Pepijn Lucker Project Manager E-depot

Transkript

1 Stadsarchief 17 e Deutsch-Niederländisches Archivsymposium Digitaler Archivierung und E-depot in Amsterdam Pepijn Lucker Project Manager E-depot

2 Intro Stadsarchief Amsterdam (SAA) Archivaufbewahrungsstelle der Gemeinde Amsterdam 49 kilometer Papier; Zunahme ca meter p/jahr 4 milionen Items, Zunahme ca p/jahr 92 Tb digitale Information; Zunahme ca. 70 TB p/jahr 12 milionen Records online; Zunahme ca p/jahr Besucher in Gebäude De Bazel Internet Besucher

3 Intro Im Archivbereich in Amsterdam heut zu Tage 2 Prioritäten: - Programm Digitaler Archivierung E-depot pilot Projekten

4 Programm Digitaler Archivierung Anlass Hybrid Situation Slechter Einsicht in Authentizität und Integrität von Information Redundanz von Information Information in , Datenbanken und Websites geht verloren oder ist slecht zu finden und erkennen Damit kein Transparanz der Verwaltung Demokratische Verantwortung unvollkommen Entscheidungen der Verwaltung slecht wiederher zu stellen Suboptimale Dienstleistung (service) an den Bürgern

5 Gewünschter Situation Beim Start von primairen Prozessen und Projekte Informationsfunktion einrichten Einmaliger Speicherung, mehrfacher Benützung Derjenige der Information generiert archiviert E-depot wird allgemeine Vorrichtung (Verpflichtung) für alle Diensten (25) und Teilgemeinde (7) der Stad

6 B&W (Bürgermeister und Schöffe) Entschluβ (8 Januar 2013) Ab 1 Januar 2015 werden alle Organisationsunterteile der Gemeinde Amsterdam ihren orginellen Unterlagen nur noch in digitaler Vorm archivieren. Um das zu ermöglichen: Programm Digitaler Archivierung 2015.

7 Projekt Politik Projekt Prozesse Projekt Ausbildung Kenntnis Website E-depot Fachkenntnisteam Ausführung Digital Archivieren Diensten & Teilgemeinde

8 Was ist ein E-depot? Ein Zusammenhang von Apparatur, Programmatur, Verfahren, Methoden, Wissen und Fertigkeiten womit die Einname, Verwaltung, Konservierung und Verfügbar Machung von digitalen Objekten und Metadaten dauerhaft garantiert werden kann.

9 Was ist ein E-depot? Workflow

10 Programmatur

11 Architektur

12 # Das Tenant Model

13 Tenant (Mieter) HCP HCP Ein Tenant ist ein Teil einer Multi Tenancy Umgebung: ein virtueler Umgebung worin Subumgebungen (Tenants) auftreten als autonome Umgebungen.

14 Lebenszyklus von Information Dynamisch Semi-statisch Statisch

15 IST und SOLL Kreation Content & Speicherung Dynamische Phase Gestalter Verwaltung abgeslossener Content & Kassierung zu kassieren Content (Semi-)statische Phase E-Depot Dauerhafte Speicherung und Verfügbar Machung von digitalen Unterlagen Stadsarchief Amsterdam Kreation Content & Speicherung Dynamische Phase Gestalter e-depot Verwaltung abgeslossener Content & Kassierung zu kassieren Content Dauerhafte Speicherung und Verfügbar Machung von digitalen Unterlagen Stadsarchief Amsterdam

16 Zum Beispiel... Dynamisch Semi-statisch Statisch Programmatur DMS Programmatur Dateien Dateien In Datenbank Data In Datenbank Connector Connector Connector tenant tenant tenant Auf bewahru ngs depot B E F R A G E N

17 17 Einige Meilensteinen AT Entschluβ 21 März: - E-depot pilots - Ausarbeitung Architektur E-depot CIM Entschluβ 16 April: - Einverstanden mit Pilot Projekt Teilgemeinde Ost Direktion Dienst Zuidas Entschluβ Juni: - Einverstanden mit Teilname an E-depot pilot CIM Entschluβ 27 August: - Einverstanden mit Pilot Projekt Dienst Zuidas

18 18 Architektur AT Entschluβ 21 März: - E-depot pilots - Ausarbeitung Architektur E-depot Domeinarchitectuur - Zusammen mit Enterprise Architekt CIO office - IST: Beschreibung heutige Produkten SAA (aus Perspektive des Abnehmers) - SOLL: Welche Produkten wird SAA in der Zukunft liefern (z.b. Tenant) - Und wie machen wir das? Roadmap mit Zwischenschritte (Plateau s).

19 19 Pilot Projekte AT Entschluβ 21 März: - E-depot pilots - Ausarbeitung Architektur E-depot Drei Pilots: - Teilgemeinde Ost: Bauarchiv. - Dienst Zuidas: Sharepoint - Nr 3 nog fest zu stellen: mehrere Kandidate, z.b. das Grundbetrieb (DMS)

20 20 Ziele der Pilot Projekte Erfahrungen machen mit: Technik: verschiedene Arten van Connectoren auf das Gemeinde WAN. Funktzioniert es fur die Abnehmer: können sie die Dateien nog suchen und finden wie gewohnt? Wie stehts mit dem Performance? Die benötigte Unterstützung? Kosten: Einsicht bekommen in den Projectkosten (einmalig und strukturell) Bewertung: Dies alles wird Teil eine Bewertung, vor zu liegen an den Gremien zu Entschluβ: verpflichteten Einsatz E-depot in der ganzen Gemeinde fur statisch und semi-statisch!

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