Vorstellung des Projekts Langzeitarchivierung

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1 Quelle: Erlebnis Bremerhaven Vorstellung des Projekts Langzeitarchivierung Ein Leuchtturmprojekt der Virtuellen Region Nordwest im

2 Kurzporträt der Stadt Bremerhaven Bremerhaven ist mit seinen rund Einwohnern die größte Stadt an der deutschen Nordseeküste. Sie wurde 1827 an der Mündung der Weser als Hafen der Stadt Bremen gegründet und ist Teil des Zwei-Städte-Staates Freie Hansestadt Bremen. Heute ist die größte Stadt an der deutschen Nordseeküste Europas viertgrößter Containerhafen, einer der weltweit bedeutendsten Automobilumschlagshäfen und attraktiver Logistikstandort. Darüber hinaus ist es gelungen in enger Verbindung zur maritimen Wirtschaft, Bremerhaven zu einem führenden europäischen Kompetenzzentrum der Offshore-Windenergie auszubauen.

3 Die moderne Fisch- und Lebensmittelwirtschaft mit bekannten Marken wie FROSTA, NORDSEE, IGLO und Deutsche See und einer kompletten Wertschöpfungskette rund um das Thema Fisch- und Nahrungsmittel gehört seit Jahrzehnten zu den Aushängeschildern des Standorts. Ebenso hat der Ausbau einer international gefragten Forschungs- und Entwicklungslandschaft sowie Investitionen in hoch attraktive touristische Angebote wie das Klimahaus Bremerhaven und das Deutsche Auswandererhaus die Wirtschaftsstruktur ergänzt und zukunftsorientiert ausgerichtet. Quelle:

4 Abschied von der Papierakte Herzlich willkommen elektronische Akte?????? Quelle: fotolia

5 Quelle: fotolia Ohne einen Weg gegangen zu sein, wirst du nie erfahren, ob es sich nicht doch gelohnt hätte. Quelle: fotolia

6 Papierakte häufig noch das führende Medium Bereitstellung dieser (Papier-)Akten für das Archiv nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist war eigentlich eine Selbstverständlichkeit Thema eakte wird in der Regel im Zusammenhang mit der Einführung DMS diskutiert E-Government-Gesetz (Bund bzw. Länder) bzw. E-Justice-Gesetz (elektronischer Rechtsverkehr) erzwingen diese Diskussion Viele Teilaspekte werden diskutiert, Grundsätze zur elektronischen Aktenführung, elektronische Kommunikation, Definition von Workflows, neue Organisationsformen, Verschlüsselung, revisionssicheres Scannen usw.

7 mit Übergabe dieser eakten an ein Archiv und deren Anforderungen hat man sich bisher nur wenig beschäftigt in Wahrheit eigentlich schon seit Jahren ein Thema im Zusammenhang mit Fachanwendungen, z.b. ProSOZ, Owi hiervon unabhängig entstehen schon seit vielen Jahren elektronische Vorgänge und Akten (File-System, nicht mehr benötigte Informationen werden häufig gelöscht) Zum Umgang mit Akten gibt es zahlreiche Bestimmungen, z.b. Datenschutz, Archivrecht, Erlasse, AGA, Schriftgutordnungen usw. Unterschiedliche Hostingpartner bedeuten für die Übergabe elektronischer Akten besondere Anforderungen

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10 Nationale und länderspezifische gesetzliche Vorgaben und Modelle wie die DIN (Vertrauenswürdige digitale Langzeitarchivierung) weisen den Archiven die Verantwortung für die digitalen Daten zu. Hinweis auf unterschiedliches Verständnis von Archivierung In der Praxis häufig Abstimmungs- und Kommunikationsbedarf bei der Übergabe von digitalen Daten an das Archiv

11 Einige Fallbeispiele und Lösungsmöglichkeiten am Beispiel der DIN K1: Auswahl der digitalen Objekte: möglichst kodifiziert und für alle Interessengruppen des Archivs transparent Voraussetzung für die Möglichkeit zur Auswahl: Alle in der Stadt verwendeten Systeme sind bekannt. Voraussetzung für Transparenz: Schaffen einer gemeinsamen Sprachebene Sehr wichtig auch für die Zusammenarbeit mit Dienstleistern klare und eindeutige Vermittlung der Aufgaben des Archivs in der digitalen Welt

12 Workshop beim Plenum der Virtuellen Region Nordwest am in Bremen Zielgruppe: IT-Fachleute und allgemeine Verwaltung Ziel: Sensibilisierung für Fragestellungen der Archivierung von elektronischen Akten und Identifikation von Interessenten zur Mitarbeit in einer Projektgruppe zur Weiterentwicklung der Braunschweiger Lösung Bild: Christine Tigges Bild: Christine Tigges Bild: Christine Tigges

13 Bild: Christine Tigges Bild: Christine Tigges Szenische Darstellung eines Workflows bei der Übergabe elektronischer Akten

14 K2 Verantwortung für den Erhalt digitaler Daten: Sicherstellung der langfristigen Nutzbarkeit Vorgaben der kommunalen Verwaltung vs. Speicherkonzepte der Archivwelt Z. B. Sicherheitskonzept der städtischen IT? Verschlüsselungen? Rechtemanagement? Support? Steigendes Datenvolumen des Archivs gleiche finanzielle Unterstützung vs. K8: Finanzierung: Es bestehen eine aktuelle Budgetplanung und ein möglichst langfristiges Finanzierungskonzept

15 Bsp. Übernahme von elektronischen Akten des Bremerhavener Sozialamtes innerhalb von OS Aufgabe der zuständigen Organisationseinheit: Benachrichtigung über das Vorhandensein von archivreifen Akten Einrichtung von Zugriffen und Bereitstellung der archivreifen Akten Sonderfall Elektronische Altregistratur/Zwischenarchiv Eventuell Aufbereitung der Daten, Auswahl der Metadaten/Anpassung der Masken Löschung der Daten im Fachamt Aufgabe Archiv: Bewertung und Auswahl der Daten Übernahme und Erschließung

16 Bewertung elektronischer Akten

17 Beispiele aus der Stadt Braunschweig Welche Daten werden gespeichert.. 8,5 TB sind voll mit Audio Bilder Dokumente Filme

18 in der digitalen Welt kann und muss das Alte neben dem Neuen bestehen Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Dr. Julia Kahleyß Leiterin Stadtarchiv Telefon: Bild: Ralf Zietelmann Uwe Böye Magistratskanzlei Telefon: