Kostenrechnung Auswertungen

Transkript

1 Kostenrechnung Auswertungen Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzung 3. Auswertungen 3.1. Kost-Primanota 3.2. Kostenstellen-Buchungsliste 3.3. Kostenstellen-Kostenartenliste 3.4. Kostenstellen-Summenliste 3.5. Kostenstellen-Chefübersicht 3.6. Wertekontrolle zur Kostenstellen-Chefübersicht 3.7. Kost-Plan-/Istvergleich 3.8. Mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung 4. Konsoldierungsebenen (mehrstufige Konsolidierung) 5. Kostenstellenverteilung 5.1. Kostenstellenverteilung aufrufen 5.2. Verteilung mit fixen Anteilen 5.3. Verteilung mit variablen Anteilen 5.4. Rangfolge erfassen 5.5. Kostenstellenverteilung kopieren 6. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Agenda FIBU ermöglicht das Führen von zwei Kostenrechnungen, die voneinander unabhängig geführt und nicht kumuliert (d. h. zusammengerechnet) werden können. Das Info enthält Informationen zu: Auswertungen Konsolidierungsebenen Kostenstellenverteilung Wie Sie die Stammdaten erfassen und die Kosten verbuchen, entnehmen Sie dem Info Nr Kostenrechnung Einrichten und Buchen. 2. Voraussetzung Lizenzierung prüfen»fibu Tools Modulauskunft«Wenn Sie das Modul lizenzieren möchten, nehmen Sie Kontakt mit uns auf: Telefon: sales@agenda-software.de

3 Seite Auswertungen Kost-Primanota»Auswertungen Kostenrechnung Kost-Primanota«Die Kost-Primanota ist das Protokoll der erfassten Buchungen der Kostenerfassung Kostenstellen-Buchungsliste»Auswertungen Kostenrechnung Kostenstellen-Buchungsliste«Es werden alle Kostenstellenbuchungen ausgewertet.

4 Seite Kostenstellen-Kostenartenliste»Auswertungen Kostenrechnung Kostenstellen-Kostenartenliste«Es werden alle Kostenstellenbuchungen in einer Summe dargestellt Kostenstellen-Summenliste»Auswertungen Kostenrechnung Kostenstellen-Summenliste«Es werden die Summen der Buchungen je Kostenstelle dargestellt.

5 Seite Kostenstellen-Chefübersicht Die Kostenstellen-Chefübersicht ist die zentrale Auswertung der Kostenrechnung. Als Grundlage für die Wertdarstellung wird eine betriebswirtschaftliche Auswertung verwendet. Sie können eine Standard-Kost-BWA verwenden oder eine individuelle Kost-BWA erstellen. Schema-Kost-BWA»Stammdaten Kostenrechnung Schema Kost-BWA«Hinweis Bei Neuanlage eines Mandanten (mit Aktivierung von KOST im Assistenten) wird die Standard- KOST-BWA automatisch angelegt. Über erfassen Sie eine individuelle KOST-BWA. Über»Bearbeiten Standard FIBU-BWA kopieren«erstellen Sie eine Kopie (empfohlene Vorgehensweise). Siehe Info Nr BWA individuell anpassen.

6 Seite 6 Anschließend kann die Kostenstellen-Chefübersicht aufgerufen werden:»auswertungen Kostenrechnung Kostenstellen-Chefübersicht«. Auswahl BWA-Typ Standard Jahresübersicht Verlaufsübersicht Vorjahresvergleich Ausgabe in T-Euro Ändern Sie die Darstellung mit Anpassung des Formats:»Auswertungen Kostenrechnung Kostenstellen - Chefübersicht Optionen Druckoptionen Format«und Option <Querformat> wählen. Individuelles KOST-BWA-Schema Änderungen in der individuellen Kostenstellen-Chefübersicht vornehmen: 1.»Stammdaten Kostenrechnung Schema Kost-BWA«. 2. Kost-BWA-Form wählen. 3. Zeile mit Doppelklick öffnen und Einträge anpassen. 4. <Speichern>. Hinweis Diese Änderung erfolgt nur im KOST-BWA-Schema. Die individuelle BWA-Form bleibt unverändert.

7 Seite Wertekontrolle zur Kostenstellen-Chefübersicht Die Wertekontrolle ermöglicht das Analysieren des Zahlenmaterials bis zurück zu Konto und Buchungen, um z. B. den digitalen Beleg zu öffnen. Voraussetzung Sie haben Konsolidierungsebenen erfasst. Wertekontrolle aufrufen 1.»Auswertungen Kostenrechnung Kostenstellen-Chefübersicht«. 2. <KOST-Wertekontrolle>. Ebenenbaum zur Kostenrechnung Im Ebenenbaum werden die erfassten Konsolidierungsebenen, Elemente und Kostenstellen dargestellt. Im Standard öffnet die Ansicht aller Ebenen. In der Wertekontrolle können Sie über den Ebenenbaum navigieren: Mit Klick auf wird eine Ebene weniger dargestellt, mit wird eine Ebene mehr gezeigt.

8 Seite 8 Wählen Sie die Ebene aus, die in der Wertekontrolle aufgerufen werden soll: Doppelklick auf eine Konsolidierungsebene (z. B. Filialen Süd). Darstellung der Ebene 4 Bereiche Tipp: Ebene wählen = Eine Ebene höher darstellen = Vertiefen, das heißt eine Ebene tiefer

9 Seite 9 Darstellung der Ebene 3 Hauptabteilungen Darstellung der Ebene 2 Abteilungen Darstellung auf Kostenstellenebene

10 Seite 10 Darstellung des Kontos Kontenauskunft für Konto 4400 zur Kostenstelle 3

11 Seite Kost-Plan-/Istvergleich Voraussetzung Für das Arbeiten mit Planzahlen benötigen Sie das Zusatzmodul»Betriebswirtschaftliche Planung & Controlling«. Prüfen Sie, ob das Zusatzmodul aktiviert ist:»tools Modulauskunft«. Kost-Planzahlen (Basisdaten für Kost-Plan-/Istvergleich) 1.»Auswertungen Betriebswirtschaftliche Planung & Controlling KOST-Planzahlen bearbeiten«. Hinweis Die Erfassung erfolgt auf Grundlage eines BWA-Schemas. Die Planzahlenerfassung ist auf Kostenstellenebene für die Kostenrechnung 1 möglich. 2. Klick auf <OK>. 3. Zur manuellen Erfassung der KOST-Planzahlen Einstellungen vornehmen:

12 Seite Klick auf <OK>. Im Standard wird das Erfassungsfenster»Kost-Planzahlen bearbeiten«mit Register»Summen«geöffnet (Darstellung der Summen der erfassten Kost-Planzahlen). Werte erfassen 1. Je Kostenstelle: Über Listenauswahl oder Register Kostenstelle wählen.

13 Seite Die Erfassung der Kost-Planzahlen erfolgt direkt im Fenster zur Kostenstelle: Hinweis Nach Erfassung werden automatisch die Summen auf Ebene der Kostenstellen und Gesamt (für alle Zeilen und Spalten) berechnet. 3. <Speichern>. Kost-Plan-/Istvergleich auswerten»auswertungen Kostenrechnung Kost-Plan-/Istvergleich«

14 Seite 14 Beispiel Druckvorschau 3.8. Mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung»Auswertungen Kostenrechnung Mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung«Nr Mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung

15 Seite Konsoldierungsebenen (mehrstufige Konsolidierung) Über die Konsolidierungsebenen konsolidieren Sie erfasste Kostenstellen für die Wertekontrolle zur Kostenstellen-Chefübersicht. Die Wertekontrolle können Sie nur aufrufen, wenn bis maximal fünf Konsolidierungsebenen erfasst sind. Die Kostenstellen werden der niedrigsten Ebenen zugeordnet. Bedeutung der Konsolidierungsebenen Vor der Erfassung von Konsolidierungsebenen sollten Sie sich einen Überblick über die benötigte Ebenenstruktur verschaffen (Anzahl der Ebenen). Mit der Konsolidierung werden die Kostenstellen zu den jeweiligen Ebenen konsolidiert. Beispiel: Ein Unternehmen hat verschiedene Filialen innerhalb des Bundesgebiets. Die Kostenstellen sind die einzelnen Filialmitarbeiter. Die Konsolidierungsebenen können zum Beispiel wie folgt erfasst werden: Ebene 5 Unternehmen gesamt Ebene 4 Regionale Aufteilung der Bundesländer in»lage N/S/W/O«Ebene 3 Bundesländer unterteilt in die Lage Nord, Süd, West oder Ost Ebene 2 Landkreise der einzelnen Bundesländer Ebene 1 Stände der einzelnen Landkreise Ebene 0 Filialmitarbeiter (Kostenstellen) der einzelnen Filialorte (Städte) 1. Anzahl der Ebenen festlegen 1.»Stammdaten Kostenrechnung Konsolidierungsebenen Kost 1«2. <Anzahl der Ebenen ändern>. 3. Ebenen verwalten: Anzahl eintragen und <Anwenden>.

16 Seite Bezeichnung und Elemente erfassen 1. Mit Doppelklick die oberste Ebene 5 öffnen. Bezeichnung des Elements der obersten Ebene erfassen und <Speichern>. 2. Über die der Ebene zugeordneten Elemente (Bereiche) erfassen und <Speichern>. 3. Über bei»zugeordnete Elemente«weiter in die nächste Ebene. 4. Klick auf die Bezeichnung eines Elements der Ebene 4. Element der Ebene 3 anlegen und <Speichern>. Über weiter in die nächste Ebene.

17 Seite Angaben zu Ebene 3 erfassen und über weiter in nächste Ebene. 6. Angaben zu Ebene 2 erfassen und über weiter in die nächste Ebene. 7. In Ebene 1 den Elementen (links) Kostenstelle über zuordnen. Übersicht der Konsolidierungsebenen anzeigen

18 Seite 18 Alle Ebenen darstellen

19 Seite Kostenstellenverteilung Mit der Kostenstellenverteilung legen Sie Kostenstellen oder Konten prozentual auf andere Kostenstellen/Konten um. Die Verteilung kann bei der Berechnung der Auswertung optional verwendet werden Kostenstellenverteilung aufrufen Vorgehensweise 1.»Stammdaten Kostenrechnung Kostenstellenverteilung« Option für Verteilung aktivieren (z. B. mit fixen Anteilen) aktivieren. 4. <OK>.

20 Seite Verteilung mit fixen Anteilen Fixe Verteilung = mit einem festen Prozentanteil Vorgehensweise 1. Festlegen, ob von Kostenstelle, Konto oder beidem verteilt wird. 2. Festlegen, ob auf Kostenstelle, Konto oder beides und mit welchem Prozentanteil verteilt wird.

21 Seite 21 Soll ein Rest nicht verteilt werden, erfassen Sie diesen ebenfalls im Ziel. Hinweis Sie können erst nach einer 100%igen Verteilung die Kostenstellenverteilung speichern und schließen. Beispiel: Rest von 5 % bleibt auf Kostenstelle 1 (Huber Werner) 3. und <Schließen>. Hinweis Sie können eine Kostenstellenverteilung kopieren.

22 Seite Verteilung mit variablen Anteilen Variable Verteilung = Auf Basis eines festgelegten Verhältnisses Vorgehensweise 1. Festlegen, ob von Kostenstelle, Konto oder beidem verteilt wird. 2. Festlegen, ob auf Kostenstelle, Konto oder beides verteilt wird. 3. Grundlage für die Verteilung festlegen. Als Grundlage der Verteilung wählen Sie einen Kontenbereich oder eine BWA-Zeile. Außerdem legen Sie fest, ob die Verteilung nach dem Sollwert, Habenwert oder nach dem Saldo des gewählten Kontenbereichs bzw. der BWA-Zeile erfolgt. Beachten Sie, dass zur korrekten Ermittlung der variablen Verteilung die erfassten Kontenbereiche bereits auf einer Kostenstelle gebucht sein müssen. Hinweis Sie können eine Kostenstellenverteilung kopieren.

23 Seite Rangfolge erfassen Sie können ein mehrstufiges Umlageverfahren einrichten:»stammdaten Kostenrechnung Kostenstellenverteilung«Beispiel: Die Kostenstelle 1000 möchten Sie zu 50 % auf die Kostenstelle 2000 und zu 50 % auf die Kostenstelle 3000 verteilen. In der weiteren Rangfolge soll die Verteilung der Kostenstelle 3000 auf die Kostenstelle 4000 und 5000 mit je 50 % erfolgen. Vorgehensweise 1. Kostenstellenverteilung öffnen:»stammdaten Kostenrechnung Kostenstellenverteilung«. 2. Empfangende Kostenstelle markieren. 3. Erste Rangfolge: In Kontextmenü (rechte Maustaste)»Satz für nächste Rangfolge übernehmen«wählen.

24 Seite Neue Kostenverteilung anlegen: Option aktivieren und <OK>. 5. In der zweiten Rangfolge: Im Ziel die beiden neuen Zielkostenstellen mit Anteilen erfassen. 6. und <Schließen>. Rangfolge erkennen

25 Seite Kostenstellenverteilung kopieren Damit Sie nicht bei jeder Veränderung eine neue Kostenstelle anlegen müssen, kopieren Sie eine bestehende Kostenstellenverteilung. Vorgehensweise 1.»Stammdaten Kostenrechnung Kostenstellenverteilung«. 2. Kostenstellenverteilung markieren. 3.»Datei Kopieren«und Gültigkeit erfassen. 4. <Starten>. 6. Wichtige Informationen Nr Kostenrechnung Einrichten und Buchen Nr Mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung Nr Kostenrechnung in ANLAG