Formatierungshilfen Praktikumsbericht & Rechtschreib-Korrektur

Transkript

1 Fachbereichs Erziehungswissenschaften Institut für Erziehungswissenschaft B.A. Erziehungs- und Bildungswissenschaft Formatierungshilfen Praktikumsbericht & Rechtschreib-Korrektur Horst Messmer, Katrin Peyerl, Iris Männle

2 Formatierungshilfen Praktikumsbericht und Rechtschreib-Korrektur Inhaltsverzeichnis 1. Formatierungshilfen für Word Seitenzahlen und Abschnittseinteilung Die kleine (nicht ganz perfekte, aber ausreichende) Lösung: Die korrekte und variablere Lösung, die Abschnittseinteilung Ränder- und Seitenzahl-Formatierungen für beidseitigen Ausdruck Einstellungen der Rechtschreib-Korrektur Formatierungshilfen für Word Seitenzahlen und Abschnittseinteilung Die kleine (nicht ganz perfekte, aber ausreichende) Lösung: Die korrekte und variablere Lösung, die Abschnittsumbrüche Seitenlayout/Randeinstellung Einstellung der Rechtschreibungskorrektur... 8

3 1. Formatierungshilfen für Word Seitenzahlen und Abschnittseinteilung Der Versuch, das Deckblatt (und die Gliederungsseite) nicht zu paginieren, führt häufig dazu, dass die digitale Fassung des Berichts in Form von 2 oder 3 Dateien (Deckblatt, Gliederung, Text) abgegeben wird. Wie Sie in Word Seitenzahlen einfügen und bestimmte Seiten davon ausnehmen, erfahren Sie im folgenden Abschnitt. Sie müssen dabei 2 Funktionen bedienen: Seite einrichten im Menü Datei und Seitenzahlen im Menü Einfügen Die kleine (nicht ganz perfekte, aber ausreichende) Lösung: Über das Menü Einfügen, Seitenzahl hat man bei Word nur die Möglichkeit, die erste Seite (und nur diese), beim Praktikumsbericht also das Deckblatt, von der Paginierung auszunehmen. Dabei müssen Sie im ersten Schritt im Fenster das Kontrollkästchen Seitenzahl auf erster Seite deaktivieren. Im 2. Schritt gehen Sie auf die Registerkarte Format und legen unter Beginnen bei fest, mit welcher Seitenzahl sie vom Deckblatt an gerechnet, beginnen wollen. Geben Sie dort 0 ein, beginnt die Paginierung auf der folgenden. Seite (beim Praktikumsbericht in der Regel also der Gliederung) mit der Seitenzahl 1. Wenn Sie das Deckblatt mitzählen wollen, geben Sie bei Beginnen bei die Zahl 1 ein. Die zweite Seite des Berichts bekommt dann die Seitenzahl Die korrekte und variablere Lösung, die Abschnittseinteilung erreicht man, wenn der Formatierungszusammenhang der hintereinander geschalteten Seiten unterbrochen wird. Dies geschieht durch sog. Abschnitts - Einteilungen des Textes. Es handelt sich um eine Funktion, die bei etwas anspruchsvolleren Formatierungsaufgaben häufig benötigt wird, aber bei Microsoft wenig hilfreich beschrieben ist. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor: Seite einrichten Blenden Sie die Formatierungszeichen durch Aktivieren von (aus der Standard- Menüzeile) ein und löschen sie zunächst alle Seitenzahlformatierungen und alle Kopf- und Fußzeilen, die möglicherweise schon in den Text eingegeben sind. Bei den Seitenzahlen im Text müssen Sie auch die Formatierung löschen: Seitenzahl anklicken, sie wird umrandet, den Cursor auf die Umrandung stellen und noch mal klicken, die Umrandung verändert sich, jetzt mit der Taste Entfernen löschen. Danach alle Kopf- und Fußzeilen löschen. Jetzt gehen Sie mit dem Cursor ans Ende des Deckblatts /Letztes Zeichen für manuellen Zeilenumbruch( ). Dann auf Datei Seite einrichten. In dieser Registerkarte weiter auf Layout. Deaktivieren Sie dort das Kontrollkästchen Erste Seite anders und stellen Sie die Registerkarte Übernehmen für auf Dokument ab hier, - bestätigen sie. Am Ende der Seite wird jetzt ein Abschnittswechsel angezeigt, die Seite ist damit für an späterer Stelle eingegebene Seitenzahlformatierungen abgekoppelt. Formatierungshilfen Word

4 Wiederholen Sie diesen Vorgang auch für die folgende(n)gliederungsseite(n), so dass auch dort am Textende ein Abschnittswechsel angezeigt wird. Abbildung 1 zeigt die Layout-Funktion. Der neue Abschnitt beginnt mit der neuen Seite; die Einstellung Dokument ab hier (Cursorposition) bewirkt deshalb hier einen Seitenumbruch Seitenzahl einfügen Gehen Sie jetzt mit dem Cursor auf die erste Textseite und geben Sie dort die Seitenzahlformatierung (Menü Einfügen Seitenzahlen) ein. Da die beiden vorhergehenden Textseiten, Deckblatt und Gliederung von der nun folgenden Seitenzahlformatierung abgekoppelt sind, muss jetzt das Kontrollkästchen Seitenzahl auf erster Seite aktiviert sein bzw. werden, denn jetzt ist die 1. Seite für die Seitenzahlformatierung Ihre erste Textseite. Auf der Deckblatt- und Gliederungsseite muss das Kästchen entsprechend deaktiviert sein bzw. werden Gehen Sie also mit dem Cursor auf die entsprechenden Seiten und kontrollieren bzw. verändern Sie diese Einstellung. Um festzulegen, mit welcher Zahl begonnen werden soll, gehen Sie auf Format. Und geben die Zahl 3 ein, das Deckblatt und die Gliederungsseite werden also mitgezählt. Haben Ihre Formatierungsschritte trotz sichtbarer Abschnittseinteilung nicht zu dem gewünschten Ergebnis geführt und erscheinen auf der Deckblatt- und Gliederungsseite aus der Reihe tanzende Seitenzahlen, so liegt das in der Regel immer daran, dass auf einer oder beiden dieser Seiten das Kontrollkästchen Seitenzahl auf erster Seite nicht deaktiviert worden ist. Gehen Sie also auf die betreffende Seite(n) und deaktivieren Sie! Ebenfalls ist es möglich, dass bei den Seiten, die nicht paginiert werden sollen, bei Seitenzahlen einfügen unter Format Beginnen bei eine Zahl eingegeben ist; - diese wäre für diese Seiten zu entfernen! Formatierungshilfen Word

5 1.2 Ränder- und Seitenzahl-Formatierungen für beidseitigen Ausdruck Behalten Sie die Standardeinstellungen bei, gibt es bei beidseitigem Ausdruck nur dann ein halbwegs passables Ergebnis, wenn die Seitenzahlen zentriert werden (mittig) und der linke und rechte Seitenrand dieselbe Breiteneinstellungen haben. Besser und eleganter ist es, den Text kurz umzuformatieren, was wiederum über das Menü Datei Seite einrichten Seitenränder erfolgt: Ersetzen Sie in der Registerkarte Seiten die Voreinstellung Standard durch Gegenüberliegende Seiten, in dem Sie das kleine Pfeilkästchen anklicken und diese Option auswählen. Jetzt können Sie auch gleich die Randeinstellungen an diese Formatierung anpassen. Die seitlichen Randeinstellungen heißen jetzt nicht mehr links und rechts, sondern innen (Heftungsseite) und außen. Geben Sie also, wenn nicht bereits geschehen, für den Innenrand 2,8, für den Außenrand 2,2 ein. Abbildung 2: Rändereinstellungen sowie die Einstellung für beidseitigen Ausdruck Danach formatieren Sie die Seitenzahlposition (Einfügen Seitenzahlen) ebenfalls neu, die Seitenzahl soll immer außen, und also nicht in der Heftungsseite (innen) versenkt sein. Abbildung 3: zeigt die Seitenzahlposition Außen Formatierungshilfen Word

6 1.2 Einstellungen der Rechtschreib-Korrektur Die automatische Rechtschreibungskontrolle ist für eine gründliche Überprüfung des Manuskripts zwar nicht hinreichend, aber sehr hilfreich. Es empfehlen sich im Menü Extras Optionen Rechtschreibung und Grammatik in etwa folgende Einstellungen: Abbildung 4 Die automatische Rechtschreibungskontrolle kann nur dann funktionieren, wenn ebenfalls im Menü Extras - die Spracheeinstellung korrekt vorgenommen wurde: Abbildung 5 Formatierungshilfen Word

7 2. Formatierungshilfen für Word Seitenzahlen und Abschnittseinteilung Der Versuch, das Deckblatt (und die Gliederungsseite) nicht zu paginieren, führt häufig dazu, dass die digitale Fassung des Berichts in Form von 2 oder 3 Dateien (Deckblatt, Gliederung, Text) abgegeben wird. Wie Sie in Word Seitenzahlen einfügen und bestimmte Seiten davon ausnehmen, erfahren Sie im folgenden Abschnitt Die kleine (nicht ganz perfekte, aber ausreichende) Lösung: Wollen Sie, dass nur die erste Seite keine Seitenzahl hat, können Sie dies unter Einfügen Fußzeile (oder Kopfzeile) einstellen. Wählen Sie eines der Formate aus. Dann haben Sie die Möglichkeit Erste Seite anders zu aktivieren. So verhindern Sie die Seitenzahl auf dem Deckblatt. Die Seitenzahl können Sie einfügen, indem Sie erneut unter Einfügen Seitenzahl auswählen. Beachten Sie, dass Sie nach der Aktivierung von Erste Seite anders, die Seitenzahl auf der zweiten Seite einfügen (Sonst erscheint auf dem Deckblatt die Seitenzahl, im restlichen Dokument jedoch nicht). Über Seitenzahlen formatieren können Sie einstellen, mit welcher Zahl die Nummerierung beginnt- machen Sie dies nicht, so startet Word 2007 mit Seite 2, da das Deckblatt mitgezählt wird. Stellen Sie also 1 ein, um die zweite Seite des Dokuments mit Seite 1 zu starten. Formatierungshilfen Word

8 2.1.2 Die korrekte und variablere Lösung, die Abschnittsumbrüche Um die optimale Seitenzahlenformatierung zu erreichen, müssen Sie mit Abschnittsumbrüchen arbeiten. Fügen Sie unter der letzten Zeile des Deckblattes und unter der letzten Zeile des Inhaltsverzeichnisses jeweils einen Abschnittsumbruch ein. Dies gelingt Ihnen unter Seitenlayout und Umbrüche. Wählen Sie dann Nächste Seite. Nun ist ihre Datei in 3 Teile geteilt und kann getrennt formatiert werden. Da Sie auf Deckblatt und Inhaltsverzeichnis keine Seitenzahl wünschen, wechseln Sie in die Einleitung. Nun fügen Sie die Fußzeile (oder Kopfzeile) ein. Deaktivieren Sie das Feld Mit vorheriger verknüpfen unter Entwurf. Unter Seitenzahlen formatieren stellen Sie Beginnen bei 1 ein. Da der Praktikumsbericht beidseitig bedruckt werden sollte, müssen nun noch die Seitenzahlen korrekt formatiert werden. Dies gelingt Ihnen, in dem Sie untersch. gerade und ungerade Seiten unter Entwurf aktivieren. Dann fügen Sie die Seitenzahlen ein indem sie auf der ersten Seite des Abschnittes (Einleitung) und auf der nachfolgenden Seite jeweils eine Seitenzahl einfügen. Dann können Sie je nach Wunsch einstellen, wie die geraden/ungeraden Seiten formatiert werden. Dies wird automatisch auf alle nachfolgenden Seiten übertragen. (z.b. sind alle geraden Seitenzahlen links, alle ungeraden Zahlen rechts ausgerichtet). Sollte im Inhaltsverzeichnis trotzdem eine Seitenzahl auftauchen, überprüfen Sie, ob der Button mit vorheriger verknüpfen auf der Seite 2 deaktiviert ist. Wenn nicht, tun Sie dies und löschen Sie einfach die Seitenzahl im Inhaltsverzeichnis. Nun müssten Sie folgendes Ergebnis erzielt haben. Deckblatt und Inhaltsverzeichnis sind nicht nummeriert. Die Einleitung beginnt mit Seite 1 (rechtsbündig). Die nachfolgende Seite hat Nummer 2 und ist linksbündig. Nummer 3 wieder rechts, 4 links usw. Formatierungshilfen Word

9 2.2 Seitenlayout/Randeinstellung Eine weitere Funktion ist die Einstellung der Ränder. Dies ist ganz einfach, in dem Sie unter Seitenlayout auf Seitenränder klicken. Wählen Sie eine der Vorlagen aus (empfohlen wird Normal ) oder stellen Sie ihre Wünsche unter benutzerdefinierte Seitenränder ein. Beachten Sie bei allen Formatierungen, die das gesamte Dokument betreffen, ihre Einstellung auf den ersten beiden Seiten extra vorzunehmen! Formatierungshilfen Word

10 2.3 Einstellung der Rechtschreibungskorrektur Möchten Sie, dass Word ihre Rechtschreibung und Grammatik überprüft, so können Sie dies unter Überprüfen und ABC Rechtschreibung und Grammatik einstellen. Die automatische Rechtschreibungskontrolle ist für eine gründliche Überprüfung des Manuskripts zwar nicht hinreichend, aber sehr hilfreich. Beachten Sie, dass die Sprache deutsch ausgewählt wird. Unter Optionen können Sie weitere Details der Überprüfung einstellen. Wir empfehlen folgenden Funktionen: Nun müssten Sie fähig sein, ihren Praktikumsbericht korrekt zu formatieren! Formatierungshilfen Word