Excel 2010 für Windows. Grundkurs kompakt. Sabine Spieß 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, September 2011 K-EX2010-G

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1 Sabine Spieß 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, September 2011 Excel 2010 für Windows Grundkurs kompakt K-EX2010-G

2 Inhalt Zu diesem Buch 4 1 Excel kennenlernen Tabellenkalkulation mit Excel Das Programm Excel starten Das Excel-Fenster kennenlernen Das Register Datei - die Backstage-Ansicht Die Excel-Arbeitsmappe kennenlernen Hilfe erhalten Auf einen Blick Übung Erste Schritte mit Excel Text und Zahlen eingeben Zellinhalte ändern oder löschen Zellen markieren Besonderheiten bei der Dateneingabe Daten schnell mit der Ausfüllfunktion eingeben Summen berechnen Arbeitsmappen speichern Arbeitsmappen schließen und Excel beenden Arbeitsmappen öffnen Arbeitsmappen neu erstellen Mit mehreren Arbeitsmappen arbeiten Auf einen Blick Übungen Tabellen gestalten Zellen formatieren Schriftart, -größe und -farbe ändern Spaltenbreite und Zeilenhöhe ändern Zellinhalte ausrichten Zeilenumbruch verwenden und Zellen verbinden Rahmenlinien und Füllfarben für Zellen verwenden Zahlenformate zuweisen Tipps zum Formatieren Formatvorlagen nutzen Die bedingte Formatierung einsetzen Auf einen Blick Übungen Die Tabellenstruktur ändern Verschieben und Kopieren mit der Zwischenablage Verschieben und Kopieren mit Drag & Drop Spalten und Zeilen einfügen oder löschen Spalten und Zeilen aus- oder einblenden Tabellendaten sortieren Auf einen Blick Übungen HERDT-Verlag

3 Inhalt 5 Mit Formeln Berechnungen durchführen Der Aufbau einer Formel Formeln eingeben Verschiedene Bezugsarten nutzen Bezüge auf andere Tabellenblätter verwenden Auf einen Blick Übungen Funktionen nutzen Der Aufbau einer Funktion Funktionen eingeben Die Funktionsbibliothek verwenden Fehlerhafte Funktionen korrigieren Auf einen Blick Übungen Diagramme erstellen Diagramme in Excel einsetzen Wichtige Diagrammtypen im Überblick Ein Diagramm erstellen Anordnung der Diagrammdaten vertauschen Größe und Position eines Diagramms ändern Diagrammlayouts zuweisen Diagrammformatvorlagen verwenden Diagramm auf ein Diagrammblatt verschieben Auf einen Blick Übungen Tabellenblätter drucken Tabellenblatt schnell drucken Die Druckvorschau verwenden Einstellungen zum Seitenlayout vornehmen Kopf- und Fußzeilen einrichten Tipps und Tricks zum Drucken Auf einen Blick Übung Tipps und Tricks Die Rechtschreibprüfung durchführen Zellinhalte suchen und ersetzen Zeilen und Spalten fixieren Arbeitsmappen im PDF-Format speichern Arbeitsmappen in unterschiedlichen Excel-Versionen nutzen Auf einen Blick Stichwortverzeichnis 122 HERDT-Verlag 3

4 Zu diesem Buch Zu diesem Buch Dieses Buch vermittelt Ihnen in kompakter Form das wichtigste Basiswissen zum Umgang mit dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel Jedes Kapitel wird von einer Kapiteleinstiegsseite eingeleitet, in der auf einen Blick zu sehen ist, welche Lernziele in dem Kapitel erreicht werden und welche Kenntnisse vorausgesetzt werden. Sie lernen Programmfunktionen anhand handlungsorientierter Arbeitsanleitungen kennen, die Sie Schritt für Schritt direkt am Computer umsetzen können. Damit Sie schnell zum Ziel kommen, wird in diesem Buch in der Regel nur eine Variante vorgestellt, einen Befehl auszuführen. An jedem Kapitelende finden Sie den Abschnitt Auf einen Blick, in dem Sie schnell noch einmal nachschlagen können, wie die im Kapitel beschriebenen Programmfunktionen aufgerufen werden. Festigen Sie Ihre Fähigkeiten und Kenntnisse. Nutzen Sie hierzu die praxisorientierten Übungen am Ende der Kapitel. Vollziehen Sie anhand der dortigen Aufgaben die Kapitelinhalte noch einmal nach. Hervorhebungen im Text Damit Sie bestimmte Elemente auf einen Blick erkennen und zuordnen können, werden diese im Text durch eine besondere Schreibweise hervorgehoben. So werden beispielsweise Bezeichnungen für Programmelemente wie Register oder Schaltflächen immer kursiv geschrieben und wichtige Begriffe fett hervorgehoben. Arbeitsschritte beginnen mit einem Dreieck ( ). Übungsschritte beginnen mit der Nummer des jeweiligen Übungsschrittes (1.). Was bedeuten die Symbole in den Übungen? Den Übungen am Ende der Kapitel sind Symbole vorangestellt, mithilfe derer Sie auf einen Blick den Schwierigkeitsgrad und den Zeitaufwand einer Übung einschätzen können. Leichte Übung Mittelschwere Übung Schwierige Übung Durchschnittlicher Zeitaufwand in Minuten 4 HERDT-Verlag

5 Zu diesem Buch Was bedeuten die Symbole am Seitenrand? Am Seitenrand finden Sie Hinweise auf Beispieldateien sowie die in den Übungen verwendeten Übungs- und Ergebnisdateien. Beispieldatei: Dateiname Beispieldatei Übungsdatei: Dateiname Ergebnisdatei: Dateiname Übungs- bzw. Ergebnisdatei Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, die entsprechenden Dateien im Internet auf der Website des HERDT-Verlages unter herunterzuladen. Welche (Software-)Einstellungen liegen dem Buch zugrunde? Bei den Funktionsbeschreibungen des Buchs wird von einer Erstinstallation des Programms Microsoft Excel 2010 unter dem Betriebssystem Windows 7 (bei gewähltem Design Windows 7 - Basis) und den Standardeinstellungen des Programms ausgegangen. Das sollten Sie bereits können Sie können dieses Buch am besten nutzen, wenn Sie bereits über folgende Windows- Kenntnisse verfügen: Sie arbeiten sicher mit der Maus und mit der Tastatur und können Fenster und den Windows-Explorer problemlos bedienen. Sie beherrschen den Umgang mit der Startschaltfläche und der Taskleiste von Windows. Nachhaltig lernen mit Medien von HERDT Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, besuchen Sie doch einmal unseren Webshop: Aus der Reihe "HERDT kompakt" empfehlen wir Ihnen weitere Bücher wie z. B. Windows 7 - Grundkurs kompakt oder Word Grundkurs kompakt. Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5

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7 1 1 Excel kennenlernen Voraussetzungen Mit der Maus und der Tastatur arbeiten Die Startschaltfläche und die Taskleiste von Windows bedienen können Ziele Die Einsatzgebiete eines Tabellenkalkulationsprogramms verstehen Excel starten Das Excel-Fenster und die Excel-Arbeitsmappe kennenlernen Die Backstage-Ansicht kennenlernen Die Hilfe-Funktion nutzen HERDT-Verlag 7

8 1.1 Tabellenkalkulation mit Excel Was ist Excel? Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm, das sich für die Eingabe und Verarbeitung von Daten in Tabellenform eignet. Dabei können die Daten beispielsweise durch Berechnungen ausgewertet oder mithilfe von Diagrammen grafisch dargestellt werden. Die entsprechenden Daten können zudem gespeichert, gedruckt, per versendet und jederzeit wieder verwendet werden. Excel 2010 ist meist als Bestandteil der Microsoft-Office-2010-Suite auf dem Computer installiert, die weitere Programme wie z. B. Word (zum Erstellen von Textdokumenten) und PowerPoint (zum Erstellen von Präsentationen) enthält. Beispiel 1: Variable Kosten berechnen und darstellen Sie können monatliche Kosten eingeben, von Excel die Summe berechnen und mithilfe eines Diagramms darstellen lassen. Ändert sich ein eingegebener Kostenbetrag, berechnet Excel automatisch die Summe neu und aktualisiert das Diagramm. Beispiel 2: Sonnenscheindauer berechnen und darstellen In einer Tabelle können die Sonnenstunden verschiedener Städte erfasst werden. Von Excel können Sie die Mittelwerte berechnen und die Daten in einem Diagramm darstellen lassen. 8 HERDT-Verlag

9 1.2 Das Programm Excel starten Excel starten Alle Programme, die auf dem Computer installiert sind, lassen sich über die Startschaltfläche von Windows schnell finden und starten. 3 Programmeintrag anklicken 2 Anfangsbuchstaben des Programms eintippen 1 Startschaltfläche anklicken Tipp Excel künftig schneller starten Klicken Sie im Startmenü den Eintrag für Microsoft Excel 2010 mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Befehl An Startmenü anheften. Dem Startmenü wird im oberen Bereich dauerhaft ein Eintrag für Excel hinzugefügt. Durch Anklicken startet direkt das Programm Excel. Alle Microsoft-Office-2010-Programme finden Alle Microsoft-Office-2010-Programme, die auf dem Computer installiert sind, können Sie finden und starten, indem Sie die Startschaltfläche und anschließend Alle Programme anklicken. Klicken Sie in der angezeigten Liste den Ordner Microsoft Office an (eventuell müssen Sie mit dem Bildlauffeld nach unten scrollen, um den Eintrag zu sehen). HERDT-Verlag 9

10 1.3 Das Excel-Fenster kennenlernen Allgemeine Elemente des Excel-Fensters Nach dem Starten von Excel wird das Excel-Fenster mit einer neuen leeren Arbeitsmappe angezeigt. "Arbeitsmappe" ist die Bezeichnung für eine Excel-Datei. Alle Microsoft-Office-2010-Programme besitzen einen einheitlichen Fensteraufbau (Benutzeroberfläche) und ein einheitliches Bedienkonzept. Wichtige Elemente der Benutzeroberfläche lernen Sie im Folgenden kennen. Titelleiste mit Datei- und Programmnamen Register Symbolleiste für den Schnellzugriff Menüband Statusleiste Ansichtssteuerung Zoomregler Die Titelleiste und die Statusleiste Die Titelleiste zeigt sowohl den Dateinamen als auch den Programmnamen an. Die Statusleiste enthält programmspezifische Informationen. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff Diese Symbolleiste stellt die Befehle Speichern, Rückgängig und Wiederholen in Form von Schaltflächen zur Verfügung. Die Auswahl an Schaltflächen lässt sich individuell anpassen. 10 HERDT-Verlag

11 Das Menüband Das Menüband ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle Befehle, die Sie zum Arbeiten mit dem Programm benötigen. Das Menüband ist in mehrere Register unterteilt. Durch Anklicken eines Registernamens, z. B. Start oder Einfügen, wird der Inhalt des jeweiligen Registers angezeigt. Innerhalb der Register sind die einzelnen Befehle zu finden, die wiederum in logische Gruppen zusammengefasst sind. Sowohl die Register- als auch die Gruppennamen geben Auskunft darüber, welche Befehle darin enthalten sind. Gruppe innerhalb eines Registers Durch Klicken auf am rechten Fensterrand kann das Menüband minimiert werden, sodass nur noch die Registernamen sichtbar sind. Durch Klicken auf erscheint das komplette Menüband wieder. Ist das Excel-Fenster verkleinert, werden die Befehle im Menüband komprimiert dargestellt bzw. bei einigen Schaltflächen ist nur das Symbol ohne die Beschriftung sichtbar. Die Ansichtssteuerung Die Ansichtssteuerung enthält drei Schaltflächen, mit deren Hilfe Sie zwischen verschiedenen Ansichten wechseln können. Standardmäßig ist die Ansicht Normal eingeschaltet ( ). Es empfiehlt sich, für die Dateneingabe in dieser Ansicht zu arbeiten. Der Zoomregler Durch Ziehen des Zoomreglers können Sie den Inhalt einer Arbeitsmappe in verschiedenen Vergrößerungsstufen anzeigen. Die aktuell eingestellte Zoomstufe wird neben dem Zoomregler eingeblendet. Tipp Klicken Sie im Zoomregler auf bzw., um die Zoomstufe schrittweise zu verkleinern bzw. zu vergrößern. HERDT-Verlag 11

12 1.4 Das Register Datei - die Backstage-Ansicht Was ist die Backstage-Ansicht? Die Ansicht des Registers Datei wird auch als Backstage-Ansicht bezeichnet. Während alle anderen Register Befehle enthalten, um den Inhalt einer Arbeitsmappe zu bearbeiten bzw. zu gestalten, fasst das Register Datei die Befehle zusammen, die allgemein zum Verwalten einer Datei benötigt werden. Jedes Microsoft-Office-2010-Programm enthält im Menüband ganz links das Register Datei. Durch Klicken auf das Register wird die Backstage-Ansicht geöffnet. In dieser Ansicht finden Sie beispielsweise die Befehle zum Speichern, Öffnen, Drucken, zum Neuerstellen oder zum Senden einer Datei. Auch sind hier Informationen zur Datei wie der Name des Autors oder das letzte Speicherdatum zu finden. Register Datei öffnet die Backstage-Ansicht Schaltflächen: öffnen beim Anklicken ein Fenster Kategorien: zeigen beim Anklicken im rechten Fensterbereich weitere Informationen bzw. Optionen an Schaltfläche: öffnet ein Dialogfenster, um allgemeine Programmeinstellungen vorzunehmen Schaltfläche: schließt beim Anklicken das Programm Die Backstage-Ansicht nimmt den ganzen Fensterinhalt ein, sodass Sie den Inhalt der Arbeitsmappe in dieser Ansicht nicht sehen und auch nicht bearbeiten können. Ist die Backstage-Ansicht aktiviert, stehen einige Befehle wie z. B. die Schaltflächen der Symbolleiste für den Schnellzugriff nicht zur Verfügung. Tipp Klicken Sie das Register Start an oder drücken Sie È, um die Backstage- Ansicht wieder zu verlassen und zur Arbeitsmappe zurückzukehren. 12 HERDT-Verlag

13 1.5 Die Excel-Arbeitsmappe kennenlernen Wichtige Elemente einer Excel-Arbeitsmappe Jede neue Arbeitsmappe enthält standardmäßig drei leere Tabellenblätter, die Sie am unteren Rand im sogenannten Blattregister erkennen können. In einer neuen Arbeitsmappe ist zunächst immer das Tabellenblatt mit dem Namen Tabelle1 und markierter Zelle A1 zu sehen. Namenfeld Bearbeitungsleiste Markierte Zelle Blattregister Neues Tabellenblatt einfügen Arbeitsmappe Tabellenblatt Namenfeld Bearbeitungsleiste Markierte Zelle Blattregister Eine Excel-Datei wird als Arbeitsmappe bezeichnet. Eine Arbeitsmappe enthält standardmäßig drei Tabellenblätter. Auf einem Tabellenblatt geben Sie die Daten (Zahlen und Texte) ein. Anschließend können Sie z. B. Berechnungen durchführen und die Daten analysieren. Als Tabelle wird in Excel ein zusammenhängender Bereich bezeichnet, in dem inhaltlich zusammengehörige Daten in Zeilen und Spalten angeordnet sind. Möchten Sie mehrere Tabellen erstellen, können Sie diese auf verschiedene Tabellenblätter aufteilen. Das Namenfeld zeigt die Adresse der gerade markierten Zelle bzw. den Namen eines markierten Objektes an. Die Bearbeitungsleiste dient zur Eingabe und Bearbeitung von Daten und Formeln. Die markierte Zelle, auch aktive Zelle genannt, ist durch einen schwarzen Rahmen gekennzeichnet. In die markierte Zelle können Sie Daten eingeben. Das Blattregister zeigt alle Tabellenblätter an, die in der Arbeitsmappe enthalten sind. HERDT-Verlag 13

14 Aufbau eines Tabellenblatts Jedes Tabellenblatt besteht aus Spalten und Zeilen. Alle Spalten besitzen dabei eine Spaltenbezeichnung aus einem oder mehreren Buchstaben und alle Zeilen eine Zeilennummer. Der Schnittpunkt einer Spalte und einer Zeile bildet eine Zelle. Adresse der markierten Zelle im Namenfeld Spalte mit Spaltenbezeichnung Schnittpunkt = Zelle Zeile mit Zeilennummer Aus der Zusammensetzung von Spaltenbezeichnung und Zeilennummer erhalten Sie die sogenannte Adresse einer Zelle (auch Zellbezug genannt), in der Abbildung ist dies für die markierte Zelle der Zellbezug A8. Für die markierte Zelle werden die zugehörige Spaltenbezeichnung und die Zeilennummer farbig hervorgehoben. Hinweis Ein Tabellenblatt enthält mehr als eine Million Zeilen und rund Spalten. Möglichkeiten im Blattregister Tabellenblatt wechseln Tabellenblatt umbenennen Tabellenblatt verschieben Tabellenblatt löschen Neues Tabellenblatt einfügen Klicken Sie das entsprechende Register an. Klicken Sie beispielsweise auf das Register, um zum zweiten Tabellenblatt zu wechseln. Klicken Sie das Register doppelt an und geben Sie einen neuen Namen ein. Drücken Sie Ü. Zeigen Sie mit der Maus auf das entsprechende Register und ziehen Sie es mit gedrückter linker Maustaste an eine andere Position innerhalb des Blattregisters. Klicken Sie das Register mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Löschen. Klicken Sie auf das Register. 14 HERDT-Verlag

15 Tipps Sind nicht alle Register sichtbar, z. B. weil Sie mehrere neue Tabellenblätter eingefügt haben, können Sie mit den Schaltflächen am linken unteren Fensterrand die entsprechenden Tabellenblätter im Blattregister anzeigen. Sie können auch den Anzeigebereich für das Blattregister vergrößern, indem Sie auf den Registerteiler zeigen, der sich rechts neben dem Blattregister befindet, und diesen mit der Maus nach rechts ziehen. 1.6 Hilfe erhalten Verschiedene Hilfefunktionen nutzen Excel stellt mehrere Hilfefunktionen zur Verfügung, um das Arbeiten mit dem Programm so einfach wie möglich zu gestalten. QuickInfos werden automatisch eingeblendet, sobald Sie mit dem Mauszeiger auf Schaltflächen oder andere Programmelemente zeigen. Die Excel-Hilfe stellt umfangreiche Hilfetexte sowie eine Suchfunktion bereit, um schnell die gewünschten Themen finden zu können. Die QuickInfos anzeigen 1 Mit der Maus auf ein Element zeigen und Mauszeiger ruhen lassen Bewegen Sie den Mauszeiger weg, verschwindet die QuickInfo wieder. 2 Falls vorhanden, mit! Hilfefenster mit weiteren Informationen öffnen Die Excel-Hilfe aufrufen Klicken Sie im Excel-Fenster am rechten oberen Bildschirmrand auf. Sie können auch! drücken. HERDT-Verlag 15