Das Einmaleins der Tabellengestaltung

Transkript

1 Das Einmaleins der Tabellengestaltung mit Excel 2007 ISBN HM-EX07TG Autorin: Sabine Spieß Inhaltliches Lektorat: Peter Wies 1. Ausgabe vom 10. September 2008 für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten mit lebenden oder toten Personen sowie tatsächlich existierenden Organisationen oder Informationen sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT-Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

2 Inhaltsverzeichnis 1 Erste Schritte Was ist Excel? Excel starten Das Excel-Fenster kennenlernen Die Excel-Arbeitsmappe kennenlernen Hilfe erhalten Arbeitsmappe speichern und schließen Arbeitsmappe öffnen Arbeitsmappe neu erzeugen Mit mehreren Arbeitsmappen arbeiten Excel beenden Eine einfache Tabelle erstellen Text und Zahlen eingeben Zellinhalt ändern oder löschen Summe berechnen Besonderheiten bei der Eingabe von Text Zellen markieren Schnelle Eingabemöglichkeiten nutzen Tabellenblatt drucken Tabelle gestalten Zellen formatieren Schriftart, -größe und -farbe wählen Zellinhalt ausrichten Zeilenumbrechen und Zellen verbinden Rahmenlinien und Hintergrundfarbe verwenden Zahlenformat festlegen Spaltenbreite und Zeilenhöhe ändern

3 Inhaltsverzeichnis 3.8 Tipps zum Formatieren Formatvorlagen nutzen Die Tabellenstruktur ändern Zellen verschieben oder kopieren Spalte/Zeile einfügen oder löschen Zeilen und Spalten vertauschen Tabelle sortieren Einfache Formeln und Funktionen nutzen Formel entwickeln Formel eingeben und kopieren Funktionen nutzen Funktionen in der Ergebniszeile nutzen Tabellenblatt einrichten und drucken Die Seitenansicht nutzen Die Seite einrichten Kopf- und Fußzeile gestalten Nützliche Druckeinstellungen vornehmen Tipps und Tricks zum Drucken Tipps und Tricks zu Excel Vorhandene Arbeitsmappe verwenden Ein Diagramm schnell erstellen Tabellenansicht: Zoomen und Fixieren Excel anpassen Nützliche Tasten und Tastenkombinationen Stichwortverzeichnis 88 3

4 4 Die Tabellenstruktur ändern

5 4 Die Tabellenstruktur ändern 4.1 Zellen verschieben oder kopieren Zellen mit Drag & Drop verschieben Markieren Sie die Zellen, die verschoben werden sollen. Zeigen Sie mit der Maus auf den Markierungsrahmen (Mauszeiger ) und ziehen Sie den Markierungsrahmen mit gedrückter linker Maustaste an eine andere Position. An der gewünschten Einfügeposition lassen Sie die Maustaste wieder los. Sind im Zielbereich bereits Daten vorhanden, blendet Excel eine Meldung ein. Sollen die Daten überschrieben werden, klicken Sie auf OK. Zellen mit Drag & Drop kopieren Markieren Sie die Zellen, die kopiert werden sollen. Zeigen Sie mit der Maus auf den Markierungsrahmen, halten Sie die S-Taste gedrückt (Mauszeiger ) und ziehen Sie den Markierungsrahmen an die Stelle, an der die Kopie eingefügt werden soll. Sind im Zielbereich bereits Daten vorhanden, blendet Excel keine Meldung ein, sondern überschreibt die Daten ohne Warnung. 50

6 Die Tabellenstruktur ändern 4 Zellen mit Symbolen verschieben oder kopieren Sie können Zellen statt mit Drag & Drop auch über Symbole verschieben oder kopieren. Markieren Sie die betreffenden Zellen. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Zwischenablage auf, um den Zellinhalt auszuschneiden, oder auf, um den Zellinhalt zu kopieren. Der Markierungsrahmen wird zum blinkenden Laufrahmen. Markieren Sie die Zelle, ab der die Daten eingefügt werden sollen. Klicken Sie auf. Haben Sie die Daten verschoben (ausgeschnitten), verschwindet der animierte Laufrahmen nach dem Einfügen. Haben Sie die Daten kopiert, blinkt er weiterhin, da Sie die kopierten Daten mehrmals einfügen können, indem Sie die letzten beiden Schritte wiederholen. Wenn Sie È drücken, verschwindet der blinkende Rahmen. Haben Sie kopierte Daten eingefügt, blendet Excel ein kleines Symbol (ein sogenanntes Smarttag) ein. Klicken Sie auf dieses Symbol, können Sie z. B. wählen, ob für die kopierten Daten das ursprüngliche Format oder das Format der Zielzellen übernommen werden soll. Daten auf ein anderes Tabellenblatt verschieben oder kopieren Kopieren oder schneiden Sie die Daten wie oben beschrieben über das entsprechende Symbol aus. Klicken Sie am unteren Fensterrand auf das Register des Tabellenblatts, auf dem die Daten eingefügt werden sollen, und markieren Sie dort die Einfügezelle. Über oder durch Drücken von Ü fügen Sie die Daten ein. 51

7 4 Die Tabellenstruktur ändern Ganze Spalte oder Zeile verschieben Die Anordnung der Spalten oder Zeilen innerhalb einer Tabelle können Sie schnell ändern: Markieren Sie die Spalte oder Zeile, die Sie verschieben möchten. Zeigen Sie mit der Maus auf den Markierungsrahmen (Mauszeiger ) und ziehen Sie diesen bei gedrückter H-Taste und gedrückter Maustaste an die neue Position. Das Drücken der H-Taste bewirkt, dass die Spalte verschoben wird. Ohne die H-Taste würde die Spalte die bisherige Spalte C ersetzen! 4.2 Spalte/Zeile einfügen oder löschen Eine neue Spalte einfügen Brauchen Sie in einer Tabelle eine zusätzliche Spalte oder Zeile, können Sie diese jederzeit einfügen. Markieren Sie eine Zelle in der Spalte, vor der eine neue Spalte eingefügt werden soll. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Zellen auf den Pfeil bei Einfügen. Klicken Sie auf Blattspalten einfügen. 52

8 Die Tabellenstruktur ändern 4 Die eingefügte Spalte erhält automatisch alle Formatierungen, die die linke benachbarte Spalte besitzt! Zusätzlich erscheint ein Smarttag ( ). Klicken Sie es an, können Sie bestimmen, welche Formatierung die neue Spalte erhalten soll. Eine neue Zeile einfügen Markieren Sie eine Zelle in der Zeile, vor der eine neue Zeile eingefügt werden soll. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Zellen auf den Pfeil bei Einfügen. Klicken Sie auf Blattzeilen einfügen. Die eingefügte Zeile erhält automatisch alle Formatierungen, die die Zeile über ihr besitzt! Auch hier können Sie über das eingeblendete Smarttag ( ) die Formatierung der neuen Zeile bestimmen. Eine Spalte/Zeile löschen Markieren Sie eine Zelle in der zu löschenden Spalte bzw. in der zu löschenden Zeile. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Zellen auf den Pfeil bei Löschen. Wählen Sie Blattspalten löschen, um die gesamte Spalte zu löschen, bzw. Blattzeilen löschen, um die gesamte Zeile zu löschen. Waren in der gelöschten Spalte bzw. Zeile Einträge vorhanden, werden diese ebenfalls ohne Rückfrage gelöscht. Sie können das Löschen einer Spalte/Zeile jedoch direkt rückgängig machen, indem Sie auf klicken. 53

9 4 Die Tabellenstruktur ändern 4.3 Zeilen und Spalten vertauschen Zeilen und Spalten einer Tabelle vertauschen Haben Sie eine Tabelle fertiggestellt und stellen dann fest, dass Sie die Spalten besser als Zeilen und die Zeilen besser als Spalten angeordnet hätten, können Sie mit einem Trick die Spalten und Zeilen von Excel umordnen (transponieren) lassen. Markieren Sie die komplette Tabelle. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Zwischenablage auf, um die Tabelle auszuschneiden, oder auf, um die Tabelle zu kopieren. Markieren Sie die Zelle, an der die umgewandelte Tabelle eingefügt werden soll. Die Zelle kann sich in einem freien Bereich des gleichen Tabellenblatts oder auf einem neuen Tabellenblatt befinden. Klicken Sie auf Einfügen und wählen Sie Transponieren. Excel fügt die umgewandelte Tabelle ein. Die Spaltenbreiten müssen Sie noch neu anpassen. 54

10 4.4 Tabelle sortieren Spalteneinträge sortieren Die Tabellenstruktur ändern 4 Die Einträge in den Spalten einer Tabelle können Sie sortieren: Texteinträge alphabetisch von A bis Z oder von Z bis A, Zahlen in der Größe aufsteigend oder absteigend, Datumsangaben chronologisch aufsteigend oder absteigend. Nach Produkt alphabetisch sortierte Tabelle: Nach Anschaffungspreis aufsteigend sortierte Tabelle: Markieren Sie eine Zelle in der Spalte, nach der Sie die Tabelle sortieren möchten. Die Spalte muss eine Spaltenüberschrift besitzen. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Bearbeiten auf Sortieren und Filtern. Wählen Sie in der angezeigten Liste die gewünschte Sortierung. Die Listeneinträge variieren, je nachdem ob in der Spalte Texte, Zahlen oder Datumswerte enthalten sind. 55

11 4 Die Tabellenstruktur ändern Excel erkennt automatisch einen zusammenhängenden Datenbereich als Tabelle und geht beim Sortieren davon aus, dass die erste Zeile die Spaltenüberschriften enthält. Diese wird daher nicht mit sortiert. Die zu sortierende Tabelle darf keine komplett leere Spalte oder Zeile enthalten. Im Register Daten in der Gruppe Sortieren und Filtern finden Sie ebenfalls die Symbole, um eine Tabelle aufsteigend oder absteigend zu sortieren. 56