Kurzanleitung Bearbeitung einer Preisanfrage der Stadt Gelsenkirchen

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1 Kurzanleitung Bearbeitung einer Preisanfrage der Stadt Gelsenkirchen Stand August 2011 Partner von: 1

2 Inhaltverzeichnis 1. Einleitung 2. Erstnutzung 2.1. Zugangsdaten 2.2. Abruf der Preisanfrage 2.3. Bestellung der Vergabeunterlagen Herunterladen des Vergabe24-Bieterassistenten Installation von Java Starten des Vergabe24-Bieterassistenten 3. Arbeiten mit dem Vergabe24-Bieterassistenten 3.1. Sichtung der Vergabeunterlagen 3.2. Angebot erstellen Formulare ausfüllen Leistungsverzeichnis 4. Angebot angeben Haben Sie Fragen? Wir helfen Ihnen gern weiter! Sie erreichen uns telefonisch unter oder per Deutsches Ausschreibungsblatt GmbH Himmelgeister Str Düsseldorf 2

3 1. Einleitung Sie wurden per von der Vergabestelle zur Abgabe eines Angebotes eingeladen. 2. Erstnutzung 2.1. Zugangsdaten In einer weiteren haben Sie Zugangsdaten erhalten, um zukünftig kostenlos Vergabeunterlagen über Vergabe24 herunterladen zu können. Diese Daten sind nur für das Abrufen von Vergabeunterlagen der Vergabestelle gültig, die Ihnen diese Benachrichtigung zugesandt hat. Bitte bewahren Sie die Zugangsdaten gut auf! Sie benötigen jedes Mal, wenn Sie Vergabeunterlagen für eine Preisanfrage dieser Vergabestelle abrufen möchten. 3

4 2.2. Abruf der Preisanfrage Bitte klicken Sie auf den Link in Ihrer , die Sie von der Vergabestelle erhalten haben. Es öffnet sich folgendes Fenster: Bitte geben Sie oben links Ihre Zugangsdaten ein und klicken auf Login. Im sich öffnenden neuen Fenster sehen Sie die entsprechende Ausschreibung. Vergabestelle Musterstr Musterstadt Tel mustermann@musterstadt.de Vergabestelle Musterstadt Um sich die Vergabeunterlagen anzusehen, klicken Sie bitte auf die Uploadnummer. 4

5 2.3. Bestellung der Vergabeunterlagen Um die Vergabeunterlagen zu bestellen, klicken Sie bitte als erstes auf den blauen Pfeil ganz links. Nun sehen Sie die Dateien, die in den Vergabeunterlagen enthalten sind und können diese bestellen. Außerdem ist hier ersichtlich, dass die Vergabestelle, die digitale Angebotsabgabe zulässt. Klicken Sie in den Kreis unter Variante 4 und bestätigen Sie Ihre Auswahl, indem Sie unten rechts VU bestellen anklicken. 5

6 2.3.1 Herunterladen desvergabe24-bieterassistenten Um auf Vergabeunterlagen zugreifen zu können, benötigen Sie den Vergabe24-Bieterassistenten, der Ihnen kostenlos zur Verfügung gestellt wird. Klicken Sie dazu auf Vergabe24-Bieterassistent herunterladen. Bitte auf der nächsten Seite die AGB lesen und durch Klick in das Kästchen auf der linken Seite bestätigen. Klicken Sie bitte auf Weiter. 6

7 Installation von Java Um den Vergabe24-Bieterassistenten nutzen zu können, muss Ihr Rechner über Java verfügen. Sollte Java bei Ihnen nicht installiert sein, können Sie es auf der nun angezeigten Seite herunterladen Starten des Vergabe24-Bieterassistenten Sie können den Vergabe24-Bieterassistenten jetzt starten. Die Software wird nun heruntergeladen, dies kann einige Minuten dauern. Nach Abschluss des Downloads öffnet sich das Anmeldefenster des Vergabe24-Bieterassistenten. Wichtig: Sollte sich nach der Installation das Anmeldefenster nicht öffnen, starten Sie bitte Ihren PC neu. Sie müssen nicht online sein, um bereits heruntergeladene Vergabeunterlagen bearbeiten zu können. Dafür wählen Sie im Anmeldefenster bitte Offline starten. Bei Bedarf können Sie sich zum einfachen Starten des Programms eine Verknüpfung zum Vergabe24- Bieterassistenten z.b. auf Ihrem Desktop abspeichern oder Sie öffnen die Software direkt über 7

8 3. Arbeiten mit dem Vergabe24-Bieterassistenten Zur Anmeldung verwenden Sie bitte die Zugangsdaten, die Sie bei der Anmeldung auf der Internetseite eingegeben haben (siehe von der Vergabestelle). Nach erfolgreicher Anmeldung wird das Fenster Vergabe öffnen aufgerufen. Es enthält eine Liste aller Vergaben für die Sie registriert sind. Markieren Sie nun die Vergabe, die Sie bearbeiten möchten und klicken unten links auf Öffnen (alternativ: Doppelklick auf die Vergabe). Da die Vergabestelle die digitale Angebotsabgabe zugelassen hat, erscheint folgende Meldung: 8

9 Bitte bestätigen Sie die Information mit OK. Die Dateien werden nun geladen. Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Nach Fertigstellung erscheint folgendes Fenster mit Hinweisen zur Nutzung des Aktivitätenassistenten, der Sie Schritt für Schritt durch Ihre Angebotsbearbeitung begleitet Sichtung der Vergabeunterlagen Im oberen Abschnitt können Sie sich durch Auswahl von 1 Vergabeunterlagen ansehen nun die Unterlagen sichten. 9

10 Öffnen Sie die einzelnen Dokumente mit einem Doppelklick direkt in der Tabelle oder klicken Sie auf den Link Anzeigen in der Spalte Aktionen. Über den Link Export, der sich in derselben Spalte befindet, können Sie bei Bedarf einzelne Dokumente exportieren. Der Dateistatus verändert sich nach dem Öffnen zu Gelesen. Wenn Sie alle Unterlagen gesichtet haben, zeigt der Aktivitätenassistent Ihnen den Arbeitsschritt 1 Vergabeunterlagen ansehen als abgeschlossene Aktivität (grün) an Angebot erstellen Sie können nun Ihr Angebot erstellen. Dazu wählen Sie 2 Angebot erstellen, im neuen Fenster Neues Angebot anlegen und klicken anschließend auf Fertig. Sie sehen nun die bereits vorhandenen Unterlagen des Angebots, z.b. das Leistungsverzeichnis. Dieses können Sie jetzt bearbeiten und ggf. Dateien entfernen oder eigene Dokumente hinzufügen. 10

11 Die Dokumente befinden sich noch im Status Unbearbeitet. Sobald Sie sich das Dokument ansehen, erhält es den Status Gelesen. Wichtig: Dokumente, vor denen sich ein roter Stern befindet, müssen in Ihrem Angebot enthalten sein. Öffnen Sie nun das gewünschte Formular durch einen Doppelklick oder über den Link Öffnen Formulare ausfüllen Die Formulare werden durch die Vergabestelle bereitgestellt. Es kann sich dabei um jegliche Dokumentenart (Word, Excel, PDF etc.) handeln. Werden am Bildschirm ausfüllbare Formulare (z.b. mit der Dateiendung.aidf) zur Verfügung gestellt, können diese farbig unterlegte Pflichtfelder enthalten, die zwingend ausgefüllt werden müssen. Nach dem Ausfüllen des Formulars ändert sich der Status des Dokuments zu Bearbeitet Leistungsverzeichnis 11

12 Das Leistungsverzeichnis stellt ein ausfüllbares Dokument dar. Sie können zwischen verschiedenen Ansichten wählen: Gliederung, Tabellenansicht, Formularansicht. Die Ansichten können auch miteinander kombiniert werden. Um das Leistungsverzeichnis komfortabel ausfüllen zu können, empfehlen wir die Formularansicht. Bitte klicken Sie dazu auf das Icon Füllen Sie das Formular aus. Die farbig unterlegten Felder sind Pflichtfelder. Felder mit weißem Hintergrund können optional ausgefüllt werden. Die Eingaben können auf die Einhaltung bestimmter Bedingungen, z.b. nur Eingabe von Zahlen, geprüft werden. 12

13 Haben Sie die erste Seite ausgefüllt, können Sie über den Button Nächstes Pflichfeld oder über die Pfeilsymbole weitergehen. Über den Button Prüfen können Sie feststellen, ob Sie alle erforderlichen Felder ausgefüllt haben und es eventuell Eingaben gibt, die nicht plausibel sind. Sollte das System fehlende oder fehlerhafte Eingaben gefunden haben, erscheint neben den betroffenen Feldern ein Warnzeichen. Wenn Sie mit der Maus auf dieses Zeichen zeigen (ohne zu klicken), erscheint ein Hinweisfeld mit Informationen zu den fehlenden Angaben. Wurden alle Felder korrekt ausgefüllt, erhalten Sie auch darüber eine Information. Bestätigen Sie diese Information mit OK. 13

14 Wenn Sie nun zurück zum Angebot wechseln (Klick auf den Reiter Hauptangebot Version 1 oder links im Menü auf Hauptangebot), sehen Sie, dass sich der Dateistatus auf Fertig gestellt geändert hat. 14

15 5. Angebot abgeben Wenn Sie alle Unterlagen bearbeitet und zusammengestellt haben, kann das Angebot an die Vergabestelle übermittelt werden. Dazu wählen Sie bitte 3 Angebot abgeben. Das Angebot wird fertiggestellt. Ihnen wird nun der Begleitzettel angezeigt. Bitte überprüfen Sie nochmals alle Angaben und die Dateien, die an die Vergabestelle übermittelt werden. 15

16 Wichtig: Bitte bestätigen Sie, dass Sie den Begleitzettel gelesen haben, indem Sie in das dafür vorgesehene Kästchen klicken (ggf. nach unten scrollen). Anschließend klicken Sie bitte auf Abgeben. Eine Signatur ist nicht erforderlich. Das Angebot wurde übermittelt. Dies wird Ihnen durch die Anzeige des Protokolls nochmal bestätigt. 16

17 Die Abgabe Ihres Angebotes ist nun abgeschlossen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg! Sollten Sie Hilfe benötigen, stehen wir Ihnen unter gern zur Verfügung. 17