur mithilfe eines Barcode-Scanners Auf dem mobilen Gerät befindet sich eine Anwendung, die eine vordefinierte Auswahl von Anlagenfeldern wie z.b. Raum oder Buchungskreis anzeigt. Diese werden bei Scannen der Barcode-Etiketten gefüllt und können danach interaktiv geändert werden, z. B. durch Erfassen eines Umzugs. Der Prozess des Barcode-Scannens kann abhängig von Eigenschaften des mobilen Geräts sowohl offline als auch online erfolgen. 3 / 6

4 4. Inventurrücklauf Aufgrund des Uploads der bearbeiteten Inventurliste werden die Stammdaten aktualisiert. Hier werden das letzte Inventurdatum oder/und ein Inventurhinweis eingetragen. 4 / 6

5 5. Nacharbeitung im Arbeitsvorrat 6. Auswertungen Im SAP-System können Inventardaten standardmäßig nach verschiedenen Kriterien wie z. B. Letztes Inventurdatum, Kostenstelle oder Standort ausgewertet werden. Der oben dargestellte papierlose Inventurprozess kann noch um einen zusätzlichen Schritt optimiert werden. Und zwar kann sowohl die nachträgliche Bearbeitung der Inventardaten als auch die Steuerung und Kontrolle der Inventurvorgänge in einer speziellen Konsole über Windows-Anwendung ausgeführt werden. Dabei ist es möglich, dass der Inventurverantwortliche Teilarbeiten auf die unterschiedlichen mobilen Endgeräte verteilt und die dafür zuständigen Mitarbeiter über ihre Aufträge per Workflow informiert. Der Vorteil solcher Konsole ist, dass der Ist-Datenbestand von einem Inventurverantwortlichen bequem überwacht und ausgewertet werden kann. Besonders bei großer Menge zu inventarisierenden Wirtschaftsgütern oder bei einer permanenten Inventur kann Arbeitskonsole sehr hilfreich sein. 5 / 6

6 FAZIT Die Vorzüge einer mobilen Anlageninventur liegen wie in dem oben skizzierten Beispiel deutlich wird, in der Automatisierung des Inventurprozesses. Dies garantiert eine viel höhere Qualität der Inventurdaten als im Standardvorgehen mit Papierlisten und insgesamt ressourcenschonende Vorgehensweise in Bezug auf Personal, Zeit und Kosten. IHR ANSPRECHPARTNER Katarzyna Dudek 6 / 6