MICROSOFT WORD XP. Inhaltsverzeichnis

Transkript

1 MICROSOFT WORD XP DER AUFBAU EINES WORD DOKUMENTES In diesem Modul lernen Sie den Aufbau eines Word Dokumentes kennen. Ebenso werden Sie Näheres über Dokumentvorlagen und Abschnitte kennenlernen. Inhaltsverzeichnis 2. DER AUFBAU EINES WORD DOKUMENTES Allgemeines über Word Dokumente Die Dokumentvorlage Die Symbolleisten in Dokumentvorlagen Die Formatvorlagen Die Autotexte Die Makros Das Dokument selbst Elemente aus der Dokumentvorlage Die Dokumentabschnitte Abschnittstypen Das Seite einrichten Die Spaltenanzahl Die Kopf- und Fusszeilen Die Nummerierung Die Dokumenteigenschaften Alex Jung

2 Alex Jung

3 DER AUFBAU EINES WORD DOKUMENTES 2. DER A UFBAU EINES W ORD D OKUMENTES 2.1 ALLGEMEINES ÜBER WORD DOKUMENTE Jedes Word Dokument basiert auf einer so genannten Dokumentvorlage. Eine Dokumentvorlage ist gewissermaßen ein Formular, welches mehr oder weniger Vorgaben enthält, z.b. Kopf- und Fußzeilen. Normalerweise können Vorgaben, welche aus einer Dokumentvorlage übernommen werden, auch verändert werden. Eine Dokumentvorlage ist also im Grunde auch nur ein Dokument, welches aber als Basis für ein normales Dokument dient. Dokumente haben immer die Dateiendung.doc, die Dokumentvorlagen jedoch die Dateiendung.dot. Dokumentvorlagen werden in einem speziellen Ordner abgelegt und Dokumente sollten dort nicht gespeichert werden. Hier eine kleine Übersicht Abb. 2-1:Übersicht Vorlagen und Dokumente Alex Jung Modul : Der Aufbau eines Word Dokumentes Seite 2-3 Allgemeines über Word Dokumente

4 MICROSOFT WORD XP Die Standard-Dokumentvorlage für ein leeres Dokument heißt Normal.dot. Diese Dokumentvorlage wird immer dann verwendet, wenn Sie in der Toolbar Standard die Schaltfläche anklicken. Möchten Sie eine andere Dokumentvorlage als Basis für Ihr neues Dokument verwenden, so wählen Sie das Menü DATEI NEU oder den Aufgabenbereich Neues Dokument. Auswahl Hier können Sie ein kürzlich bearbeitetes Dokument schnell wieder öffnen. Über Weitere Dokumente gelangen Sie in den Dialog Datei öffnen Hier erstellen Sie ein neues leeres Dokument, eine leere Website mit Word (HTML-Format) oder sogar ein neues , wenn Sie Microsoft Outlook verwenden. Mit dieser Option können Sie eine Kopie eines bestehenden Dokuments erstellen Hier wählen Sie Dokumentvorlagen für ein neues Dokument aus. Allgemeine Vorlagen bringt Sie in den Vorlagenordner auf der nächsten Seite. Hier können Sie auf die Schnelle ein Verzeichnis im Netzwerk oder sogar im Internet bzw. Intranet verwenden Abb. 2-2 Aufgabenbereich Neues Dokument Seite 2-4 Modul : Der Aufbau eines Word Dokumentes Alex Jung Allgemeines über Word Dokumente

5 DER AUFBAU EINES WORD DOKUMENTES Abb. 2-3 Neues Dokument aus Vorlagenordner erstellen Wählen Sie aus einer Rubrik die gewünschte Dokumentvorlage aus und klicken Sie auf OK. Beachten Sie die Optionsschaltflächen unter Neu erstellen. Dokument ist standardmäßig aktiviert, das heißt, Sie möchten ein neues Dokument erstellen. Für eine neue Dokumentvorlage wählen Sie die Option Vorlage. Abhängig von der gewählten Dokumentvorlage erhalten Sie ein Raster und eventuell sogar Dialogfenster für Ihre Arbeit mit dem neuen Dokument. Nun, was ist alles in einer Dokumentvorlage versteckt? Eigentlich alles für Ihr neues Dokument!!! Aber was ist dieses Alles? Alex Jung Modul : Der Aufbau eines Word Dokumentes Seite 2-5 Allgemeines über Word Dokumente

6 MICROSOFT WORD XP Aus der Abbildung unten ist der Aufbau eines Word Dokuments ersichtlich Der linke Teil zeigt, was in einer Dokumentvorlage abgelegt ist. Neben allfälligem Text und Grafiken natürlich. Abb. 2-4 Aufbau eines Word Dokuments Diese Struktur sollten Sie sich gut merken. Viele Dinge basieren darauf. Deshalb sollten Sie wissen, was sich wo in Word befindet! Auf den nächsten Seiten finden Sie Erklärungen zu dieser Struktur. Seite 2-6 Modul : Der Aufbau eines Word Dokumentes Alex Jung Allgemeines über Word Dokumente

7 DER AUFBAU EINES WORD DOKUMENTES All die Elemente aus der Dokumentvorlage bekommen Sie zur Verfügung gestellt, können sie aber auch ändern oder ergänzen. Word stellt Ihnen auch weitere Funktionen zur Verfügung. Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses Erstellen eines Index Erstellen eines Abbildungsverzeichnisses Erstellen von Quellenverzeichnissen Einfügen von Grafikobjekten verschiedener Art (auch Bilder) Einbetten von Objekten (z.b. Tabellen) aus anderen Anwendungen (z.b. MS Excel) Erstellen von Online-Formularen Und, und, und. Alex Jung Modul : Der Aufbau eines Word Dokumentes Seite 2-7 Allgemeines über Word Dokumente

8 MICROSOFT WORD XP 2.2 DIE DOKUMENTVORLAGE Die Dokumentvorlage ist die Basis für jedes Word Dokument. Aus dieser Basis werden beim Erstellen eines Dokuments folgende Elemente übernommen: Element Symbolleisten Formatvorlagen AutoText Makros Beschreibung Symbolleisten sind immer mit einer Dokumentvorlage verknüpft und werden Ihnen so automatisch beim Generieren eines neuen Dokuments zur Verfügung gestellt. Formatvorlagen sind benannte Zusammenfassungen von Formatierungen entweder eines Absatzes oder von Zeichen. Formatvorlagen erleichtern Ihnen die Arbeit beim Formatieren Ihres Textes. Mehr über Formatvorlagen lernen Sie im Modul Formatvorlagen. Formatvorlagen können auch nur in einem Dokument geändert werden. Es ist jedoch praktisch, wenn Sie Formatvorlagen in der darunter liegenden Dokumentvorlage abspeichern, um sie beim Erstellen eines neuen Dokumentes mit dieser Vorlage ebenfalls zur Verfügung zu haben. AutoText ist ein komfortables Werkzeug um Ihnen sich wiederholende Aufgaben (oder besser Eingaben) zu erleichtern. Mehr dazu im Kapitel AutoText ab Seite 2-10 Makros sind eine Zusammenfassung von Befehlen an Word, um die Arbeit zu automatisieren. Tab. 2-1:Elemente in der Dokumentvorlage Seite 2-8 Modul : Der Aufbau eines Word Dokumentes Alex Jung Die Dokumentvorlage

9 DER AUFBAU EINES WORD DOKUMENTES Die Symbolleisten in Dokumentvorlagen Alle Symbolleisten, die in einer Dokumentvorlage definiert worden sind, stehen auch im neuen Dokument zur Verfügung. Die Standard-Symbolleisten sind im Modul Grundlagen erklärt Die Formatvorlagen Formatvorlagen als Zusammenfassung von Formatierungen sind sehr praktische Werkzeuge im Umgang mit Text- bzw. Absatzformatierungen. Welche Formatvorlage auf den Text angewandt wurde, in dem der Cursor steht, ist in der Symbolleiste Format ganz links in einem Dropdownfeld zu sehen: Hier die Formatvorlage Standard (mit dieser schreiben Sie gewöhnlich). Wie Formatvorlagen erstellt und abgeändert werden, entnehmen Sie bitte dem Modul Formatvorlagen. Jede Formatvorlage basiert selbst wiederum auf einer anderen. Wenigstens jedoch auf Standard. Bestimmte Formatvorlagen sind in NORMAL.DOT vorgegeben und können sinnvollerweise auch nicht gelöscht, jedoch verändert werden. Beispielsweise die Formatvorlagen Standard, Überschrift1 bis Überschrift9 (dies sind Kapitelüberschriften) usw. Alex Jung Modul : Der Aufbau eines Word Dokumentes Seite 2-9 Die Dokumentvorlage

10 MICROSOFT WORD XP Die Autotexte AutoTexte kann man als Textblöcke betrachten, welche unter einem Namen oder Kürzel in der Dokumentvorlage abgelegt sind und über einen Befehl abgerufen werden können. AutoText Elemente können sehr einfach erstellt werden: Markieren Sie beliebigen Text Drücken Sie zuerst die Taste Folgender Dialog erscheint: und dann Abb. 2-5:AutoText erstellen Word stellt einen Teil des markierten Textes ins Feld für den Namen des Textbausteins. Sie können den Baustein natürlich umbenennen. Klicken Sie auf OK Um den oben erstellten Textbaustein einzufügen, geben Sie den vergebenen Namen ein und drücken Sie die Taste. Der Textblock wird eingefügt. Alternativ können Sie auch über das Menü EINFÜGEN und dann AUTOTEXT vorhandene AutoText Elemente einfügen. AutoText funktioniert übrigens auch für Grafiken. Seite 2-10 Modul : Der Aufbau eines Word Dokumentes Alex Jung Die Dokumentvorlage

11 DER AUFBAU EINES WORD DOKUMENTES Die Makros Makros sind kleine Programme (Visual Basic für Anwendungen oder VBA) mit Word-Befehlen und werden häufig eingesetzt, um beim Erstellen z.b. eines Standard-Firmenbriefes den Benutzer im Dialog bestimmte Eingaben machen zu lassen. Danach werden die Benutzereingaben im Dokument platziert. Einfachere, sich wiederholende Arbeitsgänge, welche sonst ein paar Mausklicks erfordern, können in einem Makro aufgezeichnet werden und über Aufruf des Makronamens wieder ausgeführt werden. Solche Makros können auch auf Schaltflächen auf einer Symbolleiste gelegt werden. Alex Jung Modul : Der Aufbau eines Word Dokumentes Seite 2-11 Die Dokumentvorlage

12 MICROSOFT WORD XP 2.3 DAS DOKUMENT SELBST Elemente aus der Dokumentvorlage Alle Elemente aus der Dokumentvorlage und eventuell weiteren angehängten Dokumentvorlagen werden im Dokument zur Verfügung gestellt. Symbolleisten Formatvorlagen AutoTexte Makros Die Dokumentabschnitte Ein Word Dokument ist immer in Abschnitte unterteilt, um gewisse Elemente eines Dokumentes anders gestalten zu können. Folgende Elemente sind immer abhängig von einem Abschnitt. Seitenlayout (Seite einrichten) Spaltenanzahl Kopf- und Fusszeilen Nummerierungen Weshalb dies?, mögen Sie sich fragen. Nun, vielleicht möchten Sie in Kopf- oder Fußzeile in neuen Kapiteln eine neue Seitennummerierung durchführen? Geht nur mit Abschnitten. Eine Tabelle passt nur auf ein A4 Quer Format innerhalb eines A4 Hoch Dokumentes? Geht nur mit Abschnitten. Seite 2-12 Modul : Der Aufbau eines Word Dokumentes Alex Jung Das Dokument selbst

13 DER AUFBAU EINES WORD DOKUMENTES Die Spaltenanzahl Jedes Word Dokument hat mindestens eine Spalte. In ziemlich seltenen Fällen aber auch mehrere. z.b. bei Broschüren im Zeitungsformat mit zwei bis drei Spalten. Hier ein Beispiel. Text in mehreren Spalten kann man sich vorstellen wie durch eine Schlangenröhre laufend. Alex Jung Modul : Der Aufbau eines Word Dokumentes Seite 2-21 Das Dokument selbst

14 MICROSOFT WORD XP Um mehr als eine Spalte innerhalb eines Abschnittes zu definieren, verwenden Sie die Schaltfläche. Nach dem Klick erhalten Sie eine Auswahl. Abb. 2-10:Anzahl Spalten definieren Mit gedrückter linker Maustaste können Sie nun ziehen und bis zu sieben Spalten definieren. Um von einer Spalte in die nächste zu springen, können Sie über den Dialog Manueller Umbruch einen Spaltenumbruch erzwingen. Seite 2-22 Modul : Der Aufbau eines Word Dokumentes Alex Jung Das Dokument selbst

15 DER AUFBAU EINES WORD DOKUMENTES Die Kopf- und Fusszeilen In Dokumenten werden sehr häufig Kopf- und Fußzeilen verwendet. Mit Kopf- und Fußzeilen können Sie Texte, Grafiken (Logo ) und spezielle Felder (z.b. Seitenzahlen), welche auf jeder Seite erscheinen sollen, einbinden. Wichtig dabei ist, dass Sie sich klar darüber sind, ob Sie diese Elemente auf jeder Seite gleich haben wollen, oder für gerade bzw. ungerade Seiten verschieden. Dies wird im Seitenlayout festgelegt. (folgende Beispiele sind übrigens mit geraden und ungeraden Seiten dargestellt). Die Kopfzeile befindet sich unterhalb des oberen Papierrandes Wenn die Einstellung für die Kopfzeile größer ist, als der Obere Seitenrand, dann wird der Textkörper (was Sie schreiben) unterhalb der Kopfzeile geschrieben. Die Fusszeile oberhalb des unteren Seitenrandes gesetzt. Beispiel für eine gerade Kopfzeile in Abschnitt 2 eines Dokuments: Abb Beispiel Kopfzeile Alex Jung Modul : Der Aufbau eines Word Dokumentes Seite 2-23 Das Dokument selbst

16 MICROSOFT WORD XP Beispiel für eine ungerade Fußzeile in Abschnitt 2 eines Dokuments: Abb Beispiel Fusszeile Kopf und Fußzeilen können eigentlich als kleine Dokumente angesehen werden. Es können Tabulatoren gesetzt werden, Grafiken und Text eingebunden, sogar Felder (z.b. Seitenzahlen) verwendet werden. Da Kopf- und Fußzeilen vom restlichen Textkörper getrennt sind, gibt es auch eine besondere Ansicht. Wählen Sie im Menü ANSICHT den Eintrag KOPF UND FUSSZEILEN (es wird zusätzlich die Symbolleiste Kopf und Fusszeilen eingeblendet) Abb Symbolleiste für Kopf- und Fusszeile Beachten Sie, dass im Rahmen jeweils steht, in welchem Kopf bzw. Fuß Sie stehen. (siehe Beispiele oben) Über die Schaltflächen auf der Symbolleiste für Kopf und Fusszeilen können Sie z.b. Seitenzahlen, Datum und Zeit oder AutoText-Elemente einfügen. Mit der Schaltfläche Schliessen schliessen Sie die Kopf- und Fusszeilenansicht. Sollten Sie mit mehreren Abschnitten in Ihrem Dokument arbeiten, so wird die Schaltfläche aktiviert. Bei eingedrückter Schaltfläche bedeutet dies, dass die aktuelle Kopf- oder Fußzeile dieses Abschnittes gleich aussieht, wie diejenige des vorangegangenen Abschnitts (Wie vorheriger). Seite 2-24 Modul : Der Aufbau eines Word Dokumentes Alex Jung Das Dokument selbst

17 DER AUFBAU EINES WORD DOKUMENTES Wollen Sie dies nicht, so deaktivieren Sie die Schaltfläche mit einem Klick. Dabei bleibt der aktuelle Inhalt erhalten, d.h. der Inhalt der Kopf- bzw. Fußzeile des vorherigen Abschnitts wird übernommen und bleibt im Folgeabschnitt. Er wird jedoch nicht mehr angepasst, wenn der vorherige Abschnitt geändert wird Die Nummerierung Die Seiten und Kapitelnummerierungen sind abhängig vom Abschnitt in dem sie stehen. Eine Neunummerierung von Kapiteln bzw. Seitenzahlen kann somit durch das Einfügen eines Abschnittes erzwungen werden. Über die Schaltfläche auf der Symbolleiste Kopf und Fusszeilen können Sie das Nummerierungs-Format anpassen. Folgender Dialog erscheint: Abb Seitenzahlenformat anpassen Hier können Sie das Nummern-Format, das Erscheinungsbild sowie den Beginn der Nummerierung festlegen. Alex Jung Modul : Der Aufbau eines Word Dokumentes Seite 2-25 Das Dokument selbst

18 MICROSOFT WORD XP Die Dokumenteigenschaften Die Eigenschaften eines Dokuments werden in der Praxis leider häufig vernachlässigt. Dabei können hier interessante Informationen eingegeben werden, wie z.b. der Name des Autors, der Dokumenttitel (nicht der Dateiname) und es können sogar eigene Felder definiert werden. Auf all diese Informationen können Sie zugreifen und als Variable verwenden, um das Dokument flexibler zu gestalten. z.b. den Firmennamen als Copyright in einer Fußzeile. Die Dateieigenschaften eines Dokuments erhalten Sie über das Menü DATEI / EIGENSCHAFTEN Abb Dokumenteigenschaften Seite 2-26 Modul : Der Aufbau eines Word Dokumentes Alex Jung Das Dokument selbst

19 DER AUFBAU EINES WORD DOKUMENTES In der Rubrik Allgemein können Sie allgemeine Informationen über Ihre Datei eingeben, wie Titel, Thema, Autor, Kommentare usw. Vergessen Sie bitte nicht, die Option Vorschaugrafik speichern zu aktivieren, sonst können Sie die Datei eventuell nicht in einem Vorschau-Fenster betrachten. In der Rubrik Anpassen können Sie auf besondere Felder zugreifen, bzw. eigene erstellen, welche dann zusammen mit dem Dokument abgelegt sind. Alex Jung Modul : Der Aufbau eines Word Dokumentes Seite 2-27 Das Dokument selbst

20 MICROSOFT WORD XP Liste der Abbildungen Abb. 2-1:Übersicht Vorlagen und Dokumente Abb. 2-2 Aufgabenbereich Neues Dokument Abb. 2-3 Neues Dokument aus Vorlagenordner erstellen Abb. 2-4 Aufbau eines Word Dokuments Abb. 2-5:AutoText erstellen Abb. 2-6 Einfügen Manueller Umbruch - Abschnittswechsel Abb. 2-7 Seite einrichten - Rubrik Seitenränder Abb. 2-8 Seite einrichten - Rubrik Format Abb. 2-9 Seite einrichten - Rubrik Layout Abb. 2-10:Anzahl Spalten definieren Abb Beispiel Kopfzeile Abb Beispiel Fusszeile Abb Symbolleiste für Kopf- und Fusszeile Abb Seitenzahlenformat anpassen Abb Dokumenteigenschaften Liste der Tabellen Tab. 2-1:Elemente in der Dokumentvorlage Seite 2-28 Modul : Der Aufbau eines Word Dokumentes Alex Jung Das Dokument selbst