QUALITÄT KOMMT VON INNEN. EINFACHE INSTRUMENTE FÜR DIE "BESSERE" BIBLIOTHEK. Villach, 31. Mai 2012

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1 QUALITÄT KOMMT VON INNEN. EINFACHE INSTRUMENTE FÜR DIE "BESSERE" BIBLIOTHEK Villach, 31. Mai 2012

2 ÜBERLEGUNGEN Für das Qualitätssiegel des Oö. Erwachsenenbildungsforums fehlt ein geeignetes Leitbild In der VHS ist das Qualitätssiegel des Oö. Forums für Erwachsenenbildung Voraussetzung für finanzielle Unterstützung. Wie kann die Bibliothek die Qualität ihrer Arbeit nach außen darstellen? Qualitätsmanagement ist eigentlich ein Veränderungsprozess. Faktoren Reaktionen Was bringt das Qualitätsmanagement? Wie kommt das Qualitätsmanagement zu den MitarbeiterInnen?

3 DIE ROTE KÖNIGIN Hierzulande musst du so schnell rennen, wie du kannst, wenn du am gleichen Fleck bleiben willst. Und um woandershin zu kommen, muss man noch mindestens doppelt so schnell laufen! Die rote Königin in Alice hinter den Spiegeln von Lewis Carroll

4 DIE RED-QUEEN-HYPOTHESE Evolutions-Hypothese von Leigh van Valen

5 KENNZAHLEN IN BIBLIOTHEKEN

6 KENNZAHLEN IN BIBLIOTHEKEN Jahresmeldung Land Oö. Internes Controlling des Trägers Eigener Bibliotheks-Jahresbericht Gender Budgeting Kennzahlen

7 KENNZAHLENVERGLEICHE - JAHR Entlehnungen Bestand Bürgerservice ohne Auskünfte Einschreibungen

8 KENNZAHLENVERGLEICHE ANDERE BIBLIOTHEKEN

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10 ARTEN VON QUALITÄTSMANAGEMENT Branchenspezifische oder universelle Systeme Selbstbewertung oder Fremdauditierung Einmalige Maßnahme oder kontinuierlicher Prozess

11 BEISPIELE Branchenspezifisch: BIX-Benchmarking für Bibliotheken Auswertung von 18 Kennzahlen der Bibliotheksstatistik mit Vergleichsmöglichkeit Qualitätssiegel der Oö. Erwachsenenbildung Kennzahlenstandards und Fremdaudit Universelle QM-Systeme: EFQM/CAF: Gemeinsames europäisches Qualitätsbewertungssystem als Instrument zur Selbstbewertung für Organisationen des öffentlichen Sektors Prof. Vonhof, HdM Stuttgart: Ausgezeichnete Bibliothek: Selbstauditierung nach CAF-Vorbild ISO-Zertifizierung

12 VORAUSSETZUNGEN Ressourcen: Zeit, Fachwissen: Leitbild, Ziele, Prozesse, Kommunikations- und Fehlerkultur Reflexionsfähigkeit Motivation

13 ZIELE SMART Realistic Fordernd, aber erreichbar Accepted Von sich aus gewollt Measurable Grad der Zielerreichung Timely Klare Zeitplanung Specific Eindeutig definiert, präzise formuliert

14 PROZESSBESCHREIBUNGEN z.b. Wie wird der Bestellwunsch einer Kundin/eines Kunden bearbeitet? Wie wird eine neue Mitarbeiterin eingeschult?

15 SELBSTBEWERTUNG Beispiel aus CAF(Common Assessment Framework) Themenfeld 5 (von 9): Prozesse ****** Kriterium 5.1: Prozesse laufend identifizieren, steuern, umsetzen und verbessern Indikatoren für Kriterium 5.1: Beurteilen Sie anhand von Beobachtungen, Erfahrungen und Beweisen, was die Bibliothek unternimmt, um die Kernprozesse der Bibliothek zu identifizieren, zu beschreiben und zu dokumentieren

16 ERFOLGSFAKTOREN (FÜR VERÄNDERUNG) Vahs, Dietmar/HS Esslingen: Change Management in schwierigen Zeiten Befragung von 178 Unternehmen: Die Schulung und die Beteiligung der Mitarbeiter Eine ausreichende Information und Kommunikation im laufenden Prozess Die Führung mit klaren Ziel- und Zeitvorgaben Das sichtbare Vorleben der Veränderung durch die Führungskräfte, vor allem des mittleren und unteren Managements

17 SIEBEN TYPISCHE REAKTIONEN AUF VERÄNDERUNGEN VGL. VAHS: ORGANISATION, S. 291)

18 INSTRUMENT: GAP-ANALYSE 1.2: Ist das Leitbild der Öffentlichen Bibliothek für Interessierte zugänglich und mit den MitarbeiterInnen kommuniziert? 1.3: Sind die Ziele der Öffentlichen Bibliothek mit den MitarbeiterInnen kommuniziert? Sind die Ziele der Öffentlichen Bibliothek (Jahresziele, mittelfristige und langfristige Ziele) aus dem Leitbild ableitbar, durch Budgetplanung realistisch sowie durch den/die Träger bestätigt bzw. freigegeben? EB-Forum Oö.: Auditprotokoll (Checkliste) Öffentliche Bibliotheken. Unveröffentlicht. 2010)

19 ERGEBNISSE HEINZ, REINER: FKL-LEHRGANGSUNTERLAGEN (UNVERÖFF.). MODUL 2: STRATEGISCHES MANAGEMENT, FOLIE 116

20 INSTRUMENT: GAP-ANALYSE 3-stufige moderierte Gruppenarbeit 1. Was sind Erfolgsfaktoren einer guten Bibliothek? (Die Moderatorin notiert die gesammelten Begriffe untereinander, Spalte 1) 2. Bewertung (1-6 sehr groß): Wie groß ist die Bedeutung dieses Faktors? (=SOLL) (Spalte 2) 3. Bewertung (1-6 sehr groß): Wie groß ist die derzeit erbrachte Leistung? (=IST) (Spalte 3) Errechnung der Differenz (=GAP) (Spalte 4)

21 INSTRUMENT: GAP-ANALYSE FKL 2010, Projektbericht - Heike Merschitzka.docx

22 AUSWERTUNG Kleiner GAP kein akuter Handlungsbedarf Großer GAP Handlungsbedarf Ziel und Maßnahmen formulieren

23 AUFWAND 8/2010 bis 10/ Mitarbeiterinnen + 2 Führungskräfte + 1 Moderatorin Leitbild: 3 Termine à 2 Std. Ziele und Maßnahmen: 3 Termine à 4 Std. Ziel-Kontrolltermine: 2mal jährlich

24 ERGEBNISSE Leitbild publiziert am Zielerreichung ca. 90% Transparenz des gemeinsamen Weges Gute offene Gesprächskultur Verständnis für Qualität gestärkt Folgeklausur Gute Vorbereitung für die Reakkreditierung bzw. für weitere QM-Maßnahmen

25 DANKE!

26 LITERATUR EN MINIATURE Mittrowann/Motzko/Hauke (Hrsg.): Bibliotheken strategisch steuern. Projekte, Konzepte, Perspektieven. Bock+Herchen 2011 Becker/Vonhof (Hrsg.): Gut ist uns nie gut genug! Instrumente zur Qualitätsentwicklung und Qualitätssicherung für eine Vahs: Change Management in schwierigen Zeiten ausgezeichnete Bibliothek. Dinges&Frick 2010 (vgl. eiten_studie_2003_cmi_vahs.pdf Online Lehrbuch/Uni Erlangen: Change Management.

27 REVOLUTIONÄRER VS. EVOLUTIONÄRER WANDEL Rolle des Managements Rationaler Planer Autoritärer Macher oder Prozessmoderator Coach Rolle der Mitarbeiter Manövriermasse oder Mitgestalter

28 REVOLUTIONÄRER VS. EVOLUTIONÄRER WANDEL Die Entscheidung, ob der Wandel eher revolutionär oder eher evolutionär erfolgt, hängt von verschiedenen Fragen ab: Wie dringend ist die Veränderung? (Befindet sich das Unternehmen in einer Krise?) Wie groß ist das Unternehmen? Welchen Umfang hat die geplante Veränderung? Welche Fähigkeiten haben die Mitarbeiter?