Migration von Microsoft Office Word zu OpenOffice.org Writer

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1 Migration von Microsoft Office Word zu OpenOffice.org Writer Ingenieurbüro Mühl Lindenstr Erlensee muehl.de

2 Rechtliches Die Inhalte des vorliegenden Dokumentes werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Waren bzw. Markennamen werden ohne Zusicherung der freien Verfügbarkeit benutzt. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument darf, auch in Auszügen, nicht ohne schriftliche Genehmigung des Ingenieurbüro Mühl, Dipl. Ing. Werner Mühl, Lindenstr. 3, Erlen see, reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Bei der Zusammenstellung von Bildern und Texten wurde mit größtmöglicher Sorgfalt ge arbeitet. Dennoch können Fehler nicht völlig ausgeschlossen werden. Der Autor über nimmt für fehlerhafte Angaben und deren Auswirkungen keinerlei Verantwortung. Die gewerbliche Nutzung dieses Dokuments ist nicht gestattet. 2

3 Über dieses Dokument Dieses Dokument dient als Referenz für Personen, die bereits mit Microsoft Office Word mit der klassischen Ansicht (vor MS Office 2007) gearbeitet und Erfahrungen mit diesem Programm gesammelt haben und nun auf OpenOffice.org Writer umsteigen. Die Unterschiede beider Büroprogramme Menüs, Funktionen und Befehle werden im folgenden dargestellt und ausführlich erläutert. Weitere Informationen Historie 3. Apr Dokument erstellt Bilder: MS Word 2003, OpenOffice.org 2. Writer unter Windows XP 19. Okt Dokument aktualisiert auf OpenOffice.org Aug Dokument aktualisiert auf OpenOffice.org 3.1 Dokument aktualisiert auf OpenOffice.org 3.2 3

4 Typografie In diesem Handbuch werden folgende Auszeichnungen benutzt: muehl.de/ Hyperlink, aktiver Verweis auf eine Internetseite in der PDF Version diese Dokuments Querverweis Verweist auf ein Kapitel in der PDF Datei diese Do kuments Menü Bearbeiten > Navigator Hinweis auf einen Menü Eintrag <F5> Taste F5 <Alt> + <Tab> Taste Alt und Taste Tab gleichzeitig drücken [Direktes Exportieren als PDF] Ein Symbol (Icon) in den Symbolleisten kursiver Text zur Hervorhebung von wichtigen Begriffen (1) Notizenseite Legende zu einem Eintrag in einer Microsoft Menü Abbildung (1) Handout Legende zu einem Eintrag in einer OpenOffice.org Menü Abbildung

5 Inhaltsverzeichnis 1 Die Anwendungsoberfläche Microsoft Word...12 OpenOffice.org Writer Generelle Unterschiede zwischen MS Office und OpenOffice.org OpenOffice.org Büroprogramm...15 OpenOffice.org Applikationen...15 Betriebssysteme...15 OpenOffice.org Portable...15 Benutzeroberfläche...16 Seitliche Fenster...16 Navigator zum gezielten Bewegen innerhalb des Dokumentes...16 Formatvorlagen und Stile zum Formatieren der Objekte...17 Galerie zum Anzeigen und Auswählen von Cliparts...18 Suchen und Ersetzen...18 Dateiverwaltung...18 Standardspeicherort...19 Dokumentvorlagen...19 Versionskontrolle...20 PDF (Portable Document Format) Dateien erstellen...20 Das OpenOffice.org Standard Dateiformat ODF...20 Der Assistent...21 Der Extension Manager...22 Unterschiede zwischen MS Word und OpenOffice.org Writer 23 Ansichten...23 Statusleiste...23 Mit Tastatur und Maus selektieren und formatieren...2 Tabellen...25 Kopfzeile...26 Mit der Tastatur Spaltenbreite und Zeilenhöhe verändern...26 Zellen kopieren...26 Einfügen oder Löschen von Zeilen und Spalten...26 Zeilenhöhe und Spaltenbreite optimieren...27 Zellen zusammenfügen bzw. teilen...27 Sortieren...27 Zahlen und Formeln eingeben...27 Tabelle aus Datenquelle erstellen...27 Diagramme...28 Seitenformatierung...28 Komplexe Dokumente

6 Grafiken...30 Serienbrief...30 Briefumschlag...30 Die Menü Leiste 31 Datei...31 Menü Datei in Word...31 Menü Datei in Writer...32 Bearbeiten...3 Menü Bearbeiten in Word...3 Menü Bearbeiten in Writer...35 Ansicht...36 Menü Ansicht in Word...37 Menü Ansicht in Writer...37 Einfügen...39 Menü Einfügen in Word...39 Menü Einfügen in Writer...0 Format...2 Menü Format in Word...2 Menü Format in Writer...3 Tabelle... Menü Tabelle in Word... Menü Tabelle in Writer... Extras...6 Menü Extras in Word...6 Menü Extras in Writer...7 Fenster...9 Menü Fenster in Word...9 Menü Fenster in Writer...9 Hilfe...50 Menü Hilfe in Word...50 Menü Hilfe in Writer...50 Formatierung und Dokumentvorlagen 53 Das Formatvorlagen Fenster...53 Absatzvorlagen...5 Zeichenvorlagen...5 Rahmenvorlagen...5 Seitenvorlagen...5 Listenformate...55 Dokumentvorlagen...55 Dokumentvorlagen verwalten...55

7 6 Drucken 57 7 Makros 59 8 Fremdformate bearbeiten Dokumente öffnen...61 Dokumente speichern...62 Massenkonvertierung...63 Standard Speicherformat ändern...63 Dokumente exportieren...6 OpenOffice.org anpassen 65 Werkzeugleisten...65 Menüs...66 Menüinhalt...66 Menüschriftart...66 Schnelltasten (shortcut keys)...67 Sicherheit...67 Einstellungen als Vorlage speichern

8 Abbildungsverzeichnis Abb. 1 1: Anwendungsfenster Word...12 Abb. 1 2: Anwendungsfenster Writer...13 Abb. 2 1: Navigator...17 Abb. 2 2: Formatvorlagen...17 Abb. 2 3: Galerie in OpenOffice.org...18 Abb. 2 : Dokumentvorlage...19 Abb. 2 5: Dokumentvorlagen verwalten...19 Abb. 2 6: Auswahlmenü für einen Assistenten...21 Abb. 3 1: Datenquellen in Writer...28 Abb. 1: Menü Datei in Word...31 Abb. 2: Menü Datei in Writer...31 Abb. 3: Menü Datei > Senden an in Word...32 Abb. : Menü Datei > Senden in Writer...33 Abb. 5: Menü Bearbeiten in Word...3 Abb. 6: Menü Bearbeiten in Writer...3 Abb. 7: Menü Datei > Löschen in Word...3 Abb. 8: Menü Ansicht in Word...36 Abb. 9: Menü Ansicht in Writer...36 Abb. 10: Datenquellen...38 Abb. 11: Menü Einfügen in Word...39 Abb. 12: Menü Einfügen in Writer...39 Abb. 13: Menü Einfügen > Autotext in Word...0 Abb. 1: Menü Einfügen > Feldbefehl in Writer...1 Abb. 15: Menü Format in Word...2 Abb. 16: Menü Format in Writer...2 Abb. 17: Menü Tabelle in Word... Abb. 18: Menü Tabelle in Writer... Abb. 19: Menü Extras in Word...6 Abb. 20: Menü Extras in Writer...6 Abb. 21: XML Filter Einstellungen in Writer...8 Abb. 22: Menü Fenster in Word...9 Abb. 23: Menü Fenster in Writer...9 Abb. 2: Menü Hilfe in Word...50 Abb. 25: Menü Hilfe in Writer...50 Abb. 5 1: Formatvorlagen in Writer...53 Abb. 5 2: Menü Dokumentvorlage in Writer...56 Abb. 5 3: Dialog Dokumentvorlage verwalten in Writer...56 Abb. 6 1: Druckeinstellungen in Writer...57 Abb. 8 1: Laden/Speichern Einstellungen...63 Abb. 9 1: Werkzeugleiste anpassen

9 Die Menü Leiste Die Menü Leiste In diesem Kapitel werden Ihnen die Unterschiede von Microsoft Word zu OpenOffice.org Writer aufgezeigt. Zu jedem Eintrag in der Menü Leiste werden Bildschirmfotos gezeigt..1 Datei Abb. 1: Menü Datei in Word 11 Abb. 2: Menü Datei in Writer.1.1 Menü Datei in Word Diese Einträge bzw. Funktionen finden Sie in OpenOffice.org Writer in einem anderen Menü : (1) Als Webseite speichern... Menü Datei > Speichern unter...: im sich öffnenden Fenster in der Auswahlliste für den Dateityp, dann HTML auswählen oder 31

10 Die Menü Leiste Menü Datei > Senden > HTML Dokument erzeugen (2) Dateisuche... keine entsprechende Funktion vorhanden (3) Berechtigung keine entsprechende Funktion vorhanden () Versionen... siehe hierzu Kapitel Generelle Unterschiede zwischen MS Office und OpenOffice.org, Un terkapitel Dateiverwaltung (5) Webseitenvorschau Menü Datei > Vorschau im Webbrowser (6) Seite einrichten... Menü Format > Seiteneinstellungen... (7) Senden an Menü Datei > Senden Abb. 3: Menü Datei > Senden an in Word (8) Liste mit zuletzt geöffneten Dateien Menü Datei > Zuletzt benutzte Dokumente.1.2 Menü Datei in Writer In dem Menü Datei sind alle Befehle abgelegt, die mit der Behandlung von Dateien zu tun haben: z.b. öffnen, speichern, verwalten, etc. Einträge und deren Funktionen, die im Menü Datei von Word nicht enthalten sind: 32 (1) Zuletzt benutzte Dokumente zeigt eine Liste der zuletzt aufgerufenen Do kumente und erleichtert das Auffinden dieser Dateien. (2) Assistenten unterstützt Sie bei der Gestaltung geschäftli cher und privater Briefe, Faxe, Präsentatio nen, etc. (3) Alles speichern speichert alle geöffneten Dokumente () Neu laden das aktuelle Dokument wird durch die letzte gespeicherte Version ersetzt.

11 Die Menü Leiste (5) Exportieren... das aktuelle Dokument wird unter einem an deren Namen und Format in dem von Ihnen gewählten Verzeichnis gespeichert. (6) Exportieren als PDF... Sie können hier einfach und komfortabel aus dem aktuellen Dokument eine PDF Datei er zeugen. Es öffnet sich ein weiteres Menü, in dem Sie die Eigenschaften der PDF Datei festlegen können (z.b. Kennwortschutz, Rechte an der Datei, etc.) (7) Senden... Writer bietet Ihnen ein Vielzahl von Möglich keiten, wie Sie Ihr Dokument weiter verwen den können. Einzelheiten hierzu in der Hilfe. Abb. : Menü Datei > Senden in Writer (8) Digitale Signaturen... mit einem gültigen Zertifikat können Sie das Dokument digital signieren. (9) Dokumentvorlage zur Verwaltung und Bearbeitung Ihrer Doku mentvorlagen. Siehe hierzu auch Kapitel For matierung und Dokumentvorlagen. (10) Vorschau im Webbrowser das Dokument wird im Standard Webbrow ser angezeigt (11) Druckereinstellung... Auswahl des Standard Druckers sowie des sen Eigenschaften. 33

12 Die Menü Leiste.2 Bearbeiten Abb. 5: Menü Bearbeiten in Word Abb. 6: Menü Bearbeiten in Writer.2.1 Menü Bearbeiten in Word (1) Office Zwischenablage... keine entsprechende Funktion vorhanden (2) Als Hyperlink einfügen Menü Einfügen > Hyperlink (3) Löschen... Formate: Menü Format > Standardforma tierung Inhalt: Taste <Entf> Abb. 7: Menü Datei > Löschen in Word 3